Описание должности Начальник управления Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота 1C

Содержание
  1. Опыт внедрения системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Пермского края
  2. Концепция и масштабы
  3. Внедрение системы
  4. Организация обучения
  5. Использование электронной цифровой подписи
  6. Работа руководителей в СЭД
  7. В электронном виде или на бумаге?
  8. Результаты
  9. 1С Документооборот
  10. Что даст автоматизация документооборота с программой 1С?
  11. Какие задачи решает автоматизация документооборота?
  12. Управление
  13. Работа с договорами и сопроводительными документами
  14. Управление процессами
  15. Проектная работа
  16. Встроенный почтовый клиент
  17. Совместная работа
  18. Контроль рабочего времени
  19. Преимущества 1С:Документооборот
  20. Как выполняется автоматизация электронного документооборота?
  21. Этапы внедрения электронного документооборота
  22. Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот
  23. 1) Постановка целей и задач автоматизации
  24. 2) Предпроектное обследование
  25. 3) Оптимизация делопроизводственных процессов
  26. 4) Разработка проекта автоматизации документооборота
  27. 5) Кастомизация типовой конфигурации
  28. 6) Этап внедрения СЭД
  29. 7) Создание электронного архива
  30. 8) Интеграция с другими системами
  31. 9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств
  32. 10) Контроль соблюдения регламентированных процедур
  33. Услуги автоматизации документооборота в ЦФО
  34. Особенности сопровождения СЭД у крупных заказчиков #внедрение #СЭД #ECMJ
  35. Функциональные и нефункциональные требования
  36. Интегрированная команда сопровождения      
  37. 1С: Документооборот. Описание программы
  38. Возможности программы 1С: Документооборот
  39. Разработчик предлагает 4 варианта ПО для налаживания автоматизации:
  40. Основной функционал программы 1С: Документооборот:
  41. Программа хранит информацию в больших объемах, поэтому те, кто использует ПО, могут находить интересующие данные по разным критериям:
  42. Электронные подписи
  43. Процессы для работы с договорами
  44. Обработка файлов
  45. Встроенная почта
  46. Бизнес-процессы и поручения
  47. По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов:
  48. Управление проектами
  49. Трудовое время
  50. Учет отсутствующих работников
  51. Контроль исполненияя
  52. Мероприятия
  53. Программный форум
  54. Управление правами доступа

Опыт внедрения системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Пермского края

Описание должности Начальник управления Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота 1C

Начальник управления документационного обеспечения и начальник отдела информационного обеспечения и автоматизации делопроизводства Аппарата Правительства Пермского края делятся своим опытом внедрения СЭД.

Масштабы проекта впечатляют: сейчас в системе работает порядка 1 700 пользователей в 30 территориально удаленных подразделениях, из них 461 человек использует ЭЦП.

С какими сложностями пришлось столкнуться и какие выходы были найдены, читайте в статье.

Работа над проектом внедрения системы электронного документооборота в Администрации губернатора Пермского края, Аппарате Правительства Пермского края и других исполнительных органах государственной власти Пермского края началась в январе 2006 года. Для внедрения была выбрана система электронного документооборота на платформе «Documentum». Целью проекта стало создание юридически значимого электронного документооборота в органах государственной власти Пермского края.

Мы считаем реализацию данного проекта успешной и решили поделиться накопленным опытом. Расскажем о выбранной концепции и конкретных найденных решениях, которые смогут помочь и нашим коллегам.

Концепция и масштабы

В настоящее время наша система электронного документооборота (далее – СЭД) позволяет решить следующие задачи:

  • поддержка процессов создания, обработки и согласования документов на всех стадиях жизненного цикла;
  • выдача заданий, поручений в электронном виде и автоматический контроль их исполнения;
  • рассылка документов в электронном виде и контроль их местонахождения;
  • создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов;
  • поиск документов по содержанию и реквизитам;
  • формирование отчетов по исполнительской дисциплине;
  • ведение единой базы организаций и контактных лиц;
  • обеспечение территориально-распределенного обмена данными между сотрудниками в органах государственной власти.

СЭД включает в себя процессы (маршруты), прохождение по которым позволяет разрабатывать и автоматически передавать документ от одного исполнителя к другому в соответствии с реальным процессом работы с документом.

Всего в СЭД разработано 15 регламентов процессов по подготовке правовых актов губернатора края, Правительства края и председателя Правительства края, приказов руководителя, договоров, работы со служебной корреспонденцией, обращениями граждан и поручениями руководителей.

СЭД была принята в опытную эксплуатацию в октябре 2006 года. Внедрение системы осуществлялось в течение 3 лет. В декабре 2008 г. все работы по внедрению системы были завершены. Приблизительная стоимость проекта составила 57 млн рублей. В апреле 2009 года система была введена в промышленную эксплуатацию.

Особенностью нашей системы является большое количество пользователей. В настоящее время в ней работает около 1 700 пользователей в 30 территориально удаленных подразделениях.

Система установлена у всех сотрудников Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства Пермского края и исполнительных органов государственной власти Пермского края, которые готовят проекты документов в СЭД, осуществляют исполнение документов и поручений, а также еженедельное планирование своей деятельности.

Внедрение системы

На начальном этапе внедрения СЭД мы стояли перед выбором, каким образом осуществить внедрение, учитывая, что система в конечном итоге должна быть установлена у более чем тысячи пользователей (на тот момент планировалось 1 150 рабочих мест) в 30 подразделениях. Можно было:

  • создать пилотную группу, включающую несколько подразделений, и отработать все процессы работы с документами в СЭД на ней или
  • ввести в СЭД всех пользователей и начать поэтапное внедрение процессов работы с документами.

Мы пошли по второму пути. СЭД была установлена сразу на всех рабочих местах пользователей.

Всего было выделено 3 этапа внедрения системы:

  • опытная эксплуатация процессов работы со служебной корреспонденцией (входящие, исходящие и внутренние документы), которая началась в октябре 2006 г.;
  • опытная эксплуатация процессов планирования работ сотрудниками в СЭД, работы с поручениями руководителей, обращениями граждан, приказами руководителей – ноябрь 2007 г.;
  • опытная эксплуатация процессов работы с нормативно-правовыми актами (акты губернатора края, Правительства и председателя Правительства края) – май 2008 г.

Во время опытной эксплуатации процессов осуществлялись сбор и обработка замечаний пользователей по работе в СЭД. После их устранения система была принята в промышленную эксплуатацию.

Организация обучения

Мы отлично понимали, что для эффективной автоматизации нужно не только отладить работу СЭД, но и научить работать в ней людей. А их число было огромным. Ситуация осложнялась тем, что их рабочие места были не только на разных улицах одного города Перми, но и в разных населенных пунктах! Поэтому организация такого массового обучения людей была задачей непростой.

Кроме того, по результатам мониторинга компетенций сотрудников выяснилось, что большинство из них нуждается в подготовительном обучении, которое позволило бы сначала получить основные знания и навыки работы с компьютером и только потом осваивать СЭД.

Мы решили отказаться от идеи организации очного обучения и создать интерактивную систему корпоративного обучения (далее – СКО). Это система дистанционного обучения, в рамках которой каждый сотрудник обеспечивается индивидуальными учебными материалами и контрольными вопросами, выполняет приходящие ему задания на своем рабочем месте в любое удобное ему время дня.

Рисунок 1. страница системы корпоративного обучения

Мы разработали целый дистанционный курс обучения в СКО, который включает определенное число уроков (обучающих материалов). См. Рисунки 2 и 3. Каждый обучающий материал содержит и теоретическую часть, и практическую, последняя представляет собой набор контрольных вопросов по теме теоретической части.

За правильные ответы пользователю начисляются баллы отдельно по каждому уроку. Баллы по всем урокам одного курса суммируются и демонстрируют общий уровень подготовки пользователя.

Общая сумма баллов сотрудника по курсу обучения фиксируется в ведомости успеваемости – это так называемый отчет по дистанционному обучению. Если пользователь ответил правильно на 75% вопросов, то он считается успешно прошедшим курс обучения.

Рисунок 2. Уроки дистанционного курса обучения в СКО

Рисунок 3. Контрольные вопросы урока

Использование электронной цифровой подписи

Создание собственного Удостоверяющего центра позволило нам самостоятельно изготавливать и аннулировать сертификаты открытых ключей, а также предоставлять иные услуги, определенные Федеральным законом № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи», работникам исполнительных органов государственной власти Пермского края. Это позволило нам существенно сэкономить.

Правила получения, владения и использования электронной цифровой подписи мы утвердили постановлением Правительства Пермского края в качестве внутреннего Регламента.

Электронно-цифровая подпись (далее – ЭЦП) подключена и установлена, то есть используется для работы в СЭД 461 сотрудником из числа руководителей, помощников руководителя, начальников отделов и заведующих секторами.

Рисунок 4. Лист проверки ЭЦП

Мы используем ЭЦП не только для подписания документов, но и как инструмент фиксации операций, которые пользователь делает в СЭД:

  • при визировании, согласовании, редактировании и утверждении документа;
  • при наложении резолюции на документ;
  • при ознакомлении с документом;
  • при преобразовании документа из бумажного в электронный формат (верификация).

На любом этапе работы с электронным документом в СЭД есть возможность просмотреть, все ли необходимые операции с документом заверены ЭЦП. Делается это путем вывода листа проверки ЭЦП (см. Рисунок 4).

Работа руководителей в СЭД

В настоящее время в СЭД работают все руководители, которые подписывают документы ЭЦП. Для удобства каждому из них выдан ноутбук, на котором установлена СЭД и есть возможность работать удаленно, но настройка произведена таким образом, что без ЭЦП в систему не зайдешь. Наши руководители работают в СЭД, когда находятся в дороге, в командировках и даже за границей.

Кроме того, мы реализовали проект «Документы – вниз!». Его суть в следующем: при приеме и регистрации входящих документов предварительное рассмотрение и распределение документов проводит канцелярия, исходя из оценки содержания документа, и направляет руководителям разных уровней в соответствии с их компетенцией и функционалом.

Например, губернатор края рассматривает корреспонденцию, поступившую от руководителей федеральных органов государственной власти, тогда как министрам и руководителям агентств направляется на рассмотрение корреспонденция, поступившая от заместителей тех же структур. Данный порядок распределения поступившей корреспонденции помогает значительно сократить время прохождения документа от руководителя до конкретного исполнителя, тем самым позволяя исполнителю больше времени уделить на подготовку ответа.

А в СЭД мы разработали отчетную форму «Реестр поступившей корреспонденции» и по запросу руководителя можем получить информацию о количестве документов, адресованных руководителю, и о том, кому они были распределены в соответствии с установленным порядком организации документооборота.

В электронном виде или на бумаге?

Любой входящий документ на бумажном носителе, который поступает в канцелярию, сначала регистрируется в СЭД (заполняется карточка, присваивается регистрационный номер), потом сканируется (за исключением тех документов, которые поступили по электронной почте уже в электронном виде), после чего электронный образ документа связывается с регистрационной карточкой. Затем документ в электронном виде направляется руководителю на рассмотрение и подготовку резолюции, а далее – исполнителю на исполнение.

Документы на бумажном носителе исполнителям не передаются, они хранятся в канцелярии.

Внутренние и исходящие документы всегда создаются в СЭД.

Документ передается в электронном виде, и вся работа с ним ведется также в электронном виде в СЭД: создание документа, его просмотр и редактирование, создание новой версии документа, поиск по атрибутам и т.д.

Внутренние документы подписываются ЭЦП и направляются дальше в электронном виде.

Исходящие документы после подписания ЭЦП распечатываются, подписываются руководителем на бумажном носителе, сканируются и размещаются в СЭД. Документ на бумажном носителе отправляется адресату по почте.

Результаты

Что мы получили при переходе на электронный документооборот:

  • Уменьшились сроки согласования проектов документов за счет движения документов в электронном виде и возможности использования параллельного маршрута согласования, а также уменьшилось время на передачу документов между подразделениями.
  • Процессы движения документов в СЭД прозрачны. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения процесса (исполнение документа, согласование проекта документа).
  • Ведение единых отчетных и аналитических форм позволило перевести систему контроля исполнения документов на другой уровень. Наличие полной информации о месте нахождения документа позволяет в любой момент времени отследить его на всех этапах документооборота (поступление, рассмотрение, прохождение, исполнение).
  • За счет хранения всех документов в единой базе данных обеспечивается быстрый поиск документов. В СЭД создана эффективная справочно-информационная система.
  • В результате внедрения системы сократились трудозатраты на выполнение делопроизводственных функций: тиражирование документов, распечатка документов на принтере. Это позволило уменьшить затраты на материалы: бумагу, тонер, конверты.
  • Все исполнительные органы государственной власти края теперь находятся в едином информационном пространстве. Введена единая технология работы с документами во всех структурных подразделениях Администрации губернатора Пермского края, Аппарата Правительства края, исполнительных органах государственной власти нашего края. Унифицирована подготовка документов, установлены единые требования к их оформлению.

Пройдя этот нелегкий путь – от выбора системы электронного документооборота до ее внедрения – мы поняли, что нет ничего невозможного. Решайтесь, и у вас тоже все получится!

Источник: https://www.delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/34505-opyt-vnedreniya-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-v-ispolnitelnykh-organakh-gosudarstvennoy-vlas/

1С Документооборот

Описание должности Начальник управления Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота 1C

  • Управление
  • Работа с договорами и сопроводительными документами
  • Управление процессами
  • Проектная работа
  • Встроенный почтовый клиент
  • Совместная работа
  • Контроль рабочего времени
  • 1С Документооборот упрощает и оптимизирует работу с документами на предприятии. Программа организует их удобное хранение и быстрый поиск, позволяет сократить затраты времени на составление документации, а заодно повысить ее качество. Это решение можно использовать для автоматизации любых бизнес-процессов, связанных с оформлением, согласованием и даже исполнением документов. 

    Система 1С Документооборот может применяться любыми организациями: коммерческими или государственными, небольшими или крупными, с простой или сложной организационной структурой.

    Программа гибко настраивается, адаптируется под работу конкретной фирмы, может использоваться при работе в любых отраслях, а также при использовании компанией внутренних методологий, правил, практик ведения документооборота.

    Что даст автоматизация документооборота с программой 1С?

    Для чего нужен 1С:Документооборот? Есть пять ключевых преимуществ, которые бизнес получает после внедрения этого программного продукта.

    1. Порядок. Система электронного документооборота позволяет работать с документацией упорядоченно: определяя стандарты и формы для создания документов, четкие правила обработки корреспонденции, исполнения связанных с документацией задач.

      Хранение корпоративного контента организуется с применением настраиваемой системы директорий. Ее структура может быть произвольной: с разделением по группам задач, филиалам, отделам, типам бизнес-процессов и т.п.

      Простая, но эффективная система поиска поможет быстро отфильтровать документы, найти нужные файлы. Документация больше не будет теряться.

    2. Оптимизация. Сотрудники отдельных служб в крупных организациях могут тратить больше 50% рабочего времени только на формирование документации, ее обработку, поиск, внесение данных.

      Автоматизация документооборота помогает освободить это время, чтобы использовать его для более важных задач.

      Оптимизируя работу с документами, можно заодно избавиться от раздутого штата или нерационального использования рабочего времени.

    3. Скорость обработки. Входящие документы, заявки, заказы, обращения от клиентов или контрагентов, внутренние приказы или инструкции — любая документация при использовании СЭД обрабатывается намного быстрее. Это помогает улучшить работу даже тех служб, которые не связаны непосредственно с ведением документооборота: склада, производства, логистики и т.п.

    4. Безопасность. Программа 1С Документооборот обеспечивает надежное хранение данных. Возможно использование дополнительных средств защиты, чтобы исключить доступ посторонних к документации. Продукт поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты документов.

    5. Больше возможностей. Ведение электронного документооборота помогает упростить работу с контрагентами, клиентами, взаимодействие с контролирующими службами, государственными учреждениями. Обмен документами в электронном виде является быстрым, безопасным и максимально эффективным.

    Внедрение документооборота 1С может проводиться вместе с автоматизацией других процессов: программа легко интегрируется с другими решениями 1С и с внешними информационными системами. Она может использоваться при создании единой информационной среды, общей системы для управления предприятием.

    Какие задачи решает автоматизация документооборота?

    Документооборот в 1С — это программа, в составе которой поставляется несколько функциональных блоков для выполнения отдельных задач по работе с документацией. Разработчик выделяет девять основных групп инструментов для автоматизации документооборота.

    Управление

    Это — основная подсистема с базовым функционалом:

    • организация учета исходящих и входящих документов, корреспонденции, внутренних документов и приказов в 1С Документооборот;
    • использование электронных подписей при регистрации, заверении документов;
    • формирование организационно-распорядительной документации;
    • контроль исполнения документов. Последовательное изменение статусов при согласовании, утверждении, рассмотрении, регистрации, исполнении. Для каждого статуса есть несколько состояний;
    • сканирование, штрихкодирование для внесения документов в программу, организации их учета, хранения;
    • формирование архивов, поиск;
    • контроль. Настраивается отдельно по задачам, связанным с документами (рассмотрение в определенный срок, исполнение и контроль исполнительской дисциплины, подписание контрагентом и т.п.).

    Работа с договорами и сопроводительными документами

    Программа помогает максимально автоматизировать такую работу на всех этапах, от подготовки и согласования договоров до передачи их экземпляров, контроля их возврата, срока действия, исполнения, расторжения. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа. В составе подсистемы — расширенный набор инструментов для работы с договорами:

    • проектные задачи: формирование их списка, планирование сроков исполнения, формирование рабочих календарей, аналитики по результатам исполнения;
    • Использование шаблонов. Договорная документация формируется по готовым шаблонам с автоматическим заполнением реквизитов. Для каждого документа создается собственная карточка, в которой указаны все сведения о нем. В карточке отражаются все существующие связи, включая переписку, запущенные процессы, черновики и согласованные версии, вспомогательную информацию;
    • Согласование. Может быть последовательным, параллельным, смешанным, выполняемым по определенным условиям;
    • формирование многосторонних договоров(с участием трех и более сторон), с указанием корреспондентов, возможностью внесения данных о них в шаблон;
    • инструменты автоматического продления или изменения срока действия документа с уведомлением ответственных за него сотрудников;
    • формирование аналитики и отчетности для оценки эффективности работы персонала, составления списков контрагентов, с которыми нужно продлевать договора, для оценки сезонности и других факторов.

    Управление процессами

    При обработке документации возможен автоматический запуск связанных бизнес-процессов. Он является настраиваемым и позволяет собирать отдельные процессы в цепочки, выстраивать их иерархию, задавать последовательность работ, контролировать их исполнение и сроки.

    В программе предусмотрено девять стандартных процессов, запускаемых при работе с документацией (рассмотрение, утверждение, исполнение, ознакомление и т.п.).

    Отдельно в связи с документом можно создавать или запускать дополнительные задачи или процессы, которые отражаются в его карточке. Это могут быть мероприятия в 1С Документооборот, проектные задачи, кадровые процессы и т.п.

    Они являются контролируемыми, с возможностью назначения ответственного сотрудника, проведения мониторинга, формирования аналитики.

    Проектная работа

    В числе базовых функций 1С:Документооборот — ведение проектов и сопровождение такой деятельности. Программа позволяет оптимизировать и выполнить автоматизацию для следующих процессов:

    • Сбор данных по проекту. Предполагает формирование группы объектов (писем, процессов, файлов и пр.), относящихся к конкретному проекту (отражаются в его карточке). При работе с проектными задачами может быстро получить доступ ко всей информации по нему;
    • Планирование задач. Они объединяются в настраиваемую иерархию. Возможно составление календарного плана, установка ограничений, сроков, выполнение других настроек;
    • Исполнение. Проектные задачи отправляются на выполнение по заранее составленному календарю с помощью отдельного процесса, с указанием исполнителей и заданных сроков;
    • Контроль и анализ. Программа позволяет автоматически контролировать сроки завершения отдельных задач или проектов, выполнять учет времени, анализ трудозатрат. Для графического отражения данных может использоваться диаграмма Ганта.

    Встроенный почтовый клиент

    Позволяет работать с входящей и исходящей корреспонденцией в интерфейсе программы, автоматически прикреплять переписку к карточкам проектов, задач или документов, использовать электронную почту для постановки задач. Почта обрабатывается автоматически по заранее настроенным правилам (настройки можно изменять вручную).

    Все письма сохраняются в истории переписки, причем программа может формировать несколько таких историй (с привязкой к конкретному пользователю, документу или процессу). Система поиска писем улучшена, работает быстро и эффективно.

    Дополнительно реализована функция контроля отправки корреспонденции по настраиваемым правилам (ограничение числа получателей, предупреждения при пересылке данных внешним корреспондентам и т.п.).

    Совместная работа

    Совместная работа в 1С:Документооборот организована с помощью сразу нескольких инструментов. Основной — это возможность групповой обработки документов (внесения изменений, согласования, утверждения). Дополнительно доступны следующие функции:

    • подготовка мероприятий с организацией совместной работы над связанной с ними документацией;
    • бронирование помещений (используется справочник помещений, этажей, территорий, позволяет организовывать совещания, планерки, другие встречи);
    • форум — используется для коллективного обсуждения задач, процессов, документов. Возможно выделение разных уровней прав доступа для разных категорий сотрудников.

    Контроль рабочего времени

    1С:Документооборот имеет расширенный набор инструментов для такого контроля.

    Программа позволяет учитывать временные затраты по разным проектам (попроектно, позадачно, по видам работ, отдельным процессам), анализировать расход рабочего времени сотрудниками, планировать и оптимизировать нагрузку на персонал, вести встроенный календарь. В этой подсистеме используется несколько основных инструментов:

    • Календарь. Используется в качестве персонального инструмента планирования с возможностью переноса данных из проектов при формировании графика работ или ручного заполнения. У руководителей, делегатов, отдельных категорий пользователей могут быть расширенные права доступа с возможностью просмотра или редактирования календарей других сотрудников;

    • Отсутствие на рабочем месте. Программа позволяет регистрировать его для каждого сотрудника с указанием времени, причины отсутствия, замещающих сотрудников, внесением примечаний. При отсутствии сотрудника возможен автоматический запуск шаблонных процессов (отправка уведомлений коллегам, переадресация входящих писем и пр.);
    • Отчетность. Возможно формирование ежедневных отчетов сотрудниками, составление сводной отчетной документации с выборкой данных по задачам, проектам и т.п.;
    • Учет и анализ трудозатрат. Выполняется автоматически для отдельных проектов или задач, их групп. Анализ данных может выполняться по видам работ, проектам, для оценки эффективности отдельных сотрудников или рабочих групп.

    Преимущества 1С:Документооборот

    Программа поможет автоматизировать документооборот, организовать его ведение по актуальным нормам и стандартам, с учетом сложившихся практик, внутренних правил и методологий, используемых в компании. У этого продукта есть несколько важных преимуществ.

    Функциональность. Все нужные функции — в одной программе с удобным интерфейсом. Даже базовая конфигурация 1С:Документооборот поставляется с полным набором инструментов для автоматизации.

    Используемый в 1С Документооборот конфигуратор позволяет гибко настраивать отдельные функции, адаптируя их под требования предприятия.

    Программа имеет отличные характеристики, является производительной, стабильной, надежной.

    Соответствие стандартам. Программа учитывает актуальные нормы и требования законодательства к оформлению документов. Она регулярно обновляется: шаблоны, формы, правила заполнения документации и формирования отчетов всегда являются актуальными.

    Безопасность. Программа обеспечивает надежное хранение информации, позволяет распределять права доступа к ней, исключать несанкционированный доступ. Продукт может использоваться вместе с ЭЦП для дополнительной защиты документации.

    Простая интеграция. 1С:Документооборот может использоваться вместе с внешними информационными системами и программами. Решение легко интегрируется с другими продуктами на базе 1С:Предприятие и может использоваться при комплексной, системной автоматизации на предприятии.

    Удобная работа. Интерфейс программы является простым, им легко пользоваться. Продукт поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, дополнительно предусмотрена поддержка пользователей. Для работы можно использовать мобильное приложение (является бесплатным). 

    Гибкая автоматизация. Программа выпускается в четырех конфигурациях (ПРОФ, КОРП, для государственных учреждений и редакция с двуязычным интерфейсом Document Management).

    При автоматизации возможно использование только части подсистем. Программа гибко настраивается, может использоваться вместе со специализированными или отраслевыми решениями.

    Для автоматизации сложных, нестандартных бизнес-процессов возможно внесение изменений в основную конфигурацию.

    Как выполняется автоматизация электронного документооборота?

    Чтобы организовать ведение документооборота в 1С, выполняется внедрение программы. Для этого проводится анализ существующих практик и методик работы с документацией, связанных с нею бизнес-процессов.

    После разработки проекта автоматизации выполняется поставка программы, ее установка, настройка, отладка.

    При использовании программы обязательно выполняется сопровождение, предоставляется техническая и консультационная поддержка, регулярно проводятся обновления. 

    Компания BizCase выполняет внедрение программы 1С:Документооборот и других продуктов 1С в Москве. У нас стоимость системы электронного документооборота с выполнением внедрения минимальна. Мы обеспечиваем высокую эффективность автоматизации, имеет практический опыт таких внедрений, компания является официальным партнером 1С.

    Источник: https://bizcase.ru/company/blog/1s-dokumentooborot/

    Этапы внедрения электронного документооборота

    Описание должности Начальник управления Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота 1C

    30.05.2017

    Автоматизация документооборота из роскоши, которую 5 лет назад могли позволить себе лишь крупные промышленные предприятия и госструктуры, превратилась в насущную необходимость для организаций всех размеров и специализаций.

    Сегодня данная мера повышения эффективности бизнеса доступна всем компаниям без исключения.

    И актуальна она для большинства из них, ведь согласованием договоров, обменом деловой корреспонденцией с поставщиками и клиентами занимаются даже относительно небольшие компании.

    Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот

    В условиях бумажного документооборота на поиск нужного письма, акта, приложения к договору порой уходит до половины рабочего дня. В результате тормозится не только профессиональная деятельность ищущего сотрудника, но и бизнес-процессы предприятия в целом. И такая ситуация повторяется изо дня в день, в результате чего продуктивность организации оставляет желать лучшего.

    Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решает извечную проблему «разбросанности» данных, когда исходники документа хранятся на рабочем компьютере юриста, бумажные версии счетов и актов — в финансовом отделе, а все комментарии и замечания к договорам и сопроводительным документам рассредоточены по электронным ящикам сотрудников. Такое положение дел противоречит всем стандартам IT-безопасности. СЭД же обеспечивает общий доступ к документам для всех вовлечённых в процесс их формирования, согласования и исполнения сотрудников с учётом требований конфиденциальности и защиты корпоративных данных.

    Перечислять все выгоды перехода на электронный документооборот в рамках данной статьи мы не будем. Отметим только, что внедрение СЭД позволяет:

    • сэкономить на зарплате лишних сотрудников канцелярской службы;
    • ускорить процесс согласования договоров и организационно-распорядительной документации на 60%;
    • в 2 раза ускорить доставку документа до адресата;
    • улучшить контроль исполнительской дисциплины;
    • сократить бумажные расходы на 10% (первое время рекомендуется использовать смешанный документооборот: дублировать электронный обмен бумажным);
    • упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.

    Преимущества автоматизации сегодня очевидны даже самым завзятым скептикам. Единственное, что сдерживает организации от внедрения СЭД — это мнимая сложность перехода.

    На самом деле всё не так страшно, и даже предприятия с многовековым укладом легко адаптируются к новым, высокотехнологичным условиям работы.

    Для того чтобы вам легче было отважиться на непростой, но жизненно необходимый шаг, опишем основные этапы внедрения СЭД.

    1) Постановка целей и задач автоматизации

    Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления предприятием. Принимая решение об автоматизации, вы должны чётко осознавать перечень проблем с текущим ведением делопроизводства на предприятии, и понимать, каким образом их можно решить с помощью СЭД.

    2) Предпроектное обследование

    Убедившись в целесообразности внедрения СЭД, можно переходить к изучению особенностей ведения делопроизводства на предприятии:

    • провести ревизию документов;
    • изучить регламенты работы с ними;
    • обследовать маршруты движения корреспонденции, договоров, внутренних приказов и распоряжений;
    • изучить процессы формирования, согласования и заключения контрактов;
    • обследовать процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
    • изучить процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);
    • выявить ключевые требования корпоративной среды;
    • оценить степень соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;
    • исследовать процедуры организации и проведения совещаний;
    • изучить процессы передачи документов в архив;
    • выявить бизнес-процессы, которые реально нуждаются в автоматизации.

    Собранные данные необходимо проанализировать, чтобы определиться с основными требованиями к построению системы электронного документооборота на предприятии.

    3) Оптимизация делопроизводственных процессов

    Прежде чем приступать к разработке системы электронного документооборота организации, необходимо упорядочить и систематизировать саму работу с документами, а также оптимизировать делопроизводственные процессы с учётом возможностей внедряемой СЭД.

    Если на предприятии ранее не было чётких регламентов работы с документами, их надо прописать. Стандартизация делопроизводства предполагает составление процессных инструкций, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности.

    При формировании стандартов ведения документооборота необходимо учитывать также требования ГОСТ Р 15489.

    4) Разработка проекта автоматизации документооборота

    Проектирование СЭД начинается с составления схемы процесса управления документами. Прописываются маршруты движения скан-копий документов, порядок и очерёдность их согласования / исполнения.

    Предусмотрена возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. На этапе разработки системы документооборота предприятия необходимо также определиться с правами доступа сотрудников к корпоративным данным.

    По результатам формализации процессов обработки документов составляется частное техническое задание (ЧТЗ).

    5) Кастомизация типовой конфигурации

    Несмотря на то что современные СЭД («1С:Документооборот», «ДЕЛО») охватывают максимум бизнес-процессов компании любого размера и специализации, в некоторых случаях всё же могут потребоваться доработки типового программного обеспечения.

    6) Этап внедрения СЭД

    Системы электронного документооборота, как правило, внедряются поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:

    • по процессам (сначала автоматизируется обработка писем, договоров и т. д.);
    • по структурным подразделениям (автоматизируется работа канцелярии, договорного отдела и т. д.).

    Программное обеспечение разворачивается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.

    В случае необходимости на этом же этапе можно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), позволяющую визировать документы прямо в электронном виде.

    7) Создание электронного архива

    Логическая структура электронного хранилища и организация доступа сотрудников к нему прорабатываются ещё на этапе проектирования системы электронного документооборота. Поэтому сразу же по завершении внедрения СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив.

    8) Интеграция с другими системами

    Для удобства работы с данными и в целях минимизации рисков дублирования информации систему электронного документооборота можно интегрировать с любой ранее установленной программой автоматизации: финансовой, аналитической, производственной.

    9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств

    Перед запуском системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников. Функционал СЭД осваивают сотрудники канцелярии и руководители всех отделов, в которых планируется использовать программу.

    На этом же этапе автоматизации документооборота разрабатываются руководства для пользователей и документы нормативно-распорядительного характера (положения о СЭД, должностные инструкции и т. д.).

    10) Контроль соблюдения регламентированных процедур

    Следующий за внедрением системы электронного документооборота этап условно называется этапом выхода на запланированную мощность. Это стадия массовой загрузки документов и адаптации сотрудников к новым условиям работы.

    Наибольшая нагрузка здесь ложится на плечи руководителя проекта внедрения со стороны заказчика. Как правило, это гендиректор. Для того чтобы функционал СЭД использовался по максимуму и внедрение быстро окупилось, сотрудников надо «заставить» работать в новой системе.

    На первых порах руководитель должен лично контролировать соблюдение установленного порядка применения СЭД.

    Услуги автоматизации документооборота в ЦФО

    В зависимости от масштабов предприятия и сложности его бизнес-процессов внедрение СЭД может занимать от 3 до 6 месяцев. При этом скорость и качество работ по автоматизации документооборота на 99,9% зависят от профессионализма компании-партнёра.

    В Центральном регионе России за квалифицированной помощью во внедрении СЭД вы можете обратиться в ГК «СофтЭксперт». Мы занимаемся автоматизацией управленческих и учётных процессов с 1999 года, имеем статусы «Золотого партнёра ЭОС» и «Центра компетенций по документообороту фирмы 1С».

    На счету ГК «СофтЭксперт» более 80 успешных проектов автоматизации документооборота на предприятиях самых разных отраслей промышленности.

    Звоните! Все консультации бесплатны.

    • Тарасова Елена Генриховна Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187 E-mail: 187@sfx-tula.ru

    Источник: https://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8561/

    Особенности сопровождения СЭД у крупных заказчиков #внедрение #СЭД #ECMJ

    Описание должности Начальник управления Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота 1C

    Алексей Корепанов, руководитель проектов внедрения DIRECTUM

    После внедрения системы электронного документооборота (СЭД) процессы в компании продолжают развиваться и адаптироваться под меняющееся окружение. Перед компанией встаёт вопрос дальнейшего сопровождения: кто будет курировать развитие и доработку системы в случае возникновения новых запросов к СЭД?

    Небольшие компании, как правило, решают эту задачу самостоятельно или отказываются от сопровождения.

    Однако крупные заказчики предъявляют повышенные требования к сопровождению информационных систем: это связано с более высокими рисками при возникновении нештатных ситуаций, а также большим количеством пользователей, которых необходимо обучать и вовлекать в работу. В этой статье мы рассмотрим практики, которые позволяют крупным заказчикам успешно поддерживать и развивать систему на этапе сопровождения.

    Функциональные и нефункциональные требования

    Если рассматривать поддержку и развитие с точки зрения жизненного цикла информационной системы, то договор на сопровождение заключается уже на этапе промышленной эксплуатации (см. рис. 1). Но основы успешного сопровождения закладываются раньше – еще в период формирования требований к СЭД.

    Рис.1. Жизненный цикл информационной системы

    Например, заказчик запланировал на старте проекта автоматизацию двух бизнес-задач (канцелярия и управление договорами) для работы 1 000 пользователей.

    Через 2-3 года, после внедрения системы, количество пользователей достигает 5 000, а число автоматизированных задач – 10, и система, спроектированная на 1 000 сотрудников, может плохо справляться с пятикратно возросшей нагрузкой.

    В итоге увеличивается вероятность простоя системы, а это ведет к дополнительным рискам при неисполнении жестко регламентированных процессов, к которым относится и договорная работа.

    Для того чтобы избежать дисбаланса между ростом потребностей и развитием системы, важно в самом начале определить не только функциональные требования (какие действия должна выполнять система), но и нефункциональные: доступность, быстродействие, целостность, возможности доработки и настройки и др. В частности, для крупных компаний может быть важно обеспечить круглосуточную работу, одновременное подключение тысяч пользователей, масштабируемость, сохранность данных, безопасность. Поэтому важно на этапе старта проекта определить целевые показатели для этих параметров с учетом потенциального роста задач. Выполнение нефункциональных требований обеспечивается архитектурой информационной системы. Здесь также закладываются требования к системному ПО и оборудованию, и, что немаловажно, к персоналу в команде сопровождения и поддержки.

    Интегрированная команда сопровождения      

    Крупные компании часто пользуются услугами вендора на этапе сопровождения системы, и здесь возникает задача интеграции команды вендора с командой заказчика. Если на этапе внедрения 80% нагрузки по проекту ложится на вендора, то в ходе сопровождения соотношение меняется, и более 80% работы с пользователями, инцидентами и заявками приходится на сотрудников заказчика.

    В связи с этим важно, чтобы у заказчика был выстроен центр компетенций внутри команды сопровождения и развития СЭД. Ее состав может варьироваться в зависимости от масштабов и сложности задач. На одном из наших крупных проектов команда со стороны заказчика состоит из 50 человек:

    ●   Администраторы – 10-15 человек;

    ●   Проектировщики – 10-15 человек;

    ●   Разработчики – 10-15 человек.

    При этом часть команды выполняет функцию Service Desk, а часть – находится на 2 линии поддержки и также отвечает за развитие системы. Команда вендора является 3 линией поддержки и отвечает за решение наиболее критичных инцидентов, затрагивающих всех пользователей. 

    Рис.2. Поддержка вендором

    Что касается развития системы и опережающего решения проблем, то здесь интегрированная команда сталкивается сразу с несколькими процессами в рамках сопровождения:

    1.     Системный мониторинг: требования, по которым система была спроектирована, необходимо анализировать на всем протяжении работы системы.

    2.     Управление изменениями: позволяет выстроить системную работу при большом количестве изменений и доработок.

    3.     Управление знаниями: позволяет снизить количество обращений за счет информирования большого количества пользователей.

    4.     Управление доступом: гарантирует безопасность данных и максимально упрощает для конечного пользователя вопрос прав доступа и подключения к системе.

    5.     Управление инцидентами: направлено на снижение числа инцидентов, возникающих у пользователей, и высокий уровень поддержки.

    Каждый из этих процессов обеспечивает непрерывное развитие СЭД за счет слаженной работы команд вендора и заказчика, а также выстроенных регламентов. Детальные особенности процессов, обеспечивающие эффективную работу всей системы, мы рассмотрим в следующих публикациях.   

    Источник: https://ecm-journal.ru/docs/Osobennosti-soprovozhdenija-SEhD-u-krupnykh-zakazchikov.aspx

    1С: Документооборот. Описание программы

    Описание должности Начальник управления Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота 1C

    1С: Документооборот — программный продукт компании «1С», который предназначен для автоматизации процессов документооборота в организациях любой сферы деятельности.

    Это эффективный инструмент построения и наладки электронного документооборота, позволяющий не только автоматизировать, но и упростить многие процессы.

    Внедрение продукта не потребует больших временных или денежных затрат со стороны руководства, но при этом в обязательном порядке даст возможность более интенсивно развиваться на рынке.

    В бизнесе автоматизация процессов работы с документами имеет различные масштабы и цели. Например, внедрение такой автоматизированной концепции в крупной корпорации, которая решила перейти на электронные документы, предполагает реализацию масштабного проекта, который невозможно сравнить с внедрением аналогичного функционала в небольшой фирме.

    Возможности программы 1С: Документооборот

    Конфигурация 1С: Документооборот — полезный продукт, который позволяет не только вести учет, контролировать и корректировать бизнес-процессы, но также координировать и организовывать деятельность персонала. Продуманный до мелочей функционал и используемые методики обеспечивают полный цикл переработки документации.

    • Централизованное и безопасное хранение внутренних деловых отчетов.
    • Регистрация входящей и исходящей документации.
    • Создание и обработка организационных, информационных, распорядительных и иных актов (в т. ч. договоров, служебных записок и прочих).
    • Получение доступа к бумагам в соответствии с правами каждого конкретного участника.
    • Налаживание взаимодействия специалистов, проверка выполнения и проработки протоколов.
    • Настройка маршрутизации актов, контролирование и анализ их реализации.
    • Контроль трудового времени работников.
    • Автоматическая загрузка оригиналов с электронной почты или со сканера.

    Разработчик предлагает 4 варианта ПО для налаживания автоматизации:

    • Для госучреждений (муниципальных предприятий). Программное обеспечение, которое подходит для государственных инстанций со сложной структурой и большими объемами ежедневной отчетности.
    • КОРП. Речь идет о фирмах, организациях, структурах, которые имеют систему разнообразного и развитого документооборота.
    • ПРОФ. Лучшее решение для организаций с простой структурой и бизнес процессами средней сложности.
    • Document Management. Программное обеспечение с двуязычным оформлением — английской и русской версией интерфейса.

      Чаще всего внедряется на отечественных фирмах, которые имеют зарубежные представительства, филиалы, большая часть персонала которых — иностранцы. За основу взята КОРП редакция.

    1С: Документооборот — универсальная разработка, подходящая для любой отрасли, независимо от штатного количества работников, вида деятельности, организационной формы, которая оперативно и без проблем адаптируется под специфику любого бизнеса.

    Основной функционал программы 1С: Документооборот:

    Корреспонденция (входящая и исходящая)

    Обработка входящих и исходящих документов, отслеживание истории переписки и ответов на входящую корреспонденцию. Для этих целей реализованы типовые наборы процессов.

    Внутренняя документация

    Речь идет про приказы, служебные записки, проектную документацию и любые другие внутренние документы основными читателями которой являются сами работники. Хранение файлов внутреннего назначение ведется в специальных журналах. Для пользователей доступен просмотр всех внутренних документов (которые разрешены им правами), отображаемых в виде сплошного списка.

    Поиск необходимой информации

    Программа хранит информацию в больших объемах, поэтому те, кто использует ПО, могут находить интересующие данные по разным критериям:

    • по реквизитам;
    • по спискам;
    • с помощью полнотекстового поиска;
    • по штрих-кодам.

    В системе используется специальное штрихкодирование. На каждый файл наносится индивидуальный штрих-код. Штрихкодирование в разы упрощает процесс поиска информации: достаточно отсканировать штрих-код, чтобы на экране монитора открылась необходимая карточка.

    Электронные подписи

    Можно использовать электронную подпись (ЭЦП) для визирования, наложения резолюций, согласования, утверждения и других целей.

    Процессы для работы с договорами

    Позволяют проводить и фиксировать процедуру согласования договора, контролировать суммы контрактов, вести записи прихода сопроводительной отчетности, отслеживать жизненный цикл, а также факт поступления оригиналов и копий договоров с подписями и печатями.

    Обработка файлов

    Ежедневно пользователи создают и редактируют различные файлы. В 1С:Документооборот предусмотрена привязка их к отдельным карточкам, возможность управления их жизненным циклом, автоматическое заполнение файлов данными из электронного документа, версионирование.

    Встроенная почта

    Другое название — «бизнес-почта». Имеет такое же назначение, что и большинство почтовых сервисов. Важное отличие — встроенная в конфигурацию почта дополнена новыми функциями (насчитывается более 40). Последние существенно упрощают процесс переписки и выполнения заданий, связанных с входящей и исходящей корреспонденцией.

    Бизнес-процессы и поручения

    Бизнес-процесс — важная часть, на которой базируется построение эффективной работы отдельных специалистов и компании в целом. Отслеживание бизнес-процессов позволяет определять точность осуществления поручений и операций с целью повышения качества работы организации в целом.

    По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов:

    • Рассмотрение — Этап, во время которого руководитель определяет задания и исполнителей путем проставления резолюций.
    • Исполнение — Предполагает передачу визированного руководителем или службой акта исполнителям, согласно списку, а также контролирующей службе для обеспечения своевременного исполнения поставленных приказов.
    • Согласование — Бизнес-процесс, во время которого определенные респонденты дорабатывают карточку и вносят в нее дополнения (изменения), после чего она передается инициатору с целью последующей обработки и определения дальнейших действий.
    • Утверждение/Подписание — Процесс, во время которого файл возвращается автору с целью доработки или ознакомления с резолюцией.
    • Регистрация — Предполагает участие секретаря, который проставляет регистрационный номер, печать и выполняет отправку корреспонденту.
    • Ознакомление — Предполагает информирование экспертов, которые внесены в список, с текстовым содержимым.

    Это основные процессы, которые могут быть доработаны и усложнены. В соответствии с особенностями и спецификой каждого учреждения могут быть составлены более сложные маршруты перемещения удостоверений с переходами из одного подразделения в другое.

    Управление проектами

    Отдельный блок, позволяющий разбить разные виды обязанностей по отдельным проектам. Еще одна задача, с которой помогает справиться данный параметр — проверка осуществления проектов (начиная с разработки и ведения плана, заканчивая его реализацией).

    Трудовое время

    Достаточно простой функциональный блок, с помощью которого ведется отслеживание выполненных в течение дня приказов, а также решенных вопросов, на которые было потрачено время. Любые данные блока вносятся с конкретной привязкой к отчетам. Позволяет оценить, насколько эффективно расходуется время, предоставляемое персоналу.

    Учет отсутствующих работников

    Очень полезная функция, которая позволяет фиксировать факт отсутствия сотрудника на месте и находить варианты замены ответственных лиц среди персонала, которые могут выполнить поставленные задачи на соответствующих этапах реализации проекта вместо отсутствующего работника.

    Контроль исполненияя

    Встроенный механизм контроля воспроизведения поставленных задач, который предполагает:

    • контроль сроков выполнения проектов;
    • расчет рабочего времени по видам должностей;
    • проведение анализа затрат рабочего времени служб, подразделений и отдельных лиц.

    Мероприятия

    Функция, позволяющая вести учет запланированных на предприятии встреч — совещаний, заседаний, собраний, а также фиксировать результаты и принятые на таких мероприятиях решения.

    Бронирование помещений для проведения мероприятий – это функциональный блок, с помощью которого проводится определение и фиксация помещения, где будет проведено мероприятие. Благодаря доступу к данной информации, каждый участник мероприятия может оперативно находить помещения на плане.

    Программный форум

    Используется для решения рабочих вопросов во время формального или неформального общения на форуме. Общение наиболее эффективно на этапе консультирования новых сотрудников опытными специалистами.

    Управление правами доступа

    Функция, которая определяет и разграничивает права доступа отдельных пользователей к базе.

    В наше время, каждый бизнес должен тестировать, внедрять и запускать как можно больше инновационных решений для упрощения и автоматизации деловых течений.

    Простой интерфейс и удобный функционал 1С: Документооборот обеспечивает быстрое освоение софта пользователями и сотрудниками торговых предприятий, сферы оказания услуг, промышленных производств и бюджетных структур.

    Использование такой платформы откроет новый виток развития компании и упростит дальнейшее ее существование на рынке.

    Источник: https://itcons99.ru/catalog/otroslevie/tipovie/dokumentooborot/dokumentooborot-opisanie-programmyi/

    Все HR- сотруднику
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: