Оценка секретарей

Содержание
  1. Тест для секретаря – Кадровый резерв
  2. Приглашаем Вас к Сотрудничеству! С уважением, Кадровое Агентство г. Москва КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ
  3. Критерии за качество выполняемых работ секретаря
  4. Помогите! критерии оценки работы секретаря
  5. 1500 статей о HR
  6. Похожие формы
  7. Как подбирать секретаря на ресепшн?
  8. Методы оценки эффективности и результативности деятельности
  9. Деловой этикет секретаря, или как выстроить отношения с руководителем
  10. Деловой этикет секретаря
  11. Правила отношений руководителя и секретаря
  12. Базовые правила делового этикета секретаря
  13. Как вести себя в конфликтной ситуации:
  14. Как эффективно справляться с работой секретарю?
  15. Эффективность в работе — от чего зависит и почему важна
  16. Личные качества, влияющие на эффективность:
  17. Как оптимизировать время
  18. «Карта КПД корпоративного секретаря» и как с ней работать?
  19. Система KPI (КПД) для оценки деятельности корпоративного секретаря
  20. Как работать с «картой КПД»

Тест для секретаря – Кадровый резерв

Оценка секретарей
Задать вопрос

Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос по услуге

Тест для секретаря

Администрация, секретариат
1. Посетитель пришел на переговоры к одному из руководителей компании на 15 минут раньше назначенного вре­мени. Ваши действия? Обоснуйте ихУмение осуществить прием посетителя, доброжелательность, тип корпоративной культуры, к которой привык кандидат
2. Посетитель, которому назначена встреча одним из руководителей компании, ждет уже 5 минут. В этот момент руководитель сооб­щает Вам по телефону, что будет на месте только через 15 минут. Ваши действия?Тоже
3. Осмотрите наш офис/эту комнату. Что здесь удачно и что бы Вы предложили улучшить с точки зрения офис-менеджмента?Умение быстро оценить ситуацию, объективность, корректность, навыки офис-менеджмента
4. Представьте себе, что Вам нужно выбрать оптимального поставщика канцелярских товаров для компании. Опишите свои действия и то, каким образом Вы будете принимать решениеУмение выбирать оптимального поставщика, проводить тендеры, лояльность и соблюдение интересов компании
5. Одна из Ваших задач — фильтрация звонков, поступающих Вашему руко­водителю. Как Вы будете это делать?Управляемость — инициативность, корректность, расстановка приоритетов
6. Одновременно Вас просят о каких-то действиях (которые входят в Ваши обязанности) два разных сотрудника. Параллельно делать это невозможно, а оба просят сделать как можно быст­рее. Ваши действия? (Получите от­вет, исходя из разных ситуаций: рав­ные/не равные по иерархии в компа­нии, действительно срочная задача или просто пожелание сотрудника.)Расстановка приоритетов, навыки коммуникации
7. Ваша задача — выбрать компа­нию-провайдера и организовать обеды в офисе. Ваши действия?То же, что 4-й вопрос, а также уро­вень внимания и учета интересов других сотрудников компании
8. В офисе звучит сирена пожарной тревоги. Ваши действия?Умение действовать в критической ситуации, расстановка приоритетов
9. Вам необходимо сообщить руководителю о том, что заказанные для клиента подарки будут на 2 дня позже (это не Ваша вина). Как Вы это сделаете?Умение брать на себя ответствен­ность, работа с негативной инфор­мацией, склонность к предложе­нию решений в проблемной ситуации
10. Вас просят выполнить, работу, которая не входит в Ваши непосредственные обязанности, но больше никто ее сейчас не сможет сделать исходя из уровня квалификации. Ваши действия?Заинтересованность в результатах работы в целом, лояльность, умение брать на себя ответственность
11. Три телефонных звонка звучат одновременно. Ваши действия?Умение быстро ориентироваться, навыки работы, связанной с отве­тами на большое количество звонков в офис
12. Ваш руководитель должен быть в Амстердаме через 5 дней. Виза в Голландию делается в течение трех недель. Ваши действия?Знание специфики визовой поддержки, умение находить выход из сложной ситуации
13. Ваш руководитель ошибся и назвал водителю такси не тот аэропорт. Он звонит с полдороги и говорит Вам об этом. До конца регистрации осталось полчаса, а ехать минимум 45 минут. Ваши действия?Аналогично
14. Вы — офис-менеджер и набираете персонал в секретариат. Ваши действия? Каковы будут основные 3-4 требования к буду­щим сотрудникам? (CASE актуален и для тех, кто не претендует на руководящую позицию.)Умение решать сложную задачу, выходящую за рамки типовых каждодневных функций. Приоритеты и представления о качествах и навыках, оптимальных для сотрудников секретариата

Автор Светлана Иванова

Искусство подбора персонала:Как оценить человека за час

Приглашаем Вас к Сотрудничеству! С уважением, Кадровое Агентство г. Москва КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ

Заказать услугу

Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.

Источник: https://hr-agent.ru/services/testirovanie-otsenka/professionalnye-testy/test-dlya-sekretarya/

Критерии за качество выполняемых работ секретаря

Оценка секретарей

Кроме перечисленных важнейших деловых качеств, секретарю нужно воспитывать в себе и целый ряд личных качеств.

Какие же личные качества важно иметь секретарю?

Выделим наиболее существенные из них. Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно.

Трудолюбие — необходимое качество секретаря, как и любого другого работника организации. У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее.

Помогите! критерии оценки работы секретаря

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Российская Федерация, Челябинск

Планирование деятельности секретаря.

Обеспечить административную и организационную поддержку руководителя

Своевременность и качество исполнения поставленных задач

Обеспечить подготовку, корректирование документов, контроль исполнения документов и поручений

Отсутствие замечаний по корректности подготовленных документов

Отсутствие просрочки отчетов по контрольным документам

Своевременность подписания и согласования бумажных и электронных документов

Формировать единое информационное пространство

Отсутствие замечаний и нареканий к качеству информационной поддержки сотрудников и формированию рассылок

Оформлять документы для командировок руководителя и представительских расходов

Своевременность оформления документов для командировки

Отсутствие замечаний по оформлению отчетных документов для бухгалтерии

Своевременность подготовки аналитической информации для подразделений

Предоставление в установленные сроки информации и отчетности подразделений

Выполнять решения коллегиальных органов

Отсутствие замечаний по выполнению решений коллегиальных органов

Российская Федерация, Челябинск

Отдельное спасибо за Ваше предложение

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.

Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.

1500 статей о HR

3. оцениваем критерии по следующим пунктам:

  1. достаточно ли у вас информации, чтобы оценить по выбранным критериям;
  2. являются ли выбранные критерии действительно важными;

4. описываем критерии. Можно давать описание только самого критерия или же применительно к шкале оценки; 5.

группируем и делаем ранжирование критериев (то есть определяем вес факторов, влияющих на результат деятельности).

Похожие формы

Критерии оценки деятельности фармацевтических работников для установления надбавки за качество выполняемых работ

Критерии оценки деятельности рабочих и младшего обслуживающего и вспомогательного персонала для установления надбавки за качество выполняемых работ

Критерии оценки деятельности врача стационара

Критерии оценки деятельности врача амбулаторно-поликлинического звена

Критерии оценки деятельности врача параклинических отделений

Критерии оценки деятельности среднего медицинского персонала стационара

Критерии оценки деятельности среднего медицинского персонала амбулаторно-поликлинического звена

Как подбирать секретаря на ресепшн?

Предполагает наличие отличных коммуникативных навыков, умения легко устанавливать контакт с незнакомыми людьми, вежливости, умения расположить к себе собеседника.

Этого уровня будет достаточно!

Позитивная реакция на любую просьбу/пожелание гостя, готовность выполнить просьбу не задумываясь, чья это работа и почему это пожелание возникло у гостя. Секретарю приходится одновременно выполнять сразу несколько дел: отвечать на телефонные звонки, записывать распоряжения начальника, сортировать корреспонденцию, распечатывать презентации и т.

Методы оценки эффективности и результативности деятельности

Шаг 7. Вычисление результирующего процента выполнения (результативности) При получении итогов года – фактических данных о выполнении запланированных показателей – следует вычислить результативность.

В данном случае результативность рассчитывается как средневзвешенный процент, то есть как сумма произведений процента выполнения каждого показателя и его веса: Эта величина может быть ничем иным как процентом начисляемой премии либо одной из величин, влияющих на размер премии.

Источник: https://yuridicheskayakonsulitatsiya.site/kriterii-za-kachestvo-vypolnjaemyh-rabot-sekretarja-28149/

Деловой этикет секретаря, или как выстроить отношения с руководителем

Оценка секретарей

В работе секретаря очень важно уметь выстроить общение с сотрудниками, посетителями офиса, и, особенно, с руководством. Как правило, секретарь или офис-менеджер тесно взаимодействует с руководителем, и от того, насколько правильно будут выстроены отношения с начальством, зависит не только продвижение по службе, но и комфортность работы в целом.

Давайте разберемся, зачем нужно следовать деловому этикету секретарю и как он помогает в общении с руководителем.

Деловой этикет секретаря

Профессия секретаря предполагает постоянную коммуникацию с людьми и налаживание внутренних и внешних связей компании.

Секретарь — тот человек, который встречает клиентов и партнеров в офисе, доносит важные поручения начальства до коллег и выполняет распоряжения руководства.

Потому для секретаря важны хорошие манеры, эмоциональная сдержанность и умение сглаживать острые углы в общении. Деловой этикет как раз помогает в этом.

Современный деловой этикет — это свод правил, рекомендуемых к применению. Они не обязательны, но значительно помогают при общении с разными людьми в деловом мире и позволяет сформировать положительный имидж компании в глазах клиентов и сотрудников.

Этикет позволяет установить приемлемые для каждого участника беседы границы и продуктивно проводить переговоры.

Следовать деловому этикету — значит быть тактичным, лояльным, доброжелательным к собеседнику, это умение контролировать свои эмоции и вежливо общаться с любым человеком, профессионально разрешать конфликтные ситуации.

Секретарь, который знает и использует деловой этикет в работе, быстрее может продвинуться по карьерной лестнице и завоевать расположение сотрудников и руководства. Умение выстроить здоровые отношения с коллегами и с руководством — важное качество, которое показывает профессионализм сотрудника.

Выстраивание отношений с руководством — дело тонкое, тут нужно учитывать психологические аспекты личности начальника, его темперамент, привычки. Применяя определенные правила при общении с руководством, наладить контакт не составит труда.

Правила отношений руководителя и секретаря

Рабочие отношения — это сложный процесс, который также требует усилий. Особенно сложно правильно установить границы в общении между руководителем и секретарем. За последние годы сложился двусмысленный образ отношений секретаря и руководителя. Анекдотичные ситуации, когда секретарь и руководитель вступают в романтические отношения в наше время нередки.

Но все-таки, большинство секретарей идут на работу за профессиональным развитием, а не личными отношениями. В таком случае, нужно уметь обозначить границы отношений с руководством и твердо пресекать любые попытки нарушить их. Не стоит бояться потерять работу. Большинство начальников предпочтут сохранить деловые отношения и не променяют профессионального помощника на мимолетный роман.

Чтобы уметь правильно выстроить отношения с руководством, стоит понять, какой тип управления характерен для вашего босса. Психологи выделяют несколько типов управления руководителей:

  • Авторитарный. Таких начальников еще называют «тиран» Стиль управления — жесткий, бескомпромиссный, минимум свободы действий у сотрудников. Авторитарный начальник не прислушивается к подчиненным, он считает свое мнение единственно верным. Как правило, люди с авторитарным типом правления холерики. Они экспрессивны, быстро выходят из себя, могут накричать из-за мелочи. Общаться стоит с ними осторожно, но твердо. Не показывайте страх и не робейте, но всегда уважительно говорите. Если начальник не успокаивается, постарайтесь переключить его, например, попросить позвонить кому-либо или открыть окно. Такой прием помогает снизить степень напряженности.
  • Демократический. Работать под таким руководством одно удовольствие. Руководитель-демократ старается быть всем «братом», «другом» на работе. Как правило, в компаниях такого типа управления субординация практически отсутствует. Начальник проявляет живой интерес к личности каждого сотрудника, прислушивается к их мнению и поддерживает инициативы. Демократичный стиль управления способствует благоприятной рабочей атмосфере и считается наиболее эффективным. С начальником просто установить контакт, потому что он сам будет стремиться к этому. С вашей стороны потребуется лишь искренняя заинтерсованность и желание построить здоровые рабочие отношения.
  • Анархический. Характерные черты этого стиля — отсутствие какого-либо согласованности в действиях и минимум контроля, при достаточной демократии. Сотрудники свободно выражают свое мнение, предлагают новые решения, но ответственных за их исполнение нет. В результате такого управления создается неблагоприятный микроклимат. Сотрудники теряют стимул и мотивацию к работе, потому что нет никакого результата. Начальник легкомысленно относится к задачам и практически не контролирует их решения. Чтобы продуктивно взаимодействовать с таким начальником, придется взять на себя большую часть обязанностей. Контроль за решением проблем, за атмосферу и мотивацию сотрудников ляжет на плечи секретаря.
  • Хаотичный. Самый непредсказуемый тип. Руководитель меняет вектор управления — от авторитарного до анархического. В результате, сотрудники не понимают как взаимодействовать с ним, каких действий от них ждет. Секретарь должен уметь замечать, какое «настроение» у начальника сегодня и выстраивать диалог исходя из этого.

Обычно в работе встречаются смешанные стили управления. Но зная особенности каждого, легко можно построить надежные и доверительные отношения с руководителем. И основные правила делового этикета в этом помогают.

Базовые правила делового этикета секретаря

Независимо от типа управления руководителя, секретарь должен всегда следовать основным правилами служебного этикета.

  • Обращаться к руководителю на «вы». Это позволит сохранить нужную дистанцию с руководителем и избежать двусмысленных ситуаций.
  • Всегда быть вежливым и тактичным. Чувство такта очень важно в работе секретаря. Умение замечать перемены в настроениях и не задавать лишних, неуместных вопросов или вовремя удалиться из кабинета. Например, когда начальнику кто-то позвонил не стоит стоять и ждать, пока на вас обратят внимания, лучше оставить его в покое и зайти в кабинет попозже.
  • Говорите «спасибо». Выражайте благодарность боссу за его советы и даже замечания. Так он будет понимать, что вы прислушиваетесь к нему и вам важно его отношение к вашей работе.
  • В любых ситуациях оставайтесь профессионалом. Это значит, что вы должны четко понимать свои обязанности и справляться с ними самостоятельно при отсутствии начальника.
  • Проявлять заботу к своему начальнику. Принести с утра чашку кофе или чая, навести порядок на его рабочем столе. Важно уметь предугадывать просьбы начальника. Такая ненавязчивая забота позволит укрепить отношения, сделать их более доверительными и надежными.
  • Всегда сохранять спокойствие. Даже в конфликтных ситуациях. Даже тогда, когда руководитель не в духе и злится по мелочам.

Как вести себя в конфликтной ситуации:

  • Внимательно слушайте руководителя и задавайте вопросы
  • Свою позицию выражайте спокойно, твердо и уверенно
  • Не позволяйте начальнику переходить на личности и оскорблять вас. Сразу пресекайте это.
  • Возьмите на себя ответственность. Если вы действительно совершили ошибку, примите это и объяснитесь.
  • Постарайтесь сгладить негатив, рассказав или напомнив о положительных решениях, принятых вами.
  • Обратная реакция. Это прием из психологии. Реагируйте на ситуацию иначе, чем ваш босс. Например, он кричит и срывает голос, вы отвечаете ему тихо, спокойно, размеренно. Такой способ позволяет погасить первоначальный пыл начальника и он неосознанно также начнет разговаривать спокойно.

Деловой этикет для секретаря — это не просто набор правил, это руководство к действию.

Именно следования деловому этикету поможет во многих сложных и неоднозначных ситуациях при общении с руководителем.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/delovoi-etiket-sekretaria-ili-kak-vystroit-otnosheniia-s-rukovoditelem-5c1bb2c6df0ae400acde23c0

Как эффективно справляться с работой секретарю?

Оценка секретарей

Уметь правильно организовать рабочее время, расставить приоритеты в делах и эффективно справляться с поставленными задачами — ценные качества любого сотрудника. Особенно это важно для секретарей, помощников руководителей и офис-менеджеров.

Рабочий день секретаря — это огромное количество разноплановых дел, срочных поручений и незапланированных задач. В таком потоке ежедневных дел бывает сложно уследить за ситуацией в целом, неправильно распределить время. В результате — сорванный дедлайн, работа по вечерам и выходным и много стресса. Чтобы избежать этого, нужно учиться планировать время и дела.

Давайте посмотрим, как можно оптимизировать рабочее время секретаря, чтобы задачи выполнялись, а сил и времени хватало не только на работу, но и на личные увлечения и планы.

Секретарю важно уметь оптимизировать свое рабочее время

Эффективность в работе — от чего зависит и почему важна

Работа секретаря предполагает многозадачность, всегда появляются какие-то важные и срочные поручения от начальства или коллег. Часто секретарь загружен настолько, что нет времени даже на обед. В таком ритме за неделю легко можно «перегореть».

Оптимизация рабочего времени помогает навести порядок в делах и стать более эффективным сотрудником. Эффективность — это то, насколько быстро и качественно выполняются рабочие задачи. Она зависит от многого, в том числе и от личных качеств сотрудника тоже.

Личные качества, влияющие на эффективность:

  • Разумный перфекционизм. Вы предпочитаете сразу делать хорошо, чем выполнить задачу поверхностно.
  • Постоянное стремление к новым знаниям.
  • Гибкость мышления. Вы можете нестандартно посмотреть на ситуацию или задачу и применить к ее решению новый подход.
  • Внимательность и усидчивость. Часто над задачей приходится сидеть час-два, а иногда и несколько дней. Важно уметь фокусировать внимание только на данной задаче, помнить о деталях и не отвлекаться на мелочи.
  • Жизнерадостность. Для секретаря это очень важно. Ведь это первый человек, которого видит клиент или партнер, пришедший в офис. Улыбка, вежливый разговор и общий позитивный настрой всегда располагают собеседника.

Даже если у вас нет каких-либо из перечисленных качеств, вы всегда можете развивать их в себе.

Например, если вы привыкли решать задачи всегда четко по инструкции, шаблону — посмотрите на задачу со стороны и подумаете, что можно улучшить, как можно быстрее справиться с работой? И решение обязательно придет.

Личную и профессиональную эффективность можно и нужно постоянно развивать. Оптимизация своего времени — один из способов увеличить эффективность.

Квадрат Декарта помогает принять решение и определить является ли задача срочной

Как оптимизировать время

  • Научитесь контролировать время. Это важный момент. Рабочий день секретаря практически полностью совпадает с графиком руководителя. Нужно постоянно держать руку на пульсе, контролировать встречи руководителя, его личные дела и просьбы. На это все требуется время. Постарайтесь максимально сопоставить ваши рабочие графики. Например, если начальник будет на встрече с 14-16, на это время вы можете запланировать свои текущие дела: разобрать документы или отправить почту.
  • Расставляйте приоритеты. Этот пункт напрямую связан с предыдущим. Выделяя первостепенные дела, вы планируете свое время. Если вам кажется, что все дела важные и срочные — нарисуйте квадрат Декарта к каждой такой задачи. Вы поймете, что есть действительно важные дела и те, которые можно отложить на время.
  • Используйте технологии. Сейчас можно автоматизировать практически все. Да, безусловно, на автоматизацию некоторых бизнес-процессов требуется много денег и времени. Но небольшие задачи можно легко автоматизировать. Например, вы заполняете постоянно отчет в excel и не пользуетесь формулами. В 1С хранится много информации о клиентах и поставщиках, удобно выгружать данные — освойте систему и вы будете тратить меньше времени на поиск информации о нужном клиенте. Поставьте важные телефонные номера на быстрый набор — не нужно будет больше искать их по всей телефонной книге.
  • Создайте шаблоны. Шаблоны сокращают время на составление служебных, докладных записок, оформления договоров и пр. Сделайте папки для шаблонов на разные случаи. Например, папка с шаблонами для сотрудников (заявления на отпуск, отгул, служебный пропуск и пр), папка для клиентов, партнеров, поставщиков (шаблоны писем, коммерческих предложений, договоров).
  • Сделайте удобную маркировку папок и документов. Бумажные документы копятся в огромном количестве на любом предприятии. Создайте для себя удобную маркировку. Например, цветовую — синие папки это для бухгалтерии, желтые — поставщики, красные — важные договора.
  • Наладьте взаимодействие между отделами. Секретарь — это еще коммуникация в полной смысле. Постоянно необходимо взаимодействовать с коллегами из других отделов. Например, вы заказываете канцелярию в офис и каждый раз ходите по отделам и собираете заявки — долго и непродуктивно. Создайте общую группу, чат или делайте рассылку по отделам. Обозначьте сроки, когда вы должны получить списки канцтоваров и собираетесь делать заказ.
  • Научитесь говорить «нет» коллегам. Секретарь должен быть вежливым, общительным, всегда готовым прийти на помощь другим. Да, но только если это не вредит вашим прямым обязанностям. Вы можете помогать коллегам заполнить заявление (а лучше дать шаблон и не тратить время на объяснение), или помочь распечатать документы. Но только если вы не перегружены работой в данный момент и можете выделить пару минут на это. Помните, основная обязанность секретаря все-таки помогать руководителю и выполнять поручения.
  • Развивайте профессиональные навыки. Освойте метод слепой печати. Сайт для отработки скорости печати. Учитесь работать с возражениями и агрессивными людьми. Учите психологию. Оттачивайте навыки общение с руководителем.
  • Будьте всегда в курсе, владейте информацией. Всегда проверяйте актуальность данных, реквизитов и пр. Если что-то изменилось, сразу же вносите новые сведения в базу, или вы можете выделить один час в раз неделю, чтобы проверять и исправлять данные.

Оптимизация рабочего времени секретаря помогает концентрироваться на важных задачах, автоматизировать более легкие и повысить продуктивность. Попробуйте начать применять эти советы уже сейчас, вы увидите, насколько станет проще и легче справляться с работой.

Источник: https://zen.yandex.com/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/kak-effektivno-spravliatsia-s-rabotoi-sekretariu-5c4abffafff27d00ae1a4746

«Карта КПД корпоративного секретаря» и как с ней работать?

Оценка секретарей

Тенденции в современной мировой экономике приводят к усложнению процессов корпоративного управления, увеличению коммуникаций между обществом и его участниками, ужесточению ответственности за несоблюдение законодательства и внутренних документов организации. Именно поэтому эффективная деятельность корпоративного секретаря приобретает все большее значение.

Как оценить работу сотрудника, который напрямую не участвует в бизнес-процессах? Существует ли эффективная система?

Система KPI (КПД) для оценки деятельности корпоративного секретаря

При необходимости определить эффективность деятельности такого специалиста, как корпоративный секретарь, оценивающий неминуемо столкнется с рядом проблем.

Во-первых, это относительная «молодость» должности. В отличие от Европы и США, где институт корпоративного секретаря существует довольно давно, в странах СНГ такая должность начала вводиться в штат компаний лишь в 2000-х годах.

Столь малый «возраст» института не позволяет заинтересованным сторонам окончательно определить необходимость корпоративного секретаря, его место в системе управления бизнесом и функционал, а, следовательно, и надлежащим образом оценить его работу.

Во-вторых, особый статус корпоративного секретаря в компании.

Действуя в интересах бизнеса в целом, он представляет интересы акционеров (участников) компании, и должен быть огражден от влияния исполнительных органов.

Хотя в компаниях СНГ нередко можно наблюдать, когда корпоративный секретарь одновременно занимает должность главного бухгалтера, финансиста или юриста с подчинением руководителю исполнительного органа компании.

Оценка эффективности работы специалиста в ситуации, когда интересы акционеров противоречат интересам менеджмента или при невозможности уделять достаточно времени вопросам корпоративного управления из-за занятости на смежной должности, может оказаться непростым делом.

Таким образом, основная задача оценивающего — разработать такую систему оценки эффективности, которая позволит учесть все нюансы деятельности корпоративного секретаря.

В настоящее время широкое распространение в мировой практике получило использование системы key performance indicators (KPI) или ключевых показателей деятельности (КДП).

KPI (КПД) — это совокупность критериев деятельности сотрудника, которые в конечном итоге способствуют достижению стратегических целей всего предприятия. Другими словами, КПД играет роль достижимых и исчислимых операционных целей, опорных точек на пути к конечному результату.

Именно применение системы KPI (КПД) позволяет объективно оценить работу любого сотрудника, т. к. предполагает выбор таких ключевых показателей деятельности, которые максимально соответствуют профилю должности, отражают личную мотивацию и заинтересованность в достижении стратегических целей компании.

Использование системы KPI (КПД) предполагает проведение серьезной подготовительной работы по предприятию в целом, четкую регламентацию и деятельное участие каждого сотрудника. Составление карт КПД на каждого сотрудника возможно лишь на завершающем этапе, когда система внедрена и работает.

Итак, карта КПД — это самостоятельный документ, который корпоративный секретарь составляет в начале отчетного периода (как правило, в начале года). Другими словами, это план работы сотрудника на ближайший год, который содержит:

  • показатели для оценки деятельности, а при необходимости и их описание,
  • критерии значимости выбранных показателей,
  • значения, которых необходимо достичь по каждому показателю (план),
  • значения, которые достигнуты по каждому показателю (факт),

Понимая структуру карты КПД, легко определить и алгоритм ее составления.

Этап 1. Определение операционных целей сотрудника.

Важно помнить, что цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми. Разумно использовать 3-5 идентификаторов, большее их количество может привести к рассеиванию внимания и снижению эффективности работы. В идеале операционные цели должны базироваться на утвержденной стратегии развития компании.

Этап 2. Расчет веса каждого идентификатора в зависимости от приоритетности (в сумме вес должен составить 1 или 100%).

Этап 3. Определение плановых значений на будущий период (на основе анализа статистики прошлых лет или желаемых показателей).

Этап 4. По окончании отчетного периода заполняется столбец «Факт».

Результатом прохождения описанных этапов будет являться готовая карта КПД, например, как в примере ниже.

№ Цель Описание  ВесПланФакт
1.Соблюдение годового плана работы коллегиальных органов% заседаний, проведенных в запланированные сроки0,590%95%
2.Обеспечение раскрытия информации на рынке ценных бумагКоличество претензий контролирующих органов, связанных с неполным/ несвоевременным раскрытием информации0,25Снижение на 15%Снижение на 14%
3.Эффективность системы корпоративного управленияКоличество судебных исков, связанных с вопросами корпоративного управления0,25Снижение на 25%Снижение на 26%

Готовая карта подлежит проверке (на предмет количества КПД, правильности распределения весов и определения плановых значений) и утверждению.

Как работать с «картой КПД»

В компаниях с эффективной стратегией управления карта КПД является руководством в повседневной работе корпоративного секретаря, помогающим ему:

  • придерживаться намеченных целей,
  • верно расставлять приоритеты,
  • своевременно выявлять проблемы и слабые места в своей деятельности.

В целях улучшения качества работы рекомендуется регулярно (ежемесячно, ежеквартально) проводить мониторинг выполнения КПД, формировать статистику, проводить своевременную корректировку карт КПД.

Источник: https://bizeducate.com/11/2018/karta-kpd-korporativnogo-sekretarya-i-kak-s-nej-rabotat/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: