Порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой

Содержание
  1. Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника
  2. Ситуация первая: смена фамилии
  3. Ситуация вторая: замена паспорта
  4. Изменение фамилии в кадровых документах
  5. If you are the owner of this website:
  6. Нормативно-правовая база
  7. Основания изменения фамилии в трудовой книжке
  8. Порядок изменения фамилии
  9. Пошаговая инструкция внесения изменений
  10. Кто должен вносить изменения
  11. Смена фамилии в других рабочих документах
  12. Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак
  13. Обязательна ли точная форма
  14. Элементы документа
  15. Где регистрируется
  16. Куда и как вносятся коррективы
  17. Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру
  18. Кадровая часть работы
  19. Рассказываем работнику
  20. Смена фамилии сотрудника
  21. Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника
  22. Изменение фамилии в трудовой книге после замужества
  23. Как отразить в документах смену фамилии
  24. Как внести изменения в трудовую книжку о смене ФИО: образцы и примеры
  25. Как происходит изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2018 года
  26. Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт
  27. Оформление смены фамилии в кадровых документах
  28. Сотрудница поменяла фамилию какие документы нужно менять
  29. Как поменять СНИЛС
  30. Замена СНИЛС через работодателя
  31. Какие документы нужны
  32. Замена СНИЛС самостоятельно
  33. Сроки изготовления
  34. Работник сменил фамилию. Что делать кадровику
  35. Основание для изменений
  36. Трудовой договор
  37. Трудовая книжка

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

4 марта 2019 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика.

И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии.

И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда.

Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

Бесплатно заполнить и сдать 6‑НДФЛ и 2‑НДФЛ через интернет

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). 2. Копия свидетельства о заключении брака.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению.

А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы.

Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, Табель учета рабочего времени, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по НДФЛ.

Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса.

Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных). 1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии. 1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных. 1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет. 1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования. 1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования. 1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.  Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕк трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах. 2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции: «ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.

97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый» от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К. В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные. 1. Копия паспорта (все страницы). На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации. В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных, 1. В срок до 15 марта с.г.: 1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных. 1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных. 1.3. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды. 1.4. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP). 1.5. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность. 1.6. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта. 2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И. Генеральный директор Е.Д. Мурашов

Наконец, на основании этого приказа готовится дополнительное соглашение к трудовому договору. Выглядит оно в данном случае следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ  к трудовому договору от 12 июля 2018 года № 24-тд Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор): 1. В связи с изменением персональных данных Работника, п. 12. Договора изложить в следующей редакции: «Работник — Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару. Проживает по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15. Работодатель — ООО «Первый», ИНН 2301003127 КПП 230101001, Юридический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Фактический адрес: 350017, г. Краснодар, пр. Радищева, д.56. Телефон: 8(861)370-1-370. Банк: «Адмиралтейский», р/счет: 40702810710010035995, к/счет: 30101810100000000995, БИК 046551995»

Обратите внимание, что в этом примере, в отличие от предыдущего, использован другой вариант дополнительного соглашения. Принципиальная разница между ними связана со способом оформления первоначального договора в части информации о работнике.

На практике сложились два варианта отражения в трудовых договорах сведений о работнике (номера паспорта, места жительства и т п.). Первый вариант — данные о работнике указываются в «шапке» договора, то есть в начале договора.

Второй вариант — данные о работнике вносятся в последний пункт договора, где проставляются подписи сторон. Вариант, приведенный в этом разделе, как раз применим в случае, когда данные работника были указаны в конце договора.

А тот вариант, который мы рекомендовали в разделе, посвященном смене фамилии, рассчитан на ситуации, когда данные работника содержатся в «шапке» договора.

Другие ситуации, требующие внесения изменений в кадровую документацию, будут рассмотрены в следующей статье.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2011/12/5503

Изменение фамилии в кадровых документах

Порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой

The web server is not returning a connection. As a result, the web page is not displaying.

If you are the owner of this website:

Contact your hosting provider letting them know your web server is not responding. Additional troubleshooting information.

Cloudflare Ray ID: 53fc57ff3a4fc442 • Your IP : 185.189.13.12 • Performance & security by Cloudflare

Нормативно-правовая база

Исправления в трудовой книжке в части ФИО работника регламентируются Инструкцией по заполнению трудовых книжек № 69 от 10.10.2003 г.

Основания изменения фамилии в трудовой книжке

При смене ФИО работнику необходимо сообщить работодателю о произошедших изменениях и предоставить документы, являющиеся подтверждением смены паспортных данных:

  • свидетельство о заключении/расторжении брака, а также о перемене имени;
  • новый паспорт лица;
  • свидетельства СНИЛС и ИНН.

Данные документы станут основанием для изменения фамилии в трудовой книжке после замужества.

Порядок изменения фамилии

В первую очередь работник, сменивший паспортные данные, должен написать заявление, в котором просит произвести исправления в трудовой книжке и других учетных документах.

После сдачи работником заявления кадровики должны составить приказ, после которого в трудовую книжку будут внесены необходимые исправления.

Чтобы внести исправления в сведения о ФИО работника, необходимо придерживаться следующего алгоритма.

Пошаговая инструкция внесения изменений

Шаг 1. Ознакомление инспектора отдела кадров с документами, представленными работником.

Шаг 2. Внесение исправлений в сведения о работнике.

Чтобы можно было прочесть исправленный текст, зачеркивание производится тонкой чертой.

Аналогичным образом вносятся изменения в остальные кадровые документы.

Шаг 3. На обратной стороне обложки вносятся сведения о документах, являющихся основанием для исправлений – серия и номер свидетельства, дата выдачи.

Как правило, это свидетельство, выданное органами ЗАГСа. Ответственное лицо в обязательном порядке ставит свою подпись с указанием должности и инициалов, дату поправок и печать организации.

Кто должен вносить изменения

Вносить запись в трудовую книжку о смене фамилии имеет право только сотрудник отдела кадров.

Смена фамилии в других рабочих документах

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие сведения ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

[3]

Важно! Чтобы внести новые сведения в трудовой договор, необязательно составлять его заново – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны новые данные работника.

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять ФИО в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала.

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.

Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две.

Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания).

Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.

Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.

Обязательна ли точная форма

Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Элементы документа

В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.

В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:

  • Дата, с которой все учредительные документы организации должны содержать новую фамилию работника.
  • ФИО работника кадровой службы (бухгалтерии или любого другого отдела, занимающегося кадровыми вопросами), который ответственен за смену и уведомление бухгалтерии о переменах.
  • Сведения о том, что нужно внести изменения в расчетные документы.

Читайте так же:  Как рассчитывается субсидия за квартиру

На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.

Где регистрируется

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений.

Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.

Куда и как вносятся коррективы

Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:

  • Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
  • Личной карточке работника по форме Т-2.
  • В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
  • Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
  • Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
  • Банковской карточке.

Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

В случае с разводом дело обстоит по точно такой же схеме. Главное – дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Вступление в брак, развод, желание избавиться от неблагозвучного имени — да мало ли причин, по которым люди меняют фамилию, имя, отчество, а то и все сразу.

И вот приходит к вам сотрудница и сообщает, что отныне она, к примеру, не Шарикова, а Шереметьева. В нашем законодательстве довольно скудно прописан порядок действий работодателя в случае смены работником фамилии. И начинает бухгалтер (а зачастую он же и кадровик) ломать голову: в какие документы вносить изменения и как это делать? Ответы на этот и другие вопросы вы найдете здесь.

Кадровая часть работы

ШАГ 1.

Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имен и ст. 30, п. 1 ст. 38, ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 «Об актах гражданского состояния» ), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

Рассказываем работнику

Источник: https://antonov-co.ru/izmenenie-familii-v-kadrovyh-dokumentah/

Смена фамилии сотрудника

Порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой

В соответствии с п. 20 Инструкции заявление об обмене страхового свидетельства в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения или пола застрахованного лица заполняется лично застрахованным лицом и предоставляется в территориальный орган ПФР. Но в этом же пункте предусмотрено, что допускается заполнение данного заявления кадровыми либо другими службами организации.

Значит, необходимо именно во внутренних локальных документах организации предусмотреть, кто именно занимается переоформлением свидетельств государственного пенсионного страхования — сами сотрудники или отдел кадров.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика.

Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы.

Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы.

Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника.

Однако для внесения таких изменений нужно основание.

Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака.

С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п.

7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828).

В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы.

Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Изменение фамилии в трудовой книге после замужества

Менять записи в процессе смены данных надо в несколько этапов. Запись делается так, чтобы почерк был разборчив, не содержал в себе исправления и подчистки.

Ниже предлагаем вашему вниманию пример внесения изменений в трудовую книжку, если сотрудник поменял фамилию.

Перечень документов Обратите внимание!

В отделе кадров специалисты поднимают личное дело гражданина, после чего составляют специально для него дополнительное соглашение.

Как отразить в документах смену фамилии

Далее исправления заверить подписью уполномоченного лица*(4); О трудовом договоре На наш взгляд, если зафиксировать смену фамилии в трудовом договоре с руководителем, это не будет нарушением законодательства.

Внесение изменений можно произвести двумя способами.

Обратите внимание, что исправлению подлежат оба экземпляра договора: и тот, который хранится в организации, и тот, что находится у сотрудника.

Как внести изменения в трудовую книжку о смене ФИО: образцы и примеры

Смена фамилии является тем фактом, который предполагает предпринять кадровика или работодателя такое действие как внесение изменений в трудовую книжку.

Основания для подобных действий знакомы и понятны каждому. Самый распространенный случай – это вступление работника в замужество и принятие фамилии супруга .

В этом случае изменить фамилию необходимо сразу же после смены работником паспорта на новую фамилию.

Также, фамилия может быть изменена работником по своему собственному желанию и по своему усмотрению в паспортном столе. Как правило, изменения в трудовую также вносятся после получения нового документа, удостоверяющего личность.

Как происходит изменение фамилии в трудовой книжке: образец 2018 года

В качестве обоснования необходимости внесения изменений рассматриваются: Для работницы, которая поменяла фамилию в связи с замужеством, поскольку такие случаи наиболее часто встречаются на практике, достаточно представить свидетельство о браке.

В документе прописываются новые личные данные после оформления семейных отношений.

Также она будет обязана предоставить новую копию паспорта, поскольку его замена проводится при смене фамилии на основании Постановления Правительства №828 от 08.07.1997. Образец заявления выдается в кадровой службе работнику в заполненном в электронном виде.

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

В некоторых ситуациях может возникнуть вполне объективный вопрос о том, что делают кадровые работники если сотрудник поменял паспорт.

Среди них особенно стоит выделить следующие: Алгоритм действий полностью идентичен тому, который применяется при изменении персональных сведений.

Однако, в рамках рассматриваемой ситуации будет меньше бумаг, в которые потребуется вносить поправки.

Среди таких бумаг выделяются: трудовое соглашение; лицевой счет в финансовой организации; личная карточка; доверенность и так далее.

Оформление смены фамилии в кадровых документах

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные.

Начнем с заявления (см.

пример 1). Пример 1. Генеральному директору ООО «Ламбада» Чижевскому Л.Ю.

начальника отдела логистики Астаховой С.С.

На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника. Однако существует и другая точка зрения.

Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных.

Сотрудница поменяла фамилию какие документы нужно менять

Порядок смены фамилии сотрудницы в ее документах кадровой службой

Сведения, указанные на СНИЛС в обязательном порядке должны соответствовать паспортным данным. При смене фамилии в течение двух недель с момента получения паспорта необходимо поменять пенсионное свидетельство на новое.

Важно! СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) – страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Лицевой номер в карточке останется прежним, поскольку присваивается один раз на всю жизнь.

Как поменять СНИЛС

  • через работодателя;
  • самостоятельно.
[2]

Замена СНИЛС через работодателя

Если работник поменял фамилию, но самостоятельно не поменял СНИЛС, сделать это обязан его работодатель.

Официально трудоустроенный гражданин имеет право потребовать от руководства замены свидетельства.

Возможность получить его через работодателя есть также и у работников, трудоустроенных по гражданско-правовому договору.

Какие документы нужны

Чтобы поменять СНИЛС при смене фамилии работника для пенсионного фонда бухгалтер подготавливает следующий пакет:

  • заполненную вручную анкету АДВ-2;
  • старый СНИЛС работника;
  • копию документа, подтверждающего смену ФИО (свидетельство о браке, разводе или перемене имени);
  • копия нового паспорта сотрудника;
  • опись по форме АДВ-6.

Так, работники бухгалтерии в двухнедельный срок с момента получения копий паспорта и свидетельства от сотрудника подготавливают необходимые документы и самостоятельно передают их в пенсионный фонд.

По истечении срока изготовления в отделении пенсионного фонда бухгалтеру выдадут новое пенсионное свидетельство работника и сопроводительную ведомость.

Выдача свидетельства работнику должна быть произведена в течение недели с момента получения его из пенсионного фонда под роспись в сопроводительной ведомости, выданной вместе со страховым свидетельством.

Важно! В течение месяца с момента выдачи свидетельства на руки работнику бухгалтеру необходимо вернуть обратно в ПФР сопроводительную опись с подписью работника.

Замена СНИЛС при смене фамилии – обязанность работодателя. Отказ бухгалтеров в этой ситуации не правомерен.

Кроме того, после замены фамилии работники отдела кадров должны внести изменения в трудовую книжку и личное дело работника.

Замена СНИЛС самостоятельно

Если гражданин официально трудоустроен, но решил самостоятельно произвести замену, то ему можно обратиться в любой территориальный орган ПФР, независимо от места прописки.

Однако если гражданин является индивидуальным предпринимателем и самостоятельно перечисляет за себя страховые взносы, то ответственность за своевременную замену лежит непосредственно на нем.

В этом случае нужно обратиться в отделение пенсионного фонда по месту своей прописки.

Сроки изготовления

Замена СНИЛС при смене фамилии работника в зависимости от способа подачи заявления занимает разное время изготовления.

При личном обращении в ПФР срок составит 10 дней, а при получении через бухгалтерию сроки могут затянуться до 1 месяца, в связи с отправкой в пенсионный фонд почтовым отправлением.

Важно! Если новое свидетельство содержит ошибку, необходимо срочно вернуть его в пенсионный фонд для устранения несоответствий.

Услуга по замене пенсионного свидетельства, независимо от способа подачи документов, предоставляется бесплатно.

Работник сменил фамилию. Что делать кадровику

Смена анкетных данных работников организации – явление нередкое. Чаще всего меняют фамилию, если заключается брак, оформляется развод либо по другим, схожим с назваными, причинам. Такую возможность дает ФЗ №143 от 15-11-97 г., ст. 58 (1).

Задача отдела кадров – грамотно отразить смену данных в документации. При этом в законодательстве порядок изменения анкетных сведений полностью не определен. Как действовать кадровику, чтобы это законодательство не нарушить? Практические вопросы применения законодательства при смене личных данных сотрудников – тема настоящей статьи.

Основание для изменений

Общее правило требует корректировку персональных данных начинать с получения заявления работника. К документу прилагаются подтверждающие бумаги (копии), издается приказ руководителя, являющийся сигналом к действию для отдела кадров.

К заявлению гражданин прилагает копии документов, служащих основанием изменений: свидетельство о браке (о расторжении брака), паспорт, в котором зафиксирована иная фамилия, копия судебного постановления и пр.

Следующий шаг – приказ руководителя, предписывающий кадровику сменить анкетные данные сотрудника. Единой формы такого документа нет. Шапка приказа может содержать формулировку: «Об изменениях в документах, содержащих персональные данные (ФИО)».

Некорректно использовать фразы вида: «Приказываю изменить персональные данные (ФИО)», «Считать Иванову с такой-то даты Петровой» и другие, подобные им. Директор фирмы не уполномочен изменять персональные данные – это функции определенных госструктур.

Вне зависимости от содержания приказа, Иванова, на основании выданных ей документов, так или иначе будет именоваться Петровой с определенной даты.

Затем отдел кадров вносит коррективы в целый ряд документов, содержащих персональные данные сотрудника.

Трудовой договор

Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.

Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.

Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.

Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.

Трудовая книжка

При заполнении трудовой книжки, внесении в него корректировочных сведений кадровик руководствуется

  • Постановлением Правительства №225 от 16-04-03 г. (р.3);

Источник: https://business-doc.ru/sotrudnitsa-pomenyala-familiyu-kakie-dokumenty-nuzhno-menyat/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: