26 невероятно полезных функций Google Calendar, о которых вы могли не подозревать

Содержание
  1. 26 невероятно полезных функций Google Calendar, о которых вы могли не подозревать
  2. Улучшения интерфейса
  3. Инструменты для экономии времени
  4. Расширенные возможности событий
  5. Расширенные напоминания
  6. Лайфхаки google calendar
  7. Мероприятия из Gmail в Google Calendar
  8. Цвет в Google Calendar
  9. Горячие клавиши в Google Calendar
  10. Уведомления «Повестка дня» в Google Calendar
  11. Место мероприятия в Google Calendar
  12. Функция «Найти время» в Google Calendar
  13. Дополнения Google Calendar
  14. Интеграции Google Calendar (IFTTT, Zapier)
  15. Интересные календари в Google Calendar 
  16. Выводы о Google Calendar
  17. 26 трюков «Гугл Календаря»
  18. 10 полезных функций Google Календаря, которые вы могли игнорировать
  19. Создавайте отдельные календари для разных целей
  20. Планируйте встречи при помощи функции «Предлагаемое время»
  21. ДобавьтеGoogle Hangout
  22. Приложите все необходимые материалы
  23. Укажите рабочие часы
  24. Укажите место встречи
  25. Укажите интервалы встреч
  26. Добавляйте интересные календари
  27. Делитесь календарем с другими пользователями
  28. Используйте быстрые клавиши
  29. Заключение

26 невероятно полезных функций Google Calendar, о которых вы могли не подозревать

26 невероятно полезных функций Google Calendar, о которых вы могли не подозревать

Начиная с дедлайнами на работе и заканчивая семейными событиями и случайными напоминаниями, Calendar – это то, что позволяет мне ни о чём не забывать, делать всё вовремя и не утонуть в примерно 1.7 миллионе вещей, которые крутятся в моей голове ежечасно.

Чем больше я им пользовался, тем больше я понимал, насколько это гибкий инструмент, и то, насколько много едва заметных возможностей он предлагает пользователям в плане настройки своего интерфейса, более эффективного использования каких-то функций и максимизации своих услуг для того, как я использую его в своих личных целях.

Если вы полагаетесь на Google Calendar, как я сам, иди хотя бы просто используете его на регулярной основе, чтобы отслеживать какие-то события, вы сможете извлечь из него куда больше, когда откроете для себя все расширенные возможности и функции для экономии времени. Но, если вы слишком заняты для того, чтобы разобраться с этим прямо сейчас, то не стоит беспокоиться: я знаю один хороший инструмент для установки напоминаний и убеждения в том, что вы не забудете ничего из списка своих дел.

(За исключением отдельных упоминаний, все нижеперечисленные инструкции касаются конкретно веб-версии Calendar).

Улучшения интерфейса

1. Вы бы хотели, чтобы ваш календарь мог демонстрировать немного больше информации, но при этом занимать не очень много места? В Google Calendar есть скрытая опция для увеличения плотности интерфейса. Нажмите на иконку шестерёнки в правом верхнем углу вебсайта, затем выберите пункт «Плотность и цвет» и измените параметр «Информационная плотность» на значение «Компактность».

2. Если большинство ваших мероприятий проходят в рамках одной недели, вы также можете навести порядок в интерфейсе своего календаря, если настроите отключение демонстрации выходных. Вы сможете найти ответственный за это переключатель, нажав на выпадающее меню вида – оно находится справа от иконки шестерёнки на вебсайте Calendar – и посмотрев в низ всплывшего меню.

3. Даже если вы хотите видеть выходные в своём календаре, вы можете предпочесть видеть началом своей недели понедельники, а концом – выходные, ведь именно так большинство из нас относится к традиционной рабочей неделе. Вы можете изменить это поведение всего парой быстрых кликов, открыв секцию «Настройки внешнего вида» в настройках сайта Calendar.

4.

Google Calendar позволяет вам создавать свой собственный вид в дополнение к стандартному просмотру по дням, неделям, месяцам и годам, если вы, допустим, захотите просмотреть свой календарь в перспективе на два дня или две-четыре недели. Откройте настройки сайта, нажмите на «Настройки внешнего вида» в левом сайдбаре, а затем настройте раздел «Установить произвольный вид» таким образом, как вам больше понравится.

5. Наличие нескольких календарей в вашем профиле может часто оказаться полезным, например, если вы хотите разделить праздники, общие семейные мероприятия и любые события, связанные с работой.

Однако некоторые календари не настолько важны, чтобы видеть их всегда – поэтому позвольте Calendar скрывать низкоприоритетные календари по умолчанию, а затем открывайте их лишь тогда, когда в них появляется потребность. В левом сайдбаре на вебсайте Calendar снимите галочку с каждого календаря, который вы не хотите показывать.

Это уберёт их из видимости и очистит ваш действующий вид, а затем вы запросто сможете снова открыть если, если у вас появится такое желание.

6. И наоборот, Calendar способен демонстрировать вам один календарь за раз для упрощённой и удобной настройки. Нажмите на иконку меню из трёх точек рядом с названием любого календаря во всём той же области левого сайдбара, затем выберете пункт «Показывать только это».

7. Избавьтесь от беспорядка и дайте своему календарю больше пространства, скрыв сайдбары Google Calendar, если вы их не используете. В левой части экрана кликните на иконку меню из трёх точек в верхней части, чтобы скрыть сайдбар (а затем кликните на ту же самую иконку, чтобы раскрыть его при необходимости).

В правой части экрана – сайдбар, который позволяет вам просматривать заметки из Google Keep и других связанных сервисов – кликните на небольшую стрелку, направленную влево, внизу, чтобы скрыть эту область (а затем кликните на стрелку, направленную вправо, чтобы эта область вновь появилась при необходимости).

8. Управляйте событиями в нескольких часовых поясах, активировав опцию дополнительных часовых поясов в Calendar, которая даёт вам возможность создавать события, которые начинаются или заканчиваются в других часовых поясах, что позволит избежать неприятностей или необходимости в самостоятельном временном переводе.

Ищите заголовок «Часовой пояс» в настройках вебсайта, затем нажмите на галочку рядом с пунктом «Показывать дополнительный часовой пояс» и выберите, какой часовой пояс вы хотите сделать дополнительным.

Кроме того, каждому часовому поясу вы можете дать заголовок (например, «Бостон» или «Калифорния»), чтобы сделать всё ещё проще.

9. Calendar также может демонстрировать вам мировое время, чтобы предоставлять вам моментальную информацию о текущем времени в любом числе мест. Ищите опцию «Мировое время» в настройках вебсайта; после активации вы сможете добавить любое желание число часовых поясов, а затем все они будут отображаться в левом сайдбаре.

Мировое время в Календаре Google позволяет вам видеть текущее время в разных частях мира вместе с вашей повесткой дня.

Инструменты для экономии времени

10.

Переключайтесь между режимами своего календаря за доли секунды, воспользовавшись одной из крайне полезных горячих клавиш Google Calendar: нажмите «1» или «d» для просмотра календаря по дням, «2» или «w» для просмотра календаря по неделям, «3» или «m» для просмотра календаря по месяцам, «4» или «x» для произвольного вида, «5» или «a» для просмотра расписания и «6» или «y» для просмотра по годам.

11. Одна из лучших горячих клавиш, которые есть в Calendar: нажмите «g», чтобы перейти прямо к конкретной дате, в любом году. Calendar покажет вам окно, в котором вы сможете просто вписать любую дату, используя стандартный формат (4/13/06) или текстовый формат (Апрель 13, 2006).

12. Ещё одно сочетание клавиш, о котором стоит помнить: в любом месте на вебсайте Calendar нажмите клавишу Esc, чтобы вернуться к главному экрану календаря. И во время просмотра любого вида календаря нажмите «t», чтобы вернуться к сегодняшней дате.

13. Когда вы просматриваете Calendar по дням, неделям или месяцам, вы можете просто нажать левой кнопкой мыши на любом событии, чтобы просмотреть всплывающее окно с его деталями, или нажать по нему правой кнопкой мыши, чтобы получить список дополнительных опций события, включая возможность смены цвета события или его полного удаления одним кликом.

14.

Поисковая функция Google Calendar – это прекрасный способ быстро найти событие, но даже здесь есть куда больше возможностей, чем вы бы могли подумать: после нажатия на иконку поиска в верхней части сайта Calendar, кликните на стрелку, направленную вниз, в поисковой форме. После этого откроется панель расширенного поиска, которая позволяет сузить поиск по конкретным календарям, датам, локациям или участникам – и даже искать события с исключением определённых ключевых слов.

Функция расширенного поиска в календаре имеет всевозможные опции для сужения поиска и поиска нужных элементов.

15. В Calendar есть малоизвестная функция, которая позволяет вам отменить последние действия – например, если вы случайно переместили событие или удалили его.

Как только вы сталкиваетесь с такой ситуацией, нажмите сочетание клавиш Ctrl-Z или даже просто «z».

У вас есть всего 10 секунд на то, чтобы воспользоваться этой возможностью, но, если вы сможете быстро заметить свою ошибку, это прекрасный способ вернуться всё в порядок.

16. На случай, если вы полностью удалите событие, а затем захотите вернуться к нему позже, не забывайте о скрытой секции в Google Calendar «Корзина». Эта секция даёт вам возможность восстановить любое удалённое событие за месяц после удаления. Вы сможете найти корзину, кликнув по иконке с шестерёнкой в правом верхнем углу сайта, а затем выбрать вариант «Корзина» в появившемся меню.

17. Вам нужно создать событие, которое почти полностью повторяет уже существующее в вашем календаре? Google Calendar обладает скрытой возможностью дублировать событие и использовать его в качестве шаблона для нового.

Просто откройте событие, которое вы хотите использовать в качестве образца, затем нажмите на кнопку «Другие действия» в правом верхнем углу экрана.

Здесь вы найдёте удобную функцию для дублирования события и начала нового с уже заполненными данными для редактирования.

Расширенные возможности событий

18. А вы знали, что вы можете прикрепить файл прямо к событию внутри Calendar – например PDF-документ, изображение или документ, которым вы хотите поделиться с другими? Во время создания нового события посмотрите на иконку со скрепкой в панели инструментов над полем с описанием. Нажав на неё, вы сможете прикрепить любой файл со своего устройства или из вашего хранилища Google Drive.

19. Когда вам необходимо отправить сообщение всем, кто приглашён на конкретное событие, вы можете сэкономить время на открытие почтового, если отправите электронные письма всем приглашённым прямо из Calendar.

Во врем просмотра любого события, в котором участвует больше одного человека, вы увидите небольшую иконку конверта под блоком «Гости» в правой части экрана.

Нажмите на эту иконку, и вы сможете составить и отправить письмо прямо в открывшемся окне, воспользовавшись Gmail-адресом, связанным с вашим аккаунтом.

Сэкономьте время, отправив по электронной почте приглашенным на мероприятие непосредственно с веб-сайта “Календарь”

20. Если вы создаёте групповое мероприятие, но затем сами не можете принять в нём участие, Calendar предлагает вам способом передать руководство событием другому человеку, чтобы оно могло пройти в ваше отсутствие.

Откройте событие на вебсайте Calendar, нажмите на кнопку «Другие действия» в правом верхнем углу экрана, а затем выберите «Изменить владельца» во всплывшем меню.

Затем вы сможете вписать им или адрес любого человека, которому вы ходите передать руководство.

21. По умолчанию все новые события в Google Calendar длятся час и включают в себя предупреждение за 30 минут до запланированного начала – но вы можете изменить оба этих параметра и назначить любую длительность по умолчанию и любой график напоминаний, какой только пожелаете.

Чтобы изменить длительность по умолчанию, посмотрите секцию «Настройки события» в настройках на сайте Calendar, затем найдите параметр с меткой «Длительность по умолчанию».

Время напоминаний по умолчанию может быть изменено только в мобильно приложении Calendar: на Android или iOS найдите секцию, связанную с настройками вашего аккаунта, в настройках приложения, затем нажмите на «События» и измените «Стандартные напоминания» так, как захотите.

22. В вашем расписании есть что-то, что должно повторяться с определёнными интервалами? Calendar обладает поддержкой повторяющихся событий и напоминаний с несколькими впечатляющими параметрами для редактирования.

Во время создания нового события или напоминания нажмите на кнопку «Не повторять» (она находится над датой и временем, справа от опции «Весь день»).

Вам покажется список уже имеющихся шаблонов – ежедневное повторение, еженедельное, ежемесячное и так далее – а также вариант «Произвольно», который позволяем вам довольно тонко настроить то, как, когда и как долго вы хотите повторять то или иное событие.

Расширенные напоминания

23. В дополнение к стандартным уведомлениям на компьютере и на телефоне, вы можете попросить Calendar отправлять вам уведомления на электронную почту по любым мероприятиям. Эта функция может оказаться особенно полезной, если вы проводите много времени в электронной почте и хотите иметь напоминание, которые будет находиться у вас на глазах, пока вы не удалите его.

Чтобы создать напоминание на электронную почту для какого-то события, откройте это событие, а затем нажмите на кнопку «Добавить напоминание». Затем в появившемся окне нажмите на «Уведомление» и измените его на «Email» – а затем просто укажите Calendar, за какое время до мероприятия вы хотите получить уведомление.

Не забудьте нажать на голую кнопку «Сохранить» в верхней части экрана, когда вы закончите.

24. Если вы хотите получать уведомления на электронную почту обо всех событиях по умолчанию, откройте настройки Calendar и выберите календарь из списка в левой части экрана. Пролистайте страницу до секции «Уведомления о событиях», а затем кликните на кнопку «Добавить уведомление». Нажмите на «Уведомление», измените его на «Email» и установите любое желаемое время.

25. Здесь же вы можете изменить то, в какое время по умолчанию Calendar будет присылать вам уведомления: просто измените число минут рядом с существующими уведомлениями под заголовками «Уведомления о событиях» и «Уведомления о событиях весь день». Вы также можете добавить дополнительные уведомления или удалить любые из уже существующих, нажав на «x» рядом с ними.

26. Хотите получать ежедневную сводку о вашем расписании в Calendar по электронной почте каждое утро? Ищите этот параметр под заголовком «Общие уведомления» в этой же секции настроек.

Найдите строку с заголовком «Ежедневная сводка», затем снимите галочку с пункта «Никогда» и отметьте галочку рядом с пунктом Email.

Теперь ваша ежедневная сводка будет приходить каждый день в 5 утра, за что стоит поблагодарить виртуального календарного джинна, готового исполнять все ваши желания.

fastcompany.com, перевод: Артемий Кайдаш

Источник: https://hr-portal.ru/story/26-neveroyatno-poleznyh-funkciy-google-calendar-o-kotoryh-vy-mogli-ne-podozrevat

Лайфхаки google calendar

26 невероятно полезных функций Google Calendar, о которых вы могли не подозревать

Говорят, время – плоский круг. В случае с Google Calendar это верно вдвойне.

Шли годы, проводились олимпиады, заканчивались войны, менялись президенты (не везде), а этот маленький помощник все продолжал тихо и незаметно тянуть лямку тайм-менеджмента (если интересуетесь лайфхаками тайм-менеджмента – вот вам наша статья об этом, а вот – подборка книг о тайм-менеджменте). И тянет ее аж с 2006 года, когда впервые была анонсирована бета-версия приложения. На минуточку, как раз в том же году была закрыта сделка по покупке Гуглом .

Совсем недавно в нашей статье мы описывали Omnifocus – мощный планировщик, интегрирующий в себя календарь. Вообще, gриложений для календаря масса, в том числе и очень неплохих.

В чем же секрет Google Calendar? Конечно, в первую очередь в органичном вплетении в all-n-one-систему приложений Google.

Если у вас почтовый ящик gmail, то использование календаря от этой же компании становится чуть больше, чем просто уместным. 

Но не все так просто. Google Calendar превосходно организован интерфейсно и логически.

У него едва ли не самые лучшие функции для организации совместных встреч и масса других лайфхаков (по простоте он в чем-то похож на Notion – мы писали об это здесь).

В этой статье мы рассмотрим не очевидные, но крайне полезные инструменты Google Calendar. Если думаете, что знаете об этом приложении все, этот материал точно для вас. Поехали.

Мероприятия из Gmail в Google Calendar

Чертовски удобно – приглашение или уведомление с почтового ящика автоматически сохраняется в календаре с соответствующим напоминанием.

Самый популярный кейс – это покупка билетов (кино, самолет, поезд), бронь гостиниц и посещение массовых мероприятий (концертов, презентаций). Покупаете билет на премьеру – и у вас же есть событие в календаре.

Для включения этой функции переходим в «Настройки» — «Мероприятия из Gmail» и ставим галочку в чекбоксе «Автоматически добавлять мероприятия из Gmail». 

Клевые лайфхаки командировок (покупка билетов, гостинницы и прочее) есть в нашей статье про это.

https://www.youtube.com/watch?v=Na46wfR4924

Ищете недорогой билет? Попробуйте сервис Kupibilet – мне часто попадались там варианты дешевле, чем в Aviasales. Ссылка тут.

ВНИМАНИЕ! Если вы решили использовать этот инструмент, позаботьтесь о настройках спам-фильтров в вашем Gmail.

В последнее время участились случаи нежелательных рассылок – когда в своем календаре вы видите совершенно неожиданные и непонятные приглашения. Это не решенная пока уязвимость – послать приглашение можно послать любому аккаунту Gmail.

Чтобы вычистить свой календарь от нежелательных приглашений, включите «Показывать только приглашения, на которые уже отправлен ответ» там же в «Настройках».

Другие интересные фишки Gmail ищи в нашей статье.

Цвет в Google Calendar

Это крайне важно. Создавайте календари для разных типов мероприятий и красьте их в разные цвета. Такой фокус позволит интуитивно оценивать свою загрузку в необходимых перспективах даже при беглом взгляде на календарь. Может показаться, что это не более чем игра. Однако, не заблуждайтесь, это едва ли не самое важное при планировании.

Помните, каждый календарь – это аналог проекта. Вы сможете добавить к нему описание, определенные права доступа и прочее. Раскрасьте свои проекты и убедитесь насколько удобно станет оценивать прогноз своей занятости. Самый популярный кейс – по-разному выделять личные и рабочие дела (это, кстати, одна из рабочих фишек GTD – тут полный материал об этом).

Выбрать цвет можно при добавлении нового календаря.

Еще один фокус с цветом – менее яркая подсветка уже прошедших мероприятий. Включается в настройках.

Выделение цветом – фишка успешных менеджеров проекта. Узнал об этом на курсе руководителя digital-проектов от Skillbox, который впервые готов порекомендовать. Тут ссылка на регистрацию.

Горячие клавиши в Google Calendar

Многократно упрощают работу в вебе. Включаются в настройках. Самые удобные – те, что позволяют быстро менять перспективу (день, неделя, месяц, год) и создавать мероприятие. Горячие клавиши для режимов просмотра чрезвычайно удобно запомнить: D для «Дня», W для «Недели», M для «Месяца».

Если используете для серфинга Google Chrome – почитайте нашу статью про расширения для продуктивности.

Уведомления «Повестка дня» в Google Calendar

Можно настроить получение небольшого саммари на день — с основными задачами и временем. Повестка дня приходит на почту ежедневно в 5 утра.

Будет удобно тем, кто привык планировать день заранее (так называемые жаворонки – мы уже писали про них в статье о биоритмах). Можно настроить получение повестки для разных календарей, для всех сразу – нельзя.

Также нельзя изменить время получения письма. Включается все в настройках конкретного календаря. 

Место мероприятия в Google Calendar

Для каждого мероприятия (естественно, речь о тех, что проходят оффлайн) обязательно выбирайте его место. В случае если это совместная встреча – остальным будет легко найти точку сборки на Google Maps.

Если нет – вы сможете быстро узнать время, которое вам понадобится на дорогу. Делается это опять-таки с помощью Google Maps – просто кликайте по строчке с местом в самом событии. Кроме того, в уведомлении будет подсказка о пробках.

Функция доступна при создании каждого мероприятия.

Функция «Найти время» в Google Calendar

Удобно для организации встреч – если все оппоненты используют Google Calendar. При создании встречи нажмите «Другие параметры», добавьте гостей и выберите «Найти время». Календарь проанализирует занятость участников и сам предложит свободные слоты для события. Must have, если работодатель использует экосистему Google для организации работы офиса. 

Больше о приложениях для своего бизнеса есть в нашем обзоре облачных хранилищ.

Дополнения Google Calendar

По аналогии с Gmail существует возможность установить дополнения – это приложения (в основном для бизнеса), которые могут облегчить планирование и проведение встреч. Включается на боковой панели. После клика по кнопке откроется окошко с доступными дополнениями.

https://www.youtube.com/watch?v=lybn2OWH6DM

Интересной выглядит возможность интеграции сервисов видеовстреч – GoToMeeting и Zoom. После установки и добавления аккаунта вы сможете создавать видеовстречи прямо из карточки события.

Сегодня видеовызовы обеспечивают вполне качественную картинку. Я использую для этого свой Macbook Pro, который брал в «М-». Оказалось, у них на удивление низкие цены и хороший выбор. Будете выбирать лэптоп – загляните к ним.

Вложения в Google Calendar

Еще один полезный инструмент для рабочих встреч. Вложите необходимые файлы (повестка дня, фотографии, презентации) в само мероприятие заранее. Все участники смогут ознакомиться с ними, подготовить комментарии. Кроме того, все вложенные файлы можно будет обсудить на самом событии. Добавить вложение можно в разделе описания мероприятия.

Интеграции Google Calendar (IFTTT, Zapier)

Google Calendar работает обладает публичным API. Это значит, что сторонние разработчики способны включать его для организации удобных интеграций.

То есть вы можете использовать фиксацию событий в Google Calendar для запуска других приложений и наоборот. Наиболее полно это реализовано в сервисах автоматизации – Zapier, IFTTT, Flow и других.

Мы уже подробно писали об основных сценариях в нашей статье. Google Calendar позволяет организовать очень интересные цепочки. Например:

  • отправлять сообщение в групповой чат Slack при наступлении какого-то события или напоминания в календаре;
  • создавать задачки в Asana, Todoist или Trello при создании события в Google Calendar;
  • фиксировать ваши рабочие часы (время нахождения на работе) в Google Calendar;
  • добавлять напоминание взять зонт в Google Calendar, если завтра будет дождь.

Для подключения интеграции необходимо зарегистрироваться в Zapier, IFTTT или Flow, добавить свои аккаунты и включить соответствующую цепочку.

Интересные календари в Google Calendar 

Календарь от Google дает интересную возможность подписываться на календари интересных людей (коллеги, члены семьи) и давать им доступ к своему календарю. Одна из частных реализаций этого – функция «Интересные календари». Для подключения необходимо зайти в «Настройки» — «Добавить календарь» — «Интересные календари».

Там можно найти массу доступных календарей с религиозными и национальными праздниками разных стран. Кроме того, есть возможность подписаться на расписание матчей в НХЛ, НБА, НФЛ и других профессиональных лигах. Нет, РПЛ теперь не доступна. И КХЛ тоже.

Выводы о Google Calendar

Источник: https://www.fewskills.com/apps-googlecalendar/

26 трюков «Гугл Календаря»

26 невероятно полезных функций Google Calendar, о которых вы могли не подозревать

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5d42dfc9998ed600b4bc5b85/26-triukov-gugl-kalendaria-5d5fbbd1a660d700ad2c2a94

10 полезных функций Google Календаря, которые вы могли игнорировать

26 невероятно полезных функций Google Calendar, о которых вы могли не подозревать

Все мы рано или поздно приходим к тому, что имеет смысл заняться тайм-менеджментом. И нет ничего лучше, чем использовать для этого специальные приложения. Вполне вероятно, что ваш выбор в этом случае падет на Google Календарь.

Представительница команды HubSpot Джинни Минео активно пользуется Google Календарем и собрала несколько полезных функций, которые могут пригодиться как индивидуальным, так и корпоративным юзерам. Изучайте и берите на заметку.

Создавайте отдельные календари для разных целей

Когда вы только начинаете пользоваться Календарем, у вас есть всего один календарь – он обозначен вашим именем на левой боковой панели инструмента. 

Если вы хотите использовать свой календарь для нескольких целей, например, для планирования рабочего времени или создания повторяющихся напоминаний, то у вас для этого есть только одна вкладка. Однако это может быть не очень удобно, так как все эти задачи будут отображаться в одном окне. Это может привести к тому, что важные неповторяющиеся задачи потеряются в потоке рутинных действий.

Чтобы таких неурядиц не возникало, нужно просто создать отдельные календари под разные задачи. Сделать это просто: нужно только нажать кнопку «Добавить календарь» (над вашим именем в левой боковой панели), придумать название и нажать на кнопку «Создать календарь»:

Важно: вы можете менять цвета календарей, чтобы было легче отслеживать, что необходимо сделать в тот или иной день.

Планируйте встречи при помощи функции «Предлагаемое время»

Пробовали когда-нибудь организовать встречу с несколькими сильно занятыми людьми одновременно? Тогда вы наверняка знаете, как это непросто, учитывая все пересечения в расписании группы. Но Google Календарь может помочь.

Чтобы найти время, которое устроит всех, добавьте участников будущей встречи в мероприятие. Для этого нажмите на «Создать», после чего откроется страница, где можно будет выбрать время, подходящее для всех. 

Важно: у потенциальных участников встречи должен быть аккаунт в Google и заполненное расписание в Календаре соответственно. Кроме того, Календари гостей должны быть в открытом доступе для организатора встречи.

Добавьте Google Hangout

Google Hangout – это приложение от Google для проведения видеоконференций. Если не все участники встречи могут присутствовать на ней лично, можно организовать удаленное общение при помощи приложения Google. Сделать это просто, достаточно нажать кнопку «Добавить видеоконференцию» в меню встречи. 

Приложите все необходимые материалы

Рабочие встречи зачастую предполагают разбор какой-либо проблемы или обсуждение плана. И тут не обойтись без дополнительных материалов, которые потребуются всем участникам.

Чтобы не высылать все необходимое отдельным письмом, добавьте материалы непосредственно в мероприятие. Это поможет избежать задержек и путаницы во время встречи.

Чтобы сделать это, необходимо нажать на значок скрепки при создании мероприятия. 

После нажатия на значок откроется специальное меню. К встрече можно добавлять как сторонние материалы, так и те, что хранятся на Google Диске организатора.

Укажите рабочие часы

У всех нас разное рабочее расписание. Кто-то сидит в офисе с 9 до 6 вечера, а у кого-то плавающий график. Иногда происходит так, что эти два мира сталкиваются. Если вы работник с нестандартным расписанием, которое не может запомнить никто из ваших коллег, то этот пункт для вас.

«Рабочие часы» – это функция, которая уведомляет других пользователей, пытающихся назначить вам встречу во внеурочное время, о вашем расписании. Иными словами, если вы работаете с 15:00 до 21:00, а вас хотят пригласить на мероприятие, которое пройдет в 13:00, то организатор получит сообщение, в котором будет указано, что ваши рабочие часы начинаются в 15:00.

Чтобы указать свое рабочее время, необходимо открыть меню настроек в верхнем правом углу, после чего в разделе «Общее» выбрать «Рабочее время» и указать нужные вам часы. 

Важно: данная функция доступна только тем, кто пользуется учебным или бизнес-аккаунтом.

Укажите место встречи

Вопросы логистики для многих оказываются довольно сложными. Предположим, вы назначили встречу в кафе Starbucks. Однако в вашем городе может быть несколько таких точек, и участники мероприятия вполне могут перепутать локацию.

В Google Календаре можно указать конкретное место встречи, с адресом. А все участники легко могут найти его с помощью Google Карт.

Добавить место можно в меню встречи: 

Укажите интервалы встреч

Данная функция доступна только для корпоративных и учебных аккаунтов Google и позволяет указывать интервалы, когда вы можете встретиться с коллегами.

Чтобы воспользоваться функцией, необходимо открыть свой календарь и кликнуть по любому интервалу календарной сетки. Во всплывающем окне нужно будет выбрать опцию «Интервалы для встреч».  

Интервалами для встреч можно делиться с коллегами. Для этого потребуется кликнуть по интервалу и выбрать «Изменить мероприятие», после чего нужно открыть календарь. Затем необходимо скопировать URL страницы календаря из адресной строки браузера и отправить ссылку всем, кого вы хотите уведомить о возможности назначать встречи в этот период.

Добавляйте интересные календари

Google Календарь позволяет следить за различными событиями из мира спорта, праздниками и даже фазами луны. Чтобы добавить себе один из таких календарей, необходимо нажать на «Добавить календарь» на левой боковой панели инструмента и выбрать «Интересные календари». 

Делитесь календарем с другими пользователями

Google Календарь позволяет контролировать, кто может видеть ваше расписание, а также дает возможность выбрать, могут ли сторонние пользователи вносить в него правки.

Чтобы открыть другим пользователям доступ к своему календарю, необходимо кликнуть по кнопке настроек в левом боковом меню: 

В открывшемся меню можно будет выбрать один из следующих вариантов:

  • Сделать календарь публичным.
  • Предоставить доступ отдельным пользователям.
  • Настроить уведомления о мероприятии.

После того, как вы выберете нужные варианты, можно будет вернуться к календарю – все настройки сохранятся автоматически.

Используйте быстрые клавиши

Да, они работают и в Google Календаре и значительно упрощают работу, если их запомнить или держать под рукой открытый список. Например, чтобы создать мероприятие, вам потребуется только нажать клавишу «c», а «t» откроет сегодняшний день. С полным списком можно ознакомиться в Справке.

Заключение

Google Календарь – отличный выбор как для новичка, так и для опытного пользователя различных планировщиков задач. Однако если вам по какой-то причине захочется разнообразия, всегда можно выбрать новый сервис. Например, один из тех, что были рассмотрены в этой статье.

Источник: HubSpot

Источник: https://www.likeni.ru/analytics/10-poleznykh-funktsiy-google-kalendarya-kotorye-vy-mogli-ignorirovat/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: