Как правильно распределять свое время? советы сотрудников Google

Содержание
  1. Тайм-менеджмент: простые способы управления временем
  2. Все успешные люди делают это
  3. Планирование высвобождает время
  4. Самое главное — определить главное
  5. Закон принудительной эффективности
  6. Что значит «съесть лягушку»?
  7. Слово «нет» экономит неожиданно много времени
  8. 3 вопроса для Вашей эффективности
  9. На что способна корзина для мусора?
  10. Принцип равновесия
  11. Организация труда: 5 успешных советов от компании Google
  12. Совет 1 — это любите свое дело
  13. Совет 2 — В коллективе очень важно соблюдать прозрачность
  14. Совет 3 — Более эффективная работа с почтой
  15. Совет 4 — Четкая цель совещания
  16. Совет 5 — Выводы
  17. Тайм-менеджмент от Google
  18. Что такое техника тайм-менеджмента от Google “Make Time”
  19. Как нужно планировать свою неделю
  20. Понедельник — трамплин недели
  21. Вторник и среда — пик продуктивности
  22. Четверг — плато продуктивности
  23. Пятница — подводим итоги
  24. Как планировать свой день
  25. Резюме
  26. Как правильно планировать свое время
  27. 1. Метод АВС планирования.
  28. 2. Матрица Эйзенхауэра.
  29. 3. «Съесть лягушку».
  30. Google Календарь 
  31. Портал Битрикс24
  32. LeaderTask
  33. Бумажный блокнот или планеры
  34. Как распределять своё время и ресурсы в работе над продуктом — правило 70/20/10 от Эрика Шмидта — Офтоп на vc.ru
  35. Подход, предложенный Google
  36. Как менеджер может использовать подход, предложенный Google 
  37. Как можно применить подход в других профессиях
  38. 20 эффективных техник тайм-менеджмента
  39. 2. Правило трёх
  40. 3. Способ 10 минут
  41. 4. Pomodoro
  42. 5. Метод 90/30
  43. 6. Метод 52/17
  44. 7. Поедание лягушек
  45. 8. Временные блоки
  46. 9. GTD
  47. 10. ZTD
  48. 11. Канбан
  49. 12. Правило двух минут
  50. 13. Zero Inbox
  51. 14. Fresh or Fried
  52. 15. Метод айсберга
  53. 16. Автофокус
  54. 17. Матрица Эйзенхауэра
  55. 18. Метод 4D
  56. 19. Хронометраж
  57. 20. Метод Тима Феррисса

Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Как правильно распределять свое время? советы сотрудников Google

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства.

Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах.

Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Самое главное — определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

  • Срочные и важные;
  • Важные, но не срочные;
  • Срочные, но не важные;
  • Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

  • Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
  • Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
  • Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
  • Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

  • Какие дела самые важные и ценные?
  • Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
  • Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5c055e9f00c59f00aa137c3e/taimmenedjment-prostye-sposoby-upravleniia-vremenem-5c15d9151a81fb00aa1540c2

Организация труда: 5 успешных советов от компании Google

Как правильно распределять свое время? советы сотрудников Google

Привет! На связи Игорь Зуевич, и сегодня мы поговорим с вами о том, каким образом правильная организация труда влияет на общую результативность работы в коллективе. Эта статья о том, как в компании Google организована работа сотрудников и фрилансеров.

Компания Google на данный момент считается одной из самых успешных во всем мире. Поэтому используемые в ней принципы организации труда позволяют демонстрировать чудеса продуктивности. Данные советы хорошо применимы к корпоративным работникам и фрилансерам.

Совет 1 — это любите свое дело

В этой компании искренних, радостно работающих людей огромное количество. Именно это позволяет не отвлекаться в сложных ситуациях. Если речь идет о коллективной работе, то неплохо сплачивает возможность связываться друг с другом.

Возможность обсудить рабочие и личные вопросы помогает более эффективно решать любые поставленные на сотрудников задачи. Фактически этот совет подразумевает работу над микроклиматом коллектива.

Любовь к делу обязательно переносится на поддержку сотрудников.

Ненависть к работе распространяется на всех коллег. Склочные коллективы всегда полны людьми, которых не устраивает их нынешнее положение вещей.

На склоки тратится порой много времени в то время, как оно могло бы быть более продуктивно израсходовано.

И возможность связаться с разными сотрудниками Google посредством того же Hangouts действительно обеспечивает потребность в общении, так характерную для любого человека.

Одним из лучших способов позволить людям общаться, как раз и являются технологии. В этом плане биржи фриланса делают хорошее дело. Большая часть из них создают комьюнити в популярных социальных сетях. Они позволяют фрилансерам со всего мира обмениваться опытом и просто находить новых друзей.

Совет 2 — В коллективе очень важно соблюдать прозрачность

В Гугле для этих целей в конце каждой недели предлагается написать «сниппет». Это маленькое информационное сообщение, целью которого является оповещение коллег об уже проделанной работе и своих планах на следующую неделю.

На основе этих сниппетов выносятся суждения об эффективности сотрудничества с определенным коллегой. Также, принцип прозрачности может проявляться и в другом.

Например, можно устроить коллективную перекличку, в которой каждый называет три свои основные задачи на день. Их выполнение контролируется коллегами, что способствует стимуляции рабочего процесса, чтобы не опозориться.

Как этот принцип может соблюдаться во фрилансе?

На многих биржах есть общедоступная статистика, которая показывает множество параметров. Она демонстрирует ценовую категорию исполнителя, количество принятых, отклоненных заказов, сколько людей его добавили в черный список, положительные и отрицательные отзывы.

Все эти показатели указывают на квалификацию специалиста. И эта информация находится в общем доступе. Кто угодно может ее посмотреть. И мнение может складываться абсолютно разное относительно этого исполнителя.

Совет 3 — Более эффективная работа с почтой

Многие сотрудники компании ежедневно получают огромное количество писем. И разобраться в том, кому что следует отправлять, достаточно сложно. Новоиспеченные специалисты пока не разберутся с методами ведения почтовых дел, не начинают работать.

В Gmail есть несколько приемов заметного повышения эффективности. Первым является звуковой сигнал при поступлении письма от важного человека. Также, имеющие высокий приоритет отправители, находятся вверху списка полученной почты.

Этот пункт касается в одинаковой степени и фрилансеров, и обычных сотрудников. Последних обучают более грамотной работе с письмами. А вот фрилансерам нужно обучаться этому ремеслу самостоятельно. Но тяжело в учении — легко в бою.

Совет 4 — Четкая цель совещания

Любой сотрудник знает: совещания не проводятся просто так. У каждого из них есть собственная цель. Любой работник компании понимает, почему их всех собрали, и в конце совещания определяется цель следующего и назначаются отдельные ответственные за это люди.

Понимание того, кто будет делать следующий шаг во время работы, помогает существенно упростить организацию рабочего процесса.

Что касается фрилансеров, то их также иногда собирают в одну кучу и те начинают работать в виде коллектива. Просто труд осуществляется удаленно и фрилансеры знают друг друга только виртуально. Такое случается редко, но бывает.

Значительно дешевле нанять штат фрилансеров, которые заинтересованы в как можно более быстром выполнении работы. И в таком случае понимание цели и за кем какие работы закреплены, помогает повысить продуктивность и реализовать задачу общественного контроля.

Совет 5 — Выводы

Как видим, все эти способы направлены на то, чтобы исполнитель, независимо от своего ранга, чувствовал себя любимым. При этом активно используется давление коллектива для реализации задуманных работодателем целей.

И это правильная тактика. Данная статья в первую очередь нацелена на работодателей. Но в определенной интерпретации она может стать полезной и исполнителям.

Как видите, если все-таки интересоваться секретами успешных компаний, то можно узнать много ценного. Как всегда, главное, правильно действовать и у вас все получится. Действовать лучше сообща и вместе с теми людьми, у которых уже есть опыт и результаты. Приходите в наши программы, заодно и заработаете больше!

С Вами,
       — Игорь Зуевич.

Рекомендую Вам обратить внимание на следующие программы по созданию дополнительного источника дохода в интернете:

Закрытое Master Mind сообщество
Мастера партнерских программ
Партнерский Маркетинг для Новичков

Если следующие 5 минут вы можете инвестировать в  самообразование, то переходите по ссылке и читайте следующую нашу статью: Как не потерять время? Основы тайм менеджмента

Источник: https://igorzuevich.com/organizaciya-truda-5-uspeshnyx-sovetov-ot-kompanii-google/

Тайм-менеджмент от Google

Как правильно распределять свое время? советы сотрудников Google

Google известен своим нестандартным подходом к организации рабочего процесса. Они заботятся о развитии своих сотрудников и делают все, чтобы улучшить их продуктивность. Хорошо организованный тайм-менеджмент — это одна из составляющих их успеха. И, как все гениальное, их система очень проста. Сегодня вы узнаете, как она работает и сможете применить ее в своей жизни.

Что такое техника тайм-менеджмента от Google “Make Time”

Тайм-менеджмент — это не ловкая придумка бизнес-тренеров по выкачиванию денег из доверчивых слушателей. Тайм-менеджмент — это стратегия, которая является частью успеха таких мировых интернет-корпораций, как Google. Они тратят большие деньги на обучение своих сотрудников техникам личной продуктивности. И это окупается быстрой и качественной работой.

С годами в компании выработался свой подход в управлении временем, который называется Make Time. Его суть в том, что в своем расписании вы должны четко указать задачу, время, когда вы ее выполните и место, где вы это сделаете. Почему именно так?

Все началось с эксперимента, который был проведен в 2002 году британскими учеными из Университета Бата. Вот как он проходил:

  1. Контрольную группу попросили тренироваться в зале один раз на следующей неделе. Только 29% участников выполнили просьбу.
  2. Экспериментальной группе №1 сделали то же предложение, однако дополнили его информацией о том, как упражнения полезны для здоровья. На этот раз 39% участников выполнили задачу.
  3. Экспериментальной группе №2 попросили указать, в какой день и час и где именно они пойдут на тренировку. 91% участников выполнили свое обязательство.

Недостаточно сказать, что вы сделаете. Нужно четко определить не только время, когда вы будете заниматься своей задачей, но и место, где это произойдет. Звучит слегка фантастически, но в таком случае вероятность выполнить свой план — 90%

Но это еще не все. Впереди у вас целая неделя. На какой из дней нужно назначить ту или иную задачу? Когда следует провести мозговой штурм, встречу с клиентом, а когда заняться рутинными мелочами или планированием? Специалисты Google проработали и над этими вопросами.

Как нужно планировать свою неделю

На самом деле до такой системы интуитивно может дойти любой человек. Что вам хочется делать в понедельник? Правильно, ничего. Когда вы чувствуете наибольший прилив энергии? Где-то во вторник-среду. Ну а в пятницу уже так хочется немного расслабиться… Распределение энергии и продуктивности по различным дням недели неодинаково и должны учитывать это в своих планах.

Понедельник — трамплин недели

В понедельник вы все еще немножко на выходных. Это — разминочный день. Поставьте на него несложные, но важные задачи с минимальным уровнем творчества. Можете делать все, что связано с редактированием, “отшлифовыванием”, завершением крупных задач.

Сделайте подготовительные работы, которые потребуются вам для более серьезных дел на протяжении недели. Проведите несложные встречи или совещания.

А еще этот день хорошо подходит для планирования вашей недели. Это не требует слишком больших энергетических и творческих задач, однако, сразу настраивает вас на успех, что и нужно в самом начале недели.

Вторник и среда — пик продуктивности

Если продолжать наше сравнение со спортивными тренировками, то вторник и среда — это определенно день ног. Это ваши рабочие дни в полном смысле слова. Это пик продуктивности, и вы должны использовать его по максимуму.

Запланируйте на эти дни самые высокозатратные дела, которые требуют максимальной концентрации внимания: мозговые штурмы, тяжелая рутина, написание отчетов, сложные переговоры, публичные выступления. Расправьтесь с этими “слонами” за два дня.

Четверг — плато продуктивности

2-дневный марш-бросок наверняка подточил ваши силы. А потому в четверг можно несколько сбавить обороты. Но останавливаться пока рано. Это идеальный день для проведения разного рода встреч. Они не так истощают ваше внимание, как “слоны”, но все же требуют определенных усилий — если вы, конечно, хотите сделать их продуктивными.

Пятница — подводим итоги

Вам остался всего какие-то часы до завершения рабочей недели. Убедитесь, что они будут действительно качественным ее окончанием.

Занимайтесь поиском информации, исследованиями, долгосрочным планированием. Подведите итоги, красиво оформите завершенные проекты.

Пятница чем-то напоминает понедельник, но предрасполагает к большему творчеству. А еще это отличное время для ненапряжного нетворкинга.

Вы хорошо потрудились, а значит есть повод наградить себя — так, как вы того пожелаете.

Конечно, подобное расписание не догма, и вам часто придется его нарушать. Иногда целые недели проходят как вторник и среда — в полном напряжении сил. Но такая система поможет вам разумно распределять свои силы и добиваться максимальной продуктивности, не жертвуя своим самочувствием.

Как планировать свой день

Хорошо, свою неделю вы распланировали. А что насчет конкретного дня? Но на какой час и минуту следует назначать те или иные задачи?

Давайте сначала познакомимся с таким понятием, как “decision fatigue” — усталость от принятия решения. В психологии этот термин означает ухудшение качества решений после того, как человеку пришлось принимать слишком много решений. Скажем, судьи в конце дня работают менее справедливо, чем до обеда.

Что это значит?

Следует разделить свои дела на две категории: те, в которых нужно принимать много решений (мозговые штурмы, переговоры, планирование) и рутинные. Назначайте задачи из первой категории на дообеденное время, из второй — на конец дня. Кстати, именно поэтому планировать свой день нужно утром, когда запасы силы воли еще высоки.

Резюме

Система тайм-менеджмента от Google направлена на максимальную эффективность ваших действий и реализацию планов. И для этого достаточно использовать следующие простые правила:

  • Укажите в своем расписании конкретное время и место для выполнений задач;
  • Планируйте свою неделю исходя из ожидаемой продуктивности в тот или иной день;
  • Назначайте задачи, требующие принятия большого количества решений на первую половину дня.

И помните, не обязательно работать в Google, чтобы быть таким же продуктивным.

Источник: https://4brain.ru/blog/%D1%82%D0%B0%D0%B9%D0%BC-%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D0%B5%D0%B4%D0%B6%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82-%D0%BE%D1%82-google/

Как правильно планировать свое время

Как правильно распределять свое время? советы сотрудников Google

Сколько за день находится важных и неотложных дел, как это все успеть?

В этом нелегком деле нам поможет тайм-менеджмент. Сегодня это целая наука про грамотное планирование и управление своим  временем.

В этой статье мы собрали простые и эффективные способы.

С чего же начать? Вот несколько простых шагов:

  • Формируем список дел, ведь для начала нам важно определиться с задачами, которые будем выполнять. Список удобнее составлять с вечера, а утром вносить корректировки.
  • Расставляем приоритеты. Чаще всего самые важные дела-сложные или объемные по затратам времени. Главное не откладывать выполнение необходимого дела заменяя его менее важными, но более легкими действиями.
  • Составляем план и рассчитываем время на каждую задачу из списка. План должен быть выполнимым и простым.
  • Следующий шаг — реализация,  конкретные действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
  • Контроль — проверяйте свои планы и изменяйте их, если они оказываются невыполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.
  • Не огорчайтесь, если с первого раза не полностью выполните план. Здесь главное проявлять терпение и самодисциплину. Результат не заставит вас долго ждать.
  • Мотивация и удовлетворенность. Научитесь хвалить себя и побуждать к новым достижениям. Сделали все дела за неделю, как и планировали? Повод купить себе мороженное или сходить в кино.

Начало положено. Теперь рассмотрим некоторые методы тайм-менеджмента.

1. Метод АВС планирования.

Согласно данному методу задачи по важности разделяются на А, В и С.

Самые значимые задачи мы отнесем к приоритетам группы А.

Далее по списку идут просто значимые задачи, это список Б.

Следующие по значению – задачи, которые можно отложить на завтра или на еще более дальний срок, — приоритет С.

2. Матрица Эйзенхауэра.

Согласно этому методу задачи разделяются на группы по срочности и важности.

Матрица выглядит как четыре квадрата, которые распределяются по срочности и важности дел.

А. Важные и срочные дела — те, которые делаются в первую очередь, и сделать их на следующий день будет уже поздно.  

Примеры важных и срочных дел: срочный звонок клиенту, выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой скоро наступит.

B. Важные, но не срочные — сюда попадают дела повышенной важности, но которые допустимо  отложить на некоторое время.

Примеры важных, но не срочных дел: плановая работа в компании по текущим проектам, разработка новых проектов.

C. Дела не важные, но срочные — то, что не представляет важности для конечного результата, но требует немедленного решения.

Примером таких дел может быть помощь коллеге в каком-либо вопросе по его проекту.

D. Не важные и не срочные дела — те, что можно не делать совсем. Часто в это поле включаются дела, которые помогают отвлечься, расслабиться.

Пример не важных и не срочных дел — просмотр новостей в интернете.

3. «Съесть лягушку».

Для рутинных дел существует технология «съешь лягушку».

Утром в первую очередь, вы выполняете неприятное для вас дело, то, которое  готовы откладывать до последнего. В этом случае, если вы с самого утра выполнили это, «съели лягушку», уже и само дело покажется не таким страшным , а другие задания и вовсе покажутся легкими

Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Используйте бумажный блокнот или отдайте электронным вариантам. Рассмотрим некоторые из них.

Google Календарь 

«Google Календарь» бесплатный, интегрируется с gmail.

Он позволяет задавать время встречи, создавать повторяющиеся мероприятия, устанавливать напоминания, приглашать других участников.

Преимущество этого сервиса — совместное использование.

Покажите его  только избранным пользователям или сделайте общедоступным.

Работа с Календарём осуществляется в окне браузера через веб-интерфейс, также календарь поддерживает синхронизацию с мобильными устройствами.

Напоминания о событиях отправляются по электронной почте и с помощью Push-уведомлений.

Портал Битрикс24

В своей работе мы используем именно его.

Портал Битрикс24 помогает эффективно управлять задачами.

Оповещения  напомнят о важных и просроченных задачах .

В программе установлена система учета рабочего времени, что позволит отслеживать какой объем времени затрачен на задачу.

Удобно использовать в  работе календарь событий.

Он позволяет создавать несколько календарей, события представляются для просмотра в формате день/неделя/месяц. На календарь выводятся текущие и прошлые/предыдущие периоды. События можно  сделать повторяющимися в течение дня/недели/месяца/года.

В календаре Битрикс24 создается событие через быструю форму.

Для этого кликните в календаре на дату, укажите название события, место и время проведения.

К событию можно добавить напоминание и указать участников.

Есть возможность включить опцию оповещения о подтверждении или отказе от участия в событии.

В дополнительных настройках добавляется подробное описание, цвет для отображения в календаре .

LeaderTask

LeaderTask — персональный органайзер и планировщик задач.

Он не является онлайн сервисом и для  использования необходима установка на компьютере или телефоне.

Органайзер LeaderTask применяется для личного использования и  корпоративного.

Он синхронизирует данные по сети , поэтому  необходимая информация будет под рукой, достаточно  подключиться к интернету.

Версия для Windows платная, но предоставляется бесплатный тестовый период в течение 45 дней. За это время можно протестировать  функционал органайзера и решить стоит ли приобретать платную версию .

LeaderTask помогает планировать дела с использованием календаря, назначать задачи  и контролировать их выполнение, добавлять метки для обозначения важности задач,создавать комплексные проекты , синхронизироваться с другими устройствами по сети.

Вот так выглядит интерфейс LeaderTask.

Бумажный блокнот или планеры

Сервисы кажутся трудными и непонятными, привыкли по-старинке? Тогда начните путь в тайм-менеджменте с записи в бумажном блокноте или планировщике, которые можно приобрести в любом книжном магазине.

На страницах планировщика размещены советы на неделю, принципы и методики тайм-менеджмента. Этот планер поможет управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Вне зависимости от выбранного вами инструмента и метода — главное начать. Составьте план, расставьте приоритеты и приступайте к выполнению.

Источник: https://www.obrazstroy.ru/blog/kak-planirovat-vremya/

Как распределять своё время и ресурсы в работе над продуктом — правило 70/20/10 от Эрика Шмидта — Офтоп на vc.ru

Как правильно распределять свое время? советы сотрудников Google

«Бытует мнение, что хороший менеджер по продукту должен иметь огромное число навыков и следить за проектированием, дизайном, продажами, поддержкой, PR, законностью выпускаемого продукта — и всем этим он способен заниматься даже за пару недель до запуска. Это не так». 

Издание Quartz предлагает опробовать подход к распределению собственного времени и сил, предложенный в 2005 году председателем совета директором Google Эриком Шмидтом. Схема помогает правильно распределить нагрузку и определить, на какие направления деятельности нужно выделять больше времени, а на какие — меньше.

Подход, предложенный Google

В 2005 году, когда поисковик только вышел на IPO, руководство компании рисковало навсегда погрузиться в непрерывное совершенствование уже существующих продуктов.

Все ресурсы организации оказались брошены на развитие растущего бизнеса, поэтому в основном инженеры и менеджеры занимались улучшением того, что уже есть.

Эрик Шмидт, занимавший тогда должность генерального директора Google, обозначил необходимость внедрения подхода к организации, который позволял бы персоналу заниматься не только старыми, но и новыми продуктами.

Мы тратим 70% времени на наши основные продукты — поиск и рекламную платформу. 20% времени и ресурсов выделяются на дополнительный бизнес — News, Earth и Local. 10% времени мы посвящаем развитию новых продуктов и сервисов. 

— Эрик Шмидт

На самом деле, считает издание Quartz, Шмидт подразумевал, что 20% своего времени компания должна уделять новым сервисам, которые уже исследованы и базируются на старых — поиске и рекламе. 10% ресурсов, по его мнению, стоит тратить на те проекты, которые на данном этапе их развития кажутся сумасшедшими и которые пока не могут приносить прибыль.

Шмидт подходит к вопросу управления ресурсами компании так же, как инвестор подходит к вложениям имеющихся у него средств. Структура инвестиций зависит от рисков и временных возможностей. Эрик Шмидт знал, что у Google имеется избыток времени и ресурсов, которые можно направить на рискованные проекты.

Граница эффективности Марковица, отражает уровень эффективность инвестиционных вложений в зависимости от их рискованности и ожидаемой прибыли

Как менеджер может использовать подход, предложенный Google 

Автор заметки, вице-президент по продукту Foursquare Ноах Вейс, предлагает использовать похожий подход при планировании времени. Он считает, что 70% времени и ресурсов стоит выделять на проекты, которые важны в ближайшей перспективе — в течение двух-четырех недель. 20% — на то, что будет важно, например, в следующем квартале, и 10% — на долгосрочные задачи. Это и есть правило 70/20/10.

Если менеджер будет пускать 95% своего времени на задачи, которые требуют скорого решения, он никогда не выделит время на что-то новое, что может в корне изменить весь продукт.

Многие менеджеры по продукту, отмечает Вайс, тратят свое время в пропорции 20/80/0. Этот подход по-своему хорош и позволяет в срок добиваться поставленных целей. При такой схеме в компании обычно выделяется небольшой промежуток времени раз в квартал, когда вся команда собирается и обдумывает новые идеи, составляет план на следующий такой же период.

Минус подобного подхода в том, что на мозговой штурм выделяется неделя, за которую сотрудники не успевают хорошенько обдумать и «исследовать» новые идеи, выяснить, сколько средств понадобится на их реализацию. Гораздо проще думать об этом понемногу в течение всего квартала, придумывая по идее каждую неделю, чем выдать 10 стоящих мыслей за короткий промежуток времени раз в квартал.

Вайс приводит отрывок из эссе Пола Грэма о том, как найти идею для стартапа:

«Всё, что вам нужно сделать, — это отпустить свое сознание и не пытаться в лоб атаковать проблему, то есть сесть и думать только о ней. Лучшее решение — просто запустить процесс “в фоновом режиме” и приглядываться к вещам, которых еще не хватает. Работайте над задачами, которые требуют решения сейчас, но найдите секунду заглянуть самому себе через плечо».

70% рабочего времени ежедневно должны быть посвящены решению насущных проблем — тех, которые должны быть закончены в ближайшее время, считает Вайс.

При этом нужно найти немного времени на то, чтобы заняться новыми проектами — например, попользоваться продуктом конкурента, чтобы понять, какие полезные идеи можно применить в своем, провести небольшое А/В-тестирование или проанализировать результаты каких-нибудь исследований. Это поможет в будущем подойти к работе над новым проектом более подготовленным и даст пищу для размышлений, спровоцирует появление других идей.

Как можно применить подход в других профессиях

Ноах Вайс отмечает, что схему 70/20/10 можно использовать и в других сферах деятельности.

Например, дизайнер мог бы уделять 70% своего времени работе над текущими проектами, 20% — исследованию новых возможностей и инструментов, и 10% — изучению недавно появившихся концепций и стилей.

Разработчику, по мнению Вайса, могло бы быть полезно тратить 70% своего времени на написание программ и исправление ошибок, 20% — на проектирование будущих проектов и 10% — например, на испытание различных методик повышения продуктивности.

Может быть, я не совсем верно сформулировал задачи, которые важны для представителей других профессий, но в целом это полезный подход.

Работа менеджера по продукту, замечает Вайс, не заканчивается на обеспечении качества выполнения текущих проектов. Ему нужно обращать свое внимание и на грядущие проекты, и на те, которые могли бы стать перспективными.

Источник: https://vc.ru/flood/6849-70-20-10

20 эффективных техник тайм-менеджмента

Как правильно распределять свое время? советы сотрудников Google
AndreyPopov / Depositphotos.com

Ваше рабочее время в течение дня ограничено, и правило 1‑3‑5 позволяет потратить его наиболее разумно. Суть его в следующем: за день вы можете сделать только одну большую задачу, три средние и пять мелких. Всего — девять дел, не больше и не меньше. Правило поможет постепенно разгрести завалы, успевая в срок и не переутомляясь.

2. Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

3. Способ 10 минут

У вас есть какая‑то задача, к которой вы не хотите приступать? Скажите себе: «Я позанимаюсь этим только 10 минут, а потом пойду отдохну». Скорее всего, за это время вы втянетесь в работу и уже не сможете остановиться.

4. Pomodoro

alessandrozocc / Depositphotos.com

Эту систему придумал Франческо Чирилло, чтобы облегчить себе подготовку к экзаменам. Она помогает сосредоточиться людям, которые легко отвлекаются. Кроме того, это хороший способ контролировать, сколько времени у вас уходит на ту или иную работу.

Вот как Pomodoro работает: вы берёте таймер и ставите его на 25 минут. После этого фокусируетесь на работе. Когда 25 минут истекут, вы отдыхаете 5 минут, а затем повторяете всё заново. Через четыре цикла вас ждёт большой перерыв на полчаса.

5. Метод 90/30

Методом 90/30 пользуются писатель и блогер Тони Шварц, сооснователь сервиса Buffer Лео Видрич, литературный критик Бенджамин Че Кай Вай и предприниматель Томас Оппонг.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

Согласно исследованиям специалиста из Йеля Перетза Лафи, 90 минут — это оптимальное время, в течение которого человек может эффективно сосредотачиваться на одной задаче. А получаса достаточно для полного отдыха, что подтверждается изысканиями нейрофизиолога Натана Клейтмана.

6. Метод 52/17

Это частный вариант предыдущего способа. Он не отличается ничем, кроме цифр: вы работаете 52 минуты, а потом 17 минут отдыхаете.

Согласно эксперименту , проведённому сервисом по трудоустройству The Muse с помощью приложения DeskTime, эти временные отрезки позволяют сохранять продуктивность и избегать переутомления.

Поэтому используйте метод 52/17, если чувствуете, что вам не хватает сил работать 90 минут подряд.

7. Поедание лягушек

Метод придумал мотивационный оратор и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. «Лягушками» он называет неприятные и сложные задачи, которые вы должны выполнять, несмотря на своё нежелание. С самого начала дня сделайте одно такое дело — «съешьте лягушку». И потом вам будет легче: вы сбросите этот камень с души и обеспечите себе хорошее настроение на весь день.

8. Временные блоки

Viviamo / Depositphotos.com

У списков задач есть одна неприятная особенность: они совершенно не дают представления, сколько времени требует то или иное дело. «Купить хлеб» и «Закончить отчёт» занимают в перечне одну строчку, но задачи эти несопоставимы по сложности и важности.

Календарь куда лучше списка дел: он позволяет контролировать время визуально. Вы видите большой блок и понимаете, что задача нелёгкая. Поэтому попробуйте технику «временных блоков»: помещайте их в календарь и каждому отводите время сообразно сложности задачи. И пока делаете то или иное задание, не отвлекайтесь на другие.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) — это система продуктивности, придуманная бизнес‑тренером Дэвидом Алленом. Её основные принципы заключаются в следующем:

  1. Записывайте все дела и идеи в одном месте, так называемом Inbox («Входящих»).
  2. Периодически сортируйте содержимое Inbox, присваивая делам приоритеты и сроки. Размещайте заметки по папкам в соответствии с их содержимым — «Работа», «Дом», «Покупки» и так далее.
  3. Проводите ревизии — выбрасывайте ненужные заметки, вычёркивайте выполненные дела, перемещайте утратившие актуальность материалы в архив.
  4. Когда всё распланировано, приступайте к исполнению. Задачи, которые можно сделать за пару минут, решайте сразу же. Другие же можно делегировать или поместить в календарь.

Узнать все тонкости GTD можно в нашем руководстве.

10. ZTD

Лео Бабаута, автор блога о продуктивности Zenhabits, считает, что система GTD Дэвида Аллена очень сложна и требует слишком много усилий. Он предлагает свою систему в стиле дзен — Zen to Done. Чтобы ей следовать, нужно выработать 10 простых привычек.

  1. Собирайте всю информацию в Inbox.
  2. Обрабатывайте все записи, не откладывая их в долгий ящик.
  3. Планируйте основные цели на каждый день и самые крупные задачи — на неделю.
  4. Каждый раз фокусируйтесь только на одном деле, не распыляя внимание.
  5. Создавайте простые короткие списки дел.
  6. Организовывайте заметки по категориям в зависимости от их содержимого, как в оригинальном GTD.
  7. Регулярно просматривайте ваши записи и избавляйтесь от лишнего.
  8. Упрощайте. Сократите список своих задач и целей, пишите коротко и понятно.
  9. Чтобы настроиться на работу, поддерживайте определённый режим дня постоянно.
  10. Занимайтесь тем, что вам действительно интересно.

11. Канбан

comzeal / Depositphotos.com

Японский метод продуктивности, который помогает отслеживать, какие дела вы выполняете, что вы уже сделали и чем нужно будет заняться в будущем. Канбан наглядно визуализирует рабочий процесс.

Вы берёте доску для стикеров (или регистрируетесь в каком‑нибудь менеджере дел вроде Trello) и рисуете на ней три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Затем пишете свои дела на стикерах и помещаете в соответствующий столбец в зависимости от того, чем занимаетесь и что уже сделали.

12. Правило двух минут

Это правило — неотъемлемая часть GTD, но его можно использовать, даже если вы не фанат методики Аллена. Если задача займёт не более двух минут — сделайте её немедленно. Так вы разгружаете свой мозг, потому что вам не придётся больше помнить об этом деле.

13. Zero Inbox

Zero Inbox придумал писатель и эксперт по производительности Мерлин Манн, и метод этот отлично сочетается с GTD. Манн применял его к электронным письмам, но точно так же можно обрабатывать дела, документы, заметки и прочие сведения. Как следует из названия, задача этой методики — поддерживать ваш Inbox пустым.

В оригинальной системе GTD во «Входящих» постоянно скапливается куча записей. Нужно выделить время, чтобы их разобрать, и в забитом Inbox легко проглядеть что‑нибудь важное.

Манн рекомендует разбирать содержимое сразу по мере поступления. Вы открываете Inbox и решаете, что сделать с каждым пунктом: удалить, делегировать, ответить, отложить или выполнить.

Не закрывайте его, пока не произведёте одно из указанных действий со всеми элементами.

Кроме того, значительно сэкономить время вам помогут автоматические фильтры в почте, умные папки и программы для сортировки документов.

14. Fresh or Fried

Fresh or Fried переводится как «Свежий или жареный». Эта философия создана блогером Стефани Ли. Согласно ей, когда вы просыпаетесь утром, ваш мозг «свежий», но с течением дня он «поджаривается». А значит, вы должны определить время своего пика продуктивности и успеть сделать за этот период всё самое важное за день. Вот как это работает.

  1. В конце дня, когда вы уже устали, уделите 15 минут, чтобы создать список дел на завтра.
  2. Перенесите самые важные задачи на начало дня, в раздел Fresh. Туда же отправляются дела, которые вы не любите — те самые «лягушки». Их нужно сделать, пока у вас ещё есть силы.
  3. Менее срочные, не очень сложные и более приятные дела отправляются в раздел Fried — то есть во вторую половину дня, в зависимости от вашего расписания. Они будут меньше загружать вам мозг.
  4. На следующее утро следуйте вашему списку. Затем вечером составьте новый.

Стефани рекомендует FoF людям, которые каждый вечер обнаруживают, что абсолютно выбились из сил, но ничего не успели, хотя и весь день работали.

15. Метод айсберга

Рамита Сети, автор книги «Я научу вас быть богатым», использует этот метод, чтобы сохранять информацию на потом. Работает он так: вы сохраняете все электронные письма, заметки, статьи, списки в одном месте — например, в сервисе для заметок вроде Evernote или Notion либо в виде документов. Затем распределяете эти материалы с помощью тегов, папок и категорий — как вам удобно.

Каждые 4–6 недель просматривайте эту информацию и думайте, можно ли применить её на практике. Если что‑то бесполезно — выбрасывайте или архивируйте. Это позволяет создать собственную базу знаний.

16. Автофокус

«Автофокус» изобрёл эксперт в области производительности Марк Форстер. Эта система планирования подходит творческим людям, которым тяжело следовать GTD.

Запишите все ваши дела в тетрадь без какого‑либо порядка. Затем просмотрите список, выберите те, что нужно сделать как можно скорее, и разберитесь с ними. Когда неотложные задачи решены, приступайте к тем, что вам сейчас больше по душе. Не доделали что‑то — перенесите в конец списка, вернётесь к этому потом. И повторяйте эти действия день за днём.

17. Матрица Эйзенхауэра

Эта схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «Несрочные и неважные», «Срочные, но неважные», «Важные и несрочные» и «Срочные и важные». Распределите ваши дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

18. Метод 4D

4D придумал Эдвард Рэй, мотивационный писатель и консультант. Метод призван помочь людям, которые при виде своего списка задач приходят в ужас и не знают, как подступиться ко всем скопившимся пунктам.

Рэй утверждает, что нужно запомнить только четыре слова на букву D, и тогда у вас не будут опускаться руки перед горами дел. Вот они:

  • Do (сделать) — если вам назначили задачу, лучше всего выполнить её сейчас же и сразу вычеркнуть из списка.
  • Delegate (делегировать) — когда вы не можете или не успеваете что‑то исполнить, но у вас есть относительно свободный помощник, передайте задачу ему.
  • Delete (удалить) — некоторые дела не так уж и важны. Откажитесь от них, окончательно удалив из списка задач. Если вам пытаются навязывать лишние обязанности, научитесь вежливо говорить «нет».
  • Delay (отложить) — когда задача слишком объёмная или не требует немедленного исполнения, её можно и отложить. Но вы должны обязательно установить ей чёткие сроки, иначе она так и будет лежать мёртвым грузом.

Выберите задачу, произведите с ней одно действие из 4D, а затем перейдите к следующей.

19. Хронометраж

Обычно люди, пытающиеся стать продуктивными, тщательно отслеживают время, которое тратят на важные дела, и совершенно забывают учитывать периоды, в которые занимаются ерундой.

Эту проблему решает техника «Хронометраж», которую придумал эксперт в области управления временем Глеб Архангельский.

Она позволяет понять, на что уходит ваше время, приучает внимательнее относиться к тому, чем вы занимаетесь, и меньше отвлекаться.

Возьмите тетрадь и записывайте все свои действия и сколько вы ими занимались, с точностью до 5–10 минут. Фиксируйте и рабочие моменты, и переговоры, и встречи, и даже время, проведённое на и в играх.

Уделите этому пару недель. Потом пролистаете тетрадь, узнаете в лицо своих «хронофагов» и сделаете выводы.

Может, вам нужно меньше смотреть забавные видосики, или реже отлучаться пить кофе, или ваш враг — телефонные звонки.

20. Метод Тима Феррисса

Тимоти Феррисс — гуру продуктивности, придумавший свой метод организации работы, базирующийся на двух правилах. Первое — правило 80/20, или принцип Парето, согласно которому 80% наших дел можно сделать за 20% времени. На оставшиеся 20% будет затрачено 80% времени. Второе — закон Паркинсона: работа заполняет всё время, отпущенное на неё.

По словам Феррисса, из этого вытекает следующее: чтобы всё успевать, не надо больше работать — нужно лучше фокусироваться. Пусть вы будете трудиться с полной отдачей всего 20% рабочего времени, зато сможете переделать все действительно важные дела. А оставшиеся 80% можно уделить простой текучке — так вы сфокусируетесь на приоритетных задачах и избежите переутомления.

Источник: https://Lifehacker.ru/texniki-tajm-menedzhmenta/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: