Переход сотрудников компании из офиса на удаленную работу

Содержание
  1. Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2020
  2. Какие отделы можно перевести на удаленную работу?
  3. Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ
  4. О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу
  5. Причина изменений условий трудового договора
  6. Место работы
  7. Режим работы
  8. Охрана труда
  9. Материальные ценности
  10. Средства связи
  11. Контроль
  12. Требования к рабочему месту удаленного сотрудника
  13. Табели
  14. Собрания
  15. Отчеты
  16. Психологические особенности удаленной работы
  17. Переход сотрудников компании из офиса на удаленную работу
  18. Кому это нужно
  19. Оправданные затраты
  20. Персонал согласен!
  21. Испорченный телефон
  22. Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон
  23. Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку
  24. Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно
  25. Какие условия нужно указать при изменении трудового договора
  26. Методичка по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт — Офис на vc.ru
  27. Задача
  28. Подготовка ИТ-службы
  29. Подготовка софта
  30. Обязательный софт
  31. Подготовка кадровой службы
  32. Принципы эффективной удаленной работы
  33. Принципы организации рабочего места сотрудника.
  34. Старт работы в режиме home office

Переводим сотрудников на удаленную работу: инструкция-2020

Переход сотрудников компании из офиса на удаленную работу

20 марта 2020

Ольга Корженевская

8 минут

16 марта Минтруда России разместило на своем сайте Методические рекомендации по режиму труда органов государственной власти, местного самоуправления и организаций с участием государства в связи с форс-мажорной ситуацией с распространением китайского вируса. 

Руководству бюджетных организаций и госкомпаний рекомендуют по возможности перевести сотрудников на удаленную работу. Для дежурного персонала предлагается ввести гибкий график, чтобы люди как можно меньше пересекались между собой.

С 17 марта дистанционно стали работать и сотрудники АБиУС. Мы перевели Академию на удаленную работу всего за сутки, хотя коллектив достаточно большой. В статье специалистам по кадрам расскажем, как правильно перевести работников на удаленку и ничего не забыть.

Какие отделы можно перевести на удаленную работу?

Придя сегодня в кабинет, вы узнали, что от начальника поступило распоряжение – организовать перевод сотрудников на дистанционную работу. Если у вас в коллективе человек 5, это не так страшно. Но когда в штате 70-100 специалистов, работа предстоит большая. Итак, с чего начать?

Для начала составьте список сотрудников, которых планируется переводить на удаленную работу. Как правило, первыми в организации на дистант уходят программисты, административный персонал, служба поддержки.

Удаленно, но не менее эффективно может работать руководство, бухгалтерия и другие сотрудники, которые пользуются системой электронного документооборота. На рабочих местах оставьте только дежурный персонал.

Как правильно оформить перевод сотрудников на удаленную работу в соответствии с ТК РФ

Дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».

Для того, чтобы перевести коллектив на удаленный режим, вам понадобятся:

  • протокол общего собрания трудового коллектива
  • приказ о переводе сотрудников на удаленную работу
  • заявления от сотрудников о переходе на удаленку
  • дополнительные соглашения к основному трудовому договору

Начать стоит с проведения общего собрания сотрудников, на котором оповестить коллектив о новом порядке работы. По его итогам готовится протокол о общего собрания трудового коллектива.

Затем готовится приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу. В приказе важно указать, на какой период, почему и зачем сотрудников переводят на дистант, какие меры предпринимает работодатель для защиты своих работников в связи со сложившейся ситуацией. В Академии мы установили срок действия удаленного режима – 1 месяц, пока не пройдет угроза распространения вируса.

Все сотрудники должны написать заявления о переходе на удаленную работу. В заявлении указывается, с какого числа сотрудник планирует начать работать удаленно, его должность. Вы можете использовать такой образец:

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах –  угрозу распространения в России  опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Требования к рабочему месту удаленного сотрудника

Работодатель не обязан непосредственно заниматься организацией и обустройством дистанционного рабочего места.

Но если руководитель организации заинтересован в том, чтобы эффективность сотрудников не падала из-за изменения места работы, важно проверить, все ли есть у работника для ее продуктивного выполнения.

Например, имеется ли у него дома стабильный доступ к Интернету, подходящий для работы компьютер, нужное программное обеспечение и средства связи, наушники, микрофон и так далее.

Если таких средств нет, следует принять меры к обеспечению работника всем необходимым. Например, многие сотрудники АБиУС по акту приема-передачи материальных ценностей забрали домой рабочие ноутбуки.

Если сотруднику нужна помощь в установке программного обеспечения или устранении технических неполадок, можно установить на его компьютер TeamViewer. С помощью этой программы служба технической поддержки сможет удаленно и быстро решить его проблемы.

Табели

Учет рабочего времени удаленных сотрудников ведется также, как и присутствующих в офисе.  В АБиУС руководители структурных подразделений ежедневно заполняют табели учета рабочего времени и ежемесячно предоставляют их специалисту по кадрам для составления сводного табеля. В табеле проставляется стандартный 8-часовой рабочий день.

Следить за работой удаленного сотрудника в течение дня можно, установив на его компьютер программу Radmin или Hubstaff. Они позволяют отслеживать экран персонального компьютера или ноутбука сотрудника в реальном времени.

Собрания

Чтобы удаленные работники не расслаблялись или не чувствовали себя покинутыми, важно проводить регулярные конференции, созвоны и встречи онлайн. Как устраивать собрания для удаленных сотрудников? Для этого существуют многообразные технические решения: внутренние чаты и сервисы организации, Skype, Zoom, Telegram, даже WhatsApp подойдет.

Отчеты

Важно продумать организацию текущих отчетов сотрудников по выполненным задачам. Это могут быть мини-отчеты, которые отправляет в конце дня сотрудник руководителю структурного подразделения, краткие планерки через Skype, Zoom или другие программы видеоконференций, заполнение общей формы отчета в облаке, например, в Google Docs.

Психологические особенности удаленной работы

При переводе сотрудников на дистант вы можете столкнуться не только с организационными вопросами, но и необходимостью психологической поддержки работников.

Например, человек всю жизнь работал в коллективе, ему не хватает общения с коллегами. Когда нужно задать какой-то вопрос или быстро решить задачу, он теряется и не сразу понимает, какое техническое средство использовать для связи с нужным человеком, передачи информации. Это порождает стресс и дискомфорт, а затем и снижение продуктивности.

У кого-то из ваших коллег могут быть не очень подходящие условия для работы дома: маленькие дети, собака, шумные родственники или соседи. Кто-то просто не может дисциплинироваться и заставить себя трудиться в прежнем темпе.

Тут поможет составление памяток для родственников удаленных сотрудников, более плотный контроль их деятельности, обучение по использованию технических средств, организационные собрания, а иногда и предоставление альтернативного помещения для работы.

Медики обещают, как только температура воздуха поднимется до +25, вирус начнет погибать и эпидемия пойдет на спад. Весна наступает полным ходом, осталось продержаться совсем немного. Продуктивной удаленной работы вам и вашим коллегам!

Источник: https://www.akbiz.ru/publications/perevod-sotrudnikov-na-ydalennyuy-raboty-2020

Переход сотрудников компании из офиса на удаленную работу

Переход сотрудников компании из офиса на удаленную работу

Все больше фирм из-за высоких издержек выводят собственный штат из офиса, предлагая сотрудникам работать на дому. Если с дисциплиной у них все в порядке и отсутствие шефа не влияет на производительность труда, то компании могут заработать на этом хорошие деньги.

Уже через десять лет, считают эксперты, число работников, исполняющих свой профессиональный долг на дому, существенно увеличится.

По оценкам Gartner Group, их число в мире растет на 10 — 15% ежегодно, и лишь сложившийся стереотип о том, что нужно непременно «ходить на работу», удерживает многие компании от перехода в режим телеработы.

Помимо этого, есть еще один сдерживающий фактор — недостаточный уровень развития телекоммуникаций. Так, в России ежедневными интернет-пользователями являются порядка 5 млн человек, то есть чуть больше 3% населения.

Между тем Европа, чей рационализм на первый взгляд так легко принять за лень, давно подсчитала выгоды от внедрения удаленной работы. Согласно данным информационного сайта ЕС, 14 млн европейцев в прошлом году покинули офисы, взяв «работу на дом».

Это желание работников «удалиться» находит самый горячий отклик у руководства компаний, поскольку позволяет сократить издержки; к тому же правительства западных стран всячески поощряют работодателей на удаленные отношения с персоналом.

Еще бы — например, один миллион канадских «удаленных» служащих, которые минимум раз в неделю работают на дому, экономят 50 млн часов в год и уменьшают выброс углекислого газа на 250 млн кг!

«Рынок удаленной работы в настоящее время активно развивается в Европе и США, поэтому можно прогнозировать, что и российские работодатели в скором времени начнут использовать подобную схему»,— говорит Тамара Ачба, менеджер по маркетингу Kelly Services. «Мы практикуем удаленный доступ.

Это может быть, например, мониторинг СМИ и аналитическая работа,— рассказывает Татьяна Никульшина, генеральный директор PR-агентства Pleon.— Иногда мы сами заставляем сотрудника оставаться дома, когда нужно подготовить презентацию или другой объемный документ.

На работе есть много причин, по которым человек отвлекается, особенно если офис спроектирован по типу открытого пространства. Дома можно сконцентрироваться».

Кому это нужно

По данным HR-службы компании «Гарант», чаще всего предложения по удаленной работе поступают программистам, переводчикам, техническим писателям, одним словом, людям творческих специальностей.

Для представителей других профессий такая схема работы может и не подойти, например в силу специфики методов оценки эффективности труда.

«Зарплата менеджера по продажам обычно включает в себя фиксированную часть за участие в процессе и переменную часть за результат,— говорит Максим Соколов, управляющий партнер Management & Business Development Group.

— Средняя результативность телефонных продаж составляет 1,5 — 2% в США и 2,5 — 3,5% в Европе, то есть эффективными оказываются в среднем лишь 2 — 3 звонка из ста. При таких показателях редкий специалист согласится работать только за переменную часть, а проконтролировать рабочий процесс, проверить, что он делает у себя дома, в таких условиях крайне сложно».

«Я не думаю, что есть люди, которым невыгодна удаленная работа,— полагает Людмила Лунькова, президент Московского клуба предпринимателей.

— Просто не каждый может найти такую работу с устраивающим его уровнем оплаты — и проявить при этом нужную степень самодисциплины, заставить себя работать, когда рядом нет начальника.

К тому же зачастую перейти на удаленный режим труда не позволяет профессиональная специфика (например, если человек работает на заводе в цеху и пользуется заводским оборудованием или обслуживает клиентов в магазине).

В других случаях очень многие должности во многих компаниях можно было бы сделать удаленными, со свободным графиком и возможностью выполнять работу дома, и фирма от этого только выиграет, поскольку такой уровень свободы создает у человека сильную мотивацию работать именно на эту компанию».

Разумеется, принцип телеработы применим не для каждого вида бизнеса. «Прежде всего это MLM (сетевые компании). Однако они резко ограничены товарной нишей. Посмотрите, чем торгуют данные фирмы: БАДы, хозяйственные товары, косметические средства.

То есть товары достаточно узких ниш, предназначенные для продажи конечному потребителю, физическому лицу,— считает Максим Соколов.— Трудно представить, чтобы подобным образом продавались какие-либо продукты на В2В-рынке». Впрочем, существует и другой взгляд на работу за пределами офиса организаций B2B-ориентации.

«Наша компания уже более десяти лет успешно использует практику удаленной работы,— говорит директор по развитию рынка и заместитель главы представительства Cisco Systems в странах СНГ Михаил Кристев.

— Вначале это был удаленный коммутируемый доступ к корпоративной сети через безопасное VPN-соединение для работы с почтой и другими корпоративными приложениями. Сейчас, с распространением широкополосного доступа в Интернет, возможностей стало гораздо больше».

Оправданные затраты

Телеработа — отнюдь не всегда трудовая деятельность именно на дому, главное — иметь возможность полноценно работать за пределами конкретного офиса, в том числе и в пути. «Развитие IP-телефонии позволило поднять мобильность на новый уровень.

Приезжая в другой офис компании, я мгновенно получаю на любой свободный IP-телефон свой рабочий московский номер и все необходимые сервисы, включая ую почту и доступ ко всем своим базам данных,— говорит Михаил Кристев.

— Более того, я могу пользоваться своим офисным телефоном в любой точке мира, где есть Интернет. Это возможно благодаря программному IP-телефону, который устанавливается на ноутбук или КПК».

Оборудование одного «мобильного» рабочего места обойдется компании в $1000 — 3000, а ежемесячная оплата мобильного телефона и доступа в Интернет редко превышает $150. (IP телефония от компании «Опен Вижн». Подробнее на сайте компании open-vision.ru)

Как показывает опыт компаний, эти затраты окупаются. Например, за счет сокращения офисного пространства, где теперь предусматривается место только для сотрудников среднего и высшего звена, осуществляющих оперативный контроль. Персонал, который работает преимущественно «в полях» или у себя дома, собирается только для обмена мнениями и корректировки целей и задач.

По такой схеме, в частности, работают сотрудники «БАТ Россия». Она дает возможность наращивать штат без физического расширения рабочего пространства и приличную экономию средств.

По данным Gartner, за три года после внедрения концепции удаленной работы Sun Microsystems сэкономила на аренде помещений $300 млн, а IBM (где подавляющее большинство сотрудников пользуются свободным графиком посещения) — до $500 млн ежегодно. Видимо, у крупных компаний, работающих в Москве, с учетом столичных арендных ставок на офисные помещения (от $450 за кв.

м в год) результаты будут не менее впечатляющими. Кстати, с помощью удаленной работы экономить можно и на самих сотрудниках. Разница в оплате труда между жителями Москвы и регионов существенна, при этом уровень кадров вполне сопоставим.

Персонал согласен!

Сотрудник, работающий дистанционно, получает множество плюсов: не нужно ежедневно приходить в офис (жители современного мегаполиса ежемесячно в одних автомобильных пробках проводят десятки часов), не обязательно сидеть «от звонка до звонка», а также соблюдать дресс-код.

«У нас многодетная семья, а удаленная работа дает возможность самостоятельно планировать свой рабочий день с учетом интересов детей, их дополнительных занятий,— рассказывает программист Андрей Мельников.— Я не трачу времени на дорогу, всегда могу полноценно пообедать домашней едой.

Исчезла и проблема, с кем оставить детей, если няня приболела».

Тем не менее Мария Воллина, директор по развитию ГК «Институт тренинга-АРБ ПРО», полагает, что широкое распространение удаленной работы повлечет за собой увеличение усилий на управление удаленными структурами: на коммуникации потребуется гораздо больше времени, при этом повышается риск их неэффективности.

«Например, один и тот же вопрос, который вы можете решить при личном общении за пять минут, способен потребовать на свое решение посредством электронной почты несколько дней»,— отмечает она.

К тому же корпоративные культурные нормы, целиком и полностью сформированные общинной психологией, плохо подходят для удаленной работы: почему-то считается, что сотрудник, избавленный от пристального внимания недреманного ока начальника отдела, немедленно займется своими личными делами.

«Я бы не стал говорить о том, что эффективность труда снижается,— возражает Андрей Мельников.— Это просто другой ритм работы, к которому со временем привыкаешь». На самом деле физическое присутствие не является залогом профессиональной дисциплины.

В одном издательском доме была принята смешанная форма работы: часть сотрудников-журналистов выполняла свои обязанности по трудовому договору в офисе редакции, вторая часть — дома. Вызвано это было банальной нехваткой рабочих мест.

Каково же было удивление HR-отдела, когда по результатам первого года выяснилось, что из тех сотрудников, что сидели в офисе, по соображениям профессионального несоответствия пришлось уволить около 30%.

Лень всегда найдет себе причину: можно пойти в бар и пропустить по стаканчику, можно проводить время в курилке, общаться в Интернете с друзьями, а если соответствующие сайты заблокированы службой компьютерной безопасности, писать письма, раскладывать пасьянс или просто смотреть в одну точку — всевидящее око за всем не уследит. Дисциплины внешней без дисциплины внутренней не бывает.

Испорченный телефон

Специалисты, помимо плюсов, отмечают и минусы удаленной работы: прежде всего это минимальные возможности контроля над телеработником, причем вовсе не с точки зрения объема выполняемых работ.

Во-первых, есть вероятность того, что «удаленный» сотрудник работает и на другие фирмы в данном сегменте рынка, что ставит под угрозу конфиденциальность информации.

Понятно, что каждая организация по-разному относится к этим вопросам, но при дистанционном труде проблема утечки и потери данных существенно возрастает. Во-вторых, это уменьшение и ослабление обратной связи.

«Высокая степень сложности современного бизнеса требует большого количества как вертикальных, так и горизонтальных координационных контактов.

Взаимодействие внутренних «покупателей» и «поставщиков» сродни взаимодействию с реальными — внешними: чтобы договориться, надо встретиться, ведь идеи и убеждения ни по телефону, ни по «мылу» не «продаются»,— говорит Максим Соколов.— Это вам подтвердит любой мало-мальски опытный продавец.

Скорость изменений в современном бизнесе делает необходимость оперативных координационных встреч еще более важной. «Концепция изменилась, господа!» — очень частая фраза начала многих совещаний».

«Очень сложно в случае удаленной работы использовать такой механизм управления, как корпоративная культура,— добавляет Мария Воллина.— Как минимум, это потребует регулярного проведения мероприятий, которые позволяли бы лично встречаться представителям географически разобщенных структур и т. д.».

Еще в 1964 году Фредерик Херцберг определил, что одним из основных мотиваторов человека к работе является возможность получать признание коллектива, в котором он трудится.

«Все больше компаний используют этот фактор для формирования корпоративной культуры, начиная с обучения непосредственных руководителей простейшим похвалам сотрудникам на рабочих местах и организации аплодисментов и заканчивая совместным формированием «корпоративных миссий». Понятно, что подобные действия нуждаются в постоянной поддержке.

В случае с «удаленными» сотрудниками делать это затруднительно,— констатирует Максим Соколов.— Несмотря на развитие теле- и прочих электронных коммуникаций, сам человек не настолько изменился, чтобы отказаться от личных контактов».

Очевидно, что готового рецепта, стоит ли переходить на «удаленку» той или иной компании, не выпишет никто. Аргументы «за» и «против» останутся при любом раскладе и развитии технической мысли, а самыми важными условиями для введения режима телеработы всегда будут самодисциплина и ответственность персонала компании — и надлежащие организаторские способности ее руководства.

Алексей Пантыкин

Источник: https://hr-portal.ru/article/perehod-sotrudnikov-kompanii-iz-ofisa-na-udalennuyu-rabotu

Как перевести сотрудников на удаленную работу из-за карантина и не нарушить закон

Переход сотрудников компании из офиса на удаленную работу
В связи с распространением в России коронавирусной инфекции COVID-19 и введением дополнительных профилактических и санитарных норм и правил перед многими работодателями встал вопрос о переводе сотрудников на удаленную работу. Рассказываем, что собой представляет дистанционный труд с точки зрения закона и как правильно перевести работников на удаленную занятость.

Обязаны ли работодатели переводить сотрудников на удаленку

Если коротко, то — нет.

Сейчас в Москве и некоторых других регионах (например, в Липецкой области) действительно приняты и реализуются меры профилактики распространения коронавирусной инфекции, предусматривающие для работодателей и работников дополнительные обязанности. В частности, в соответствии с указом мэрии Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ организации и ИП на время распространения коронавирусной инфекции обязываются:

  • обеспечивать измерение температуры тела сотрудников на рабочих местах;
  • отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой;
  • оказывать работникам содействие в обеспечении соблюдения режима самоизоляции на дому.
  • незамедлительно представлять по требованию Роспотребнадзора информацию обо всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (2019-nCoV);
  • обеспечивать проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший;
  • не допускать к работе сотрудников, которые должны соблюдать режим самоизоляции на дому.

Вместе с тем об обязательном переводе сотрудников, в том числе и тех, кто находится в зоне риска, на дистанционную работу в указе ничего не говорится.

Региональные власти принимают указы и распоряжения строго в рамках своих полномочий и компетенции. При этом они могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ.

В противном случае региональные акты не будут иметь никакой юридической силы, и будет применяться ТК РФ (ст. 5 ТК РФ). 

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Работодатели не обязаны переводить сотрудников на удаленку, они делают это добровольно.

2. Принудительно перевести сотрудника на удаленку нельзя, он должен согласиться. Введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений.

3. Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения или подписать дополнительное соглашение.

4. Режим работы и отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению. Но если в соглашении будет указан конкретный график удаленной работы, сотрудник обязан его придерживаться.

5. На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии соблюдения этих прав, что и на всех прочих работников, согласно ТК РФ.

Именно поэтому никто не может обязать работодателей и их сотрудников менять сложившиеся трудовые отношения и переходить на дистанционную работу. При этом, региональные власти, безусловно, могут рекомендовать работодателям перевод на удаленную работу как меру борьбы с распространением инфекции.

Так, мэр Москвы Сергей Собянин призвал столичных работодателей перевести работников на дистанционную работу на период пандемии коронавируса. Глава города отметил, что к настоящему времени десятки предприятий и организаций уже добровольно перевели своих сотрудников на работу дистанционным способом.

«В сложившихся обстоятельствах обращаюсь с просьбой ко всем работодателям города Москвы последовать их примеру и, по возможности, перевести часть ваших работников на работу из дома. Особенно это касается женщин, дети которых в ближайшие недели не будут ходить в школу. Тем самым вы внесете огромный вклад в борьбу с коронавирусной инфекцией», — отмечается в сообщении мэра. 

Можно ли перевести сотрудников на удаленку принудительно

Трудовые отношения – это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем (ст. 15 ТК РФ), поэтому изменение трудовых договоров и перевод сотрудников на дистанционную работу осуществляются исключительно по добровольному согласию работника и работодателя.

Перевести сотрудника на дистанционную работу, в том числе и временно, на основании только приказа или распоряжения работодателя нельзя. Дело в том, что при переходе на удаленный режим работы у сотрудника меняется место работы, которое в соответствии со ст.

57 ТК РФ является существенным условием трудового договора. В свою очередь изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора, в том числе места работы, допускается исключительно по соглашению сторон трудового договора в письменной форме (ст.

72 ТК РФ).

При этом введение на региональном уровне профилактических мер по борьбе с распространением коронавирусной инфекции не меняет данного порядка и не позволяет работодателям переводить сотрудников на дистанционную работу на основании односторонних распоряжений. Поэтому переход на удаленку потребует изменения действующего трудового договора по договоренности с сотрудником.

Чтобы перевести работника на удаленку, не обязательно расторгать уже существующий трудовой договор и заключать новый договор о дистанционной работе. Достаточно внести в действующий договор соответствующие изменения.

Сделать это можно путем заключения с работником письменного соглашения об изменении условий трудового договора, в котором нужно указать на дистанционный характер выполняемой работы, а также прописать условия такой работы (ст. 72 ТК РФ).

Удаленная работа

  1. Да, я вполне мог бы работать удаленно, но работодатель требует обязательного присутствия в офисе.    269 (37.15%)
    Я уже работаю удаленно.    191 (26.38%)
    Я готов работать удаленно только на время карантина, мне нужен коллектив.    116 (16.02%)
    Да, я хотел бы работать удаленно, но мои должностные обязанности этого не позволяют.    88 (12.15%)
    Нет, моя профессия полностью исключает возможность удаленной работы.    60 (8.29%)

Благодарим за участие в опросе! Каждое мнение очень важно для нас!

В дальнейшем в ТК РФ могут внести новый вид занятости — временная удаленная работа. Законопроект уже подготовлен, он предлагает внести в ТК РФ новую статью «Временная удаленная работа».

Она урегулирует порядок установления для работника особого режима работы, позволяющего совмещать работу на стационарном рабочем месте на территории работодателя с удаленной работой. Место для удаленной работы разрешается выбирать самому работнику.

Вводить такой режим труда допускается на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, которое может быть заключено и дистанционно — путем обмена электронными документами. 

Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:

  • указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;

Источник: https://buh.ru/articles/documents/106427/

Методичка по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт — Офис на vc.ru

Переход сотрудников компании из офиса на удаленную работу

Последние дни ко мне стало поступать множество сообщений от знакомых с просьбой поделиться опытом, что нужно для удаленной работы? Как им это организовать, если их компания все время до этого жила в офисе?

Обычно я веду по этой теме платное обучение и тренинги. Но в данном случае открытая передача знаний двигает вперед всю индустрию и улучшает отношение общества к удаленной работе в целом.

Поэтому я решил написать статью, где максимально кратко изложить, что нужно сделать, чтобы успешно перевести людей на удаленку. Без долгих отступлений и лишней теории.

Эти правила сформулированы на основе опыта компании Skyeng и сотен тысяч человеко-часов наших сотрудников на удаленке. В том числе моими четырьмя годами в роли топ-руководителя, живущего в 12 часах езды от головного офиса.

Я не буду перечислять плюсы или минусы, типы удаленной работы, особенности найма персонала, динамику и сложности в коллективе на горизонте в полгода/год и так далее. Я не буду убеждать или доказывать, что так нужно или не нужно делать. Все, о чем я пишу, проверено нервами тысяч руководителей, у которых удаленная работа не взлетела. И подтверждено практикой тех, у кого все работает.

Поэтому только по делу. Только то, что вам будет нужно прямо сейчас. Самая выжимка.

Задача

Представим, что у вас — офисная компания. Для коммуникаций вы используете живое общение и электронную почту. Вы хотите перевести своих сотрудников на домашний офис. То есть хотя бы на время стать распределенной компанией. И не потерять в эффективности.

Что вам для этого нужно сделать?

Подготовка ИТ-службы

1) Решаем вопросы с удаленным администрированием.

Первое, что вы делаете, — даете приказ ИТ-службе установить на компьютеры сотрудников teamviewer/аналог + VPN. Смысл действия в том, что далеко не все сотрудники справятся с установкой и настройкой софта — им необходимо помогать, причем делать это удаленно.

Если у них рабочие ноутбуки, то все просто. Если нет, ваши айтишники должны придумать, как они организуют это на личных устройствах людей. VPN может потребоваться для решения проблем с безопасностью.

2) Решите проблему с железом у сотрудников.

Чаще всего это значит, что нужно купить всем сотрудникам гарнитуры (наушники + микрофон) и проверить их работоспособность. Либо дать список рекомендованных моделей и оплатить их покупку. Одна из самых частых проблем — хреновый звук при звонке. И она легче всего устраняется.

3) Решите проблему с интернетом.

Вторая проблемная точка связи после железа — плохой интернет и 99% таких случаев вне дома. Решить просто. Выпускайте приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и просто начинайте это контролировать. Мобильная связь не подходит. Кафе не подходит. Гостиница обычно тоже не подходит.

Подготовка софта

Два кита, на которых стоит удаленная работа, — это инструменты и психология. Удаленная работа в принципе стала возможна только с появлением определенных инструментов. Это в первую очередь технологическая история. Машина не поедет без двигателя, удаленная работа невозможна без минимального набора критичных элементов. Так и тут.

Психологические моменты интересны и важны, но в статье я рассматривать не буду. Это как отделка в автомобиле — влияют на комфорт и общее впечатление. Но они проявляются на длинной дистанции, а вам нужно начать как можно быстрее.

Обязательный софт

Успех удаленной работы критично зависит от наличия необходимого софта.

Перечислен минимум. При неиспользовании любого из них полноценная удаленная работа невозможна.

ИТ-департамент должен проследить за тем, что у сотрудников есть доступ ко всем этим инструментам.

Telegram подходит только для очень маленьких команд. Используйте Slack или Microsoft Teams. Для небольших команд подходит Discord (он хоть и создан для геймеров, но это и удобный чат и звонилка в одном флаконе).

Под рукой у людей должно быть 2–3 альтернативных варианта. Zoom, Hangouts, Skype. Можно обходиться бесплатными версиями.

  • Во время звонков обязательно включается видео.
  • Приучаемся шарить экран. Это дает 100% буст скорости передачи информации.
  • Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь.
  • Для важных звонков — сохраняем записи.

6) Календарь у каждого сотрудника

Все встречи сотрудники заносят в личный календарь. По возможности — заводим решение с календарем на всех (входит в Google Suite или Office 365). Календарь критично важен! Без него будут забывать о встречах, а способа дойти ногами и потормошить — нет.

7) Облако с документами или wiki.

Облако! Никаких папок на личных устройствах сотрудников. Google Docs/Office 365/что угодно. На созвоне мы очень часто открываем какой-то документ и работаем в нем совместно. Это один из основных и очень удобных паттернов при удаленной работе.

Занес в обязательные, но единственный ее смысл — контролировать доступы и не раздавать их на личные учетки. В остальном электронная почта при удаленной работе не используется.

Остальное — опциональный софт

Наиболее полезны таск-трекеры и рисовалки типа Miro или Figma. Но это для крутышей и опытных адептов. Без них можно прожить. Поэтому пойдем дальше.

Подготовка кадровой службы

9) Определяете список сотрудников для перевода на удаленную работу

Часть людей может остаться трудиться в офисе. Позаботьтесь, чтобы у них был доступ к тому же набору инструментов, что и у удаленщиков. В том числе — доступ к переговоркам.

10) Оформляете все документально

Здесь нужно смотреть на специфику вашей компании и требования регуляторов (этот аспект в статье затрагивать не буду — для России смотрите требования ТК РФ «Дистанционная работа»).

11) Заведите сотрудникам учетки во всех системах, заполните основную информацию

12) Проводите обучение, знакомьте с принципами

По итогам обучения желательно провести тест на знание основ.

О принципах далее. Это самое важное после инструментов. Фактически о том, как эти инструменты применять.

Принципы эффективной удаленной работы

Если инструменты — это половина успеха, то правильная работа с ними и соблюдение базовых принципов — вторая половина.

Один гендиректор соблюдал эти принципы и заработал себе на яхту. А другой — нет, и его компания разорилась.

Удаленные сотрудники соблюдают часы присутствия на работе.

Они должны быть едины по компании (минимум 6 часов пересечения). Удаленка не значит, что каждый работает когда хочет. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Либо предупредить руководителя о своем особом графике.

Доступность не значит мгновенных ответов в чате! Чат — асинхронный канал. Доступность значит, что с сотрудником в это время можно назначить встречу, и он на нее придет.

А как же мне контролировать присутствие сотрудника на месте?

Никак. Контролируйте выполнение задач. Ставьте эти задачи и спрашивайте. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, — присутствовать и создавать видимость работы. И толку с этого будет ноль.

Чат — основной клей в компании.

Этот инструмент асинхронный — мы не требуем мгновенного ответа. Мгновенные ответы вредят продуктивности. Чат используется для решения простых вопросов, для фиксации договоренностей, для назначения встреч. В чате находятся все сотрудники компании.

Чат не используется для решения сложных вопросов.

Больше 50 сообщений в треде → собирайте колл.

Работа с чатом — огромная отдельная тема. Основные лайфхаки: используйте конвенции наименования каналов, треды, эмодзи. Не решайте общие вопросы в личных сообщениях — используйте публичные каналы.

В чате используются только реальные имена, фамилии и аватарки с фото. Указаны телефоны и email для связи. Чат играет роль публичного справочника сотрудников.

​Инструкция из рабочего чата

звонок — основной способ решения всех вопросов.

Он полностью эквивалентен встрече в реале. Если кто-то считает, что вопрос должен быть решен на звонке, то другие люди не должны требовать его решения в чате.

— Давайте обсудим на колле?

— Нет, нафиг нам колл, лучше в чате.

Такая ситуация недопустима, приводит к резкому спаду эффективности. Необходимо ее пресекать.

По умолчанию звонки проводятся не сразу после возникновения проблемы, а заносятся в календарь. Если участников много — предлагаем выбрать время. Самое быстрое — алка в чате, но можно и специальными инструментами.

​Так мы выбираем время на созвон

Все договоренности фиксируются письменно после видеозвонка прямо в чате.

Так мы фиксируем договоренности после звонка

Вы ставите регулярные встречи-видеозвонки со своей командой, отдельно — с ключевыми сотрудниками лично.

В зависимости от темпа команды. Не реже раза в неделю. Иногда — каждый день. Эти встречи тоже заносятся в календарь.

Принципы организации рабочего места сотрудника.

Это отдельная комната с хорошим каналом в интернет. Десктоп или ноутбук оснащен наушниками или гарнитурой. Работа с телефона допускается в исключительном случае.

Удаленный сотрудник не занимается личными делами во время работы. Он объясняет своей семье, что не может отвлекаться даже на 5 минут (подготовьте методичку-объяснение о важности отсутствия отвлечений, которую сотрудник может показать своим близким). Работать и одновременно следить за детьми — практически невозможно. Сотрудники на удаленке должны решить этот момент.

Итак, мы познакомились с основными инструментами и принципами работы. Подготовили ИТ и кадровую службу. Что же осталось?

Старт работы в режиме home office

Если все сделано, то в самом старте удаленной работы нет ничего сложного.

  • Чек-лист готовности от ИТ и кадровой службы.
  • Объявляете о дате готовности.
  • Все мероприятия, начиная с этой даты, заносятся в календари. Вместо обычных встреч проводятся видеоколлы.

Первое время у сотрудников будет много вопросов — заведите канал помощи в чате, организуйте FAQ-сессии по переходу на удаленку в виде видеоконференций с трансляцией на своих сотрудников.

Ну вот и все. Вы готовы к удаленной работе!

Получилось достаточно сухо и сжато — специально, чтобы это можно было использовать как инструкцию.

Подписывайтесь на мой Telegram-канал о продуктовом менеджменте и управлении.

Завтра в 20 часов по Москве я проведу live-трансляцию с ответом на вопросы и объяснением нюансов удаленной работы. Ссылка на трансляцию будет в канале.

Продуктивной вам работы и не болеть!

#удаленнаяработа #самоизоляция

Источник: https://vc.ru/office/112661-metodichka-po-perevodu-ofisa-na-udalennuyu-rabotu-poshagovyy-recept

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: