Планирование и бюджетирование в процессе подбора персонала

Содержание
  1. План подбора персонала [6 шагов к созданию]
  2. Что такое рекрутинговый план?
  3. В нем указывается:
  4. Анализировать какие специалисты нужны компании
  5. Создать план и календарь
  6. Разобраться, какие инструменты понадобятся
  7. Определить требования для каждой должности
  8. Составить бюджет
  9. Оптимизировать план по мере продвижения
  10. Зачем вам план рекрутинга?
  11. Планирование HR-бюджета на персонал
  12. Цели и общие принципы планирования HR-бюджета
  13. Какая информация требуется для подготовки HR-бюджета:
  14. Процесс разработки HR-бюджета
  15. Оценка текущего потенциала HR
  16. Прогнозирование потребностей HR
  17. Анализ разрыва
  18. Разработка стратегии управления персоналом
  19. Анализ затрат прошлого года
  20. Оформление решения по необходимому HR-бюджету
  21. Советы по утверждению HR-бюджета с руководителем
  22. Примеры статей расходов в отделе HR
  23. Список возможных статей бюджета HR-подразделения
  24. Примеры оформления HR-бюджета
  25. Расчет затрат на подбор персонала: как расчитать стоимость подбора сотрудников
  26. Начальные условия для расчета затрат на подбор сотрудников
  27. Ресурсы для подбора персонала
  28. Начальный этап подбора персонала
  29. Затраты на поиск
  30. Затраты на подбор персонала
  31. Расходы на процесс принятия работника
  32. Итоговые расходы на подбор
  33. Как сервис JCat поможет сократить бюджет при подборе персонала
  34. Сколько стоит подбор персонала — рассчитываем стоимость подбора сотрудника калькулятором от HR-ПРАКТИКА
  35. Как определить трудозатраты и сопутствующие расходы, определяющие стоимость подбора персонала
  36. Исходные данные для расчета затрат на подбор персонала
  37. Составляем перечень работ по подбору персонала
  38. Нормируем работы по подбору персонала
  39. Оцениваем сроки и объемы работ при подборе персонала
  40. Расходы на заработную плату, публикацию вакансии и доступ к базе
  41. Результаты расчета стоимости подбора персонала
  42. Зачем рассчитывать трудозатраты и себестоимость подбора персонала
  43. Резюме
  44. Как рассчитать бюджет на подбор персонала?
  45. Самостоятельно
  46. На аутсорсе
  47. Выводы и сравнение

План подбора персонала [6 шагов к созданию]

Планирование и бюджетирование в процессе подбора персонала

Независимо от размера компании, рекрутеру стоит понимать, как команда будет расти. Проще говоря, кого и когда нужно будет нанять. План рекрутинга – это лучший способ сделать процесс трудоустройства проще и эффективнее.

Стратегический план важен не только для того, чтобы поскорее закрыть вакансии, но и потому, что неверные решения в рекрутинге, как правило, стоят дорого. Разрабатывая план заранее, вы можете сэкономить время, деньги и привлечь лучшие таланты.

Составить план работы по подбору персонала, который будет актуален для динамичного современного рынка труда, довольно сложно. Мы расскажем, как это сделать:

  1. Анализировать потребности компании
  2. Создать план и календарь найма
  3. Определить необходимые инструменты
  4. Определить требования
  5. Составить бюджет
  6. Оптимизировать и адаптировать под изменения

Что такое рекрутинговый план?

План поиска сотрудников – это информация о том сколько сотрудников нужно будет нанять в будущем. Он позволяет не только вовремя находить сотрудников, но и подбирать их в соответствии с целями компании.

В нем указывается:

  • Информация о должностях
  • Сроки, в которые необходимо закрыть вакансии
  • Информация о бюджете
  • Инструменты для поиска и оценки кандидатов

Анализировать какие специалисты нужны компании

Первый шаг к созданию хорошего плана подбора персонала – выяснить, каких специалистов вам не хватает и где есть разрыв в навыках, который нужно закрыть. Начать следует с анализа перспектив роста компании в ближайшее время. Обязательно стоит учитывать кадровую текучесть и предстоящие повышения, так как это напрямую влияет на потребности компании.

Оцените, какие отделы будут нуждаться в новых людях. Возможно, вы запускаете новый проект или важный член команды уходит – все эти детали следует предусмотреть.

Важно изучить, каких навыков не хватает вашей команде и какие понадобятся в ближайшем будущем. Это занимает немало времени, особенно если компания большая. Однако такой подход позволит вам сыграть на опережение и заранее быть готовым к предстоящей работе.

Создать план и календарь

Важнее всего применить полученную информацию на практике и составить план. В нем должно быть указано количество сотрудников, которые понадобятся каждому из отделов и когда их нужно будет нанять. Это поможет своевременно нанимать сотрудников. Например, если вам нужно закрыть вакансию в 3-м квартале, начать подготовку стоит уже в 2-м квартале, чтобы закрыть вакансию вовремя.

Используя эту информацию, можно создать план подбора персонала на год. Туда должна входить информация о вакансиях, которые должны быть закрыты в каждом квартале, общее количество сотрудников отдела и дедлайны для каждой должности.

Разобраться, какие инструменты понадобятся

Когда у вас есть календарь и план набора персонала, стоит определить инструменты, необходимые для его выполнения. Например, можно использовать системы отслеживания соискателей (ATS), агрегаторы для поиска кандидатов. Также стоит позаботиться об оценке и предварительной проверке навыков перед приемом на работу.

Инструментарий для рекрутинга поможет не просто организовать, но и оптимизировать процесс найма, автоматизировать некоторые задачи и улучшить процесс отбора кандидатов. Мало вкладывать средства в инструменты для работы с кандидатами, важно, чтобы вся команда умела ими пользоваться и имела к ним доступ.

Определить требования для каждой должности

Имея четкое представление о том, на какие должности нужны люди, можно приступить к определению требований для каждой вакансии. Какими навыками должны обладать кандидаты? Какие обязанности они будут выполнять?

Убедитесь, что вы учли все необходимые требования, которые нужны для эффективной работы на должности. Не забывайте, что готовясь заранее, с планом отбора персонала, больше шансов найти идеального сотрудника.

Составить бюджет

Основываясь на ваших предыдущих затратах на рекрутинг, вы можете оценить, сколько будет стоить найм в следующем году. Помните о расходах, связанных с процессом найма, которые вы должны будете учесть в бюджете:

  • Реклама на агрегаторах и в социальных сетях
  • Инструменты, необходимые для работы
  • Брендинг работодателя
  • Внутренняя заработная плата

Оптимизировать план по мере продвижения

Используйте отзывы и аналитику, чтобы оптимизировать план рекрутинга. Отправьте анонимный опрос для сбора отзывов от новых сотрудников. Как прошло собеседование и процесс отбора? Какая часть была выполнена хорошо, а какая могла бы быть лучше?

Просмотрите ключевые показатели: время, качество, ранние показатели кадровой текучести и стоимость найма. Затем, на основе этой информации, найдите способы улучшить свой процесс найма. Точно так же, как рынок труда и индустрия рекрутинга постоянно развиваются, ваш план также должен со временем развиваться.

Зачем вам план рекрутинга?

Потребуются время и усилия, чтобы создать план поиска сотрудников, особенно на длительный срок. И не думайте, что закончив, вы получите абсолютно точные данные. Со временем придется адаптировать и оптимизировать свой план, основываясь на потребностях компании и того, как они меняются со временем.

Даже имея информацию о том, сколько сотрудников понадобится компании в этом году, вы не можете учесть все факторы. Например, если ваша компания растет быстрее, чем ожидалось, и вам придется нанять больше людей. Но совсем без плана, работать в разы труднее. Ведь одно дело оптимизировать уже существующую стратегию, и совсем другое – совсем не понимать потребности своей компании.

Источник: https://hurma.work/ru/blog/6-shagov-k-sozdaniyu-plana-podbora-personala/

Планирование HR-бюджета на персонал

Планирование и бюджетирование в процессе подбора персонала

Планирование и бюджетирование важный компонент управления персоналом. В конце года, как никогда, пора оценить все возможные расходы на сотрудников в грядущем году, чтобы связать работу отдела HR со стратегическим планом всей организации.

Планирование HR-бюджета – это прежде всего анализ инвестиций в развитие компании (расширение штата, выращивание ценных кадров, поддержание корпоративной культуры).

Даже небольшой конторе размером 5 – 10 человек важно анализировать и разрабатывать стратегию на будущее. Это позволяет принимать верные решения по управлению персоналом. Стратегическое планирование персонала имеет значение с бюджетной точки зрения, ведь расходы на подбор, обучение и развитие сотрудников влияют на бюджет всей организации.

Цели и общие принципы планирования HR-бюджета

Ключевая цель планирования – обеспечение адекватными людскими ресурсами руководящий состав для достижения стратегических целей и оперативных планов организации. Иными словами, приводить нужных людей с нужными навыками в нужное время.

HR-планирование бюджета предсказывает будущие потребности в области управления персоналом благодаря анализу текущих человеческих ресурсов организации, внешнего рынка труда и устремлений компании.

Какая информация требуется для подготовки HR-бюджета:

1. Ожидаемый годовой оборот компании. 2. Предполагаемая стоимость прироста вознаграждений работникам. 3. Количество сотрудников, планируемых к привлечению в следующем финансовом году. 4.

Планы программ менеджеров по работе с персоналом на грядущий год (бонусные программы, тренинги, обучения, повышения и прочее).

5.

Иные изменения в политике компании, ее стратегии, нормах и правилах, которые могут, в свою очередь, повлиять на денежные потоки.

Процесс разработки HR-бюджета

Планирование реализуется в 6 этапов:

1. Оценка текущего потенциала HR. 2. Прогнозирование потребностей HR. 3. Анализ разрыва. 4. Разработка стратегии управления персоналом. 5. Анализ затрат прошлого года.

6. Оформление решения по необходимому HR-бюджету.

Оценка текущего потенциала HR

Первым шагом в процессе годового планирования бюджета является оценка текущего потенциала сотрудников. Идентифицируются все знания, навыки и способности коллектива. Это можно реализовать путем разработки перечня навыков для каждого действующего сотрудника компании, иными словами, карты компетенций.

В инвентаризацию должны войти и навыки, выходящие за рамки компетенций менеджеров каждой позиции на текущий момент. Чтобы компания развивалась, важно совершенствовать и ее состав, поэтому на данном этапе предстоит оценить: каких компетенций сотрудникам еще не хватает.

Например, уровень образования и сертификаты или дополнительное обучение.

Во время оценки необходимо обратить внимание на производительность каждого работника; определить, готов ли он взять на себя больше ответственности, посмотреть на текущие показатели его развития.

Прогнозирование потребностей HR

Следующим шагом будет прогнозирование потребностей HR на будущее с учетом стратегических целей организации. Прогнозирование людских ресурсов включает оценку спроса и предложения на рынке труда.

На данном этапе необходимо четко ответить на вопросы: – Сколько всего сотрудников будет необходимо для достижения целей организации? – В каких дополнительных навыках персонал будет нуждаться? – Какие рабочие места должны быть заполнены? – Какие и когда корпоративные мероприятия планируются?

– Какие бонусные и иные программы целесообразно провести в будущем году?

При прогнозировании оцениваются и факторы внешней среды для оценки сторонних воздействий.

Обязательно учесть следующие факторы: – Как экономика влияет на работу и способность привлекать новичков? – Как современные технологические и культурные изменения влияют на требования к рабочей силе? – Какие изменения происходят на Российском рынке труда?

– Как сезонность влияет на качество и объем наймов?

Анализ разрыва

Следующий шаг – определение разрыва между тем, где организация хочет быть в будущем и где находится сейчас. Анализ пробелов включает в себя определение числа сотрудников, а также навыки и способности, необходимые в будущем по сравнению с текущей ситуацией. Вопросы, требующие ответа на этом этапе:

– Сколько новых рабочих мест потребуется? – Сколько наймов необходимо организовать для обеспечения полным объемом сотрудников? Когда это лучше делать? – Какие обучения и в каком объеме необходимо будет реализовать для формирования требующихся навыков? – Какие нынешние сотрудники имеют необходимые навыки?

– Есть ли достаточное количество менеджеров / руководителей?

Разработка стратегии управления персоналом

Есть пять HR-стратегий для удовлетворения потребностей организации в будущем:

1. Реструктуризация (сокращение персонала и перегруппировка задач). Задача должна включать в себя анализ: действительно ли новые рабочие нагрузки будут приводить к улучшению результатов. 2.

Обучение и развитие (для выполнения дополнительных задач или перехода на новые должности). 3. Найм (рекрутинг новых сотрудников с мастерством и способностями, в которых организация будет нуждаться в будущем). 4.

Аутсорсинг (использование внешних лиц или организаций для выполнения некоторых задач).

5. Совместная работа с другими организациями.

Руководителю HR-службы предстоит определить какая стратегия окажется максимально выгодной в грядущем году. Наиболее просто это сделать при помощи анализа затрат на каждую из них.

Анализ затрат прошлого года

Как правило, предусмотреть всевозможные траты помогает анализ затрат предыдущего периода. Он покажет и возможные форс-мажоры, и внеплановые траты, а возможно, и забытые плановые.

Оформление решения по необходимому HR-бюджету

После того как стратегии управления персоналом в организации разработаны, она должны быть документирована в плане управления персоналом. Этот документ излагает ключевые моменты стратегии, ответственных лиц, временные рамки ее реализации и статьи расходов.

Советы по утверждению HR-бюджета с руководителем

1) Прозрачность. Оформить план в таблицы, демонстрирующие окупаемость инвестиций, а также эффективность выбранной стратегии в предстоящем финансовом году.
Например, по какой причине выгоднее сотрудничать с другой компанией для реализации новой задачи, чем найти и вырастить своего сотрудника.

2) Защищайте свой бюджет. Показать необходимость HR-расходов для реализации миссии компании. Нет смысла рассчитывать, что все руководители объективно оценивают значимость отдела кадров для своей организации. Согласование HR-бюджета как раз тот час, в который важно во всех красках донести, как отдел незаменим в достижении цели собственника.

3) Аргументы и факты. Строить аргументацию на фактах: как запланированные действия приведут к прибыльности компании. Только в этом случае доводы будут услышаны со стороны лиц, принимающих решения. Иметь четкое представление, откуда взялась каждая цифра и почему именно она указана. В противном случае сокращения издержек за счет отдела HR не избежать.

4) Экономика. Рассказать, от каких проектов было решено отказаться для экономии бюджета. Это позволит продемонстрировать руководству умение эффективно оценивать необходимость финансовых вложений в работу отдела.

За счет таких действий будет больше доверия к презентуемым на реализацию проектам.
5) Рыба.

Добавить в список проектов, выбранных для реализации «козла отпущения» – проект, от которого можно отказаться (один или несколько менее важных проектов из списка приоритетов), чтобы показать готовность сокращать расходы в случае ограниченности бюджета.

Правильное преподнесение информации даст уверенность, что все самые значимые проекты будут согласованы, а работа HR принесет ожидаемые плоды.

Примеры статей расходов в отделе HR

1. Оплата труда 2. Дополнительные выплаты по зарплате (бонусы, премиальные) 3. Дополнительные выплаты по расходам (обеды, проезд, связь и т.п.) 4. Обучение (курсы повышения квалификации, семинары, тренинги) 5.

Подбор персонала (оплата сайта, рекрутинговые агентства, объявления в периодических изданиях и т.п.) 6. Корпоративные мероприятия (Новый год, день рождения компании, женский день, мужской день и др.) 7. Акции для персонала (лучший работник, лучший командный результат и пр.

)

8. Непредвиденные расходы (зависит от бюджета организации)

При бюджетировании следует учесть, что статьи расходов в каждой организации могут отличаться и тут приведен лишь один из возможных вариантов. Например, в ряде организаций фонд заработной платы не входит в бюджет отдела HR.

Список возможных статей бюджета HR-подразделения

1. Подбор персонала 1.1. Размещение объявлений в СМИ 1.2. Размещение объявлений о вакансиях на job-ресурсах (подписка) 1.2. Оплата услуг кадровых агентств 1.3. Проведение тестирования при приеме на работу 1.4. Участие в ярмарках вакансий 1.5. Кадровый резерв 2. Адаптация сотрудников 2.1. Доплата наставникам 2.2.

Материалы для адаптации (брошюры, электронные курсы) 3. Оценка/ развитие 3.1. Оплата услуг провайдеров оценки 3.2. Закупка специальных диагностических программ для оценки сотрудников 3.3. Мотивация 4. Обучение 4.1.

Внешнее обучение – Обучение топ-менеджеров – Обучение линейных менеджеров – Обучение сотрудников –Курсы переподготовки/повышения квалификации – Образовательные семинары /вебинары 4.2.

Внутреннее обучение (Корпоративный Учебный центр) –Системы обучения персонала (LMS) – Методические материалы, сертификаты –Лекторы, тьюторы, тренеры, коучи – Оргтехника, расходные материалы 5. Кадровое делопроизводство 5.1. Закупка трудовых книжек, карточек, форм, специальных шкафов хранения и т. д. 6. Корпоративные мероприятия 6.1.

Дни рождения 6.2. Праздники/корпоративы 6.3. Выпуск корпоративной газеты 6.4. Проведение конкурсов 6.5. Атрибутика 7. Соц.пакет 7.1. Аренда спортзала/фитнеса 7.2. Оплата медицинских страховок (ДМС) 7.3. Оплата путевок 7.4. Выплата материальной помощи 7.5. Пакеты компенсаций (питание, проезд …) 8. Командировки сотрудников подразделения 9.

Зарплата сотрудников подразделения 9.1. Постоянная часть 9.2. Компенсации 9.3. Премии 10. Расходы на содержание отдела 10.1. Канцелярские расходы 10.2. Участие в специальных кадровых конференциях, выставках 10.3. Подписка на специальную литературу и т. д. 11. Охрана труда

11.1. Приобретение оборудования

Примеры оформления HR-бюджета

Вариант 1. По статьям и подразделениям

СтатьяОтдел сбытаОтдел персоналаОтдел хоз. службыОтдел ITБухгалтерияВсего
Зарплата5000025000150001700018000125000
Дополнительные выплаты700004000050005000600054000
Премиальные200001000050005000600046000
Бонусы500030000008000
Обучающие программы400001500000055000
курсы10000000010000
тренинги300001500000045000
Итого234000

Вариант 2. По задачам и мероприятиям (общий)

Цель, задачаМероприятияСрокОтветственный, ИсполнительСтатья расходовЗатраты, (руб)
123467
Кадровый учетПриобретение1С:ЗУПДо 1.02.16Руководитель службы персоналаПО кадрового учета20000
Закрытие вакансийЗакрытие 2 вакансий

Источник: https://hr-elearning.ru/planirovanie-hr-byudzheta-na-personal/

Расчет затрат на подбор персонала: как расчитать стоимость подбора сотрудников

Планирование и бюджетирование в процессе подбора персонала

Сколько стоит нанять одного сотрудника? А что выгоднее: найти штатного HR-специалиста или обратиться в кадровые агентства? На эти вопросы ответим в статье. Мы подробно рассмотрим затраты на подбор персонала. После прочтения вы самостоятельно сможете рассчитать, сколько в вашем случае будет стоить найм работника. 

В конце вас ждет бонус: мы расскажем, как автоматизировать процесс и сэкономить на подборе персонала.

Начальные условия для расчета затрат на подбор сотрудников

Способов подбора сотрудников много: массовый подбор персонала, эксклюзивный поиск, хедхантинг и т.д. Но в статье мы рассмотрим расчеты для самого распространенного случая: подбор линейного персонала, например, менеджера по продажам. 

Найти менеджера по продажам можно с помощью кадрового агентства, фрилансера-эйчара или штатного HR-специалиста. В первых двух случаях не нужно проводить расчеты, вам сразу скажут, во сколько обойдется услуга по подбору персонала. А вот выгодно ли содержать штатного эйчара в вашей компании, мы определим. 

Как будем считать: выясним, сколько времени уходит на подбор одного сотрудника, умножим стоимость часа работы эйчара на время подбора специалиста, а также посчитаем сопутствующие затраты на размещение вакансии, доступ к базе данных и т.д.

Ресурсы для подбора персонала

Как правило, для поиска персонала требуются следующие ресурсы:

В среднем на интернет и мобильную связь в месяц уходит 700 рублей.

Размещение вакансий и доступ к базе резюме на большинстве сайтов платные. Чтобы быстрее найти работника, рекомендуется давать объявления сразу на нескольких сайтах. Рассмотрим наиболее популярные:

  1. HH.ru. Размещение вакансий бесплатное, доступ к резюме на 30 дней по Москве – 65 900 руб. По остальным регионам дешевле – от 40 тыс. рублей. 
  2. Superjob.ru. Размещение одной вакансии – 2000 рублей.
  3. Rabota.ru. Размещение одной вакансии – 700 рублей.
  4. Fl.ru. Размещение вакансии на постоянную работу – 1599 рублей.

В среднем рекрутеры в месяц нанимают 3 сотрудника. Так, нужно размещать минимум по 3 вакансии на каждом ресурсе. 

Будем считать цены по Москве. Размещение вакансий выйдет на: 2000*3+700*3+1599*3=12 897. Доступ к самой большой базе резюме в интернете (мы говорим про hh.ru) – 65 900 рублей. Итого: 78 797.

Обратите внимание! Все указанные цены актуальны на 2020 год. Точные цены и полный прайс смотрите на выбранных сайтах. 

Напомним, что мы рассмотрели базовые тарифы и стоимость за одну вакансию. Если вы хотите, чтобы объявление не терялось в общем потоке, или нужно размещать несколько вакансий, то придется доплачивать. Однако принцип понятен: выбираете нужные сайты, считаете, сколько стоит размещение объявления и доступ к резюме. 

Теперь перейдем к оплате труда. Средняя заработная плата HR-специалисту в Москве – 50 000 рублей. Налоги на зарплату – 6500.

Считаем все вместе: 700+78 797+50 000+6500=135 997 рублей в месяц на подбор персонала. Это усредненное значение. Оно зависит от того, в каком регионе вы живете, сколько специалистов нужно найти, сколько получает эйчар и т.д. 

Начальный этап подбора персонала

Поиск менеджера по персоналу или любого другого специалиста состоит из определенных шагов. На начальном этапе происходит следующее:

  1. Постановка задачи. Эйчар беседует с руководителем, который отдал приказ найти специалиста. Тут надо выяснить уровень зарплаты будущего сотрудника, какие функции будет выполнять, требования к кандидату и прочее. В среднем это занимает 40 минут.
  2. Анализ заявки. Здесь нужно проверить конкурентоспособность вакансии. Например, везде зарплаты на данную должность около 30 тысяч, а у вас – 23 тысячи. Расхождения также могут быть в условиях труда, требованиях к кандидатам и другом. Следите, чтобы ваша вакансия смотрелась выигрышно на фоне остальных. Этот шаг занимает 35 минут.
  3. Разработка плана подбора персонала. Эйчару нужно определить, на каких сайтах будет размещаться вакансия. Это занимает в среднем 30 минут.
  4. Подготовка материалов. Сюда входит написание текста вакансии, шаблонов для ответов. Иногда эйчару вновь приходится обращаться к руководителю для уточнения некоторых вопросов. Расход времени – 75 минут. 

Когда вакансии написаны, эйчар переходит непосредственно к подбору персонала.

Затраты на поиск

Тут также несколько этапов:

  1. Размещение объявления. На заранее выбранных сайтах рекрутер размещает вакансии. На job-сайтах сделаны собственные анкеты, которые нужно заполнить. То есть копировать-вставить тут не работает, требуется отдельно заполнять в каждой вакансии график работы, зарплату, наличие командировок и прочее. На это уходит до 50 минут. 
  2. Просмотр базы резюме. Это ежедневная рутина. Эйчару нужно как можно больше просмотреть кандидатов. На экспресс-сканирование резюме уходит 30 секунд. Как правило, рекрутеры просматривают 500 резюме на одну должность, то есть тратят на это 250 минут в течение всего процесса найма. 
  3. Поиск в соцсетях. Профили в соцсетях не всегда заполняются полной и однозначной информацией, поэтому на просмотр одной страницы уходит до двух минут. Норма рекрутеров для эффективного подбора персонала – отсмотреть минимум 75 кандидатов. Это занимает 150 минут.
  4. Проработка резюме. Все резюме, которые заинтересовали, нужно проверить на соответствие требованиям и сохранить во внутреннюю базу. Это занимает до 3 минут. В среднем таких карточек – 75, что требует 225 минут времени затрат эйчара.
  5. Письма соискателям. Так как эйчары готовят шаблоны писем, то отправка занимает 20 секунд. На отправку 75 писем уйдет 25 минут.
  6. Ответы на письма. Тут уже не получится ответить шаблоном, на одно сообщение уходит до трех минут. Количество таких сообщений – от 30–50. В среднем уходит 120 минут на ответы.
  7. Звонки. Количество предварительных бесед по телефону – 60–100 за все время поиска. Время на звонок – 10 минут в среднем. Итого – около 800 минут.

Когда эйчар подобрал кандидатов, их необходимо оценить и отобрать. Переходим к следующей статье затрат на подбор.

Затраты на подбор персонала

Отбор и оценка включают следующие этапы:

  1. Интервью. Как правило, интервью проводится по часу с 7–15 кандидатами. В среднем на это уходит 600 минут. В результате отбираются 1–3 кандидата. 
  2. Психологический портрет соискателей. На каждого отобранного кандидата составляется психологический портрет с описанием его личных и профессиональных качеств. Средние временные расходы – 150 минут.
  3. Связь с руководством. Эйчару нужно обсудить с руководителем каждого соискателя. На одного кандидата уходит 13 минут, на всех в среднем – 35.
  4. Организация собеседования. Допустим, отобрано 3 кандидата. Эйчару нужно договориться по отдельности с руководителем и каждым кандидатом, назначить время и место проведения собеседования. Обычно это занимает 23 минуты на каждого претендента или 69 минут в целом.
  5. Проведение собеседования с работодателем. Эйчар здесь также присутствует и тратит 40 минут на одного кандидата или 120 минут на трех.
  6. Проверка отобранных претендентов. Тут эйчар проверяет достоверность документов соискателей, если возможно, получает отзывы с предыдущего места работы. Расход времени на проверку одного претендента – 18 минут, на троих – 54 минуты.
  7. Выбор специалиста. На основе анализа эйчара руководитель делает окончательный выбор. Как правило, на завершающее обсуждение и принятие решения уходит 40 минут.

Сотрудник выбран, пришло время посчитать финальный этап подбора персонала – прием на работу.

Расходы на процесс принятия работника

Осталось три этапа подбора персонала:

  1. Сопровождение приема на работу. Эйчар должен ввести нового сотрудника в курс дела: показать рабочее место, рассказать подробнее о его функциях, ответить на все вопросы новенького. Затрата – 90 минут. 
  2. Обратная связь с соискателями, которые не прошли. Рекрутеры звонят или пишут всем кандидатам, которые участвовали в подборе персонала на любом из этапов. Обычно накапливается до 50 таких человек. На одного уходит 5 минут, на всех в среднем – 250 минут.
  3. Стажировка. Эйчары не просто нанимают специалистов, но и составляют план адаптации, контролируют работу во время стажировки. На это все уходит до 340 минут. 

Мы подробно расписали весь процесс подбора персонала, пора подвести итоги и посчитать, во сколько же это обойдется.

Итоговые расходы на подбор

Мы подсчитали все потраченное время на подбор персонала, вышло – 3548 минуты или 60 часов (8 рабочих дней). Конечно, потраченное время зависит от опыта и профессионализма эйчара. Но это средние цифры, которые показывает большинство HR-специалистов. То есть среднестатистический рекрутер может закрывать в месяц 2–3 вакансии. 

Напомним, что мы за основу взяли среднюю зарплату эйчара по Москве – 50 тысяч рублей. При норме 175 часов в месяц, эйчар зарабатывает 285 рублей в час. Умножаем 285 на 60 часов и получаем, что расходы на работу рекрутера для закрытия одной вакансии – 17 100 рублей. 

В начале статьи мы посчитали, что затраты на подбор персонала в месяц составляют 135 997 рублей. В пересчете на одну вакансию – 45 332 рубля. 

Вывод: если вам ежемесячно нужно нанимать не менее трех сотрудников, то держать в штате эйчара выгодно. Если вам изредка требуется 1–2 сотрудника, то есть смысл обращаться в кадровые агентства.

Как сервис JCat поможет сократить бюджет при подборе персонала

Напомним, что на размещение вакансий рекрутер тратит 50 минут, на поиск кандидатов в соцсетях и по базам данных job-сайтов – 400 минут, на проработку резюме – 225 минут, и еще 25 минут, чтобы собрать все отклики и ответить на них. Итого: 12 часов или 3420 рублей.

Однако это мы посчитали, что эйчар использует 3–4 рекрутинговых сайта. А что, если вам предложат размещать вакансии на 48 сайтах в один клик, собирать все отклики в одном месте и экономить несколько часов работы? Уверены, многие заинтересуются. Если вы в их числе, то обратите внимание на наш сервис JCat. 

У нас можно разместить вакансии на 28 дней на 48 сайтах за 1890 рублей. Вам нужно один раз заполнить информацию, а дальше наш сервис разошлет ее на рекрутинговые сайты. 

Вам в личный кабинет будут приходить все отклики соискателей: больше не нужно заходить на каждый сайт по отдельности и смотреть откликнулся ли там кто-нибудь. Отвечать можно прямо из личного кабинета.

Кандидатов для удобства можно отсортировать по категориям: «новые», «подумать», «перезвонить», «принят на работу» и т.д. 

На сайте несколько тарифов, например, вы можете заплатить 3790 рублей, разместить объявление на 49 сайтах с продвижением и получать в два раза больше откликов.

Цена тарифа для подбора персонала чуть превышает стоимость работы рекрутера на размещение и обработку вакансий.

Однако JCat приведет в два раза больше потенциальных сотрудников и сэкономит несколько часов работы, за которые эйчар посвятит себя более важным делам. Нужно ли говорить, что эффективность HR-отдела с нашим сервисом возрастает?

Сократите расходы на подбор персонала вместе с JCat

Источник: https://www.JCat.ru/job_vacancy/blog/raschet-zatrat-na-podbor-personala/

Сколько стоит подбор персонала — рассчитываем стоимость подбора сотрудника калькулятором от HR-ПРАКТИКА

Планирование и бюджетирование в процессе подбора персонала

«Охотники за головами» просят процент от годового заработка финального кандидата,  внештатные рекрутеры определяют размер гонорара одной-двумя месячными заработными платами,  в прайсах некоторых кадровых агентств указана фиксированная стоимость подбора специалистов определенной квалификации и профиля.

Труд штатных специалистов по подбору персонала чаще всего оплачивается скромнее — повременно и независимо от объема и результатов работы.

На первый взгляд, может показаться, что рассчитать стоимость проекта по поиску и подбору сотрудника сложно, но это не так.

В этой статье я расскажу, как рассчитывать стоимость подбора персонала — как оценить стоимость работы на основании расчета трудозатрат, как учесть прямые расходы на подбор персонала.

Как определить трудозатраты и сопутствующие расходы, определяющие стоимость подбора персонала

Для решения этой задачи используем несложный калькулятор в MS Excel. ссылку на скачивание которого вы найдете в конце статьи.

Он состоит из трех таблиц – «Операции и нормы», «Сроки и объемы» и «Финансы» (см. рисунок ниже) и обрабатывает данные следующим образом:

  • длительность разовых операций (работ), выполняемых  при подборе персонала, суммируется с длительностью периодически (ежедневно) выполняемых операций, затраты времени на которые мы рассчитываем, исходя из плановых сроков и объемов работы (количества, дней, звонков, писем, собеседований etc) . Для простоты оперируем усредненными значениями объемов работ;
  • количество минут пересчитываем в часы, учитывая при этом дополнительные затраты времени на ненормируемые работы и отдых и личные надобности, часы умножаем на стоимость часа работы сотрудника, к этому произведению прибавляем стоимость услуг hh.ru — расчет готов.

Главное — правильно подготовить исходные данные для расчета — их мы будем вносить в поля калькулятора (кликните для увеличения).

Исходные данные для расчета затрат на подбор персонала

Для расчетов нужны следующие параметры нашего проекта по подбору персонала:

Операции — работы, которые нужно выполнить, чтобы подобрать сотрудника.

Нормы – время на выполнение повторяющихся или разовых операций (работ), выполняемых при подборе персонала. Норма устанавливается на «единицу» выполняемой работы, например, на просмотр одного резюме или на проведение одного интервью.

Сроки и объемы работ – планируемый срок подбора персонала в рабочих днях и количество операций, которые предстоит выполнить сотруднику, занятому поиском и подбором.

Финансы или прямые затраты на подбор сотрудника – стоимость часа работы специалиста, занятого подбором персонала, стоимость размещения объявления о вакансии, стоимость доступа к базе резюме.

В качестве примера используем абстрактную «офисную» должность.

Составляем перечень работ по подбору персонала

Ниже — примерный перечень операций, которые мы планируем выполнить в рамках проекта по подбору персонала с указанием минимального и максимального времени, которое, нам потребуется на реализацию проекта.

Операция 1. Уточняем условия, требования, обязанности вакантной должности. Продолжительность – от 15 минут до 1 часа (если что-то нужно обсуждать и уточнять).

Операция 2. Проверяем, конкурентоспособна ли предлагаемая нами заработная плата. Если делать это экспресс-методом,  о котором я снял видео Как сделать обзор зарплат за 60 секунд, это займет 10-15 минут. Если пользоваться зарплатным калькулятором, то можно уложиться за полчаса-час.

Операция 3. Размещаем описание вакансии на сайте – это займет от 15 до 40 минут с учетом того, что первоначальный вариант может вам не понравиться, и вы несколько раз отредактируете уже размещенное объявление.

Операция 4. Просматриваем базу сайта в поисках нужных резюме. В зависимости от специфики вакансии и опыта формирования поисковых запросов, вы потратите на открытие всех резюме для просмотра от 15 минут до 1 часа. На просмотр одного резюме может уйти от 10 секунд до 1 минуты.  На сортировку выбранных резюме и их сохранение в папках вы потратите от 10 до 40 минут.

Операция 5. Каждый день просматриваем отклики на объявление о вакансии. Просмотр одного резюме займет от 10 секунд до 1 минуты. Сортировка и сохранение резюме – от 5 до 15 минут.

Если у вас есть сомнения в обоснованности таких расчетов — посмотрите видеозапись работы рекрутера в реальном времени — на ней демонстрируется близкая к максимальной скорость работы.

Операция 6. Соискателям, которые нас заинтересовали,  пишем письма или звоним. Время на одно письмо с учетом наличия шаблона-заготовки — от 1 до 3 минут. Длительность исходящего телефонного звонка  соискателю – 3-5 минут.

Операция 7. Отвечаем на звонки соискателей, которые будут связываться с нами по вашей просьбе или уточнять, получили ли вы резюме. Ответ на один звонок займет 1-3 минуты вашего времени.

Операция 8. Проводим очные интервью или интервью по Скайп. Длительность  – от 20 минут до 1 часа.

Операция 9. Проводим повторные интервью с соискателями или организуем интервью с лицом, принимающим решение, если это не вы – от 30 минут до 1 часа.

Операция 10. Проверяем рекомендации (звоним на предыдущие места работ для сбора дополнительной информации о соискателях) – от 15 минут до получаса.

Операция 11. Рассылаем по почте, через hh.ru или посредством смс отказы соискателям – от 20 минут до 1 часа.

Перечень будем считать примерным, так как список входящих в него операций зависит как от должности/специальности искомого работника, так и от технологии поиска и подбора.

Нормируем работы по подбору персонала

Так как на этапе  составления перечня операций (работ) мы уже прикинули, сколько  времени (max/min) мы потратим на каждую операцию, мы сразу можем перейти к расчету нормы времени для каждой операции.

Норму времени на операцию рассчитываем методом экспертной оценки по формуле Hв=(3*Тmin + 2Тmax)/5,  где  Тmin, и Тmax — минимальное и максимальное время выполнения операции.

Оцениваем сроки и объемы работ при подборе персонала

Сроки и объемы — показатели, определяющие количество различных операций (работ), которые нам придется выполнить в процессе подбора работника. Понятно, что чем дольше продлится поиск, тем больше резюме мы просмотрим, чем больше запланируем интервью, тем больше времени на них потратим.

Итак, приступаем к оценке сроков и объемов. 

Сколько времени мы планируем потратить на поиск?

Будем оптимистами —  считаем, что справимся не менее чем за  две недели, но не более чем за месяц.

Срок мы определили — 10- 20 рабочих дней.

Определяем объемы работ.

Сколько резюме из базы данных  мы планируем просмотреть — от 300 до 500.

Сколько откликов будет приходить за один день на наше объявление о вакансии —  10-20.

Скольким отобранным кандидатам мы будем писать/звонить  —   8-12 в день.

С каким количеством интересных кандидатов, откликнувшихся на объявление о вакансии мы общаться по телефону за 1 день — от 2 до 6.

Скольких соискателей мы планируем увидеть очно или на Скайп-интервью —  8-12.

Сколько соискателей будет проходить повторные интервью —  2-4.

У скольких соискателей мы будем проверять рекомендации —  2-3

Расходы на заработную плату, публикацию вакансии и доступ к базе

Будем считать, что подбор персонала мы поручили сотруднику, который в месяц зарабатывает 50 000 рублей.

Стоимость часа его работы составляет 284 рубля.

Вакансию разместили на hh.ru за 987 рублей.

Доступ к базе резюме в одном регионе на один день обошелся нам в 4180 рублей.

Ввод данных в калькулятор на этом завершен, можно посмотреть, что получилось.

Результаты расчета стоимости подбора персонала

В этом примере выполнение работ по подбору персонала обойдется нам в 13270 рубля и займет 29 часов рабочего времени при условии, что мы закончим работу за три недели.

Так как при суммировании всех операций  калькулятор рассчитывает только «чистое» рабочее время, без учета времени на отдых и личные надобности и времени выполнения тех работ, которые мы не смогли учесть в нашем расчете, часы мы умножили на повышающий коэффициент 1,1, в который заложили время на отдых и личные надобности,  которое для офисного сотрудника составляет 4% рабочего времени, и 6% на ненормируемые работы.

Чтобы не ошибиться в расчетах, вы можете сами определить, какой повышающий коэффициент будет учитывать все неучтенные в нормах факторы, влияющие на длительность подбора работника.  

Так что, если есть сомнения в корректности расчета – проверяйте исходные данные, пробуйте рассчитывать затраты времени по максимуму и минимуму, используйте поправочные коэффициенты.

Зачем рассчитывать трудозатраты и себестоимость подбора персонала

Если у вас есть штатный специалист по подбору персонала – вы сможете оценить его загрузку и рассчитать оптимальную численность специалистов, занятых подбором персонала. 

Для этого рассчитанное с помощью калькулятора количество часов (без повышающего коэффициента) нужно перенести в калькулятор для расчета численности, который позволит рассчитать нагрузку с учетом режима и графика работы.

Если вы сами планируете подбирать персонал —  поймете, есть ли у вас возможность выделить достаточно времени для выполнения этой работы.

Сопоставьте стоимость услуг внешних исполнителей с себестоимостью этой работы при выполнении ее силами сотрудников вашей компании и оцените, какой вариант вам выгоднее.

Правда, сначала нужно оптимизировать численность, должностной состав и «стоимость» сотрудников, которым поручен подбор персонала — обязательно расскажу об этом в следующих статьях.

Резюме

Понятно, что описанный выше алгоритм расчета не учитывает все детали процесса подбора персонала и качество и скорость работы исполнителя.

работы и стоимость подбора персонала могут варьироваться в зависимости от способов привлечение соискателей и от того, ищете ли вы одного сотрудника или ваш проект предполагает массовый подбор.

Тем не менее, скрупулезный расчет трудозатрат на подбор персонала позволит вам оценивать трудозатраты и стоимость масштабных проектов по подбору персонала (пример «калькуляции» см. ниже — кликните для увеличения).

Сравнимая стоимость подбора персонала силами штатных специалистов-рекрутеров и кадровых агентств и фрилансеров, не стоит считать расценки кадровых агентств и фрилансеров  всегда заведомо завышенными, так как в стоимость их услуг закладываются риски, связанные со спецификой агентского бизнеса.

В каждом случае нужно разбираться, какие работы по подбору персонала стоит выполнять своими силами, а выполнение каких работ полностью или частично стоит поручить сторонним специалистам.

Если вам нужно спрогнозировать или учесть все затраты на подбор персонала в различных ситуацияx, читайте статью Расчет стоимости подбора персонала калькулятором HR-ПРАКТИКА: прямые и косвенные затраты, статьи расходов.

Скачать описанный в этой статье калькулятор вы можете по ссылке.

Удачи в поиске и подборе персонала!

Денис Карандашев

   Перейти в Каталог статей

   Перейти в Каталог программ обучения

   Перейти в Каталог консультационных услуг

Получайте свежие статьи по почте

Читайте наши новости

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

Источник: https://hr-praktika.ru/blog/podbor-personala-sebestoimost/

Как рассчитать бюджет на подбор персонала?

Планирование и бюджетирование в процессе подбора персонала

Приближается конец года, а с ним и составление планов и бюджетов на 2019 год. Вам предстоит нанять сотрудников, но у вас нет HR-специалиста, т. к. компания не очень большая. Какие статьи расходов нужно учесть, чтобы процесс подбора не затянулся, и в намеченное время все вакансии были бы закрыты квалифицированным персоналом?

Существуют две стратегии в подборе персонала (как и в любом бизнес-процессе, непрофильном для вашего бизнеса):

  • Все делать самостоятельно.
  • Отдать на аутсорсинг профильному подрядчику.

Рассмотрим бюджетирование подбора персонала по каждой стратегии. Чтобы не усложнять расчеты, в каждом варианте, упущенную выгоду от отсутствия необходимого персонала мы не учитываем.

Самостоятельно

В случае самостоятельного подбора, нужно учесть следующие статьи расходов:

  • Фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ), который будет заниматься поиском и отбором кандидатов. Если этим планирует заняться сам руководитель, то стоимость 1 часа (Ч) такого руководителя нужно умножить на количество часов в день (Nч), которое он сможет посвятить поиску резюме, телефонным и очным собеседованиям, и полученный результат умножить на количество дней работы над закрытием вакансии – (Nд).
  • Снижение эффективности (Эф) труда сотрудника на основном месте работы в связи с занятостью подбором персонала. Когда сотрудник занимается подбором персонала, он не занимается своей работой, которая приносит прибыль компании.
  • Покупка доступа к платным базам резюме.
  • Размещение объявлений о вакансии на специализированных сайтах.
  • Рекламный бюджет на продвижение вакансий с помощью SMM в соц. сетях.

Формула для расчета ФОТ:

ФОТ = Ч * Nч * Nд

Или, в процентах от рабочего времени:

ФОТ = ФОТн * Х,

Где ФОТн – фонд оплаты труда сотрудника за период Nд дней (нормированный),

Х – процент рабочего времени, который тратится на подбор сотрудника.

Формула для расчета снижения эффективности Эф:

Эф = AV * (ФОТ/ФОТн)

где,

AV – added value, добавленная стоимость в рублях, которую создает сотрудник для компании за период Nд дней;

ФОТ – фонд оплаты труда сотрудника, потраченный на подбор персонала;

ФОТн – фонд оплаты труда сотрудника за период Nд дней (нормированный).

Пример расчета бюджета затрат на подбор сотрудника.

Дано: подбором менеджера по продажам занимается коммерческий директор. Его оклад 150 000 рублей. Время, которое он тратит на поиск, отбор и собеседования – 30% от рабочего времени. Длительность подбора – 1 месяц. Добавленная стоимость, которую ежемесячно создает коммерческий директор 500 000 руб.

Статьи затрат:

  • ФОТ = 150000 * 30% = 45000 руб.
  • Снижение эффективности (Эф) труда – Эф = 500000 * (45000/150000) = 150 000 руб.
  • Покупка доступа к платным базам резюме (2 базы на 1 месяц) = 100 000 руб.
  • Размещение вакансии на 2-х сайтах = 15 000 руб.
  • Рекламный бюджет на продвижение вакансий с помощью SMM в соц. сетях = 15 000 руб.

Итого: 325 000 рублей

Вывод: подбор менеджера по продажам силами коммерческого директора стоит 325 000 рублей в месяц. При этом закрытие вакансии не гарантируется. Т. е. компания потеряет 325 000 рублей, если вакансию закрыть не получилось.

Между тем, компания потеряет еще больше, если кандидат уволится в первые месяцы работы, когда он еще не начал приносить прибыль. Т. к.

будет выплачена зарплата кандидату в период его адаптации и вхождения в должность, при этом в качестве наставника привлекается наиболее эффективный менеджер по продажам, который помогает новому сотруднику в ущерб своей производительности.

В первом приближении, если менеджер по продажам уволится через 2,5 месяца, получая ежемесячный оклад в 50 000 рублей, с учетом операционных расходов на его рабочее место, с учетом снижения эффективности работы наставника, мы получаем расчетный убыток от найма собственными силами в сумму более 500 000 рублей. Но, самое неприятное в этой ситуации то, что процесс подбора нужно запускать заново и без гарантии вновь потерять полмиллиона рублей.

На аутсорсе

Рассмотрим второй вариант – передача процесса подбора персонала кадровому агентству. Статьи расхода в этом случае выглядят следующим образом:

  • Фонд оплаты труда сотрудника (ФОТ), который будет заниматься финальным собеседованием кандидатов, отобранных кадровым агентством.
  • Снижение эффективности (Эф) труда сотрудника на основном месте работы в связи с проведением финального собеседования
  • Оплата услуг кадрового агентства.

Как правило, стоимость услуг кадрового агентства привязана к годовому доходу на открытой вакансии. Формула выглядит следующим образом:

С = (ЗП * 12) * Y%

Где, С- стоимость услуг кадрового агентства; ЗП – среднемесячная зарплата сотрудника на вакансии; Y – размер комиссии в процентах, установленный конкретным кадровым агентством.

Рассмотрим предыдущий пример с подбором менеджера по продажам с коммерческим директором, в качестве лица, принимающего решение о найме кандидата.

Пример расчета.

Дано: подбором менеджера по продажам занимается кадровое агентство, с гонораром 12% от годового дохода по вакансии. Коммерческий директор проводит финальное собеседование с тремя кандидатами по 1 часу.

Следовательно, время, которое он потратит на это – 2% от рабочего времени в 160 часов в месяц.Его оклад 150 000 рублей. Длительность подбора – 0,3 месяца. Добавленная стоимость, которую ежемесячно создает коммерческий директор 500 000 руб.

Зарплата по вакансии 50 000 рублей в месяц.

Статьи затрат при подборе сотрудников силами кадрового агентства:

  • ФОТ = 150000 * 2%* 0,3 месяца = 900 руб.
  • Снижение эффективности (Эф) труда – Эф = 500000 * 0,3 * (900/150000) = 900 руб.
  • С = (ЗП * 12) * 10% = 50000 * 12 * 12% = 72000 руб.

Итого: 73800 рублей

Выводы и сравнение

Стоимость подбора силами кадрового агентства почти в 5 раз дешевле подбора собственными силами.

При увольнении кандидата, привлеченного собственными силами в течение первых 3-х месяцев, убытки компании составляют около полумиллиона рублей.

При увольнении кандидата, представленного кадровым агентством убытков нет, как и нет новых расходов на подбор сотрудника, т. к. кадровое агентство предоставляет бесплатную гарантийную замену.

Представим данные расчетов в виде таблицы.

Таблица 1. Сравнение бюджетов на подбор персонала

Самостоятельный подбор, руб.

Подбор через кадровое агентство, руб.

Бюджет на закрытие вакансии

325 000

73 800

Бюджет на замену кандидата, в случае его увольнения в течение первых 3-х месяцев

325 000

0

Финансовые потери при невозможности закрыть вакансию по различным причинам (компетенции, заявленные в требованиях к кандидатам, не соответствуют рыночной зарплате, неудобное место расположения офиса, массовые отрицательные отзывы о компании и т. п.)

325 000

0

При ограниченности ресурсов, экономически выгоднее эпизодические непрофильные бизнес-процессы, в частности подбор персонала, передавать профессиональному подрядчику.

Pixabay

Источник: https://www.e-xecutive.ru/career/hr-management/1989289-budzhet-na-podbor-personala-kak-rasschitat

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: