Описание должности Начальник управления Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота Microsoft SharePoint

Содержание
  1. Обзор СЭД на SharePoint
  2. EOS for SharePoint
  3. DocSpace
  4. WSS
  5. Электронный документооборот на базе MS Microsoft Sharepoint. Особенности настройки
  6. Какие задачи решает СЭД?
  7. Основные модули СЭД
  8. Системы электронного документооборота: критерии выбора
  9. Технологии электронного документооборота
  10. Стоимость внедрения СЭД на Sharepoint
  11. Плюсы и минусы СЭД на Sharepoint
  12. Отличия СЭД на Sharepoint
  13. Делайте выводы
  14. Внедрение автоматизированной системы на базе Microsoft SharePoint Server и Microsoft Dynamics CRM. РОСНАНО
  15. Решение
  16. Результаты
  17. Этапы внедрения электронного документооборота
  18. Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот
  19. 1) Постановка целей и задач автоматизации
  20. 2) Предпроектное обследование
  21. 3) Оптимизация делопроизводственных процессов
  22. 4) Разработка проекта автоматизации документооборота
  23. 5) Кастомизация типовой конфигурации
  24. 6) Этап внедрения СЭД
  25. 7) Создание электронного архива
  26. 8) Интеграция с другими системами
  27. 9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств
  28. 10) Контроль соблюдения регламентированных процедур
  29. Услуги автоматизации документооборота в ЦФО

Обзор СЭД на SharePoint

Описание должности Начальник управления Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота Microsoft SharePoint

Решила однажды компания N из уездного города NN навести порядок и установить себе систему электронного документооборота.  Задачи определила и цели понаписала.

Денег только в обрез было, кризис бюджетов  уже подкрался. Пошел тогда ИТ-муромец в амбарах капаться и по сусекам скрести (где ИТ-баба была – непонятноJ).

Наскреб SharePoint и подумал: отчего ж мне СЭД на SharePoint не поставить? Ну-ка, что у нас купцы на рынке продают?

То была присказка, а теперь сказка будет.

Хорошо это или плохо, но сегодня решений для документооборота на базе SharePoint много.

Практически каждый уважающий себя поставщик СЭД предлагает более или менее функциональный модуль, который помогает превратить портал SharePoint в среду для работы с документами.

Однако «более или менее» — не вариант (помните, задачи определили и цели понаписали), нужна полнофункциональная система работы с документами нового поколения на SharePoint 2013.

О том, с какими системами встретился ИТ-муромец на специализированной выставке Docflow, проходившей в середине мая 2015 года, и будет эта сказка. Или все-таки быль?

EOS for SharePoint

Сайт: eos4sp.ru

EOS for SharePoint представлено в 2008 году самым, пожалуй, известным разработчиком. На сегодняшний день работает на базе SharePoint 2013.

Функционал стандартный — работа с документами, поручениями, отчетами и электронным архивом.  Предусмотрены специальные приложения для iOS, Windows 7 и Windows 8, поддержка поточного сканирования прямо в базу данных и работа с ЭЦП российских крипто-провайдеров.

Разработчики заявляют, что предоставляют «сверхбыстрый поиск» с временем отклика до 1 секунды, а также интеграцию с другими разработками ЭОС.

Внедрение системы производится силами специалистов «ЭОС» или партнерами. Серверная лицензия на ЭОС стоит 50 тысяч рублей, а цена одного полного рабочего места (есть еще «читатели» без права изменения и «участники совещаний») составляет около 7500 рублей.

ИТ-муромец стал узнавать дальше. И вот что узнал:

  • удивляет срок выхода новых версий. Например, версия под SharePoint 2013 появилась только через год после выхода официальной версии этой платформы. И это при том, что разработчики получают доступ к новым продуктам задолго до их анонса.
  • Разработчики заявляют о правильном методологическом подходе. Он показался ИТ-муромцу сложным и хм.. кривоватым. Очень сомнительная эргономичность основного звена – регистрационной карточки.
  • сложные маршруты трудно реализовать.
  • стоимость решения существенно возросла, когда дело дошло до конкретики.

DocSpace

Сайт: docspace.ru

DocSpace на рынке с 2003 года и специализируется исключительно на разработке СЭД/ECM на базе Microsoft SharePoint. Коробочное решение, которое можно установить, в том числе, своими силами. В DocSpace не производилось серьезных  изменений в ядро MS SharePoint, решение работает как модульная надстройка.

Несмотря на относительную молодость, функциональность решения многогранная: как стандартная (все виды документов, поручения, отчетность, архив) так и дополнительная (например, заявки на оплату счетов).

Разработчик заявляет, что любая функциональность наращивается легко и штатными средствами, без привлечения программистов.  Есть готовые приложения для Windows 8 и iOS и облачная версия на MS Azure.

Внедрение производится партнерами.

Абсолютно прозрачное ценообразование.

Поставщик сразу сообщает, что решение при продаже в собственность будет стоить 350 тысяч рублей на сервер с 50 пользователями, в число которых уже входят лицензии на разработчика и администратора.

Добавление каждого дополнительного пользователя будет стоить еще 1 тысячу рублей. При формировании весьма конкретного предложения стоимость лицензий не выросла.

Что еще разузнал ИТ-муромец о DocSpace:

  • Нет готовой функциональности по потоковому сканированию, предлагают встроенные решения сторонних разработчиков.
  • В наличии всего несколько сильных партнеров.

WSS

Сайт: wss-consulting.ru

Компания WSS Consulting — еще один специалист по работе с SharePoint из России предлагает вполне зрелое решение для организации документооборота на базе SharePoint.

WSS Docs обладает типовыми возможностями и предназначена для крупных территориально распределенных организаций.

Имеет собственные интерфейсы API для доработки.

Разработчики уверены в быстродействии и масштабируемости системы, а также в удобстве интерфейса.

Ценообразование прозрачное, но не дешевое — от 1 096 000 руб.

Источник: http://SmartSourcing.ru/blogs/obzory_tehnologiy_uslug_i_produktov/2813

Электронный документооборот на базе MS Microsoft Sharepoint. Особенности настройки

Описание должности Начальник управления Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота Microsoft SharePoint

За последние два десятилетия СЭД (системы электронного документооборота) все плотнее завоевывали свою рыночную нишу. От автоматизации работы с документами они перешли к управлению процессами в компаниях, оптимизируя их, снижая временные и финансовые расходы.

В 2013 году СЭД были внедрены уже в восьмидесяти ведомствах России, в том числе Минкультуры, Минфине, Минтрансе, ФНС и т.д. В 2015 году российский рынок СЭД вырос на 10% и достиг общей отметки в 37,8 млрд руб.

А в 2017 году выручка некоторых отдельных компаний по этому направлению выросла до 50%. Отраслевые аналитики выражают мнения, что СЭД вполне могут стать основой корпоративных информационных систем всех предприятий.

И заметную долю на рынке занимают СЭД на Sharepoint.

Чем же объясняется такая популярность систем?

Какие задачи решает СЭД?

Исходя из этих функций, система выполняет  следующие задачи:

  1. Хранение документов по заданным правилам, позволяющим внедрять электронный документооборот sharepoint и в частных фирмах и в госструктурах. Сюда входят: регистрация всех входящих документов, работа с заявками клиентов, поддержка служебных списков и т.д.
  2. Маршрутизация документов и назначение прав доступа для работы с ними. Маршрутизация может быть как свободной, так и жесткой.
    • Свободная маршрутизация электронного документооборота microsoft sharepoint – пользователь меняет маршрут прохождения документа.
    • Жесткая маршрутизация документооборота на sharepoint – маршруты заданы и изменениям не подлежат.
  3. Контроль исполнения поручений. При нем могут осуществляться действия: визирование, согласование, наложение резолюции, уведомление работников о поступлении документов, автоматический контроль сроков исполнения документов.
  4. Создание отчетов о работе с документами. В отчеты документооборота на платформе Shrepoint могут входить: занятость работников, выполнение работ и их просрочка. Отчеты могут создаваться специально для каждого клиента.
  5. Быстрый поиск документов. Он может осуществляться по названиям, полям, вложенным файлам. Доступен и сложный поиск.

То есть система электронного документооборота обеспечивает работу с документами на всех стадиях: от создания документа до контроля его исполнения.

Основные модули СЭД

Среди основных модулей системы выделяют:

  • Договорный документооборот (ДДО).
  • Организационно-распорядительный документооборот (ОРД).
  • Канцелярия (регистрация входящей и исходящей корреспонденции).
  • Электронный архив

Модули обеспечивают получение и первоначальную обработку данных, их регистрацию и систематизацию, обработку и сохранение, распределение информации и документов по пользователям, передачу данных между системами, хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Системы электронного документооборота: критерии выбора

Существует множество разных платформ для СЭД, которые используют как крупные, так и небольшие компании. Среди них, например: Alfresco, IBM Notes/Domino, JBoss, IBM FileNet и Abbyy (Аби)FlexiCapture, OpenText,CUBA. Решения компании ЭОС, как и тысяч других всемирно известных компаний, базируются на Microsoft SharePoint.

Самих систем также существует большое множество, и не стоит слепо доверять каждому отзыву из них. Вполне может так получиться, что разрекламированная и широко использованная СЭД именно вам не подойдет.

Так что, выбирая СЭД, стоит уделить внимание деталям, удовлетворяющим вашим запросам:

  • Функциональность СЭД. Она определяется в том числе возможностью расширения системы.
  • Расчет финансового риска. То есть необходимо соотнести стоимость затрат и окупаемости СЭД.
  • Производитель. Тут лучше опираться на реальные рекомендации.
  • Соответствие российскому законодательству. Если система не отвечает этому критерию, траты будут напрасными.
  • Ваши личные пожелания. Сюда стоит включить не просто ответ на вопрос, «Что же я хочу», а конкретные задачи, которые ваша компания желает предъявлять системе в процессе ее эксплуатации. Не исключено, что вам не потребуется полный функционал, достаточно модульного принципа лицензирования системы.

Технологии электронного документооборота

По технологиям СЭД подразделяются на 3 основных типа, это:

  1. Клиент-серверные системы. Здесь главные модули данными размещены на выделенном сервере. Клиентская часть – своего рода отдельный интерфейс взаимодействия пользователя и системы. Главный плюс – скорость и надежность. Минус – на каждый компьютер необходимо установить клиентское приложение.
  2. Системы на основе web технологий. Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Среди достоинств – доступ к СЭД возможен с удалённых компьютеров, без необходимости устанавливать клиентское приложение.
  3. Облачные СЭД. Почти аналогичны технологичным системам, но в них используется сервер хостинг-провайдера.

Стоимость внедрения СЭД на Sharepoint

Какие расходы понесёт организация при переходе на электронный документооборот? Рассмотрим основные расходы:

  1. Лицензии на ПО.
  2. Сервер приложения СЭД. Сюда входит: оборудование, лицензии на ПО сервера, затраты на переход на СЭД.
  3. Введение системы в работу. На этом этапе также нужно выполнить задачи, на которые потребуется планировать расходы. Это: настройка, доработка, установка и конфигурирование ПО, интеграция с другими системами, обучение работников и т.д.
  4. Расходы в процессе работы. В них стоит включить: сопровождение, консультации, обновления версий и ПО.

К слову, на последнем пункте можно сэкономить, если обратиться к специалистам, которые бесплатно предоставят вам демо-версию, обучающие ролики и подробные инструкции по пользованию системой документооборота.

Плюсы и минусы СЭД на Sharepoint

Единственный минус СЭД на Sharepoint — высокая стоимость лицензий, хотя при минимальных требованиях можно использовать и бесплатный Sharepoint 2013 Foundation

А плюсов можно перечислить немало. Среди них выделим:

  • очень гибкая платформа, позволяющая реализовать практически любой функционал,
  • масштабируемость,
  • постоянное развитие от вендора,
  • удобный и понятный интерфейс,
  • нативная интеграция с офисными программными продуктами
  • удобство управления бизнес процессами и их маршрутизации,
  • удобное расположение библиотек и навигация по разделам и фильтрация,
  • гибкая система доступа,
  • возможности делегирования и замещения,
  • мощная и кастомизируемая система поиска

Кроме того, на одной ферме с СЭД на базе Sharepoint можно организовать портал и проектный офис и связать данные модули между собой.

Отличия СЭД на Sharepoint

В отличии от других платформ СЭД на Sharepoint легко интегрируется со всеми программными решениями на платформе Microsoft, а также с внешними системами, такими как 1С и CRM.

СЭД на Sharepoint чаще всего — готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок. Разработка на заказ не повлечет больших временных затрат, а значит, внедрение подобной системы занимает минимум времени (от пары недель до нескольких месяцев).

СЭД на Sharepoint имеет соответствие закону о персональных данных ФЗ-152, адаптирована к требованиям российского документооборота. Может внедряться в крупных, в том числе территориально-распределенных организациях.

Также с системой документооборота на Sharepoint имеется возможность организации юридически-значимого электронного документооборота с помощью электронной подписи (ЭП). Поддерживается широкий круг российских и западных криптопровайдеров. Вы имеете возможность установки облачной системы или гибридной установки электронного документооборота на Sharepoint.

Делайте выводы

Подведем итог, что позволяют вам системы электронного документооборота на Sharepoint:

  • уменьшить время доступа к данным;
  • сокращения дублирования информации;
  • упрощение доступа к данным;
  • улучшение хранения документации;
  • автоматизация бизнес процессов;
  • улучшение качества обслуживания клиентов;
  • повышение дисциплины и качества работы;
  • оптимизация хранения данных.

Источник: https://isdk.ru/jelektronnyj-dokumentooborot-na-baze-ms-microsoft-sharepoint-osobennosti-nastrojki/

Внедрение автоматизированной системы на базе Microsoft SharePoint Server и Microsoft Dynamics CRM. РОСНАНО

Описание должности Начальник управления Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота Microsoft SharePoint

Компания РОСНАНО основана в 2007 году для реализации политики в сфере нанотехнологий, развития инновационной инфраструктуры и выступает соинвестором в проектах при создании объектов нанотехнологической инфраструктуры, например, центров коллективного пользования, бизнес-инкубаторов и фондов раннего инвестирования, выбирая приоритетные направления инвестирования на основе долгосрочных прогнозов развития, к разработке которых привлекаются ведущие российские и мировые эксперты.

Для регистрации заявок на проекты требовалось решение, которое бы обеспечило оперативный доступ к информации и документам по заявкам, позволяющее отслеживать статусы заявок и полноценно вести реестр. Для автоматизации одного из основных бизнес процессов было принято решение построить Автоматизированную систему управления «Портфель проектов РОСНАНО» (АСУ ППК) на базе приложений Microsoft.

Решение

Реализация проекта проходила в несколько этапов в течение шести месяцев. На первом этапе специалистами компании Softline было проведено обследование бизнес-процессов, определены требования к проекту и подготовлено техническое задание. В результате была определена логика работы будущей системы, создан и протестирован прототип системы.

Система АСУ ППК реализована на основе двух приложений:

  • Подсистема ввода данных, разработанная на базе бизнес приложения Microsoft Dynamics CRM.
  • Подсистема отображения данных и размещения электронных копий документов, разработанная на базе платформы Microsoft SharePoint Server.

Первая подсистема кроме ввода данных дает возможность очень быстро управлять объектами бизнес логики на основе стандартных возможностей CRM системы.

Подсистема отображения данных представляет собой специализированные web-части портала Microsoft SharePoint Server, которые отображают данные из Microsoft CRM на основе BDC (Business Data Catalog). Объекты системы представлены в настраиваемых списках с возможностью атрибутивного и полнотекстового поиска с удобной для пользователей системой навигации.

В ходе проекта специалистами компании Softline на базе продуктов Microsoft Dynamics CRM и Microsoft SharePoint Server были разработаны программные модули: модуль представления данных через внутренний портал, модуль хранения электронных копий документов, модуль настраиваемых оповещений и модуль отчетности.

Посредством технологии Business Data Catalog (SharePoint) и IFRAME (Dynamics CRM) проведена двусторонняя интеграция системы управления взаимодействием с клиентами Microsoft Dynamics CRM и портала на базе Microsoft SharePoint Server. Благодаря двусторонней интеграции пользователи, работая в подсистеме ввода в Microsoft Dynamics CRM, получили возможность просматривать документы, хранящиеся на Microsoft SharePoint.

Сотрудниками компании Softline для пользователей и IT-специалистов РОСНАНО созданы инструкции и проведен тренинг по работе с системой «Портфель проектов РОСНАНО». Для последующей модернизации и масштабирования система переведена на поддержку и сопровождение.

Результаты

После завершения внедрения автоматизированной системы «Портфель проектов РОСНАНО» и интеграции Microsoft Dynamic CRM с Microsoft SharePoint Server пользователи получили удобное решение для ведения и эффективной работы с реестром инвестиционных заявок, разного рода контактной информацией и т.  д. За счет удобства и настраиваемости интерфейса существенно возросла вовлеченность сотрудников в использование системы на всех уровнях организации.

К основным преимуществам системы пользователи относят:

  • Оперативный доступ к информации реестров.
  • Возможность исторических данных, например статусов заявок.
  • Наличие библиотек документов по заявкам, проектам.
  • Возможность совместной работы над документами.
  • Наличие проверочных отчетов, предназначенных для контроля соблюдения внутренних правил компании по ведению реестра. Возможность формирования отчетов из разных приложений.
  • Возможность фильтрации и сортировки документов по заданным параметрам.
  • Полнотекстовый и атрибутивный поиск.

Для удобства работы в системе настроена возможность объединения с программными продуктами Microsoft Office.

 «Для решения бизнес-задачи заказчика мы могли предложить несколько различных вариантов решений – от разработки системы «с нуля», что потребовало бы много времени и усилий, до внедрения коробочной системы, что в свою очередь не позволило бы получить в полной мере гибкое тиражируемое решение. В силу сжатых сроков проекта и быстрого развития функционала системы был реализован комбинированный вариант – использование коробочных приложений с необходимой кастомизацией и программной доработкой функционала под нужды заказчика. Специалисты нашей компании внедряют портальные решения на базе продуктов Microsoft с 2004 года и накопили значительный опыт в интеграции технологий, выработав за это время собственные методики и алгоритмы, позволяющие адаптировать решения к потребностям наших заказчиков. Подход к проекту и опыт позволил специалистам Softline выполнить проект в срок и дать пользователям компании полноценное решение, удовлетворяющее бизнес-задачам, с возможностью последующего развития и модернизации».

Роман Романцов, руководитель департамента решений Microsoft компании Softline

Источник: https://softline.ru/about/projects/rusnano

Этапы внедрения электронного документооборота

Описание должности Начальник управления Внедрение и сопровождение систем электронного документооборота Microsoft SharePoint

30.05.2017

Автоматизация документооборота из роскоши, которую 5 лет назад могли позволить себе лишь крупные промышленные предприятия и госструктуры, превратилась в насущную необходимость для организаций всех размеров и специализаций.

Сегодня данная мера повышения эффективности бизнеса доступна всем компаниям без исключения.

И актуальна она для большинства из них, ведь согласованием договоров, обменом деловой корреспонденцией с поставщиками и клиентами занимаются даже относительно небольшие компании.

Коротко о преимуществах перехода на электронный документооборот

В условиях бумажного документооборота на поиск нужного письма, акта, приложения к договору порой уходит до половины рабочего дня. В результате тормозится не только профессиональная деятельность ищущего сотрудника, но и бизнес-процессы предприятия в целом. И такая ситуация повторяется изо дня в день, в результате чего продуктивность организации оставляет желать лучшего.

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) решает извечную проблему «разбросанности» данных, когда исходники документа хранятся на рабочем компьютере юриста, бумажные версии счетов и актов — в финансовом отделе, а все комментарии и замечания к договорам и сопроводительным документам рассредоточены по электронным ящикам сотрудников. Такое положение дел противоречит всем стандартам IT-безопасности. СЭД же обеспечивает общий доступ к документам для всех вовлечённых в процесс их формирования, согласования и исполнения сотрудников с учётом требований конфиденциальности и защиты корпоративных данных.

Перечислять все выгоды перехода на электронный документооборот в рамках данной статьи мы не будем. Отметим только, что внедрение СЭД позволяет:

  • сэкономить на зарплате лишних сотрудников канцелярской службы;
  • ускорить процесс согласования договоров и организационно-распорядительной документации на 60%;
  • в 2 раза ускорить доставку документа до адресата;
  • улучшить контроль исполнительской дисциплины;
  • сократить бумажные расходы на 10% (первое время рекомендуется использовать смешанный документооборот: дублировать электронный обмен бумажным);
  • упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.

Преимущества автоматизации сегодня очевидны даже самым завзятым скептикам. Единственное, что сдерживает организации от внедрения СЭД — это мнимая сложность перехода.

На самом деле всё не так страшно, и даже предприятия с многовековым укладом легко адаптируются к новым, высокотехнологичным условиям работы.

Для того чтобы вам легче было отважиться на непростой, но жизненно необходимый шаг, опишем основные этапы внедрения СЭД.

1) Постановка целей и задач автоматизации

Целью внедрения СЭД всегда является повышение эффективности управления предприятием. Принимая решение об автоматизации, вы должны чётко осознавать перечень проблем с текущим ведением делопроизводства на предприятии, и понимать, каким образом их можно решить с помощью СЭД.

2) Предпроектное обследование

Убедившись в целесообразности внедрения СЭД, можно переходить к изучению особенностей ведения делопроизводства на предприятии:

  • провести ревизию документов;
  • изучить регламенты работы с ними;
  • обследовать маршруты движения корреспонденции, договоров, внутренних приказов и распоряжений;
  • изучить процессы формирования, согласования и заключения контрактов;
  • обследовать процедуры регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
  • изучить процессы инициации, утверждения, исполнения и утилизации внутренней документации (ОРД);
  • выявить ключевые требования корпоративной среды;
  • оценить степень соответствия текущей делопроизводственной деятельности предприятия требованиям законодательства РФ и отраслевым стандартам;
  • исследовать процедуры организации и проведения совещаний;
  • изучить процессы передачи документов в архив;
  • выявить бизнес-процессы, которые реально нуждаются в автоматизации.

Собранные данные необходимо проанализировать, чтобы определиться с основными требованиями к построению системы электронного документооборота на предприятии.

3) Оптимизация делопроизводственных процессов

Прежде чем приступать к разработке системы электронного документооборота организации, необходимо упорядочить и систематизировать саму работу с документами, а также оптимизировать делопроизводственные процессы с учётом возможностей внедряемой СЭД.

Если на предприятии ранее не было чётких регламентов работы с документами, их надо прописать. Стандартизация делопроизводства предполагает составление процессных инструкций, внесение поправок в должностные инструкции и корпоративную политику IT-безопасности.

При формировании стандартов ведения документооборота необходимо учитывать также требования ГОСТ Р 15489.

4) Разработка проекта автоматизации документооборота

Проектирование СЭД начинается с составления схемы процесса управления документами. Прописываются маршруты движения скан-копий документов, порядок и очерёдность их согласования / исполнения.

Предусмотрена возможность параллельного рассмотрения и совместной работы с документом для всех ответственных лиц. На этапе разработки системы документооборота предприятия необходимо также определиться с правами доступа сотрудников к корпоративным данным.

По результатам формализации процессов обработки документов составляется частное техническое задание (ЧТЗ).

5) Кастомизация типовой конфигурации

Несмотря на то что современные СЭД («1С:Документооборот», «ДЕЛО») охватывают максимум бизнес-процессов компании любого размера и специализации, в некоторых случаях всё же могут потребоваться доработки типового программного обеспечения.

6) Этап внедрения СЭД

Системы электронного документооборота, как правило, внедряются поэтапно, по одному из двух возможных сценариев:

  • по процессам (сначала автоматизируется обработка писем, договоров и т. д.);
  • по структурным подразделениям (автоматизируется работа канцелярии, договорного отдела и т. д.).

Программное обеспечение разворачивается на рабочих ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы, разграничиваются права доступа к документам в соответствии с должностными обязанностями сотрудников.

В случае необходимости на этом же этапе можно внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), позволяющую визировать документы прямо в электронном виде.

7) Создание электронного архива

Логическая структура электронного хранилища и организация доступа сотрудников к нему прорабатываются ещё на этапе проектирования системы электронного документооборота. Поэтому сразу же по завершении внедрения СЭД все данные можно загружать в единый электронный архив.

8) Интеграция с другими системами

Для удобства работы с данными и в целях минимизации рисков дублирования информации систему электронного документооборота можно интегрировать с любой ранее установленной программой автоматизации: финансовой, аналитической, производственной.

9) Обучение персонала и подготовка пользовательских руководств

Перед запуском системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию в обязательном порядке проводится массовое обучение сотрудников. Функционал СЭД осваивают сотрудники канцелярии и руководители всех отделов, в которых планируется использовать программу.

На этом же этапе автоматизации документооборота разрабатываются руководства для пользователей и документы нормативно-распорядительного характера (положения о СЭД, должностные инструкции и т. д.).

10) Контроль соблюдения регламентированных процедур

Следующий за внедрением системы электронного документооборота этап условно называется этапом выхода на запланированную мощность. Это стадия массовой загрузки документов и адаптации сотрудников к новым условиям работы.

Наибольшая нагрузка здесь ложится на плечи руководителя проекта внедрения со стороны заказчика. Как правило, это гендиректор. Для того чтобы функционал СЭД использовался по максимуму и внедрение быстро окупилось, сотрудников надо «заставить» работать в новой системе.

На первых порах руководитель должен лично контролировать соблюдение установленного порядка применения СЭД.

Услуги автоматизации документооборота в ЦФО

В зависимости от масштабов предприятия и сложности его бизнес-процессов внедрение СЭД может занимать от 3 до 6 месяцев. При этом скорость и качество работ по автоматизации документооборота на 99,9% зависят от профессионализма компании-партнёра.

В Центральном регионе России за квалифицированной помощью во внедрении СЭД вы можете обратиться в ГК «СофтЭксперт». Мы занимаемся автоматизацией управленческих и учётных процессов с 1999 года, имеем статусы «Золотого партнёра ЭОС» и «Центра компетенций по документообороту фирмы 1С».

На счету ГК «СофтЭксперт» более 80 успешных проектов автоматизации документооборота на предприятиях самых разных отраслей промышленности.

Звоните! Все консультации бесплатны.

  • Тарасова Елена Генриховна Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187

    E-mail: 187@sfx-tula.ru

Источник: https://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8561/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: