Как правильно заполняется трудовая книжка (прием и увольнение)

Содержание
  1. Правила заполнения трудовой книжки
  2. Оформление трудовой: как делать записи
  3. Как заполнить титульный лист
  4. Сведения о приеме на работу в трудовой книжке
  5. Запись об увольнении
  6. Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 
  7. Заполняем титульный лист
  8. Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года
  9. Заполняем раздел «Сведения о работе»
  10. Правила заполнения трудовой книжки (2020)
  11. Как внести запись об увольнении
  12. Вносим запись о поощрении и награждении
  13. Вкладыш в трудовую книжку
  14. Как правильно заполнить трудовую книжку: ведение, учет, хранение, исправление ошибок
  15. Чем регулируется и когда открывается
  16. Кто ведет, учитывает и хранит
  17. Как правильно заполнить
  18. Как изменить данные на титульном листе
  19. Как быть если при заполнении допущена ошибка
  20. Когда оформляется дубликат
  21. Как отображаются поощрения и наказания работника
  22. Что делать если книжка преждевременно закончилась
  23. Заполнение трудовой книжки при увольнении – образец, пример, правила, порядок
  24. Общие сведения
  25. Когда и как ведётся
  26. Правила заполнение трудовой книжки при увольнении
  27. Формулировка
  28. По инициативе работника
  29. Соглашение сторон
  30. Ликвидация предприятия или организации
  31. При сокращении штата
  32. При отказе от перевода на другую должность или в другую местность
  33. Смерть работника
  34. В связи со старостью
  35. Другие случаи
  36. Задержка документа
  37. Как правильно заполнить трудовую книжку — пошаговая инструкция
  38. Когда открывается
  39. Как заполнять
  40. Документы
  41. Титульный лист
  42. Сведения о работе
  43. Дополнительные сведения
  44. Примеры

Правила заполнения трудовой книжки

Как правильно заполняется трудовая книжка (прием и увольнение)

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо.

При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя.

Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции.

Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек.

Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п.

 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься. 

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225.

Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку.

Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже.

Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна. 

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек: 

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами. 

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в  ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком». 

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к». 

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно. 

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер). 

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ.

В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен». 

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора. 

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.

77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Источник: https://kontur.ru/articles/5380

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек.

В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним.

Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения.

Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2020 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.

), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер.

Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Правила заполнения трудовой книжки (2020)

Порядок внесения информации в этот раздел:

  1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть).

В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными.

После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2020) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225.

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2020), возьмите приведенные выше примеры.

Источник: https://clubtk.ru/pravila-zapolneniya-trudovoy-knizhki

Как правильно заполнить трудовую книжку: ведение, учет, хранение, исправление ошибок

Как правильно заполняется трудовая книжка (прием и увольнение)

Трудовая книжка — важный инструмент учета трудового стажа

Трудовая книжка используется в качестве основного документа, на основании которого можно в хронологическом порядке восстановить весь период трудовой деятельности человека. В дальнейшем трудовая книжка служит основным документом, на основании которого выполняется оформление пенсии.

Начинается ведение такого документа с начала трудовой деятельности, и в дальнейшем продолжается до наступления пенсионного возраста гражданина. Поэтому о том, как правильно заполнить трудовую книжку, полезно знать не только специалисту отдела кадров, но и самому владельцу документа.

Чем регулируется и когда открывается

Ведение трудовой книжки начинается с момента первого трудоустройства гражданина и на законодательном уровне регулируется Трудовым кодексом (общие нормы), КоАП (ответственность за невыполнение норм законодательства), постановлениями правительства и Минтруда (детализированные инструктивные материалы). Отдельные уточняющие нормы также разъясняются инструктивными письмами компетентных ведомств.

Функция ведения трудовых книжек возлагается на кадровых работников предприятия, либо же на индивидуального предпринимателя лично. Когда заполнение осуществляется впервые, потребуется внести основные записи на первую страницу.

Они включают:

  1. ФИО работника. Здесь все данные должны вноситься в четком соответствии с теми, что обозначены в паспорте гражданина.
  2. Дату рождения работника. Пишется арабскими цифрами без сокращений.
  3. Образование. Необходимо полностью прописью обозначить, какое образование имеет работник на момент составления документа (например, «среднее профессиональное», «неполное высшее»).
  4. Специальность. Здесь требуется полностью в именительном падеже обозначить, какую специальность имеет работник (например, «экономист», «бухгалтер», «техник-технолог», «инженер-механик»).
  5. Дату заполнения. Пишется полностью арабскими цифрами без сокращения. Должна заканчиваться не позднее 5 рабочих дней от момента, когда оформлен приказ, подтверждающий трудоустройство молодого гражданина.
  6. Подпись должностного лица, за которой следует ее расшифровка, печать организации.

Помните, в дальнейшем трудовая книжка сопровождает сотрудника по всем местам работы, поэтому изначально все внесенные записи должны четко соответствовать определенным графам.

После открытия трудовой книжки необходимо сделать первую запись, касающуюся трудоустройства молодого сотрудника.

Кто ведет, учитывает и хранит

Учет трудовых книжек на предприятии

Правилами ведения трудовых книжек зафиксировано, что эта обязанность возлагается на руководителя. На практике же руководитель единолично (особенно на крупных предприятиях) может попросту не справиться с этой функцией.

Поэтому, приказом по предприятию назначается уполномоченное лицо (подразделение), отвечающее за ведение трудовых книжек. Это может быть работник кадрового, либо бухгалтерского подразделения.

В обязанности такого сотрудника входит:

  • ведение (своевременное внесение необходимых записей) трудовых книжек;
  • учет всех имеющихся трудовых книжек;
  • хранение документов такого типа (осуществляется до момента увольнения сотрудника по законодательству).

Помните, чтобы уполномоченный по ведению трудовых книжек работник нес полную ответственность в случае утери или повреждения по его вине таких документов, это обязательство должно быть внесено в его должностную инструкцию.

Нужно учитывать, что ответственность за утерю трудовой книжки сегодня достаточно внушительная. Так, если будет доказано, что это произошло по вине уполномоченного лица (кадрового работника) ему, кроме дисциплинарного взыскания, может грозить административный штраф в размере до 5000 рублей.

Если же будет доказана вина руководителя, тогда последнему предстоит выплатить административное взыскание в размере до 50000 рублей, либо деятельность его фирмы могут остановить сроком до 3 месяцев.

Как правильно заполнить

Теперь же, когда трудовая книжка открыта, ее первый лист с личной информацией о новом сотруднике заполнен, самое время начинать дальнейшее заполнение этого документа. Прежде всего в разделе записей о приеме на работу в самом верху необходимо проставить прямоугольный штамп предприятия (фирмы) где присутствуют его реквизиты. Если такого штампа нет – можно сделать запись от руки.

После этого сразу под штампом следует заполнить все имеющиеся графы в такой последовательности:

  1. В первой графе проставляется порядковый номер записи. Здесь нужно понимать, что делать это необходимо не напротив штампа, а именно там, где будет выполняться первая запись.
  2. Вторая графа предназначена для обозначения даты записи. Выполняется арабскими цифрами и должна соответствовать дате события, которое стало основанием для осуществления такой записи. Нужно понимать, что тут пишется дата регистрации приказа (распоряжения), а не тот день, когда вы решили внести запись в этот документ.
  3. Третья графа служит для отображения данных о непосредственном действии, которое произошло. Здесь пишутся сведения, отвечающие принятым приказам (первичный прием, увольнение, либо же перевод, перемещение). Сокращать записи запрещено. В конце каждой записи должны стоять должность, подпись уполномоченного лица, которое выполняло соответствующую запись, и ее расшифровка. Подпись кадровика (руководителя) заверяется печатью организации.
  4. В четвертой графе обозначается основание, по которому были сделаны записи. Как правило, сюда пишут название документа (приказ, решение, распоряжение), дальше идет дата его регистрации, номер.

Помните, записи в трудовой книжке обязаны обеспечить однозначную трактовку действий, которые произошли с работником во время его трудовой деятельности, а также четко описывать, в каких документах предприятия этому можно найти подтверждение.

Если же трудовую книжку ведет индивидуальный предприниматель, то оформлять ее на себя ему не нужно – его трудовой стаж учитывается налоговой службой после постановки на соответствующий учет. Для своих же работников он обязан вести и хранить такие документы установленным порядком.

Как изменить данные на титульном листе

Изменение данных на титульном листе трудовой книжки

Время на месте не стоит, люди получают образование, осваивают новые специальности, выходят замуж, меняют фамилии. И такие действия требуют своевременных изменений во все типы документов, которые подтверждают личность гражданина. И трудовая книжка не исключение.

Законодатель предусмотрел последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы внести изменение в трудовую книжку. Для этого старая запись аккуратно перечеркивается одной горизонтальной линией, а поверх нее (либо рядышком, желательно немного выше) пишется новая – правильная.

При этом следует учитывать, внести изменения можно исключительно, когда присутствуют такие документы:

  • обновлённое свидетельство о рождении;
  • новый паспорт;
  • документ, подтверждающий вступление в брак либо прекращение брачных уз;
  • свидетельства, на основании которых выполнено изменение личных данных человека;
  • дипломы об образовании.

Помните, после любой исправлений записи на внутренней обложке трудовой книжки необходимо внести основание, из-за которого сделана такая запись. В обязательном порядке заверяется подписью уполномоченного лица, печатью организации.

Стоит обозначить, что при внесении данных об образовании и специальности не обязательно зачеркивать уже имеющееся (особенно если работник усовершенствовал свои навыки и получил новые знания).

Такие записи делаются в пустых строках, либо сразу после уже имеющихся. В то же время нормативные документы четко не предусматривают необходимости внесения сведений об образовании на внутреннюю обложку трудовой книжки.

Как быть если при заполнении допущена ошибка

Человеку свойственно ошибаться. И если учесть, что трудовая книжка заполняется от руки, вероятность ошибки при ее оформлении очень высокая. Особенно на больших предприятиях, где присутствует огромное количество работников различных специальностей.

На этот случай законодатель также предусмотрел порядок действий, которым должен руководствоваться уполномоченный сотрудник, если случайно внес данные, не соответствующие действительности.

Здесь необходимо учитывать такие основные нюансы:

  1. Зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе», а именно здесь больше всего фиксируется ошибок, категорически запрещается. Чтобы исправить неправдивую информацию необходимо выполнить новую запись с последующим порядковым номером. Здесь указывается правильная дата, в третьей графе пишется, что предыдущая запись признается недействительной. В последней графе дублируется номер соответствующего распорядительного документа.
  2. Вносить исправления в трудовые книжки имеет право старый и новый работодатели. Для этого необходимо иметь копии необходимых документов, по которым вносятся правильные данные (чтобы не ошибиться еще раз).
  3. Если необходимо исправить запись за организацию, которая была ликвидирована, сделать это имеет право правопреемник и только в том случае, когда присутствует копия соответствующего распорядительного документа.

Помните, если неправильно вносить исправления в трудовую книжку, такой документ может в будущем признаваться незаконным. И если такое произойдет, то для подтверждения трудового стажа вам придется полностью восстанавливать все записи в дубликате трудовой книжки.

Не стоит забывать, во избежание неточностей во время увольнения сотрудника все имеющиеся записи в трудовой книжке должны быть перепроверены на предмет наличия подписей работодателя и подкреплены дополнительной подписью самого сотрудника. Это позволяет снизить риск выявления неточностей в будущем.

Когда оформляется дубликат

Восстановление трудовой книжки

Потеря трудовой книжки явление не частое, но также случается. Восстановить потерянную трудовую книжку возможно при таких обстоятельствах:

  1. Документ был потерян. Этот случай предполагает, что трудовая книжка была потеряна самим работником в перерывах между трудоустройством. Нужно обозначить, если документ был утерян из-за неправильных или неправомерных действий уполномоченного оформлять трудовые книжки работника, последнего может ожидать дисциплинарная, либо административная ответственность (может две одновременно). Работник обязан сразу сообщить о потере своему работодателю, в обязанности которого входит на протяжении 15-дневного срока обеспечить оформление дубликата. Если же потеря обнаружится после того, как работник уволится, для восстановления ему придется самостоятельно обращаться ко всем своим предыдущим работодателям (желательно в хронологическом порядке) с тем, чтобы полностью восстановить документ.
  2. Внесенная в книжку информация стала недействительной. Эта причина также является основанием для выдачи дубликата документа. Обычно такое происходит, когда сотрудника неправомерно увольняют с работы и делают соответствующую запись в его трудовой книжке. В дальнейшем, по решению суда такая запись должна аннулироваться. Чтобы не портить послужной список, работник вправе потребовать выдачу дубликата. Здесь на имя работодателя подается соответствующее заявление.
  3. Внешний вид трудовой книжки исключает ее дальнейшее использование. Такие моменты возможны, когда документ пострадает от пожара, нахождения в сыром помещении, интенсивной эксплуатации, будет случайно порван, либо другими способами приведен в непригодность. Здесь также необходимо составить на имя работодателя письменное заявление.

Помните, восстановление информации в трудовой книжке осуществляется по сохранившимся в архивах предприятий кадровым документам. Поэтому очень важно своевременно обращаться к работодателям для получения нужных записей, чтобы не иметь проблем с оформлением пенсии в дальнейшем.

Как отображаются поощрения и наказания работника

Трудовая книжка сопровождает весь период рабочей деятельности человека до момента ухода на заслуженный отдых. Поэтому многих интересует вопрос, какие записи кроме смены работы допускается вносить в этот документ.

Стоит обозначить, все сведения о наградах и поощрениях, что гражданин получил во время своей трудовой деятельности, должны быть внесены в трудовую книжку. Выполняется это следующим образом:

  • в первой графе записывается номер записи по порядку. Пишется арабскими цифрами;
  • вторая колонка служит для проставления даты внесения информационных сведений в трудовую книжку. Как правило, должна совпадать с датой документа, но может отличаться (не более 5 дней);
  • третья, самая основная колонка. Здесь обозначается конкретное название награды, которой награжден сотрудник. Какие-либо сокращения тут не допускаются, чтобы не исказить суть награды либо поощрения;
  • последняя, четвертая колонка, служит для внесения ведомостей о документе, на основании которого осуществлено награждение. Тут потребуется указать его название (например, приказ), дату регистрации и номер.

Помните, трудовая книжка не предусматривает внесения каких-либо записей о наложении дисциплинарных взысканий на работника. Небольшое исключение – когда работника увольняют из-за дисциплинарного проступка по соответствующей статье Трудового кодекса.

Что делать если книжка преждевременно закончилась

Трудовая книжка закончилась: как быть

Иногда возникают ситуации, когда количества имеющихся свободных строк оказывается недостаточно, чтобы полностью внести все необходимые записи. Здесь можно выполнить один из двух вариантов:

  1. Завести еще одну трудовую книжку. Титульный лист заполняется так же, как и в основном документе, а вот все последующие записи будут иметь порядковые номера, продолжающие ведение первой трудовой книжки.
  2. Вклеить специальный вкладыш. Заполняется он таким же образом, как и основная трудовая книжка. Правда, потребуется его вшить или вклеить внутрь имеющегося документа.

Как оформить трудовую книжку работнику впервые, вы узнаете из этого видеосюжета:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/trudovaja/zapoln/kak-pravilno-zapolnit-trudovuyu-knizhku.html

Заполнение трудовой книжки при увольнении – образец, пример, правила, порядок

Как правильно заполняется трудовая книжка (прием и увольнение)

Трудовая книжка является главным документом, который подтверждает опыт работы сотрудника. Записи в ней должны вестись правильно и предоставлять верные сведения, чтобы её считали действительной (особенно при начислении пенсии).

За правильное заполнение трудовой книжки при увольнении отвечает или сам предприниматель, или нанятый кадровик.

Общие сведения

В день расторжения производственных отношений предприятие должно произвести полный расчёт с работающим лицом и отдать все необходимые документы, в которые входят:

  • трудовая книжка;
  • справка о перечисленной сумме заработанной платы;
  • справка о размере взносов;
  • справка о рабочей деятельности.

Также организация обязана обеспечить грамотное оформление и записывание соответствующей информации, что не будет подвергать признанию их недействительными.

Если человека принимают на другую должность, соответствующие данные на момент оформления уже должны быть вписаны:

  1. Название организации или индивидуального предпринимателя.
  2. Номер и дата приказа, которые являются основанием для работы сотрудника на данной вакансии.
  3. Сведения о самой вакансии.

Основанием для разрыва любого рабочего контракта является приказ нанимателя.

Когда и как ведётся

Запись об увольнении делается в день расторжения договора сотрудником, или с выдачей приказа предпринимателя об этом.

Но в исключительных случаях сведения могут быть внесены в другой день, если день увольнения не соответствует дню, когда сотрудник работает последний раз. Но это является исключением, которое прописывается ТК или составленным договором.

Оформление трудовой книжки по ТК РФ обязано происходить должным образом. Главным критерием должен быть синий, фиолетовый или черный цвет ручки с любым основанием (гель или паста), которой ведутся записи.

Также нельзя использовать сокращения, а текст должен быть лаконичным и по сути.

Записывающая в неё информация должна соответствовать тому, что записано в приказе. Обязательной является указание статьи Трудового Кодекса, которая отражает причину разрыва.

Увольняющийся работник обязан проверить правильное содержание его документа, и при наличии ошибок, должен указать, а затем внести исправление сведений.

После такой проверки записи подтверждают печатью предприятия, а кадровик и сотрудник ставят свои подписи. Если владелец это делает, значит, он свидетельствует о согласии и действительности записанных фактов.

Если владелец документа не хочет подписываться, составляется соответствующий акт, который будет вынуждать сделать это.

В последний рабочий день при увольнении наёмник должен получить трудовую со всеми соответствующими правильно внесёнными сведениями, в которой должны присутствовать необходимые печати и подписи.

В день его увольнения, если договором не указано иначе, документ должен быть выдан на руки. В других случаях, если работник отсутствует, его могут передать с помощью почты или заинтересованного человека.

Правила заполнение трудовой книжки при увольнении

Общие правила ведения подобных записей предусматривает правильное заполнение четырёх граф на соответствующей странице, что представлено в данной таблице:

Номер графыИнформация
1Порядковый номер записи (используется сквозная нумерация).
2Дата заполнения (день, месяц, год, формат которых выглядит так 01.01.2000).
3Причина прекращения действия договора и основание для этого.
4Номер соответствующего приказа о разрыве производственных отношений.

В третьей графе обязательно указывается ссылка на статью Трудового Кодекса, порядок которого включает в себя вписывание не просто её номер, но и конкретная её часть и пункт.

Ссылка только на номер статьи считается неверной, как и сокращение слов, в том числе «пункт» или статья» (например п. 5 ст. 77 ТК РФ). Пример заполнения третьей графы при переводе в другую организацию, указано здесь.

В конце должны присутствовать печати и подписи сторон.

Стоит отметить, что наличие каких-либо ошибок или помарок может не только сделать документ недействительным, но и привести к разбирательствам инспекциями, а возможно и судебному процессу.

Формулировка

Именно формулировка чаще всего создаёт трудности в ведение сведений о документе. Подобные затруднения могут появиться из-за отсутствия определённых правил или требований об использовании тех или иных слов в данной формулировке.

Законными и рекомендуемыми фразами при заполнении могут быть такие формулировки:

  1. «Договор прекращён»;
  2. «Договор расторгнут»;
  3. «Уволен».

Но выбирая ту или иную формулировку необходимо учитывать конкретную ситуацию и совместимость той или иной фразы.

Например, при записывании в документ умершего, будет неправильно употреблять слово «уволен», другие же варианты уместны.

По инициативе работника

В случае увольнения сотрудника по собственному желанию, предприниматель не имеет ничего против, отсутствуют жалобы и несогласие, тогда и указывают в документе: «уволен по собственному желанию».

Если такому решению способствуют особые или исключительные обстоятельства, а также преимущества, например перевод супруга на новое место работы, то это тоже указывают в третьей графе.

Соглашение сторон

Иногда причиной разрыва производственных отношений выступает соглашение сторон, при котором работодатель и работник договорились обо всех условиях разрыва, последнем рабочем дне и других моментах.

Это вносят в записи, где и указывается данная договорённость между сторонами, кроме того записывают ссылку на статью 77 ТК РФ.

Перепланировка нежилого помещения в многоквартирном доме в жилищном кодексе. Найдете по ссылке.

Ликвидация предприятия или организации

Ликвидировать филиал можно только по желанию владельца, чья инициатива вследствие является причиной прекращения предпринимательских отношений.

В третьей графе пишется основание – прекращение существования ИП или ликвидация организации.

При сокращении штата

Часто разрыв производственных отношений бывает и на основании сокращении штата, когда работодатель сокращает количество работников в том или ином отделе, или целое подразделение предприятия.

В этом случае указывается, что данная необходимость произошла из-за «сокращения численности и штата работников».

При отказе от перевода на другую должность или в другую местность

Человек может отказаться переводится на другую должность или переезжать в другую местность вместе с предприятием из-за своего здоровья, которое не позволяет этого сделать, или из-за плохого состояния здоровья одного из членов семьи.

Такой причиной может быть отказ семьи менять место жительства, маленький размер зарплаты или не удовлетворяющие условия работы.

В таком случае можно переговорить с владельцем для изменения условий работы. Если такое невозможно, сотрудник пишет заявление, в котором указывает причину – отказ переводится на новое место работы.

Он же будет основанием для увольнения, что и должно указываться в графе, ссылаясь на восьмой пункт 77 статьи ТК.

Смерть работника

Если наёмник умер, то основой прекращения действия рабочего договора является его смерть. В таком случае всё равно необходимо заполнить книжку, после чего её отдают членам семьи или другим родственникам.

Есть два варианта того, как это сделать:

  1. Отдать лично в руки заинтересованному лицу под расписку.
  2. Получив заявление в письменном виде от заинтересованного лица, отправить домой с помощью почты.

В необходимой строке пишут «договор прекращён в связи со смертью».

В связи со старостью

Прекратить производственные отношения можно и по причине выхода рабочего лица на пенсию, или если оно достигло определённого возраста. Это тоже указывают в ТК.

В таком случае человек не должен работать ещё две недели для того, чтобы правомерно уйти из предприятия. Дата ухода должна соответствовать с той, которую увольняемое лицо указало в своём заявлении.

Другие случаи

Существуют и другие причины для расторжения данного соглашения, которые необходимо вписывать как основание.

Среди них такие случаи:

  • грубое нарушение прав сотрудником;
  • разглашение охраняемой тайны или персональных данных;
  • в связи со сменой владельца организации;
  • перевод одного из супругов в другую местность на другое место работы;
  • зачисление в высшее учебное заведение.

Образец правильного заполнения трудовых книжек при увольнении и написания причин расторжения договора:

Задержка документа

Хотя трудовую работодатель должен выдать в последний день работы, но может произойти задержка её выдачи. Из-за некоторых серьёзных обстоятельств её можно выдать несколько позже.

Такими причинами может быть отсутствие в этот день рабочего на рабочем месте (если он, допустим, болеет или прогуливает работу). Тогда работник обязан написать письменное заявление с просьбой отдать книжку.

На протяжении трёх дней владелец должен её отдать лично в руки со всеми необходимыми записями, печатями и прочим.

Если передача лично в руки невозможна, её пересылают с помощью почты на дом. В этом случае основанием таких действий должно быть также обращение в письменном виде подчинённого.

В других случаях работодатель не имеет права задерживать выдачу. Если такое произошло – документы выданы несвоевременно или не выданы вообще, начальство должно нести ответственность за такие неправомерные действия.

Виновными они будут и в случае неправильно сделанных записей.

Как и работодателю, так и работнику очень важно знать причины расторжения соглашения, как правильно заполняются страницы, а также информацию о задержке выдачи трудовой.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://101zakon.ru/uvolnenie/zapolnenie-trudovoj-knizhki-pri-uvolnenii/

Как правильно заполнить трудовую книжку — пошаговая инструкция

Как правильно заполняется трудовая книжка (прием и увольнение)

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.

№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.

Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.

Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.

Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый.

В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров.

В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы.

При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью.

Правильный формат заполнения даты: 05.03.2020. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей.

Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2020:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1234
Открытое акционерное общество «Авелан»
427 02 2016Принята на работу на должность юрисконсультаПриказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016Переведена на должность старшего юрисконсульта

Источник: https://otdelkadrov.online/4935-osnovnye-pravila-obrazets-zapolneniya-trudovoi-knizhki-v-year-godu

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: