33 способа повышения собственной продуктивности

Содержание
  1. 25 способов повысить продуктивность
  2. 1. Определяем мотивацию
  3. 2. Составляем список критически важных задач
  4. 3. Следуем «правилу трёх»
  5. 4. Наблюдаем за своим биологическим пиком
  6. 5. Ищем подход к неприятным делам
  7. 6. Отправляем письмо себе в будущее
  8. 7. Отключаем интернет на максимально возможное время
  9. 8. Переходим от тайм-менеджмента к экономике знаний
  10. 9. Отводим на важные дела меньше времени
  11. 10. Разумно тратим время биологического пика
  12. 11. Устанавливаем день технического обслуживания
  13. 12. Уменьшаем количество дел
  14. 13. Сжимаем неважное
  15. 14. Устраняем рутинные дела
  16. 15. Записываем идеи
  17. 16. Составляем список «горячих точек»
  18. 17. Разрешаем мыслям уходить в блуждающий режим
  19. 18. Тренируем внимание
  20. 19. Отключаем уведомления
  21. 20. Включаем однозадачный режим
  22. 21. Медитируем
  23. 22. Пополняем энергию
  24. 23. Пьём больше воды и меньше сахаросодержащих напитков
  25. 24. Занимаемся спортом
  26. 25. Высыпаемся
  27. Способы повышения продуктивности
  28. Причины низкой продуктивности
  29. Как повысить продуктивность?
  30. Как пережить антипродуктивное состояние?
  31. Поддерживаем высокий уровень продуктивности
  32. Заключение
  33. Гид по увеличению продуктивности
  34. Шаг первый: разгрузите свой мозг
  35. Шаг второй: проясните, чего именно вы хотите
  36. Шаг третий: подготовьте рабочее место
  37. Шаг четвертый: исключите отвлечения
  38. Шаг пятый: разбейте задачу на маленькие подзадачи
  39. Шаг шестой: определите временные лимиты и крайний срок
  40. 10 научно доказанных способов улучшения продуктивности | Rusbase
  41. 1. Приведите в порядок ваш список дел
  42. 2. Оценивайте свои результаты, а не время
  43. 3. Заведите привычки, которые помогут вам приступить к работе
  44. 4. Отмечайте моменты, когда вы тратите время впустую
  45. 5. Выработайте привычки, которые помогут вам перестать работать
  46. Прекращайте работать, пока дело идет хорошо
  47. Назначьте четкое время окончания работы
  48. Запланируйте что-нибудь классное после работы
  49. Придумайте себе привычку, которая будет постепенно отвлекать вас от дел
  50. 6. Делайте больше перерывов
  51. 7. Больше спите
  52. 8. Проводите больше времени на природе
  53. 9. Не сидите на месте
  54. 10. Проверяйте электронную почту с самого утра

25 способов повысить продуктивность

33 способа повышения собственной продуктивности

«Каждая новая идея в области повышения продуктивности относится к одной из трёх категорий: оптимизация управления временем, вниманием или энергией», – говорит Крис Бэйли.

По его словам, когда мы тратим время понапрасну, мы просто постоянно откладываем дела. Если же мы не можем сосредоточить своё внимание, значит мы отвлекаемся. А без энергии мы устаём и выгораем.

Описанные автором приёмы позволяют управлять всеми тремя компонентами продуктивности.

1. Определяем мотивацию

Автор уверен, что самое главное в процессе повышения своей продуктивности – это понимание своей мотивации, которая, кстати, должна быть мощной, чтобы не дать вам откатиться назад.

Возможно, что некоторые изменения вам и не нужны, поэтому мотивы надо ещё и ставить под сомнение.

Крис Бэйли предлагает читателям одно простое задание на выявление своих ценностей – оно состоит из ответов на два вопроса:

  • Представьте себе, что в результате применения рекомендаций, предлагаемых в этой книге, у вас появляются два свободных часа каждый день. Как вы используете это время? Какие новые проекты начнете? На какие существующие проекты будете тратить больше времени?
  • Когда вы взяли в руки эту книгу, какие цели в области продуктивности вы ставили перед собой? Какие новые привычки или ритуалы хотели выработать?

2. Составляем список критически важных задач

Нельзя повысить свою эффективность, если не определить для себя дела, выполнение которых будет иметь максимальный эффект. Другими словами, важна не только интенсивность действий, но и их рациональность. Не все задачи равноценны. «Производительность заключается не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы делать «правильные» дела», – считает Бэйли.

Он советует провести инвентаризацию своих дел, для этого нужно:

  1. Составить список всех своих обязанностей на работе.
  2. Спросить себя: «Если бы было возможно ежедневно выполнять лишь один пункт из этого списка, то какой из пунктов позволил бы достичь наилучших результатов за то же количество времени»?
  3. Задать себе вопрос: «Если бы нужно было выполнить ещё два пункта из списка, то какие еще два дела позволяют достичь наилучших результатов за то же время»?

3. Следуем «правилу трёх»

По опыту автора, очень эффективно в начале каждого дня выделять три основных дела, которые должны быть выполнены к его окончанию. Они и должны оставаться всегда в фокусе вашего внимания. Так же стоит начинать и каждую рабочую неделю. По этому же принципу можно планировать личное время.

Дело в том, что наш мозг приспособлен мыслить «тройками» – начало, середина, конец или золотая, серебряная и бронзовая медали, Три медведя, Три мушкетёра и т.д. Поэтому, придя на работу, первым делом нужно мысленно перенестись в конец дня и спросить себя, какие три дела я хотел бы видеть выполненными к завершению рабочего процесса.

4. Наблюдаем за своим биологическим пиком

Бэйли призывает читателей понаблюдать за уровнем своей энергии, как он меняется в течение дня, в какие часы наблюдается спад, а в какие, наоборот, подъём. Это позволит определить, в какое время стоит решать наиболее важные и сложные задачи, а когда будет лучше заняться текучкой. Только на период исследования нужно отказаться от таких стимуляторов как кофе, сахар и алкоголь.

Также стоит начать вести журнал использования времени, в котором записывать, чем вы занимаетесь каждый час, чтобы обнаружить, на какие дела вы тратите время непродуктивно, на что отвлекаетесь.

«Моя рекомендация – отслеживать распределение времени в течение недели, а энергетический уровень – в течение двух-трёх недель», – говорит автор.

5. Ищем подход к неприятным делам

Человек склонен откладывать всё самое сложное и срочное на потом, это называется прокрастинацией. Вот и Крис Бэйли в течение одной недели провёл шесть часов, откладывая то, что намеревался сделать.

Чтобы отключить спусковые механизмы прокрастинации необходимо постараться повысить для себя привлекательность задачи.

Для начала нужно понять, какие её негативные триггеры включились, к таковым относятся скучность выполнения цели, рутинность, сложность, отсутствие удовлетворения. А потом постараться найти позитивные стороны.

Например, если вам нужно заполнить налоговую декларацию, то можно подумать о размере налогового возмещения и на что можно будет его потратить.

Кроме того, будет полезно составить список резервных дел – в качестве альтернативы, и негативных последствий от невыполнения задачи. Или же просто взяться за дело. «Попробуйте установить таймер всего на 15 минут, после чего позвольте себе остановиться и заняться чем-нибудь другим. Если через 15 минут работы вы чувствуете, что можете продолжать, – продолжайте», – пишет Бэйли.

6. Отправляем письмо себе в будущее

Чаще всего мы воспринимаем себя в будущем как чужого человека, поэтому нам проще переложить на него все неприятные дела, другими словами – отложить на завтра.

Избавиться от этого можно, познакомившись с будущим собой, для этого автор предлагает:

  • создать память о себе в будущем, представив себя тем человеком, который вовремя выполнил все нужные задачи;
  • написать и отправить себе письмо в будущее;
  • воспользоваться приложением, которое показывает, как вы будете выглядеть через много лет, например, AgingBooth.

7. Отключаем интернет на максимально возможное время

«Самый лучший способ минимизировать потери времени, который мне удалось найти, очень прост: интернет надо просто отключать, когда мы работаем над трудными или неприятными задачами», – делится Бэйли.

Это поможет противостоять искушению отвлекаться на малоэффективные дела – электронную почту, мессенджеры и соцсети.

8. Переходим от тайм-менеджмента к экономике знаний

Управление временем должно уступить место управлению вниманием и энергией, говорит автор. Поэтому перед составлением плана на день надо понять, на какое количество внимания и энергии в этот день можно рассчитывать и чего нужно достичь.

9. Отводим на важные дела меньше времени

Или работаем меньше. Всё дело в том, что чем больше часов мы трудимся сегодня, тем меньше можем концентрироваться и восстанавливать энергию.

В ходе эксперимента Крис Бэйли выяснил, что при 90-часовой работе в неделю он смог сделать ненамного больше, чем при 20-часовой. Просто, когда у вас мало времени для выполнения задачи, вам требуется прилагать больше усилий и внимания, чтобы успеть её сделать.

Идеальная продолжительность недельного рабочего процесса – 35 или 40 часов. «Мой любимый способ – установить таймер на телефоне на половину времени, которое, по моему мнению, должно занять выполнение определённого дела. Если я думаю, что понадобится четыре часа, чтобы подготовить важную презентацию, я буду планировать на неё только два», – раскрывает свой секрет автор.

10. Разумно тратим время биологического пика

Концентрироваться на самых важных делах, нужно не тогда, когда у вас больше для этого времени, а в периоды биологического пика.

«Зайдите в Outlook, iCal, Google Calendar или любой другой календарь, которым вы пользуетесь, и на несколько недель зарезервируйте интервалы времени, когда наступает ваш биологический пик. Убедитесь, что вы установили напоминания за 30 и 15 минут до начала биологического пика, и используйте их как сигнал, что пора приступать к серьёзной работе», – советует Крис своим читателям.

11. Устанавливаем день технического обслуживания

Определение дня или специально отведённого времени для всех хозяйственных дел, таких как поход в магазин, уборка, стрижка, и технических задач позволяют высвободить дополнительные ресурсы внимания и энергии на более важные нужды.

12. Уменьшаем количество дел

Автор призывает максимально упрощать процесс работы и план на день, чтобы оставалось как можно больше открытого времени в графике. Это позволит гибко реагировать на изменения ситуации, например, на колебания способности концентрировать внимание.

13. Сжимаем неважное

У основных дел всегда есть вспомогательные с низкой отдачей, которые нужно стремиться сжать. Сделать это не так сложно – требуется измерить количество затрачиваемого на них времени и внимания и сократить их с помощи установки лимита. Например, можно выделить только несколько промежутков по 30 минут для работы с электронной почтой или совершить все необходимые звонки за один раз.

14. Устраняем рутинные дела

Рутинные дела можно и нужно делегировать другим.

«Если вы хотите поднять ставки ещё больше, призываю вас также: сделать завтра сознательное усилие и сказать «нет» пяти делам независимо от того, крупные они или не очень; подумать об обязательствах и обязанностях, выполнение которых обрекает вас на дела с низкой отдачей, и задать себе вопрос: действительно ли они являются настолько ценными для меня? Может быть, стоит отказаться от некоторых из них?», – делится Крис Бэйли.

15. Записываем идеи

Бэйли приводит слова автора книги «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена: «Голова предназначена не для хранения, а для генерирования идей». Для повышения своей организованности список незавершённых задач и новые идеи лучше записывать в блокноте, на компьютере или смартфоне.

16. Составляем список «горячих точек»

Раз в неделю полезно просматривать все свои записи, проекты, обязательства и проделанную работу с высоты птичьего полёта. Можно составить перечень «горячих точек» в семи областях:

  • интеллект
  • тело
  • эмоции
  • карьера
  • финансы
  • отношения
  • развлечения

Просканировав этот список, можно выписать из него задачи, которыми нужно заняться на предстоящей неделе. «Увидев пометку «стоматолог», относящуюся к «горячей точке» «тело», я вспоминаю, что давно не был у стоматолога и записываюсь к нему на приём», – приводит пример автор.

17. Разрешаем мыслям уходить в блуждающий режим

Нужно хотя бы по 15 минут в день позволят своему сознанию блуждать, путешествовать и мечтать. «Вас поразит, какие мысли могут прийти к вам», – восклицает Бэйли. По его словам, он предпочитает установить на это время таймер и засесть в тихом месте с ручкой и блокнотом.

18. Тренируем внимание

Один час работы полностью сконцентрированным равняется двум-трём часам выполнения задания, сфокусировавшись на нём наполовину. Внимание состоит из трёх компонентов, которые нужно тренировать:

  • центральный исполнительный компонент – ваш мыслящий и планирующий мозг;
  • концентрация: сужение фокуса внимания;
  • осознанность.

Каждый раз, прерывая работу, нужно записывать этот случай в блокнот, чтобы определить отвлекающие факторы и минимизировать их в будущем.

19. Отключаем уведомления

Автор рекомендует отключать в течение рабочего дня на телефоне, компьютере и других устройствах всплывающие уведомления и звуковые сигналы об обновлениях, новых сообщениях.

20. Включаем однозадачный режим

Нельзя делать несколько дел одновременно, это снижает продуктивность, хотя и создаёт иллюзию обратного.

«Независимо о того, что вы решили – сфокусировать всё внимание на работе, телефонном звонке, разговоре, книге или процессе приёма пищи, в течение 15-30 минут сосредоточьтесь только на этом», – говорит Бэйли.

21. Медитируем

Однозадачный режим, по сути, представляет собой состояние полной осознанности, достичь которого позволяет медитация – упражнение на концентрацию внимания. Автор рекомендует установить таймер, для начала достаточно и пяти минут, и просто наблюдать за своим дыхательным ритмом, каждый раз возвращая к нему внимание, которое обязательно будет пытаться блуждать.

22. Пополняем энергию

Наши силы зависят от питания. Бэйли выделяет два правила, следование которым поможет чувствовать себя энергичнее:

  1. Есть больше необработанных продуктов.
  2. Отслеживать момент, когда вы уже наелись, и прекращать есть.

23. Пьём больше воды и меньше сахаросодержащих напитков

Повысить уровень энергии может вода. Нужно пить её как можно больше. И отказаться при этом от кофеина, алкоголя и сахаросодержащих напитков. Можно сокращать их количество постепенно.

24. Занимаемся спортом

Конечно же, ещё один приём увеличить свою энергию – это делать физические упражнения, особенно аэробные: ходить, бегать, заниматься на эллиптическом тренажёре хотя бы по 15 минут.

25. Высыпаемся

«Помните: недосыпая один час, вы теряете, по крайней мере, два часа продуктивности», – говорит Крис Бэйли. Он советует выбрать и всегда придерживаться разумного времени отхода ко сну. 

Валентина Фомина

Источник: https://www.Sravni.ru/text/2017/4/14/25-sposobov-povysit-produktivnost/

Способы повышения продуктивности

33 способа повышения собственной продуктивности

Наверняка, каждый из нас замечал, что множество людей ежедневно находится в энергичном состоянии, когда их сопровождает прекрасное настроение, когда они без проблем выполняют все свои дела и с удовольствием занимаются всем, чем угодно.

Однако, довольно часто такое заряженное состояние по каким-то причинам пропадает, а на его место приходит чувство загруженности, из-за которого у людей начинает проявляться лень и усталость, сопровождающиеся плохим самочувствием.

В подобные моменты у нас просто всё валится из рук.

Некоторым может показаться, что такие ситуации возникают сами собой, и нам нет смысла пытаться хоть как-то повлиять на них. К счастью, это не правда. И сейчас мы подробнее обсудим данную тему и ответим на важный вопрос: «Как повысить свою продуктивность и поддерживать её на высоком уровне?»

Причины низкой продуктивности

Первым делом нам необходимо осознать, что у каждого человека периодически сменяются состояния активности и пассивности, и это абсолютно нормально.

Современная жизнь многогранна, и в любой момент в ней могут произойти события, к которым мы можем оказаться не готовы. У нас может пропасть заряд мотивации из-за длительных, но безрезультативных попыток добиться успеха в каком-либо деле.

Или же в процессе достижения цели мы можем завянуть в повседневной рутине и просто забыть, зачем мы вообще тратим свои силы.

Помимо этого, стоит обратить внимание на свойственную нам закономерность: почти все люди обладают отрицательным качеством, благодаря которому они, один раз достигнув определённого уровня в любой сфере, начинают считать его нормой.

Попробуйте представить, что Вы, например, выступаете на спортивных соревнованиях, по итогу которого заняли 10 место среди сотни участников.

В этом случае, Вы можете чувствовать себя счастливым, ведь с первого раза уже многого добились относительно других спортсменов.

Однако, участвуя в тех же соревнованиях снова и снова, Вы будете ощущать себя намного лучше при условии, если постоянно будете занимать более высокие места и, в конечном счёте, получите одно из первых трёх мест.

Вас не будет интересовать, что с Вами участвовало 100 человек. Ну а если Вы не сможете заполучить желаемое место, то, вероятнее всего, Вас постигнет разочарование. Так же бывает и в жизни.

То, что для Вас в прошлом было показателем высокой продуктивности, сейчас может ощущаться состоянием низкой эффективности.

Вдобавок, благодаря тому, что у большинства людей нет привычки отслеживать своё нынешнее психическое состояние, продуктивный сбой может происходить у нас медленно и незаметно.

Особенно это сказывается на нашем настроении, которое постепенно становится тусклым и негативным.

Однако, если мы всё же прислушаемся к своим чувствам и поймём, что в нашей жизни есть дискомфорт и ситуации, оказывающие отрицательное воздействие на нашу продуктивность, затем начнём действовать, то от этой проблемы можно будет легко избавиться.

Как повысить продуктивность?

Нет причины расстраиваться из-за того, что Вы не можете каждый день быть в продуктивном состоянии, так как в процессе личностного роста и непрерывных изменений Вы сами для себя уже по факту повышаете планку.

Кроме этого, Вам следовало бы научиться повышать уровень своей продуктивности за короткие сроки и удерживать её на протяжении длительного времени.

И чтобы Вы поняли принципы достижения этих целей, воспользуйтесь указанными ниже советами.

Избавьтесь от многозадачности. Если во время выполнения определённого типа работ Вы привыкли переключаться на другие задачи, чтобы добиться быстрого результата в нескольких делах, то это негативно повлияет на работоспособность Вашего организма. Таким образом, концентрируйтесь исключительно на одной задаче, не отвлекая своё внимание на посторонние дела.

Понаблюдайте за собой. Попробуйте в течение нескольких дней присмотреться к своему душевному и физическому состоянию в разные промежутки времени.

Большинство людей обладает индивидуальным образом жизни, и у каждого из них максимальный запас энергии может проявляться рано утром, днём или же поздним вечером.

Следовательно, Вам следует понять, когда Вашему организму свойственно работать на предельном уровне. Узнав это, Вы сможете перенести все свои важные дела именно на то время, в котором Вы более продуктивны.

Не будьте трудоголиком. Важно понимать, что все мы находимся в окружении природы, близких нам людей, разнообразных увлечений и других прелестей этого мира. Не нагружайте себя дополнительной работой, в частности, если она негативно влияет на Ваше здоровье.

Лучше расслабьтесь, проведите время со своей семьёй, встретьтесь с друзьями или займитесь таким делом, от которого у Вас на душе станет тепло и уютно.

Даже обычный просмотр хорошей комедии по TV с чашечкой чая обеспечит Вам позитивное настроение и отличный отдых, что является значимым фактором в процессе повышения продуктивности.

Как пережить антипродуктивное состояние?

В этом случае всё немного проще, чем кажется: при возникновении ощущения упадка сил просто перестаньте заниматься делом, из-за которого возникло это ощущение. Сделайте паузу, поразмышляйте и прислушайтесь к своим мыслям.

Если Вы понимаете, что подобное состояние задержится у Вас надолго, и Вы не в силах его перебороть, то не пытайтесь противостоять ему. То есть Вам следует полностью проникнуться этой ситуацией. Грустите, злитесь, ленитесь, в общем, разряжайтесь.

Главное – сохраняйте осознанность в своих действиях. Поймите, что Вы проживаете данную ситуацию, чтобы в ближайшее время выбраться из неё и избавиться от всех дурных мыслей.

По итогу всего этого Вы окажетесь в нейтральном состоянии, благодаря которому можно будет спокойно приступить к продолжению работы над незаконченным делом.

Поддерживаем высокий уровень продуктивности

Всегда напоминайте себе о своих нынешних достижениях, наслаждайтесь тем, чего Вы уже добились в процессе осуществления своей главной цели.

Даже если в Вашей голове появится хоть малейшая мысль, что Вы не получите требуемого результата, что необходимо прекратить действовать, сразу говорите себе: «Это дело – всего лишь очередная головоломка на пути к моей цели, которую я уже неоднократно решал». Цените всё, чего достигли, и стремитесь к бо́льшему.

Чтобы постоянно находиться в хорошем настроении и энергичном состоянии, начните вести журнал благодарностей. Возьмите тетрадь или блокнот, и каждый вечер вписывайте в него то, за что Вы были благодарны уходящему дню.

Можно благодарить людей, обстоятельства и даже самого себя.

Затем, пересматривая заполненный журнал, Вы будете вспоминать радостные моменты прошлого и настраиваться на то, чтобы в  Вашей жизни было больше счастья и позитива.

Заключение

Человеку несложно быть продуктивным, если у него есть мощная цель, которая изо дня в день мотивирует его действовать. Однако, он не сможет достичь этой цели, если каждый его день будет состоять только из рутинной работы.

В связи с этим, старайтесь максимально разнообразить свой режим дня, добавив в него и работу, и развлечения, и общение с семьёй. Только в таком случае Вы начнёте контролировать свою продуктивность и включать её в значимых делах.

Спасибо за внимание!

Источник: https://WebLake.ru/samorazvitie/povyshenie-produktivnosti

Гид по увеличению продуктивности

33 способа повышения собственной продуктивности

Что такое продуктивность? Многие небезосновательно считают, что это умение концентрироваться на одной задаче, разбивать ее на составляющие и не отвлекаться. Другие полагают, что главное — организовать рабочее пространство и научиться делегировать дела. Правы и те, и другие.

Продуктивность можно выразить простой формулой:

Минимум затраченного времени + Максимум достигнутых результатов = Продуктивность

Это умение работать не больше, а умнее. Как? Что ж, это не быстрый процесс. В нем нельзя за сутки достичь совершенства, но можно постепенно прогрессировать.

В конце концов, это навык, только вот состоит он из множества других более мелких привычек. А поэтому, прочитав данную статью, вы не станете продуктивными.

Нужна планомерная работа по внедрению в свою жизнь определенных принципов. О них дальше и пойдет речь.

1

Почему это настолько важно, что данный совет стоит на первом месте? Концентрация подобна лазеру, который может за несколько минут сделать то, чего не сможет обычный луч за час. Если вы сосредоточены, значит сводите отвлечения к минимуму и можете завершить работу в несколько раз быстрее. Это очевидно.

Сконцентрироваться на одной задаче бывает ой как нелегко. Мешают люди, свои же привычки, обстановка. Как быть? Нужно следовать некоторым простым правилам.

Шаг первый: разгрузите свой мозг

Мы входим в каждую задачу в определенном состоянии и багажом в виде эмоций и мыслей.  Это внутренние отвлекающие факторы, которые не позволят полностью сосредоточиться на работе.

Зная это, возьмите лист бумаги и запишите на нем все свои неудобные, неприятные мысли, которые мешают взяться за задачу. Перечислите все отвлекающие моменты.

После этого просто отпустите свои мысли. Дайте себе слово, что вернетесь к ним, когда закончите работу.

Шаг второй: проясните, чего именно вы хотите

Концентрация требует наличия фокуса и правильного направления. Другими словами, это требует знания ваших целей. Спросите себя:

  • Чего я хочу достичь прямо сейчас?
  • Что конкретно я хочу сделать за отведенное время?
  • Как именно я буду выполнять эту задачу?

Теперь, когда вы понимаете свою цель, рассмотрите последовательность шагов, необходимых для выполнения этой задачи. Наш мозг любит прогресс, закономерности и предсказуемость, поэтому перечисление этой последовательности шагов улучшит уровень концентрации.

Шаг третий: подготовьте рабочее место

Способность концентрироваться полностью зависит от рабочей среды. Если рабочий стол грязный и захламленный, то рано или поздно это начнет отвлекать.

Найдите время и очистите свое рабочее место. Убедитесь, что все нужные инструменты находятся в пределах досягаемости.

Продуктивность — это умение работать эффективно, а значит за минимум времени нужно сделать максимум работы. Когда рабочее место не убрано, легко потерять фокус и начать отвлекаться.

Шаг четвертый: исключите отвлечения

Уровень концентрации часто связан со способностью эффективно реагировать на отвлекающие факторы. Или исключить их, чтобы не реагировать. Определите что вас отвлекает и на время работы над задачей избавьтесь от этого. Начните с телефона.

Шаг пятый: разбейте задачу на маленькие подзадачи

Ранее вы определили последовательность шагов, необходимых для эффективной работы с задачей. Теперь пришло время разбить эту последовательность на этапы. В тайм-менеджменте такой прием называется «бифштекс из слона». «Слон» очень большой и съесть его за раз невероятно сложно. А вот с маленькими кусочками все значительно проще.

Легко почувствовать ошеломление, если задача кажется слишком большой. Не пытайтесь взяться за все сразу. Вместо этого разбейте ее на подзадачи и работайте последовательно.

Шаг шестой: определите временные лимиты и крайний срок

В чем их отличие? Временной лимит — это когда вы ставите цель, к примеру, проработать 25 минут без отвлечений. Крайний срок — это когда решили, что, скажем, видео нужно смонтировать до понедельника. Оба метода чрезвычайно эффективны и лучше всего работают в связке.

Когда вы ставите временной лимит, то мозг начинает работать в небольшой спешке, что не позволит ему отвлекаться на что-либо еще. Можно работать по 25-30 минут, полностью концентрируясь на одной задаче.

Дедлайн же должен быть выстроен мудро. Если вы выделили неделю на задачу, которая требует месяца, это может убить мотивацию и желание над ней работать. Если же дать себе месяц на работу, которую можно выполнить за неделю, она и займет 30 дней.

Сосредоточив все свои силы на достижении поставленных целей, вы обнаружите, что уровень концентрации значительно вырос.

2

Ниже приведен набор навыков, над которыми нужно работать в первую очередь, чтобы стать намного продуктивнее.

Компьютерная грамотность

Улучшайте свою компьютерную грамотность, научившись использовать определенные программы и быстро печатать: это позволит сократить время, энергию и усилия, которые потребуются для выполнения определенных задач и действий.

Даже просто изучить горячие клавиши — отличный способ выиграть кучу времени и сконцентрироваться. Это поможет работать намного быстрее и не отвлекаться почем зря.

Творческий потенциал

Творческое мышление позволит вам разрабатывать уникальные идеи, которые помогут сэкономить время и стать более продуктивными в течение дня.

Критическое мышление

Способность критически мыслить позволит тратить меньше времени на сам процесс мышления и больше — на выполнение и реализацию.

Умение поручать задачи другим

Научитесь правильно делегировать задачи другим, особенно в тех случаях, когда качество работы точно не пострадает. Порой лучше платить кому-нибудь за рутинную работу — это эффективнее, чем делать ее самому. Сосредоточьтесь на том, что вряд ли кто-то сможет сделать.

Переговорные навыки

Иногда неумение договариваться влияет на то, что часы, а то и дни будут потеряны впустую. Ведь если не добиться согласия по важному вопросу, то дело может не сдвинуться с мертвой точки.

Изучая искусство ведения переговоров, вы сможете быстро достичь согласия и сосредоточиться на других вопросах.

Эмоциональный интеллект

Всякий раз, когда негативные эмоции диктуют нам решения, мы теряем время и становимся непродуктивными. Эмоциональный интеллект позволяет обучиться контролировать свои чувства.

Умение быстро читать

Чем быстрее вы научитесь читать и поглощать информацию, тем больше сможете узнать за меньшее время. Поэтому советуем пройти курс по быстрому чтению.

3

Важно не только научиться работать быстро, но и знать, на что мы тратим большинство времени впустую. То есть, когда эта деятельность дает нам минимальную, а то и вовсе отрицательную выгоду.

Вот некоторые из этих ловушек.

Избегайте прокрастинации и лени

Может показаться странным, но прокрастинация и лень — это тоже привычки. Ими является все, что повторяется раз за разом и является автоматическим.

Например, когда вы приходите домой с работы, что делаете первым? Ложитесь перед компьютером или телевизором, чтобы провести таким образом весь вечер? Если так, то, скорее всего, вы просто ленитесь. Разумеется, что день выдался сложным, но чтобы преуспеть в жизни, просто необходимо много работать.

Лежать перед телевизором — это никакой не отдых, потому что такая деятельность вызывает стресс и ненужные мысли. Гораздо продуктивнее посвятить время ведению дневника или медитации.

С прокрастинацией все еще сложнее. Вы придумываете самые разные отговорки для того, чтобы отложить важное дело. В итоге, английский язык учится на протяжении 5 лет без заметных успехов, здоровье оставляет желать лучшего, а заработная плата повышается так медленно, что едва успевает за инфляцией.

Избегайте ловушки ожидания

Если вы ждете в очереди вот уже несколько десятков минут, это означает одно: вы просто теряете время, в то время как можно сделать что-то полезное и что принесет чувство удовлетворения. Прочтите полезную статью, поиграйте в развивающую игру, пройдите тест по английскому. Все это лучше, чем просто стоять в очереди и нервничать из-за того, что она движется медленно.

Кто-то не может взяться за другое дело, когда ожидает важного телефонного звонка. Поэтому нужно осознавать, что вы попали в ловушку ожидания и тут же сосредоточиться на том, что можно сделать сейчас.

Избегайте постоянных отвлечений

Разные исследования показывают, что после отвлечения человеку требуется от 5 до 20 минут, чтобы ментально вернуться в рабочее состояние. Только подумайте о том, сколько это отбирает времени.

Чтобы избежать этих случаев, просто сообщите другим, что не будете доступны в течение определенного периода времени, и что не хотите, чтобы вас беспокоили, если это не является чрезвычайной ситуацией.

Избегайте привычки быть постоянно занятым

Постоянная занятость — это еще одна форма прокрастинации. Есть множество дел, которыми вроде бы нужно заняться в течение дня, но которые совершенно не несут никакой ценности и мало влияют на основные цели и задачи.

Вернитесь к правилу 80/20 и примите обязательство работать над 20% задач, которые дают 80% результата. Для кого-то это может быть работа и саморазвитие — все остальное придется либо отложить, либо исключить.

Избегайте технологической привычки

Технологии — это хорошо, если их использовать таким образом, чтобы это приносило пользу долгосрочным целям и задачам. С другой стороны, если ими злоупотреблять, то они могут отнимать ценное время.

Чрезмерный серфинг в интернете, проверки электронной почты, просмотр телевизора, разговоры по телефону и переписки — все это, скорее, совершенно вам не нужно.

4

Продуктивность требует особого типа мышления, при котором вы начинаете относиться к своему времени настолько серьезно, что оно становится частью личности.

Важно понимать, что целью здесь является долгосрочная продуктивность. Любой может быть продуктивным в краткосрочной перспективе.

Однако для этого требуется определенный вид мышления для поддержания высокого уровня производительности. Долгосрочная продуктивность не означает, что вы должны ориентироваться на конечную цель или результат. На самом деле наоборот. Это значит сосредоточить внимание на процессе, а не на результатах.

Возможно, вы заметили, что тайм-менеджмент изменился в последние годы.

Если раньше его адепты говорили о том, как важно ориентировать свое внимание на результатах, то сегодня все чаще говорят, что именно от такого подхода возникает стресс. Важно получать удовольствие от самого процесса.

Вам решать, чью сторону принять. Многие люди концентрируются на результатах своей работы и чувствуют себя вполне неплохо (как они утверждают).

После такого долго вступления, давайте посмотрим, как мыслят продуктивные люди.

Они знают, чего хотят

Продуктивные люди всегда знают, чего хотят в долгосрочной перспективе, и поэтому понимают, что должны делать в краткосрочной перспективе. Непродуктивные же видят лишь то, что находится перед носом и не могут разработать собственную стратегию.

В течение дня продуктивные люди, конечно, концентрируются на том, что важно здесь и сейчас, но они напоминают себе о долгосрочных целях постоянно, день за днем. И иногда они способны жертвовать сиюминутным ради будущего.

Они задают себе два вопроса:

  • К чему я движусь?
  • Каким будет общий прогресс, если я выполню конкретно эту задачу?

Если выяснится, что никакой пользы для будущего нет, вы их с места не сдвинете. Но если она есть, тогда они будут работать над задачей с большой мотивацией, концентрацией и чувством цели.

Они знают свои сильные стороны

Продуктивные люди знают свои сильные стороны. Они понимают, в чем хороши, а в чем нет. Они сосредоточены на работе над своими сильными сторонами и часто ищут внешнюю помощь в других областях. Да, в какой-то момент такие люди фокусируются на слабостях, потому что стремятся быть разносторонними, но сильные стороны должны быть прежде всего.

Они напоминают себе о своих сильных сторонах, задавая себе следующие вопросы:

  • Каковы мои сильные стороны?
  • Раскрывает ли эта задача мои сильные стороны?
  • Если да, то как я могу использовать свои сильные стороны для повышения своей продуктивности?
  • Если нет, то кто мне поможет справиться с этой задачей?

Они фокусируются на настоящем

Несмотря на то, что продуктивные люди знают о своих долгосрочных целях и задачах, они остаются осознанными и находятся в настоящем моменте. Это им нужно, чтобы убедиться, что они работают над задачей самым оптимальным образом.

Для этого они часто задают себе пару критических вопросов:

  • Работаю ли я над задачей наиболее оптимальным и продуктивным образом?
  • Есть ли способ, при помощи которого я могу сделать эту работу лучше и быстрее?

Работая над заданием, они не соглашаются с тем, что есть один способ сделать что-то. Они всегда ищут лучшие, быстрые и разумные способы выполнения работы.

Они не боятся сказать «нет»

Продуктивные люди понимают ценность своего времени. Они понимают, насколько важна каждая минута. Слишком много отвлекающих факторов в течение дня могут полностью испортить намеченные планы.

Именно поэтому они понимают ценность слова «нет» для ненужных и малозначительных отвлекающих факторов, запросов, которые просто не добавляют никакой долгосрочной ценности.

Многие люди отвлекаются, потому что у них нет окончательной цели. У них нет общей картины и результата, к которому они стремятся. Однако продуктивные люди держат свои основные цели и задачи на переднем плане своего разума. В их голове словно есть фильтр, который отсеивает все ненужное.

Они развивают продуктивные навыки

У продуктивных людей очень специфические привычки и ритуалы, которые, конечно, будут варьироваться от человека к человеку. Однако у многих из них есть нечто общее. Это три привычки в трех областях:

  • Режим сна. Они просыпаются рано, после чего работают несколько часов до обеда. Затем отдыхают. Ложатся спать они обычно до полуночи.
  • Автоматизация задач. Все рутинные задачи должны выполняться за один присест, чтобы не мешать творческой работе до и после.
  • Строгие сроки. Они помогают им сосредоточиться и позволяют работать с некоторым чувством неотложности.

Источник: https://4brain.ru/blog/%D0%B3%D0%B8%D0%B4-%D0%BF%D0%BE-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B4%D1%83%D0%BA%D1%82%D0%B8%D0%B2%D0%BD%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B8/

10 научно доказанных способов улучшения продуктивности | Rusbase

33 способа повышения собственной продуктивности

Я искренне верю в силу трудолюбия. Как сказал однажды капитан американской парусной команды Oracle Team USA, «Я редко видел, чтобы человек, который делал меньше чем остальные, добивался успеха».

По сути, в этом и заключается моя мантра: возможно, я не так талантлив, образован или опытен, как другие люди… но я всегда стараюсь работать больше, чем они.

Но можно работать не только усердно, но и с умом. Именно в этом и заключается секрет успеха.

К счастью, работать упорно (относительно) легко. Для этого вам просто нужно, эм, усердно работать. Но как же работать «с умом»? Тут все гораздо сложнее. Думаю, вам пригодятся несколько советов от предпринимательницы Белль Б. Купер.

1. Приведите в порядок ваш список дел

Getty Images

Один из самых противоречивых, но эффективных методов улучшения продуктивности это включать в свой список только ограниченное количество задач.

Выберите от одного до трех самых важных дел. К ним относятся большие и трудные задачи, которые обязательно нужно сделать за сегодня. Если вы их не выполните, то из-за них придется задержаться после работы или пропустить обед.

Делайте самые важные дела в первую очередь, прямо с утра, пока вы дома или когда только пришли на работу. Если вы их отложите, то будете заняты, и у вас не хватит на них времени. Оставшуюся часть списка можно заполнить менее приоритетными задачами. Так к концу дня вы почувствуете себя более продуктивным.

Еще один совет: составляйте список дел на завтра еще с вечера. Очень часто перед сном я лежу в кровати и думаю о том, что мне предстоит сделать завтра — из-за этого мне трудно заснуть. Когда я составляю список заранее, мне потом легче расслабиться и уснуть.

Читайте по теме: Этому секрету продуктивности уже сто лет, а он по-прежнему работает

А на следующий день я не трачу время впустую и тут же приступаю к первому самому важному делу.

В книге Дэвида Аллена  «Как привести дела в порядок» есть хорошая фраза:  «Ваш разум нужен для создания идей, а не для их хранения». Занесите ваши идеи в список дел, но не забудьте сделать два списка — один на сегодня, а второй на «потом». Тогда вы не будете тратить свои силы, пытаясь вспомнить все важные идеи.

2. Оценивайте свои результаты, а не время

ShutterStock

Многие тратят уйму часов, лишь чтобы потом осознать, что не слишком продвинулись в деле. Именно поэтому люди ищут способы, как за малый срок успеть сделать больше.

Один из подходов заключается в том, что вам нужно поменять методы оценки продуктивности. 

Например, если вы работаете над большим проектом, попробуйте разбить его на фазы. Когда мне нужно написать о чем-то в блог, я разделяю это дело на несколько этапов — пишу статью порциями и выделяю различные небольшие задачи, например, «добавить картинки».

Благодаря такому набору мелких заданий, я могу каждый день проверять свой прогресс в выполнении крупного проекта, даже если на полное завершение работы над ним уйдет несколько дней. Каждый раз, когда я отмечаю одну из задач выполненной, я испытываю приятное чувство, даже если всего лишь написала отрывок текста на 200 слов.

Это позволяет мне держать рабочий ритм и не отклоняться от работы, пока она не будет выполнена.

Еще один способ, с помощью которого вы можете оценить свои достижения за день, — это составление списка завершенных дел. Многие компании пользуются такими списками, чтобы знать, что сделал каждый сотрудник за день. Вот, кстати, удобный сервис для этого.

Когда вы начнете создавать списки завершенных за день дел, то удивитесь, как много мотивации у вас появится.

Обращайте внимание на результат, а не на затраченное время, и вы точно станете более продуктивным.

3. Заведите привычки, которые помогут вам приступить к работе

GettyImages

Обычно по утрам, когда я не знаю, чем в первую очередь заняться, я прокрастинирую и трачу время впустую. 

Чтобы решить эту проблему, заведите какую-нибудь повседневную привычку, которая будет настраивать мозг и тело на рабочий лад.

Читайте по теме: Заведите себе эту привычку, и она серьезно повлияет на всю вашу жизнь

Это должно быть что-то простое, типа поездки на работу или стакана кофе по дороге в офис. Обычно я наливаю себе кофе и проверяю любимые сайты. Как только я допиваю кофе, у меня срабатывает внутренний сигнал: пора работать.

Есть и другие способы настроиться на работу: отключить или убрать телефон, сделать разминку или позавтракать. Можете даже составить специальный плейлист, который будет играть и создавать нужный настрой.

Эти методы можно использовать и по выходным. Наверняка в выходные вам захочется отказаться от повседневных привычек, но многие продолжают им следовать. Запомните: чем сильнее вы расслабляетесь и забываете о ежедневных привычках, тем труднее будет к ним вернуться в начале недели.

Не стоит считать, что выполнение повседневных дел — это признак унылого человека, который живет в одном режиме. Привычки — признак людей, которые ставят перед собой цели и нашли лучший способ их достижения.

4. Отмечайте моменты, когда вы тратите время впустую

Getty Images

Первый шаг к продуктивности — начать замечать моменты, когда вы зря тратите свое время. Для начала проследите за тем, что вы делаете каждое утро, когда собираетесь на работу. Вы можете заметить, что тратите время на такие вещи, как, например, выбор одежды — то есть на те дела, которые вы могли сделать еще вчера.

Следите за тем, как вы проводите рабочий день, и выискивайте шаблоны. Возможно, вы слишком часто зависаете в социальных сетях. Или растягиваете двухминутный рабочий разговор до десятиминутной болтовни.

Когда вы заметите, что именно отнимает у вас лишнее время или приводит к прокрастинации, нужно будет подстроить это под свои привычки.

Раньше я тратила много времени по утрам, проверяя любимые сайты. Сейчас я вписала это занятие в повседневную привычку — как уже говорила, я просматриваю любимые ресурсы, пока пью кофе, а когда его допиваю, то приступаю к работе.

5. Выработайте привычки, которые помогут вам перестать работать

ShutterStock

Звучит странно, но это важная вещь. Некоторым трудно приступить к работе, а некоторым — прекратить работать.

Очень легко поработать еще часок или засидеться за компьютером вплоть до самой ночи. Но это дурные привычки, потому что из-за них мы начинаем откладывать самые важные дела — мы понимаем, что еще долго будем работать, так что успеем их сделать (на самом деле нет).

Существует несколько способов, придя домой, отвлечься от работы:

Прекращайте работать, пока дело идет хорошо

Как сказал Эрнест Хемингуэй, «лучше всего останавливаться, пока дело идет хорошо и знаешь, что должно случиться дальше. Если изо дня в день так поступать… то никогда не завязнешь…»

Его совет применим к любому виду работы. Если вы остановились на середине работы — ничего страшного. Вы знаете, что сделали, знаете, что будете делать дальше, и с радостью потом вернетесь к делу.

Назначьте четкое время окончания работы

Жесткие временные рамки заставляют четко расставлять приоритеты.

Еще один плюс — так у вас будет больше мотивации разобраться в первую очередь с самыми важными делами. Дедлайн поможет собраться.

Чтобы ограничить ваше рабочее время, попробуйте работать за нотубуком без подключенного зарядного устройства. Тогда вы сможете работать только до тех пор, пока не сядет батарея. Довольно неплохой способ заставить себя быстрее разобраться с важными делами.

Запланируйте что-нибудь классное после работы

Например, встречу с друзьями или мероприятия.

Если вы хотите уходить с работы в 18 часов, то запланируйте после нее свидание, поход в бар или в гости. Внешние факторы и напряжение заставят вас сфокусироваться на делах и выполнить их в отведенный срок.

Придумайте себе привычку, которая будет постепенно отвлекать вас от дел

Такая привычка очень пригодится, если вы никак не можете забыть про свои дела. Мне помогают легкие физические нагрузки — я стараюсь возвращаться с работы пешком. Многие люди предпочитают гулять перед сном, потому что это помогает им отвлечься от рабочих мыслей.

Вам может помочь расслабиться ведение дневника или разговор с другом. Если вы запишите все, что произошло с вами за день, вы не только сможете проследить свои результаты, но и перестанете думать о работе.

Если вы привыкли по вечерам строить планы на завтра, то такая привычка станет идеальным завершением рабочего дня: записав все важные дела, вы можете спокойно расслабиться.

6. Делайте больше перерывов

HuffingtonPost

В книге «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рассказывает историю о дровосеке, который продолжает пилить деревья, даже когда его пила затупляется все сильнее и сильнее. Хотя если бы дровосек перестал пилить и заточил пилу, а затем снова взялся за дело с острым инструментом, он бы сохранил больше времени и усилий.

Такой пример легко запомнить, но трудно применить на практике. Вот что пишет Кови о заточке пилы вашей жизни:

«Затачивать пилу — значит сохранять и улучшать самое дорогое, что у вас есть — вас самих. Вы должны гармонично развиваться в трех сферах своей жизни: физической, социальной/эмоциональной, ментальной и духовной».

Затачивание пилы — отличная привычка, которую можно применить во всех сферах вашей жизни. Но я думаю, она особенно пригодится вам в работе, чтобы не перегореть.

В среднем ваш мозг может сохранять концентрацию только 90 минут. После этого вам нужен как минимум 15-минутный отдых. Этот феномен основан на физиологических циклах человека.

Делая перерыв каждые 90 минут, вы позволяете вашему телу и разуму отдыхать и обновляться — так вы подготовите их к следующему полуторачасовому периоду высокой активности.

Некоторым людям тяжело возвращаться к работе после 15-20 минут отдыха. Однако даже короткие перерывы помогут вам освежить мозг и сконцентрироваться.

7. Больше спите

GettyImages

Исследование показало, что сон улучшает когнитивную функцию мозга, творческое мышление и память. Кроме того, он помогает в обучении — мозг начинает лучше воспринимать и хранить информацию.

Сон укрепляет память. Вот что пишет об этом писатель Макс Рид:

«Исследования показывают, что сначала информация записывается в гипоталамусе. Она достаточно “хрупкая”, и ее легко можно забыть, особенно когда мозгу приходится запоминать много вещей. Похоже, что сон продвигает информацию в неокортекс — “самое долговечное хранилище” — чтобы поверх нее “не записались” другие данные».

Еще одно исследование вопросов памяти обнаружило, что участники эксперимента, которые предварительно поспали, ответили на вопросы теста гораздо лучше, чем те, кто не спал.

Сон не только помогает вам упорядочить память и запомнить новую информацию. Он защищает вас от переутомления. Как выяснили ученые, переутомление — это сигнал о том, что одна часть вашего мозга не может воспринимать больше информацию, пока вы не поспите.

8. Проводите больше времени на природе

GettyImages

Ученые решили проверить, насколько сильно смогли расслабиться две группы людей — одна после прогулки по улице, а другая — по тихому парку. Как оказалось, чтобы сориентироваться в городе во время прогулки по улице, нужно очень много внимания. Поэтому такая прогулка не дала мозгу отдохнуть и не смогла восстановить уровень концентрации:

«В отличие от природного окружения, городская обстановка полна предметов и ситуаций, которые сильно привлекают наше внимание и даже требуют повышенной внимательности (например, приходится следить, чтобы нас не сбила машина). Поэтому в ней люди отдыхают меньше». (Дэниел Гоулман. «Фокус. О внимании, рассеянности и жизненном успехе»).

Когда вы проводите время на природе, ваш разум полностью расслабляется. После такого отдыха вам легче будет собраться на работе. Кроме того, ученые обнаружили, что за пределами учебной аудитории у студентов сильнее возникает желание учиться.

9. Не сидите на месте

 impossiblehq.com

Недавно я прочитала статью предпринимателя и атлета Джоэла Раньона о методе под названием «рабочий попкорн». Он заключается в том, чтобы в течение дня выполнять небольшую часть работы, сидя в различных кафе, коворкингах или пабах. Для начала надо составить четкий список дел: что и в каком месте вы будете выполнять. А затем нужно сразу же приступить к работе.

Раньон делит свой список дел на категории: в каждом кафе он выполняет три задания. Как только он выполнит все дела в одном месте, он отправляется в следующее.

Конечно, вы можете распределить дела в вашем списке как вам удобно, но главное — ориентироваться на конечный результат, а не на время, когда вам нужно отправиться в новое место. По словам Раньона, лучше всего передвигаться между точками пешком или на велосипеде:

«Потратьте это время на медитацию. Оторвитесь от монитора и добавьте в ваш день немного движения. Положите телефон в карман и вперед. Отдохните от работы хотя бы полчаса».

Во время перерыва полезно будет обдумать то, над чем вы сейчас работаете и что нужно сделать в дальнейшем. Раньон заметил, что после использования этого метода он стал более продуктивным, активным, и начал тратить на работу меньше времени.

10. Проверяйте электронную почту с самого утра

Этот совет может показаться вам противоречивым, ведь все советуют обратное. Но я сразу же проверяю почту и считаю, что это очень полезная привычка. Вот почему она помогает мне сохранять продуктивность в течение дня:

Когда вы работаете в удаленной команде, то наверняка знаете, каково это, когда половина (если даже не больше) ваших коллег работает, пока вы спите. Поэтому очень важно проверять почту в начале рабочего дня, чтобы убедиться, что вы не отстаете от остальных.

Когда я в первую очередь разбираюсь с важными вопросами, мне легче решить, как нужно изменить планы на день, и смогу ли я выполнить дела, которые на сегодня запланировала.

Источник.

Материалы по теме:

Этому секрету продуктивности уже сто лет, а он по-прежнему работает

Секреты продуктивности от инвесторов и предпринимателей

9 ежедневных привычек продуктивных людей

11 способов улучшить свою продуктивность, работая из дома

Источник: https://rb.ru/list/10-productivity-tips/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: