Документооборот по командировкам

Содержание
  1. Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
  2. Что признается служебной командировкой
  3. Документальное оформление служебной командировки
  4. 1. Служебное задание
  5. Какие документы нужны для командировки, отчетные документы
  6. Особенности и типы расходов
  7. Когда нужно оформлять документы
  8. Основной список документов
  9. Документы после окончания поездки
  10. Длительность командировки, категории граждан
  11. Новости 2018 года, особенности оформления и требования
  12. Командировочные выплаты
  13. Бухгалтерия и отчетность
  14. Как правильно оформить командировку
  15. Командировка: оформление документов 2020 год
  16. Оформление приказа
  17. Табельный учет
  18. Однодневная командировка: оформление документов, 2020 год
  19. Местная командировка: оформление документов, 2020 год
  20. Командировка в выходной день: оформление документов, 2020 год
  21. Командировка во время отпуска, особенности 2020 года
  22. Командировка за рубеж: правила 2020 год
  23. Отправляем в командировку — минимум бумаги и беготни #бизнес-решения #СЭД #ECMJ
  24. Что требует законодательство
  25. Необходимый минимум
  26. Оформление командировок
  27. Отчетность и учёт
  28. Командировки и авансовые отчеты
  29. Вас отправляют в командировку
  30. Как проходит согласование командировки
  31. Утверждение приказа на командировку
  32. Как сформировать авансовый отчет
  33. Если нужно подготовиться к проверке
  34. Бизнес-эффект
  35. Какие документы нужны для командировки в 2020 году
  36. 1. Выбор сотрудника
  37. 2. Согласование командировки
  38. 3. Составление заявления на выплату аванса
  39. 4. Выпуск приказа о командировке

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Документооборот по командировкам

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать

Источник: http://buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/

Какие документы нужны для командировки, отчетные документы

Документооборот по командировкам

Отчетные документы — первое, что должен собрать сотрудник, которого организация отправляет в командировку. Их примут, если они составлены в соответствии с четкими стандартами. Если необходимо получить деньги на расходы в поездке на руки (предварительно или по факту приезда), все бумаги обязаны быть в полном порядке.

Особенности и типы расходов

Под командировкой подразумевается деловая поездка по инициативе работодателя.  Ее особенность — четкое ограничение во времени и оформление посредством приказа.

Во время этого путешествия направленный сотрудник выполняет служебное задание определенного характера. Командировка никак не связана с увеличением зарплаты, добровольным увольнением или сокращением сотрудника.

Отчетная документация состоит из бумаг, касающихся различных аспектов поездки. Служебная командировка предполагает денежные траты, связанные с физическими нуждами работника. Собирают документы на протяжении всей длительности вынужденного путешествия и после передают их в бухгалтерию.

Начало командировки — это дата и время отправления уполномоченного лица, окончание — момент прибытия домой.

Трудовое законодательство Российской Федерации регламентирует возмещение определенных видов расходов, среди которых:

  • Найм квартиры, комнаты или номера в отеле;
  • Транспортные расходы;
  • Дополнительные платежи за проживание в чужом городе;
  • Расходы, непосредственно связанные с командировочными нуждами и совершенные под присмотром работодателя.

Условия рабочей поездки регулируются коллективным договором и распоряжениями руководителя организации. К таковым относятся:

  1. Категории подходящих для поездки граждан;
  2. Длительность;
  3. Дополнительные установки.

В некоторых случаях при составлении документального учета организация руководствуется локальными нормативными актами.

Когда нужно оформлять документы

При появлении служебной надобности отправить сотрудника в краткосрочную или длительную командировку, первым шагом руководства является определение подходящей кандидатуры для это. Возложенное на него задание может выполнить только узкопрофильный специалист, если такова специфика служебной поездки.

По содержанию служебного законодательства отправить можно только сотрудника, состоящего в официальных рабочих отношениях с фирмой. Если некое лицо работает с компанией в рамках гражданско-правового договора, то отправление его в командировку невозможно. Аналогичная ситуация с сотрудником, который с фирмой не состоит ни в каких отношениях по документам.

Если существует необходимость срочной поездки, осуществить ее можно по факту. Однако огромным недостатком будет отказ в возмещении трат, все денежные траты налоговыми органами в качестве расходов не признаются (ст. 264 НК). Единственным выходом в этой ситуации будет выплата затрат работодателем в «конверте».

Формально поехать в командировки могут только лица, заключившие предварительно трудовой договор с конкретной фирмой.

На практике этим моментом пренебрегают, управленцы часто экономят на налогах и решаются на хитрости. Они отправляют в поездку следующие категории лиц:

  • Представителей компаний, с которыми заключены партнерские отношения;
  • Сотрудников, оформленных по соглашению, по договору гражданско-правового характера;
  • Внештатных сотрудников.

В вышеперечисленных примерах командировочные документы не выдаются, а поездку официально не оформляют. При этом отчетные бумаги собираются командированным лицом, так как организация расходы учитывает, а затем возмещает.

Порядок компенсационных выплат в этом случае предусматривается заранее, в соответствии с типом выполненных работ.

Работник, которого отправляют в рабочую поездку, должен узнать все условия, чтобы по возвращению его не ждал неприятный сюрприз в виде невозможности получить потраченные в поездке личные финансы.

Основной список документов

Полный расширенный в 2017-2018 годах пакет документов включает в себя:

  • Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;
  • Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
  • Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
  • Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
  • Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
  • Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.

Документы после окончания поездки

Для финансовой отчетности о своих тратах и для дальнейшего составления авансового отчета работник из поездки должен предоставить следующий набор документов:

  • Официальное подтверждение расходов за проживание;

Среди них договор с гостиницей, счет или кассовый чек выставленный и оплаченный, на нем должна стоять фирменная печать, обязательно должны быть проставлены реквизиты принимающей стороны и личные данные заселяющихся. При найме квартиры нужно предоставить акт выполненных услуг, договор аренды, расписку. За служебное помещение обычно предоставляется счет и договор.

  • Транспортные документы (билеты, чеки, проездные, чеки с АЗС);
  • Кассовые чеки за питание и покупку необходимых товаров;
  • Документальное подтверждение в виде чеков за прочие расходы (связь и интернет, обмен валюты, например).

Организация не оплатит развлекательные расходы, например, обслуживание в кафе и ресторанах, услуги СПА, бассейнов. Все расходы должны быть документально подтверждены, а бумаги соответствовать установленным законодательством нормам.

После того как сотрудник прибыл из командировки обратно, ему необходимо подтвердить, что все положенные задания выполнены в полном объеме. Иначе его могут уволить с места работы, указывая разные причины — от прогулов до несоответствия занимаемой должности.

В качестве подтверждающих документов могут выступать:

  • Сертификат участника любого мероприятия, носившего обучающий характер;
  • Документы, подтверждающие обучение, включая график проведенных мероприятий и их четкий план;
  • Диплом или бумаги о повышении рабочей квалификации.

Многие работодатели запрашивают отчет работника в письменном виде, где он излагает в произвольной форме особенности навыков и знаний, приобретенных в поездке. Часто такая информация необходима ему для дальнейшей работы в организации.

Существуют ограничения по срокам, этот пакет документов необходимо сдать не позднее 7 дней, начиная с даты прибытия.

Если сотрудник не предоставит официальных доказательств трат в поездке, бухгалтерия может отказать в выплате компенсационных выплат.

Все денежные затраты вносятся в базу, отображаются в бухгалтерских отчетах (месячных и годовых).

Любые документы, связанные с денежными расходами, заполняются либо на официальных фирменных бланках, либо на простых, но с обязательным указанием реквизитов фирмы, где работает конкретный сотрудник.

Длительность командировки, категории граждан

Согласно пункту 4 Положения о служебных командировках, ее сроки устанавливаются работодателем. При этом учитывается сложность предстоящего задания, фактический объем работы, которую необходимо выполнить, другие нюансы поручения. В настоящее время предельные сроки служебной поездки законодательно не установлены, все зависит от решения главы организации.

Моментом выезда считается дата и время отправки транспорта от места работы. Днем приезда считается время и дата прибытия транспорта к фактическому адресу организации, откуда был отправлен сотрудник. Если транспортное средство отправляется до 24 часов, то текущие сутки считаются днем отъезда. Начиная с 00 часов, днем отправки являются следующие сутки.

Трудовой кодекс РФ предусматривает некоторые ограничения, на которые должен обращать внимание работодатель. Существует несколько категорий граждан, которых нельзя отправлять:

  • Если сотрудник работает по ученическому договору и поездка нарушает учебный процесс (к примеру, не дает возможности присутствовать на экзамене), в этом случае уезжать можно по окончанию обучения или на время, не связанное с необходимостью присутствовать в ВУЗе;
  • Беременные женщины в командировки не отправляются, независимо от срока беременности;
  • Несовершеннолетние работники, исключение составляют творческие личности или представители таких профессий, как журналисты или спортсмены;
  • Женщины, у которых есть малолетние дети, вправе отказаться от командировки, не давая письменного согласия на поездку.

Работодатель должен письменно предупредить сотрудника о том, что тот имеет право отказаться от командировки. Этот момент относится к воспитывающим ребенка в одиночку (матерям и отцам), опекунам детей, возраст которых не достиг 5 лет, лицам, воспитывающим ребенка-инвалида и работникам, ухаживающим за тяжелобольными родственниками.

Согласно статье 166 Трудового кодекса РФ, остальные категории работников обязаны отправиться в служебную поездку, если руководство считает это необходимым. В противном случае отказ расценивается как сознательное нарушение трудовой дисциплины. Оно может повлечь за собой дисциплинарную ответственность.

Новости 2018 года, особенности оформления и требования

Если работник поехал в командировку и по возвращению только частично выполнил данное ему задание, руководитель организации имеет законное основание сократить его ЗП, отказать в выплате суточных. Штрафы не накладываются в случае, когда задание не выполнено из-за экстренной ситуации и непредвиденных обстоятельств, не по вине работника.

Обновления в законодательстве 2018 года позволяют отправляться в такую поездку без наличия командировочного удостоверения. Такие документы используются не во всех организациях, а только в тех, где это предусмотрено уставом.

Командировочные выплаты

Чтобы определить окончательную сумму командировочной выплаты, рассчитывается, сколько дней сотрудник пребывал в поездке. Учитывая это, идет расчет количества календарных дней, которые командируемый отработал бы на своей должности и получил среднюю заработную плату.

Средняя зарплата начисляется по предварительным подсчетам, берется ее размер за предыдущие 12 месяцев. Если заработок год назад был существенно меньше текущего, работодатель может в процессе выплаты командировочных компенсировать эту разницу. В этом случае он руководствуется коллективным соглашением, оформляются соответственные внутренние документы.

Частые командировки не должны повлиять на финансовый достаток сотрудника. Законодательством утверждены размеры суточных, на которые не распространяется НДФЛ. 700 рублей для поездок по территории РФ и 2500 рублей при выезде за границу.  Дополнительный налог удерживается, если сумма оплаты выше этих цифр.

Бухгалтерия и отчетность

В бухгалтерии принимается решение о выплате понесенных расходов в соответствии с предоставленными документами. Если сотрудник сделал это с нарушениями, даже руководитель организации не вправе дать указание возместить их.

Весь пакет предоставляется сотруднику бухгалтерии в установленные сроки. Также здесь можно получить информацию о нужных позициях в документации.

В зависимости от специфики работы организации список бумаг может сокращаться или увеличиваться.

В данном видео рассказано, как вести учет командировочных расходов, правильно заполнять документацию. Даны разъяснения касаемо проводок по расходам за служебные поездки на основании документов.

Сбор пакета документов для командировки позволит избежать неприятных последствий по возвращению. Эту информацию необходимо изучить до поездки, так как часть бумаг оформляется непосредственно в ее процессе.

Источник: https://prodokumenty.ru/rabota/komandirovka.html

Как правильно оформить командировку

Документооборот по командировкам

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст.

166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен.

Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.

В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Признаки КомандировкаРабота разъездного характера
Количество поездокРазовые, до нескольких раз в год.Постоянные.
Регулирующие нормы ТК РФСтатьи 166 — 168 ТК РФ.Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ.
Регион поездокЛюбой.Любой, прописывается в трудовом договоре.
Характер работыВыполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя.Осуществление основных трудовых обязанностей.
ОплатаИз расчета среднедневного заработка.Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).
ОформлениеСпециальный приказ (распоряжение) руководителя.Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.
Возмещение расходов при поездке
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
Варианты возмещения расходовВ соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету.По локальным нормативным актам:
  • в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
  • постоянная фиксированная надбавка.
Оправдательные документы
  • отчет о командировке и выполнении поставленной задачи;
  • авансовый отчет.
В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет.

Командировка: оформление документов 2020 год

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

  1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
  2. Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно.

При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено.

В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Оформление приказа

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

  • реквизиты организации-работодателя;
  • Ф.И.О. и должность работника;
  • место отправления;
  • место назначения;
  • срок пребывания в поездке;
  • цель командировки;
  • размер суточных.

Скачать

Скачать

Руководитель компании подписывает документ и возвращает его в отдел кадров. Командируемый знакомится с приказом под подпись.

Если поездка планируется дальняя и продолжительная, работник самостоятельно или при помощи уполномоченных организацией лиц заказывает проездные билеты и бронирует для проживания номер в гостинице.

На основании приказа и предварительной сметы предстоящих расходов бухгалтерия компании рассчитывает сумму аванса, который должен включать в себя суточные, средства на оплату проезда и проживания (если они не были оплачены заранее). Аванс можно выдавать сотруднику двумя способами:

  • наличными из кассы организации;
  • безналичным способом, путем перевода средств на карту сотруднику.

Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Как гласит положение в п. 3 ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суточные: 700 рублей — при поездке по территории РФ, и 2500 рублей — при заграничной командировке. Работодатель вправе устанавливать любой размер суточных, но в этом случае из суммы, превышающей указанные порядки, надлежит вычесть НДФЛ (п. 3 ст.

217 НК РФ). Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке, включая день отъезда и возвращения. Стоимость проезда и проживания должна быть подтверждена билетами, чеками и квитанциями. Другие расходы, связанные с командировкой, могут быть компенсированы по отдельному решению работодателя.

Табельный учет

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Скачать

Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Однодневная командировка: оформление документов, 2020 год

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты.

Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы.

Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Местная командировка: оформление документов, 2020 год

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом.

Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление документов, 2020 год

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи.

В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение.

Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Командировка во время отпуска, особенности 2020 года

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме.

В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время.

Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных.

Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Командировка за рубеж: правила 2020 год

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы. Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте.

Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта. Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов.

Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Источник: https://clubtk.ru/oformleniye-komandirovki

Отправляем в командировку — минимум бумаги и беготни #бизнес-решения #СЭД #ECMJ

Документооборот по командировкам

Чем чаще сотрудники компании ездят в командировки, тем больше руководство задумывается о снижении трудоемкости процесса оформления командировок. Как ускорить процесс согласования документов, расчета суточных, закупки билетов, оформления авансовых отчетов? Какие возможности могут представить корпоративные информационные системы уже сейчас?

Что требует законодательство

Оформление командировки – один из немногих процессов, не требующих наличия подписи со стороны сотрудника. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, п.3: «Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя…». В не которых случаях требуется оформить также заявление работника на командировку.

Оформление заявления на командировку и приказа – эти процессы можно переводить полностью в электронный вид уже сейчас.

Большая задача, связанная с командировками – организация удобного формирования авансовых отчетов. Сами авансовые отчеты можно оформлять в электронном виде и подписывать их простой электронной подписью сотрудника, но бумажные подтверждающие документы по-прежнему необходимо уносить в бухгалтерию «ногами».

Так с чего же начать автоматизацию?

Необходимый минимум

Самый первый шаг – автоматизация оформления и согласования заявления на командировку. Один из самых удобных инструментов для решения этой задачи – ЕСМ-система. Сотрудник в системе (или мобильном приложении) указывает информацию о планируемой поездке: даты, населенные пункты, которые планирует посетить.

В ЕСМ-системе желательно организовать хранение и поддержание в актуальном состоянии информации о суточных и, например, о соответствии должностям сотрудников или категориям населенных пунктов. Это позволит автоматически вычислять размер суточных при оформлении командировки, что облегчит работу бухгалтерии.

Аналогичным способом можно автоматически вычислять размер затрат на проживание. Сотрудник может дополнительно указывать предполагаемые затраты на билеты, трансфер, другие возможные расходы. В ECM-системе можно создавать типовые маршруты для согласования.

Их использование позволит, во-первых, не задумываться о том, с кем необходимо согласовать командировку, а во-вторых, позволит исключить беготню по кабинетам.

После согласования заявки приказ о направлении в командировку может быть сформирован на основании шаблона и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации.

В части автоматизации работы с авансовыми отчетами первым шагом будет реализация автоматических напоминаний пользователю о необходимости сформировать отчет по завершению командировки. При этом в задание-напоминание можно вкладывать созданный по шаблону авансовый отчет.

Пример модуля для работы с командировками в ПАО «ОАК»:

Направлений развития описанной выше «базовой» функциональности можно выделить достаточно много. Обозначим основные.

Оформление командировок

Бронирование билетов. Наиболее простое решение – предоставить сотруднику быстрый доступ к сайту бронирования билетов разместив ссылки на сайт «под рукой».

Решение посложнее – при нажатии на ссылку система будет передавать указанные сотрудником данные на сайт сервиса бронирования. Можно пойти ещё дальше и практически полностью автоматизировать процесс покупки билетов.

Так, в ГК Миррико чат-бот не только запрашивает планируемые даты и пункты вылета и прилета, но и подбирает билеты, а пользователю остается только выбрать наиболее оптимальный для себя вариант.

Настройка замещения. Обязательный запрос и автоматическое назначение замещающего на время отсутствия сотрудника, как это реализовано, например, в Югорском государственном университете. Такой механизм позволит обеспечить своевременную передачу дел командируемого сотрудника.  

Контроль бюджетов. В ходе согласования каждой отдельной командировки можно контролировать лимиты по статьям бюджета. Так работают с командировками в издательстве Condé Nast.

Можно пойти дальше и проработать вопрос интеграции с финансово-учетной системой. Для финансовой службы это возможность планировать расходы, связанные с командировками, в целом по компании, в разрезе направлений деятельности, подразделений и проектов, а также собирать данные о фактических затратах. Для бухгалтерии это упрощение формирования проводок на счетах бухгалтерского учета.

При автоматизации планирования командировок также стоит предусмотреть удобные инструменты для обеспечения возможности переноса командировки на другие даты или её отмены.

Отчетность и учёт

Легкое заполнение авансового отчета. Начать заполнять отчет можно прямо в командировке. Мобильные приложения помогут прочитать QR-код чека, заполнить табличную часть авансового отчета с расходами. Сам чек можно сфотографировать, после чего приложить фотографию чека к отчету. Изначально сформированный в электронном виде чек сразу можно приложить к отчету.

Быстрое согласование. Система формирует отчет как документ, который можно подписать электронной подписью сотрудника, после чего отправляет весь пакет документов на согласование по заранее заданному маршруту.

Такой порядок работы особенно удобен, когда организация имеет территориально-распределенную структуру и централизованную бухгалтерию.

Пакет документов, согласуемый в электронном виде, гораздо быстрее по сравнению с бумажными документами пройдет согласование, особенно, если у бухгалтерии возникнут замечания и согласование будет проходить в несколько кругов.

Автоматическое формирование проводок. Заполненная расходная часть в авансовом отчете при наличии интеграции с учетной системой позволит бухгалтерии максимально быстро отразить расходы на счетах бухгалтерского учета.

Контроль оригиналов документов. Текущее законодательство требует хранить бумажные оригиналы некоторых подтверждающих документов на случай проверок со стороны фискальных органов.

Если организация находится в одном или нескольких соседних зданиях, то занести документы в бухгалтерию не составит труда. Если же бухгалтерия находится в другом регионе, то необходимо организовать пересылку документов.

Очень удобное решение, позволяющее отследить перемещение бумажных документов, реализовано в группе компаний «Р-Фарм».

Таким образом, двигаясь от автоматизации простых задач к наиболее сложным, используя возможности ЕСМ-систем, мобильных приложений, чат-ботов, технологии работы со штрихкодами и т.д., можно сделать процессы управления командировками и формирования авансовых отчетов быстрыми и максимально удобными для всех его участников.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Otpravljaem-v-komandirovku---minimum-bumagi-i-begotni.aspx

Командировки и авансовые отчеты

Документооборот по командировкам

Организация командировки сотрудника — процесс трудоемкий, длительный и «дорогой». В нем участвует большое количество человек: командируемый, его руководитель, бухгалтеры, делопроизводители, секретари. При передаче бумажных документов от одного сотрудника к другому отчеты и документы легко теряются. Если сотрудники заполняют отчеты вручную, велик риск внести в них случайные ошибки.

Благодаря автоматизации каждого этапа комплексное решение «Командировки и авансовые отчеты» сохраняет целостность и прозрачность всего бизнес-процесса:

  • создание, согласование и утверждение заявки на командировку;
  • формирование приказов, служебных записок и сопроводительных документов;
  • занесение и хранение подтверждающих документов в системе;
  • распознавание реквизитов документов и извлечение данных, которые в них содержатся;
  • заполнение, подписание и согласование авансового отчета;
  • контроль за предоставлением оригиналов подтверждающих документов.

Формировать и согласовывать авансовый отчет можно в рамках любого другого бизнес-процесса организации, который предусматривает авансовые выплаты. Для этого прикладному разработчику достаточно настроить существующий типовой маршрут, добавив в него нужные этапы.

Вас отправляют в командировку

Для оформления командировки сотрудник отправляет заявку — задачу по типовому маршруту «Оформление командировки».

Автоматически создается карточка командировки, в которой он указывает цель и длительность поездки, а также предположительную сумму расходов.

Здесь же можно запросить покупку билетов до места назначения или указать марку и номер автомобиля, если поездка планируется на личном транспорте:

Справочник «Командировки»

Заполненная карточка командировки автоматически вкладывается в заявку. При необходимости сотрудник может вложить в нее сопутствующие документы, например, путевой лист, оформленный в свободном стиле.

После этого заявка направляется на согласование с руководителем отдела и бухгалтером.

Как проходит согласование командировки

Руководитель отдела рассматривает заявку на командировку и проверяет, верно ли заданы условия. Если условия устраивают, то он согласует ее, если нет — отправляет на доработку.

После утверждения заявка отправляется бухгалтеру, который согласует ее и перечисляет командируемому аванс.

Утверждение приказа на командировку

Как только заявка согласована, в системе автоматически формируется приказ на командировку и направляется на подписание руководителю компании.

Для утвержденного приказа сотрудник, ответственный за регистрацию, заводит внутреннюю регистрационно-контрольную карточку (РКК) и присваивает ему регистрационный номер.

Как сформировать авансовый отчет

Командируемый получает задание на ознакомление с приказом. После выполнения задания ему приходит подзадача на оформление авансового отчета. С этого момента считается, что сотрудник готов к отъезду.

Приступить к оформлению авансового отчета он может еще до возвращения из поездки. Для этого командируемый фотографирует или сканирует документы, подтверждающие его затраты, например, чеки, авиа- и железнодорожные билеты, накладные и квитанции, и отправляет их на служебный электронный ящик организации. Для этого достаточно иметь телефон.

Рутинные операции выполняются без участия человека:

  • Электронные документы передаются в систему, где распознаются сервисами Ario и связываются с ранее созданной записью отчета.
  • Данные из чеков, содержащих QR-код, а также авиа- и железнодорожных билетов автоматически заносятся в табличную часть отчета.

После возвращения из командировки сотрудник открывает задачу на оформление авансового отчета и проверяет автоматически созданную запись:

Справочник «Авансовые отчеты»

Большинство данных в полях уже заполнены. При необходимости их можно дополнить, например, занести в систему недостающие документы или перенести данные о расходах из рукописных накладных, которые не распознались в системе.

Затем сотрудник выполняет задание на оформление отчета. Руководитель командируемого, а затем — бухгалтер согласуют сформированный отчет. На завершающем этапе сотрудник передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию, после чего отчет считается закрытым.

Если нужно подготовиться к проверке

С помощью решения можно в пару кликов выгрузить комплекты отчетных документов по авансовым выплатам. В специальном окне бухгалтер задает необходимые критерии, например, период или нужную организацию, и через пару минут комплекты документов выгружаются в указанную папку:

Выгрузка комплекта документов

Бизнес-эффект

Решение «Командировки и авансовые отчеты» позволяет компании закрыть все вопросы по оформлению командировок: от подачи заявки до согласования отчета. При этом автоматизируется работа всех сотрудников, которые задействованы в процессе.

Снижается трудоемкость. Все необходимые документы формируются автоматически, без участия человека. Все, что требуется — проверить правильность, подписать и согласовать в электронном виде.

Сокращаются трудозатраты. Сотрудник не занимается рутинными операциями по занесению документов в систему, переносу данных из бумажных документов в электронные и не тратит время на кропотливые расчеты.

Сокращается риск ошибок. Человеческий фактор перестает быть причиной постоянных доработок и продолжительных согласований. Руководители компании уверены, что в сформированных документах все вычисления и данные верны.

Снижается вероятность потери документов. Все сопроводительные и подтверждающие документы хранятся в системе в электронном виде. Передачу бумажных оригиналов в бухгалтерию легко проконтролировать, а представление отчетов в налоговые органы не откладывается из-за потери необходимых документов.

Источник: https://www.directum.ru/solution/business_trip_expense_report

Какие документы нужны для командировки в 2020 году

Документооборот по командировкам

Командировка — это поездка по делам компании,в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,а ее срок оговаривается работодателем. Не считаетсякомандировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировкиза работником сохраняется место (его нельзя уволить)и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателякомпенсировать траты сотрудника на жилье, проезд, а такжеоплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

В каждой компании в дополнение к трудовомузаконодательству может быть составлен локальный акт, регулирующийпроцесс командирования сотрудников. В нем указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по Россиии за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числедополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положениемо командировках в компании, чтобы точно знать, какиерасходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеетсвои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерныдля большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работникиобязаны ездить по делам компании. Нельзя направлятьв служебные поездки беременных, даже если они не против(статья 259 ТК РФ). Командироватьсотрудника с ограниченными физическими возможностями можно,если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условиятруда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Исключения

Ссылкана законодательство

Беременные

Исключений нет

статья 259 ТК РФ

Несовершеннолетние

Можно, если речь идето спортсменах и творческих работниках

статья 268 ТК РФ

Сотрудники, работающиепо ученическому договору

Можно, только если командировкасвязана с ученичеством

статья 203 ТК РФ

Сотрудники с ограниченнымифизическими возможностями

Можно, если командировкане противоречит индивидуальной программе реабилитации

статья 23 Федерального закона№ 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидовв Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировкуследующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детейдо 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическимивозможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи(болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно толькос письменного согласия. Об этом говорится в статьях259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послатьв командировку, пока он находится в отпуске илина больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха,понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийсяот командировки, рискует получить дисциплинарное взысканиевплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездкуи сопутствующие траты, принято составлять служебную запискуначальству — обычно это делает руководитель командированного.В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИОи должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощени автоматизирован — сотрудник создает заявкув корпоративной системе, после чего задача на оформлениедокументов «падает» на ответственных сотрудников:в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявлениена перечисление авансовых средств, чтобы он мог купитьбилеты и забронировать гостиницу.

Сумма рассчитывается исходяиз примерной стоимости аренды жилья и транспортныхрасходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.

Не забудьте свериться с положениемо командировках — не стоит бронировать люксв пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницусоставляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудникдолжен подписать. Документ составляется в свободной форме,принятой в компании, или по унифицированной официальнойформе Т-9 или Т-9а (если командированных несколько).

Раньшетакже требовалось оформлять служебное задание и командировочноеудостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,это не запрещено.

Командировочноеудостоверение в 2020 году

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Источник: https://b2b.tutu.ru/content/article/business_trip_docs/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: