Должностная инструкция административного помощника

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция административного помощника

1. На должность помощникаруководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат и дополнительноепрофессиональное образование.

2. Наличие опыта работы не менеетрех лет по профилю деятельности организации.

3. Назначение на должность помощникаруководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Помощник руководителя должен знать:

4.1. Внутреннюю и внешнююполитику организации

4.2. Принципыпредставительства в государственных органах, органах местного самоуправления,сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними

4.3. Принципыи методы администрирования

4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков

4.5. Структуруорганизации, руководство структурных подразделений, направления деятельностиорганизации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц

4.6. Правилаформирования и использования баз данных

4.7. Современныенаучные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке,сохранению и передаче информации

4.8. Правилазащиты конфиденциальной служебной информации

4.10.Современные информационные технологии

4.11.Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственныестандарты в сфере деятельности организации

4.12.Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации

4.13.Формы предоставления управленческой информации

4.14.Источники управленческой информации, методику отбора источников информации

4.15.Требования, предъявляемые к управленческой информации

4.16.Особенности реферирования информации, специфику оформления и составленияаннотаций, рефератов, обзоров, докладов

4.17.Основы написания речей и докладов руководителя

4.18.Категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад

4.19.Методы обработки информации с применением современных технических средствкоммуникаций и связи, вычислительной техники

4.20.Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации ицелевого назначения информационных изданий

4.21.Современные средства сбора, обработки, систематизации информации

4.22.Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системыинформационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базыданных

4.23.Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного,аналитического) как средства ориентации читателя в документальном илиинформационном потоке

4.24.Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров

4.25.Психологию делового общения, основы конфликтологии

4.26.Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий

4.27.Этикет и основы международного прокола

4.28.Правила составления и оформления документов

4.29.Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя

4.30.Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя

4.31.Системы электронного документооборота, базы данных

4.32.Требования охраны труда

4.33. _____________________________________________________________________

5. Помощник руководителя подчиняетсянепосредственно ________________________.

6. На время отсутствия помощникаруководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенноев установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несетответственность за надлежащее их исполнение.

7.________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности помощника руководителя входит:

1. Формирование информационноговзаимодействия руководителя с организациями:

— Отбористочников информации в соответствии с заданными критериями

— Обработкаи интерпретация информации для подготовки проектов решений

— Подготовказапросов по поручению руководителя на получение документов и информации ворганах государственной власти и управления, общественных организациях иполучение соответствующей информации и документов

— Информированиеруководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений

— Организациярешения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя

— Подготовкаматериалов для участия руководителя в работе различных структур в составегосударственных и муниципальных органов, общественных организаций

— Подготовкадокументов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами

— Информированиеделовых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходевыполнения соглашений

2. Анализинформации и подготовка информационно-аналитических материалов:

— Сбор,переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем

— Подготовкаинформационно-аналитических материалов

— Разработкатематического плана обзорного документа, доклада

— Определениекруга библиографических источников

— Подбористочников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки

— Написаниеи оформление обзора, доклада, аналитической справки

3. Организацияделовых контактов и протокольных мероприятий:

— Организацияи планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя

— Организациязаседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем

— Подготовкаматериалов для совещаний, ведение и оформление протоколов

— Подготовкапрезентаций по указанию руководителя

— Подготовкаи проведение пресс-конференция руководителя

— Встречаучастников переговоров, обеспечение их информационными материалами, ведениезаписей переговоров

4. Организацияисполнения решений руководителя:

— Документальноеоформление решений руководителя, доведение до сведения работников организацииустных распоряжений руководителя

— Координациядеятельности по исполнению решений руководителя

— Контрольисполнения решений руководителя

— Подготовкаотчетов о выполнении поручений и решений руководителя

III. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получатьнеобходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросамсвоей деятельности.

2. Повышать квалификацию,проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие вобсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения изамечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководстваорганизации оказания содействия, в том числе обеспеченияорганизационно-технических условий и оформления установленных документов,необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельныерешения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностнымиобязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Помощник руководителя несетответственность:

1. За ненадлежащее исполнениеили неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящейдолжностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовымзаконодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения,совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах,определенных действующим административным, уголовным и гражданскимзаконодательством Российской Федерации.

3. За причинение материальногоущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданскимзаконодательством Российской Федерации.

4.____________________________________________________________________

Настоящаядолжностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями)Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г.

№ 197 ФЗ (ТК РФ) (сизменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному идокументационному обеспечению управления организацией»утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РоссийскойФедерации от 6 мая 2015г. №276н и иных нормативно–правовых актов, регулирующихтрудовые отношения.

ссылкой:

Источник: https://xn--b1agjaakuyfdln4b.xn--p1ai/dolzhnostnaja-instrukcija-pomoshhnika-rukovoditelja/

Должностная инструкция административного помощника

Должностная инструкция административного помощника

  1. Административный помощник относится к категории специалистов.
  2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее

профессиональное ___________________________________________________________(техническое, экономическое, (высшее; среднее) юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее лет в           (2 лет; 3 лет; др.) (указать направление) сфере бизнеса.

  1. Административный помощник должен знать:

3.1. Структуру управления предприятием.

3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.

3.3. Структуру и оборудование современного офиса.

3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.

3.5. Принципы и методы администрирования.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Основы этики и эстетики.

3.8. Правила делового общения.

3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.

3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.11.                .

  1. Назначение на должность административного помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.
  2. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
  3. .

Должностные обязанности

Административный помощник:

  1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
  2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
  3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
  4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
  5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
  6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
  7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
  8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
  9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
  10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
  11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
  12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
  13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
  14. .

Права

Административный помощник имеет право:

  1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
  3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
  5. .

Ответственность

Административный помощник несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
  4. ________________

Общий каталог описания должностей тут:  Список типовых должностей!

КА “Кадровый метод” – это современное кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску и подбору персонала в Москве и России. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала.

Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, …
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице.

На странице “Акции” Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.

Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.

Для Вашего удобства мы создали раздел “Подбор персонала по профессиям” в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел “Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям”
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно “Как составить резюме”, “Советы соискателю” и “Открытые вакансии”. Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи!

Источник: https://hr-metod.com/polezno/dolzhnostnye-instrukcii/akho-administrativno-khozyaystvennyy-p/dolzhnostnaja-instrukcija-administrativnogo-pomoshhnika.html

Должностная инструкция помощника руководителя, генерального директора – образец

Должностная инструкция административного помощника

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Должностная инструкция помощника руководителя

Обязанности руководителя столь многогранны, что самый работоспособный управленец не всегда может справиться с объемом поставленных задач.

Поэтому принято вводить в штат должность помощник руководителя. Работа персонального ассистента полностью ориентирована на профессиональные интересы директора и регулируется должностной инструкцией, о составлении которой речь пойдет далее.

Помощник руководителя: кто это

Человек, состоящий в должности помощника руководителя, вынужденно совмещает обязанности сразу нескольких специалистов. Прежде всего, он должен быть умелым администратором и секретарем.

Кроме того, ближайший к директору специалист «по умолчанию» обязан владеть навыками делопроизводства и архивирования. То есть, персональному ассистенту свойственны все навыки секретаря, но они дополнены и углублены.

Например, ассистент часто выступает логистом и организатором.

Ассистента называют лицом компании. Это правильно. Ведь ему приходится держать под личным контролем многие производственные ситуации и процессы, складывающиеся вне субъекта хозяйствования, например, с контрагентами. Также помощнику руководителя приходится разбираться также с текущими сложностями в коллективе.

Согласно приказу Министерства труда № 276н от 06.05.2015, соискатель должности должен отвечать требованиям профстандарта:

  • образование — желательно высшее;
  • дополнительное образование — программа профподготовки по данной профессии;
  • особые условия допуска — не имеются (однако в обычной практике у человека с высшим образованием больше шансов получить желаемое место);
  • требования к опыту — не обязательно (но любой руководитель отдаст предпочтение сотруднику, который проработал хотя бы 1 год).

Директору данная должность обеспечивает целый ряд преимуществ. Прежде всего, он освобождается от решения второстепенных задач, сосредотачиваясь на глобальных целях.

Кроме того, наличие ассистента обеспечивает внутренний эмоциональный покой руководителю. Он должен знать, что в случае форс-мажора на помощь всегда придет его помощник. Иногда случается так, что ассистент уже решил какой-то вопрос, о котором руководителю еще только доложили.

Ассистент должен проявлять в работе:

  • безупречную исполнительность (одно из главных правил для него — законодательно допустимые приказы начальника не обсуждаются);
  • ответственность;
  • грамотность (документ от имени генерального директора, составленный с ошибками, навсегда испортит репутацию руководителя);
  • инициативность;
  • эмоциональная стабильность (на работе часто возникают сложные ситуации, из которых ассистент должен выходить достойно, сдержанно и без крика);
  • позитивный настрой;
  • трудолюбие;
  • дипломатичность;
  • усидчивость (ассистенту часто приходится засиживаться в офисе допоздна вместе с руководителем в поисках оптимального выхода из сложной производственной ситуации);
  • коммуникабельность;
  • преданность (ассистент невольно «слишком много знает»; разглашение конкурентам производственных тайн расценивается не только как непрофессионализм, но и как прямое предательство);
  • дисциплинированность, организованность.

Из всего этого следует, что базовым качеством ассистента является порядочность и преданность. На эту должность берут только проверенных людей, готовые словом и делом доказывали лояльность к компании и лично к руководителю.

Что такое должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция конкретизирует и унифицирует обязанности ассистента. Для того, чтобы состояться в данной должности, ему следует буквально следовать озвученным пунктам документа.

Соискатель обязательно знакомится с инструкцией и ставит свою подпись под нею, что означает его согласие с изложенными требованиями.

Наличие такой инструкции позволяет руководителю:

  • сосредоточиться на основных моментах в работе;
  • не беспокоиться о том, что он забудет или упусти важные моменты в распорядке дня;
  • быть уверенным, что ни один звонок или деловое письмо не потеряется.

Для работника, утвержденного в данной должности, наличие инструкции обеспечивает также ряд преимуществ:

  • четкое представление о своих обязанностях;
  • точное знание, что конкретно от него требуется;
  • понимание глубины своей ответственности за допущенные промахи и непрофессиональное поведение.

Инструкция готовится в двух экземплярах. Один остается в компании, другой выдается на руки сотруднику. Он всегда должен быть на его рабочем месте.

Должностная инструкция помощника генерального директора: разделы

Не существует федерального стандарта составления данного документа. В каждой компании в него вносятся пункты, соответствующие специфике внутренней деятельности.

Например, должностная инструкция помощника руководителя проекта и генерального директора всей компании существенно отличаются по объему и характеру обязанностей. Проект — это часть общей деятельности. Соответственно, помощник руководителя проекта наделен меньшими функциями, чем ассистент директора.

Но в любом случае инструкция должна содержать такие основные разделы:

  • Общие положения.
  • Обязанности.
  • Права.
  • Ответственность.

Общие положения

Соискатель данной должности должен хорошо знать современное законодательство. В работе ему поможет владение компьютером и знание основ делопроизводства.

В данном разделе указывается, что:

  1. Назначение на данную должность и освобождение от нее осуществляется только по приказу руководителя.
  2. Приказы ассистенту имеет права отдавать только руководитель.
  3. Во время вынужденного отсутствия руководителя функциональные обязанности переходят не к ассистенту, а к другому должностному лицу, что заверяется приказом по предприятию.
  • Ориентиром в работе для ассистента являются устав компании; локальные нормативные акты; правила внутреннего распорядка учреждения или предприятия.
  • Ассистент обязан знать нормы делового этикета; правила использования средств коммуникации и офисной техники; правила работы в электронных таблицах, текстовом редакторе и других функциональных приложениях.

На усмотрение руководства в данном разделе инструкции может быть вставлен пункт, обязывающий ассистента уметь заключать локальные договоры и акты, а также ориентироваться в структуре организации.

Обязанности

В данном разделе перечисляются все, что ассистент должен делать в течение рабочего дня.

В его обязанности входит:

  • выполнение поручений руководителя (личных и общественных);
  • организация приема посетителей;
  • ведение документации;
  • разбор и систематизация корреспонденции;
  • ведение внутрикорпоративной документации;
  • сопровождение руководителя в деловых поездках;
  • подготовка и проведение деловых мероприятий;
  • прием и координация телефонных звонков;
  • организация переговоров (в том числе — телефонных);
  • ведение переписки в интернете с партнерами, коллегами или представителями конкурентов по бизнесу;
  • обеспечение директора максимально полной информационной базой;
  • контроль исполнения работниками указаний директора;
  • своевременное обеспечение кабинета начальника канцелярией, офисной техникой, функциональными принадлежностями;
  • организация или проведение презентаций проектов компании.

Ассистент также может заниматься обеспечением кабинета начальника представительскими аксессуарами. Его расходы в этом плане согласуются с заместителем по хозяйственной части.

Права

В каждой компании этот раздел заполняется индивидуально, сообразно внутренней профессиональной специфике. Но есть и общие положения, обязательные для всех.

В должностной инструкции помощника руководителя 2020 должны быть зафиксированы такие права:

  1. разрабатывать проекты по оптимизации работы компании;
  2. вносить предложения по более рациональной организации рабочего дня лично руководителя (пересмотр рабочего расписания, графика проведения планерок или рабочих встреч и т. д.);
  3. настаивать на соблюдении собственных прав, предусмотренных трудовым договором;
  4. настаивать на соблюдении оптимальных условий для выполнения своих обязательств;
  5. иметь доступ к корпоративной информации для более продуктивного исполнения своих обязанностей (кроме сведений, имеющих гриф «Секретно» или имеющих отношение к коммерческой тайне).

Список прав варьируется в разных компаниях.

Ответственность

Должностная инструкция помощника директора предусматривает материальную, административную и уголовную ответственность.

Помощник руководителя несет ответственность за:

  1. невыполнение своих обязанностей;
  2. нанесение материального ущерба компании или лично директору;
  3. решение личных проблем в рабочее время;
  4. нарушение нормативов техники безопасности и правил противопожарной безопасности;
  5. нарушение правил корпоративной этики;
  6. грубость на рабочем месте, проявленную по отношению к клиентам или коллегам.

В свою очередь, ответственность ассистента дает право директору:

  1. контролировать соответствие работника заявленным требованиям;
  2. вносить коррективы в его деятельность в случае обнаруженных нарушений;
  3. делать выводы о профессиональной состоятельности (или несостоятельности) сотрудника;
  4. привлекать к административной ответственности ассистента при допущении им грубых дисциплинарных нарушений или при принятии им непрофессиональных решений, нанесших урон компании или лично репутации генерального директора;
  5. поощрять сотрудника, если он проявляет себя как добросовестный и трудолюбивый сотрудник.
[/attention]Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя[/attention]

Заключение

Таким образом, инструкция есть не что иное, как пошаговое руководство к выполнению обязанностей. Но ассистент руководителя — это отчасти творческая профессия. В ней многое зависит от инициативности сотрудника и умения принимать быстрые решения в экстремальных ситуациях. (8 голос., 4,80 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/dolzhnostnaya-instruktsiya-pomoshhnika-rukovoditelya.html

Должностная инструкция административного помощника. Административный персонал

Должностная инструкция административного помощника

Для административной работы руководителю предприятия часто требуется помощник. Должность такого работника, как правило, именуется «административный помощник» (Administrative Assistant) или «личный помощник» (Personal Assistant).

На помощника могут быть возложены как текущие обязанности по обеспечению необходимых руководителю технических условий для выполнения работы (заказ билетов, организация деловых встреч, переговоров и т.д.), так и функции по решению незначительных производственных задач.

В последнем случае это означает, что административный помощник может в определенной степени воздействовать на общие действия персонала и контролировать выполнение поставленной задачи.

К делегированным могут быть отнесены функции по выполнению задач как технического характера, требующие независимости действий и предусматривающие полную ответственность за результаты (куда могут входить, например, наблюдение за дисциплиной персонала, расходованием средств, организация тех или иных мероприятий и т.д.), так и рассмотрение жалоб, решение конфликтных ситуаций или привлечение соответствующих служб (т.е. координационно-коммуникативная работа на предприятии).

На административного помощника, как правило, возлагается обязанность по составлению разнообразных финансовых, статистических отчетов, подготовке докладов, проектов приказов и т.д.

В некоторых случаях административный помощник может представлять интересы руководителя, выступать от его имени, проводить технические переговоры, не требующие немедленного принятия решений, сообщать об их итогах руководителю, доводить отдельные решения руководителя до персонала, выполнять секретарские обязанности и т.д.

Иногда его полномочия могут носить более широкий характер и фактически представлять собой первый (низовой) уровень административного руководства.

I. Общие положения

1. Административный помощник относится к категории специалистов.

сфере бизнеса.

3. Административный помощник должен знать:

3.1. Структуру управления предприятием.

3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.

3.3. Структуру и оборудование современного офиса.

3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.

3.5. Принципы и методы администрирования.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Основы этики и эстетики.

3.8. Правила делового общения.

3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.

3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

II. Должностные обязанности

Административный помощник:

1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).

2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)

3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.

4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.

5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.

6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.

7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.

8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.

9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.

10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.

11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.

12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.

13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.

III. Права

Административный помощник имеет право:

1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Административный помощник несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Административный персонал – понятие обобщенное, разными работодателями воспринимаемое по-своему.

Для одних это не более чем вспомогательный персонал, а для других – единственная возможность содержать офис в порядке, даже в таких мелочах, как наличие бумаги в принтере.

Более того, административные сотрудники будут востребованы всегда, независимо от каких-либо обстоятельств. Но, конечно, количество таких специалистов будет зависеть исключительно от размеров предприятия и его сферы деятельности.

Наиболее востребованными в Белгороде административными сотрудниками являются: секретарь, оператор ПК и администратор.

Секретарь на ресепшн (офис-менеджер)

Как правило, должность секретаря или офис-менеджера ориентирована на молодых девушек, начинающих карьеру или являющихся студентками. В тоже время, к соискателю на должность секретаря могут предъявляться довольно высокие требования, например, знание иностранного языка, что влияет на уровень заработной платы.

Секретарь

Является незаменимым человеком в любой компании, от которого напрямую зависит бесперебойная работа всего офиса. В обязанности данного административного работника входит:

  • Прием входящих звонков и распределение их внутри офиса;
  • Административная поддержка нормальной жизнедеятельности офиса, что подразумевает под собой закупку расходных материалов, канцелярии и продуктов;
  • Проведение различных тендеров среди подрядчиков (переезд или, например, закупка офисной мебели);
  • Взаимодействие со сторонними курьерскими службами (доставка почты, воды и пр.).

Данная работа предполагает определенное количество нюансов. Так, например, секретарь должен держать в голове довольно много разнообразной информации и помнить про все поступающие к нему сообщения, которые требуется передать тем или иным сотрудникам. Секретарь, помимо этого, должен уметь выполнять одновременно несколько поручений, причем, для разных людей.

Оператор ПК

Во многих областях сегодня оператор ПК является востребованным административным сотрудником. Зачастую на эту должность претендуют женщины, причем, каких-либо ограничений по возрасту нет, но, учитывая невысокие требования и относительно низкую заработную плату, соискателями являются молодые девушки без опыта работы.

Многие работодатели не требует наличия высшего образования и каких-либо особых навыков при приеме на данную должность.

Зачастую работодатели предлагают для соискателя обучение в процессе работы, что может быть связано со спецификой работы и особенностями компьютерной программы.

В то же время, для оператора ПК не последнюю роль играет наличие таких качеств, как внимательность, грамотность и усидчивость.

Администратор

Практически в любой сфере услуг есть потребность в администраторе, который непосредственно отвечает за запись и последующий прием посетителей. Помимо этого, администратор занимается ведением расчетов с клиентами, закупками необходимых материалов для работы, информированием посетителей об изменениях, проводимых акциях и т.п.

Довольно часто на эту должность претендуют женщины, от которых работодатель требует, прежде всего, аккуратности, ответственности и внимательности. Также администратор должен отличаться корректностью, тактичностью и быть приятным в общении с клиентами.

К административному персоналу также относятся: диспетчер, помощник руководителя, завхоз, архивариус и т.д.

К большинству из них работодатель не предъявляет высоких требований, поскольку ни одна из них не требует наличия высшего образования и серьезного опыта работы (исключения, безусловно, есть), но и заработная плата, как правило, не является пределом мечтаний. В то же время, для многих молодых людей это может стать отличным стартом для будущей карьеры.

До сих пор некоторые предприниматели считают, что административный персонал – это пустая трата средств и лишняя бюрократия.

Однако справедливым такое утверждение может быть только для очень маленьких фирм, где руководитель все обязанности берет на себя. На самом деле административный персонал – это важное звено в деловой цепи.

Именно он организует работу предприятия, отвечает за его связь с внешним миром, за своевременное выполнение договоров, заказов, следит за поступлением оплат.

Даже отсутствие в течение одного офис-менеджера, личного помощника показывает, насколько необходим в бизнесе административный персонал. Должности, которые мы назвали выше, – это основные рабочие места такого типа. Однако они не исчерпываются только этими видами занятий.

Кто относится к административному персоналу наряду с секретарем? Делопроизводитель, сотрудник колл-центра, офис-менеджер, персональный ассистент, секретарь-переводчик. Ошибочно полагать, может выполнять любой человек после краткосрочных курсов.

Для того чтобы качественно организовать деятельность предприятия, необходимы не только личностные качества, такие как дипломатичность, объективность, пунктуальность.

Административный персонал – это лица, имеющие доступ к очень важной информации, от которой зачастую зависит функционирование всей фирмы.

Следовательно, грамотное делопроизводство, быстрая печать, точность, добросовестность и организаторские способности просто необходимы. Кроме того, нужны и специальные знания. В идеале административный персонал – это работники с высшим образованием, необязательно профильным. Основным требованием будет умение обращаться с важной информацией и документами.

Офис-менеджер, кроме презентабельного внешнего вида и манер, должен также грамотно общаться с посетителями предприятия, ведь среди них будут и партнеры, и Порой такому специалисту поручают также продвижение товаров или услуг компании. В любом случае именно он координирует работу всех служб и связь с руководителем.

Он также отвечает и за соблюдение рабочего графика, за расписание встреч и переговоров. Персональный ассистент оказывает руководителю помощь в организации командировок по стране и за границу. Предприниматели стараются выбрать на человека, обладающего знаниями иностранных языков, грамотного и пунктуального.

Как правило, секретарями и женщины, однако, вопреки распространенному мнению, не молодые, а образованные дамы старше 25 лет. А вот офис-менеджером может быть и мужчина, все зависит от отрасли. Дополнительным преимуществом будет не только опыт работы, но и профессиональные знания из области документоведения.

Как ни удивительно, но при всем обилии грамотных и образованных специалистов, молодых выпускников вузов подобрать квалифицированный административный персонал – это непростая задача.

Ведь важны не только профильные знания, но и личностные качества: неконфликтность, объективность, умение подчиняться и руководить, организаторские способности.

Источник: https://gamecreatingcommunity.ru/reviews/job-description-of-the-administrative-assistant-administrative-staff.html

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: