Детализация требований при организации корпоративного мероприятия

Содержание
  1. Как организовать корпоративное мероприятие с участием членов семей сотрудников — Карьера на vc.ru
  2. Зачем компании делают корпоративные события с участием членов семей сотрудников?
  3. Так какие цели ставят перед собой компании?
  4. Какие форматы бывают? Или новогодний праздник для детей с дедом морозом – это единственный вариант
  5. То, о чем часто забывают при организации корпоративных событий
  6. 1. Как будем «упаковывать» событие для внешней и внутренней аудитории?
  7. 2. Как будем измерять эффективность?
  8. 3. Как будем пиарить результаты проделанной работы?
  9. Команда
  10. Этапы организации
  11. Шаблон графика подготовки мероприятия
  12. Обязательный минимум документов или ваш личный «Организатор»
  13. Как собрать информацию по проекту
  14. Digital инструменты и полезные сервисы
  15. Бриф корпоративного мероприятия. Как его заполнить и не умереть
  16. Где взять бриф и кто его заполняет
  17. Структура хорошего брифа
  18. 1. Повод, формат, тема
  19. 2. Дата, время и город проведения
  20. 4. Количество приглашенных
  21. 5. Целевая аудитория
  22. 7. Требования к месту проведения или предпочитаемые площадки
  23. 8. Кейтеринг
  24. 9. Особенности мероприятия
  25. 10. Сроки предоставления предложения
  26. 11. Требования к коммерческим предложениям и концепциям агентства
  27. Нюансы, которые лучше не упускать
  28. Выводы
  29. Организация корпоративных мероприятий: основные этапы и особенности
  30. 1. Определение целей и формата мероприятия
  31. 2. Поиск исполнителя
  32. 3. Поиск площадки
  33. 4. Детальное планирование мероприятия
  34. 5. Команда для мероприятия и распределение ролей
  35. 6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)
  36. 7. Работа во время мероприятия
  37. 8. Разбор полетов, орг. выводы
  38. Корпоративные мероприятия – для чего нужны
  39. Как спланировать корпоративное мероприятие
  40. Виды корпоративных мероприятий
  41. Идеи оригинальных корпоративов
  42. Где можно заказать организацию корпоратива

Как организовать корпоративное мероприятие с участием членов семей сотрудников — Карьера на vc.ru

Детализация требований при организации корпоративного мероприятия

В этой статье я хочу поделиться с вами моим опытом управления проектами и организации мероприятий. Сделаю акцент на событиях с участием членов семей сотрудников.

После прочтения статьи у вас будут шаблоны и чек-листы, базовое понимание с чего начать организацию и чем закончить, как измерить эффективность и рассказать о результатах.

Эффективность для бизнеса компании такого рода мероприятий практически невозможно привязать к финансовому результату, поэтому мы рассмотрим: зачем вообще российские компании делают такие события, как оценивать эффективность и как «упаковать» мероприятие, чтобы оно давало максимальную пользу.

За свою профессиональную жизнь я много сделала сама мероприятий, много видела хороших и плохих примеров мероприятий, организованных другими. Основываясь на личном опыте и знаниях, могу выделить ключевые проблемные зоны:

  • Отсутствие целей. Очень часто организаторы не знают какую задачу бизнеса они решают.
  • Отсутствие внешнего и внутреннего «пиара» мероприятия. Вроде сделали и даже хорошо сделали, но никому об этом не рассказали.
  • Полное игнорирование этапа работы над ошибками и анализа эффективности.
  • Противостояние маркетинга, отдела персонала, ивент-отдела.
  • В чьей зоне ответственности такие мероприятия?

Корпоративное событие с участием детей или членов семей сотрудников в зоне ответственности HR-отдела и отдела маркетинговых коммуникаций. HR-отдел работает с внутренней аудиторией, а отдел маркетинга отвечает за внешние коммуникации и «упаковку» всего события.

Зачем компании делают корпоративные события с участием членов семей сотрудников?

Для многих компаний поддержка семейных ценностей становиться важной составляющей корпоративной культуры. Все чаще бизнес интегрирует в свою корпоративную жизнь новые форматы, укрепляющие лояльность сотрудников через нематериальную мотивацию.

Так какие цели ставят перед собой компании?

Приведу несколько примеров.

Основной макроцелью таких мероприятий является развитие HR-бренда. Сильный бренд работодателя помогает компании привлекать квалифицированный персонал, поддерживать лояльность и вовлеченность сотрудников в работу.

В рамках конкретного мероприятия обязательно нужно уточнять цели. Примерами микроцелей могут быть:

  • Привлечение потенциальных сотрудников. Посты действующих сотрудников в соцсетях, публикации о мероприятии на внешних площадках и корпоративных ресурсах компании позволяют привлекать кадры со стороны и создать положительный образ о вашей компании.
  • Информирование. Например, трансляция семейных ценностей компании через корпоративные события.
  • Создание и поддержание традиций. Семьи сотрудников являются важной для компании внешней аудиторией и зачастую оказывают огромное влияние при принятии решений сотрудником в отношении своей карьеры и профессионального развития. Поэтому создание агентов влияния внутри семьи сотрудника через традиционные мероприятия – важная часть программ мотивации сотрудников современных российских компаний.

Какие форматы бывают? Или новогодний праздник для детей с дедом морозом – это единственный вариант

Форматов много. Вот несколько из возможных вариантов:

  • Конкурсы [детского рисунка, тематических фотографий и другие]
  • Экскурсии [на производство, на предприятие]
  • Праздники [новый год, день рождения компании]
  • Дни открытых дверей и профориентации [например, для детей школьного возраста]
  • Family Day
  • Спортивные события с участием членов семьи [забеги, спартакиады и др.]
  • Музыкальные фестивали

То, какие форматы вы выберете, будет зависеть от целей компании и бюджета. Многие форматы можно объединять в одно мероприятие. Можно делать ежегодное/ые мероприятия или с заданной периодичностью (каждые 5, 10 и т.д. лет).

Итак, с форматом определились. Едем дальше.

То, о чем часто забывают при организации корпоративных событий

Я хочу обратить внимание на три момента, важность которых поясню отдельно.

1. Как будем «упаковывать» событие для внешней и внутренней аудитории?

Событие решает задачи бизнеса, описанные выше, и работает краткий промежуток времени на эмоции небольшой группы людей. Чтобы расширить охват от мероприятия, необходимо создать контент, который будет приносить пользу компании длительное время. По сути – это PR, эффект от которого зачастую выше эффекта от самого события. Дополнительным контентом мы работаем:

  • Над имиджем компании
  • На дополнительную трансляцию ценностей компании на внешнюю и внутреннюю аудитории
  • Над проработкой социальных сетей, и поисковой выдачи по брендовым запросам
  • Над дополнительными эмоциями внутренней аудитории.

Обязательно планируем создание контента

Многие организаторы корпоративных мероприятий сфокусированы на основной задаче – организации самого события. И не придают значения контенту, который будет на выходе. Я приведу примеры возможных вариантов контента:

  1. Репортажное видео. Это короткий ролик на 1,5 – 3 минуты. Основная его задача – рассказать о том каким было мероприятие.

  2. Интересные короткие интервью с детьми. Очень хорошо воспринимаются аудиторией смешные видео с маленькими детьми по мотивам телепередачи «Устами младенца».

    Варианты тем и вопросов, которые можно задать маленьким детям: чем занимается мама/папа; чем занимается компания, в которой работает мама/папа; новогодние традиции в семье и т.д.

    У взрослых детей можно взять интервью о впечатлениях от мероприятия, компании и т.д.

  3. Фоторепортаж. Кроме репортажной съемки, необходимо продумать статичную фотозону/ы.

  4. Новость о мероприятии на корпоративные ресурсы.

  5. Пост или серия постов в социальные сети.

  6. Кейс о мероприятии. Вы можете подготовить кейс о событии для размещения на профессиональных ресурсах.

Нужно заранее определиться с тем, какие материалы вы будете готовить. Для видео и фотосъемки обязательно подготовьте сценарии, подумайте над темами, локациями для съемки, кого будете снимать, сделайте график съемки, заручитесь разрешением сотрудников. Подготовку сценария можно заказать как в студии, так и сделать самостоятельно. Это всегда вопрос бюджета и креативности команды проекта.

Для участия в мероприятии подключайте коллег, пусть они станут кураторами различных мастер-классов и экскурсий по офису.

Можно сделать интересные мастер-классы для детей школьного возраста, например, как снимать и монтировать видео-ролики с помощью телефона и планшета.

Вы удивитесь сколько творческих талантов может открыться у людей, с которыми вы каждый день работаете. Конечно, готовых решений у специализированных компаний также очень много.

О том, что представляет из себя контент-план и зачем он нужен я расскажу ниже, там же вы сможете скачать шаблон.

Где распространяем контент?

  • Сайт компании
  • Корпоративные порталы и ресурсы компании
  • Социальные сети
  • Выложите материалы в облачное хранилище и дайте коллегам доступ
  • Профессиональные HR-ресурсы, если готовили кейсы

Коммуникационный и контент-план проекта

Необходимо продумать все важные коммуникации. Вы можете скачать шаблон «Плана коммуникаций» с темами писем и сообщений, подготовленный мной в качестве примера. Вам достаточно запланировать только самые важные и обязательные письма для информирования аудитории и заинтересованных сторон.

2. Как будем измерять эффективность?

«Эффективность? А зачем нам ее измерять?» — спрашивает Оля

После окончания мероприятия организаторы и инвесторы желают составить общую картину о том, как мероприятие повлияло на бизнес компании. Для этого на первом этапе мы ставили цели. Нужно оцифровать цели и замерить ключевые показатели эффективности (KPI).

Вы можете расширять и уточнять свои показатели эффективности в соответствии с задачами и особенностями компании. Я указала лишь основные показатели из моей практики.

3. Как будем пиарить результаты проделанной работы?

После проведения мероприятия и подведения итогов необходимо о них рассказать всем заинтересованным сторонам. Просто подготовьте презентацию на 1-5 слайдов и отправьте по почте заказчикам проекта.

Презентация должна включать в себя показатели KPI и какие управленческие выводы мы делаем на основе этих данных, выводы по выполнению поставленных целей, ссылки на фото, видео и другие материалы по событию, возможно, пару отзывов от ключевых сотрудников.

Команда

Команда включает в себя как внутренних сотрудников, так и внешних подрядчиков.

Этапы организации

  1. Инициация проекта/события подразумевает сбор требований, целей и основных задач бизнеса. Требования собираем от инвестора, заказчиков, также важно собрать базовые пожелания заинтересованных сторон (например, у руководителей отделов или влиятельных сотрудников компании).

  2. На этапе планирования и защиты события необходимо разработать концепцию, предварительную смету (бюджет), коммуникационный и контент-план проекта, график подготовки мероприятия и самая сложная часть – это защита перед заказчиками и/или спонсорами. Очень важно донести до руководства ваши идеи, предложения, обосновать бюджет и заручиться поддержкой.

  3. Проведение включает в себя уточнение сметы, разработку всех механик, полную проработку всех деталей проекта, заключение договоров с подрядчиками, поставщиками и дополнительным персоналом, аренду необходимых помещений и реквизита, подготовку творческой/развлекательной части проекта, организацию питания и т.д. И, как итог ваших усилий, проведение самого мероприятия в назначенную дату.

  4. Закрытие и аналитика. На этом этапе необходимо закрыть все финансовые и юридические отношения с поставщиками, собрать аналитические данные по проекту (см. таблицу эффективности), подготовить отчет для спонсора и заказчиков.

Шаблон графика подготовки мероприятия

График подготовки проекта можно сделать самостоятельно в Excel или использовать современные системы ведения проектов. Пример графика подготовки вы можете скачать по ссылке.

Обязательный минимум документов или ваш личный «Организатор»

Список документов, который вам потребуется будет зависеть от сложности и масштабности проекта. Я приведу список наиболее часто используемой проектной документации:

  • График подготовки
  • Сценарный план
  • Контактный лист
  • Тайминг мероприятия (как правило присутствует в сценарном плане)
  • Технические планы
  • Списки регистрации
  • Технические задания для подрядчиков, работающих на площадке

Как собрать информацию по проекту

1. Для сбора информации о возрасте детей вы можете использовать сервис для проведения онлайн опросов, с его же помощью можно провести предварительную регистрацию на мероприятие.

2. Для приглашения и регистрации на мероприятие можно сделать простой одностраничный сайт с формой регистрации.

Digital инструменты и полезные сервисы

  • Сервисы для сбора информации и проведения опросов: сервис создания опросов Google Forms (бесплатно), Surveymonkey
  • Сервисы для работы над проектом: Trello, Bitrix24, Excel, MS Project, Jira, Smartsheet
  • Сервисы для хранения информации и материалов по проекту: Google Disc, Yandex.Диск
  • Для информирования участников сделайте общую группу в WhatsApp накануне мероприятия
  • Для проведения брифингов и онлайн встреч используйте Skype, Zoom.

Потратьте время на планирование проекта и сбор требований. Во многом от этого будет зависеть итоговый результат.

Хочется пожелать вам классных и интересных проектов.

Источник: https://vc.ru/hr/85304-kak-organizovat-korporativnoe-meropriyatie-s-uchastiem-chlenov-semey-sotrudnikov

Бриф корпоративного мероприятия. Как его заполнить и не умереть

Детализация требований при организации корпоративного мероприятия

Бриф представляет собой список вопросов, важных для организации корпоративного праздника. Ответить на них должны вы или другой представитель вашей компании.

С готовым брифом вам не придется объяснять каждому представителю агентства свои ожидания от предстоящего мероприятия.

Очень важно внимательно его заполнить и ничего не упустить — от предоставленной информации зависит дальнейшее взаимодействие с выбранным event-агентством.

Вы получите качественную концепцию мероприятия, только если качественно заполните бриф. Ведь работа агентства по разработке идей во многом базируется на информации, предоставленной вами.

Кроме этого, после утверждения брифа у вас в руках будет документ, в котором зафиксированы ваши пожелания по организации события. Это значит, что вы сможете возвращаться к нему при обсуждении концепций и контролировать процесс организации мероприятия, что не всегда возможно при наличии только устной договоренности.

Где взять бриф и кто его заполняет

У большинства компаний есть собственные шаблоны брифов для подрядчиков, в том числе и для проведения корпоративных мероприятий. Проще всего воспользоваться готовым опросником, доработав его под конкретный проект. Также бриф можно запросить у event-агентства или просто скачать в интернете.

Скачать шаблон брифа (в формате Word)

Дополняйте шаблонные брифы нужными вопросами, если вы видите, что готового списка не хватает для полного понимания задачи. Убирайте лишние пункты или адаптируйте их под конкретное мероприятие.

У многих агентств есть онлайн-брифы, которые можно заполнить на сайте. Они подходят в случае, если вы уже выбрали агентство. Тогда просто ответьте на все вопросы и ждите уточнений от представителя агентства.

Если вы выбираете из нескольких вариантов, то брифы на сайтах будут не очень удобны — лучше отправить собственный бриф на почту сразу всем кандидатам, чтобы каждый раз не копировать ответы из своего документа в формы на сайтах.

Онлайн-брифы всегда составляют в упрощенном варианте, в них входят только самые основные вопросы, важные для первого взаимодействия с подрядчиком.

Такой опросник заполнить проще и быстрее, но собственный вариант будет полнее и подробнее.

После заполнения формы на сайте вам нужно будет встретиться с представителем агентства, обсудить подробности, рассмотреть подготовленные им предварительные предложения или концепции.

Некоторые агентства заполняют бриф во время устной беседы по телефону после того, как вы оставите заявку на сайте. Устное брифование, как правило, также проходит в сокращенном варианте с последующим обсуждением подробностей на личной встрече.

Первый контакт

Структура хорошего брифа

Бриф помогает создать мероприятие, которое понравится сотрудникам и решит бизнес-задачи компании. Стандартные вопросы можно разделить на несколько блоков:

  • базовый — информация о заказчике, количестве гостей, целевой аудитории мероприятия, бюджете, предполагаемых площадках;
  • цели-задачи — повод мероприятия, формат, цели и задачи, которые предстоит решить;
  • персонализированный — дополнительная информация о мероприятии, например, кухня или площадки, а также требования к event-агентству и его коммерческому предложению.

Брифы могут различаться по структуре — единого эталона не существует, но ключевые вопросы всегда одинаковы. Для получения точного представления о будущем мероприятии, агентству нужно знать дату проведения, количество приглашенных, формат, бюджет, целевую аудиторию, предпочтительные площадки и другие параметры.

Рассмотрим основные вопросы подробнее.

1. Повод, формат, тема

Какое корпоративное мероприятие вы устраиваете: календарный праздник (новый год, 8 марта и прочее), день или юбилей компании, профессиональный праздник, тимбилдинг, корпоративный спорт или квест.

Какой формат и тему вы выбрали? Если еще не выбрали — формат и тему может предложить агентство.

2. Дата, время и город проведения

Если у вас крупная компания и мероприятие будет проводиться для сотрудников в разных городах — это обязательно нужно упомянуть. Также в брифе указывают дату и время проведения праздника.

4. Количество приглашенных

Число сотрудников, которые будут присутствовать на мероприятии. Эта информация очень важна для того, чтобы подготовить адекватную праздничную программу.

5. Целевая аудитория

Корпоративное мероприятие проводится только для сотрудников или в нем участвуют партнеры и клиенты? Будут ли присутствовать семьи работников, их дети? Какой статус у сотрудников, приглашенных на мероприятие: рядовые служащие, руководящий состав, топ-менеджеры? Кто ваши сотрудники: средний возраст, интересы, соотношение мужчин и женщин в коллективе.

Желательна информация о том, кто в компании принимает решения по поводу организации мероприятия, кто будет утверждать концепции, предложенные агентством.

«У тебя здесь нет власти!»

7. Требования к месту проведения или предпочитаемые площадки

Где вы хотите провести мероприятие — в банкетном зале, на свежем воздухе, в концертном зале? Что обязательно должно быть на площадке? Может быть, вы уже присмотрели несколько мест, подходящих для праздника? Тогда укажите точные названия.

8. Кейтеринг

Вы планируете банкет или фуршет? Шведский стол или кофе-брейки? Сколько раз сотрудники будут есть во время мероприятия. Например, на долгом тимбилдинге может быть один обеденный перерыв и 1-2 кофе-брейка.

9. Особенности мероприятия

Предположим, что у вас уже сложилась предварительная картина будущего мероприятия. Тогда укажите всю информацию о формате и механике праздника. Какое оборудование понадобится (свет, звук, фейерверки), требования к ведущему, шоу-программе, декору помещения. Напишите, каких артистов вы хотите видеть, нужен ли будет трансфер, требования к фото- и видеоотчетам.

10. Сроки предоставления предложения

Отметьте, к какому сроку вы ждете от агентства предложений или готовых концепций. И когда будут известны результаты тендера по выбору подрядчика.

11. Требования к коммерческим предложениям и концепциям агентства

Напишите, в каком формате вы принимаете материалы, куда их отсылать, что указывать в теме письма.

В случае, если вы устраиваете тендер между несколькими подрядчиками, расскажите о критериях оценки качества. У event-агентства будет сильнее интерес к вашему предложению, если его представители поймут, на чем основывается выбор.

Общее требование к брифу — полнота предоставляемой информации. Перечитайте заполненный опросник перед отправлением, убедитесь, что получатель точно поймет, какое мероприятие вы хотите.

Нюансы, которые лучше не упускать

Лучше отправлять брендированные брифы, так ваше предложение будет выделяться среди остальных.

В случае, если мероприятие должно соответствовать духу вашего бренда или корпоративным ценностям — расскажите о них агентству или предоставьте материалы, с которыми можно ознакомиться для лучшего понимания задачи. Обязательно укажите, какие традиции вашей компании вы хотите интегрировать в праздник, если такие есть.

Компаниям, которые регулярно проводят корпоративные мероприятия и часто обращаются в агентства, стоит указать, какие форматы и темы уже использовались, чтобы избежать повторов.

Также лучше написать, что на мероприятии не использовать. Например, если директор фирмы не любит клоунов, желательно указать в брифе запрет на приглашение аниматоров в клоунских костюмах.

«Мы все здесь летаем, и ты тоже полетишь!»

На основе предоставленной информации агентство будет придумывать концепции, разрабатывать коммерческие предложения и презентации будущего мероприятия. Правильно заполненный бриф — гарантия того, что вас правильно поймут и будут присылать адекватные предложения.

Выводы

Итак, на этом этапе вам нужно:

  1. Выбрать вариант брифа, взяв готовый корпоративный шаблон, запросив его у агентства, скачав в интернете или составив собственный опросник. Либо заполнить онлайн-форму на сайте event-агентства.
  2. Ответить на все вопросы брифа, указать всю информацию, нужную для организации будущего мероприятия. Чем качественнее и полнее вы заполните бриф — тем выше шанс, что событие пройдет так, как вы хотите.
  3. Внимательно прочитать готовый бриф перед отправкой агентствам и убедиться, что вы предусмотрели все важные детали.

После того, как вы заполнили бриф и отправили его агентствам, нужно будет выбрать лучшее предложение на основе присланных концепций.

Как правильно выбрать агентство, с которым вы будете работать, и на что обращать внимание при выборе — рассказали в следующей статье.

Источник: http://www.creativevents.ru/articles/briefs/

Организация корпоративных мероприятий: основные этапы и особенности

Детализация требований при организации корпоративного мероприятия

При подготовке любого корпоративного мероприятия, организатор проходит через следующие этапы:

  1. Определение целей и формата мероприятия
  2. Поиск исполнителя
  3. Поиск площадки
  4. Детальное планирование мероприятия
  5. Команда для мероприятия и распределение ролей
  6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)
  7. Собственно проведение мероприятия
  8. Разбор полетов, орг. выводы

Коротко о каждом из этих этапов

1. Определение целей и формата мероприятия

Первое, с чего всегда надо начинать, — четко спросить у себя:

  • Чего конкретно я хочу добиться проведением этого мероприятия? (сплотить людей в команду, приятно провести время, донести новую информацию)
  • Для кого (какой целевой аудитории) устраивается мероприятие (сравните – мероприятия для студентов; для руководителей крупных климатических фирм – мужчин возрастом за 40 лет; для женщин от 20 до 50 в праздник 8 марта).
  • какой формат мероприятия больше подойдет данной группе и для решения конкретных задач (конференция, тимбилдинг, вечеринка, многофункциональное – такое, как съезд дилеров)

Определив цели и аудиторию, нужно следовать им при планировании и проведении мероприятия до конца, не отвлекаясь на свои личные пристрастия и привязанности (а также и вашего босса).

2. Поиск исполнителя

Когда цели ясны, надо найти исполнителя.

Принципиально решите, кто Вам нужен – агентство, которое сделает все под ключ (придумает идею и сценарий, найдет исполнителей) или просто поставщик сырья (номеров, ведущих, оформителей – при вашем сценарии и полной ответственности). Мы всегда старались найти грамотных исполнителей – таких, которые дадут хороший совет и помогут составить сценарный план.

Оба варианта имеют право на существование – все зависит от Вашего знания рынка и опыта работы по организации мероприятий.

Например, при проведении первого Road-Show, мы пользовались услугами агентства – оно занималось проработкой маршрута (выбор и стыковка рейсов, выбор гостиницы, проработка меню, все договоренности) и даже координатор агентства бегал, пока мы прорабатывали детали завтрашнего выступления, общались с дилерами и анализировали результаты.

Второе Road-Show мы уже делали сами: благо опыт был приобретен, авиаперелеты мы прорабатывали через сайт www.polets.ru, ж/д переезды – через сайты www.mza.ru, а координатор из своих более жестко пресекал попытки команды воспринять работу как отдых.

Пример краткого предварительного предложения от исполнителей

3. Поиск площадки

После того, как Вы определились с формой мероприятия, необходимо выбрать место его проведения, «площадку». Площадка – не просто место, но и набор возможностей, который может не только подкорректировать, но даже и изменить формат мероприятия. Даже если мы будем сравнивать пансионаты (см. сайт www.pansions.

ru), увидим, как серьезно они отличаются набором своих возможностей: у этих есть бассейн, у других — шикарный зал для проведения вечеринки, здесь табоган, лошади, лыжи, у других есть специально оборудованное место для командных игр и партнеры для их проведения, другой пансионат расположен на воде – прогулка на катере, водные соревнования, водные лыжи.

Единственный совет – при выборе площадки не рассчитывать только на мнения исполнителя, но всегда лично смотреть площадки (запланировать на поездки 1-2 дня), фотографировать все возможности, все номера, в которых будут проживать ваши гости, пробовать меню, собрать все прайс-листы. Если речь идет о площадке в регионах – спросить своих дилеров (гостиница, конференц-зал), если за границей – поискать отзывы и спросить людей, которые там были.

Пример: примеры предложений площадок от компаний и рабочей фотосъемки парков «Волен» и «Яхрома».

4. Детальное планирование мероприятия

Теперь, когда Вам известны все базовые элементы, которые будут входить в состав мероприятия, Вам необходимо составить детальный план мероприятия.

Чем масштабнее мероприятие – тем более тщательно готовятся планы и тем больше конкретных документов Вам придется сделать.

Вот неполный список документов, которые присутствует при подготовке дилерского съезда одной из компаний:

  1. Общий план мероприятия – основной документ организатора, где по минутам отражено трехдневное мероприятие (с пятницы – по воскресенье). Присутствуют следующие пункты:
    • Дата и время
    • Конкретный этап мероприятия: например, Соревнования в Академии Приключений, Подготовка к расселению в пансионате, Расселение в Пансионате, Конференция, Свободное время, Банкет, Круглые столы, Шашлыки, Отъезд и т.д.
    • Название конкретного мероприятия, входящего в тот или иной этап – например, в рамках конференции – регистрация, сама конференция, кофе-брейки, регистрация на программу отдыха и т.д.
    • Подготовка – что надо сделать до мероприятия, чтобы оно не сорвалось
    • Описание – краткое описание самого мероприятия
    • Ответственный – конкретное лицо, которое отвечает за реализацию мероприятия
    • Список участников – лица, принимающие участие в организации этапа мероприятия, находящиеся в подчинении ответственного за данный этап
    • Документы и материалы – документы и материалы, которые нужны для организации. Например, для рассадки по автобусам – нужны таблички или флаги компании на автобус + списки отъезжающих (а кто-то поедет на своем транспорте); для расселения по номерам – нужны списки расселения по номерам;Пример: Общий План. Пример , План мероприятий Теплохолод
  2. План мероприятия со списком решаемых задач для компании-Исполнителя;
    Пример: План для исполнителя
  3. Программа мероприятия и план конференции для гостей;
  4. Табличка с расселением по номерам (кто и где живет);
  5. Список мобильных телефонов дилеров;
  6. Список номеров машин гостей – для передачи на охрану;
  7. Таблички и указатели;
  8. Шаблоны приглашений для гостей со схемой проезда;
  9. Форма для фиксирования окончательного списка участников (не все приглашенные готовы приехать);
  10. Опросная форма для выявления интереса к тем или иным научным темам;
  11. Меню на завтрак, обед и особенно – на банкет;
  12. План проведения банкета;
  13. Список номинаций для награждения на банкете;

Конечно, и список неполный, и он будет свой у каждого организатора. Для того, чтобы подготовить мероприятие, кроме опыта каждый раз требуется решать одну и ту же задачу: мысленно пройти все мероприятие от первого до последнего момента.

5. Команда для мероприятия и распределение ролей

Любой организатор знает, что в одиночку, без команды, сделать что-нибудь серьезное достаточно сложно. Именно поэтому, даже вчерне написав план мероприятия – Вы должны четко определиться, кто Вам будет помогать в реализации проекта.

Люди должны быть авторитетные, морально устойчивые (чтобы не напились и другим не дали). Людей должно хватать для мероприятия – именно поэтому, составляя детальный план, смотрите, чтобы один и тот же человек не оказался у вас в двух местах одновременно.

Соразмеряйте силы – не ставьте молодую девушку для сбора 40-летних мужиков после спорта и подогретых пивом с водкой.

Обязательно предусматривайте непредвиденные ситуации – должен быть человек для защиты от мордобоя, должен быть непьющий, которые в случае чего (стало плохо отдыхающему) отвезет в больницу, нужны люди для выноса призов и т.д. и т.п.

6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)

У каждого своя форма контроля хода подготовки к мероприятию: кто-то делает в табличке xls календарный график подготовки, кто-то пользуется для этого Outlook-ом.

Важно, чтобы это делалось – и чтобы ни один из моментов не был забыт по недоразумению. Форс-мажоры сами Вас отыщут, не стоит их создавать искусственно.

Важный момент – не забудьте перед мероприятием устроить собрание для организаторов – еще раз все проговорить и решить сложные вопросы.

7. Работа во время мероприятия

Во время мероприятия – главное, четко следовать планам и иметь возможные варианты и дополнительных (резервных) людей на тот случай, если графики сместились и кто-то заболел. Держите под рукой мобильники Исполнителей и ответственных людей из Вашей команды.

Организатор – «ничего не делает», ходит со своей папочкой и все контролирует. Все вертится вокруг него, он спокоен и невозмутим, следит за графиком и убивает всех, кто этот график нарушают.

Жесткая субординация и никаких самостоятельных решений исполнителями, если они идут вразрез «генеральной линии».

8. Разбор полетов, орг. выводы

Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не означает, что мероприятие для него уже закончилось. Обязательным продолжением следует раздача кнутов и пряников, сбор отзывов, выводы – короче говоря то, что обычно называют «Разбор Полетов».

Проводится «разбор полетов» в несколько этапов и для разных аудиторий.

  1. Первое – по горячим следам и в рамках группы организаторов. То есть через 1-2 дня после окончания мероприятия группа организаторов извлекает подробные планы по мероприятию и очень скрупулезно, шаг за шагом, с мазохистическим удовольствием проходят все мероприятие, как оно развертывалось во времени.

    Для удобства предлагаем составить табличку, где будут следующие пункты:

    • Название (например, такой этап мероприятия как расселение)
    • Проблема (описание проблемы)
    • Причина (кто виноват, в том числе обращают внимание на себя: ошибка исполнителя, ошибка организатора и указание, какого рода именно ошибка)
    • Выводы на будущее
    • Примечания и комментарии В конце таблицы делаются как предварительные общие выводы, так и выводы по персоналиям. Задача данного этапа – подготовка Собрания с конкретной оценкой работы всех, в том числе и себя, для раздачи кнутов и пряников, а также подготовка предварительных выводов для корректировки концепции мероприятия, его планирования и проведения.
  2. Вторым этапом является Общее Собрание всех участников, где, во-первых, все получают по заслугам (и в хорошем смысле тоже), а также происходит уже общее обсуждение прошедшего мероприятия и собираются мнения на будущее.

    Обсуждению подвергается сама концепция и форма мероприятия, что в принципе удалось/не удалось, затем идет поэтапный виртуальный прогон мероприятия во времени с общей оценкой работы групп лиц и конкретных персон. По ходу обсуждаются варианты улучшения концепции и работы.

    Разбор идет не только по негативке, но и по позитивке (а также обсуждаются варианты, которые по хорошему стечению обстоятельств (а не из-за ума организаторов) не оказались негативкой. Например, погода при проведении пейнтбола зимой (мероприятие для корпоративного духа) была –5С (оптимально), все прошло удачно, но могло бы быть и хуже).

    Собрание проводится при содействии руководства, которое подтверждает своим авторитетом выводы организаторов. Все, что говорится на собрании, тщательно записывается и потом анализируется организаторами.

  3. Третий этап – это редактирование документа «Разбор Полетов» на основе собранной информации на собрании, а также на основе сбора отзывов от участников (как устных, так и письменных). Для сбора отзывов можно разослать небольшую анкетку как общего содержания, так и конкретно по интересующим вопросам.

    Если есть возможность, после написания документа привлеките к разбору полетов стороннего специалиста, имеющего опыт в планировании и проведении данных мероприятий. Пусть критика будет для вас и не приятной и ваш критик скажет те вещи, о которых вы и так знаете.

    Тем лучше – подтвердите собственные мысли и узнаете еще много интересного о себе и об окружающих:) Наибольшее внимание следует уделять отрицательным и конструктивным отзывам, в положительных надо понять, что именно удалось и является это случайностью или закономерностью.

    После подготовки развернутого документа Организаторской Группой делаются выводы, которые посвящены уже не деталям проведения конкретного мероприятия (кто когда не подал чай), а таким вещам, как правильность выбора концепции мероприятия и его формы проведения, организация планирования, формы документов, количество и качество организаторов, выбор место и фирмы для сотрудничества.

    Например, если многодневное мероприятие, целью которого было поднять корпоративный дух и провести обучение, выполнило только одну функцию, что было неправильно в плане? Может быть, Круглые столы после банкета? Почему по подготовленным документам нельзя было работать? Не были ли они слишком трудны для восприятия или, например, напечатаны слишком мелким шрифтом? Что следует сделать для их исправления?

И далее следуют конкретные выводы. Группировать их следуют, деля на соответствующие тематические блоки, например, такие как:

  1. Планирование мероприятия
  2. Формы документации
  3. Приглашения, количественный состав
  4. Организация приезда / отъезда
  5. Организация развлекательной части
  6. Организация информационной части
  7. Находки мероприятия
  8. Общие пожелания и предложения
  9. Выводы по персонам и группам персон (или по фирме-организатору)

Понятно, что конкретное наполнение пунктов может быть различным.
Сама форма делается для удобства при следующем планировании и проведении мероприятия. Главное, чтобы в следующий раз перед началом мероприятия были бы сделаны правильные выводы и Вы не наступили второй раз на свои любимые грабли.

Пример: Разбор полетов

Источник: http://www.adv2adv.ru/publications/organisation_actions/basic_stages_and_features/

Корпоративные мероприятия – для чего нужны

Детализация требований при организации корпоративного мероприятия

Корпоративные мероприятия – это очень эффективный инструмент, которым нужно уметь пользоваться.

Такие праздники помогают формировать имидж компании, мотивировать сотрудников и демонстрировать корпоративные ценности. Организация корпоративных мероприятий лишь внешне напоминает проведение вечеринки.

На самом деле это часть стратегии компании по созданию слаженной команды и развитию бизнеса в целом.

Используйте корпоративы как способ укрепления корпоративной культуры и создания традиций вашей компании. Неформальное общение в приятной обстановке благотворно повлияет на рабочий коллектив.

Сотрудники могут наладить хорошие взаимоотношения друг с другом, снизить градус межличностных конфликтов, которые неизбежно появляются в любом коллективе.

Конечно, это очень важно для стабильной работы команды и создания благоприятного психологического климата.

Но организация выездных корпоративных мероприятий полезна не только для сотрудников. Воспользуйтесь праздником для ненавязчивой демонстрации статуса компании и корпоративной этики деловым партнерам и важным клиентам.

Разумеется, пользу корпоратива можно получить, только если организация и проведение корпоративных мероприятий налажены на высшем уровне. Для этого нужно позаботиться о тщательном планировании праздника с учетом всех его особенностей.

Как спланировать корпоративное мероприятие

Организация корпоративных мероприятий требует тщательной подготовки. Планируйте корпоратив пошагово.

  • Определитесь с идеей, темой корпоратива. Продумайте концепцию и формат мероприятия, уместные для его темы и приглашенных. Будет ли это коктейльная вечеринка или тренинг на природе с пикником, роскошный банкет или квест.
  • Рассчитайте предварительный бюджет корпоративного праздника – сколько вы готовы потратить на организацию, развлечения, угощения для гостей, аренду помещения, декор и другие важные составляющие мероприятия.
  • Выберите место проведения праздника. Вы будете праздновать в офисе, или вам по душе выездная организация корпоративных мероприятий? Москва и другие крупные города могут похвастаться огромным количеством различных площадок для проведения корпоративов. К счастью, возможности выездного кейтеринга компании «Министерство» позволяют организовать ваш корпоратив где угодно, не стесняясь рамками тесных ресторанов.
  • Заручитесь помощью профессионалов. Делегируйте задачи по организации корпоративного праздника специалистам – профессиональным ведущим, поварам, официантам, декораторам, фотографам и музыкантам.
  • Обсудите меню с кейтеринговой компанией, посетите дегустацию блюд.
  • Разошлите приглашения гостям мероприятия.

Виды корпоративных мероприятий

Организация корпоративных мероприятий требует тщательной подготовки. Планируйте корпоратив пошагово.

Существуют различные виды корпоративных мероприятий. В организациях всех бизнес-направлений особенно популярны банкеты, однако только ими разнообразие корпоративных праздников не исчерпывается. Итак, какие бывают корпоративные мероприятия:

  • торжественные и развлекательные – в эту категорию попадают корпоративные банкеты, фуршеты, праздники, торжественные события на любую тему, предполагающие красивый праздничный стол, шоу-программу, работу ведущего;
  • командообразующие – различные корпоративные мероприятия, направленные на сплочение коллектива (тимбилдинг), сюда в том числе входят организация корпоративных спортивных мероприятий и организация корпоративных мероприятий на природе, например веревочные курсы;
  • образовательные – корпоративные мероприятия могут проводиться в формате обучающих семинаров и тренингов, целью которых является обучение сотрудников;
  • презентационные – если у вас намечается юбилей компании, завершение отчетного года или другие важные даты, связанные с работой компании, корпоратив можно организовать в формате презентации;
  • общественно полезные – корпоративные мероприятия в форме участия в благотворительной акции становятся все популярнее, в ходе таких мероприятий коллектив совместными усилиями помогает нуждающимся и делает мир чуточку лучше.

Идеи оригинальных корпоративов

Если традиционный банкет вам уже порядком надоел, и вы хотите удивить гостей корпоративного мероприятия, рассмотрите оригинальные идеи корпоративов. Ничто так не объединяет, как совместное разгадывание тайн и головоломок. Разделитесь на команды и пройдите всем коллективом мистический квест.

Вовсе не обязательно весь корпоратив сидеть за праздничным столом, включите в программу увлекательный кулинарный мастер-класс от шеф-повара, проведите мероприятие в форме мастер-класса по живописи, гончарному делу, валянию валенок или курса сомелье.

Организация летних корпоративных мероприятий пройдет веселее с активными играми или настоящим кулинарным поединком.

Где можно заказать организацию корпоратива

Конечно, можно попробовать организовать корпоративное мероприятие своими силами. Для этого понадобится множество ресурсов: подобный опыт, время, доскональное знание лучших площадок, контакты ведущих, музыкантов и т.д.

Возможно, все получится, но есть большой риск не учесть важные детали, способные испортить все торжество.

Особенно это касается организации питания на мероприятиях: что если гостям не хватит еды, блюда окажутся некачественными, и кто-то отравится? Поэтому организация мероприятий для корпоративных клиентов должна быть поручена специалистам.

Доверяя кейтеринг-компании «Министерство» организацию питания на вашем корпоративном празднике, вы получаете продуманное меню, вкусные и свежие блюда от шеф-повара, первоклассное обслуживание и контроль проведения банкета и фуршета нашими менеджерами. Мы готовы предоставить любое тематическое меню, где бы ни проводилась ваша вечеринка, помочь с выбором площадки для корпоратива, украсить помещение и предложить в аренду все необходимое для самого веселого и вкусного праздника!

Источник публикации: https://m-catering.ru/blog/korporativnye-meropriyatiya-dlya-chego-nuzhny/

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5aaf88145f49679a54f55f28/korporativnye-meropriiatiia--dlia-chego-nujny-5b59a584e558a700a94802e0

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: