Как объяснить директору, что его бизнес-идея навредит компании (и к тому же подстраховать бухгалтерию)

Содержание
  1. 4 причины, почему отдавать бухгалтеру управленческий учет — плохая идея
  2. 1. Бухгалтер выгорит профессионально
  3. 2. Бухгалтеру и финансовому директору нужны разные компетенции
  4. 3. Сроки сдачи бухгалтерской и управленческой отчетностей совпадают
  5. 4. Бухгалтер и финдиректор не совместимы по специфике труда
  6. Будьте убедительны: инструкция для бухгалтера
  7. Правило 1. Главное — мотивация
  8. Правило 2. Призывайте собеседника «быть как все»
  9. Правило 3. Включайте эмпатию
  10. Правило 4. Будьте последовательны
  11. Правило 5. Не выясняйте отношения письменно
  12. Как не дать бухгалтеру вас подставить: памятка для собственников бизнеса | Rusbase
  13. Потеря базы и возможное вымогательство
  14. Как этого не допустить? 
  15. Переплата налогов и другие ошибки
  16. Что делать, чтобы не терять деньги? 
  17. Откровенное воровство
  18. Как не стать жертвой?
  19. Корыстное использование информации о вашем бизнесе
  20. Как понять при найме, что сотрудник будет надежным?
  21. Подытожим: как не дать бухгалтеру вас подставить
  22. Проблемы в отношении к бухгалтерии или Почему вашему бизнесу нужно ТО
  23. Стратегия первая. Откладывать до последнего
  24. Стратегия вторая. Нанять бухгалтера и выкинуть это из головы
  25. Стратегия третья. Разобраться во всем самостоятельно
  26. Мы больше не в 90-х
  27. Мы не занимаемся срочной доставкой
  28. Мы не можем вылечить неизлечимое
  29. Бухгалтерия — это техническое обслуживание бизнеса
  30. Как бухгалтеру уйти в свободное плавание и с нуля организовать свой бизнес
  31. Где взять первоначальный капитал?
  32. Как все сложилось дальше
  33. Как из обычного бухгалтера стать руководителем собственной фирмы: практические советы бывалой

4 причины, почему отдавать бухгалтеру управленческий учет — плохая идея

Как объяснить директору, что его бизнес-идея навредит компании (и к тому же подстраховать бухгалтерию)

Я пять лет совмещала функции главного бухгалтера и финансового директора. Настоятельно советую: не допускайте такую ситуацию в своей компании. В этой статье расскажу, почему.

1. Бухгалтер выгорит профессионально

Бухгалтерия и управленческий учет — это две полноценные работы. Не получится первую половину дня делать одно, а после обеда переключаться на другое. Исключения бывают разве что в совсем маленьких компаниях.

Совмещая роли главного бухгалтера и финдиректора, сотрудник пытается впихнуть в свой рабочий день невпихуемое. Это приводит к профессиональному выгоранию.

Мне удалось продержаться пять лет — немалый срок. Но это были пять лет, полностью завязанные на работе. Я буквально тонула в задачах, продолжать в таком темпе попросту не могла. В итоге, уволилась.

Директору той компании пришлось решать, кому делегировать мои задачи — бухгалтерию и управленку. Конкретно в этом случае функции разделили: бухгалтерию отдали бухгалтеру, а управленческий учет передали экономическому отделу.

А представьте, если бы пришлось нанимать нового специалиста? Надо разместить вакансию, отсеять кандидатов, провести собеседования, оформить сотрудника плюс дать ему время на адаптацию. Если человека наняли, а он в итоге не подошел — все заново.

Короче, текучка бухгалтеров — это явно не то, что вам нужно.

2. Бухгалтеру и финансовому директору нужны разные компетенции

И бухгалтер, и финансовый директор занимаются финансами, но с разных сторон.

Функция бухгалтера — сделать так, чтобы компания правильно платила налоги государству: вовремя и в нужном размере.

Функция финдиректора — вести управленческий учет и предоставлять руководителю информацию для принятия управленческих решений. Она должна быть удобной для восприятия и отражать фактическую ситуацию в бизнесе.

Ниже — основные задачи бухгалтера и финансового директора ↓

БухгалтерФиндиректор
Собрать первичкуВнедрить и вести прозрачные управленческие отчеты, которые будут понятны и полезны руководителю
Внести данные в 1СНайти способы оптимизировать расходы
Обработать акты, счета, накладныеОбнаружить рычаги для роста чистой прибыли компании
Сдать декларации
Принять и выдать деньги
Сформировать авансовые отчеты
Начислить зарплаты и налоги

Эти задачи требуют совершенно разных навыков. Бухгалтеру нужно знать законы и дотошно обрабатывать огромные потоки однообразных данных. Финансовому директору нужно быть мощным аналитиком и предоставлять варианты, как компании заработать больше.

Некоторые бухгалтеры действительно могут совмещать эти функции — но тогда будет все то, о чем я говорила в пункте один. По моему опыту, одинаково хорошо разбираться и в бухгалтерии, и в упручете мало кто может.

Ключевое слово тут хорошо, потому что разбираться кое-как — несложно. Но вряд ли вам нужен бухгалтер, который не знает, как должна быть оформлена накладная. Или финдир, который не может посчитать период оборачиваемости запасов.

3. Сроки сдачи бухгалтерской и управленческой отчетностей совпадают

Раз в квартал бухгалтер должен подготовить и тщательно проверить отчетность для налоговой, перечислить деньги государству. Как минимум раз в три месяца бухгалтер буквально дежурит на работе. А еще ведь есть ежемесячные закрытия периода по 1С, выплаты зарплат, проверки налоговой.

Управленческую отчетность нужно составлять и анализировать к 5 числу каждого месяца. Гарантирую: эти процессы будут пересекаться. Управленческий учет при таком раскладе точно пострадает. 10 апреля составлять план на март практически бесполезно, но и отодвинуть бухгалтерию не получится. Безвыходная ситуация.

Скорее всего, диалог будет примерно таким

Руководитель: Напоминаю: 5 числа я жду управленческие отчеты. Будем обсуждать, как нам увеличить приток денег в компанию.

Бухгалтер: К 5-му точно не успею. Сдаем декларацию, очень много работы.

Р: Но как же так? Нескучные финансы говорят, что отчетность должна быть 5 числа, чтобы можно было запланировать работу компании.

Б: Могу подготовить к 5 числу. Правда, тогда не успею сдать декларацию. Или успею, но с ошибками — не будет времени проверить. Но общаться с налоговым инспектором и платить штрафы будут Нескучные финансы, да?

Р: Оу… Да, занимайтесь бухгалтерией. Работу запланируем потом когда-нибудь, когда выберетесь. Давайте только без штрафов. И без инспекторов.

4. Бухгалтер и финдиректор не совместимы по специфике труда

Бухгалтер — это постоянная рутина: счета, акты, накладные, проверки, еще счета, еще акты, зарплаты надо выдать, отдать офис-менеджеру наличные под расписку. Список можно продолжать бесконечно. За девять лет работы я поняла: задачи у бухгалтера будут всегда. Не одно, так другое. И в этом есть свой кайф.

У финдиректора рутины быть не должно, потому что мозгу в таком случае не хватит пространства для маневра. Финансовый директор должен думать наперед, находить решения проблем и точки роста для компании. У него должна быть возможность просто пойти погулять в течение дня или почитать художественную литературу. Постоянный поток бухгалтерских задач не даст этого сделать.

***

Разграничивайте функции бухгалтера и финансового директора. Пусть каждый занимается своим делом. Не экономьте на дополнительном сотруднике, ведь речь идет о функциях, которые играют ключевую роль в работе компании.

Источник: https://gazeta.noboring-finance.ru/buhgalter-ne-findir

Будьте убедительны: инструкция для бухгалтера

Как объяснить директору, что его бизнес-идея навредит компании (и к тому же подстраховать бухгалтерию)

Максим Ильяхов, редактор, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки» 

Елена Перова, психотерапевт 

Павел Меньшиков, эксперт по повышению эффективности работы бухгалтерских служб, автор книги «Бухгалтерия без авралов и проблем»

Умение наладить эмоциональный контакт с собеседником, найти необходимые аргументы и правильно сформулировать свои мысли поможет эффективнее решать многие рабочие и личные вопросы.

Для примера назовем только несколько ситуаций. Ваши коллеги не торопятся сдавать авансовые отчеты, но зато часто приходят к вам с просьбой пояснить, почему начислена именно такая сумма. И вы каждый раз рассказываете им примерно одно и то же, а они не понимают и через месяц снова требуют от вас объяснений.

А еще у вас постоянно отнимает массу времени сбор документов от поставщиков и клиентов. Порой приходится звонить и писать по несколько раз, делать дубликаты. Так, объемы работы постоянно растут, при этом директор не одобряет ваше предложение принять в бухгалтерию еще одного сотрудника.

А также он считает, что вы можете вполне обойтись и без обучающего семинара по бухучету, и без специальной программы для расчета заработной платы.

Как сделать так, чтобы контрагенты сами возвращали документы в положенный срок? Как убедить собеседников — коллег и руководителей — в своей правоте? Как наладить с ними эффективные взаимоотношения? Какие доводы привести? Как их лучше сформулировать?

На эти вопросы мы попросили ответить специалистов: эксперта по повышению эффективности работы бухгалтерских служб и автора книги «Бухгалтерия без авралов и проблем» Павла Меньшикова, редактора Максима Ильяхова и психотерапевта Елену Перову. Пообщавшись с экспертами, мы сформулировали пять основных правил убеждения, которыми с радостью делимся с вами. 

Правило 1. Главное — мотивация

Максим Ильяхов:
Единственное известное мне безотказное правило эффективного убеждения — сосредоточиться на собеседнике. Зачем ему делать то, что вы хотите? Дайте причину.

«Николай Иванович, этот семинар поможет мне сэкономить нашей компании не менее 100 000 руб. на налогах». 

«Евгений, если вы вовремя сдадите авансовый отчет, по правилам компании я смогу выдать вам…» 

Если таких причин нет, их стоит придумать. Если вам приходится просить, значит, в окружающей вас системе не созданы нужные мотивирующие механизмы. Самое время их создать. 

Ситуаций, в которых искомое действие нужно только вам, очень немного. Постарайтесь найти в просьбе пользу для собеседника. Обмен документами с контрагентом — общее дело. Отдохнувший бухгалтер гораздо ценнее для компании, чем измотанный, — чем не повод согласовать отпуск? 

Проблема с просьбами часто начинается с того, что мы толком не думаем о пользе собеседника. Нужно нам, и все. Попробуйте наоборот. Найдите пользу собеседника, и двери откроются.

Павел Меньшиков:
Подкрепляйте свою позицию цифрами. Что такое эффективность работы бухгалтера? Если вам нужно выбить у генерального директора увеличение штата, откажитесь от неконкретных фраз типа «как много за последний год прибавилось работы». Покажите в цифрах, насколько вырос объем хозяйственных операций, насколько более трудоемким стал учет.

Кто бы ни был вашим оппонентом и каким бы сложным ни был обсуждаемый вопрос, спорить с вами гораздо сложнее, если ваша позиция подкреплена весомыми аргументами. А значит, вы сможете решать проблемы гораздо быстрее, чем обычно. В этом главный бонус правил убеждения и аргументации.

Правило 2. Призывайте собеседника «быть как все»

Наши поступки во многом определяются тем, как ведут себя окружающие. Нередко человек поступает так, а не иначе потому, что так делают все люди в группе, которую он считает «своей» — достаточно привести статистику или доказательства этого. 

Когда британские налоговики рассылали уведомления, угрожая неплательщикам штрафами, почти треть адресатов их просто проигнорировала. Когда же вместо угроз авторы писем стали ссылаться на социальную норму, процент погашения задолженности резко вырос. Причем чем ближе был пример, тем выше результат.
В письме было написано: «Более 93% жителей вашего города своевременно платят налоги».

Вот другой пример. Благодаря желанию людей быть «как все», одной из гостиниц удалось сэкономить на стирке и доставке чистого белья. Объемы уменьшилась на треть после того, как в номерах появились таблички, уведомляющие гостей: «Постояльцы нашего отеля предпочитают использовать полотенце несколько раз». 

Бухгалтер может стать инициатором создания если не социальной, то «корпоративной нормы» в своей компании. Например, сообщить контрагентам, что большинство партнеров и поставщиков вовремя сдают подписанные накладные, а сотрудников убедить в том, что вовремя сдавать авансовый отчет — это норма для всех, кто ездит в командировки.  

Но ни в коем случае не выдумывайте данные. Это неэтично, и шанс быть уличенным выше, чем может показаться. В будущем вам просто перестанут доверять. Если нет подтвержденной статистики, можно приводить абсолютные цифры, создающие впечатление, что так действуют все или почти все. 

Попробуйте вместо «Убедительно просим вернуть подписанные документы» сказать: «Большинство наших контрагентов внимательно ведут бухгалтерию и возвращают документы до конца отчетного периода». 

Правило 3. Включайте эмпатию

Максим Ильяхов:
Если чувствуете, что аргумент в мире собеседника недостаточно убедителен, добавляйте эмоций:

«Ты меня спасешь, если…»

«Мне будет очень приятно, если ты…»

Здесь включается альтруизм: человек любит чувствовать, что он делает доброе дело. К тому же никто не отменял принцип взаимного обмена: в обществе нас связывают взаимные обязательства, и, если сегодня я кому-то сделаю хорошо, он будет мне должен. Этот расчет происходит автоматически, почти без нашего участия. 

Эмоциональные аргументы работают, когда люди неплохо знают друг друга и как-то связаны, как минимум работают в одной компании. Убедить так малознакомого контрагента не получится.

Елена Перова:
Поставьте себя на место собеседника. Постарайтесь понять, как представляет себе ситуацию другая сторона, как она видит вас. Рассмотрим пример взаимодействия бухгалтера и сотрудников организации.

Рискну предположить, что для многих работников деятельность бухгалтерии не очень понятна, а бухгалтер воспринимается как человек, который «опять от меня требует чего-то и мешает моей работе».

Такая установка не располагает к сотрудничеству. 

Чтобы добиться своего, будьте более открытыми. Сообщите собеседникам, что готовы отвечать на их вопросы и в будущем.

Попросите у них обратной связи: что для них самое неудобное во взаимодействии с бухгалтерией, как это улучшить? Сообщайте при этом и о своих приоритетах.

Размещайте информацию о своих усилиях по упрощению этого взаимодействия на сайте организации, на стендах в коридорах, чтобы сотрудники видели, что вы их действительно слышите.

Правило 4. Будьте последовательны

Павел Меньшиков:
Подготовьтесь заранее к важному разговору. Например, перед тем как приехать в налоговую инспекцию для решения какого-то вопроса, почитайте, что пишут о похожих ситуациях на бухгалтерских форумах.

Может быть, вы узнаете, что нужно на всякий случай взять с собой еще какие-то документы, или найдете полезные ссылки на пункты законодательства, защищающие права налогоплательщиков в данном вопросе.

Продумайте заранее ответы на все возможные возражения налоговых инспекторов.

Будьте кратки в изложении своих мыслей. Например, вы хотите, чтобы контрагент исправил неверно оформленный первичный документ. Просите именно то, что хотите получить.

Начинайте свой разговор сразу с изложения проблемы: «Прошу Вас не позднее такого-то числа представить такие-то документы взамен неправильно оформленных».

При этом обязательно не просто указывайте на ошибку, но и сделайте ссылку на законодательный акт, который устанавливает правила оформления: «В документах необходимо заполнить такую-то графу в соответствии с таким-то нормативным документом (номер, дата)».

Перова Елена:
Станьте понятнее своему собеседнику! Не пожалейте времени на то, чтобы объяснить, зачем нужно то, что вы от них просите, почему это полезно для всей организации.

Пользуйтесь при этом понятным обычному человеку языком, объясняйте причины и следствия, приводите примеры.

В результате такого подхода коллеги станут больше доверять бухгалтерии, начнут воспринимать вас как дружественного человека и, соответственно, будут прислушиваться к вашим пожеланиям и охотнее пойдут навстречу.

Правило 5. Не выясняйте отношения письменно

Иногда гораздо лучше получается описать проблему или выразить свою просьбу в письменной форме. Это дает возможность последовательно и полно изложить факты, заранее собрать и проверить цифры, дать ссылки на нормативные документы. Но если переписка зашла в тупик и вы чувствуете напряжение, переходите к устному общению. 

Максим Ильяхов:
Когда в разговоре появляются эмоции: обида, эмоциональная претензия, нарастающий конфликт — нужно общаться устно. Никогда не выясняйте отношения письменно. Вот почему.

Текст отлично вызывает эмоции, но очень недостоверно их передает. Вы можете заложить в свое письмо весь свой такт, вежливость и доброту, но собеседник в другом эмоциональном состоянии вас просто не поймет. Еще хуже — он прочитает ваше письмо в таком тоне, будто вы на него кричите или издеваетесь над ним. Будет только хуже.

Как только вы чувствуете, что в разговоре назревает конфликт, звоните по телефону. Ваш голос передает эмоции гораздо точнее, и конфликт решается быстрее. 

Даже если вы хорошо знакомы с собеседником, правильно понять ваше настроение ему помешает отсутствие невербальных средств общения: жестов, мимики и интонации. Согласитесь, фраза «даю вам последний срок», сказанная доброжелательно и даже с юмором по телефону, будет воспринята совсем по-другому, нежели написанная в письме.  

Конечно, предложенные правила слушания, ведения беседы и убеждения не универсальны.

Но мы надеемся, что знание простых приемов убеждения поможет вам отстоять свою точку зрения не только в общении с коллегами, но и в личной жизни.

Вероятно, вам придется немного поэкспериментировать, потренироваться, прежде чем вы поймете, как лучше действовать в той или иной ситуации. А со временем искусство убеждать войдет в привычку. 

Источник: https://kontur.ru/articles/2224

Как не дать бухгалтеру вас подставить: памятка для собственников бизнеса | Rusbase

Как объяснить директору, что его бизнес-идея навредит компании (и к тому же подстраховать бухгалтерию)

Фиктивные больничные и манипуляции с заработной платой, преступный сговор с контрагентами и вывод средств на счета подставных лиц — в интернете полно «страшилок» о том, как бухгалтер может обмануть и обокрасть владельца бизнеса. 

Светлана Гасникова — аттестованный аудитор, профессиональный бухгалтер, управляющий партнер ООО «Аудиторская компания “Импульс”», автор и ведущая курсов для предпринимателей по организации финансового и бухгалтерского учета на предприятии — помогает разобраться, чего на самом деле стоит опасаться и что можно сделать, чтобы обезопасить себя от финансовых потерь и других негативных последствий.  

Как не дать бухгалтеру вас подставить: памятка для собственников бизнеса Светлана Гасникова

Цифровизация всех процессов делает традиционные мошеннические схемы все более трудными в реализации. А если речь конкретно о малом бизнесе, то вещи вроде «начислить зарплату несуществующим сотрудникам и присвоить ее себе» вряд ли могут пройти незамеченными. 

Но все-таки есть ряд довольно распространенных сценариев, как бухгалтер может подставить собственника. 

Потеря базы и возможное вымогательство

Сегодня один из главных рисков для собственника возникает в ситуации, когда бухгалтер ведет учет на своем личном компьютере и доступ к базе данных есть только у него. 

Это значит, что если вас не устроит работа такого специалиста или вы решите расстаться с ним по другой причине, он может попросту не отдать вам учетный регистр или начать спекулировать и вымогать деньги. 

Оставшись без базы, вы будете вынуждены восстанавливать весь учет — представьте, что это такое, если за год у компании были сотни операций на сумму в несколько десятков миллионов. 

Как этого не допустить? 

Использовать облачную бухгалтерию и не замыкать весь процесс на одного сотрудника: пароль должен быть и у него, и у вас, и все уведомления должны приходить вам на почту. 

А чтобы максимально обезопасить себя при расставании с бухгалтером, можете поменять пароль в ночь перед его увольнением.  

Переплата налогов и другие ошибки

Бизнес может страдать не только от злонамеренных действий бухгалтера, но и от его невнимательности, некомпетентности, банальной лени или страха. В итоге вы можете платить гораздо больше налогов, чем должны. 

Бывает, что бухгалтеры просто ошибаются в исчислении налогов. А иногда сознательно действуют по принципу «я лучше переплачу, а то налоговая придет и доначислит» или «зачем мне заморачиваться и оптимизировать НДС — это же не мои деньги». 

Или, к примеру, люди, вышедшие из 90-х и привыкшие к неофициальному обороту наличных, часто даже не задумываться о том, чтобы официально оформить командировочные или представительские расходы вроде похода в ресторан на деловую встречу. 

Есть еще много возможных проблем из категории «человеческий фактор». Бухгалтер работает с цифрами, и если что-то мешает сосредоточиться — проблемы дома, заболел ребенок, — можно легко начать делать ошибки. Можно два раза отправить один и тот же платеж — скажем, на миллион. И потом придется его возвращать. 

Что делать, чтобы не терять деньги? 

Часто проблемы возникают из-за отсутствия коммуникации или из-за того, что директору и бухгалтеру некомфортно друг с другом. Поэтому важно выстраивать отношения на понимании и не обесценивать труд такого сотрудника — электронный документооборот не происходит сам собой, и по сравнению с началом нулевых объем работы у бухгалтеров вырос вдвое. 

Также важно помнить, что человеку свойственно ошибаться, особенно если мысли заняты личными проблемами. Если вы знаете, что у вашего бухгалтера сложный период, лучше перепроверить все за ним.

А чтобы свести риски к минимуму, лучше не давать бухгалтеру ключ доступа к системе «Клиент-Банк» и подписывать документы самостоятельно с помощью мобильного — это легко и быстро. 

Еще одна полезная мера — внешний аудит, который можно проводить раз в квартал, чтобы держать бухгалтера в тонусе и быть уверенным, что все в порядке (или вовремя выявлять и исправлять ошибки). А если нет возможности нанять внешнего консультанта, можно самому иногда залезать в собственную базу (как минимум, нужно знать, где она лежит).  

Shutterstock / Natee Meepian

Откровенное воровство

Как правило, больше воруют снабженцы — те, кто непосредственно связан с контрагентами. Сам бухгалтер не влияет на решения о покупке и видит их уже постфактум. 

И в целом сейчас откровенное воровство встречается все реже. Но если бухгалтер пользуется полным доверием, самостоятельно проводит все платежи и сдает отчетность, теоретически у него есть возможность вывести часть средств на свое ИП или ООО, «нарисовать» отчет и подделать выписки, чтобы вы ни о чем не узнали. 

Как не стать жертвой?

  • Запрашивать сверки с налоговой, чтобы знать, есть ли у вас долг и когда он возник. 
  • Настроить получение уведомлений о сдаче отчетности. 
  • Читать и самостоятельно подписывать документы — в частности, о выплате премий. Не нужно давать человеку возможность и повод воровать.        
  • И — опять же — не отдавать бухгалтеру право подписи в интернет-банке. 

Корыстное использование информации о вашем бизнесе

Бухгалтер — тот человек, который знает о вашем бизнесе практически все, поэтому многие опасаются, что он может «слить» информацию конкурентам или использовать сведения о деятельности вашей компании, чтобы открыть собственную. 

В действительности «слить» информацию может любой сотрудник — это опять же тот самый человеческий фактор. А вот беспокоиться о том, что бухгалтер сам создаст фирму-конкурента, вряд ли стоит. 

У бухгалтера особое мышление — он «живет прошлым», работает с фактами, которые уже свершились. И человек, который согласен и готов считать чужую прибыль, должен иметь очень развитую предпринимательскую жилку, чтобы организовать и вести бизнес самостоятельно. Такое встречается редко.    

Как понять при найме, что сотрудник будет надежным?

Первое, что должно вас насторожить, — резюме с ошибками. Если не выдержан слог, не хватает точек или заглавных букв, этом может свидетельствовать о невнимательности, необязательности и отсутствии той самой педантичности (в хорошем смысле), которая важна для человека такой профессии. 

Если на собеседовании вы понимаете, что человек вам неприятен и с ним тяжело общаться — это тоже «красный флаг». С таким сотрудником вы вряд ли сможете выстроить доверительные отношения, при которых и вы будете относиться к нему и его работе с уважением, и он всегда будет действовать в интересах компании. 

Еще один важный момент, который стоит прояснить на старте: какая у человека мотивация. Если он хочет расти, чтобы в будущем стать главбухом и аудитором, — это одно. А если ему важно просто заработать денег, то это не то поприще.

В бухгалтерской сфере деньги не льются как из рога изобилия, при этом здесь много ответственности и нужно постоянно учиться. Если человек этого не осознает и его цель — сугубо финансовая, от него можно ожидать подвоха. 

Подытожим: как не дать бухгалтеру вас подставить

  • Тщательно подходите к вопросу найма. Помните, что способного человека с небольшим опытом можно «натаскать», но если он допускает грубые ошибки в резюме или неприятен вам как личность — не стоит доверять ему ведение учета.
  • Выстраивайте здоровые доверительные отношения. Если вы относитесь к своему бухгалтеру и его обязанностям чисто формально, у него вряд ли будет стимул действовать в ваших интересах. 
  • Не снимайте с себя всю ответственность и не отдавайте бухгалтеру полный доступ к системе «Банк-Клиент». Заверить документ электронной подписью или подтвердить операцию со смартфона можно меньше чем за минуту — зато вы всегда будете в курсе, куда и почему уходят деньги. 
  • Не забывайте про контроль со стороны. Запрашивайте сверки с налоговой, чтобы убедиться, что у вас нет долга или переплаты, и обращайтесь к консультантам для проведения внешнего аудита. 
  • При невозможности самому искать и контролировать главбуха обращайтесь в надежные бухгалтерские компании. В частности, аудитор всегда может порекомендовать проверенного подрядчика для ведения бухучета. 
  • Посещайте курсы для предпринимателей и собственников бизнеса по организации контроля и учета финансов на предприятии. Например, мы в партнерстве с бухгалтерской компанией «Гроссбух» организуем подобные мероприятия. 

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Фото на обложке: Shutterstock / Bacho

Источник: https://rb.ru/opinion/kak-ne-dat-buhgalteru-vas-podstavit/

Проблемы в отношении к бухгалтерии или Почему вашему бизнесу нужно ТО

Как объяснить директору, что его бизнес-идея навредит компании (и к тому же подстраховать бухгалтерию)

Одна из главных «болей» современного бизнеса — бухгалтерия. В представлении большинства предпринимателей это что-то сложное, неподъемное, запутанное и страшное. Через дебри требований, рекомендаций, правил и документов невозможно пробраться без проводника, переводчика, волшебного кольца и человеческих жертв.

А как только это наконец удается сделать, выходит какая-нибудь поправка или пояснение, и всё проходится начинать сначала — ведь это маленькое (казалось бы) изменение может стать для бизнеса критическим.

В этой статье мы расскажем о том, как не стоит относиться к бухгалтерии — в конце концов, именно от того, соответствует ли ваша документация законодательству, не в последнюю очередь зависит сохранность бизнеса.

Думая о бухгалтерии, предприниматели чаще всего выбирают одну из следующих стратегий:

Стратегия первая. Откладывать до последнего

Включается естественная защита нашего мозга: что-то непривычное и сложное страшно начинать «копать», ведь это долго, непонятно и некомфортно. Поэтому вы откладываете вопросы бухгалтерского учета «на потом» или надеетесь на авось. Что, в принципе, можно понять, ведь ваша основная задача — заниматься бизнесом.

Это, пожалуй, самая опасная позиция: бухгалтерия — это не заплатка, не сезонный проект, не разовая акция

Это постоянный процесс — сбор документов и ведение документооборота, соблюдение всех сроков и дедлайнов, контроль за выходом новых законов, поправок и пояснений, налоги, аудит, проведение платежей и прочая, прочая, прочая.

Например, компания вспоминает, что через месяц нужно сдавать годовую отчетность, а документы не собирались с апреля. Что это значит? Девятимесячную работу нужно уместить в один месяц: это дорого, сложно и очень нервно. И ещё не факт, что это вообще выполнимо — вас могут выручить профессиональные бухгалтеры, но и они не всесильны.

Стратегия вторая. Нанять бухгалтера и выкинуть это из головы

Кажется, что в этом подходе нет ничего плохого: вы можете нанять профессионала, который будет разбираться с документацией и налогами, пока вы будете заниматься, собственно, бизнесом. Бухгалтеров много, и найти его не составит особого труда.

И вам действительно может повезти: вы найдете хорошего специалиста, который будет вовлечен в ваш бизнес.

Но уже здесь начинаются проблемы — действительно классных бухгалтеров мало

Они уходят в крупные компании с целыми бухгалтерскими департаментами. Их можно понять: там платят (обычно) больше, есть карьерные перспективы и саморазвитие. Кроме того, они могут общаться с людьми из своей сферы. Это большой плюс.

В малом и среднем бизнесе работы для бухгалтера не очень много — в представлении работодателя, небольшое количество работы должно оплачиваться соответственно. Звучит разумно.

Но справедливо и другое — на небольшие деньги идут либо не очень хорошие специалисты, либо те, кто быстро прокачивается и уходит в крупные компании, а предпринимателю приходится спешно искать и вводить в курс дела нового бухгалтера. На те же условия. С тем же результатом.

В любом случае контролировать работу бухгалтера всё равно придется предпринимателю — за неимением (особенно это актуально для малого бизнеса) финансового директора.

Так что полностью забыть об этом не получится, а результат может быть плачевным.

Например, срок налоговой давности в России — 3 года, поэтому о том, что ваш бухгалтер что-то не сделал, не отправил или сделал неправильно, вы можете узнать только через год или два, когда до вас дойдут требования от налоговой инспекции.

Стратегия третья. Разобраться во всем самостоятельно

Вы можете прочитать все кодексы и законы — со сносками, пояснениями, письмами, положениями и дополнениями. Пройтись по профильным сайтам и почитать FAQ от знающих людей. Полистать кейсы и даже открыть учебник по бухучету. Скачать чек-лист. Месяц не вылезать из гугла и решить, что вы во всём разобрались.

Это достойно уважения и этого может даже хватить — на первое время, если вы открываете небольшой бизнес.

Но стоит задать себе несколько вопросов: готовы ли вы отрывать столько времени от основного занятия — собственно, бизнеса? Представляете ли вы, сколько новых пояснений и поправок к законодательству выходит ежегодно? А ежедневно? Знаете ли вы, что некоторые из них предписывают «переобуть» свой бизнес на ходу? Готовы ли вы заниматься постоянным мониторингом ещё и этого поля, не боясь упустить важные, критические детали?

Если ответ хотя бы на один из этих вопросов «нет», то нужна другая стратегия. Это не значит, что базовые знания не нужны — они необходимы. Но глобально решать вопрос с бухгалтерией стоит всё же иначе.

Эти три подхода, конечно, не охватывают весь спектр возможных взаимоотношений бизнесмена и бухгалтерии — но это крайности, которые, к сожалению, встречаются в бизнесе намного чаще, чем того бы хотелось.

Такие стратегии опасны для бизнеса.

Мы больше не в 90-х

Мир изменился – причем во многих смыслах. Больше нельзя нанять хмурую женщину в велюре, которая за две недели сотворит магию и сдаст годовую отчетность компании, в которой 12 месяцев не заводили документы, не собирали акты и не подавали декларации. Это уже давно не работает.

Налоговая, банковская, юридическая системы стали совершенно другими: «кривая бухгалтерия» не поможет. Она только ещё сильнее запутает дело и усложнит процесс приведения документации в порядок — а до этого, безусловно, дойдет, если владелец бизнеса заинтересован в том, чтобы остаться на плаву.

Мы не занимаемся срочной доставкой

В бухгалтерском учете нельзя решить проблемы, которые копились несколько месяцев, за две недели. Если всё запущено, крутость специалиста, к которому вы обратитесь на этом этапе, уже не будет иметь особого значения: бухгалтерия — это процесс, на который нужно время.

Представьте: от 30 до 60% поставщиков услуг, с которыми работают бизнесы, могут не дожить до конца года. Если вы не собрали документы сразу, вы можете не собрать их никогда.

Мы не можем вылечить неизлечимое

Не затягивайте до последнего!

Как и в случае со здоровьем, не нужно идти к врачу, когда боль уже невозможно терпеть — занимайтесь профилактикой, проверяйте «здоровье» своего бизнеса на регулярной основе, доверяйте наблюдение и диагностику профессионалам. Адекватно реагируйте на внештатные ситуации — не ждите, что «пройдет как-нибудь само». Не пройдет.

Помните — внимание к вашему здоровью и к бухгалтерии вашего бизнеса всегда окупается.

Бухгалтерия — это техническое обслуживание бизнеса

Например, в любом спорте каждый год выходят новые правила и требования, которые вынуждают спортсменов адаптироваться. Разумеется, гонщики Формулы 1 не следят за этим сами, не собирают двигатель своего болида в соответствии с новыми регламентами вручную и не выезжают на новую трассу без подготовки.

Их обслуживают целые команды людей, которые следят за всеми изменениями, занимаются техническим сопровождениям и получают кайф от поиска новых «лайфхаков». Чтобы снизить уровень риска для пилота и дать ему возможность концентрировать свое внимание только на гонке.

Если у вашей машины начинает стучать двигатель, вы не ждёте, пока заглохните посреди шоссе — вы сдаете машину на ТО

Это хорошая и правильная философия — её, к сожалению, очень не хватает многим предпринимателям. А ведь она значительно облегчает дело и позволяет им получать ещё больше удовольствия от своей работы.

P.S. Хотите посмотреть, как работают «Яшин и Партнеры» — заходите в раздел с видео на нашей -страничке. Здесь — жизнь нашего офиса.

P.P.S. Ссылка на наши Telegram-стикеры — скоро добавим новые!

Источник: https://spark.ru/startup/yashinpartners/blog/31326/problemi-v-otnoshenii-k-buhgalterii-ili-pochemu-vashemu-biznesu-nuzhno-to

Как бухгалтеру уйти в свободное плавание и с нуля организовать свой бизнес

Как объяснить директору, что его бизнес-идея навредит компании (и к тому же подстраховать бухгалтерию)

Кузьмичева Ирина – бухгалтер-практик, с нуля организовала компанию, предоставляющую услуги в области бухгалтерского аутсорсинга. 34 года. Проживаю в г. Нижнекамск, Татарстан.

Кузьмичева Ирина, бухгалтер-практик

Еще со школы я мечтала организовать свой бизнес, но тогда я не имела ни денег, ни представления с чего начать.

В моем студенческом окружении ходили споры, что без начального капитала бизнес «не состряпать». Но я так не считала. Я знала примеры, когда люди с нуля начинали свой бизнес.

И тогда я решила для себя, что во что бы ни стало организую свое дело с нуля. С этого момента начались мои попытки.

После окончания института я сразу вышла замуж, родила первую дочку. И все это время мысль создать бизнес с нуля не оставляла меня в покое. Я много читала книг по менеджменту, маркетингу, организации бизнеса.

И мечтала, что когда-нибудь я стану предпринимателем. В отпуске по уходу за ребенком я подрабатывала на контрольных, курсовых, дипломных работах по экономическим дисциплинам.

Это были первые мои попытки начать свое дело.

В 2009 году после выхода из декрета я устроилась администратором в фирму-партнер 1С. С первых дней работы в этой компании я полностью погрузилась в материальный учет. Бухгалтерский учет меня увлек, он показался мне интересным.

Приходилось решать задачки на тему как отразить ту или иную операцию по правилам бухгалтерского учета, не забывая при этом про нормы Налогового кодекса. Я начала расти как бухгалтер. Я сдала экзамен на «1С:Профессионал» в Фирме «1С», потом «1С:Преподаватель». Начала преподавать курсы Фирмы «1С» для бухгалтеров и главных бухгалтеров.

Последние меня благодарили за доступное обучение. Я понимала, что на правильном пути, и еще глубже погружалась в изучение бухгалтерского и налогового учета.

Вскоре я стала замечать, что бухгалтера, а иногда и главные бухгалтера, начали спрашивать у меня как правильно отразить учет по той или иной операции.

И тут у меня в голове возникла мысль: если бухгалтера у меня спрашивают как вести учет, то почему бы мне самой не вести бухгалтерский учет в компаниях.

С этого момента я при случаях расспрашивала своих учеников какую зарплату они получают, какие нюансы работы с директорами возникают. Так сказать, прощупывала почву.

И наконец-то настал тот день, когда я решилась попробовать. Хочу отметить, что бухгалтерский и налоговый учет я на тот момент знала поверхностно. Я, например, не знала как подготовить декларацию по НДС, по налогу на прибыль. Не знала как правильно рассчитать отпускные и больничные и много чего другого.

Но я решила для себя раньше времени не заморачиваться и решать все задачи по мере их поступления. Благо сейчас в интернете можно найти всю необходимую информацию, было бы желание. В чем я была уверенна на все 100%, так это то, что если у меня будет 1С, и, если вести в этой программе учет правильно, то она сама все за меня сделает.

Это я знала на практике и этому я учила бухгалтеров на курсах 1С.

Где взять первоначальный капитал?

Как оказалось, он и не обязателен. Чтобы начать предлагать услуги, я потратила 100 рублей на рекламное объявление в AVITO. Для работы мне нужен был ПК и программа 1С. И я их попросила у первого своего клиента. ПК он мне не предоставил, но программу 1С купил. Но ноутбук мне предоставил второй клиент. Так у меня было все для организации бухгалтерских услуг.

Увольняться с наемной работы я еще не была готова. Поэтому встал вопрос где я буду оказывать бухгалтерские услуги. Я пошла к своему директору с просьбой арендовать одно рабочее место у них в офисе.

Рассказала, что меня не устраивает сейчас зарплата и что я взяла одну фирму на бухгалтерский аутсорсинг. На что он мне ответил, что платить за аренду ничего не надо, что он разрешает мне принимать клиентов в офисе.

Только выставил два условия: не создавать в офисе проходной двор и работать не в ущерб моим должностным обязанностям.

Расчетный счет я открыла в банке, который располагался недалеко от моей работы, чтобы была возможность быстренько сбегать туда по своим делам во время обеда.

Так я начала принимать клиентов на своем рабочем месте без дополнительных расходов.

Как все сложилось дальше

Два года я совмещала бухгалтерский аутсорсинг и наемный труд. Я довела свой доход до 50 000 рублей ежемесячно за несколько месяцев, на наемной работе я получала всего 15 000 рублей. Для нашего города с населением 300 000 человек на тот момент это была довольно хорошая заработная плата. Людям до 10 лет приходилось трудиться на одном рабочем месте, чтобы дослужиться до такого дохода.

В определенный момент я поняла, что наемный труд мне начал мешать. Мне чаще приходилось отпрашиваться, чтобы съездить в органы и фонды. Объем работы увеличился, и я начала работать в ущерб должностным обязанностям. Все больше замечала недовольство начальства. Поэтому решила не портить жизнь ни себе, ни им.

И перед Новым годом я сообщила директору, что увольняюсь. Он принял мое решение хорошо. Сказал, что я выросла за эти пять лет и мне пора идти дальше своей дорогой. Я очень благодарна ему за помощь и поддержку. Не все директора такие чуткие и понимающие.

Это был мой единственный начальник за мою трудовую деятельность и самый лучший.

После ухода с наемной работы, я за несколько месяцев довела доход до 100 000 рублей в месяц. И это я работала не полный рабочий день и не на полную мощность. Я думаю не плохо для начала.

Как бухгалтеру уйти в свободное плавание и с нуля организовать свой бизнес

Как из обычного бухгалтера стать руководителем собственной фирмы: практические советы бывалой

1. Первым делом определите свою нишу на рынке бухгалтерского аутсорсинга. В этой сфере услуги бывают:

  • разовые, когда клиент бывает у вас набегами, чтобы подготовить документы, или появляются только в период отчетности с пачкой документов с просьбой обработать их, посчитать и оптимизировать налоги и соответственно подготовить отчетность в органы и фонды. И каждое ваше действие оплачивается отдельно;
  • консультации, когда клиент приходит за советом, что ему делать и как быть в той или иной конкретной ситуации;
  • ежемесячное сопровождение, когда клиент приходит на полный бухгалтерский, налоговый и кадровый учет. При этом за услуги он платит ежемесячно и имеет доступ ко всем вашим услугам;
  • отправка отчетов по телекоммуникационным каналам связи, когда бухгалтера обращаются с просьбой отправить электронно подготовленный ими отчет;
  • работа с физическими лицами. Это в основном подготовка деклараций на возврат НДФЛ 13%. Был случай, когда я готовила экспертное заключение о начисленных декретных для девушки, которая судилась с компанией, откуда ее «некрасиво» уволили. Тоже интересный опыт.

Мне больше нравилась ниша ежемесячного сопровождения. Эта ниша одинаково удобна и выгодна для меня, как поставщика услуг, так и для заказчика моих услуг.

Я полностью избавляла собственника бизнеса от рутины в области учета, в том числе взаимодействие с органами и фондами, а он в свою очередь благодарил за заботу и поддержку, оплачивая ежемесячно мои услуги. Самое интересное, что ежемесячное сопровождение создавало мне стабильность в доходах.

Если клиент приходит на сопровождение, то будьте уверенны, что он с вами минимум 3-5 лет. 3-5 лет стабильного дохода. Единственное удостоверьтесь в его платежеспособности прежде, чем надеяться на долгосрочные отношения с ним.

2. Прежде чем бежать открывать ИП или ООО, протестируйте нишу. Подайте объявления в популярных в вашем городе СМИ и рекламных площадках. Я использовала три источника привлечения новых клиентов: реклама на AVITO, размещение резюме на HR-сайтах и обзвон организаций, которым требовался бухгалтер.

3. Смело просите у ваших клиентов все, что нужно вам для работы: ноутбук, принтер, программы, канцелярские товары и т.п. Поверьте это для них не трудно сделать. Иногда они сами спрашивают, что необходимо для организации рабочего места. Будьте смелее здесь. Кстати, расходы на канцелярские товары я включаю отдельной строкой в счет на оплату как возмещение расходов.

4. После того как у вас появилось 2-3 организации, можете смело идти в ФНС подавать заявление на открытие ИП или ООО.

Моя рекомендация в начале вашего пути, к тому же если у вас еще маловато опыта в бухгалтерском и налоговом учете или вы в себе не совсем уверены, откройте ИП.

Дело в том, что штрафы за ошибки ведения учета у ИП в разы меньше, чем у юридических лиц. Систему налогообложения выберите УСН с объектом налогообложения доходы. Хотя не мне вас здесь учить.

5. Первое время заниматься бухгалтерским аутсорсингом можно дома, чтобы сэкономить на расходах. Когда поток клиентов увеличится, можно подобрать себе недорогой офис. На мой взгляд главные требования к офису – достаточно вместительная парковка, так как собственники бизнеса передвигаются на личных авто, и офис должен находиться в черте города.

6. О своих сотрудниках стоит задуматься, когда вы уже физически и морально не будете справляться с работой. И то для начала, можно взять себе помощницу – выпускницу высшего заведения, которая готова за маленькую зарплату набираться опыта. И здесь не надо бояться, что растите конкурента. По моему опыту не каждый готов уйти в свободное плавание.

7. В процессе наработки опыта создавайте свои шаблоны, чек-листы, чтобы ускорить выполнение тех или иных задач в бизнесе. Вам не придется все держать в голове и каждый раз изобретать велосипед. Работа будет идти намного продуктивнее, быстрее, без ущерба качеству услуг.

8. За услуги рекомендую брать авансом в начале месяца. Очень много случаев, когда клиент просто пропадал, не оплатив за них. Если начинают давить на жалость, говорить о доверии, то лучше сразу распрощаться с такими собственниками бизнеса. Ничего хорошего из такого сотрудничества в будущем не получится. Еще уходя, вас грязью обольют.

9. Постоянно обучайтесь. Больше узнавайте о нюансах бухгалтерского и налогового учета. Вы должны постоянно расти как профессионал. Именно на профессионала идет бизнес.

10. Найдите себе партнеров в смежной области: компании, предоставляющие маркетинговые, юридические услуги, аудиторские компании и т.п. Это ваш дополнительный источник доходов. Вы можете рекомендовать их своим клиентам и получать за это проценты с продаж. Единственное убедитесь в надежности таких партнеров.

Самое главное ничего не бояться! Делать свою работу качественно. Ведь в бухгалтерских услугах очень важно как о вас отзываются ваши клиенты. Чем меньше город, тем больше вероятность сарафана. Сейчас ко мне больше приходят по рекомендации и это очень приятно и круто. Значит мне доверяют как профессионалу.

Кузьмичева ИринаБухгалтер-практик

Владелец компании «Центр бизнес консалтинга «Интеграция»

Источник: https://bi-school.ru/kak-buhgalteru-s-nulya-organizovat-svoj-biznes/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: