Планирование

Содержание
  1. Что такое планирование?
  2. Неформальное планирование
  3. Формальное планирование
  4. 1. Планирование формирует направление
  5. 2. Планирование снижает неопределенность
  6. 3. Планирование устраняет дублирование функций
  7. 4. Планирование формирует основу для контроля
  8. Прогнозирование
  9. Сценарное планирование
  10. Бенчмаркинг
  11. Основы планирования действий человеком: какое бывает, что включает в себя процесс
  12. Планирование что такое
  13. Различия тактического и стратегического планирования
  14. Преимущества планирования
  15. Виды планирования
  16. Принципы эффективного планирования
  17. Планирование дня человеком
  18. Факторы, ограничивающие возможность планирования
  19. Основные инструменты планирования и способы внедрения их в жизнь
  20. 1. Хранилище задач
  21. 2. Распределение задач
  22. 3. Иерархия задач
  23. 4. Детализация задач
  24. 5. Приоритизация задач
  25. 6. Группировка задач.
  26. 7. Созадачность
  27. 8. Делегирование задач
  28. 9. Обзор задач
  29. 10. Фокусировка на задаче
  30. 11. Календарь событий
  31. 12. Список ежедневных дел
  32. 13. Напоминания
  33. 7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела
  34. Как это работает
  35. 2. Метод Айви Ли
  36. 3. Метод оценок
  37. 4. Энергетический список
  38. 5. Метод 1–3–5
  39. 6. GTD — Getting Things Done
  40. 7. Буллет-джорналинг
  41. Как планировать работу?
  42. Планирование и организация работы в LeaderTask 
  43. Виды планирования работы
  44. Планирование выполнения работ 
  45. Планирование процесса работы
  46. Методы планирования работы
  47. Этапы планирования работы
  48. Узнайте все возможности LeaderTask 

Что такое планирование?

Планирование

Планирование — одна из основных функций менеджмента, которая включает в себя определение целей, разработку путей достижения намеченных целей и создание комплекса планов для координации необходимых действия по реализации этих целей.

В широком смысле, под планированием понимают мыслительный процесс, основывающийся на анализе ситуации и постановке необходимых для этой ситуации целей.

Планирование определяет не только желаемые результаты (что будет сделано?), но и процесс достижения этих результатов (что будет сделано для их достижения?).

«Будущее, которое вы выбираете, гораздо важнее, чем то, что вы знаете о ваших прошлых или текущих способностях» © Чарльз Смит

Планирование часто называют главной функцией менеджмента, потому что именно оно формирует основу для всех остальных функций, выполняемых менеджером.

В самой общей классификации выделяется формальное и неформальное планирование.

Неформальное планирование

В неформальном планировании ничего не фиксируется письменно, установленные цели слабо распределены между другими участникам организации. Оно характеризуется низкой степенью преемственности (continuity) — цели и планы не прорабатываются при передаче на более низкие уровни управления.

Неформальное планирование популярно в маленьких организациях, где руководитель (часто собственник) определяет путь развития, руководствуясь собственными желаниями и видением будущего. Может также присутствовать в крупных организациях, но чаще всего, это характеризуется низкой эффективностью внутреннего управления.

Формальное планирование

В формальном планировании конкретные цели зафиксированы письменно и распределены между членами организации. При таком подходе разрабатываются специальные программы по достижению поставленных целей, менеджеры координируют цели и задачи на разных уровнях управления, обеспечивается синхронность действий между различными организационными единицами.

Когда в менеджменте говорят о планировании, чаще всего под этим понимается формальное планирование.

1. Планирование формирует направление

Планирование дает понимание того, куда движется организация и что необходимо делать для достижения целей. В таком случае, участники организации могут координировать свои действия, корректно взаимодействовать друг с другом и реализовывать свой потенциал для реализации намеченных целей.

2. Планирование снижает неопределенность

Будущее всегда изменчиво и неопределенно. При помощи планирования формируются сведения и представления о том, что необходимо получить и что может произойти. Эти данные становятся ориентирами, которые определяют предстоящие действия и решения.

3. Планирование устраняет дублирование функций

Когда выполняемые работы регулируются установленными планами, устраняется дублирование функций и избыточность действий. Это позволяет снижать издержки выполнения работ и сокращать необходимое время выполнения заданий.

4. Планирование формирует основу для контроля

Планирование создает цели, которые выступают в роли стандартов при осуществлении функции контроля. Именно с ними сравниваются фактические результаты и показатели, которые достигаются в ходе реализуемой деятельности. Это позволяет определить отклонения и сформулировать необходимые корректирующие действия.

Прогнозирование

Прогнозирование является способом предсказывание будущих событий на основе реальных фактов и существующих закономерностей. В прогнозировании происходит определение тенденций и перспектив развития тех или иных процессов на основе анализа данных об их прошлом и нынешнем состоянии.

Наиболее доступными и применимыми методами прогнозирования являются экспертная оценка и статистическая экстраполяция. Они, например, постоянно применяются при составлении финансовых планов и бюджетов.

Сценарное планирование

Представляет собой форму планирования, основанную на изображении возможных альтернатив (изображений возможного будущего) и построении соответствующих планов в каждом из возможных вариантов. Идея сценарного планирования основывается на вопросе: «а что если?».

сценарного планирования включается проработку условий каждого сценария и формулирование соответствующих действий. В качестве примеров таких условий можно рассмотреть цену на нефть, курс доллара или количество покупателей в определенный период.

Более подробно про сценарное планирование можно прочитать в отдельной статье.

Бенчмаркинг

Эта технология основывается на поиске и дальнейшем использовании успешной практики реализации каких-либо процессов другими организациями. В более узком понимании бенчмаркинг — копирование эталонных процессов у конкурирующих компаний.

Так или иначе, ключевая идея этого метода заключается в использовании существующих примеров с целью улучшения собственного функционирования. В планировании бенчмаркинг помогает формулировать цели и разрабатывать планы, основываясь на существующем опыте других субъектов.

Источник: https://plancraft.ru/theory/what-is-planning/

Основы планирования действий человеком: какое бывает, что включает в себя процесс

Планирование

Спонтанно живут единицы, остальные предпочитают ставить перед собой цели и достигать определенных высот. Чтобы быть успешным человеком, нужно знать, что такое планирование, и как оно помогает строить свою жизнь.

Планирование – перспектива на успех

Планирование что такое

Экономика народного хозяйства невозможна без четкого прогнозирования положительных результатов и составления планов для их достижения. Так же и в жизни – поставив цель, необходимо разработать тактику, стратегию действий и четко следовать им.

Планирование это совокупность мер, способ, позволяющий оптимально распределить ресурсы, направленные на преодоление препятствий к цели (личностный потенциал, денежные средства, время). От правильности прогноза зависит ход дальнейших действий, приносящих наименьшие потери.

Обратите внимание! Чем серьезнее цель, тем тщательнее необходимо к ней готовиться. Без создания алгоритмов, предугадывающих все возможные варианты, здесь не обойтись.

Процесс планирования это не прерогатива современного мира. Методикой пользовались и древние люди (правда, на примитивном уровне). Чтобы удачной была охота на зверя, приходилось изучать повадки животных, места их обитания, расположение троп к водопою и т.п.

С каждым новым циклом в развитии общества совершенствуется процесс планирования. Теперь он многообразен – у человека расширился круг потребностей. Без четкого распределения своих сил желаемый результат сложно получить.

Различия тактического и стратегического планирования

Как все успевать и не уставать — правильное планирование и советы для жизни

Продвижение из п. А в п. Б при достижении цели осуществляется не стремительно, а поступательно. Не важно, выбран прямой путь или окольный, он состоит из этапов с определенным набором действий. Поэтому любое планирование имеет составляющие: тактику и стратегию.

Второе понятие – основа процесса, рассчитанного на долгосрочное выполнение (взгляд в будущее). Стратегия определяет конечный результат и выбирает направление движения.

Разработка стратегии

Тактика разбивает весь путь на этапы и уделяет каждому из них внимание, концентрируясь на мельчайших деталях. Именно тактика определяет методы прохождения определенного участка дистанции и учитывает возможности корректировки направления.

Планирование стратегическое работает на долгосрочную перспективу. Тактическое – задействовано на ближайших задачах, для выполнения которых отводится малый период времени.

Преимущества планирования

Колесо жизненного баланса — что это такое и как с ним работать

Хорошо видеть перед собой цели, уметь достигать нужного результата и делать это не спонтанно.

Научившись регулировать свою жизнь, человек достигает высокого статуса в обществе.

Несмотря на то, что результата приходится ожидать продолжительный период, распланированные действия имеют преимущества и дают больше шансов на успех.

Плюсы планирования

МоментыОсобенности
Реализация мечтыПродумывание шагов и осуществление их в действительности позволяет реализовать любое желание
Высокий эффектОбеспечение быстрого результата с меньшими усилиями
ОрганизацияГрамотно выстроив план действий, не придется все делать впопыхах. Это повысит уровень менеджмента, сделав его качественным, улучшит координацию действий работников
Экономия времени, нервов, денегЛучше потратить усилие на составление плана, чтобы потом наслаждаться процессом достижения цели. Последовательность действий, расписанных заранее, убережет от нервотрепок и поможет избежать лишних трат

Успешный менеджер

Готовый алгоритм позволяет сделать небольшую передышку на каждом этапе, чтобы оценить, что уже выполнено, что еще предстоит сделать в свете задуманного. Это помогает адекватно взвесить возможности и, при необходимости, откорректировать дальнейшие действия.

Виды планирования

У современного человека много потребностей, затрагивают они различные сферы жизни. Чтобы реализовать все задуманное, необходимо осуществить целеполагание, правильно расставив приоритеты. Это позволит определить очередность действий и направить их в конкретное русло. Регулятивный процесс наиболее важен, когда одновременно определяют несколько целей.

Личная эффективность — что это такое

Чтобы понять, что включает в себя планирование, необходимо изучить все возможные виды процесса, их состав.

Классификация планирования

Тематическое наименованиеОсобенности
По срокам
КраткосрочноеРеализация текущих задач занимает по времени не более 12 месяцев
Средние срокиПланы могут выстраиваться как на год, так и на пятилетку
ДолгосрочноеПотребуется разработка стратегии на длительный период (масштабные перспективы)
По сферам
ФинансовоеПросчитываются экономические задачи
ПроизводственноеПросчитываются экономические задачи
МаркетинговоеРаспределение ресурсов материально-технического характера
ИсследовательскоеПредставлено глобальной стратегией фирмы
ИндивидуальноеВырисовывает перспективы с научной точки зрения
По охвату
ОбщееБерет во внимание все составляющие процесса
ЧастичноеУчитывает только значимые условия
По обязательности
ДирективноеСтрого подчиняется предписаниям
НеобязательноеАлгоритм включает рекомендации
По содержанию
Бизнес-планКомплексные мероприятия предстоящего дела
Оперативно-календарноеПомогает в решении текущих задач
СтратегическоеОпределяет конечную цель и формирование курса
ТактическоеПомогает решить, как достичь результата
По глубине
АгрегированноеВ основе лежит анализ общих параметров
ДетальноеРассматривает «в разрезе» все возможные моменты
По координации
ОдновременноеЕсли план включает 1 этап
ПоследовательноеВесь проект разделен на фазы
По очередности
УпорядоченноеОсновано на последовательности действий
СкользящееУчитывает возможность продления этапов
ВнеочередноеПредпринимается по мере необходимости
По учету данных
ГибкоеВозможность корректировать действия под возникшие обстоятельства
ЖесткоеОпределяется четкими рамками
КомбинированноеУчитывает оба подвида

К сведению. Включает в себя планирование определение и по объектам. Сюда входят продумывание целей, программ, средств и возможностей, функций, выбор исполнителей.

Составление алгоритмов

Принципы эффективного планирования

Несмотря на многочисленность видов, все направления регулирования действий базируются на общих принципах. Их соблюдение делает бизнес успешным:

  1. Системность и единство подразумевают взаимосвязанность отдельных элементов в достижении основной цели.
  2. Горизонтальная координация проектов между структурами.
  3. Поддерживается взаимная интеграция.
  4. Реализация непрерывна и соответствует временным рамкам.
  5. Ясность и простота заданий, адаптированных под уровень исполнителей.
  6. Конкретизация действий и детализация для понимания.
  7. Возможность своевременной корректировки проектов и наличие резервов для лавирования.
  8. Рациональный выбор оптимального варианта.
  9. Частность, как составляющая комплексности в отображении общей картины задуманного.

Обратите внимание! Придерживаясь основных принципов в разработке планов, реально добиться положительного результата в осуществлении любого проекта.

Планирование дня человеком

Жизнь людей состоит из множества аспектов: семья, работа, учеба, друзья, хобби. Всему нужно уделить внимание и частичку своего времени. Если делать это хаотично, человек окажется в постоянном цейтноте. Помогут создать баланс между досугом, бытом и работой план и планирование.

Как не попасть в цейтнот

Отрегулировав каждый шаг своей жизни, человек экономит время, бережет нервы и ресурсы. Упорядоченные действия помогают в принятии решений и приводят к успеху.

Если с детства индивид приучен к режиму, то ему несложно и во взрослой жизни всю свою деятельность расписать по минутам. Сначала составляется стандартная планировка дня по такому типу:

  • момент пробуждения и сна;
  • время на физиологические потребности;
  • рабочий процесс;
  • часы для отдыха.

Распорядок должен учитывать биологические особенности организма. Если верить ученым, то всплеск интеллектуальной деятельности приходится на период между 10-ю и 12-ю, 14-ю и 16-ю часами. Наиболее вынослив в физическом плане организм с 17 до 19 часов.

Ежедневное планирование действий – это тактика процесса. Сутки складываются в недели, месяцы, года, которым тоже не помешает упорядоченность. Здесь уже в ход идет стратегический строительный алгоритм собственной жизни.

Факторы, ограничивающие возможность планирования

Определившись с тем, какое планирование бывает, зачем оно необходимо, уяснив его принципы, следует обратить внимание на причины, ограничивающие процесс. Если рассматривать производственную сферу, то основные факторы таковы:

  • чем масштабнее бизнес, тем проще наладить планирование за счет имеющихся ресурсов;
  • невозможно стопроцентно делать прогнозы при нестабильности, хаотичности современного рынка и наличии конкурентов;
  • подготовка и планирование требуют издержек времени и денежных затрат на исследования;
  • к субъективным моментам относятся человеческий фактор, личностные отношения, ошибки в расчетах, форс-мажорные ситуации и т.п.

Форс-мажорные обстоятельства

Научившись планировать, руководитель предприятия сможет взять под контроль все события, связанные с получением результатов, и эффективно ими управлять.

Источник: https://srazu.pro/upravlenie/planirovanie.html

Основные инструменты планирования и способы внедрения их в жизнь

Планирование

Я прочитал множество книг по планированию/тайм-менеджменту и опробовал множество приложений по внедрению этих техник в жизнь (список в конце). И на общее обозрение выношу вытащенные из них инструменты планирования. Сама суть тайм-менеджмента сводится к тому, чтобы взять список своих дел, что-то с ними сделать и после получить прирост по времени (моё мнение).

Под инструментом тайм-менеджмента я подразумеваю некие действия со своими задачами, которые приводят к увеличение свободного времени или сокращению времени на задачу (что суть есть одно и тоже = высвобождение времени).

Я даже осмелюсь предложить наглядное неравенство:

Время затрачиваемое на задачу > время затрачиваемое на задачу — экономия времени от инструмента планирования.

И пример для наглядности:

поход в магазин за салфетками + поход в магазин за продуктами > поход в магазин за салфетками и продуктами — время на отдельный поход за продуктами

В данном случае инструмент планирования — группировка задач. Как видно из примера, мы экономим время на одевании + на дороге до магазина, отсюда количество времени, потраченного на эту задачу, реально сокращается. Подобные инструменты я стал искать и внедрять в свою жизнь.

1. Хранилище задач

Место, в которое вы можете записать все ваши задачи, чтобы их не забыть. Чем больше ваших хороших идей вы сохраните в хранилище, тем больше шанс, что они не улетучатся из головы и претворятся в жизнь.

Примеры: записи на бумаге, блокнот-органайзер, электронный органайзер.

Прирост по времени за счет своевременной подготовки к делам, за счет уменьшения количества забытых дел и связанных с этим стрессов.

2. Распределение задач

Когда мы записали все свои задачи, то по сути получили просто свалку.

Распределение задач по категориям позволяет понимать, как ту или иную задачу обрабатывать благодаря тому, что мы понимаем, в каком контексте она происходит.

Примеры: деление по сферам жизни (колесо судьбы), деление по месту (дом/работа), деление по одношаговым/многошаговым и актуальным/неактуальным (Getting Things Done).

Прирост по времени за счет понимания, в каком контексте задачу решать, что облегчает осмысление задачи. Тут стоит пояснить, наш мозг решает любую задачу в контексте окружающих эту задачу явлений и если контекст ясен, то и решение ясное, а если нет, то мозгу приходиться каждый раз этот контекст порождать заново, что и удлиняет обдумывание (а порой вызывает желание вовсе не делать). Пример: «сделать проект». Сразу встают вопросы — «Какой проект?» «К какому сроку?», «Почему им вообще нужно заниматься мне?» и т.д. По сути такую задачу делать не хочется, потому что она требует мозговых усилий, прежде чем её можно будет начать делать.

3. Иерархия задач

Большинство желаемых нами результатов — многошаговые, при этом шаги должны выполнятся последовательно, для достижения сначала промежуточных целей, и только в конце цели основной.

Иерархическое расписывание задач позволяет увидеть основные шаги и их взаимосвязь, чтобы в итоге правильно распределить ресурсы и время для достижения каждой подцели.

Примеры: логическое дерево, структура папок и подпапок операционной системы, структура задач в электронном органайзере.

Прирост по времени происходит за счет выбрасывания из жизни нереалистичных проектов или своевременной переделки существующих, так как благодаря иерархии еще на стадии прописывания крупных шагов можно увидеть нереалистичность проекта, сэкономив время на детальное планирование и уж тем более на практические попытки воплотить в жизнь.

4. Детализация задач

Как показывает практика, можно прописать цель проекта по SMART, можно иерархически расписать задачи, но только детализация по конкретным действиям позволяет реально оценить объем работ и требуемых ресурсов, которые необходимы для успеха проекта. Детализация усложняется тем, что со временем поступает новая информация по проекту и конкретные действия меняются.

Примеры: расписывание задачи по значимым действиям, по конкретным действиям, по возможным шагам.

Прирост по времени за счет отсекания проектов, которые сжирают слишком много ресурсов или за счет снижения приоритетности таких проектов. Еще увеличение времени при детализации происходит за счет своевременной подготовки, например продетализировав заказ вы понимаете, что затраченные на изготовление материалы + время не покроют сумму, предложенную вам, хотя на стадии переговоров эта сумма показалась вам огромной.

5. Приоритизация задач

Как только мы детализировано прописали свои задачи, приходит понимание, что всего не успеть.

Как понять, что делать в первую очередь? Нужно расставить приоритеты, чтобы прибыльные проекты получили наши силы и внимание в первую очередь, а активности, которые тратят наши деньги и время попадали в конец списка.

Примеры: выбор приоритетов на основе ценности результатов, жизненных ценностей, срочности, удобства месту или окружению.

Прирост по времени за счет вкладывания в проекты, которые принесут больше денег/статуса/ресурсов, которые в свою очередь увеличат высвобождение времени. Например за счет покупки услуг нянечки, ускорения заключения сделок в связи со статусом и т.д.

6. Группировка задач.

Задачи удобнее делать, если они похожи или физически находятся рядом, группируя задачи таким образом, можно, поехав по магазинам, сразу купить все нужное или начав работать за компьютером сразу поработать над документами, разобрать почту и почистить виндоус, не отвлекаясь на другие дела.

Группировка экономит время и силы.

Примеры: по месту реализации, по ситуации, в которой их нужно делать, по человеку, с которым эти задачи нужно выполнить, по схожести работы, которую нужно проделать.

Прирост по времени за счет снижения затрат на дорогу/психологическую настройку на работу/человека.

7. Созадачность

Некоторые задачи можно выполнять совместно с другими, чаще всего это относиться к чтению, просмотру и прослушиванию чего-либо что и позволяет учиться «на ходу». Не путать с многозадачностью, которая предполагает выполнение нескольких дел сразу.

В созадачности одна из задач «пустая» или «не полная», поэтому вторая дополняет первую, а не заменяет её. Примеры: чтение книги во время ожидания в больнице, аудиокнига во время дороги на работу, велотренажер во время просмотра фильма.

Прирост по времени за счет выполнения 2-х задач одновременно.

8. Делегирование задач

Подумать над тем, какие задачи и каким образом можно передать другим всегда полезно, так как это может очень сильно сэкономить время в последствии. Важно помнить, что все делегированные задачи вам всё равно нужно контролировать.

Примеры: наём помощников, передача части работы коллегам, неисполнение задач, которые все равно сделают без вас.

Прирост по времени за счет выполнения этих задач другими людьми (при условии, что они будут выполнены не хуже вашего).

9. Обзор задач

Любой план должен соответствовать жизни, иначе он не только не способствует, но и мешает человеку. Поэтому периодический обзор своих задач позволяет скорректировать их с учетом изменений.

Этот простой приём позволяет держать в актуальном состоянии ваш план, если вы этого не делаете, то любой долгосрочный план обречен на провал.

Примеры: выезд на природу с осмыслением жизни, чтение своих планов написанных на бумаге с оценкой их реалистичности и актуальности, задача в электронном органайзере, побуждающая уединиться и переоценить значимость ваших задач.

Прирост по времени за счет удаления неактуальных планов, которые были бы вами выполнены без реально на это нужды. Так же прирост за счет своевременного внесения задач, без которых ряд текущих проектов были бы приостановлены.

10. Фокусировка на задаче

Когда вы занимаетесь каким-то делом, ваш мозг настраивается на него, начиная выполнять его лучше и быстрее, но если вы параллельно делаете что-то еще, то этот эффект пропадает.

Собственно многозадачность вредит эффективности мышления, а фокусировка помогает быстрее и, что более важно — разностороннее решать задачи.

Примеры: ставить таймер на выполнение конкретной задачи, выключать телефоны пока выполняется определенная задача, говорить коллегам не отвлекать вас в определенное время.

Прирост по времени за счет ускорения выполнения задачи, благодаря использованию ресурсов мозга на полную без дробления этого ресурса на отвлечения.

11. Календарь событий

В нашей жизни есть достаточно событий, про которые лучше не забывать, начиная от назначенных встреч до дня рождения супруги или супруга. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации и планировать свою занятость, лучше записывать все задачи с жесткими датами и временем в одно легкодоступное место.

Примеры: бумага с записями, картонный календарь на стене, календарь на смартфоне.

Прирост по времени за счет отсутствия потерь времени/репутации из-за подготовки к важным датам заранее.

12. Список ежедневных дел

Когда событий и дел в вашей жизни много, то сложно держать всё это в голове. Это часто приводит к ощущению, что вы постоянно не успеваете, что выливается в самобичевание и самоунижение.

В разы удобнее понимать, что вам нужно сделать сегодня, чтобы выполнить все, что реально возможно, с учетом отдыха и времени на себя.

Если у вас есть такой список на каждый день, то очень скоро вы начинаете реалистично оценивать, что можно от себя ждать, а чего не стоит и какой объем работ в сутки вам реально под силу.

Примеры: список в голове, список на бумаге, фильтр в электронном органайзере.

Прирост по времени за счет внутреннего спокойствия и одного места, в которое нужно заглядывать, чтобы оценить объём задач. Так же прирост достигается за счёт учёта списком дел просроченных задач, которые должны были быть выполнены.

13. Напоминания

Наш мозг не справляет с количеством всего, что нужно помнить и, порой, дело не в плохой памяти, а в том что, вы просто сконцентрированы на том, что делаете сейчас, что тоже хорошо. Напоминание позволит вам не забыть важную вещь, особенно если она связанна с конкретным временем.

Примеры: напоминание от друга, стикер с записью, напоминание на телефоне.

Источник: https://habr.com/ru/post/320240/

7 эффективных методов планирования, которые помогут не забросить дела

Планирование

Этот способ планирования предложил известный российский специалист по организации времени Глеб Архангельский. Он проводит бизнес-тренинги, пишет книги и даже руководит собственной консалтинговой компанией по тайм-менеджменту. Вместе с некоторыми принципами Глеб разработал и метод быстрого планирования при помощи карточек.

Как это работает

Толстый ежедневник в данном случае не понадобится: достаточно лишь нескольких листов бумаги. Заведите три карточки для различных целей. Они могут быть разноцветные, с пометками или со стикерами. Главное, чтобы они отличались одна от другой и, конечно, нравились вам.

Первая карточка — стратегическая. В ней будут ваши ключевые цели, для достижения которых необходимо приложить все возможные усилия. Во второй, посвящённой долгосрочным целям, вы записываете все дела и планы на год или на несколько лет вперёд. Третья же карточка будет содержать самое важное событие предстоящего дня. И меняться она, конечно, будет чаще всех.

  • Уровень: новичок.
  • Плюс: не нужно разбираться в искусстве планинга. Всё максимально быстро и просто.
  • Минус: менее важные дела всё-таки остаются незапланированными. Так про них можно совсем забыть.

2. Метод Айви Ли

Прелесть методики американского журналиста Айви Ли заключается в простоте и последовательности. Большинство попыток начать работу заканчиваются неудачей из-за отсутствия плана, недостатка сосредоточенности и неправильных приоритетов. Для решения этих проблем Ли предлагает ограничиваться шестью задачами в день и выполнять их одну за другой.

3. Метод оценок

Часто в процессе планирования важные задания теряются среди незначительных дел. Так происходит потому, что мы не отмечаем их приоритет. Даже если вы понимаете необходимость выполнения задачи, важно обозначить это письменно. Ведь на протяжении рабочего дня не всегда есть время адекватно оценить значимость каждого дела.

4. Энергетический список

Каждая задача требует разного количества умственных или физических усилий. При этом непродолжительные по времени дела могут отнимать больше энергии, чем более длительные. Суть этого метода в том, чтобы распределить все задачи по требуемым усилиям и браться за них в зависимости от своего самочувствия.

5. Метод 1–3–5

Большое количество дел отбивает желание браться за их. Поэтому многие специалисты по тайм-менеджменту советуют выделять до девяти задач и выполнять их в зависимости от степени важности.

Так, незначительные цели можно перенести на другой день, закончив при этом самое главное из запланированных дел. Метод 1–3–5 достаточно прост в использовании, хотя требует некоторого времени и усилий, чтобы выделить задачи.

6. GTD — Getting Things Done

По-русски название методики звучит как «Доведение дел до завершения» или «Как привести дела в порядок». Её разработал американский эксперт по тайм-менеджменту Дэвид Аллен.

В одноимённой книге он предположил, что для занятого человека важно освободить мозг от текущих задач. Только так можно сконцентрироваться на их качественном выполнении. Этот метод отлично подходит для ведения настольного ежедневника.

7. Буллет-джорналинг

Самый гибкий вариант ежедневника — планер и личный дневник одновременно. Его придумал американский дизайнер Райдер Кэрролл и объяснил принцип в видеоуроке выше.

Этот метод позволяет записывать в свой ежедневник как любые случайные мысли, так и важные бизнес-задачи или планы на долгое время. Разобраться с таким ведением непросто, но если привыкните, то никогда не бросите планирование.

Как планировать работу?

Планирование

Скачать

Существуют ли законы планирования в работе? Чтобы при их соблюдении задачи решались систематически, отражаясь в результате?

На каждую проблему всегда найдется решение. Имеется проблема планирования работы — для нее электронное решение LeaderTask. Планировщик с набором команд и инструментов для решения задач — оружие для истребления насущной проблемы.

Планирование и организация работы в LeaderTask 

Чтобы освоить принципы правильного планирования, необходимо узнать, что не стоит делать и каких ошибок не стоит повторять.

Список ошибок:

  1. Отсутствуют цели на будущее
  2. Нет разделения на главные и второстепенные задачи
  3. Все цели в одной категории без дополнительных обозначений
  4. Количество целей не соответствует реальной картине
  5. Задачи без установки срока

1. Чтобы быть на шаг впереди, необходимо продумать план на будущее. Да, не исключены форс-мажоры, но их всегда можно откорректировать. LeaderTask гибко подстраивается под новые планы:

  • Создание и удаление задач
  • Изменение имени у задач
  • Перенос задач между собой в списке, на другую дату или в проекты

Создаем план на будущее в планировщике ЛидерТаск на неделю, месяц, год вперёд, просматриваем задачи в календаре (компьютерная версия). 

2. Главные и второстепенные задачи

Чтобы создать иерархию в задачах, используем перемещение в списке задач, метки и цвета для задач. Метки в планировщике имеются цветные или бесцветные на выбор, а цвет для задач выбирается из большого набора палитры.  

3. Разбить цели на категории

Используем для этого команду создания проектов. Создаем проект с любым названием и перемещаем в него задачи, распределяем задачи по разным тематикам и работаем в удобном формате.

4. Если количество целей превышает лимит на физическом уровне, удаляем их из списка или переносим на другую дату. Рассчитываем свои силы и ставим задачи по реальным объемам!

5. Задачи без установки срока

Задачи без даты и времени — не выполняются, а регулярно переносятся, поэтому устанавливаем срок выполнения для задачи. Когда подойдет время, органайзер напомнит и подаст информацию в виде всплывающего уведомления. 

Ошибки планирования в компании

  1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 
  2. Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)
  3. Местоположение данных в разных хранилищах

1. Большой объем работ для одного сотрудника или руководителя 

Делегируйте задачи в ЛидерТаск, распределяйте объем работ на несколько человек, и тогда задачи будут выполнены, и планы не сорваны. Чтобы делегировать задачу, используем поручения. В органайзере для этого существуют команды «Поручить» и «Перепоручить» задачу. 

2.  Ручной контроль выполнения поручений (без использования программного обеспечения)

Контролируем поручения в органайзере с помощью:

  • просмотра задач сотрудников
  • статусов выполнения задач
  • внутреннего чата с исполнителем

3. Местоположение данных в разных хранилищах

В ЛидерТаск информация находится внутри задач и всегда в открытом доступе, а если вы потеряли задачу, то данные можно найти через поиск в программе. 

Виды планирования работы

Такие виды могут разделяться на категории:

  • по целям направления 
  • по времени действия
  • по сфере направления и уровню управления

Планирование — карта всех задач, которая показывает весь путь со всеми детальными шагами. Если шаги продуманы — вероятность достижения желаемого результата в несколько раз больше, чем реализация целей без продуманного планирования. Хаотичное движение приводит к хаотичному результату. У нас имеются конкретные задачи и мы стремимся к конкретным показателям. 

Планирование выполнения работ 

  • Создание задачи 
  • Установка срока (напоминания для задачи)
  • Процесс выполнения (установка статуса)
  • Завершение

Выполнение задачи в ЛидерТаск происходит следующими этапами: 

Создаем задачу. Если задача большая, разделяем ее на подзадачи. Устанавливаем срок выполнения, устанавливаем статус, переходим к выполнению, и при готовности завершаем задачу с помощью статуса: «Завершено». Все выполненные задачи находятся в архиве завершенных задач и всегда в открытом доступе.

Планирование процесса работы

Для процесса выполнения задач выше описаны команды, которые помогут, но это не весь вспомогательный функционал. В ЛидерТаск для больших целей существуют проекты. Проекты для персонального использования, или общие проекты для командной работы. Планируйте процесс работы с помощью проектов и их внутренних структур. (Проекты-подпроекты-задачи-подзадачи). 

Методы планирования работы

Используйте расширения ЛидерТаск для применения методов из любых вариантов. 

Этапы планирования работы

  • Цели и их постановка
  • Техническое задание для целей
  • Определение процесса выполнения задач
  • Последовательность выполнения
  • Дополнительная информация и ресурсы и для выполнения задач
  • Внесение правок (корректировка)
  • Стратегия плана и установка срока (количество часов, дней и др.)
  • Наблюдение за выполнением

Узнайте все возможности LeaderTask 

Скачать

Источник: https://www.leadertask.ru/articles/kak-planirovat-rabotu

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: