Как делать бо́льшую часть работы в кратчайшие сроки

Содержание
  1. Как ставить задачи, чтобы их доводили до конца
  2. Выбирай правильного исполнителя
  3. Ставь адекватный дедлайн
  4. Правильно формулируй задачу
  5. Не приказывай, а говори о проблеме
  6. Добивайся от исполнителя понимания задачи
  7. Расставляй приоритеты
  8. Мотивируй исполнителя
  9. Предоставь всё необходимое
  10. 25 правил, как за меньшее время сделать больше
  11. 1. Определитесь с целью и сосредоточьтесь на главном
  12. 2. Стимул и мотивация
  13. 3. Используйте правило 80/20
  14. 4. Отключите все отвлечения
  15. 5. Будьте решительны
  16. 6. Научитесь говорить “нет”
  17. 7. Доводите дела до конца
  18. 8. Список дел
  19. 9. В первую очередь выполняйте важные дела
  20. 10. Поддерживайте порядок
  21. 11. Избавьтесь от шаблонного мышления
  22. 12. Фокусируйте внимание на том, что делаете
  23. 13. Сразу беритесь за работу
  24. 14. Используйте время без остатка
  25. 15. Отслеживайте потраченное время
  26. 16. Меняйте занятия
  27. 17. Начинайте пораньше
  28. 18. Работайте, когда работается
  29. 19. Установите режим дня
  30. 20. Будьте внимательны
  31. 21. Избавьтесь от “пожирателей” времени
  32. 22. Сядьте на информационную диету
  33. 23. Оптимизируйте работу
  34. 24. Всего три задачи в день
  35. 25. Разделите большую работу на мелкие задачи
  36. 10 лучших книг для тех, кто хочет успевать жить
  37. Как успевать больше, а работать меньше
  38. 1. Пользуйтесь преимуществами эффекта Зейгарник
  39. 2. Используйте инструменты для управления проектами (не только для рабочих дел)
  40. 3. Меняйте свои привычки
  41. 4. Используйте правило 90 минут
  42. 5. Расставляйте приоритеты до последнего
  43. 6. Устройте «аэропортовый день»
  44. Как справиться с большим потоком задач — советы сооснователя игровой студии Strike Gamelabs — Офтоп на vc.ru
  45. 1. Списки, списки и ещё раз списки
  46. 2. Постарайтесь блокировать то, что вас отвлекает
  47. 3. Сосредоточьтесь на общей картине
  48. 1. Делегирование
  49. 2. Нужно знать, когда нельзя делегировать задачу
  50. 3. Вам стоит выделять время на ежегодный пересмотр своего бизнес-плана и на то, чтобы установить практические задачи на год
  51. Как быстро делать дела и многое успевать? Полезные лайфхаки
  52. Правила которые помогут вам начать работать более эффективно
  53. Пару советов как делать домашние дела быстрее
  54. Освойте навыки тайм менеджмента

Как ставить задачи, чтобы их доводили до конца

Как делать бо́льшую часть работы в кратчайшие сроки

Исполнитель может не выполнить задачу по нескольким причинам:

  • —оказался некомпетентен;
  • —не уложился в срок;
  • —не понял задачу;
  • —завалили одинаково важными задачами;
  • —не было мотивации;
  • —не было нужных средств;
  • —на страну напали половцы и печенеги случился форс-мажор.

Твоя задача (прости за каламбур) при постановке задачи — постараться устранить все потенциальные проблемы. Понятно, что на форс-мажор ты повлиять никак не сможешь.

Например, ты ставишь задачу PR-менеджеру: организовать выступление на конференции. Но организаторы конференции не смогли набрать достаточно народу и отменили её.

В результате задача не выполнена из-за организаторов, хотя ничто не предвещало беды. Но вот на остальные проблемы тебе повлиять вполне по силам.

Для этого…

Выбирай правильного исполнителя

Чтобы не ошибиться с выбором, адекватно оцени возможности каждого потенциального исполнителя и ответь на вопрос: хватит ли у него навыков и знаний? Вряд ли стоит:

  • — просить мужа сделать деревянный стул, если он последний раз работал руками только на уроках труда 20 лет назад;
  • — поручать веб-дизайнеру без художественных навыков нарисовать иллюстрацию;
  • — требовать от HTML-верстальщика умения программировать на Python и т. д.

Не ставь задачи, для выполнения которых человеку придётся превзойти себя. Он скорее выгорит, чем справится в срок на 100%.

Ставь адекватный дедлайн

Другой важный вопрос: есть ли у исполнителя время на эту задачу? Глупо требовать от фронтендера готовый лендинг через два дня, если у него уже в работе пара-тройка больших сайтов. А значит:

  • — Старайся выбирать менее загруженного исполнителя. Можно отдельно вести учёт загрузки в гугл-таблицах или смотреть загруженность в рабочем таск-менеджере — WEEEK, Trello, Asana, Jira и другие системы ведения проектов всё это позволяют.
  • — Ставь дедлайн с учётом возможных проблем, которые могут возникнуть по ходу работы.

Ни в коем случае нельзя НЕ СТАВИТЬ дедлайн. Без чётких сроков у исполнителя может возникнуть ощущения, что время не ограничено, а значит можно смело прокрастинировать.

В идеале, нужно всегда договариваться не только о финальном дедлайне, но и о промежуточных, чтобы контролировать ход работы.

Правильно формулируй задачу

Правильная формулировка — это чуть ли не самое важное. Если задачу неправильно сформулировать, результат будет далёк от ожидаемого. Поэтому каждая задача должна:

  • — быть ответом на вопрос «что нужно сделать?» и один в один совпадать с действием;
  • — начинаться с глагола в начальной форме (написать, нарисовать и так далее).

Но, даже если чисто технически задача сформулирована правильно, есть два важных момента, связанных с восприятием задачи самим исполнителем:

  • — ему лучше не приказывать, а ставить перед ним проблему;
  • — от него обязательно нужно добиваться понимания задачи, прежде чем он к ней приступит.

Не приказывай, а говори о проблеме

Все задачи можно условно разделить на две группы:

  • — задачи-приказы — эффективны здесь и сейчас, ограничивают исполнителя в решении;
  • — задачи-проблемы — эффективны в долгосрочной перспективе, развязывают у исполнителя руки в поиске решений и развивают его.

Приказывать плохо — так ты используешь исполнителя просто как руки, что грозит печальными последствиями:

  • — Исполнитель будет делать ровно то, что ему сказали. Если результат его работы окажется бесполезен, он скажет, что проблема не в нём, а в задаче.
  • — У исполнителя начнёт складываться о тебе негативное впечатление. Исполнитель-то «лучше знает, что нужно делать», ему «надо с клиентом работать», а ты его «заставляешь никому ненужный отчёт писать».
  • — Со временем, исполнитель потеряет к работе всякий интерес. Ему будет казаться, что тупо следовать приказам сверху — это и есть работа. Короче, тупик и никакого развития.

Решая задачу-проблему, человек развивается и учится отвечать за результат. Например, ты просишь его нарисовать логотип, а он предлагает тебе не один, а сразу пять вариантов.

Добивайся от исполнителя понимания задачи

То, что исполнитель берётся за задачу, ещё не значит, что он в ней разобрался.

В идеальном мире ты ставишь задачу, её делают, и ты принимаешь результат. Но в реальности так не бывает. Скорее всего, результат не будет соответствовать твоим ожиданиям, и ты его не примешь, а отправишь исполнителя переделывать. Так повторится несколько раз, и вы с исполнителем будете друг друга бесить.

Дело в том, что исполнитель понимает задачу по-своему. Не потому что он дурак, а у тебя не получилось донести смысл, а просто потому что все люди разные. Это нормально. Вам нужно прийти к общему пониманию.

Исполнитель, принимая задачу, должен задать тебе вопросы. Ему нужно разобраться в твоей проблеме и предложить решение.

Расставляй приоритеты

Крутой специалист сам умеет расставлять приоритеты. Порой на исполнителя сваливается так много задач, что решительно невозможно разобраться, за что браться в первую очередь. Это особенно актуально в компаниях, где задачи ставят напрямую конечному исполнителю, в обход руководителей отделов, которые могли бы здесь распределить нагрузку.

Например, дизайнер делает и клиентские, и внутренние задачи. Он не отвечает за результат перед клиентом и просто делает задачи, которые на него поставили. Если твою задачу нужно сделать быстрее, чем другие, обязательно скажи об этом.

К счастью, во всех современных таск-менеджерах задачам можно ставить приоритеты.

Мотивируй исполнителя

Чтобы повысить производительность исполнителя, его нужно мотивировать.

Для разных людей работает разная мотивация: кого-то обязательно нужно стимулировать деньгами, а кому-то достаточно простой благодарности. Вообще, деньгами разбрасываться не надо, а вот хвалить — это хорошо. У нас, людей, вообще пунктик насчёт похвалы. Очень уж мы социальные.

А ещё можно мотивировать на будущее. Например, сказать исполнителю: «Мне очень понравилось, как ты сделал предыдущую задачу, ты молодец. Поэтому я пришёл к тебе с новым делом».

Предоставь всё необходимое

Жутко бесит, когда на тебя ставят задачу и не дают доступы, которые для неё нужны. И ты такой думаешь: «Ну, блин».

Короче, когда ставишь задачу, позаботься, чтобы у исполнителя было всё, что может потребоваться. Просишь составить отчёт — дай доступ к аналитике. Ставишь задачу, для которой нужны несколько людей — дай исполнителю полномочия руководителя.

Ставить задачи не так просто, как кажется. Чтобы твои задачи не просто делали, а доводили до конца, держи в голове всё, о чём я тебе рассказал. И удачи тебе!

Источник: https://weeek.net/ru/blog/kak-stavit-zadachi-chtoby-ikh-dovodili-do-kontsa

25 правил, как за меньшее время сделать больше

Как делать бо́льшую часть работы в кратчайшие сроки

В современном мире есть все, но почти нет свободного времени. Поэтому, если вы хотите за короткое время успевать делать больше, чем вы успеваете сделать сейчас, вам нужно научится всего двум вещам: организованности и самодисциплине. В этой статье вы найдете 25 главных правил, с помощью которых вы сможете делать больше за меньшее количество времени.

1. Определитесь с целью и сосредоточьтесь на главном

Не имея четкой цели вы постоянно будете блуждать среди множества дел, которые вам не только не помогут достигнуть цели, а скорее наоборот, будут от нее отвлекать и забирать ваше ценное время.

2. Стимул и мотивация

Если работа нам нравится, то мы выполняем ее легко и быстро. Поэтому, если хотите успевать больше, находите в каждом деле стимул для себя. Например, если закончить отчет до конца рабочего дня, то вечером останется время хобби, общение с семьей или на просмотр хорошего фильма.

3. Используйте правило 80/20

Не важно, как много у вас есть времени, но важно, как и на что вы его расходуете. Есть замечательный принцип Паретто, который гласит, что 20% усилий приносит 80% результата, и наоборот 80% ваших усилий приводят всего к 20% результата. Мы эффективно работаем не более 20% своего рабочего дня.

Поэтому важно сначала делать важное, а потом заниматься остальными делами. В быту также работает закон Паретто: 80% вещей, которые находятся у нас дома или в машине, практически не используются (вещи, которые мы не носим, книги, которые мы не читаем, посуда, которую мы не используем и т.д.).

Избавляйтесь от лишнего, освобождая пространство и энергию.

4. Отключите все отвлечения

Сложно не среагировать, когда что-то пиликает под ухом. Поэтому отключаем: звук телефона, любое оповещение из социальных сетей, автоматическую проверку почты. А чтобы не пропустить действительно что-то важное, поставьте автоответчик на телефон и электронную почту, в котором укажите, когда с вами снова можно будет связаться.

5. Будьте решительны

Если вы что-то сделали/сказали/решили, то не стоит терять время на бессмысленные размышления о правильности принятого вами решения. Что сделано, то сделано, сделайте выводы и двигайтесь дальше. Не совершает ошибок лишь тот, кто ничего не делает.

6. Научитесь говорить “нет”

Если вы хотите успевать многое в течение дня, научитесь отказывать. Люди любят перекладывать свои дела и обязанности на других. Помогать – не значит делать чью-то работу.

7. Доводите дела до конца

Многие любят откладывать дела на не определенный срок и не доводить начатое до конца.

Список таких дел имеет свойство накапливаться и груз невыполненного и осознание, сколько вам еще предстоит сделать, давит на вас ежедневно.

Если возьмете за привычку не начинать новое дело, пока не закончено старое, это не только будет вас стимулировать побыстрее закончить начатое, но и научит вас не оставлять дела на потом.

8. Список дел

Составьте список дел, которые нужно закончить и начните вычеркивать из него то, что сделано. Когда закончите со старыми делами, возьмите себе за привычку составлять список дел на сегодня, завтра, неделю и т.д. Это поможет вам быть организованней.

9. В первую очередь выполняйте важные дела

Сделайте таблицу, как показано ниже, и запишите все ваши дела, разделив их на 4 группы: Срочные и важные дела, Не срочные, но важные, Срочные, но не важные, Не срочные и не важные дела. Конечно же, в первую очередь выполняйте дела из первой группы, а делами из последней группы можно заняться, если есть свободное время.

10. Поддерживайте порядок

Очень много времени экономится, когда у вас порядок в вещах, на рабочем столе и в компьютере. У каждой вещи должно быть свое место, документы должны быть систематизированы, с работы нельзя уходить, пока на рабочем месте не будет идеального порядка. 5 минут на поддержание порядка сэкономят вам в итоге часы, которые могут быть потрачены на поиск нужного документа или вещи.

11. Избавьтесь от шаблонного мышления

Как правило, наша работа однообразна, поэтому так легко стать жертвой шаблонного мышления. Попробуйте делать свою работу по-другому, ведь привычное – не всегда самое лучшее. Возможно, вашу работу можно выполнить быстрее, если ее автоматизировать или делегировать ваши обязанности.

12. Фокусируйте внимание на том, что делаете

Так уж устроен наш ум, что мы думаем о многих вещах одновременно и в результате, практически не умеем сосредотачиваться. Если заниматься усердно чем-то одним, ни на что не отвлекаясь, это гораздо эффективнее и по времени, и по затраченным усилиям, чем если делать несколько дел, перескакивая с одного на другое. Мультизадачность не поможет вам стать более продуктивными.

13. Сразу беритесь за работу

Многие люди перед тем, как приняться за работу, начинают наводить порядок в бумагах или на столе, пить кофе, читают социальные странички, а потом поражаются, куда подевалось время, отведенное на работу! Если вы знаете, что надо делать, сразу беритесь за работу, а если справитесь быстро, в виде бонуса можно и кофе попить, и в социальные сети заглянуть.

14. Используйте время без остатка

Мы много времени тратим впустую, а ведь его можно было бы использовать с пользой. Например, во время поездки на работу можно слушать аудиокнигу, во время завтрака – составлять план на день, а стоя в очереди, составлять список покупок или просматривать записи, вычеркивая сделанное и добавляя новые задачи на вечер или эту неделю.

15. Отслеживайте потраченное время

Вы можете сберечь не один час свободного времени, если будете более разборчивыми, выбирая фильмы и телепередачи, которые вы смотрите, журналы и газеты, которые вы читаете.

16. Меняйте занятия

Тело никогда не устает целиком, обычно одновременно устают лишь некоторые группы мышц. Смена занятий поможет с этим справиться. Например, если вы несколько часов подряд работали сидя, переключитесь на ту работу, где можно что-то делать стоя либо в движении. И наоборот. Попрактикуйте этот метод хотя бы неделю и вы убедитесь, насколько больше способен выдержать ваш организм.

17. Начинайте пораньше

Замечено, что если прийти на работу на полчаса раньше, можно успеть гораздо больше. Если правильно организовать свой день, то можно ложиться спать вместе с детьми, т.е. не позднее 10 часов вечера, и вставать в 5 утра. За 2 утренних часа, пока не встанут дети, можно успеть сделать гораздо больше, чем в вечернее время с 22 до 24, когда вы порядком устали под конец дня.

18. Работайте, когда работается

Вы наверняка замечали, что есть дни, когда работа “кипит и спорится”, а есть дни, когда делать не хочется абсолютно ничего. Это нормально и нужно относиться к этому с пониманием и спокойствием. Если нет срочной работы, то вполне можно позволить себе день-другой отдыха.

19. Установите режим дня

Мы будем гораздо больше успевать, если все будет делать вовремя и в установленное время. Режим дня позволит вашему организму работать, как часы. Для этого тщательно распланируйте свой день, включая приемы пищи и сон.

Вы гораздо быстрее будете засыпать и легче просыпаться, если это будет в одно и то же время, даже на выходных. Если принимать пищу в строго установленное время, это также благоприятно скажется на вашем пищеварении и общем самочувствии.

Если уходить с работы в одно и тоже время, это не даст вам повода не закончить работу.

20. Будьте внимательны

Если вы хотите сэкономить время, внимательно слушайте, записывайте указания и сведения, и уточняйте, если необходимо. Это поможет вам избежать недоразумений, повторений и переделок.

21. Избавьтесь от “пожирателей” времени

К счастью или сожалению, в сутках всего 24 часа. И что бы вы не делали, их не будет 25 или 30. Поэтому, если вы действительно хотите успевать сделать многое в течение дня, вам нужно избавиться от тех занятий, на которые тратиться впустую ваше драгоценное время.

22. Сядьте на информационную диету

В наше время мы все время подвержена информационным атакам, наш мозг практически не отдыхает: новости по телевизору, сплетни коллег, рабочие моменты, домашние разговоры и т.д.

В результате, мы ощущаем, что наша голова опухает от переизбытка информации, мы становимся рассеяннее и заторможеннее.

Тим Феррис, автор «4 часовой рабочей недели», предлагает нам сесть на диету с “низким содержанием информации”.

23. Оптимизируйте работу

Подумайте, что забирает у вас много времени. Например, готовка. Сейчас есть мультиварки, которые прекрасно справятся с приготовлением еды практически без вашего участия. Или возьмем покупки. Учитесь заказывать и покупать вещи через интернет.

Так вы сэкономите много времени, сил и денег.

Покупая продукты через интернет, вы, во-первых, не купите ничего лишнего, а только то, что есть в вашем списке, во-вторых, вы не будете тратить время на поход в супермаркет, стояние в очереди, в-третьих, вам все занесут в дом, зачем вам лишний раз напрягаться.

24. Всего три задачи в день

Хотите успевать больше? Съешьте лягушку на завтрак – так говорят западные специалисты по тайм-менеджменту. Съесть лягушку означает сделать что-то не самое приятное, но очень важное с самого утра.

Когда это дело будет сделано, остальные задачи покажутся пустяковыми по сравнению с утренней. Запланируйте три важных дела на сегодняшний день, первое из которых и будет “лягушкой”. Выполнив три важных дела, остальные дела по мере сил и возможностей.

Таким образом, у вас каждый день будет эффективным, ведь как минимум три дела сделано!

25. Разделите большую работу на мелкие задачи

Всегда страшно приступать к серьезной работе или разбирать накопившиеся завалы. Гораздо проще решать мелкие задачи, которые являются часть чего-то большего. Большая цель становится достижимой благодаря маленьким действиям, которые вы совершаете каждый день.

10 лучших книг для тех, кто хочет успевать жить

Керри Глисон “Работай меньше, успевай больше”

Джек Кэнфилд “Цельная жизнь. Ключевые навыки для достижения ваших целей”

Глеб Архангельский “Тайм-драйв. Как успевать жить и работать”

Дэвид Аллен “Как поддерживать дела в порядке”

Стивен Р. Кови “Главное внимание главным вещам”

Марина Ярославцева “Как все успеть. Тайм-менеджмент для мам”

Ицхак Пинтосевич “Действуй! 10 заповедей успеха”

Мартин Бьяуго “Меньше, но лучше. Работать надо не 12 часов, а головой”

Эрин Доланд “Упрости себе жизнь”

Ричард Ньютон “От слов к делу! 9 шагов к воплощению вашей мечты”

Источник: https://www.zhenskoeschastie.com/25-pravil-kak-uspevat-bolshe/

Как успевать больше, а работать меньше

Как делать бо́льшую часть работы в кратчайшие сроки

Вчера я пересекла две границы, завершила три текущих проекта с клиентами, заключила сделку с большими перспективами, а вечером ужинала дома со своей второй половинкой.

Я работаю 25 часов в неделю, сплю по восемь часов в день, не составляю расписание и всё ещё умудряюсь делать намного больше вещей, чем когда я была приклеена к офисному столу по 60 с лишним часов в неделю.

Я далеко не сверхчеловек. Всё, описанное выше, просто наглядный пример.

Видите ли, будучи независимой от места и работая на себя больше года, я получила несколько ценных уроков эффективности и управлении собственным временем.

https://www.youtube.com/watch?v=vKNjBX79ZN4

Ниже — список лайфхаков, которые могут показаться очень простыми. Однако, как только вы действительно опробуете их, вы заметите, что ваши дела занимают всё меньше и меньше времени.

1. Пользуйтесь преимуществами эффекта Зейгарник

У мозга есть назойливая встроенная функция постоянно напоминать о делах, которые вы оставили незаконченными, таким образом подталкивая вас доделать задачу. Это и есть эффект Зейгарник, и он поможет вам завершить дела, которые вы уже начали.

Неважно, нравится вам задача, которую нужно решить, или нет, сделайте по крайней мере один крошечный шаг к ней.

Столкнулись с творческим кризисом и не можете писать? Откройте пустой файл и начните печатать что угодно — что вам нравится. Нужно начать планировать свадьбу? Начните с поиска свадебного букета.

Нужно к завтрашнему дню разработать маркетинговую стратегию компании? Запишите пару идей на видео для начала.

В 99% случаев вы будете работать над задачей до победного конца.

2. Используйте инструменты для управления проектами (не только для рабочих дел)

Нашему мозгу не нравятся сложные задачи. Когда он сталкивается с какой-либо абстрактной задачей, скажем «придумать ежемесячную маркетинговую кампанию», он незамедлительно впадает в уныние и предпочитает заняться лёгкими привычными делами.

Вот почему необходимо разделить каждое большое дело на несколько простых, крохотных, достижимых шагов.

Здесь инструменты для управления проектами приобретают важное значение. Вы же не хотите пропустить никаких важных шагов, правильно?

Существует несметное число и бесплатных, и платных приложений для управления личными проектами. Мне больше всего нравится визуальный подход к управлению в Casual.

Особенно прекрасно в этом приложении то, что вы можете структурировать информацию так, как она приходит вам в голову — в виде взаимосвязей, а не линейно.

Значит, вместо рисования линейного пошагового плана вы можете создать подробную картину проекта с несколькими потоками действий, которые происходят одновременно или одно за другим.

(Подробнее о майндмэппинге и инструментах для него читайте тут).

Другими словами, вы рисуете наглядную карту, которая позволяет вам окинуть весь проект одним взглядом плюс помогает делать небольшие шаги, ведущие к вашей цели.

Вот пример такого проекта:

Почему такой наглядный подход отлично работает для меня (и, возможно, подойдёт для работы и вам):

  1. Вы всегда знаете, какой шаг должен быть следующим, поэтому не оставляете себе даже шанса для прокрастинации.
  2. У вас есть большая ясная картина своих целей, понятных с одного взгляда.
  3. Спланировать целый проект так же просто, как и нарисовать его на бумаге (что я и делала раньше), а пользоваться планом гораздо удобнее.
  4. Если вы работаете в команде, всегда будет понятно, что уже сделано, а что делается сейчас. Это значит, что будет меньше ошибок и пропущенных дедлайнов.

Другие популярные инструменты, которыми мне понравилось пользоваться: Basecamp, Podio, Trello и Microsoft Project.

3. Меняйте свои привычки

Сегодня легко найти информацию о том, как успевать делать все свои дела, но многие ли из вас применяют эти советы на практике? Я тоже была в этой лодке.

У всех нас есть привычки, и поменять их очень непросто. Тем не менее одно умное решение этой проблемы можно обнаружить в книге Чарльза Дахигга (Charles Duhigg) «Сила привычки». Автор называет его циклом привычки.

Если коротко, привычка состоит из трёх компонентов: раздражитель («спусковой крючок», который предшествует привычному поведению), привычное поведение (фактическое повторение действия) и награда (внешняя и внутренняя награда, которую вы получаете за выполнение привычного действия).

Сейчас плохая новость — на раздражители вы никак не можете повлиять. Хорошая новость — вы можете изменить привычное поведение.

Есть много непродуктивных вещей, которые я делала и делаю, но я всегда испытывала чувство вины за то, что первым делом с утра начинаю отправлять посты в социальные сети и медиа.

В раздражителе — поделиться в своём блоге новыми постами — нет ничего плохого. Но я знаю, что могу быстро втянуться в бессмысленное блуждание по Сети на несколько часов и это внесёт сумятицу в мой день.

Решение — запланировать, что нужно сделать в сетях и медиа, за ночь до этого. Установить для себя точное время, когда этим заниматься, и делать это каждый день.

Такой подход применим для любых раздражителей, которые приводят к негативному поведению.

Каждый раз, когда вы выполните ваше новое привычное действие, убедитесь, что вы вознаградили себя за это. Придумайте для себя ритуал, который поможет вам предвосхищать своё негативное поведение, например бездумный веб-сёрфинг, трату денег или поедание сладостей, и каждый раз, когда вам удаётся этого избежать, награждайте себя чем-нибудь приятным.

Повторять 21 день, пока новая привычка не прилипнет.

4. Используйте правило 90 минут

Около 50 лет назад нейрофизиолог Натаниэл Клейтман (Nathaniel Kleitman) обнаружил, что наше тело переходит от пика активности к спаду каждые 90 минут на протяжении всего дня. Этот феномен также известен, как ультрадианный ритм. Проще говоря, мы можем быть продуктивны только на протяжении 90 минут.

Что происходит по истечении 90 минут? Мы начинаем искать дополнительное топливо в виде кофеина, сладких батончиков или собственных гормонов стресса: адреналина, норадреналина и кортизола. В этот момент мы теряем сосредоточенность, перестаём думать ясно и видеть целостную картину.

Мой вчерашний день прошёл так: я добралась до аэропорта и работала в кофейне 90 минут до посадки (там не было Wi-Fi), во время полёта посмотрела фильм и снова вернулась к работе в поезде из Швейцарии во Францию. Когда я оказалась дома, я быстро проверила входящие, поужинала и поработала ещё 90 минут.

В результате всего лишь за 4,5 часа я сделала большую часть работы, на которую раньше я бы потратила 8-часовой рабочий день.

5. Расставляйте приоритеты до последнего

Один руководитель из Пентагона блестяще сформулировал суть этого совета:

Сначала я составляю список приоритетов: первый, второй, третий и так далее. И тогда вычёркиваю всё, что ниже третьего.

Это золотое правило для любого ежедневного списка задач. Все задачи после третьей переносите на следующий день.

Не можете определить, какие задачи важнее?

  1. Подумайте, есть ли зависимость между задачами. Можно ли сделать шаг A, не делая шага B? Если нет, то задача B более важная. Выбирайте те задачи, которые влияют на ваш дальнейший успех.
  2. Используйте матрицу решений.

Всё, что находится в правом верхнем углу, стоит отметить ярлыком «Сделай это сейчас». Задачи с большой отдачей, которые сложно сделать, нужно перемешивать с другими, менее сложными. Задачи с небольшой отдачей, которые легко сделать, стоит делегировать.

6. Устройте «аэропортовый день»

Для меня сверхпродуктивное место работы — аэропорты и самолёты. На самом деле, я чаще выбираю рейсы с пересадкой, чем прямые (они, ко всему прочему, дешевле минимум на 100 долларов), и стараюсь закончить как можно больше дел в дни, когда я в пути, а не когда работаю из дома.

А сейчас позвольте мне объяснить.

У вас есть строго ограниченное время (до вылета или до посадки) и ограниченный бесплатный Wi-Fi. Это значит, что вы можете работать спринтами по 90 минут, чтобы оставаться на пике продуктивности.

Вам не на что отвлекаться, когда вы сидите в самолёте: ваш телефон выключен, и остаётся только чистая эффективная работа, которую нужно выполнить за ограниченное время. Я часто стараюсь воссоздать похожую обстановку дома: отключаю интернет и 90 минут делаю свою работу, не отвлекаясь ни на что другое.

Подведём итоги. Вот план, как успевать больше, а работать меньше:

    1. Сделайте первый шаг в вашем деле и позвольте эффекту Зейгарник помочь вам завершить его.
    2. Используйте инструменты для управления проектами, чтобы чётко представлять, что нужно сделать, и всегда быть сосредоточенным.
    3. Отслеживайте свои раздражители и преобразуйте их в позитивные привычки.
    4. Используйте правило 90 минут.
    5. Расставляйте приоритеты и работайте над наиболее важными задачами.
    6. Устраните всё, что отвлекает вас. Например, устройте себе «аэропортовый день».

Источник: https://Lifehacker.ru/kak-uspevat-bolshe/

Как справиться с большим потоком задач — советы сооснователя игровой студии Strike Gamelabs — Офтоп на vc.ru

Как делать бо́льшую часть работы в кратчайшие сроки

Самая большая проблема, с которой вы можете столкнуться при ведении своего бизнеса, — это управление своим временем. В отличие от людей на других должностях, вы, как владелец бизнеса, обязаны справляться со множеством различных вещей, и ответственны за то, чтобы не подвести своих подчиненных.

И если у вас есть сотрудники, которые ежедневно от вас что-то хотят или если вы что-то забываете, это может вызвать определенные трудности, а небольшие проблемы могут быстро превратиться в снежный ком. Получается, что вы должны найти способ управлять «вращающимися тарелками».

Есть много уловок, позволяющих управлять временем, ниже — только часть из того, чему я научилась за годы работы, путём проб и ошибок или от других людей, оказавшихся в такой же ситуации, как и я.

1. Списки, списки и ещё раз списки

Азы тайм-менеджмента — это составление списков. Однако просто составление списков не особенно помогает. На самом деле, иногда у меня, как владельца бизнеса, этот список становится настолько огромным, что кажется просто невозможно продвинуться вперёд, а это ведёт к прокрастинации.

Но может быть и ещё хуже — если у вас слишком большие списки, то вы рискуете упустить срочные вещи. Как в таких случаях вы расставить приоритеты?

Вот простые решения по составлению списков, благодаря которым я решила эту проблему:

  1. Относитесь к этому как к спринту по очереди задач.
  2. Добавляйте всё (я имею в виду абсолютно всё) в свой список, сразу как только это придет к вам в голову.

Итак, у вас есть большой список дел, которые надо сделать. В самом начале недели выделите не более трёх пунктов из этого списка в отдельный список для каждого дня недели. Самые срочные задачи или небольшие утренние дела ставьте в самое его начало и работайте с оставшимся списком по порядку. В течение дня вычёркивайте то, что уже сделали.

В конце дня, если вы что-то не успели сделать, передвиньте это на следующий день, а все остальные дела равномерно распределите по оставшимся дням недели.

Когда в течение дня появляются срочные дела, они добавляются в список того дня, когда они должны быть сделаны. Если вы закончили все свои дела, а время всё ещё осталось, тогда перенесите что-нибудь из предыдущего дня в текущий день. Таким образом, вы как бы перевыполните план по задачам.

Почему это работает? Потому что когда в вашем списке всего три дела на один день, и вы знаете, что можно не волноваться о других задачах из вашего списка, можно сконцентрироваться и сделать всё, что нужно. Кроме того, так вы больше не откладываете те дела, которыми на самом деле вам не хочется заниматься.

Список часто будет пополняться новыми задачами или изменяться в течение дня, а это значит, что часто вы не сможете сделать всё, что изначально планировали сделать. Но ничего страшного, вам остаётся просто соответствующим образом сдвигать остальные задачи.

Для создания списков я пользуюсь Trello, а значит, я могу добавлять что-то новое или изменять список, где бы я ни находилась, с телефона или ноутбука.

У меня может быть множество списков, что облегчает мне возможность передвигать задачи между ними. Небольшие задачи могут быть сгруппированы в одну большую задачу с чек-листом.

Я даже могу создавать срок исполнения задачи и присваивать ярлычки приоритетности задачам.

Кроме того, можно добавлять оценку, чтобы ускорить выполнение задач, обозначая таким образом риски и время, хотя я заметила, что могу держать такую информацию в голове.

2. Постарайтесь блокировать то, что вас отвлекает

Эта задача может оказаться очень сложной, особенно если вы руководите компанией. Всегда будут люди, которым что-то надо, клиенты, ваши сотрудники, ваш бухгалтер и так далее, однако вам надо найти способ концентрироваться и блокировать такие вещи.

Офисы-опенспейсы, хотя и популярны ввиду определенных плюсов, тем не менее могут стать фактором, мешающим вам блокировать то, что вас отвлекает.

Если работая в офисе, вы с трудом можете концентрироваться и отсеивать то, что вас отвлекает, может быть, вам стоит подумать о том, чтобы поработать где-нибудь в другом месте хотя бы часть рабочего дня, или дать понять своим подчиненным, что есть время, когда вы можете говорить, а есть время, когда не можете.

Что бы ни подействовало — пользуйтесь этим. Если вы не научитесь справляться с такими проблемами, то будете только лишь ощущать постоянную занятость, и никогда не сделаете всё, что вам надо сделать.

Ещё одним отвлекающим фактором являются письма. Люди справляются с этим разными способами.

У некоторых для проверки почты выделена определённая часть дня, однако я поняла, что мне это не подходит, потому что мне важно знать, что я в курсе всего, что происходит, сразу же, как только это происходит.

Однако в таком случае существует опасность, что вы будете постоянно отвлекаться, и так ничего и не доделаете.

Я справилась с этим, создав организационную систему для своей электронной почты. Когда сообщение проходит через эту систему, то оно:

  1. Срочное или требует быстрого ответа — с такими письмами я работаю сразу же.
  2. Является причиной возникновения новой задачи — такие письма я добавляю в свой список (в зависимости от срочности задачи, я добавляю её в подходящий день).
  3. Требует какой-то ответной реакции, но не является полноценной задачей — такие письма я оставляют в папке «входящие» или создаю напоминание на следующий день.
  4. Нужно исключительно для сведения и не требует никаких действий — сохраняю в соответствующую папку.

Недавно я открыла для себя Mail Pilot, который значительно упростил мне работу с электронной почтой. Он воспринимает письма как задачи, и поэтому подходит гораздо лучше тем, кто работает с большими объёмами писем ежедневно.

С помощью Mail Pilot можно «завершить» работу с письмом сразу, как только вы прочитали его, «отложить» для будущего выполнения, «установить напоминание» на определённый день, добавить в список или оставить во входящих, чтобы обработать позднее.

3. Сосредоточьтесь на общей картине

Это относится к делегированию задач и вашему стилю управления. Очень непросто сосредоточиться на делах и пытаться заняться всем сразу.

Естественно, что вы хотите заняться всем, потому что в конечном итоге вы ответственны за всё. Однако вам придется научиться концентрироваться на общей картине, потому что иначе, пока вы переживаете за выполнение маленьких задач, у вас не будет времени отойти в сторону и оценить общее положение дел.

Я нашла несколько способов справиться с этим:

1. Делегирование

Не важно, что говорят люди, большинство из них никогда на самом деле не делегируют выполнение задач, более вероятно, что они инструктируют сотрудников и так и остаются вовлечёнными в задачу.

Суть делегирования состоит в том, чтобы уполномочить вашего сотрудника выполнить задание и доверять ему, то есть верить, что он достаточно ответственен для выполнения этого задания. Вы, как человек делегировавший выполнение задачи, не можете не приниматься в расчёт, но уже не ответственны за выполнение задачи, и это как раз то, что остальные упускают.

Самая распространённая ошибка, которую так легко допустить — это дать кому-нибудь задачу, затем найти время на то, чтобы кратко проинструктировать сотрудника вначале, затем найти время на то, чтобы ответить на его вопросы по выполнению задания, а затем ваш сотрудник передаст вам работу обратно… В то время как всё, что вам надо делать — это корректировать, давать обратную связь (с конструктивной критикой), просить их внести изменения и представить результат повторно.

Однако чаще всего происходит так: вы просматриваете результат и думаете, что «легче и быстрее будет, если я сделаю изменения сам».

Плохое делегирование может отрицательно повлиять на вашу команду. Так вы лишаете сотрудников мотивации, они не смогут ничему научиться, а это значит, что такое делегирование не уменьшит количество вашей работы, так что всё бесполезно. Не давать возможность сотруднику внести изменения — это самый распространенный способ испортить делегирование.

Если вы делегируете кому-нибудь задачу, делайте это правильно, или не делегируйте её совсем.

2. Нужно знать, когда нельзя делегировать задачу

Некоторые вещи просто нельзя делегировать. Это задачи, на выполнении которых следует сконцентрироваться вам. Понимая, что можно, а что нельзя делегировать, вы обеспечиваете выполнение наибольшего объема работы максимально эффективным способом.

3. Вам стоит выделять время на ежегодный пересмотр своего бизнес-плана и на то, чтобы установить практические задачи на год

Это то, на чём вам следует сосредоточиться. Регулярный пересмотр своих целей и понимание того, что надо сделать для того, чтобы компания развивалась и дальше, — вот чем вам следует заниматься.

Из своих списков вы можете понять, на что уходит большая часть вашего времени. Если большая часть выполняемых вами дел не относится к целям, то вам стоит задуматься над тем, что вы делаете и либо переориентироваться на выполнение других задач, либо делегировать их кому-то другому, а самому сосредоточиться на общей картине.

У каждого есть собственный способ управления временем, но есть приёмы и хитрости, которым можно научиться на примере других людей.

Существует множество книг и онлайн-ресурсов, в которых вы найдете хорошие и подробные советы.

Однако прежде всего надо признать, что вам, как главе компании, нужно беспрерывно поддерживать «вращение тарелочек» — и это само собой не решится, и вам придётся найти способ справиться с задачами.

Вам нужно организовать рабочий процесс так, чтобы люди, с которыми вы работаете, смогли показать лучшее, на что они способны, были счастливы и мотивированы на выполнение своей работы.

Источник: https://vc.ru/flood/8868-ella-romanos

Как быстро делать дела и многое успевать? Полезные лайфхаки

Как делать бо́льшую часть работы в кратчайшие сроки

Когда вам нужно выполнить кучу дел за короткий отрезок времени, очень легко оказаться перегруженным и начать затягивать даже с небольшими заданиями.

К счастью, есть возможность выполнить множество дел, хорошо организовав свою работу и сконцентрировавшись на одном задании, спланировав рабочие моменты в логическом порядке.

Вам даже удастся выполнить большой проект за короткий промежуток времени, если вы будете усиленно работать!

Правила которые помогут вам начать работать более эффективно

  • Сконцентрируйтесь на выполнении лишь одного задания. Когда вы пытаетесь сделать быстро и много дел сразу, это превращается в многозадачную работу. Тем не менее, попытка выполнить сразу много дел зачастую приводит к обратному результату.

    Выберите одно задание и работайте над ним до тех пор, пока не истечет время на его выполнение, или пока вы его не закончите. После этого переходите к следующему заданию, которое вам необходимо выполнить.Если вам нужно выполнить несколько похожих заданий, не перепрыгивайте с одного на другое и не мечитесь между ними. Например, работайте только с почтой или заканчивайте отчет.

    Не нужно дописать страницу отчета, потом отправить пару писем и снова вернуться к работе над отчетом.

  • Группируйте задания в зависимости от того, как или где вы их выполняете. Старайтесь выполнять ряд небольших дел в одном месте, например, возле компьютера или в своем телефоне.

    Вам в таком случае не придется начинать и прекращать что-то делать из-за того, что нужно перебегать с места на место.Например, вам нужно просмотреть в телефоне номера и что-то заказать онлайн. Вы можете найти в телефоне контакты и разместить заказ в приложении. Затем вы можете отложить свой телефон и сконцентрироваться на других делах.

    Если вам нужно сделать несколько звонков, сделайте их последовательно, потом отвлекитесь от телефона и выполните другие задачи.

  • Выполняйте самые важные задания утром. Постарайтесь выполнять самые сложные задания утром, когда у вас еще достаточно энергии и мотивации, которые вам помогут быстро справиться с этими делами.

    Поставьте себе цель их выполнить до обеда, оставив вторую половину дня для менее важных дел и для планирования заданий на следующий день.Например, если нужно закончить свою курсовую работу и сделать несколько звонков, нужно запланировать на утро завершение курсовой, а телефонные переговоры перенести на вторую половину дня.

    Таким образом, и курсовая будет закончена, и вы сумеете быстро выполнить оставшиеся мелкие дела.

  • Наденьте наушники, чтобы не отвлекаться на посторонние звуки. Когда вы стараетесь работать быстро, отвлекающие моменты могут быстро разрушить ваши планы. Послушайте в наушниках музыку, аудиокнигу, новости, чтобы посторонние звуки не могли вас отвлечь.

    Этот совет будет особенно полезен тем, кто работает в кабинете не один.

  • Делайте короткие передышки, чтобы восполнить заряд энергии. Избегайте выгорания, дайте своему телу и голове отдохнуть в течение дня. Некоторые эксперты рекомендуют давать себе 10 минут отдыха через каждые 50 минут работы, но вы можете его организовать как вам удобно.

    В свой перерыв вы можете почитать сообщения, выпить чашку кофе, прогуляться или перекусить. Даже если вы не чувствуете, что вам нужен перерыв, все равно немного передохните. Встаньте и потянитесь, или выпейте воды. Ваше тело это оценит.

Как Стать Эффективным? Планирование! Жесткая Неделя – Супер Результат! Мотивация! Цели! ВКЛЮЧАЙ СЕБЯ

Пару советов как делать домашние дела быстрее

  1. Приспособьте ведро или «пояс с инструментами» для уборки. В ведро положите все чистящие средства, что вам нужны, или приспособьте старый ремень для инструментов, поместив в него щетки, полотенца и чистящие принадлежности.

    Носите с собой ведро или ремень с инструментами по вашему жилищу и вам не придется бегать туда и сюда за моющими средствами. Когда вы вынимаете какой-то инструмент, не забудьте его положить на место или замените новым для следующей уборки.

  2. Попросите и остальных домочадцев протянуть вам руку помощи.

    Ваши дети могут помочь вам развесить белье или помыть посуду. Распределение заданий разным людям поможет одному человеку не переутомиться от выполнения всех домашних хлопот, и каждый будет чувствовать, что и он внес свой посильный вклад.

  3. Сфокусируйтесь на одной комнате.

    Начните убирать в одной комнате и не останавливайтесь, пока не закончите все, что необходимо сделать в этой комнате. Старайтесь не бегать вперед и назад по комнатам, убирайте все по порядку.

Освойте навыки тайм менеджмента

Запишите все задания, которые вам необходимо выполнить. Планирование заранее поможет вам выяснить, сколько вы успеете сделать за день. Подумайте о всех делах, которые вам нужно будет выполнить, и запишите их в свой список
Некоторым удобнее пользоваться написанным от руки списком, чем записанным в телефоне, т.к. в нем они могут зачеркнуть задание после его выполнения.

https://www.youtube.com/watch?v=A7teP_nwSeQ

Если телефон вас не отвлекает, то можно использовать напоминалки или приложения для создания списка дел. Когда вы закончите какое-либо дело, вы его можете удалить и совсем не будете опечалены, когда этот список будет уменьшаться.

Засеките, как много времени у вас отнимает выполнение каждого задания. Давайте себе достаточно времени на выполнение задания, но не переоцените его и не ставьте больше времени, чем нужно. Выделяйте 15, 30, или 60 минут на выполнение задания.

Например, на то, чтобы пропылесосить квартиру, может уйти 15 минут, в зависимости от того, как много комнат нужно пропылесосить. Написание бизнес-отчета может занять больше времени, около часа, т.к. нужно собрать информацию и записать ее.

Установите лимит в 5 или 10 минут на незначительные задания. Такие незначительные дела, как телефонные звонки или отправка электронных писем, занимают совсем немного времени. Когда вы составляете список дел, запишите как можно больше мелких дел. Это поможет вам в дальнейшем не потратить на них большую часть своего времени.

Например, если вам нужно сделать множество звонков и отправить много писем, отведите 10 минут на то, чтобы сделать как можно больше звонков, фокусируясь сначала на самых важных. Если вам нужно ответить на большое количество писем, выделите 10 минут на то, чтобы ответить на самые срочные письма и остальные оставьте на то время дня, когда вы будете менее загружены.

Используйте таймер, чтобы убедиться, что вы укладываетесь в сроки. Поставьте таймер на телефоне, чтобы он показывал сколько времени отняло у вас задание.

Если вы ограничили время выполнения задания 30 минутами, поставьте таймер на 30 минут и по истечении этого времени проверьте, насколько вы продвинулись в выполнении.

При ситуации что вы близки к завершению, дайте себе дополнительные 5 или 10 минут на выполнение задания.

Если вы выполнили менее 3/4 задания, просмотрите свой список и выясните, какие задания из списка можно отложить, чтоб успеть завершить это задание. Или вы можете прекратить выполнять это задание, если оно не требует завершения именно в тот день.

Вернитесь к списку дел после небольшого отдыха. Если вы отвлекались в течение дня, не расстраивайтесь! Сверьтесь со списком, чтобы увидеть сколько времени вы потратили, и отложите задания, которые не являются срочными. Отдайте приоритет тем заданиям, которые должны быть выполнены сегодня, и отложите дела, которые могут подождать.

10 советов по тайм-менеджменту, которые работают

Внимательно отслеживайте окончательные сроки выполнения задания. Иногда приближение срока выполнения мотивирует вас работать быстрее. Это также помогает организовать работу так, чтобы задание было выполнено в срок.
Если времени еще предостаточно, вы можете распределить работу на несколько дней. Но если срок сдачи близится, вам может понадобиться несколько дней на завершение проекта.

Статья обновлена: 20.04.2019

Источник: https://motivacii-net.ru/kak-bystro-delat-dela-i-mnogoe-uspeva/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: