Должностная инструкция руководителя группы административного обеспечения

Содержание
  1. Специалист АХО — кто это? Административно-хозяйственный отдел: структура, сотрудники, руководство
  2. Для чего создается АХО
  3. Структура отдела
  4. Основные задачи отдела
  5. Административно-хозяйственный отдел. Функции
  6. О правах
  7. О взаимодействии
  8. Об ответственности
  9. Должностная инструкция начальника АХО
  10. Другие должности в отделе
  11. Должностная инструкция начальника отдела
  12. 2. Должностные обязанности
  13. 3. Права
  14. 4. Ответственность
  15. 5. Заключительные положения
  16. Должностная инструкция разработана всоответствии:
  17. Должностная инструкция начальника административного отдела
  18. 1 Общие положения
  19. 2 Должностные обязанности
  20. 3 Профессиональные требования
  21. 4 Права
  22. 5 Служебные взаимоотношения
  23. 6 Ответственность
  24. Сфера деятельности и обязанности административного директора
  25. Основные понятия, характеризующие административного директора
  26. Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора
  27. Характеристика должности и ее основные положения
  28. Функциональная направленность административного директора
  29. Правомочия административного директора
  30. Ответственность административного директора
  31. Административный директор — должностные обязанности
  32. Вводная
  33. Область работы административного директора
  34. С чего начать?
  35. Обзор скиллов
  36. Права административного директора

Специалист АХО — кто это? Административно-хозяйственный отдел: структура, сотрудники, руководство

Должностная инструкция руководителя группы административного обеспечения

Каждый человек, который имел опыт работы, понимает, насколько важно, когда в компании должным образом поддерживается жизнедеятельность и обеспечивается безопасность сотрудников. Выясним, какие работники должны быть включены в штат компании, чтобы сделать пребывание в ней комфортным.

Для чего создается АХО

Вначале поясним, что АХО – это административно-хозяйственный отдел. Обычно такие структурные подразделения создаются на крупных предприятиях с разветвленной структурой хозяйственной деятельности.

В мелких компаниях функции целого отдела может выполнять один человек.

Основная функция сотрудников этого отдела сводится к тому, чтобы грамотно организовать административно-хозяйственную деятельность, минимизировав затраты компании на обеспечение ее жизнедеятельности и создав комфортные условия пребывания на рабочих местах.

Структура отдела

Как уже говорилось выше, сотрудник АХО – это должность, которая более характерна для крупной организации, где формируют самостоятельное структурное подразделение и создают положение об АХО.

В многотысячных холдингах в рамках АХО могут быть выделены участки, группы.

Так, в рамках отдела можно выделить секторы:

1. Планово-расчетный, основная задача которого – планирование расходов и определение их целесообразности.

2. Материально-ресурсный – осуществляет контроль приемки расходных материалов.

3. Социально-бытового обеспечения – создает условия комфортного существования сотрудников компании.

Основные задачи отдела

Перед данным подразделением ставится достаточно много задач, в большой организации редко можно услышать вопрос: «Специалист АХО — кто это?»

Всем членам коллектива понятно, что работники отдела занимаются важными вопросами, решение которых способствует результативной работе предприятия:

  • хозяйственное обслуживание;
  • содержание в надлежащем состоянии внутренних помещений и здания;
  • создание комфортных условий труда.

Административно-хозяйственный отдел. Функции

В связи с тем, что задачи перед этой структурной единицей могут стоять весьма разнообразные, но так или иначе связаны с обеспечением хозяйственного обслуживания надлежащего уровня, можно обозначить следующие его функции:

  • обеспечение соответствующего содержания помещений предприятия;
  • контроль исправной работы оборудования;
  • планирование реконструкций, ремонта зданий;
  • осуществление планового ремонта, его контроль и приемка;
  • благоустройство здания и его фасада, озеленение;
  • составление сметы расходов;
  • оформление всей необходимой документации;
  • обеспечение офисных сотрудников всем необходимым для эффективной работы.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что работа в АХО требует соблюдения большого количества норм и правил и неразрывно связана с высокой степенью ответственности за исполнение работ.

О правах

Теперь поговорим о том, какие имеет права специалист АХО (кто это — мы уже определились). Также в данном пункте будет обозначено, кто несет ответственность за исполнение обязанностей сотрудниками отдела.

Как и следовало предполагать, в этот пункт включено все, что связано с контролем за соблюдением различных норм, требований по сохранению собственности компании, которая находится в оперативном пользовании.

Также отдел может контролировать надлежащее хранение имущества на складе, требовать отчетов об использовании расходных офисных материалов.

Безусловно, право данного структурного подразделения – представление интересов компании при взаимодействии с различными учреждениями (ремонтные, строительные организации) в случае необходимости решения входящих в его зону ответственности вопросов.

По результатам проверок начальник АХО может инициировать через руководство издание приказа о наложении дисциплинарного взыскания за порчу имущества.

О взаимодействии

Специалист АХО (кто это — руководитель или рядовой сотрудник, не имеет значения) при выполнении своей работы в обязательном порядке выстраивает служебные взаимоотношения с коллегами из других отделов. Это необходимо для качественного выполнения функций.

От сотрудников других структурных подразделений работник административно-хозяйственного отдела получает заявки на покупку необходимых в работе вещей (оргтехника, канцелярские товары и прочее), а также отчеты о порче имущества, письменные объяснения о причинах поломок.

АХО не только контролирует другие отделы по исполнению круга вверенных ему вопросов, но и составляет планы выполнения ремонта в помещениях на основании нормативов, предоставляемых финансовой и бухгалтерской службами.

Кроме того, структурное подразделение взаимодействует с отделом кадрового администрирования (запрос штатного расписания, получение информации о командировках сотрудников) и юридическим отделом (запрос консультационной помощи при составлении договоров).

Об ответственности

Теперь необходимо затронуть зону ответственности, которую несет специалист АХО. Кто это решает контролировать, тот должен знать, что полностью отвечает за исполнение функций начальник административно-хозяйственного отдела.

В его обязанности входит в том числе организация работы сотрудников вверенного ему структурного подразделения. Руководитель обеспечивает качественную и своевременную подготовку документации, ведение документооборота.

Именно начальник АХО отвечает за исполнение сотрудниками производственной дисциплины.

Зона ответственности прочих работников хозяйственного отдела определена должностными инструкциями, которые коротко будут рассмотрены в данной статье.

Должностная инструкция начальника АХО

Сотрудники, которые не занимаются ведением кадрового документооборота, вряд ли задумываются, что обозначенная инструкция должна соответствовать определенным требованиям.

Тем не менее это так. В обязательном порядке документ должен содержать указание на квалификацию начальника отдела и требования к опыту работы. Как правило, на должность руководителя принимаются специалисты с высшим образованием (в нашем случае образование может быть техническим либо экономическим), опытом работы (минимум три года в качестве специалиста, 1-2 года – в качестве руководителя).

Начальнику отдела необходимо знать все локально-нормативные акты, приказы по организации, регулирующие ее деятельность, а также быть проводником принятой в компании корпоративной культуры.

В любую должностную инструкцию, будь то начальник, инженер АХО либо другой сотрудник, необходимо включить требования о знании норм и правил ОТиТБ, противопожарной безопасности.

Документ также обязан содержать информацию о том, кто является непосредственным начальником сотрудника, кто его замещает во время болезни.

Обязанности по должности «начальник АХО» во многом перекликаются с функциями отдела, что неудивительно. Тем не менее обозначим их:

  • обеспечение качественного обслуживания и соответствия нормам и правилам СНиП состояния здания и внутренних помещений;
  • составление смет, планирование ремонтных работ;
  • обеспечение сотрудников компании необходимой мебелью, техникой, инвентарем, ведение их учета по предприятию, организация рационального использования материалов;
  • осуществление руководства работами по благоустройству территории;
  • организация обслуживания на надлежащем уровне совещаний, конференций и прочих мероприятий;
  • руководство сотрудниками вверенного ему подразделения.

Информация о правах также обязательна в должностной инструкции.

Здесь следует говорить о вынесении на рассмотрение руководства проектов по усовершенствованию обслуживания, о знакомстве с документами, регулирующими деятельность компании, информировании руководства о недостатках в хозяйственной деятельности. В рамках управления сотрудниками должностное лицо может выносить предложения о поощрении/наказании своих специалистов.

Раздел об ответственности включает в себя информацию о необходимости надлежащим образом исполнять свои обязанности и бережно относиться к собственности работодателя.

Другие должности в отделе

Структура АХО предполагает существование в ней достаточно большого количества сотрудников: это могут быть инженеры, специалисты, ассистенты.

В зависимости от того, насколько сложно устроена организация, могут существовать ведущие, старшие, младшие специалисты, ассистенты. Должностная инструкция, безусловно, в данном случае прописывается непосредственно под конкретную должность и организацию, предполагает четкое разделение зон ответственности.

Отдельно следует сказать об обязанностях таких сотрудников, как дворник, уборщица, которые занимаются приведением в надлежащее состояние территории и помещений. Их работа не представляет особой сложности, но также сопряжена с определенной степенью ответственности.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что работа сотрудников АХО состоит в грамотном планировании и обеспечении служащих ресурсами. При этом специалисты не должны допускать перерасхода и возникновения аварийных ситуаций.

Таким образом, работа в АХО связана с не меньшей ответственностью, чем на других должностях.

Источник: https://FB.ru/article/323963/spetsialist-aho---kto-eto-administrativno-hozyaystvennyiy-otdel-struktura-sotrudniki-rukovodstvo

Должностная инструкция начальника отдела

Должностная инструкция руководителя группы административного обеспечения

1.1.На должность Начальникапроизводственно-диспетчерского отдела назначается лицо, имеющее высшееобразование  и опыт работы не менее 3лет.

1.2.Назначение, освобождениеи временное замещение Начальника производственно-диспетчерского отделапроизводится приказом генерального директора.

1.3.Начальник  производственно- диспетчерского отделаподчиняется непосредственно Управляющему директору.

1.4. Начальник производственно-диспетчерскогоотдела должен знать:

  • законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам производственного планирования и оперативного управления производством;
  • перспективы развития предприятия;
  • производственные мощности предприятия;
  • специализацию подразделений предприятия и производственные связи между ними;
  • номенклатуру выпускаемой продукции;
  • основы технологии производства;
  • организацию производственного планирования на предприятии;
  • порядок разработки календарных графиков выпуска продукции;
  • организацию оперативного учета хода производства;
  • организацию складского хозяйства, транспортных и погрузочно-разгрузочных работ на предприятии;
  • средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
  • основы трудового законодательства;
  • правила и нормы охраны труда;
  • требования стандартов ИСО 9001 т ИС0/ТУ 16949, положения СМК;
  • правила внутреннего трудового распорядка.

1.5. Во время отсутствия Начальника производственно-диспетчерского отдела (болезнь, отпуск, командировка и т.д.) его должностные обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которые несёт полную ответ­ственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.

2. Должностные обязанности

Начальник  производственно-диспетчерскогоотдела:

2.1.Осуществляет руководство планово-диспетчерским отделом.

2.2. Руководит работой по оперативному регулированию, с использованием средств вычислительной техники, коммуникаций и связи, хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции в соответствии с планом производства.

2.3. Осуществляет руководство разработкой производственных программ и календарных графиков выпуска продукции по предприятию и его подразделениям, их корректировкой в течение планируемого периода, разработкой и внедрением нормативов для оперативно-производственного планирования.

2.4. Организует оперативный контроль за ходом производства, за обеспечением производства оборудованием, инструментом, материалами, комплектующими изделиями, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами и т.п.

2.5. Обеспечивает ежедневный оперативный учет хода производства, выполнения суточных заданий выпуска готовой продукции по количеству и номенклатуре изделий, контроль за состоянием и комплектностью незавершенного производства, соблюдением установленных норм заделов на складах и рабочих местах.

2.6. Координирует работу подразделений предприятия, принимает меры по обеспечению ритмичности выполнения календарных планов производства, предупреждению и устранению нарушений хода производственного процесса.

2.7. Анализирует результаты деятельности подразделений за предыдущий плановый период с целью выявления возможностей более полной и равномерной загрузки мощностей, оборудования и производственных площадей, сокращению цикла изготовления продукции.

2.8. Отслеживаетработу производственных складов, обеспечивает участие отдела в проведенииинвентаризации незавершенного производства.

 2.9. Организует разработку мероприятий посовершенствованию оперативного планирования, текущего учета производства .

2.10. Осуществляет методическое руководство  работой производственно-диспетчерских подразделений предприятия, руководит работниками отдела.

2.11.Взаимодействует со всеми структурными подразделениями предприятия.

2.12.Контролирует соблюдение работниками отдела правил и норм охраны труда и техникибезопасности, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннеготрудового распорядка.

2.13. Выполняет все поручения непосредственногоруководителя.

3. Права

Начальник  производственно-диспетчерскогоотдела имеет право:

3.1. Действовать от имениотдела  во взаимоотношениях с инымиструктурными подразделениями предприятия.

 3.2. Запрашивать и получать от руководителейструктурных подразделений предприятия и специалистов необходимую информацию.

3.3. Требовать отподчиненных выполнения своих распоряжений.

 3.4. Взаимодействовать с руководителями всехструктурных подразделений по вопросам производственной деятельностипредприятия.

 3.5. В пределах своей компетенции подписыватьи визировать документы;

3.6. Самостоятельно вестипереписку со структурными подразделениями предприятия а также инымиорганизациями по вопросам, входящим в его компетенцию.

 3.7. Вносить предложения управляющему директорупредприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственностидолжностных лиц по результатам проверок и инвентаризаций.

4. Ответственность

Начальник производственно-диспетчерскогоотдела несет ответственность:

4.1. Заненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,предусмотренных настоящей должностной инструкцией несет ответственность впределах, определенных действующим трудовым законодательством РоссийскойФедерации.

4.2. Заправонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности несетответственность в пределах, определенных действующим административным,уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. Заразглашение конфиденциальной информации, доверенной ему в связи с выполнениемтрудовых обязанностей.

4.4. Запричинение материального ущерба несет ответственность в пределах, определенныхдействующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РоссийскойФедерации.

5. Заключительные положения

5.1. Начальнику  производственно-диспетчерского отдела запрещается находиться на производстве   без спецодежды   и положенных по технологии средств индивидуальной защиты (СИЗ).

5.2. Начальник  производственно-диспетчерскогоотдела организует   оказание   медицинской  помощи   при   несчастных случаях до прибытия медицинскогоперсонала и доставку пострадавшего в лечебное учреждение.

5.3. Начальник  производственно-диспетчерского отдела сообщает обо всех недостатках по охране труда, обнаруженных во время работы, о неисправности технологического оборудования, электроинструмента, оснастки, приборов необходимо известить своего непосредственного руководителя.

Должностная инструкция разработана всоответствии:

  • Трудовым Кодексом РФ, с учетом изменений и дополнений.
  • Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.98 г. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» №37.
  •  Уставом предприятия.
  • Стандартами менеджмента качества.

Источник: https://gostost.ru/nacotdela-dispetcer-instrykciy/

Должностная инструкция начальника административного отдела

Должностная инструкция руководителя группы административного обеспечения

УТВЕРЖДАЮГенеральный директорПАО «Компания»

____________ В.В. Умников

«___»___________  г.

1 Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность начальника административного отдела ОАО «Компания» (далее предприятие).

1.2 На должность начальника административного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по профессии не менее 3 лет.

1.3 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам.

1.4 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:

— референт генерального директора;

— помощник генерального директора;

— секретарь руководителя;

— пресс-секретарь;

— редактор;

— специалист по работе с документами;

— архивариус;

— инструктор по спорту.

1.5 Назначение, перемещение и освобождение от должности начальника административного отдела осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора.

1.6 В случае временного отсутствия начальника административного отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.7 Начальник административного отдела при исполнении должностных обязанностей руководствуется:

— приказами генерального директора, указаниями, распоряжениями его заместителей;— инструкцией по делопроизводству и работе архива;— установленными на предприятии нормами и правилами;— Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;— настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;

— положением об административном отделе.

2 Должностные обязанности

Начальник административного отдела

2.1 Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.2 Осуществляет контроль исполнения документов и их оформления.

2.3 Организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.4 Обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия.

2.5 Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации.

2.6 Разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности канцелярии.

2.7 Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ.

2.8 Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.9 Должен знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы и соблюдать ее требования.

2.10 Повышать свой профессиональный уровень, постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности.

3 Профессиональные требования

Начальник административного отдела должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

— единую государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— структуру предприятия;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— документы менеджмента качества.

4 Права

Начальник административного отдела имеет право:

4.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.

4.2 Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Начальник административного отдела взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений.

6 Ответственность

6.1 Начальник административного отдела несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Админов

Согласовано:

Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Начальник юридического отдела С.С. Сергеев

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Должностная инструкция начальника отдела

Вам также может понравиться

Источник: https://oformitely.ru/doljnostnaya_instrukciya_nachalynika_administrativnogo_otdela.html

Сфера деятельности и обязанности административного директора

Должностная инструкция руководителя группы административного обеспечения

Бизнес юрист > Трудовое право > Обязанности административного директора, а также права и ответственность должности

Должность административный директор – современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно.

Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления.

Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Административный директор

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности.

Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией.

Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора.

Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора.

Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

Функции должности

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

  • активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
  • ответственность
  • коммуникабельность
  • лидерские позиции
  • устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Переговоры

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

  • Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
  • Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.Проведение собеседований
  • Представление интересов компании и решение вопросов с контролирующими организациями, которые не требуют непосредственного участия руководства.
  • Составление финансовых планов в сфере административно-хозяйственной деятельности.
  • Организация системы документооборота и управления информационными потоками с целью оптимизации рабочего времени директора.
  • Контроль сроков исполнения документов, соблюдения исполнительской дисциплины.
  • Правила формирования и порядок передачи дел на архивное хранение.
  • Подготовка отчетов, на основе информационных и справочных материалов, охватывающих сферу его занятости.
  • Организация деловых встреч и проведение совещаний.
  • В отдельных случаях, формирование штата сотрудников компании необходимой квалификации, в соответствии со спецификой компании. Подготовка и обучение персонала.
  • Контроль слаженной работы подчиненного персонала, недопущение нарушения трудовой дисциплины.
  • Организация приема сотрудников компании по личным или производственным вопросам, не требующих вмешательства директора компании.
  • Организация корпоративных мероприятий компании (например, встреча нового года, юбилей компании и т.д.).
  • Участие в рассмотрении претензий потребителей, неудовлетворенных обслуживанием либо продукцией компании.
  • Совместная работа с клининговыми организациями по вопросам поддержания чистоты и порядка в помещениях компании.
  • Инструктирование сотрудников компании основам техники безопасности, охране труда, основным методам противопожарной безопасности.
  • Контроль соблюдения сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.

Правомочия административного директора

Права директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов.

Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности.

Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения.

Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение.

В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/trudovoe/obyazannosti-administrativnogo-direktora.html

Административный директор — должностные обязанности

Должностная инструкция руководителя группы административного обеспечения

Должностная инструкция сотрудника нужна для того, чтобы определять его функциональные обязанности, закреплять его служебные полномочия, устанавливать необходимые требования к соискателю на эту вакансию, знакомит его с правами на рабочем месте, определяет ответственность за свои решения и действия/бездействия.

Прочитав эту статью, вы узнаете подробнее про должность административный директор — должностные обязанности этого сотрудника.

Директор по административным вопросам  является штатной единицей, чаще всего имеющаяся в больших компаниях, имеющих разветвленную систему управления.

Вводная

Обычно этот человек является заместителем директора по административно-хозяйственной работе. Но довольно часто к его сфере действия относятся и следующее:

— секретариат;

— канцелярия;

— IT-подразделение;

— архивы и так далее.

Область работы административного директора

В первую очередь это должностное лицо занимается организационными вопросами. Также возможно отнесение к его обязанностям следующих пунктов:

— корпорационная этика;

— техника безопасности;

— вопросы дисциплины труда.

Административный директор относится к руководителям довольно высокого уровня. К его должностным обязанностям относится общее руководство деятельности подведомственных ему отделов. Это говорит о том, что сотрудники этих подразделений должны подчиняться этому должностному лицу.

ВАЖНО! Из вышесказанного становится ясно, что к соискателям на эту вакансию предъявляют достаточно высокие требования.

С чего начать?

План должностной инструкции

Строго определенного образца должностной инструкции просто не существует. Но, как и все другие, должностная инструкция административного директора в обязательном порядке должна включать в себя такие разделы, как:

— общие положения;

— основные рабочие задачи;

— функциональные обязанности сотрудника;

— права работника;

— ответственность должностного лица.

Общие положения

Структура первого раздела должностной инструкции должна включать в себя:

— полное название должности, то есть административный директор;

— описание должности и определение подчинённости. Административный директор подчиняется генеральному, а в подчинении у него могут быть более мелкие отделы и их начальники;

— условия приема и увольнения сотрудника, соответствующие действующему законодательству. Обычно прием и увольнение административного директора совершаются согласно приказу генерального директора предприятия;

— указание лица, замещающего административного директора во время его отсутствия на рабочем месте.

Обзор скиллов

Требования к соискателю на данную должность

Отделу кадров довольно трудно самостоятельно выделить квалификационные требования к административному директору, так как такая должность отсутствует в ЕКС. Обычно обозначают, что необходим человек, обладающим высшим образованием по специализации в области управления персоналом или связанным с деятельностью предприятия, а также опытом работы руководителя.

Необходимые знания и умения должностного лица

Этот раздел должностной инструкции включает в себя следующие пункты:

  1. Список знаний, которыми нужно обладать назначенному лицу. Сюда относят ТК РФ, порядок ведения отчётности и так далее.
  2. Список нормативных актов для того, чтобы административный директор руководствовался ими в своей работе. Сюда относят российские законы, локальные акты и распоряжения руководства компании, правила внутреннего распорядка и так далее.

Основные функции административного директора

Этот раздел должностной инструкции включает в себя основные задачи сотрудника на рабочем месте. Обычно сюда включается следующее:

  1. Осуществление контроля за работой структурных подразделений компаний, подчиняющихся ему.
  2. Работа с административной и хозяйственной документацией разнообразного характера.
  3. Осуществление поиска производственных и служебных помещений для работы предприятия.
  4. Обеспечение работников компании нужными им канцелярскими предметами, мебелью, канцелярией и так далее.
  5. Осуществление подбора персонала на вакантные должности в отделы, подведомственные ему.
  6. Принятие решений по поощрению или наказанию отличившихся сотрудников.

Функциональные обязанности административного директора — первая версия

Занимаясь формированием инструкции для административного директора, представитель отдела кадров должен четко и детально обозначить в ней его должностные обязанности кратко.

СПРАВКА! Из-за того, что в ЕКС нет никаких рекомендаций относительно этой должности, варианты наполнения этого раздела могут выглядеть так.

Первый вариант:

  1. Ведение графика отпусков.
  2. Ведение табельного учёта.
  3. Осуществление контроля за рабочей дисциплиной на предприятии.
  4. Доведение до сведения рядовых сотрудников всех распоряжений руководящего состава компании.
  5. Осуществление контроля за своевременным исполнением сотрудниками распоряжений руководства.
  6. Налаживание общения с контрагентами, партнёрами, госструктурами. Требование у них документов, принятие участия в обсуждении, решение различных вопросов, которые не требуют присутствия вышестоящих руководителей.
  7. Организация корпоративов.
  8. Обеспечение контроля за сохранением собственности компании.
  9. Приведение в действие мер, которые способствуют недопущению и устранению конфликтов между сотрудниками.
  10. Организация уборки производственных, служебных помещений, близлежащей территории.
  11. Обеспечение работников компании нужными им для работы офисными принадлежностями, оборудованием, производственными принадлежностями, техникой и так далее.
  12. Осуществление первичного инструктажа по технике безопасности, охране труда, противопожарным предписаниям с вновь принятыми сотрудниками.
  13. Контроль за вкладом сотрудников в развитие компании, оценка их деятельности и принятие решений об их поощрении.
    14. Принятие участия в решении вопросов нарушения трудовой дисциплины, предложения о дисциплинарном взыскании, озвученными перед вышестоящим руководством.

Вторая версия

  1. Осуществлять общее управление работой компании с административной стороны.
  2. Ведение деятельности по документационному обеспечению предприятия, то есть постановка документооборота.
  3. Формирование административного бюджета.
  4. Осуществление контроля за деятельностью АХО — секретариатом, канцелярией.
  5. Принятие участие в подборе сотрудников для работы в административном подразделении.
  6. Осуществление контроля за соблюдением сотрудниками правил охраны труда, техники безопасности, противопожарным правилам.
  7. Контроль за работой внутренних структур общения — правил коммуникаций между отделениями, работниками, структурными единицами.
  8. Постановка и совершенствование бизнес-процессов.
  9. Принятие участия в разработке служебных стандартов, регламентов, осуществление контроля за их выполнением.
  10. Управление закупками, а именно оборудованием, офисной мебели, канцелярскими принадлежностями, расходными материалами.
  11. Сотрудничество с компаниями, партнёрами, которые обеспечивают работу вашего предприятия, проведение тендеров.

Третья версия

  1. Осуществление контроля за своевременным и полным выполнением своих обязанностей управляющих компаний, арендодателей служебных помещений.
  2. Руководство, планирование и мониторинг работы сотрудников АХО и фирм-подрядчиков, оказывающих услуги предприятию, например, снабжение электричеством, водой, клининг и так далее.
  3. Обеспечение безостановочной работы предприятия.
  4. Организация рабочих мест для новых сотрудников.
  5. Организации перестройки, ремонта помещений предприятия. Взаимодействие м управляющими компаниями, арендодателем и так далее.
  6. Обеспечение предприятия новым оборудованием, техникой, мебелью, расходными материалами.
  7. Поиск и ведение тендеров.
  8. Сопровождение договоров с поставщиками и подрядчиками.
  9. Финансирование административных проектов, оплата счетов.
  10. Документооборот с партнёрами, подрядчиками, арендодателем.
  11. Организация доставки документов, перевозки сотрудников.
  12. Организация рабочих мест.

Права административного директора

В должностной инструкции специалиста должна быть гарантия исполнения его служебных полномочий. Обычно к правам этого специалиста относят:

— принятие нужных действий для недопущения или устранения конфликтов;

— написание распоряжений для подчиняемых ему сотрудников;

— предлагать руководству принимать новых работников, накладывать на сотрудников дисциплинарные взыскания, освобождать их от рабочих обязанностей;

— заключение договоров с контрагентами и партнёрами на закупку необходимых материалов и оборудования, проведение для этого банковских операций;

— ведение переговоров в рамках своих полномочий от лица всей фирмы.

СПРАВКА! Соответственно, по желанию вышестоящего руководства, нанимающего данного сотрудника, список его прав может быть увеличен.

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: