Формат даты на титульном листе трудовой книжки

Содержание
  1. Правила ведения и заполнения трудовых книжек
  2. Закон
  3. Нормы
  4. Сроки заполнения
  5. Сведения
  6. Титульный лист
  7. Сведения о трудоустройстве
  8. Совместительство
  9. Перевод
  10. Увольнение
  11. Хранение
  12. Копии и дубликаты
  13. Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу | Контур.НДС+
  14. Общие правила записи в трудовых книжках
  15. Заполнение титульного листа
  16. Если изменилась фамилия
  17. Запись о приеме на работу
  18. Запись о переводе
  19. Образец заполнения трудовой книжки: титульный лист, правила
  20. Основные правила по заполнению титульного листа
  21. Как быть с датой, когда заполняется документ?
  22. При изменении фамилии
  23. Получено высшее образование в дополнение к среднему профессиональному
  24. Ошибки на титульном листе: правила исправления
  25. Информация о сериях и номерах
  26. Использование печатей для оформления документов
  27. Что делать, если записи были пропущены?
  28. Как быть с должностями по совместительству?
  29. При невостребованном документе
  30. Правила изменения даты рождения в трудовой книжке работника: порядок исправления ошибки и образец записи
  31. Когда нужно исправлять дату рождения в трудовой книжке?
  32. Правила исправления
  33. Порядок внесения исправлений
  34. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки, законодательство и нюансы
  35. О нормативной базе
  36. Какие существуют правила при заполнении
  37. Кто может заполнять титульный лист
  38. Сведения об образовании
  39. Как писать о профессии
  40. О дате заполнения 
  41. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки в 2018 г
  42. Если имеются ошибки
  43. Если присутствует буква «ё»
  44. Если требуется внести поправки

Правила ведения и заполнения трудовых книжек

Формат даты на титульном листе трудовой книжки

Трудовая книжка – это кадровый документ, в который вносится информация о том сколько, где и на какой должности трудился гражданин. Сегодня наиболее важным являются трудовые договоры и соглашения, которые заключаются между сотрудником и руководителем организации, однако внесение данных об устройстве на работу и увольнении в трудовую книжку до сих пор является обязательным.

Вписывать сведенья в трудовую книжку и вносить корректировки в записи могут только должностные лица, в чьи полномочия входит работа с документами сотрудников.

Это руководители предприятий и организаций, сотрудники отдела кадров и бухгалтерии. Внесение изменений в документ производится согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек.

Сегодня мы подробно расскажем о том, как правильно оформляется этот документ и какие существуют нормы его ведения и хранения.

Закон

Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:

  • Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
  • Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
  • Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
  • КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.

Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.

Нормы

Согласно правилам ведения и хранения трудовой книжки, вносимые в данный документ записи должны вноситься в бланк шариковой, перьевой или ручкой-роллером. Цвет чернил должен быть чёрным, синим или фиолетовым. Чернила должны быть стойкими к влажности и свету.

Все сведения, указываемые в документе, должны вноситься без сокращений на русском языке или на языке республики, официально установленном в данном регионе РФ.

Сроки заполнения

Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть заполнена в течение пяти после начала трудовой деятельности и после выхода приказа о приёме на работу. Это касается основного места работы и в том случае, если речь не идёт о гражданско-правовом договоре или о работе на физическое лицо внесение записи в трудовую книжку не законно.

В документ не вносятся сведения о штрафных санкциях, и нарушениях. Запись в трудовой книжке о фактах нарушения может быть произведена, только в том случае, когда происходит увольнение по статье.

Сведения

Все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны подкрепляться приказами и официальными документами. За каждой записью касающейся приёма на работу, увольнения, перевода должен стоять номер приказа, согласно которому производится действие относительно сотрудника.

В документ вносятся:

  • Сведения о работнике согласно паспорту РФ (единственная информация, вносимая в трудовую, которую не нужно подкреплять ссылкой на приказ);
  • Сведения о выполняемой деятельности;
  • Сведения о переводе;
  • Сведения о квалификации сотрудника;
  • Сведения о награждении;
  • Сведения об увольнении.

Титульный лист

Давайте подробно рассмотрим, какие данные вносятся в трудовую книжку при её заведении. Основным здесь является заполнение титульного листа документа, который является  персонализирующим аспектом содержания документа.

В титульник вносятся следующие сведенья:

  • ФИО работника. В случае изменения этих данных производится аккуратное зачёркивание старых, и дополнение актуальными сведеньями, со ссылкой на документ, на основе которого вносятся изменение. Документ о смене данных вписывается на внутреннюю часть обложки, ставится подпись внесшего изменение и печать организации;
  • Дата рождения;
  • Образование сотрудника. Сюда вписывается образование на основании документов, предоставляемых сотрудником. Если он проходит дополнительные курсы, по улучшению навыков, или получает дополнительное образование, то данные дополняются;
  • Специальность. В именительном падеже указывается специальность сотрудника, на основании документов об образовании.
  • Дата заполнения титульного листа;
  • Подпись, расшифровка подписи должностного лица;
  • Печать организации.

Сведения о трудоустройстве

При внесении сведений о приёме на работу стоит соблюдать следующие правила. Если будет допущена ошибка, при оформлении данных записей, то за нею должна последовать запись о том, что предыдущая запись является не действительной, затем вносится правильная запись. Все 3 записи нумеруются в таких случаях отдельно.

Сведения о приёме сотрудника на работу должны быть внесены в раздел «Сведения о работе», согласно следующему порядку:

  • В 1 графе указывается порядковый номер записи;
  • Во 2, дата зачисления работника в организацию;
  • В 3 графе пишется следующее – «Принят/Принята в отдел (указывается название) на должность (указывается должность)»;
  • В 4 графе указывается номер и дата документа, на основании которого сотрудник принят на работу.
  • В 3 графе так же указывается название организации, её реквизиты, ставится печать.

Совместительство

Согласно ТК РФ, запись о работе по совместительству – не является обязательной, однако для удобства подсчёта стажа по трудовой книжке, сотрудник вправе обратиться по месту основной трудовой занятости, с заявлением о внесении дополнительной информации. Сотруднику необходимо будет предоставить заверенную руководителем копию трудового договора и заявление на внесение изменений. Уполномоченный сотрудник должен внести сведения о приёме на работу в трудовую книжку работника.

Перевод

Случается такое, что сотрудник переходит из одного отдела в другой, внутри организации. Для этого предусмотрен следующий алгоритм внесения изменений в трудовую книжку:

  • 1 графа – номер записи;
  • 2 графа – дата зачисления на новую должность;
  • В 3 графе – «Переведён/Переведена в отдел Х на должность Х»;
  • В 4 графе – номер и дату документа о переводе.

Увольнение

В случае увольнения, в трудовую книжку должно быть вписано следующее:

  • 1 графа – номер записи;
  • 2 графа – дата;
  • В 3 графе указывается следующее – «Уволен по (здесь причина увольнения, если это нарушение, то вносится информация о статье ТК, на основании которой производится увольнение)»;
  • 4 графа – номер дата документа об увольнении;
  • Запись подкрепляется печатью и подписью должностного лица и подписью сотрудника.

Если сотрудник не явился в организацию для получения трудовой книжки, то руководитель или уполномоченное лицо должны известить сотрудника о том, что документ нужно забрать, или же дать разрешение на отправку трудовой книжки почтой. После отправки уведомления, все полномочия по хранению документа снимаются с организации.

Хранение

Трудовые книжки сотрудников должны храниться в специально отведённом месте не доступном неуполномоченным лицам. Обычно их хранят в сейфе или в закрывающемся на замок шкафу. Если трудовые книжки были испорчены в результате хранения, то организация может быть оштрафована.

Должна иметься специальная книга учёта трудовых книжек. Каждый сотрудник, зачисляемый в штат, или получающий на руки трудовую книжку, должен поставить в ней роспись. Книги учёта, в свою очередь являются важным документом. Они должны быть пронумерованы, прошиты и заверены в соответствии с общими правилами.

Сроки хранения и учёта трудовых книжек выглядят так:

  • Хранение невостребованных трудовых книжек – 75 лет;
  • Книга учёта движения трудовых книжек – 75 лет (содержит данные о хранении и выдаче книжек);
  • Приходно-расходная книга учёта бланков трудовых книжек – 5 лет.

Копии и дубликаты

Копии трудовых книжек порой требуются для подтверждения занятости. Не достаточным будет просто скопировать титульный лист и нужную информацию. Копия должна быть заверена руководителем организации или уполномоченным лицом. Такая копия действует в течение месяца с момента заверения.

Если вы не ведёте трудовую деятельность, и вам требуется предоставить копию трудовой книжки, то вам всё равно придётся заверить её. Для этого стоит обратиться в нотариальную контору, где вам могут заодно помочь с оформлением копии трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки выдаётся работодателем, по факту заявления об утере. В дубликате будет отражена общая информация о сроках работы в разных организациях, без указания должностей и наград.

Для восстановления информации от вас потребуются копии договоров о приёме на работу и прочих документов подтверждающих сроки ведения трудовой деятельности.

Если книжка утеряна работодателем, то все полномочия по сбору документации ложатся на него.

Источник: https://trudinsp.ru/pravila-vedeniya-i-zapolneniya-trudovyh-knizhek.html

Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу | Контур.НДС+

Формат даты на титульном листе трудовой книжки

Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

  1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
  2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
  3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
  4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
  5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно.

Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

  1. ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
  2. Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
  3. Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
  4. Подпись работника.
  5. Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
  6. Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
  7. Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

  • старая фамилия зачеркивается;
  • новая фамилия указывается рядом;
  • на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
  • тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией.

 Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина.

Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

Запись о приеме на работу

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

  1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
  2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
  3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
  4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
    • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
    • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

    Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

  5. В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Запись о переводе

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

  1. В графе 1 указывается номер записи.
  2. В графе 2 — число, месяц и год перевода.
  3. В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
  4. В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса.

Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше.

В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

  1. С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
  2. Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
  3. В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:

  1. Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен…» далее куда и кем.
  2. Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.

Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

  • о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
  • о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
  • о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.

Источник: https://kontursverka.ru/stati/pravila-zapolneniya-trudovyx-knizhek-pri-prieme-na-rabotu

Образец заполнения трудовой книжки: титульный лист, правила

Формат даты на титульном листе трудовой книжки

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец заполнения трудовой книжки: титульный лист, важные рекомендации

Трудовую книжку можно назвать основным документом, который представляет сотрудника. В этом документе пишут не только об общем трудовом стаже, полученном тем или иным гражданином. Кадровая служба должна больше всего внимания уделять именно этим документам, а другие вопросы можно отодвинуть на второй план.

Основные правила по заполнению титульного листа

Для внесения записей допустимо использовать только ручку черного либо синего цвета. Можно воспользоваться и компьютерными программами, но они требуют некоторого навыка.

Главное требование – аккуратное заполнение каждой графы. Подчеркивания, исправления недопустимы. Желательно использовать разборчивый почерк, чтобы запись мог изучить любой, кому необходимо ознакомиться с документом.

  1. Обозначение имени и фамилии. Личные данные работника вносятся сразу, на первую же страницу. ФИО должны быть заполнены аккуратно, с максимальной точностью. Любая ошибка может привести к печальным последствиям. Одно из них – полная замена документа. У каждой позиции в ФИО должна быть своя строка, данные пишутся отдельно друг от друга. Для каждого составляющего элемента нужно использовать одну и ту же пасту. Если букв в одной из части имени слишком много, то можно писать их просто мельче. Слова допускается переносить, с одной строки на другую.

    Трудовая книжка

  2. Информация об образовании. Здесь не допустить ошибки поможет сам диплом о получении образования. Его рекомендуется всегда держать рядом. Когда человек поступает на рабочее место, это возможно на основе факта получения трех возможных степеней образования. Это касается: высшего, среднего, среднеспециального. Соответствующая строчка и заполняется одним из этих слов.
  3. Как быть с датой рождения? На слова гражданина при заполнении опираться не рекомендуется, брать нужно только паспорт. Частый вопрос в связи с этим – использовать ли пропись или цифры для работы с такой информацией? Дату рождения запрещается вносить буквенным обозначением. Нужно применять только цифры. Любая другая форма будет считаться нарушением действующих норм законодательства. Главное – правильно вписывать буквально каждую составляющую цифру. Но эта графа допускает наличие ошибок. Чтобы исправить их при появлении, достаточно зачеркнуть неверную запись, либо перенести ее на другую сторону разворота, в том же титульном листе.
  4. О личных подписях работника. После того, как заполнение завершено, документ отдают сотруднику, чтобы он поставил свою личную роспись. Главное требование к ней – четкость, точное совпадение с тем, что представлено в паспорте. Если спустя некоторое время фамилия меняется, то подпись для старой просто перечеркивают. И используют для этого тонкую полосу. Рядом ставят то обозначение, которое впредь считается верным. Печати стоят над подписью, но закрывать ее не должны.

    Правила заполнения

  5. Данные по профессии и специальности. Многие спорят о том, что вообще следует записывать в графу, связанную с профессиональными и специальными навыками сотрудника, его опытом в той или иной сфере. Кто-то говорит о том, что необходимо вносить специальность, официально полученную во время обучения в институте. Другие упоминают о специальности желаемой либо той, которую человек просто занимает в настоящее время. Но правила в этом плане еще проще. В данной графе вписывают должность, занимаемую сотрудником в настоящее время.

Как быть с датой, когда заполняется документ?

Главное, чтобы дата заполнения соответствовала реальному времени, когда документ был оформлен. Если трудовая заполнялась на неделю позже, чем было обещано, то ложную дату ставить запрещается. За это органы контроля накладывают административную ответственность на исполнителей.

Дату заполнения ставят в том же формате, что и дату рождения. То есть одними цифрами. Подходящее место для даты – то же, где стоит печать организации. Допустимо ставить числа с левой или с правой стороны. Но другие записи затрагивать нельзя, как и перекрывать сведения, имеющие некоторое значение.

Важно проследить и затем, чтобы были совпадения между датой заполнения и временем, когда кандидата фактически приняли на работу. Такие мелочи не всегда проверяются теми, кто представляет контролирующие органы. Но лучше соблюдать основные правила, чтобы избежать дополнительных претензий.

При изменении фамилии

Роль основания передается соответствующим документам. Вроде стандартного паспорта, свидетельство о рождении, заключении либо расторжении брака. Порядок действий, которым вносят изменения, выглядит так:

Титульный лист трудовой книжки

  • Прежние данные зачеркивают одной чертой.
  • Новые идут практически следом.
  • У обложки трудовых книжек есть внутренняя сторона. Туда пишут ссылки к документам, послужившим основанием для изменений.

Информация заверяется подписью руководства и организационной печатью. Они подтверждают, что ей можно верить. Порядок будет тем же, если возникнет необходимость что-то исправить еще раз.

Получено высшее образование в дополнение к среднему профессиональному

В такой ситуации надо просто дополнить те сведения, что уже имеются в документе. Не нужно зачеркивать то, что уже имелось ранее. Основанием становятся только документы о получении образования, но приводить ссылки на них не надо.

В специальной графе не нужно также отмечать отдельно повышение уровня образования в той же специализации. Дополнения хватит и в случае освоения новых профессий одним сотрудником.

Ошибки на титульном листе: правила исправления

Изменение фамилии

Если ошибка допускается при заполнении бланка, то последний тут же считается ошибочным. Его необходимо уничтожить, что сопровождается оформлением соответствующего акта. Трудовую книжку заводят с использованием нового бланка. При этом форма для сопроводительного акта не имеет четких ограничений. Каждая компания может самостоятельно разработать свои собственные правила.

Если ошибка обнаружена спустя некоторое время, исправления предполагают применение того же порядка, что и при изменении личных данных. Основание – документ, из которого данные были переписаны неправильно.

Информация о сериях и номерах

Для обозначения трудовых книжек используют аббревиатуру AT. После нее ставится римская цифра. Чем новее документ – тем больше будет эта цифра. Последние версии выходили в июле-декабре 2003 года, они обозначаются как AT X. Их всего пять групп.

Чтобы проверить подлинность того или иного бланка, достаточно сопоставить данные о возрасте со временем, когда трудовая деятельность только начиналась. Для этого же отправляют запросы сотрудникам Пенсионного Фонда.

Использование печатей для оформления документов

Еще одним проблемным моментом становится применение печатей для удостоверения любых записей, вносимых в трудовые книжки:

Печати на трудовой

  • Печать в кадровом отделе использовали до того, как законодательные нормы подверглись серьезным изменениям.
  • После распада СССР, когда многие законодательные акты просто потеряли актуальность, ввели понятие печати работодателя. А печать отдела кадров исчезла как понятие. Это произошло с 2008 года. Значит, с этого времени запрещено для заверения записей использовать средства, доступные кадровым и другим подобным службам на предприятии.

В связи с этим и возникают сложности. Каждый раз при необходимости кадровики должны теперь обращаться к тем, у кого есть доступ к печати работодателя.

Кроме того, заверка трудовых книжек всегда было связано с определенными лицами, наделенными полномочиями.

Неверно в такой ситуации будет использовать печать организации в документах рядовых сотрудников, которые сами отвечают за заполнение документов.

Но на практике от кадровых печатей полностью никто не отказывался. Оттиск ставится на многих других документах, которые оформляются и заверяются именно в этом подразделении. Это касается:

  1. Оформления копий книжек, выписок.
  2. Других документов в копиях, которые важны для работы кадровиков.
  3. Справок, которые выдаются кадровой службой.

Что делать, если записи были пропущены?

Иногда бывает так, что информация пропущена, а работник настаивает на том, чтобы она присутствовала в документах. Особенно часто это происходит, когда кого-то увольняют.

Кадровики считают, что в таких ситуациях надо сначала отменить запись об увольнении, затем внести требуемые данные, и только после этого повторить информацию, касающуюся ухода с работы. Такие действия не признаются правильными.

Ведь отмена увольнения происходит без серьезных на то оснований.

Пропущенную запись просто вписывают туда, где она должна быть. Если это касается, например, перевода в другую организацию, обязательно указываются ее реквизиты.

Как быть с должностями по совместительству?

Совместители

В инструкциях говорится, что работник сам может указать должности, занимаемые по совместительству, если у него есть желание. Даже если это совместительство началось уже после того, как его приняли на основное место. Важно сохранять хронологический порядок следования записей.

Но работники могут изъявить желание о предъявлении информации к любому моменту времени. Значит, это возможно уже и после того, как такая работа закончилась. В Законодательстве нет никаких сведений об ограничениях в этой сфере.

Правила по внесению записей о бывшем совместительстве такие:

  1. Дата приема на работу пишется во второй графе.
  2. Третья графа нужна для указания на конкретное подразделение, куда человека и принимают на работу.
  3. Наконец, четвертая используется для ссылки к документу, ставшему основанием.

Такой же порядок используется, когда пишется информация об увольнении с совместительства.

Хронологическая последовательность может быть нарушена, но зато основные требования инструкции строго соблюдаются. Тогда складывается так, что прием основного места работы прошел позднее, чем оформление совместительства. Нарушение хронологии не очень правильно с логической точки зрения, но грубым нарушением действующих норм не признается.

При невостребованном документе

С одним из Постановлений Правительства был изменен порядок, используемый для хранения книжек, не отданных после увольнения. Раньше было указано, что их сохраняют в кадровой службе на протяжении двух лет. После чего документы отдаются в архив, где размещаются на протяжении 50 лет. После этого информация просто уничтожается.

Теперь говорится о том, что работодатель хранит книжки до востребования. Это касается как организаций, так и лиц со статусом индивидуального предпринимателя. Изменения заключаются в том, что из новых версий Законодательства убрали требование об уничтожении материалов.

Трудовые книжки – это важные документы, требующие бережного обращения. Главное при их заполнении – соблюдать максимальную точность.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-zapolneniya-trudovoj-knizhki-titulnyj-list.html

Правила изменения даты рождения в трудовой книжке работника: порядок исправления ошибки и образец записи

Формат даты на титульном листе трудовой книжки

Дата рождения считается одной из частей существующих персональных данных, которые позволяют провести полную идентификацию личности того человека, которому принадлежит тот или иной документ.

Не является исключением и трудовая книжка. А как быть, если речь идёт о допущенной ошибке в дате рождения сотрудника, которую обнаружили в трудовой книжке?

Когда нужно исправлять дату рождения в трудовой книжке?

Действующее законодательство в сфере регулирования трудовых правоотношений предписывает представителю работодателя, уполномоченному на заполнение трудовых книжек, осуществлять данное действие только на основании представленных работником документов, удостоверяющих личность, а также подтверждающих образование самого работника. Не является исключением и информация о дате рождения работника, вносимая на титульный лист трудовой книжки.

Исправление данной информации Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Минтруда России в 2003 году, допустимо в тех случаях, когда такая ошибка была выявлена в процессе использования самого бланка, если в нем уже имеется достаточное количество записей, что делает затруднительным признание самого бланка недействительным и выдачу нового.

Если же речь идёт о бланке, который только заполняется работодателем (например, в случае, если данное рабочее место стало первым у человека), то целесообразнее бланк с ошибкой признать недействительным и уничтожить, а работнику выдать новый, заполненный без каких-либо ошибок.

Правила исправления

Как уже говорилось выше, любое внесение исправлений в трудовую книжку, в том числе относительно даты рождения работника, может быть осуществлено только на основании тех документов, которые подтверждают подлинность новых сведений. Не является исключением и случай с ошибочным написанием даты рождения работника.

Внести какие-либо исправления в данную графу титульного листа трудовой книжки может только работник кадрового подразделения работодателя.

Если это осуществит сам работник, бланк трудовой книжки может быть правомерно признан недействительным по вине работника и последнему придётся покупать новый бланк самостоятельно, а затраты на такое приобретение никто ему возмещать не будет. Либо если новый бланк предоставит работодатель, стоимость документа может быть удержана из заработной платы сотрудника.

Исправление даты рождения возможно только в том случае, если работник предоставил одновременно и паспорт, и свидетельство о рождении.

При этом существует правило, сформированное практикой оформления кадровых документов, на основании которого для исправления данной ошибочной информации принимаются только оригиналы документов.

Это обусловлено тем, что даже при предоставлении копий, заверенных нотариусом, никто не отменяет их плохое качество, что может вызвать затруднения в чтении имеющихся данных.

Использование копий для заполнения даты рождения путем исправления этого значения возможно только в том случае, если речь идет о цветных снятых копиях, которые были сделаны самим сотрудником кадрового подразделения, и они полностью читаемы.

Любое внесение исправлений в титульный лист трудовой книжки сопровождается обязательным заверением исправляющей записи печатью организации. Но ставится она только после того, как работник убедится в правильности такой записи.

Порядок внесения исправлений

Относительно внесения исправлений в дату рождения работника Инструкция по заполнению трудовых книжек содержит достаточно подробный алгоритм, который тем не менее носит общий характер для всех подобных ошибочных данных.

Никакие зачеркивания, кроме фамилии работника, которая поменялась по каким-либо причинам, Инструкция не допускает. Вместо этого сотрудник кадрового подразделения должен осуществить следующие действия:

  • на основании предоставленных оригиналов паспорта и свидетельства о рождении работника указывается верная дата либо на свободном месте на самом титульном листе, либо на чистой стороне разворота;
  • новая дата рождения сопровождается надписью «Исправленному верить». Выражение данной надписи может быть любым, но главным условием является внесение исправлений и признание их законными;
  • составленная надпись заверяется сотрудником кадрового подразделения собственноручной подписью и расшифровкой своей фамилии и должности;
  • завершается заверение печатью организации. Если по каким-то причинам у организации нет печати (например, в силу использования последних изменений в законодательстве об ООО), то потребуется проставление штампа «Для документов».

Образец исправления даты рождения в трудовой книжке

Если говорить о заверении подлинности исправляющей надписи на титульном листе, то сотрудник кадрового подразделения вправе воспользоваться специально оформленным штампом, на котором ему достаточно поставить свою фамилию и подпись, а также дату осуществления исправления. Такой штамп сверху также заверяется печатью организации или штампом «Для документов».

Если речь идёт об исправлении даты рождения на вкладыше, то здесь Инструкция по заполнению трудовых книжек допускает возможность зачеркивания, но только в том случае, если ошибка была выявлена после начала использования бланка и его замена представляется проблематичной.

Зачеркивание допустимо в том случае, если другим способом внести исправления не представляется возможным, либо исправление другим образом затруднит чтение других записей на самом вкладыше или прилегающих листах основного бланка трудовой книжки.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/ispravlenie-daty-rozdenia.html

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки, законодательство и нюансы

Формат даты на титульном листе трудовой книжки

Чтобы трудовая книжка официально подтверждала трудовую деятельность, она должна быть правильно оформлена. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки поможет оформить этот документ согласно требованиям нормативных актов.

О нормативной базе

Кадровики часто  заполняют документ с ошибками и таковые проявляются при назначении пенсионных выплат. Сотрудники ПФ не могут принять неграмотно подготовленный документ. Не исключено, что будущему пенсионеру придется посещать бывшие места работы, чтобы восстановить или правильно сделать записи в книжке.

По этой причине придется проверять достоверность сведений, в том числе заполнение титульного листа.

Не все сотрудники владеют сведениями о правильном заполнении титульного листа и в результате не могут обнаружить ошибку сразу. Основная задача — заполнение граф документа, а если это невозможно, то необходимо знать о заполнении первой страницы.

Нормативной базой предусмотрено, что вся информация заносится синей либо черной ручкой, а также допускается внесение записей в компьютерном формате. Не нужно допускать ошибок и исправлять недочеты, а записи должны быть аккуратными и разборчивыми.

Так заполняется вся трудовая книжка — без исправлений, подчеркиваний и дополнительных сочетаний.

Какие существуют правила при заполнении

Титульный лист трудовой книжки заполняется от имени работодателя. Необходимо знать, что документ следует оформить, когда работник был принят в организационную структуру и проработал неделю. Бывает, что оформление документа вызывает вопросы и становится во главе ошибок, в его содержании допускаются помарки и исправления.

Человеческий фактор является тому виной. Кадровика могли отвлечь либо он отвлекся сам и поэтому допустил неаккуратность. Чтобы избежать подобных ситуаций, достаточно воспользоваться следующими правилами:

  1. Определиться, каким цветом чернил будут заноситься записи. Можно выбрать фиолетовый, черный или синий.
  2. Нельзя допускать сокращения слов при внесении записи. Нужно писать разборчивым почерком, учитывая при этом компактность письма.
  3. На титульном листе необходимо в полном контексте указать фамилию и инициалы сотрудника. Эти сведения прописаны в паспорте, или в ином документе, удостоверяющем личность.
  4. Сведения о рождении прописываются четко арабскими цифрами, римских цифр не должно быть вообще. Число и месяц прописывают двумя цифрами, а сведения по году рождения из четырех.
  5. Из диплома учебного учреждения нужно заполнить строку об образовании сотрудника. В том же месте указывается, какое образование.
  6. Где находится строка профессия, то прописывается специальность сотрудника, указанная в дипломе.
  7. На титульном листе снизу место отведено для подписи ее владельца, здесь же указывается расшифровка подписи, дата и печать предприятия.

Если гражданин является индивидуальным предпринимателем, то заполняется книжка тоже тщательно, эти записи важны при начислении пенсионных выплат.

Кто может заполнять титульный лист

Трудовую книжку могут заполнить специалисты кадровой службы либо сотрудники, на которых возложены эти обязанности. Главным фактором являет хороший каллиграфический почерк. Не менее важно работнику, заполняющему трудовую книжку работать в тишине и ни на что не отвлекаться, чтобы не допускать ошибок.

Сведения об образовании

При внесении строки «Образование» необходимо воспользоваться записью в аттестате сотрудника. Ее мог заполнить ранее бывший работодатель или его представитель. Реквизиты документа об образовании вписывать не нужно.

Документ об образованииВарианты записей
аттестат, свидетельствующий об общем образовании«основное общее»
документ о среднем образовании«общее среднее»
аттестат о среднем профессиональном образовании«профессиональное среднее»
сотрудник является бакалавром«высшее образование — бакалавриат»
специалист  «специалитет»
магистр«высшее — магистратура»

Записи следует выполнять четко, помарки при этом не допускаются.

Как писать о профессии

В данной строке запись нужно выполнить на основании данных из аттестата или диплома. Несмотря на выполненную запись, копии документов об образовании следует хранить в личном деле работника.

Выпускникам всех заведений присваивается квалификация и специальность, которая прописывается в аттестате или в дипломе. Бывает, что указывается специальность без квалификации, поэтому данную строку можно оставлять без заполнения.

Нарушением нормативной базы это мероприятие считаться не будет. Название специально длиннее, чем названия квалификации. В связи с этим последнее название указывается чаще.

Если требуется выполнить запись о присвоении сотруднику квалификации, то на титульном листе тоже данная информация записывается. Но при этом если не указана квалификация сотруднике, то это не будет рассматриваться как нарушение.

О дате заполнения 

При заполнении документа нужно руководствоваться следующими нормативными актами:

  • трудовое законодательство;
  • постановления о трудовых отношениях;
  • инструкции и иные нормативные акты.

Данными документами нужно руководствоваться при оформлении книжек. Согласно нормативным документам трудовая книжка должна заводиться на работающих более пяти дней в организационной структуре. Поэтому и оформление основано на данном сроке.

На законодательном уровне предусмотрено, что администрация предприятия обязана заполнить книжку в течение семи дней. Работнику необходимо присутствовать у инспектора по кадрам в момент оформления. Подпись владельца должна быть на титульном листе.

Документ начинает заполнять представитель работодателя начиная с того момента, когда работник поступил на работу. Хранение осуществляется до момента увольнения.

В связи с этим обстоятельством гражданину следует проверить правильность внесенных записей. Требуется поставить свою подпись в качестве подтверждения.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки в 2018 г

Заполнение трудовой книжки регламентировано законодательством.

Заполненный по правилам титульный лист трудовой книжки

Минтруда разработало и утвердило инструкцию по заполнению. Согласно последнему документу установлено:

  1. Все разделы заполняются арабскими цифрами, римскими писать не следует.
  2. Дата приема на работу прописывается в формате: 12.12.2015.
  3. Чтобы записи были четкими, их требуется их заносить гелевыми ручками или шариковыми пастами.
  4. Цвет паст или ручек должен быть черным, фиолетовым или синим, иеной оттенок применять не нужно.
  5. Когда сведения о награждениях были изначально вписаны, то зачеркивать их не нужно.
  6. Не нужно допускать опечаток в документе, будут сложности для установления стажа.
  7. Чтобы кадровый учет был установлен четко, можно пользоваться компьютерной программой «Упрощенка». Буквально за курс можно пройти обучение.

Если имеются ошибки

Не всегда записи бывают верными, и эти ошибки зависимы от человеческого фактора кадровиков. Хотя в общей схеме исправления ошибок в трудовой книжке ничего сложного нет и для всех позиций она практически одинаковая, но некоторые тонкости имеются:

  1. «Запись неверна». Этот текст может быть внесен иной организационной структурой, а другими специалистами в иной фирме вносятся поправки. Поэтому нужны иные документы, подтверждающие изменения. После увольнения сотрудника в организации производят изменения.
  2. Когда случайно была внесена запись об увольнении, а работник продолжает деятельность на предприятии. Как тогда быть. Следует указать дату сегодняшнего дня, цифры должны быть арабскими. Аккуратно производится зачеркивание и прописывается: «запись недействительна». Число и подпись лица, вносившего поправки необходимы. Нужно поставить реквизиты распорядительного документа, подтверждающего достоверные сведения.
  3. Подписи кадровика и владельца трудовой книжки обязательны.
  4. Когда сотрудник вновь принят в организацию и кадровик допустил ошибку при оформлении документа, то ошибки исправляются в той же структуре.

Как исправить ошибку на титульном листе трудовой книжки, смотрите здесь:

Если присутствует буква «ё»

Когда в инициалах или в фамилии есть буква Ё, и если ее записали как Е, то однозначно это может вызвать сложности при оформлении пенсии. Могут потребоваться иные доказывающие бумаги, о том, как правильно пишутся эти слова. Получается, что букву Ё писать требуется так, как она звучит. Неважно в фамилии, отчестве или в имени.

Например, в водительских правах написана буква Ё, а в книжке о трудовой деятельности сотрудника Е. На судебном разбирательстве выяснено, что двоякого значения у второй буквы не существует, и получается, что в целом никакого влияния на определение личности она не оказывает. Смысл в целом не утрачивается и ПФ обязан начислить пенсию без вопросов.

Если требуется внести поправки

При внесении некорректных сведений в документе: о награждениях, о трудовой деятельности можно применить дополнительные поправки, перечеркивания и зачистки. Можно выполнить записи, о том, что данные внесены неверно, и записать верную информацию.

Пример исправления ошибки в трудовой книжке

Если требуется исправить ошибки на титульном листе, то можно аккуратно зачеркнуть неверно внесенные сведения. Такие исправления выполняются синим, фиолетовым либо черным цветом чернил.

Последовательность внесения корректировок:

  • в графе 1 проставляется номер по порядку, который следует за номером установленной записи;
  • далее в графе пишется число, когда была подготовлена запись;
  • потом следует заполнить третью графу, то есть, о том, что записи недействительна;
  • в предыдущей графе необходимо написать правильную формулировку;
  • далее в графе прописывается ссылка на распорядительный документ, в котором содержаться достоверные данные о сотруднике;
  • если приказ был издан по ошибке, то нужно указать сведения о приказе, в котором указано все верно.

Можно указать, что записи, установленные за номером нужно считать недействительными, а после продолжить заполнение документа по всем правилам. Исправлять ошибки следует внимательно и аккуратно, чтобы не допустить вновь недочетов. Главное, чтобы вновь не пришлось переписывать.

Смотрите вебинар «Заполнение трудовых книжек: от титульного листа до записи об увольнении» :

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/trudovaja/obrazets-zapolneniya-titulnogo-lista-trudovoj-knizhki.html

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: