Кадровая работа

Отдел кадров: функции, структура, особенности работы

Кадровая работа

Когда мы слышим про отдел кадров, то представляем среди груды бумаг женщину средних лет, которая проводит собеседования, принимает людей на работу и увольняет. Это, конечно, одна из ключевых функций сотрудника отдела кадров, но не единственная. Из статьи вы узнаете все стороны работы в этом отделе.

Функции отдела кадров

Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом. 

Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит: 

Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей. 

Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха. 

Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.

В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку. 

Подбор персонала в отделе кадров

Антонине Павловне не безразлична судьба организации. Она понимает, что большая часть успеха компании зависит от качества персонала. Поэтому она определяет, в каких сотрудниках нуждается предприятие, а затем подбирает их. Это одна из ключевых задач специалиста отдела кадров.

Для поиска сотрудников кадровик своевременно подает информацию в СМИ и службу занятости о вакансиях. Иногда руководитель просит размещать вакансии на рекрутинговых сайтах. В таком случае нужно подробно расписать условия, график работы, требуемые навыки и многое другое, чтобы сразу отсеять неподходящих соискателей. 

При проведении собеседования Антонина Павловна научилась оценивать, насколько подходит кандидат, на какую должность его поставить.

Кроме поиска новых сотрудников, нужно не забывать и про развитие штатных. Поэтому кадровик подбирает курсы повышения квалификации: они обязательны раз в 3 года. А еще она находит для сотрудников тренинги, курсы – они по желанию. Например, трехдневный интенсив «Потребительские привычки: как их использовать в работе менеджеру по продажам».

Интересный факт! 76% специалистов отдела кадров считают, что адаптация сотрудников плохо развита в их организациях. А 53% специалистов уверены, что вовлеченность сотрудника повышается при хорошо отстроенном процессе адаптации (исследование Kronos в США).

В функции Антонины Павловны входит также организация и проведение оценки и аттестации сотрудников.

Структура отдела кадров

Антонина Павловна устроилась на предприятие в отдел кадров еще давно, когда компания была небольшая: 85 человек с охранниками и уборщицами. Тогда она одна спокойно справлялась со своими обязанностями. 

Предприятие разрасталось. Когда его численность перевалила за 100 сотрудников, в помощь Антонине Павловне в отдел кадров наняли трех специалистов.

Сейчас численность компании более 500 человек, отдел кадров также разросся. Теперь в нем работает 8 человек. В нашем случае кадровики распределены по подразделениям, за которые они ответственны. Например, Антонина Павловна отвечает за маркетинговое и финансовое подразделение. То есть она нанимает, увольняет, ведет учет только сотрудников этих двух подразделений.

Еще есть другой вариант распределения обязанностей: когда каждому кадровику назначается определенный перечень функций, но который относится ко всей организации. Например, один человек отвечает за аттестацию и обучение всего персонала, а другой – занимается оформлением приема, переводом, увольнением сотрудников, ведением личных дел и т.д.

Подведем итог:

  • на предприятиях численностью менее 100 человек достаточно одного специалиста в отдел кадров;
  • где сотрудников от 100 до 500 нужно 3–4 кадровика;
  • где более 500 человек – 7–10 кадровиков.

Однако это лишь рекомендация: каждый директор предприятия сам решает, сколько сотрудников нанимать. Отметим также, что кроме кадровых специалистов, на предприятии должен быть руководитель отдела кадров.

Документация в работе отдела кадров

Кадровик работает в двух направлениях – с людьми и бумагами. С людьми мы уже разобрались. Давайте теперь разберемся, с какими документами приходится работать. 

Первое – штатное расписание. Это документ, на основе которого определяется количество вакансий. Штатное расписание кадровик обязательно должен утвердить с руководством, а затем нанимать или увольнять сотрудников. 

Важно правильно составлять расписание. 

На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили.

Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение. Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению.

А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.

Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности.

Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.

Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.

Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.

Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку. 

Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста.

Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.

Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси. К тому же, так экономится время.

Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество.

Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.

Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска.

Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3.

Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа.

Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа.

 

Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании. 

Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.

Планирование в отделе кадров

От планирования никуда не деться, в компании должно быть распланировано все: объем производства, маркетинг, ожидаемая прибыль и, конечно, штатный персонал. То есть необходимо знать, какие специалисты предприятию требуются сейчас, будут необходимы через определенное время, а какие уже не нужны.

Давайте вернемся к нашей знакомой Антонине Павловне. Ей нужно провести кадровое планирование для маркетингового отдела, за который она отвечает. 

Антонина Павловна начинает с того, какие сотрудники понадобятся. В планах организации – переход с продвижения по радио и газетам в интернет. У предприятия уже есть сайт, только нужно его продвигать. Для этого требуются копирайтеры, чтобы писать статьи для блога компании и рекламные тексты, SMM-специалисты, чтобы работать с соцсетями, веб-аналитики – для оптимизации сайта и его продвижения.

Затем необходимо прописать профессионально-квалификационные схемы должностей – требования к разным категориям работников.

Например, сейчас работает маркетолог, который специализируется на анализе рынка сбыта, формировании ассортимента товара, построении системы продаж, есть маркетолог по рекламе.

В будущем потребуется еще один сотрудник с образованием маркетолога, но который будет специализироваться на интернет-маркетинге. То есть нужно прописать для нынешних и будущих сотрудников образование, специализацию, навыки.

Далее Антонина Павловна видит, что маркетолог по рекламе не выгоден компании: он занимается продвижением товаров через радио и газеты, а так как теперь все переходит в интернет, в этом нет необходимости. Кадровому работнику нужно определить способ сокращения ненужного работника: когда и как это будет сделано. 

Антонине Павловне нужно еще раз просмотреть, кто чем занимается, после чего определить, эффективно ли используются кадры в соответствии с их потенциалом.

Например, секретарь-делопроизводитель за несколько лет работы втянулась в эту сферу – даже поступила на заочный факультет маркетинга. Ей больше не интересно составлять отчеты, она делает это нехотя, постоянно задерживая их сдачу.

Антонина Павловна видит, что молодая инициативная девушка принесет больше пользы на должности помощника маркетолога. 

Когда количественный и качественный состав персонала утвержден, пора подумать об их развитии. Тут Антонина Павловна составляет план повышения квалификации кадров. В конце кадрового планирования нужно просчитать расходы. 

Обратите внимание! Кадровое планирование – это не разовое действие. Хозяйственная деятельность организации находится в непрерывном движении, поэтому постоянным должно быть и планирование.

Нужно сказать, что хоть Антонина Павловна и ответственный сотрудник, который давно работает в компании и знает, что ей нужно, она не может самолично утверждать кадровое планирование. Все ее планы, расчеты должны утверждаться директором организации: именно за ним остается последнее слово.

Упростите жизнь отделу кадров вместе с JCat

Источник: https://www.JCat.ru/job_vacancy/blog/chem-zanimaetsya-otdel-kadrov/

Ведение кадрового учёта и документооборота в ИП и ООО с нуля пошагово

Кадровая работа

Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату.

Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот.

Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.

Понятие кадрового учёта и документооборота

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров

Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального.

ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть.

ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Название законодательного актаи дата его утвержденияХарактеристика документа с точки зрения делопроизводства
Трудовой Кодекс РФ (21.12.2001)Устанавливает, какие документы необходимы для оформления трудовых отношений (приём на работу, расторжение договора, отпуск и т. д. в ст. 67, 68, 84). Заявляет о необходимости установить правила внутреннего трудового распорядка и применять графики отпусков (ст. 123, 190). Здесь же рассматриваются сроки оформления документов и порядок ознакомления с ними сотрудников (ст. 14, 67, 68).
Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» (№ 225 от 16 апреля 2003 г.); Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (от 10.10.2003 г. № 69).Рассматривают вопросы формы, ведения и хранения трудовых книжек, а также вкладышей в них.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94 (ОК ПДТР).Кодирует данные о работниках, например, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т-2), используемых в кадровой службе.
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ).Определяет, что такое документированная информация. В государственных органах, органах местного самоуправления документирование информации осуществляется в соответствии с правилами делопроизводства, установленными федеральным органом власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50).Определяет обязанности обществ по хранению документов и их составу. Устанавливает обязательность хранения документов в организации, а в некоторых случаях и передачи их на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».
Приказ Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 №558).Содержит перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, положения о кадровом обеспечении, а также об учёте и отчётности.

Источник: https://ipexperts.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-ucheta.html

Кадровая работа – оформление договоров, составление отчетности и бланков

Кадровая работа

Организационные мероприятия по ведению кадрового делопроизводства являются прямыми обязанностями сотрудников службы персонала. В случае создания новой организации или реорганизации старой руководству и отделу кадров необходимо учитывать следующие основные моменты: поиск сотрудников, прием на работу и увольнение персонала и так далее.

Отдел кадров является обязательным структурным элементом в любой крупной компании с постоянным штатом сотрудников. В обязанности рассматриваемого подразделения входит множество функций, которые должны реализовываться в обязательном порядке в зависимости от конкретной ситуации.

Для понимания особенностей кадровой работы необходимо ознакомиться с понятием, установленными функциями и задачами, с регламентирующей документацией, со структурными моментами деятельности, с порядком оформления трудовых отношений, а также с документацией по персоналу.

Что это такое

Кадровая работа представляет собой комплекс мероприятий и мер, которые направляются на эффективное использование навыков каждого конкретного сотрудника предприятия для реализации его конечных целей. В случае, если компания обладает заинтересованными в стабильной трудовой деятельности кадрами, то организация способна вести постоянную конкурентную борьбу на рынке.

Ключевые особенности кадровой работы на предприятии заключаются в следующем:

  • содержание работы со штатом сотрудников существенно ограничивается возможностями организации – например, кадровая деятельность маленькой компании должна быть незамысловата (происходит выполнение только необходимых функций);
  • в подавляющем большинстве случаев организации не располагают специализированной кадровой службой – взаимодействие с персоналом осуществляется одним или двумя уполномоченными лицами или самим руководителем;
  • кадровые мероприятия носят неформальный характер и в большей степени определяется особенностями уполномоченного сотрудника;
  • функции подразделения предприятия, занимающегося кадровым обеспечением, реализуются в прерывистом режиме – например, найм персонала осуществляется далеко не на постоянной основе.

Функции и задачи

Основные задачи кадрового подразделения организации могут быть разделены по направлениям.

Для учетной работы предусматривается реализация следующих задач:

  • прием сотрудников на работу;
  • учет штата работников;
  • увольнение персонала;
  • взаимодействие с работниками, которые на временной основе находятся в отпусках или проходят лечение по больничному листу.

Что касается планового направления деятельности, то в данном случае решаются следующие задачи:

  • подбор и градация потенциальных работников для компании;
  • распределение сотрудников по структурным подразделениям;
  • перемещение работников внутри одного отделения;
  • оказании помощи новым лицам по вопросу адаптации в коллективе.

Для отчетного направления деятельности предусматриваются следующие основные задачи:

  • изучение сотрудников, находящихся в составе постоянного штата;
  • оценка профессиональной деятельности лиц;
  • аналитические мероприятия;
  • подготовка отчетной документации.

Для методической направленности кадровой деятельности устанавливается решение следующих проблем:

  • документирование трудовых мероприятий сотрудников;
  • планирование кадровых операций;
  • руководство.

Стоит отметить, что все задачи структурного подразделения, занимающегося кадровым обеспечением, напрямую зависят от специфических особенностей трудовой деятельности.

В данных рамках учету подлежат следующие факторы:

  • размер предприятия;
  • направление деятельности, например, торговля или оказание услуг;
  • стратегия развития компании;
  • общее время работы предприятия на рынке;
  • общее число сотрудников и так далее.

Управление кадрами представляет собой классический подход к взаимодействию персонала в рамках компании. Все характерные функции сосредоточены в специализированном подразделении и направлены на обеспечение сотрудников.

К ключевым задачам управления персоналом можно отнести:

  • обеспечение предприятия высококвалифицированными кадрами;
  • разработка трудового поля с приемлемыми условиями для эффективного использования навыков и опыта лиц;
  • модернизация применяемой в организации системы оплаты трудовой деятельности;
  • повышение удовлетворенности работником от исполняемых функций;
  • предоставление лицам возможности для повышения навыков и карьерного роста;
  • непосредственное участие в формировании стратегии компании.

Регламентирующие документы

Деятельность подразделения, занимающегося персоналом предприятия и общая система кадрового производства напрямую зависит от положений действующего федерального законодательства и внутренней документации компании. Соответствующая особенность может быть связана с нюансами трудовой деятельности в рамках массивного персонального и конфиденциального документооборота.

Документооборот в кадровом департаменте осуществляется на основании следующей нормативной документации:

  • Конституция РФ;
  • Гражданский и Трудовой кодексы;
  • Законодательные акты, регламентирующие профильную деятельность компании;
  • Местные законодательные акты;
  • Внутренняя документация, включая приказы руководящего состава.

Важно помнить о факте того, что сотрудники органа кадрового обеспечения должны в обязательном порядке соблюдать положения нормативных актов и, в большей степени, действующего трудового законодательства Российской Федерации.

Структура кадровой работы предприятия

Структура кадрового подразделения напрямую зависит от численности работников, осуществляющих свою профессиональную деятельность в компании и вектор развития деятельности самой организации.

Определением фактической численности сотрудников рассматриваемого отдела занимается непосредственный руководитель предприятия.

В случаях, если кадровый отдел сам имеет несколько структурных подразделений, то каждое из них должно возглавляться уполномоченным руководителем.

Стоит отметить, что в непосредственные обязанности кадрового инспектора входят следующие:

  • формирование базы данных, содержащей в себе актуальную информацию о каждом сотруднике;
  • учет трудовой документации;
  • оформление больничных листов;
  • осуществления дисциплинарного контроля и так далее.

Отдел кадров в своей структуре может иметь отделения, занимающиеся следующими мероприятиями независимо друг от друга:

  • организацией трудовой деятельности;
  • подбор штатного и внештатного персонала;
  • улучшение квалификации сотрудников;
  • планирование структурных мероприятий, влияющих на организационную деятельность;
  • осуществление аттестации персонала;
  • охрана трудовой деятельности.

Процедура оформления трудовых отношений

Начало осуществления кадрового производства инициируется с момента поиска информации о потенциальном сотруднике. В первую очередь важно определиться с вариантом нахождения новых работников.

Среди таких вариантов необходимо рассмотреть следующие:

  • специализированные агентства, занимающиеся трудоустройством физических лиц;
  • ярмарки, в рамках которых работодатели размещают актуальные вакансии;
  • учебные заведения через специальный департамент;
  • доски объявлений о должностях на различных Интернет-ресурсах и прочее.

Стоит отметить, что каждый вариант поиска сотрудников имеет собственные достоинства и недостатки.

В любом случае уполномоченный представитель кадровой службы должен использовать все методы для закрытия актуальной вакансии.

Желательно, чтобы ход каждого конкретного собеседования фиксировался в документальном порядке. Это необходимо для принятия взвешенного и компетентного решения по каждому кандидату.

В случае отказа от приема на работу каждый соискатель извещается о причине соответствующего решения в течение пяти рабочих дней. В случае приема на работу кадровый отдел должен обязательно позаботится об оформлении документов на конкретного работника.

Этапы оформления нового сотрудника на место постоянного трудоустройства следующие:

  • заключение трудового соглашения;
  • издание специального приказа о приеме;
  • внесение особой пометки в трудовую книжку;
  • оформление личного дела;
  • ознакомление работника с внутренним распорядком и нормативной документацией.

Документация по персоналу

Осуществление деятельности кадровой направленности предусматривает оформление специализированной учетной документации по каждому конкретному сотруднику. В частности, происходит разработка расписания для штата и личных карт для каждого работника. Данные документы формируются в обязательном порядке организациями всех без исключения форм собственности.

Стоит отметить, что штатное расписание должно быть в каждом конкретном случае актуальным и отвечать нуждам компании. В такую документацию входит действующее название всех должностей, количество тарифных ставок для оплаты трудовой деятельности и так далее.

Что касается личных карточек, то они представляют собой унифицированную документацию, которые включают в себя краткую информацию о деятельности конкретного сотрудника. Они хранятся в специальных условиях и местах с повышенной защитой от возможного хищения.

Общий документооборот в кадровых службах выражается в разработке приказов и прочих распорядительных бумаг. Соответствующая документация может затрагивать как отдельных работников, так и весь штат сотрудников в целом. Рассматриваемые приказы могут отличаться по формату оформления, а также по особенностям придания им юридической силы.

Подавляющее большинство приказов, относящихся к деятельности физических лиц на предприятии носят унифицированный характер. Такие документы должны быть обязательно согласованы со всеми заинтересованными сторонами и предоставлены к ознакомлению конкретному работнику под подпись. Копии данных распоряжений находятся на постоянном хранении в личном деле работника даже после его увольнения.

Источник: http://buhuchetpro.ru/kadrovaja-rabota/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: