Есть контакт: как управлять информацией в команде

Содержание
  1. Работаем дома: Создание команд в Microsoft Teams и управление ими
  2. Что такое Microsoft Teams?
  3. Как создать команду в Microsoft Teams?
  4. Как управлять командой в Microsoft Teams
  5. Как создать канал в Microsoft Teams
  6. Итоги по Microsoft Teams
  7. Умение работать в команде: что это за навык и как ему научиться?
  8. Что такое работа в команде
  9. Что включает в себя способность работать в команде
  10. Правила командной работы
  11. Какие навыки нужны
  12. Плюсы умения работать в коллективе
  13. Есть контакт: как управлять информацией в команде
  14. Почему это важно?
  15. Контрольныеточки
  16. Управление изменениями
  17. Каналы связи
  18. Форма и содержание
  19. Как сделать коммуникации в команде эффективными
  20. Выбор оптимального канала коммуникации
  21. Принципы использования каналов коммуникации в команде
  22. Оптимальная коммуникация с учетом особенностей людей и ситуаций
  23. Текстовые и мгновенные сообщения
  24. Пять фундаментальных принципов использования текстовых и мгновенных сообщений
  25. Эффективные формы коммуникации для разных случаев
  26. Работа в команде: 6 способов настроить сотрудников на результат
  27. 1. Поставьте задачу, а потом создавайте команду
  28. 2. Ориентируйтесь на профессиональные навыки, а не на характеры
  29. 3. Установите четкие правила с первого дня
  30. 4. Реагируйте на вопросы
  31. 5. Позвольте почувствовать вкус победы
  32. 6. «Не кормите крокодилов»
  33. 7. Хороший руководитель — опытный модератор

Работаем дома: Создание команд в Microsoft Teams и управление ими

Есть контакт: как управлять информацией в команде

Для удаленной работы вам и вашей компании нужна программа, которая максимально поможет организовать весь процесс. Одной из таких платформ является Microsoft Teams.

Работаем дома №1. Коронавирус закрыл офисы. Как организовать удаленную работу?

Что такое Microsoft Teams?

Если верить Википедии, то Microsoft Teams — корпоративная платформа, объединяющая в одном рабочем пространстве чат, встречи, заметки и вложения (файлы). Разработана компанией Microsoft, как конкурент популярного корпоративного решения Slack. Сервис представлен в ноябре 2016 года, одновременно стала доступна предварительная версия.

Отмечу, что Microsoft Teams не является бесплатной программой, но существует бесплатная версия. Я бы порекомендовал попробовать поработать сначала в ней, а потом уже решать, какой тип подписки вам и вашей организации подходит лучше всего.

Благодаря удобному пользовательскому интерфейсу, бесшовной интеграции с Office 365 и низкой цене, Microsoft Teams стала популярной платформой для совместной работы. После того, как вы создали или присоединились к организации, создание команд обеспечит вам более эффективные методы работы.

Само приложение доступно для всех операционных систем, его легко скачать на официальном сайте по этой ссылке или же найти в Play Маркет и App Store.

Процедура установки и инициализации довольно простая, но вам обязательно потребуется учетная запись Microsoft. 

Как создать команду в Microsoft Teams?

В Microsoft Teams вы будете присоединяться к готовой команде или создавать организацию, состоящую из различных групп (например, отдел продаж, маркетинг, разработчики, контент).

Каждая группа может иметь различные настройки с разными каналами (например, объявления, часто задаваемые вопросы, ИТ-помощь), чтобы люди в этих группах могли общаться с помощью голоса, текста или видеовстреч, а также обмениваться файлами и совместно работать над ними.

Вы можете создать команду в настольном приложении Microsoft Teams или в веб-приложении, выполнив те же действия. Начните с выбора вкладки «Команды» слева и затем нажмите «Присоединиться или создать команду».

Нажмите кнопку «Создать команду». Вы также можете использовать поле «Поиск команд» в правом верхнем углу, чтобы найти команды, которые вы или ваша организация, возможно, уже создали. 

Как создать команду в Microsoft Teams

Чтобы создать новую команду, выберите «Создать команду с нуля». Если у вас есть существующие команды или группы Office 365, которые вы хотите использовать в качестве шаблона для этой новой группы, нажмите «Создать из», а затем выберите команду или группу.

Вы можете нажать «Что такое команда?» открыть официальную веб-страницу Microsoft, которая предоставит вам более подробную информацию о работе команд и каналов.

Если вы хотите ограничить число коллег, которые смогут присоединиться к этой команде или увидеть ее, выберите тип «Конфиденциальный».

Если вы хотите, чтобы кто-либо в организации мог искать и присоединиться к этой команде, выберите «Общедоступный». Также есть вариант «Вся организация», что позволит автоматически присоединить всех ваших сотрудников.

Но, желательно, все же ограничивать количество участников команды, чтобы посторонние люди не мешали эффективности работы.

Введите название этой команды в поле «Название команды». При желании вы можете заполнить поле «Описание» любой дополнительной информацией о команде.

Вы всегда можете изменить название и описание команды позже, нажав на три горизонтальные точки рядом с командой и выбрав «Редактировать команду»

Чтобы закончить создание своей команды, выберите «Создать».

Как управлять командой в Microsoft Teams

Как только ваша команда создана, вы можете сразу же начать приглашать коллег из вашей организации в вашу новую команду. Введите имя человека или группы в поле «Начните вводить имя или группу». Вы всегда можете пригласить больше участников позже, нажав на три горизонтальные точки рядом с командой и выбрав «Добавить участника».

Добавьте все нужные имена, затем нажмите «Добавить».

Добавление участников в команду Microsoft Teams

Если вы хотите добавить в свою команду кого-то, кто в данный момент не входит в вашу организацию, вам нужно будет пригласить его вручную, выбрав вкладку «Команды» слева, нажав «Пригласить людей» и указав адрес электронной почты.

Управление участниками команды в Microsoft Teams

Эти адреса электронной почты не обязательно должны быть адресами электронной почты Microsoft, но вашим приглашенным будет предложено использовать их адреса электронной почты для создания новой учетной записи Microsoft. 

После добавления членов вашей организации, вы можете изменить роль этого человека с члена на владельца, предоставив им те же права и разрешения, что и у вас. Для этого щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с «Участник».

Вы всегда можете изменить эти настройки позже, нажав на три горизонтальные точки справа от вашей команды и выбрав «Управление командой».

Как создать канал в Microsoft Teams

В том же меню, которое вы используете для добавления участников или управления другими настройками команды, такими как теги, вы можете создавать новые каналы, щелкнув три горизонтальные точки справа от вашей команды и выбрав «Добавить канал».

Как создать канал в Microsoft Teams

Так же, как ваша команда является общедоступной или частной в вашей организации, ваш канал может быть общедоступным или частным в рамках вашей команды.

Дайте вашему каналу имя в разделе «Название канала» и опциональное описание в разделе «Описание».

Откройте раскрывающееся меню в разделе «Конфиденциальность», чтобы установить для этого канала значение «Приватный» или «Стандартный».

Если вы не хотите вручную приглашать членов команды в этот канал, установите флажок «Автоматически показывать этот канал в списке всех пользователей». Когда вы закончите, выберите опцию «Добавить».

Каналы в Microsoft Teams – основное место вашей совместной работы с другими людьми. По сути, это общий чат в котором можно делать общедоступные публикации, причем в виде форматированного текста и подкреплять их файлами, организовывать совместные видеоконференции. Имеются стикеры и даже своеобразные награды участникам за решения проблем.

Итоги по Microsoft Teams

Вы можете использовать команды Microsoft Teams для более четкой и согласованной совместной работы с коллегами внутри хорошо организованных тематических каналов.

Убедитесь, что ваша организация интегрирована с Office 365, чтобы в полной мере воспользоваться всеми удобными для пользователя функциями, которые Microsoft Teams предоставляют предприятиям малого и среднего бизнеса.

Источник: https://root-nation.com/ru/posts/internet-posts/ru-rabotaem-doma-komandy-microsoft-teams/

Умение работать в команде: что это за навык и как ему научиться?

Есть контакт: как управлять информацией в команде

Привет, дорогие подписчики и гости нашего блога! На связи Юлия Кель. Что определяет успешность руководителя? Способность быстро и правильно решать возникшие задачи.

Сегодня мы поговорим о том, как умение работать в команде влияет на успех в работе. Вы узнаете, как стать привлекательным кандидатом на собеседовании и ценным сотрудником на своем месте работы.

Выясните плюсы совместного труда, и подходит ли он вам.

После прочтения статьи, вы научитесь правильно взаимодействовать со своими коллегами при решении задач. А также проявлять свои лучшие качества в данном деле.

Что такое работа в команде

Команда — это четко отлаженный механизм. Где каждый человек занимает свое определенное место. Все члены группы, как винтики, приводят механизм в движение.

В нее входит не более 15 человек. Почему не больше? Ответ прост. Потому что довольно сложно объединить большое количество человек одной целью. Работа участников сплоченная. Они решают задачу по плану, но каждый выполняет определенные обязанности.

Если раньше это слово употребляли лишь в области спорта и соревнований, то сейчас оно становится все более уместно в рабочей среде. Как только вы запутаетесь с определением понятий «коллектив» и «команда», немного пофантазируйте.

Представьте перед собой группу людей, которые участвуют в соревнованиях. Их общая цель — дойти первыми до финала. План действий есть. Каждый выполняет свои задачи: один бегает, другой прыгает, третий сдает норматив с мячом.

Вот такое сравнение должно быть в вашей голове, чтобы без труда определить, что перед вами.

Что включает в себя способность работать в команде

Данный навык желает видеть у кандидата при собеседовании каждый руководитель. Чем же он хорош? И что вообще включает в себя? Сейчас об этом поговорим.

Чтобы деятельность компании была более успешной, руководитель ставит для себя несколько целей. Кстати, как правильно ставить цели можете почитать здесь. Некоторые из них порой возникают спонтанно. Решить все задания самостоятельно он не в силах, да это и ни к чему. Тогда самое время привлечь несколько человек, которые будут заниматься их решением.

Впервые мне довелось ощутить на себе командную работу во время учебы в институте. Из нас готовили руководителей, которые должны изначально представлять данный процесс изнутри. И могу вам сказать, в начале это непросто, но жутко интересно! Со временем, справляясь с каждым заданием, вовлекаешься в процесс, и становится значительно проще.

Конечно, это несколько разные вещи: задачи в рамках учебы и работы. На практике в работе я поняла, что не все так легко. Не каждому сотруднику возможно объяснить, как необходимо коллективно работать. И также не каждый человек для этого подходит. Подробнее мы поговорим далее. Для тех, кому не дан командный дух, существуют другие задания, которые стоит им назначить.

Итак, каждый участник должен соблюдать некоторые правила, которые влияют на всю работу в целом.

Правила командной работы

  1. Коллективное решение. Каждый работник в праве высказывать свое мнение, которое будет услышано. Оно будет принято при поддержке большинства людей.
  2. Все равны. Если у вас больше опыта или вы являетесь руководителем, это не значит, что все должны соглашаться с вашим мнением. Каждый сотрудник имеет одинаковые права.

    Критикуйте только по делу и относитесь к другим уважительно.

  3. Передача опыта. В таком рабочем процессе происходит передача своего опыта другим. Не только вы можете кого-то научить, но и вас. Более профессиональные сотрудники в непринужденной обстановке на практике покажут, как стоит поступать в том или ином случае.
  4. Фиксируйте все идеи.

    Некоторые предложения вначале могут выглядеть неуместно. Но практика показывает, что зачастую они становятся главным решением. Чтобы не забыть ничего из предложенного, все стоит записывать.

  5. Контролируйте свои эмоции. В работе необходимо забыть все личное и настроиться только на деловое общение.

    Человек, к которому вы испытываете личную неприязнь, способен быть отличным профессионалом в своем деле. Необходимо относится к таким людям объективно.

  6. Принимайте конструктивную критику. Если вас критикуют по делу и объективно, то стоит прислушаться к замечаниям. Не воспринимайте замечания в свой адрес критично.

    Лучше внимательно выслушайте их и возьмите на заметку.

  7. Делегирование обязанностей. Очень сложно этому научиться, но без разделения обязанностей никак не обойтись. Нужно уметь дать задания людям, которые с ними справятся лучше вас, и не контролировать каждое их действие. Ведь каждый участник имеет одну цель, он заинтересован в качественном выполнении работы.

  8. Действуйте по плану. Чтобы все выполнялось четко и в поставленный срок, необходимо руководствоваться планом.
  9. Пресекайте интриги. Нет ничего хуже, чем работник, который ради своей выгоды вносит разлад в группу коллег. Он также нацелен на общий результат, но его больше беспокоит возможность выделиться не лучшим путем.

    В группе появились сплетники и интриганы? От них необходимо избавляться. Если вы являетесь руководителем, а этот человек профессионалом, без сожаления увольте его. Разлад в коллективе может привести к большим потерям.

  10. Разделить успех на всех. Забудьте слово «Я». В команде существует только «Мы».

    Успешный результат будет общим и заслуженно принадлежать каждому работнику.

  11. Совместный отдых после решения задания. Очень важно не только разделить успех на всех, но и отпраздновать его совместно. Это поможет сплотить группу участников еще больше.

Какие навыки нужны

Если вы еще не представляете, способны ли к совместной работе, то лучше всего узнать это на опыте. Допустим, сегодня существует достаточно много волонтерских организаций. В них можно попробовать себя, еще и с пользой для общества. Но если отталкиваться от личностных качеств, то стоит отметить, что они играют не последнюю роль. Вы готовы к такой работе, если:

  1. Эмоциональный интеллект. Если его развить, то вы всегда найдете общий в коллективе. Чтобы понять, на каком уровне вы находитесь, предлагаю пройти бесплатный тест. Тестирование состоит из 12 этапов, на каждом из них вам покажут лицо неизвестного человека. Буквально на одну секунду промелькнет анимация с эмоцией. Вы должны будете ее определить. Я прошла тест за 4 минуты и набрала 75%. Считаю, что это мало. Буду развивать EQ.
  2. Умеете быстро влиться в коллектив, наладить общение. В одной из статей я рассказывала про интровертов, которые с трудом и долго налаживают контакт с новыми людьми. Им такая деятельность точно не придется по душе.
  3. Способны быстро понять поставленные задачи и приниматься за их решение. Медлительность в совместном труде не играет на руку. Внимательно выслушав все, что от вас хотят, нужно сразу браться за работу.
  4. Признаете свои ошибки и поднимаете командный дух. Если вы не считаете себя всегда и во всем правым, умеете поддержать других, то данная деятельность точно для вас.
  5. Умеете занимать разные роли в коллективе. Вы должны мгновенно подстраиваться под ситуацию и быть не только руководителем, но и исполнителем.
  6. Помогаете другим участникам. Это важно, но и вы не стесняйтесь просить помощи. Если многие сотрудники ранее предпочитали обращаться к вам за подмогой, это хороший признак вашей готовности к общей работе.
  7. Интересы компании находятся выше ваших собственных амбиций.
  8. Уважительно относитесь к другим. Замечательно, когда вы соблюдаете чувство такта по отношению к коллегам.
  9. Участники команды хотят видеть вас в ней. Значит вы им по душе, с вами легко работать. А это определяет многое. Не каждый человек способен расположить к себе целую группу людей.
  10. Коллеги часто интересуются вашим мнением по поводу ситуаций или их решений. Следовательно, оно для ваших коллег ценно.
  11. Вы всегда на начальном этапе сглаживаете конфликтные ситуации. При большом количестве людей спорные ситуации и конфликты неизбежны. Отлично, если именно вы умеете их предотвращать.

Я перечислила вам эти пункты для того, чтобы сформировать некое представление об участнике команды. Вы уже должны представлять, что это за человек и являетесь ли вы им.

Чтобы научиться ладить с людьми в команде, можно пройти специальное обучение.

Онлайн-интенсив “Эффективное общение” подойдет:

  1. Предпринимателям, руководителям, топ-менеджерам.
  2. Тем, кто работает с клиентами, менеджерам среднего звена, фрилансерам.
  3. Всем, кто занимается воспитанием детей.
  4. Любому, кто хочет усовершенствовать свое общение с окружающими.

Автор курса – Олег Калиничев – эксперт по невербальному поведению, эмоциональному интеллекту и распознаванию лжи. Аккредитованный тренер Paul Ekman International. Управляющий директор Paul Ekman International в России (PEI Russia).

Вы научитесь:

  1. Общаться с замкнутыми людьми.
  2. Справляться с ежедневными проблемами с участием других людей.
  3. Влиять на свое окружение и многому другому.

Курс идет 1 месяц и содержит 33 видеолекции, 26 упражнений, 6 тестов + вебинары с экспертами эмоционального интеллекта.

Обучение состоит из 4 блоков:

  1. Эмоции. Основы.
  2. Эмоциональная устойчивость и эмоциональная гибкость.
  3. Социальная эффективность.
  4. Построение гармоничных отношений.

Как проходит:

  1. Вы смотрите видеолекции.
  2. Потом выполняете самостоятельные задания для закрепления материала.
  3. Участвуете в вебинарах и обсуждаете сложные моменты.
  4. Проходите тесты по изученному материалу.
  5. Завершаете интенсив и получаете сертификат.

Стоимость самостоятельного прохождения – 1 040 руб., с куратором – 2 370 руб.

Вернут деньги, если в течение 7 дней решите, что курс вам не подходит.

Плюсы умения работать в коллективе

С серьезной задачей, которая имеет несколько этапов решения, непросто справиться одному. В лучшем случае это займет много времени и будет совершенно непродуктивно. Существуют такие задания, которые просто требуют совмещения разных мнений. Ряд преимуществ групповой работы:

  • вы имеете возможность поучаствовать в интересном рабочем проекте. Благодаря этому вы получите ценный опыт.
  • Мозговой штурм. Интересная форма работы в команде. Участникам дается задание, которое они должны решить сообща. Каждый высказывает свое мнение, предлагает свои варианты. Это хорошо развивает творческое мышление.
  • Вы научитесь слышать других, принимать их точку зрения объективно.
  • Руководитель получит уникальный опыт, который поможет ему продвижению по карьерной лестнице.

Итак, команда и коллектив имеют колоссальное различие.

Я приведу вам пример. Офис. Рабочий день только начался. Каждый сотрудник сидит (а их всего 17) на своем рабочем месте и занят своим делом. Все работают в одной компании, с одной целью.

Другой пример. Середина дня. Руководитель отдела собирается группу людей из 10 человек и предлагает им совместно решить одно задание.

Источник: https://levelself.ru/navyki/umenie-rabotat-v-komande.html

Есть контакт: как управлять информацией в команде

Есть контакт: как управлять информацией в команде

933.jpg»>

Информация – один из ценнейших ресурсов. Но оказывается, ею мало владеть – не менее важно знать законы управления информацией, правила выстраивания коммуникаций в команде. В противном случае упорядоченные знания превращаются в комок обрывочных сведений и домыслов. Мы разобрались, каковы условия эффективного управления информацией в команде и роль руководителя в этом процессе.

Почему это важно?

По данным исследования консалтинговой компании Hay Group, около 70 % планов и идей компаний так и не воплощаются в жизнь – погибают на этапе внедрения из-за дефицита грамотного информирования о них. Управлять информационными потоками в коллективе важно по нескольким причинам.

Понимание и достижение целей. Для того, чтобы команда могла согласовать понимание целей и путей их достижения.

 Только владея полной и подробной информацией о том, что происходит в команде и в компании, сотрудники могут быть полезны в долгосрочном планировании, предлагать перспективные идеи в рамках стратегии развития бизнеса.

 Также управление информацией помогает отсеивать т.н. информационный шум и правильно выбирать приоритеты – данные, которые важны для выполнения важных задач.

Отсутствие дезинформации и слухов. Неумение руководителя управлять информацией еще не означает, что она не циркулирует. Просто акцент смещается на неофициальный уровень – сплетни, догадки, мифы, которые, как известно, не приносят организациям ничего хорошего. Активно судачить начинают там, где не хватает эффективной коммуникации, ее схемы непонятны или не налажены.

Если никто не управляет информационными потоками в группе, они влияют на деятельность хаотично, что вносит в работу напряженность и демотивирует сотрудников, особенно организованных и ответственных.

Управление изменениями. Грамотное информирование – это один из ключевых компонентов управления изменениями в организации: вовремя и полно донося новости, можно рассчитывать на то, что они будут восприняты с минимальным сопротивлением.

Обмен опытом. Управление информацией – это необходимое условие обмена опытом между сотрудниками. По оценкам экспертов, компании используют всего лишь пятую часть знаний своего персонала. А это увеличивает статью расходов на обучение – вместо того, чтобы организовать обмен знаниями, приходится приглашать для этого дорогих внешних тренеров.

Лояльность сотрудников. Практика компаний показывает: работодателю мало иметь преимущества. Нужно уметь рассказывать людям о том, что это – выгодные отличия от остальных на рынке.

Часто сотрудники, даже имея блага, о которых в других компаниях могут только мечтать, не ценят их в силу незнания.

Работодателю, которые конкурирует на рынке труда за хороших специалистов, не зазорно рассказывать о преимуществах своего компенсационного пакета в сравнении с другими игроками отрасли или подчеркивать ценность грамотного менеджмента. Конечно, в меру.

Читайте еще:Курс молодого босса: как развить ключевые навыки для управления командой

Контрольные точки

Существует несколько правил, которые позволяют руководителю держать информационные потоки в команде под контролем.

Конкретный адресат. Информационные сообщения должны быть направлены на определенного адресата – конкретного исполнителя, в противном случае зоны ответственности размываются, и это отрицательно влияет на результат.

Скорость. Важно, чтобы обмен информацией осуществлялся быстро. То есть, получив важные для исполнителей задач данные, руководитель должен оперативно о них сообщить, а также регулярно собирать обратную связь от сотрудников.

В противном случае команды и компании превращаются в неповоротливых динозавров, где решения принимаются годами. А продукты появляются на рынке, когда конкуренты уже начинают отказываться от производства аналогов, поскольку они устарели.

Периодичность. Не менее значима периодичность, потому что она помогает создать систему. Например, информационное собрание – по понедельникам, новостная рассылка – дважды в месяц по пятницам и пр.

Беспрепятственность. Доносить информацию крайне желательно напрямую, без посредников – иначе коммуникации становятся игрой в «испорченный телефон».

Правдивость. Важный аспект информирования – правдивость данных. Увы, этот вопрос философский. Но как минимум полезно понимать, что чем дальше – тем руководителям сложнее утаить шило в мешке. Сотрудники могут черпать объективную информацию из множества других источников.

Управление изменениями

Информацию мало просто доносить – ставить сотрудников перед фактом. Как утверждают эксперты, все важные для деятельности компании идеи и нововведения важно «продавать» людям, особенно если речь идет о каких-либо изменениях. Нужно оставлять людям время привыкнуть к новшествам, пройти переходный этап от старой модели работы к новой.

Говорить об изменениях важно максимально просто, открыто и полно, чтобы у сотрудников не было ощущения, что их пытаются обмануть – это помогает справиться с недоверием. Кроме того, чтобы проникнуться идеей, люди должны видеть выгоды от ее реализации лично для себя – материальные, карьерные, связанные с мотивом признания.

Для анализа информации и планирования изменений удобна модель SCORE. Так, сначала описываются признаки текущего состояния (Symptoms), затем – их причины (Causes), результаты, которых нужно достичь (Outcomes), необходимые для этого ресурсы (Resources), а также желательные долгосрочные эффекты (Effects).

Каналы связи

Чтобы эффективно управлять информацией в коллективе, можно использовать разные каналы: встречи (совещания, презентации, в формате «руководитель-сотрудник») и корпоративные медиа (внутренние порталы, социальные сети, новостные рассылки, газеты, журналы, информационные стенды).

Желательно, чтобы ключевая информация доносилась с помощью сразу нескольких источников – например, кому-то из сотрудников легче воспринять ее со слов руководителя, а кому-то – прочитав электронное письмо.

Читайте еще:Знакомьтесь, босс: как стать хорошим руководителем для своей команды

Форма и содержание

Значение имеет не только что говорит руководитель, но и как. Привычки осуждать, публично критиковать, приказывать, угрожать – это только часть коммуникативных барьеров, которые препятствуют продуктивному обмену информацией.

 При обеспечении подчиненных информацией управленцам рекомендуется применять правило KISS (Keep it Short and Simple – «Делай короче и проще»).

Нет смысла засорять сознание людей лишними знаниями, подавать информацию в замысловатой и путанной форме – это приводит к непониманию и несогласованности.

При этом управление информацией – это умение не только доносить ее, но и получать от сотрудников обратную связь. Традиционные ключевые этапы этого процесса таковы: донесение информации до команды, ее анализ сотрудниками, уточняющие вопросы, а затем корректировка по мере необходимости.

Руководителю крайне важно поощрять сотрудников задавать вопросы и уточнять, если что-то непонятно, а еще – развивать навыки активного слушания. Нам кажется, что мы владеем ими по определению – слушаем, что произносит человек, и полагаем, что слышим его. Оказывается, это не так: уметь слушать – это мастерство, которым львиная доля руководителей наших компаний не владеет.

Источник: https://hr-portal.ru/article/est-kontakt-kak-upravlyat-informaciey-v-komande

Как сделать коммуникации в команде эффективными

Есть контакт: как управлять информацией в команде

Лариса Парфентьева

У нас есть удивительное преимущество: мы можем общаться с себе подобными гораздо более эффективно, чем любые другие существа на нашей планете (насколько нам самим известно), и мы в целом используем это умение для общего блага. Однако у этой чудо-способности есть и недостаток: мы, люди, хоть и прекрасно владеем навыками межличностного общения, тратим этот дар на разные глупости.

Вообще удивительно, что нам удается хоть чего-то добиться, — ведь мы склонны искажать или неверно трактовать даже самые простые утверждения или распоряжения.

Иногда достаточно повторить фразу, изменив интонацию, — и смысл существенно меняется. При пересказе мы запросто добавляем или теряем слова.

Если вокруг достаточно шумно, то наш собеседник может случайно не расслышать одно-два слова — и готово дело: мысль искажается.

К счастью, теперь мы имеем в своем распоряжении множество различных форм коммуникации, с помощью которых становится гораздо проще обменяться с коллегой важной информацией, — но и ошибку совершить становится легче.

Поговорим немного о том, какие способы коммуникации эффективнее всего использовать в бизнесе при различных обстоятельствах и какие правила существуют, чтобы коммуникация прошла успешно.

Выбор оптимального канала коммуникации

К числу наиболее распространенных форм коммуникации, применяемых в современном бизнесе, относятся:

— мгновенные сообщения и чаты(WhatsApp, Telegram);

— текстовые сообщения;

— традиционная «черепашья» почта;

— электронная почта;

— социальные сети;

— электронные доски объявлений;

— телефоны (мобильные и городские);

— телеконференции;

— инструменты для обмена документами (Google Docs, Sharepoint, Onedrive);

— социальные медиа (, , LinkedIn);

— личные встречи;

— групповые встречи;

— приложения для совместного использования;

— еще можно заскочить к коллеге на минутку…

— …или по старинке перекрикиваться через весь офис (и это не шутка).

Теперь, когда нам доступно множество разнообразных форм коммуникации, командам приходится выбирать те, что будут эффективно использоваться всеми коллегами. При этом данные нередко дробятся на фрагменты и теряют целостность, а мы сами становимся менее организованными, поскольку информация о важных делах и задачах хранится теперь в нескольких аккаунтах сразу.

Никогда еще людям не приходилось иметь дело с таким колоссальным объемом информации — и он все растет и растет. Не всегда нам удается выбрать оптимальный метод работы с этим массивом данных. Наверняка и вам приходилось обсуждать что-то в электронной переписке и думать: «Может, проще было бы созвониться и быстро все решить?».

Источник

Принципы использования каналов коммуникации в команде

Вот несколько существенных принципов, о которых стоит помнить при выборе канала коммуникации с другим сотрудником или подчиненным:

— Если ваше сообщение лаконично, сформулировано просто и касается рутинной работы, то личного обсуждения, скорее всего, не требуется.

— Электронная почта — отличный инструмент для распространения информации. Совещания и личные встречи лучше использовать для обсуждения и принятия решений.

— Если информация неоднозначна, содержит эмоциональный заряд или если требуется мозговой штурм, важно обеспечить личное присутствие всех вовлеченных лиц.

— Если дело срочное, то лучше всего позвонить, как в старые добрые времена.

— Сообщения в мессенджерах отвлекают людей от работы, так что используйте их, только если вам нужен немедленный ответ.

Оптимальная коммуникация с учетом особенностей людей и ситуаций

Имея возможность обратиться к любому коллеге с помощью самых разнообразных инструментов, мы должны понимать, какой метод в каких случаях использовать, особенно если речь о виртуальных командах и руководителях.

Если ваш коллега живет в Австралии, сложно организовать быстрое обсуждение в мессенджере, так как у него наверняка ночь, когда у вас день, поэтому вполне подойдет электронная почта. С другой стороны, если ваша коллега не особенно любит социальные сети, то писать ей в  «перезвони» особого смысла не имеет.

У некоторых ящик электронной почты превращается в черную дыру: все, что туда попадает, исчезает навечно.

Некоторые руководители предпочитают личные встречи раз в неделю, другим проще получать ежемесячные отчеты по электронной почте или созваниваться в конце рабочего дня и обсуждать итоги и проблемы.

В зависимости от личных предпочтений — как ваших, так и вашего визави, — от правил, сложившихся в команде, а также прочих обстоятельств вы можете выбрать тот или иной формат обмена информацией с разными людьми.

Выбор метода коммуникации может также зависеть от ожидаемых результатов. Как правило, если мы кому-то звоним, то рассчитываем на быстрый ответ, — но не обязательно ждем моментальной реакции, если выкладываем документ в Dropbox или Hightail.

Мы можем обмениваться информацией и в письменном, и в устном виде, и в каждом из этих случаев ожидаем получить разные результаты.

Поэтому часто правильнее использовать сразу несколько форматов — к примеру, вначале отправить электронное сообщение и приложить к нему документы, а потом собраться и обсудить эти документы лично.

Источник

Текстовые и мгновенные сообщения

На первый взгляд, текстовые и мгновенные сообщения — это практически одно и то же, и иногда мы используем эти термины как идентичные. Но вообще-то это два разных формата электронной коммуникации.

Текстовые сообщения отправляются с телефона на телефон, а мгновенные сообщения — между электронными устройствами и приложениями. Для обмена мгновенными сообщениями у вас и вашего собеседника должны быть установлены одни и те же мобильные приложения.

Сообщение появляется в специальном окне на экране устройства, и можно начать обсуждение. Многие компании используют те или иные решения для обмена такими сообщениями в рамках внутренней сети.

Мгновенные и текстовые сообщения могут быть отличными форматами, когда нужно, скажем, что-то быстро уточнить, спросить номер телефона, решить мелкие вопросы, не требующие личной встречи.

Это своего рода промежуточный этап между электронной перепиской и личной встречей, и правильнее всего их использовать для относительно несерьезных задач.

Скажем, если вам звонит клиент и нужно посовещаться с коллегой и дать ответ в течение нескольких секунд, мгновенные или текстовые сообщения могут очень выручить.

При всех преимуществах мгновенные и текстовые сообщения нередко используются неправильно и начинают скорее мешать, чем помогать. Как мы понимаем, сообщения быстро обращают на себя внимание получателя, но в то же время отвлекают от других дел.

Даже если вы просто напишете «привет», то оторвете человека от работы.

Некоторые специально отправляют мгновенные сообщения вместо обычных электронных писем, рассчитывая быстрее привлечь внимание получателя, но такое использование этого формата не считается адекватным.

Пять фундаментальных принципов использования текстовых и мгновенных сообщений

Как и прочие типы коммуникации, мгновенные и текстовые сообщения предполагают следование определенным принципам.

1. Вежливость:

— давайте не забывать, что мгновенные и текстовые сообщения страшно отвлекают получателей, поэтому не стоит ими злоупотреблять;

— будьте терпеливы и не забрасывайте своего визави повторными сообщениями: вам ответят при первой возможности;

— избегайте групповых сообщений: вы же не рассылаете электронные письма всем коллегам (а если и рассылаете, то не постоянно).

2. Контекст:

— используйте мгновенные и текстовые сообщения при экстренной необходимости, когда требуется ответ формата «да/нет» или нужно быстро что-то сообщить;

— не пытайтесь использовать мгновенные и текстовые сообщения для организации обсуждений, мозгового штурма или чтобы просто поболтать;

— с помощью мгновенных и текстовых сообщений можно попросить коллегу как можно быстрее проверить почту, если вы отправили что-то срочное (только не пытайтесь в этом же коротком сообщении описывать суть обсуждаемого в переписке вопроса).

3.

— пишите только по делу и без лишних подробностей; нельзя просто написать «привет» и отправить — вы же отвлекаете получателя;

— формулируйте сообщения кратко и по существу вопроса;

— перед отправкой проверьте сообщение на предмет опечаток;

— напишите, как скоро вам нужен ответ.

4. Ответы:

— старайтесь отвечать как можно быстрее (обсуждение в формате текстовых сообщений предполагает немедленный ответ);

— не пишите того, чего не сказали бы лично;

— не копируйте внутреннюю переписку в сообщениях, которые отправляете клиентам;

— в конце пишите «спасибо», иначе может быть не ясно, завершили ли вы сообщение. Получив такое же «спасибо» от коллеги, отвечать необязательно.

Источник

Эффективные формы коммуникации для разных случаев

Подумайте, какие формы коммуникации подходят для обсуждения стратегии, для определения задач и так далее? Не действуйте в этом вопросе спонтанно. Вот несколько советов для выбора формы коммуникации:

— используйте встречи для выработки стратегии, обсуждения проблем, принятия решений или мозгового штурма;

— не перебрасывайтесь электронными письмами или сообщениями слишком долго — иногда разумнее позвонить или встретиться;

— если вы отправляете информацию, которую ваш визави захочет сохранить, используйте не текстовые сообщения, а электронную почту;

— не используйте электронную переписку, когда речь идет о деликатных или конфиденциальных вопросах, коучинге или дисциплинарных мерах;

— не отправляйте одно и то же сообщение сразу несколькими способами (скажем, вначале мгновенное сообщение, а потом еще и письмо);

— старайтесь заранее организовать личную встречу, если вам нужно больше часа на обсуждение.

Эффективные коммуникации — это важно, ведь от этого зависит эффективность работы команды. Поэтому этому вопросу стоит уделить особенное внимание.

Об остальных принципах командной эффективности читайте в книге «Вместе быстрее».

Источник обложки.

Источник: https://biz.mann-ivanov-ferber.ru/2018/07/31/kak-sdelat-kommunikacii-v-komande-effektivnymi/

Работа в команде: 6 способов настроить сотрудников на результат

Есть контакт: как управлять информацией в команде

Несколько полезных и проверенных на практике советов о том, как создать эффективную команду и мотивировать работать каждого специалиста на вас.

1. Поставьте задачу, а потом создавайте команду

Команды не возникают сами по себе. Нас с детства учат быть индивидуальными игроками, лучшими в классе или на работе. А потому команда возможна лишь тогда, когда от вас поступит задача трудиться сообща. Когда же задача решена, то и команда больше не нужна.

Таким образом, процесс создания команд должен быть оперативным и технологичным. Люди повышают свою результативность, когда понимают, что ограничены во времени.

2. Ориентируйтесь на профессиональные навыки, а не на характеры

Создавая рабочую группу под проект, подбирайте сотрудников исключительно по профессиональным навыкам, а не личностным качествам. Доверие, контакт и гибкое перераспределение ролей возникнет само по мере их общения между собой.

Исключение составляют команды, создаваемые на длительный срок. Творческие экстраверты, генерирующие каждый час по новой идее, так же быстро загораются, как и перегорают. Костяк же должен состоять из толерантных, уживчивых, терпеливых и неконфликтных сотрудников.

3. Установите четкие правила с первого дня

Команда без четкого свода правил подходит для похода в кино или корпоративного выезда на природу, но никак не для решения бизнес-задач. А потому с первого дня:

  • продумайте структуру команды;
  • закрепите за каждым участником задачи;
  • объявите материальную мотивацию и обдумайте нематериальную;
  • организуйте эффективное использование рабочего времени — такое, чтобы ни один из сотрудников не просиживал без дела, ожидая выполнения задач от других;
  • определите зону ответственности каждого из участников.

Однако не переусердствуйте. Если поначалу правила играют на вас, то потом лишь тормозят работу коллектива. Вовремя «отпустите» сотрудников, позволив им уже самим искать способы работать лучше.

4. Реагируйте на вопросы

Создайте у сотрудников ощущение крайней необходимости их работы и веру в правильность выбранного направления. Все должны быть убеждены в том, что перед командой действительно стоят серьезные и срочные задачи. При этом члены команды должны ясно понимать, чего от них ждут.

Важна и обратная связь. Доказано, что сотрудники, регулярно получающие отклик о своей деятельности, работают эффективнее и допускают меньше ошибок.

5. Позвольте почувствовать вкус победы

Начните с амбициозных, но достижимых за короткое время задач. Пусть команда почувствует свою эффективность и увидит возможности.

Снабжайте команду свежей информацией и необходимыми ресурсами. Но только теми ресурсами, которые группа не в состоянии добыть сама.

6. «Не кормите крокодилов»

Ни один руководитель не застрахован от конфликтов. И важно разрешать подобные ситуации на перспективу.

Помните, что большинство недоразумений, происходящих в коллективе, можно поделить на три типа:

  • межличностные конфликты;
  • объединения «против»;
  • сопротивления изменениям (самые опасные для вас).

Ссоры между сотрудниками, как и объединения против кого-то, — самые частые явления, требующие безотлагательного вмешательства.

Не решайте за сотрудников и уж тем более не занимайте чью-либо позицию. Предложите противодействующим сторонам самим найти варианты разрешения конфликта или спросите, сколько времени им нужно на обдумывание вариантов. Дождитесь ответа в установленный срок и действуйте.

Между тем нет ни одной компании, где бы сотрудники не противостояли нововведениям. И это как раз та ситуация, когда реагировать на «бастующих» нельзя.

Помните, самое верное правило для борьбы с сопротивлением — это формула «80:20».

Больше внимания (80 %) вы должны уделить тем сотрудникам, которые вас поддерживают, а оставшееся (20 %) – тем, кто сопротивляется. Иначе говоря, «не кормите крокодилов».

7. Хороший руководитель — опытный модератор

И вот вы достигли желаемого: кризисы в становлении команд пройдены, а корпоративная культура процветает. Ваша задача как руководителя — развиваться вместе с командой.

Вы переходите на стиль модерации, то есть начинаете руководить с помощью вопросов. Поверьте, этот стиль руководства очень результативен, когда вам нужно, чтобы сотрудники принимали решения самостоятельно, когда вы хотите, чтобы они проявляли креативность и активность.

Стимулируйте команду не просто советовать, как следует делать, а задавать дополнительные вопросы, чтобы находить лучшие решения.

Галина Сартан, бизнес-тренер, автор книги «Круг влияния»

Источник: https://kontur.ru/articles/5706

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: