Авансовый отчет. форма № 501

Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1

Авансовый отчет. форма № 501

_______________________________________________________________________________Документ не нуждается в госрегистрации Министерства юстиции Российской ФедерацииПисьмо Минюста России от 28 августа 2001 года N 07/8637-ЮД.

______________________________________________________________________________

Государственный комитет Российской Федерации по статистике

постановляет:

1. Утвердить согласованную с Министерством финансов Российской Федерации и Министерством экономики Российской Федерации унифицированную форму первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» с указаниями по ее применению и заполнению и ввести ее в действие с 1 января 2002 года.

2. Установить, что указанная в пункте 1 настоящего постановления унифицированная форма первичной учетной документации применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

ПредседательГоскомстата РоссииВ.Соколин

Унифицированная форма N АО-1

Унифицированная форма N АО-1УТВЕРЖДЕНАпостановлением Госкомстата России

от 01.08.2001 N 55

Код
Форма по ОКУД0302001
по ОКПО
наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Отчет в сумме
руб.коп.
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТНомерДатаРуководитель
должность
подписьрасшифровка подписи
««20г.
Код
Структурное подразделение
Подотчетное лицоТабельный номер
фамилия, инициалы
Профессия (должность)Назначение аванса
Наименование показателяСумма, руб. коп.Бухгалтерская запись
Предыдущий авансостатокдебеткредит
перерасходсчет, субсчетсумма, руб. коп.счет, субсчетсумма, руб. коп.
Получен аванс 1. из кассы
1a. в валюте (справочно)
2.
Итого получено
Израсходовано
Остаток
Перерасход
Приложениедокументов налистах
Отчет проверен.
К утверждению в суммеруб.коп.(руб.коп.)
сумма прописью
Главный бухгалтер
подписьрасшифровка подписи
Бухгалтер
подписьрасшифровка подписи
Остаток внесенв суммеруб.коп.по кассовому ордеру N
Перерасход выданот««20г.
Бухгалтер (кассир)««20г.
подписьрасшифровка подписи
линия отреза
Расписка. Принят к проверке отавансовый отчет Nот««20г.
на суммуруб.коп., количество документовналистах
прописью
Бухгалтер««20г.
подписьрасшифровка подписи
Номер по порядкуДокумент, подтверждающий производственные расходыНаименование документа (расхода)Сумма расходаДебет
по отчетупринятая к учетусчета, субсчета
датаномерв руб. коп.в валютев руб. коп.в валюте
123456789
Итого
Подотчетное лицо
подписьрасшифровка подписи

Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1)

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6).

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Текст документа сверен по:»Финансовая газета»,

N 36, сентябрь 2001 года

Источник: http://docs.cntd.ru/document/901795087

Скачать пустой бланк и образец заполнения авансового отчета в 2020 году

Авансовый отчет. форма № 501

Работник может получать деньги компании на оплату услуг, приобретение товара и другие нужды. После этого он обязан отчитаться, куда именно были потрачены наличные и в каких размерах. При этом заполняется авансовый отчет.

По сути, этот документ предназначен для отчета о потраченных средствах. Как правило, для его заполнения используется стандартный бланк № АО-1. Однако закон не требует использовать исключительно унифицированную форму.

Любой компании разрешено создавать свою личную форму данного отчета.

Как подтверждать расходы

Каждый руководитель фирмы, выдавая сотруднику наличные на какие-либо цели, желает получить подтверждение того, что деньги действительно были использованы по назначению.

Этим подтверждением являются официальные документы: чеки, накладные, пассажирские билеты, посадочные талоны. Каждый подтверждающий документ должен отвечать определенным требованиям.

Здесь должно быть указано наименование документа, дата его оформления, подписи ответственных лиц.

Наверняка многие знакомы с существенным недостатком кассового чека. Напечатанный на этом документе текст держится совсем недолго. Он может выцветать и просто стираться. Это приводит к тому, что информацию на чеке невозможно прочесть.

Естественно, в таком состоянии он не является документом, который можно приложить к авансовому отчету. Во избежание подобных проблем рекомендуется делать ксерокопию кассового чека.

И если речь идет о крупной сумме, нелишним будет заверить копию печатью.

Кроме этого, следует обратить внимание и на другие нюансы, с которыми можно столкнуться в процессе оформления авансового отчета:

  1. Если подтверждающие документы оформлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский. Нет острой необходимости в переводе всех данных. Переводить следует только существенную информацию, которая является важной для составления авансового отчета.
  2. Бывают ситуации, когда предоставление услуг, приобретение товара или другие расходы приходятся на выходной день. Нужно помнить, трудовая инспекция контролирует работу сотрудников в выходные дни, ведь это время предназначено для отдыха. Чтобы не возникло проблем, лучше совершать сделки в рабочие дни.
  3. Форма авансового отчета может быть разработана компанией самостоятельно. Естественно, она должна быть утверждена в учетной политике. Напомним, с 2013 использование унифицированной формы АО-1 было отменено. Однако практика показывает, многих она вполне устраивает, поэтому для оформления авансового отчета и сегодня используется этот бланк.
  4. Юридические лица имеют право рассчитываться с частными предпринимателями по одному договору на сумму до ста тысяч рублей. Таким образом, если сделка подразумевает использование более крупных сумм, ответственное лицо должно позаботиться о том, чтобы заключить с поставщиком необходимое количество договоров, каждый из которых не будет превышать указанную сумму. Но это касается лишь тех ситуаций, когда расчет осуществляется наличными. Данное ограничение не распространяется на сделки, по которым осуществляется безналичный расчет. Как правило, для таких расчетов организации используют специальный счет или корпоративную карту. Нужно помнить, ели подотчетное лицо получает средства таким способом, процедура оформления авансового отчета остается прежней.
  5. Компания может выдавать подотчетному лицу абсолютно любую сумму. Как правило, какие-либо ограничения устанавливаются лишь корпоративными правилами. Не стоит забывать, даже маленькая сумма должна учитываться в авансовом отчете.

В каком случае применяется авансовый отчет

В бухгалтерии компании должен находиться официальный документ, в котором содержится список лиц, имеющих право получать деньги под отчет. Это могут быть хозяйственные расходы, оптовое приобретение товара, командировки, покупка горючих и смазочных материалов и др.

По расходному кассовому ордеру подотчетное лицо получает деньги в кассе компании. Естественно, в этом документе должна быть указана цель, на которую будут потрачены средства. Закон не ограничивает сроки, на которые выдаются данные средства. Эти сроки устанавливают руководители компании.

Вернувшись из командировки, или после окончания срока, если он был определен компанией, в течение трех рабочих дней подотчетное лицо обязано оформить и принести в бухгалтерию авансовый отчет. При этом к нему должны прилагаться документы, которые подтвердят все расходы. При этом производится окончательный расчет.

(: “Как правильно принять авансовый отчёт в 2020 году?”)

Подотчетные суммы выдаются только тем сотрудникам компании, которые работают здесь по трудовому договору. Перед выдачей наличных, бухгалтерия должна проверить, не имеется ли у этого сотрудника задолженностей по авансам, которые он получал раньше. При их наличии работнику запрещено выдавать подотчетные средства.

Что если нет подтверждающих документов

Если работник компании знает, что ему необходимо документально подтвердить свои расходы, он обязательно будет совершать сделки с организациями, которые представляют соответствующие документы. Однако подотчетное лицо может их просто потерять. Что же делать в этом случае?

Закон предполагает, если сотрудник не имеет возможности представить подтверждающие документы о потраченных средствах, компания имеет право требовать с него возврата денег. Благодаря этому организация защитит себя от штрафов.

Однако на ситуацию можно посмотреть и с другой стороны. В том случае, если подотчетное лицо действительно привезло купленный товар или оплатило услуги, цену которых можно проверить, то компания возмещает расходы своего сотрудника. Хотя здесь имеются некоторые нюансы.

Во-первых, у работодателя должно быть желание идти навстречу сотруднику, который потерял подтверждающие документы. Во-вторых, с работника удерживается 13% от подотчетной суммы.

Так как невозможно доказать трату средств, закон считает их доходом налогоплательщика, который обязательно должен облагаться налогом.

Еще несколько лет назад неоднозначность судебной практики в этом вопросе позволяла избежать уплаты налогов со скрытых доходов. Сегодня законодательство закрыло это лазейку. Теперь, если человек не может доказать, куда он потратил авансовые средства, это считается его доходом, с которого удерживается НДФЛ.

Как заполнять авансовый отчет

Документ заполняется в одном экземпляре. Сюда вносится следующая информация:

  • номер документа;
  • дата составления;
  • название компании и коды по ОКУД и ОКПО;
  • должность подотчетного лица и ФИО;
  • назначение средств и точная сумма;
  • перерасход или остаток аванса, если таковые имеются;
  • данные документов, которые официально подтверждают трату конкретной суммы;
  • подписи директора фирмы, главного бухгалтера и подотчетного лица.

Стандартный бланк АО-1, предназначенный для оформления авансового отчета, является двухсторонним. Одна сторона предназначена для заполнения человеком, который берет средства под отчет.

Он своей рукой обязан указать назначение получаемых денег, свою должность и отдел, к которому относится.

Если подотчетное лицо раньше получало авансы, информация о них должна быть занесена в специальную таблицу.

Также стандартная форма имеет специальные графы и строки, предназначенные для заполнения в том случае, если подотчетная сумма выдается в иностранной валюте.

Как правило, это случается того, когда у сотрудника возникает необходимость отправиться в деловую поездку за границу.

Человек, получающий авансовую сумму, также должен указать список документов, с помощью которых он подтверждает использование денежных средств.

В бланке кассового отчета имеется таблица «Бухгалтерская запись». Ее заполнением занимается работник бухгалтерии. Здесь он указывает номера счетов и расходованные суммы, которые принимаются к учету.

Кроме заполнения, бухгалтер обязан полностью проверить правильность внесения всей информации, в том числе и соответствие подтверждающих документов. После этого ставится отметка, которая подтверждает, что авансовый отчет утвержден на указанную сумму.

Если были остатки или перерасходы, данные суммы также указываются.

Бухгалтер и главный бухгалтер должны поставить здесь подписи с расшифровками. Также в верхней части бланка имеется специальная строка, предназначенная для подписи директора компании.

После того, как документ был утвержден, осуществляется списание денежных средств. Если авансовая сумма была использована не полностью, остаток возвращается в кассу.

В случае перерасхода, в установленном порядке сотруднику выдается необходимая сумма.

Как уже было сказано, подотчетная сумма не выдается сотрудникам, имеющим долги по прошлым авансам. Также подотчетному лицу запрещено передавать авансовую сумму кому-либо другому.

Скачать пустой бланк и образец заполнения авансового отчета в 2020 году

Источник: https://InfoBlank.com/skachat-blank-avansovogo-otcheta/

Заполняем авансовый отчет

Авансовый отчет. форма № 501

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается первичным учетным документом — авансовым отчетом. Применяется унифицированная форма №АО-1, в одну часть которой вносит сведения сотрудник, во вторую — бухгалтер.

Приложением к заполненному документу идут чеки и квитанции, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 вступили в силу поправки, касающиеся обязательных реквизитов чеков, если товары (услуги) приобретает юридическое лицо или ИП либо работник от имени компании. Чтобы у налоговиков не было претензий к чекам, они должны обязательно содержать:

  • наименование и ИНН покупателя;
  • сумму акциза;
  • номер таможенной декларации;
  • страну происхождения товара;
  • разбивку по товарным позициям.

Помните также, что БСО на бумаге сейчас практически не выдают, всех продавцов, за исключением ИП на УСН и ПСН, обязали выдавать покупателям полноценные чеки.

Еще один важный момент: чтобы оформить возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, работник вправе принести распечатанный чек, полученный по e-mail или SMS, в том числе с QR-кодом. Электронный и бумажный кассовые чеки равноценны, поэтому проблем при проверках не возникнет. Исключение по-прежнему составляют электронные билеты.

Чтобы принять их в состав расходов в целях налогообложения прибыли, посадочные талоны распечатывают и предъявляют для проставления отметки о досмотре. В противном случае доказать расход на транспортные услуги не получится.

Либо вам придется делать запрос в компанию-перевозчик, чтобы она подтвердила оказание услуги конкретному пассажиру.

Возврат подотчетных сумм

Законом установлены конкретные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах. Это три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы денежные средства, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указания №3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на использованную часть составляется итоговый документ, а в нем указывается оставшееся, неизрасходованное количество денег. На нее и распространяется возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, и сделать это следует одновременно с подачей бумаги.

Нередки ситуации, когда работник тратит собственные денежные средства, потом приносит документы и просит возмещение подотчетных сумм по авансовому отчету. В этом случае он обращается в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов, и бухгалтер проводит такие расчеты тоже с помощью авансового отчета.

Если сотрудник ничего не потратил, он возвращает в кассу всю полученную подотчетную сумму, а авансовый отчет не составляет, срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не учитывается, но вернуть деньги следует не позже чем в трехдневный срок по истечении периода, на который они выданы.

Порядок заполнения

Поскольку разработана унифицированная форма, действуют и правила, как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах в текущем году.

Сначала его заполняет сотрудник, который получил деньги и отчитывается по ним, затем бухгалтер. Когда документ полностью готов, его отдают руководителю на контроль.

Посмотрим конкретный пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам и параллельно расскажем обо всех нюансах.

Что заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

На лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

Шаг 1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

Шаг 2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

Шаг 3. В графу «Отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хознужды предприятия. Например, ему было выдано 12 000 рублей, а он потратил 10 000 — в этой графе он указывает 10 000 (прописью).

Шаг 4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

Шаг 5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

Шаг 6. Вписываем назначение аванса.

Шаг 7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

Шаг 8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

Шаг 9. Вписываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

Шаг 10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

Обратите внимание на информацию, которая должна быть указана на оборотной стороне документа авансового отчета работником. Подотчетное лицо в графах 1 — 6 перечисляет все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные расходы, с указанием затраченных сумм. Документы нумеруют по порядку их перечисления бумажной форме.

Представленный образец отчета наглядно демонстрирует, какие сведения следует внести работнику в соответствующие графы:

  • 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
  • 2 — дата составления чека;
  • 3 — номер чека;
  • 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
  • 5 — сумма произведенного расхода в рублях;
  • 6 — заполняется при необходимости, если были расходы в иностранной валюте.

После перечисления реквизитов на все приложенные документы заполняют строку «Итого», где указывают общую величину расходов.

После того как сотрудник заполнил необходимые поля, он ставит в бланке свою подпись с расшифровкой. Затем документ передает в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет правильность заполнения.

Что заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

Бухгалтер после получения бланка проверяет правильность его заполнения. Если ошибок нет, в графе «Отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

Бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке или перерасходе средств.

После этого переходит к дальнейшему заполнению бланка.

Заполняется отрывная часть бланка, подписывается и передается работнику.

Оборотная сторона.

Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны совпадать.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка.

Лицевая сторона.

На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер проверяет следующие сведения:

  • остаток или перерасход предыдущего аванса;
  • размер аванса, полученного из кассы предприятия;
  • количество потраченных денежных средств;
  • остаток или перерасход авансовых сумм.

В таблицу слева — бухгалтерская запись — вносят информацию из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

Бухгалтер направляет документ главбуху (если он есть), который тоже его проверяет. После проверки заполненной формы главбух подписывает документ и направляет на утверждение к главе предприятия.

Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию.

Аналогичный порядок оформления действует и в любых других ситуациях, когда надо отчитаться о командировочных или представительских расходах.

Заполненный образец авансового отчета

Оформленный авансовый отчет хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока документ уничтожают.

Источник: https://clubtk.ru/forms/bukhgalteriya-v-kadrakh/zapolnyaem-avansovyy-otchet

Авансовый отчет по форме АО-1

Авансовый отчет. форма № 501

Часто в компании приходится осуществлять расходы за счет наличных денег, которые выдаются строго определенным должностным лицам.

В установленные сроки они должны представить такой бланк, как авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы на произведенные ими расходы.

Последние нужно указать в заявлении при выдаче денег. Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет по форме АО-1.

Авансовый отчет по форме АО-1 – лицевая сторона

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет.

В верхней части бланка указывается наименование фирмы и его код согласно справочнику ОКПО.

Ниже слева, после названия документа, нужно написать его порядковый номер и дату составления. Правая часть, которая начинается после слов «Утверждаю», заполняется руководителем компании. Там он прописью указывает итоговую сумму отчета, ставит должность, подпись, дату утверждения.

Далее записывается название подразделения, в котором оформлен сотрудник, его Ф.И.О., табельный номер и должность. Также нужно указать на какие нужды были выданы денежные средства.

Важно! Необходимо помнить, что согласно нормативным документам, лицу нельзя выдавать подотчет, если он не до конца отчитался по предыдущему авансу. Некоторые налоговые инспекции во время проверки налагают за это штраф.

После этого бланк разделяется на две таблицы, которые заполняются бухгалтером. В левой фиксируется движение денежных средств — остаток или перерасход, полученная сумма, потраченная сумма, итоговый остаток.

В правой таблице бухгалтер проставляет корреспонденции счетов и соответствующие им суммы.

Ниже работник указывает сколько документов он предоставляет и сколько листов они занимают.

После проверки бухгалтер указывает прописью и цифрами его сумму и подписывает его. Также документ заверяет главный бухгалтер.

Если у работника остался остаток или был совершен перерасход средств, нужно проставить номер и дату кассового документа и сумму операции.

Также необходимо заполнить и отрывную часть авансового отчета для регистрации его в журнале.

Авансовый отчет по форме АО-1 – оборотная сторона

Эта сторона представляет собой таблицу, в которую подотчетное лицо заносит информацию о предоставляемых документах. Каждому из них должна соответствовать одна строка.

  Согласие на обработку персональных данных

В графу 1 ставится номер строки. В графах 2 и 3 записывается дата и номер подтверждающего документа, в графу 4 — его название.

В графу 5 работник ставит сумму по документу в рублях, или в графу 6 — в валюте.

Все пустые графы необходимо прочеркнуть. В конце таблицы в строке «Итого» записывается общая сумма. После заполнения подотчетное лицо заверяет правильность указанных данных своей подписью.

Бухгалтер после проверки правильности данных и обоснованности расходов заполняет графы 7 и 8, где ставит сумму, реально принимаемую к учету, а в графе 9 указывает корреспондирующий счет. В дальнейшем обобщенные данные из этих граф переносятся им на лицевую сторону документа.

Нюансы

Под отчет можно выдавать суммы более 100 тысяч рублей — этот лимит не распространяется на расчеты с сотрудниками. Но сумма по любому из представленных документов не должна превышать этот лимит.

Если работник отправляется в командировку за границу, то можно выдать ему подотчетные суммы в валюте. Ее компания самостоятельно обменивает в банке.

В таком случае данную сумму указывают по курсу, который был установлен на дату выдачи.

С 2015 года разрешено выдавать в подотчет подрядчикам. Он также после расходования средств обязан предоставить авансовый отчет. Однако в этом случае графа «Табельный номер» не заполняется, а в графе «Должность» указывается «подрядчик».

Подотчетную сумму можно перечислить работнику на карту. Для этого он должен подать заявление, а реквизиты операции (дата и номер платежного поручения) указываются в графе «Получен аванс».

Скачать бланк авансового отчета

Скачать бланк авансового отчета по форме АО-1 в формате Word.

Скачать бланк формы АО-1 в формате Excel.

Скачать пример заполнения бланк при осуществлении текущих расходов.

Скачать пример заполнения формы АО-1 при командировке сотрудников.

Источник: https://ip-on-line.ru/kassa/avansovyj-otchet-po-forme-ao-1.html

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: