Как эффективно организовать работу с удаленными командами

Содержание
  1. 9 способов улучшить работу команды на «удалёнке»
  2. 1. Ввести обязательный общий режим работы команды
  3. 5. Взаимопомощь — это важно
  4. 6. Организовать обратную связь между руководителем и членами команды
  5. 7. Держать руку на пульсе
  6. 8. Приветствовать неформальное общение
  7. 9. Работать в единой информационной системе с перечисленными выше возможностями
  8. Управлять на расстоянии: как организовать эффективную коммуникацию с удалённой командой
  9. Найм правильных людей 
  10. Техническая организация «удалёнки»
  11. Постановка и контроль задач
  12. Создание и поддержание коллектива
  13. Управление удалённой командой: soft skills, необходимые для эффективного руководства — Карьера на vc.ru
  14. Доверие
  15. Почему?
  16. Что делать?
  17. Опыт
  18. Коммуникации
  19. Мотивация
  20. Правила
  21. 11 методов управления удаленной командой
  22. Общение онлайн
  23. Ежедневные созвоны
  24. Ежедневные собрания
  25. Не перестарайтесь с управлением
  26. Один чат для всех
  27. О часовых поясах должен знать каждый
  28. Пусть сотрудники в удаленке веселятся вместе со всеми
  29. Используйте одну платформу
  30. Создайте внутренний блог
  31. Держите сотрудников в курсе событий
  32. Инвестируйте в путешествия
  33. Как организовать работу удаленной команды?
  34. Плюсы и минусы удаленной работы
  35. Как нанять сотрудника-удаленщика и не ошибиться с выбором?
  36. Как управлять удаленной командой?
  37. Как эффективно организовать работу с удаленными командами
  38. Регулярно давайте удаленным сотрудникам обратную связь
  39. Обеспечьте прозрачность рабочих процессов
  40. Устраивайте онлайн открытую Q&A-сессию с руководством
  41. Вовлекайте и мотивируйте
  42. Помогите команде преодолеть языковой барьер
  43. Проводите неформальные встречи

9 способов улучшить работу команды на «удалёнке»

Как эффективно организовать работу с удаленными командами

Все мы сейчас пытаемся выстроить эффективную работу в условиях удаленной работы. Хотим поделиться опытом нашей команды разработчиков «1С:Документооборота». Будет здорово, если наш опыт поможет кому-то еще.

Для организации работы мы используем (конечно же) систему «1С:Документооборот». Она обеспечивает единую информационную среду для работы компании и автоматизирует необходимые для дистанционной работы сценарии. Подробно о ее возможностях можно почитать по ссылкам в конце статьи, а сейчас — наши основные лайфхаки.

1. Ввести обязательный общий режим работы команды

Если вы работаете удалённо, у команды должен быть общий режим работы.

Например, все находятся на связи с 10.00 до 19.00. Общий режим означает, что в указанное время можно позвонить и написать любому участнику команды и получить оперативный ответ. Должно быть так же удобно, как в офисе — подойти к коллеге и что-то у него спросить.

Конечно, есть отклонения, о которых заранее известно. Если вы отлучаетесь на час и более, предупредите об этом:

  • в общем чате команды,
  • в списке отсутствий в системе
  • или любым другим заранее обговоренным способом.

Список отсутствий в 1С:Документообороте

  • Каждое утро начинать с общения по видео- или аудиосвязи: что делал вчера, что буду делать сегодня, какие есть вопросы. Такие планерки задают правильный настрой на весь рабочий день, и вы знаете, чем занимаются ваши коллеги.
  • Общий календарь позволит заранее видеть загруженность коллег для планирования встреч и обсуждений.
  • Общий список мероприятий поможет записывать плановые встречи и командные обсуждения.

Общий календарь сотрудников отдела в 1С:Документообороте

Еженедельно проводить общекомандную встречу-ретроспективу. Коллеги демонстрируют друг другу достижения прошедшей недели, проводят совместную ретроспективу, планируют дела на следующую неделю. Такая встреча позволит всей команде синхронизироваться в части достижений, планов и быстрого обсуждения вопросов.

Чтобы от встречи был максимальный эффект:

  • Лучше проводить встречи в режиме видеоконференции.
  • У встречи должна быть повестка — зачем мы вообще созваниваемся и какой вопрос хотим решить.
  • У встречи должен быть ведущий, который формирует резюме: когда она была, кто участвовал, какие вопросы подняты, какие решения приняты.
  • Во время встречи ведущему лучше демонстрировать экран с формируемым в реальном времени резюме встречи, зарисовками и т. п. Такой подход позволит всем участникам оставаться в контексте обсуждения и видеть его итоги. Вообще, возможность демонстрировать экран — это самый большой плюс в дистанционной работе и его надо использовать на полную катушку.

козвонок в 1С:Документообороте

Если переписка затянулась — надо звонить, либо подключиться к видеосвязи и обсудить все голосом. Если в процессе ого обсуждения приняты какие-то решения, то их надо зафиксировать и разослать всем по корпоративной почте или положить в отдельное место, доступное всей команде, например, справочник Файлы.

Файлы в 1С:Документообороте

В течение рабочего дня в нашей компании любой может позвонить любому члену команды по любому вопросу. Кто-то подумает, что это «дергание» и «отвлечение», но есть поправка: предварительно мы пишем в чат. Если человек не может отвлечься, он не отвечает. Всё как в офисе: если не можете оторваться от работы, то говорите, что пока заняты.

5. Взаимопомощь — это важно

Каждый человек в команде может попросить помощи и должен знать, что ему ее окажут:

  • если к вам обращаются с вопросом, то надо максимально вложиться в помощь: не отделаться от вопроса, а помочь его решить.
  • если вы застопорились с задачей, то не надо геройствовать — обращайтесь за помощью. Командная работа — это не долгие одиночные победы, а быстрое решение задачи сообща.

В офисе легче обратиться за помощью, больше вероятность, что кто-то по вашему лицу заметит, что вы «зависли». На удалёнке такой контакт теряется — надо напоминать.

При решении общих важных задач можно в онлайн-режиме отписываться в чат о результатах или в конце рабочего дня фиксировать итоги — у кого что получилось, а у кого нет. И помогать коллегам, у которых возникли проблемы. Находиться в едином информационном поле и поддерживать друг друга — важно.

Чат в 1С:Документообороте

6. Организовать обратную связь между руководителем и членами команды

В дистанционном формате работы теряются взгляды, поведенческие нотки и т. п. Очень важен открытый обмен информацией с руководителем. В нашей команде руководитель в течение рабочей недели общается отдельно с каждым своим сотрудником: корректирует задачи и вектор работ, разбирает кейсы, следит за загрузкой, дает обратную связь.

Для этого удобно использовать ежедневные и еженедельные отчеты о трудозатратах. Они помогут руководителю отследить динамику работ, трудозатраты по конкретным задачам и построить планы на следующую неделю.

Данные отчетов здорово экономят время: из них понятно, кто над чем работает, сколько времени тратит на те или иные задачи.

Для сотрудников это прекрасный способ довести до руководителя рабочие вопросы по задачам.

Ежедневный отчет в 1С:Документообороте

7. Держать руку на пульсе

Руководитель ежедневно просматривает протокол работы своих подчиненных. Это помогает эффективнее анализировать работу, особенно в удаленном режиме.

Из протокола можно узнать: кто сколько работает за день (время начала и окончания рабочего дня, активность), понять содержание работ, изменился ли их характер на удалёнке, есть ли перегруз, оценить объем выполненной работы, увидеть стыковку времени между коллегами, написать любому сотруднику по «горячим следам».

Протокол работы подчиненных направлен на решение главной задачи — сохранить нацеленность команды на результат и использовать для роста те преимущества, которые дает нам кризис.

Протокол работы сотрудников 1С:Документообороте

8. Приветствовать неформальное общение

Без живого общения люди перестают чувствовать себя единой командой. Поэтому руководитель для вовлечённости команды может иногда обсуждать в чате нерабочие темы, высылать прикольные мемы, полезные ссылки или просто желать команде доброго утра :)

9. Работать в единой информационной системе с перечисленными выше возможностями

В 1С:Документообороте есть все перечисленные выше возможности для удаленной работы:

  • Учет отсутствий
  • Личные и общие календари
  • Учет мероприятий, время проведения которых подбирается на основании личных календарей участников
  • Ежедневные и еженедельные отчеты
  • Протоколы работы подчиненных
  • Единый список файлов с разграничением прав доступа
  • Чаты, аудио- и видеозвонки
  • Контекстные обсуждения документов, мероприятий, файлов и т. п.
  • Корпоративная почта с общими и личными почтовыми ящиками
  • И другие.

Другие советы по организации удаленной работы в 1С:Документооброте:

Источник: https://v8.1c.ru/metod/article/9-sposobov-uluchshit-rabotu-komandy-na-udalyenke.htm

Управлять на расстоянии: как организовать эффективную коммуникацию с удалённой командой

Как эффективно организовать работу с удаленными командами

Многие компании на период эпидемии коронавируса перевели своих сотрудников на удалённую работу. И в ситуации «всеобщей удалёнки» в выигрыше остались те, кто уже давно перешёл на этот формат.

Компания «Корада» уже несколько лет практикует работу с распределённой командой – и за это время наработала много эффективных инструментов коммуникации.

О нюансах дистанционного формата директор «Корады» Алексей Бояршинов рассказал в рамках вебинара «Как организовать удалённую работу сотрудников». 

Досье

Алексей Бояршинов, 40 лет, предприниматель из Москвы, основатель компании  «Корада». Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии».

После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге.

Ушёл из найма в 2010 году и основал компанию «Корада», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов.

Принципы работы распределённой команды 

Наша компания уже давно работает распределённой командой. Сотрудники живут в разных городах, причём не только в России. Мы уже давно выработали принципы удалённой работы. Они могут быть полезны тем компаниям, которые сейчас начинают работать удалённо. 

Для эффективной работы распределённой команды необходимо решить следующие задачи: 

Найм правильных людей 

  • Учиться работать с теми, кто уже есть.
  • Обязательно научиться набирать правильных людей системно. 

Техническая организация «удалёнки»

  • Система постановки и контроля задач.
  • Единое хранилище информации.
  • Облачная CRM и телефония.
  • Единый канал общения.

Сейчас есть много продуктов и сервисов для решения этих задач. 

Постановка и контроль задач

При удалённой работе нужно уметь не только ставить задачи, но и убедиться, что сотрудники их правильно поняли. 

Создание и поддержание коллектива

Это одна из главных задач руководителя компании, и о ней стоит поговорить более подробно.

Как сформировать и поддерживать ощущение команды  

При удалённой работе сотрудники должны ощущать, что они работают в коллективе и что рядом есть коллеги. Это ощущение коллектива быстро теряется при работе из дома. Так происходит потому, что в офисе существует много нерабочих коммуникаций. Например, люди обсуждают за чашкой чая или кофе какие-то планы на отпуск, рассказывают анекдоты или шутят. 

Какие-то рабочие моменты могут обсуждаться незаметно. Например, проходил один сотрудник мимо рабочего места другого сотрудника, остановился, они что-то быстро обсудили. И плюс в коллективе есть совместное празднование дней рождений, походы на обед, разговоры в курилке и т.д. При удалённой работе ощущение, что ты находишься в социуме, теряется. И теряется очень быстро. 

Почему это плохо? Некоторые сотрудники начинают воспринимать компанию только как место, откуда им приходят деньги и новые задачи. Плюс у сотрудников растёт тревожность.

Любая негативная новость долго обдумывается ими, и что они думают на самом деле, мы не знаем. Скорее всего, у них возникают мысли «А что будет дальше?», «Что происходит в нашей компании?».

Кроме этого теряется прозрачность происходящего в проектах и компании в целом. Всё это приводит к тому, что компания медленнее движется к целям. 

Поэтому те компании, которые только сейчас переходят на удалённый режим работы, через один-два месяца увидят снижение продуктивности. И произойдёт это вне зависимости от кризиса, вызванного, во многом, коронавирусом.

Чтобы создать ощущение коллектива у нашей распределённой команды, мы организовываем общение между сотрудниками. Условно его можно разделить на следующие блоки: 

  • по проектам;
  • по профессиональным сообществам (например, те, кто руководит проектами, обсуждают свои вопросы и задачи. В их группе выкладываются новые подходы, методики или курсы про управление проектами, которые находят сами сотрудники);
  • по интересам и нерабочим моментам (у нас есть тусовочная группа, которая предназначена специально для того, чтобы посмеяться. В ней сотрудники выкладывают котиков, мемчики, фотографии из окна и т.д.). 

Каждый человек в нашей компании знает, какая группа для чего предназначена, где что публикуется, и где что можно писать. Мы любим разработчиков, которые пишут про всякие сложные технические проблемы и про то, как они их решают. И мы их поддерживаем лайками, а также тех, кто инициирует дискуссии. 

Не надо мешать людям общаться. Пусть они разговаривают в группах. Это ничуть не отвлекает. По крайней мере, отвлекает не больше, чем когда в офисе один сотрудник подошёл к другому и что-то сказал. 

У нас есть система информирования, потому что оно важно для удалённой команды. Информирование происходит сверху вниз: руководство информирует сотрудников о том, что происходит в компании. Нужно, чтобы все новости доходили до каждого человека.

И доходили от руководителя, а не посредством слухов или чего-то ещё. Мы всегда поздравляем сотрудников с днями рождения, праздниками. Пишем про новые проекты и про закончившиеся.

При этом мы отмечаем проектную команду, говорим, кто был руководителем проекта, кто в нём поучаствовал. Это всё – не просто новости. Информация о новых проектах даёт людям понимание, что в компании в целом всё хорошо.

Такие новости означают, что у них будет, чем заниматься завтра: будет работа, загрузка и зарплата. Они понимают, что компания развивается, она стабильная, у неё есть новые клиенты, проекты и т.д. 

Мы информируем про выход и увольнение людей. Когда на работу к нам выходит новый человек, мы пишем: «Ура, у нас новый разработчик/консультант! Он живёт в таком-то городе, и мы его приветствуем». Когда человек увольняется, мы обязательно сообщаем о причинах его увольнения, но максимально корректно. Не хотим, чтобы у людей возникали какие-то домыслы или нехорошие мысли. 

У нас компания маленькая и сообщать о новых сотрудниках или увольнении старых относительно просто. Если у вас компания в 1000 человек, то, наверное, будет избыточно писать про каждого человека – возникнет поток таких новостей. Возможно, стоит ограничиться отделами – сообщать новости о сотрудниках внутри отделов. 

И, конечно, мы пишем про новые правила работы, причины их введения и про то, как мы будем контролировать соблюдение этих правил. Всё это публикуется в специальной группе с уведомлением о прочтении. 

Настроиться на один ритм 

Следующий важный пункт в эффективной работе удалённой команды – синхронизация. В синхронизации самое важное это ритмичность, обязательность и структура.

Очень важно, чтобы ваши планёрки всегда проходили по одному и тому же плану. В них должны быть разделы.

Это может быть обсуждение новых лидов, новых сделок, текущего статуса проектов, найма, увольнения, финансового результата за прошедшую неделю, прочих новостей. 

У нас еженедельная синхронизация проходит всегда в одно и то же время в один и тот же день – в пятницу в 12.00. Её длительность – 15-20 минут. И участие в этой планёрке всегда обязательно. Её нельзя перенести, кроме каких-то экстренных ситуаций, или отменить. Это большой важный инструмент, чтобы компания двигалась к своим целям. 

Также есть планёрки проектных команд, планёрки с руководителями. Всё это всегда происходит по графику. И есть конкретный список вопросов, которые мы обсуждаем на планёрках. Когда каждый знает, какие вопросы на встрече будут обсуждаться, он может подготовиться к ним заранее. Тогда встреча проходит быстро, без многочасовых обсуждений. 

Раз в месяц мы выпускаем в электронном виде дайджест – сводку всех новостей за месяц. Они собираются со всех синхронизаций: все проекты, движения по сделкам, всё интересное, новые принятые регламенты, мероприятия, которые мы проводили. Всё это выпускается для внутреннего использования в «Битрикс24». 

Вместо резюме

Поддержание команды при удалённой работе – важная задача, о которой не стоит забывать руководителям и собственникам бизнеса. Информирование, формальное и неформальное общение помогает, в конце концов, всем вместе двигаться к достижению поставленных задач. 

Материал подготовлен на основе выступления Алексея Бояршинова на вебинаре «Как организовать удалённую работу сотрудников», который провели 7 апреля фирма «1С» и портал Biz360.ru. Полная версия выступления Алексея Бояршинова – на этом видео:


Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на нашTelegram-каналстраницу в и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360

09 апреля 2020

Источник: https://biz360.ru/materials/upravlyat-na-rasstoyanii-kak-organizovat-effektivnuyu-kommunikatsiyu-s-udalyennoy-komandoy/

Управление удалённой командой: soft skills, необходимые для эффективного руководства — Карьера на vc.ru

Как эффективно организовать работу с удаленными командами

Наталия Алекса, экс-руководитель отдела маркетинга проекта «Антирабство», рассказывает о том, как организована работа проекта с коллективом в 42 человека, у которого за более трёх лет существования никогда не было офиса.

Леонид Шварцман

Ни для кого не секрет, что удалённые сотрудники выгодны для бизнеса: здесь и сокращение издержек на содержание офиса, и возможность выбрать лучших сотрудников без привязки к определенной локации. Но как заставить людей, которых вы не видели ни разу в жизни, эффективно работать — загадка для многих руководителей.

К сожалению, в такой ситуации классических навыков управленца не достаточно — в этой системе на первый план выходят «мягкие навыки».

Доверие

Парадокс, но удаленным сотрудникам нужно доверять намного больше, чем команде, которая сидит с вами в одном опен-спейсе.

Почему?

Во-первых, все ваши личные ресурсы могут быть запросто потрачены на борьбу с «ветряными мельницами». Если вы будете постоянно думать «А работает ли сторудник вообще?», «А работает ли он достаточно эффективно?», «А может ли он работать еще качественнее?», то совсем скоро все ваше время и силы будут расходоваться только на контроль.

Во-вторых, вы погрязнете в микроменеджменте или, хуже того, начнете все делать вместе, а потом и вместо команды.

Что делать?

Не ждите, что ваши подчиненные будут работать с той же вовлеченностью и отдачей, что и вы. Делите на 10, и вы будете потрясены, как много и качественно работают люди, если на них не давить.

Конечно, для того, чтобы вы могли доверять своим сотрудникам, подбирайте будущих сотрудников максимально тщательно с учетом всех особенностей вашей компании. У нас это простая, но довольно показательная система. Сперва идет отклик на вакансию (резюме + сопроводительное письмо), который демонстрирует мотивацию и умение преподносить данные системно.

Не столь важен опыт, сколько умение думать, аргументировать и излагать свои мысли. Далее кандидат выполняет тестовое задание, у которого есть четкий срок исполнения.

На этом этапе отсеивается около 90% откликов, и именно тестовое задание показывает, насколько человек способен работать в удаленном режиме, когда начальник не стоит над душой, но дедлайны никто не отменял.

И, конечно, третий этап — скайп-переговоры, на которых вы проверяете, насколько человек подходит по своим, например, личностным качествам, или соответствует миссии компании. Например, если вы захотите стать сотрудником «Антирабства», вас обязательно проверят на то, как хорошо вы умеете «быстро переобуться в полете» — в условиях стартапа это жизненно важный навык.

Опыт

В ловушку недоверия попадает 98% руководителей удаленных команд. Обычно эта болезнь излечивается первым эмоциональным выгоранием или первым увольнением своего подчиненного. Далее либо вы учитесь и перестраиваетесь, что всегда болезненно, либо понимаете, что удаленное управление — не ваш конек, и меняете карьерные приоритеты.

Рецепт: тщательно подбираем людей в команду и снижаем уровень ожиданий. Результат вас очень порадует.

Коммуникации

Все проговаривайте дважды.

Мотивация

Миссия и понимание ценностей — единственное, что связывает удаленную команду.

Правила

К сожалению, все обозначенные выше скиллы не дадут никакого эффекта, если у вас не будет четких и однозначных правил, выполняемых всеми участниками команды.

11 методов управления удаленной командой

Как эффективно организовать работу с удаленными командами

Если вы начнете нанимать на работу людей со всего мира, то это может до неузнаваемости изменить ваш стартап – если только вы будете хорошо относиться к своим сотрудникам. Отличные сотрудники, работающие удаленно, нынче являются секретным оружием множества успешных стартапов.

Вместо того чтобы полагаться на людей, живущих недалеко от офиса (и нередко на самом дорогом рынке), они нанимают самые лучшие таланты со всего мира для того, чтобы те помогали им продвигаться дальше со своей миссией. Некоторые компании предпочитают, чтобы весь штаб сотрудников работал удаленно, что также имеет свои сложности.

В других же наряду с членами команды, которые находятся в офисе, есть и сотрудники, работающие удаленно. Управление удаленной и «оседлой» командами может оказаться нелегкой задачей.

И поэтому я опросил 11 предпринимателей из нашего совета поделиться своими собственными идеями для управления удаленными сотрудниками – от основных стратегий коммуникации до конкретных рабочих процессов.

Общение онлайн

«Самой большой проблемой в управлении сотрудниками, работающими удаленно, является уменьшение каналов коммуникации. Причиной этому является тот факт, что они не работают в одном и том же офисе, и скорее всего, у них не совпадают рабочие часы.

Чтобы как-то бороться с этим, наша команда ежедневно с утра устраивает 15-минутки в Slack, чтобы обсудить, над чем мы работали вчера, какие у нас планы на сегодня, а также все те вещи, которые могут усложнить наши задачи. Коммуникация – это самое важное, и такие встречи помогают нам всем держать один темп».

Джессика Оралкан (Jessica Oralkan), Collecteurs

Ежедневные созвоны

«В самом начале мы использовали все необычное программное обеспечение для коммуникации между сотрудниками и полагались на цифровые методы коммуникации с членами команды, работающими «в удаленке». Это не дало ожидаемых результатов по нескольким причинам. Во-первых, люди легко перестают чувствовать сплоченность, если они не общаются в реальной жизни.

Поэтому может развиться отношение «мы VS они». Во-вторых, в цифровой коммуникации нет места нюансам, предположениям и неопределенности. В-третьих, созвонившись вы можете больше выяснить и сделать, чем если бы вы вели переписку. Для того чтобы все исправить, мы начали практиковать ежедневные созвоны, но этого было мало.

Теперь мы ежедневно созваниваемся, а по всем звонкам составляются отчеты и рассылаются команде. Это помогает нам избежать потерь времени и денег из-за недопонимания, также благодаря такому общению поддерживается дух товарищества, которое укрепляет работу в команде и общую цель. Это метод старой школы, но он прекрасно работает».

Эндрю Томас (Andrew Thomas), SkyBell Video Doorbell

Ежедневные собрания

«Я управляю штабом сотрудников, которые в основном находятся в соседних штатах, некоторые работают из более отдаленных мест. Да и сам я работаю в удаленке.

Для управления командами наших офисных сотрудников и людей, работающих удаленно, мы используем один из методов Рокфеллера: мы проводим ежедневные собрания правления, а затем команд. Как правило, это проходит в режиме видеоконференции.

В начале все наши сотрудники ненавидели это и жаловались. Однако я полагаю, именно такой подход обеспечил нам трехкратный рост.

Теперь же, когда все мы привыкли к таким собраниям, команда с нетерпением ждет их, чтобы получить фидбек и ответы на вопросы по поводу проектов. Я настоятельно рекомендую проводить такие ежедневные собрания».

Ким Уолш-Филлипс (Kim Walsh-Phillips), Elite Digital Group

Не перестарайтесь с управлением

«Помните, что ваши сотрудники, работающие удаленно, иногда могут предоставить вашей фирме уникальные наборы знаний и умений, которых нет у внутренних работников.

Вместо того чтобы быть чрезвычайно строгими и ежедневно пытаться контролировать их время и эффективность, просто дайте им ту свободу, которая необходима сотрудникам в удаленке. Оценивайте результаты их работы, и пока они выходят на связь и работают так же эффективно, как и другие, считайте их своим секретным оружием.

Постоянные проверки и наблюдение за каждым их шагом только станут источником никому не нужного стресса и уменьшат их продуктивность».

Блэр Томас (Blair Thomas), EMerchantBroker

Один чат для всех

«Сейчас на рынке существует множество мессенджеров.

Просто сделайте так, чтобы вся ваша команда в обязательном порядке постоянно пользовалась одним чатом, и используйте единое управляющее программное обеспечение.

Таким образом все осведомлены о том, кто чем занимается, и работающие удаленно могут так же эффективно решать вопросы, как будто бы они находятся в офисе».

Мэтт Дойл (Matt Doyle), Excel Builders

О часовых поясах должен знать каждый

«У нас есть два офиса в разных концах света и множество сотрудников, работающих удаленно.

Когда мы берем на работу новых людей, мы очень щепетильно относимся к тому, чтобы команда была осведомлена о том, где они находятся и в каком часовом поясе будут работать.

Также эти данные можно увидеть в профайле каждого сотрудника, так что каждый может их проверить. Когда команда знает, откуда каждый работает, то это помогает лучше упорядочить задачи и составить расписание».

Мика Джонсон (Micah Johnson), GoFanbase

Пусть сотрудники в удаленке веселятся вместе со всеми

«Один из ключевых членов нашей команды работает удаленно, и мы провели много времени, составляя стратегию общения с ней касательно рабочих вопросов. Однако в конце концов мы обратили внимание на то, что она упускает те моменты, которые призваны сплотить команду – простое общение и забавы в офисе.

Тогда мы решили во время неформального общения команды звонить ей в Skype, а также стали более внимательными к тому, чтобы она таким образом могла участвовать в неожиданных празднованиях, которыми знаменуется что-либо хорошее. И это в значительной мере повлияло на ее связь с командой и сделало нашу совместную работу еще более приятной».

Мартина Велк (Martina Welke), Zealyst

Используйте одну платформу

«Мы недавно начали использовать непрерывную обратную связь и платформу совместного пользования информацией под названием WeVue.

Это позволяет членам команды эффективно работать друг с другом и с компанией, чтобы решать деловые проблемы.

Это помогает нам минимизировать необходимость проводить собрания и дает людям возможность право голоса относительно затрагивающих их решений компании».

Крис Кэнчалоси (Chris Cancialosi), GothamCulture

Создайте внутренний блог

«Используйте такой инструмент ведения блога как BlogIn, чтобы создать блог для внутреннего пользования, и затем постарайтесь привлечь к нему внимание ваших работников, чтобы те активно использовали его: делали посты с обновлениями и заметки о встречах.

На каждом собрании у нас был один человек, который делал заметки, а затем публиковал их вместе со слайдами и другим материалом. Таким образом люди, которые не были на собрании (в том числе и команды других офисов) могут принять участие в обсуждении. Данное решение оказалось выигрышным в плане коммуникации.

Когда в блоге доступно слишком много контента, чтобы ссылаться на что-то конкретное, то можно создать запись в вики или обновляемый документ со ссылками на самые важные посты.

Нам нравится Blogin, потому что он интегрирован со Slack, а также предоставляет возможность управления группами и создания wiki-страниц».

Мэттэн Гриффел (Mattan Griffel), One Month

Держите сотрудников в курсе событий

«Мы стараемся сделать так, чтобы наши работающие в удаленке сотрудники чувствовали сплоченность с командой и были осведомлены о жизни Allocadia.

Мы используем Slack для информирования сотрудников о новостях, мероприятиях и событиях, а также для того, чтобы держать их в курсе всех тех вещей, которые происходят в повседневной жизни нашей компании.

Мы также записываем видео корпоративных встреч и презентаций, чтобы работники вне офиса ничего не упускали».

Кэтрин Берри (Katherine Berry), Allocadia

Инвестируйте в путешествия

«Наша компания два раза в год устраивает выезды на природу. Несмотря на то, что это обходится дорого, такие капиталовложения стали одними из лучших инвестиций в нашу корпоративную культуру, которые мы делали.

Как правило, такие встречи длятся два дня, также бывает, что сотрудники, которые обычно работают в удаленке, на пару дней приходят в офис до и после поездки, и мы обсуждаем стратегию компании, финансы и важные этапы.

Но работа занимает не более 25% времени, остальное время отдается развлечениям и играм как в небольших командах, так и для всех работников компании, прогулками и хорошей еде. Единственное проблема здесь – это иногда возникающее чувство несоответствия с нашей скудной культурой.

Но в результате мы получаем неосязаемую связь, которая невероятно ценна, и которую нелегко создать посредством цифрового общения».

Фэн Бай (Fan Bi), Blank Label.

Об авторе: Скотт Гербер (Scott Gerber) является основателем Совета молодых предпринимателей (Young Entrepreneur Council).

Хабы:

  • Управление проектами
  • Управление персоналом

Источник: https://habr.com/ru/post/296648/

Как организовать работу удаленной команды?

Как эффективно организовать работу с удаленными командами

Опыт большой и дружной команды EdMarket. 

Анастасия Карпова, руководитель университета онлайн-профессий EdMarket

В команде EdMarket 25 человека, которые работают из разных городов и даже стран. Как организовать работу коллектива вне офисных стен и возможно ли поддерживать командный дух среди удаленщиков? Давайте разбираться.

Научим создавать команды и запускать проекты на курсе «Руководитель онлайн-школы».

Плюсы и минусы удаленной работы

Если вы задумываетесь о создании удаленной команды (или хотите стать ее частью), плюсы для вас очевидны. Вы и ваши сотрудники не привязаны к офису и можете работать из любой точки мира.

Вы не тратите денег и времени на то, чтобы добраться в офис и обратно (по пробкам такой путь может занимать больше часа в каждую сторону). Вы можете нанять лучших специалистов со всего земного шара.

В конце концов, если вы собственник, вы спокойно вычеркиваете аренду офиса из числа постоянных трат. 

Но все перечисленное не означает, что удаленная команда — это идеальное решение для любого проекта. Есть у нее и минусы:

  • высокий уровень менеджмента

Вам придется потрудиться, чтобы организовать работу удаленной команды. Не получится дать задание, просто встретив сотрудника в коридоре. 

  • сложность контроля загрузки

Ваш сотрудник находится далеко от вас, и не всегда очевидно, можно ли поручить ему еще одну задачу, или он и так уже завален срочными делами и находится в одном шаге от нервного срыва. 

  • дополнительные усилия для формирования корпоративных ценностей и плотного контакта

Чтобы получить именно команду, а не группу удаленных и разобщенных специалистов, вам понадобится целый комплекс мер и усилий. О них поговорим дальше. 

Как нанять сотрудника-удаленщика и не ошибиться с выбором?

Далеко не каждый специалист — даже высококлассный — справится с удаленной работой. Сотрудник работает из дома, вдалеке от ваших внимательных глаз, и только чувство долга и самоконтроль мешают ему забить на рабочие задачи и посвятить день общению в соцсетях или любимому сериалу. 

Поэтому идеальный сотрудник-удаленщик, как правило, обладает такими качествами:

  • самомотивированность и увлеченность делом

Его мотивируют и вдохновляют рабочие задачи, и он готов работать без постоянного контроля руководителя

Важное качество — умение организовать свое время и быть на связи тогда, когда нужен другим членам команды.

Результат — главный показатель успешности удаленного сотрудника. Здесь не получится изображать рабочий пыл на пустом месте и имитировать загруженность, перекладывая бумажки. Задача сотрудника — уметь справляться с задачами в установленные сроки, не задерживать дедлайны, быть инициативным и заинтересованным в качественных результатах. 

Это то, что в целом отличает удаленщиков от приверженцев офисной работы. 

Согласитесь, найти такого специалиста — ответственного, результативного, увлеченного делом — не всегда просто. Чтобы не ошибиться с выбором, я всегда рекомендую:

  • Предлагать соискателям тестовое задание. На этом этапе отсеиваются 70% работников, и вы будете иметь дело с теми, кто действительно хочет работать у вас.
  • Нанимайте специалистов с испытательным сроком. Ни одно, самое подробное, собеседование не позволит на 100% убедиться, что сотрудник подходит вам, а вы ему. Поэтому, выбрав специалиста, договоритесь, что первые 1-2 месяца он работает на испытательном сроке. Обычно этого хватает, чтобы проверить, насколько сотрудник готов ответственно трудиться удаленно и выполнять задачи на том уровне, который вы от него ждете. 

Учим востребованных удаленных сотрудников на курсе «Продюсер онлайн-курсов».

Как управлять удаленной командой?

Как организовать удаленных сотрудников и превратить их в сплоченную команду? Я хочу поделиться правилами, которые помогают нам в работе в EdMarket.

  • Проводите регулярные встречи с командой

В EdMarket мы еженедельно проводим планерки (в Zoom, с видеосвязью), на которых обсуждаем планы на неделю, вопросы, которые касаются всей команды, обмениваемся мыслями и идеями. Это помогает сотрудникам чувствовать, что все они вовлечены в общий процесс.

  • Проводите регулярные встречи один на один

На них вы с сотрудником обсуждаете его результаты за прошедшую неделю и планы на следующую. Если команда небольшая, вы можете проводить такие встречи с каждым сотрудником.

  • Все онлайн-встречи проводите с видео

Так вы сможете увидеть, как сотрудник реагирует на задания. Да и в целом зрительный контакт упрощает любую коммуникацию. 

  • Для быстрых вопросов — быстрые созвоны

Иногда проще решить вопрос, созвонившись на пару минут, чем вести долгую переписку, уточняя нюансы.

  • Пользуйтесь инструментами для работы онлайн

Таск-менеджеры, которые позволяют ставить задачи себе и коллегам, чаты для общения, гугл-документы и другие инструменты упрощают удаленную работу и делают ее более прозрачной.

  • Выделяйте время для нетворкинга

Чтобы командный дух не стал для вас недостижимой мечтой, проводите встречи, где вы с командой сможете познакомиться ближе и лучше узнать друг друга. Это могут быть:

  • встречи-знакомства. Онлайн-встречи, на которых каждый из сотрудников рассказывает, чем увлекается, как проводит свободное время и к чему стремится.
  • минуты позитива на совещаниях. В EdMarket мы начинаем еженедельные совещания с того, что сотрудники рассказывают, что хорошего случилось в их жизни за прошедшую неделю. 
  • стратегические сессии онлайн. Мы регулярно проводим сессии, на которых обсуждаем большие цели компании, стратегии развития и другие глобальные вопросы. 
  • клубы по интересам. В EdMarket мы с сотрудниками организовали английский клуб, а также занятия по рисованию. И те, и другие встречи проходят онлайн. Мы собираемся, чтобы попрактиковаться в английском, нарисовать красивую картину, а заодно лучше узнаем друг друга и становимся сплоченной командой. 

Надеюсь, мой опыт поможет вам организовать удаленную работу так, чтобы она приносила удовольствие и вам, и вашим сотрудникам.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5bc4833dc6f3c100ad47997b/kak-organizovat-rabotu-udalennoi-komandy-5e21b8463642b600ad8cd32a

Как эффективно организовать работу с удаленными командами

Как эффективно организовать работу с удаленными командами

Поделитесь вашим календарем с коллегой, чтобы выбрать оптимальное время для звонков и коммуникации по проектам. Можно использовать Calendly или World Clock Meeting, чтобы не путаться в часовых поясах.

Помните о национальных праздниках — возможно, в ваш рабочий день у коллег из других стран официальный выходной. Создайте общий календарь команды и отметьте в нем праздники в разных регионах. Это поможет спланировать график работы.

Регулярно давайте удаленным сотрудникам обратную связь

По данным отчета о стрессе и продуктивности Wrike, 39% респондентов называют основной причиной стресса на рабочем месте неэффективный обмен информацией. Это особенно актуально для удаленных сотрудников. Из-за дистанционной работы им сложно оценить свой вклад в проект. Своевременная обратная связь дает понять, насколько качественно выполнена работа, и мотивирует.

Руководителям и менеджерам стоит проводить встречи один на один. Назначьте онлайн-звонки, например, видеоконференции через Zoom, Cisco Jabber или GoToMeeting, с удаленными сотрудниками и проводите встречи регулярно — один-два раза в месяц.

Такой формат помогает оценить промежуточные результаты и ответить на вопрос, совпадают ли ожидания сотрудника и команды. Важно включать не только звук, но и видео, чтобы общение было максимально приближено к личному.

Обратная связь должна быть двусторонней.

На встречах один на один обсуждают:

  • как у сотрудника продвигаются проекты, доволен ли он работой в целом;
  • возникают ли у него сложности;
  • нужна ли помощь со стороны руководителя или команды;
  • как проходят спринты и проекты, что можно было бы сделать лучше и как именно;
  • какой у сотрудника прогресс по личным целям или ключевым результатам (Objective Key Results, OKR). Если компания работает по этому методу, OKR позволяет синхронизировать индивидуальные и командные цели и следить за ходом проекта;
  • нейтральные темы, не касающиеся работы, если сотрудник готов их обсуждать.

Обеспечьте прозрачность рабочих процессов

Когда в рабочих процессах отсутствует прозрачность, эффективность сотрудников снижается. Часто проблема возникает из-за фрагментации информации. Сотрудники используют почту, мессенджеры и другие средства коммуникации, пытаются узнать о статусе проектов на совещаниях, в личной переписке. На это уходит много времени, а полная картина рабочего процесса может так и не сложиться.

Составьте список конкретных ожиданий от удаленных сотрудников и обсудите его в самом начале. Методы и способы взаимодействия должны быть прозрачны и понятны для всех участников. Для этого понадобятся гибкие инструменты, которые можно адаптировать под нужды команды. Выбирайте сервисы, где можно оставлять отзывы и комментарии в изображениях и файлах и оперативно вносить изменения по ним.

Устраивайте онлайн открытую Q&A-сессию с руководством

Часто у удаленных работников возникает больше вопросов, чем у офисных сотрудников. Однако у них нет возможности прийти к менеджеру в кабинет и лично их задать.

На открытых Q&A-сессиях все сотрудники смогут принять участие в дискуссии и получить ответы от руководителей онлайн в режиме реального времени. Мотивация и вовлеченность удаленных сотрудников

Вовлекайте и мотивируйте

Из-за недостатка общения менеджеру или руководителю сложно поддерживать мотивацию и вовлеченность удаленщиков. Создайте один рабочий чат для всей команды, например, в Slack, и ведите в нем все обсуждения по проектам.

Если компания большая, создайте несколько чатов: для маркетологов, контент-менеджеров, отдела продаж, сотрудников техподдержки. Удаленные сотрудники смогут общаться с коллегами и останутся вовлеченными в рабочий процесс.

Внедрите внутреннюю систему вознаграждения и мотивации, чтобы у удаленных команд был стимул работать еще продуктивнее.

Например, в сервис Bonusly у каждого пользователя фиксированное количество бонусных баллов в месяц, которые он перечисляет коллегам за помощь в решении задач, выполнении поручений или за полезные советы.

Накопленные бонусы можно обменять на корпоративные подарки или дополнительные отгулы — призовой фонд определяют руководители компании.

Помогите команде преодолеть языковой барьер

Из-за языкового барьера и разницы менталитета командам бывает сложно выстроить доверительные отношения. Составьте для команды общие правила переписки в корпоративном чате. Например, язык общения — только английский. Это поможет избежать ситуации, когда сотрудники обсуждают на локальном языке общую проблему всей команды, а другие их не понимают.

Создайте общий чат «без темы», где команда будет делиться интересными фактами, фотографиями и статьями. Это поможет лучше узнать коллег и укрепить отношения. Играйте в интеллектуальные онлайн-игры и подключайте удаленных коллег, отправляйте друг другу подарки на праздники.

Проводите неформальные встречи

Обязательно заложите бюджет на совместные мероприятия с удаленными сотрудниками. Если есть возможность, включите в него оплату проезда и несколько дней проживания в отелях для работников из других городов.

Старайтесь каждый год проводить одну–две встречи сотрудников за пределами офиса. Это может быть выездной тимбилдинг или мероприятие в формате «конференция и путешествие». Это отличная возможность обсудить совместные задачи, поделиться идеями и планами на будущее.

После встречи обязательно соберите отзывы сотрудников по итогам прошедшего мероприятия.

Если нет возможности организовать неформальную встречу, пригласите удаленных сотрудников поработать несколько дней в офисе. Это также отличный способ укрепить связь внутри команды.

rbc.ru

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-effektivno-organizovat-rabotu-s-udalennymi-komandami

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: