Приказы №

Как составить приказ: образец, правила оформления приказа. Офисная служба

Приказы №
Приказы в любой компании — это основной распорядительный документ. Они могут быть разного назначения, но суть у них одна — внедрить, утвердить какое-либо решение или проинформировать сотрудников об изменениях.

Обычно выделяют три группы приказов: по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам и по основной деятельности. К последней группе относят те документы, которые касаются делопроизводственных процессов и затрагивают весь коллектив.

Давайте разберем, как правильно структурировать и написать приказ по основной деятельности, сделать шаблон и не допустить ошибок. Это статья, своего рода, шпаргалка для начинающих.

Какие виды приказа по основной деятельности бывают

Официального разделения приказов по видам нет, все они издаются в целях исполнения административных решений.

Компания может самостоятельно разработать внутреннюю инструкцию или отдельное приложение и утвердить классификацию приказов по ОД.

Можно классифицировать приказы по цели их издания и по характеру информации, которая в них содержится. Нумерация для каждого ведётся отдельно.

По цели издания приказы бывают:

 

  • инициативные – в них даётся разъяснение необходимости создания документа и приводится обоснование административных решений;
  • исполнительные – издаются для выполнения распоряжений вышестоящего руководства. В них обязательно присутствуют основные атрибуты директивы (указа, постановления и др.) – автор, дата номер и заголовок без сокращений.

По характеру информации, содержащейся в приказе, можно выделить группы, которые отражают:
 

  • структурные вопросы. Утверждается штатное расписание, его изменения, создание филиалов, представительств;  
  • разработку, утверждение, введение в действие внутренней документации. Здесь закрепляются должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, графики отпусков, классификаторы, различные положения, касающиеся общей деятельности организации;  
  • создание различных комиссий и групп — освещают создание, правила и условия деятельности инспекционных и аттестационных комиссий, рабочих групп;  
  • финансовую политику — утверждается положение об оплате труда, о премировании сотрудников, о выплате материальной помощи, отражаются другие вопросы, связанные с финансами;  
  • вопросы охраны труда — конкретизируются законодательные и подзаконные акты по охране труда с учетом особенностей деятельности организации;  
  • работу по планам развития – задачи, планы-графики, анализы потенциала;  
  • вопросы снабжения — формулируются критерии выбора видов и способов снабжения, его планирование и нормирование.

Как правильно оформить приказ

Приказы можно составлять на фирменных бланках или на стандартных листах бумаги формата А4, которые допускается использовать с обеих сторон. Правила оформления документа определяет администрация компании самостоятельно, и закрепляет их в утвержденных внутренних руководствах.

Принято использовать государственный стандарт, что облегчает переписку при межведомственных контактах. Федеральным архивным агентством разработана типовая инструкция на основании ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которой определен порядок формирования и состав обязательных атрибутов распорядительных актов:

  • эмблема или логотип – если есть;  
  • название организации. Если есть вышестоящий орган, его наименование размещают сверху. При составлении проекта несколькими учреждениями – размещают на одной линии;  
  • вид документа;  
  • место составления или издания. Указывается официальный адрес организации, если из её наименования понятно месторасположение, то можно не указывать;  
  • дата документа – означает дату визирования, а не регистрации. По новому госту, при использовании буквенно-цифрового способа записи, в однозначное значение «0» не ставится. Если указание подписывают несколько должностных лиц, проставляется по дате последней подписи;  
  • регистрационный номер – можно дополнить индексом по внутренней классификации. При совместном составлении несколькими учреждениями, указывается номер каждого из них, отделенный косой черточкой, в порядке перечисления в заголовке;  
  • заголовок к тексту. Должен быть лаконичным и передавать суть приказания в предложном падеже. Оформлять можно как прописными, так и строчными буквами. Если текст небольшой, то заголовок составлять не обязательно;  
  • текст пояснительного раздела должен обозначить, по какому указанию руководства и с какой целью издаётся приказ. В распорядительной части кратко, в повелительном наклонении, от первого лица, доводится информация, достаточная для исполнения решений и не допускающая различных толкований. Разрешается выделять значимые фрагменты текста. Не лишним будет проверить текст на наличие грамматических ошибок;  
  • подпись включает: название должности, личную подпись, инициалы и фамилию. При подписании несколькими руководителями, подписи располагаются в зависимости от статуса.

В некоторых случаях к приказам прикладываются справочные или утверждаемые документы – приложения. В этом случае в тексте пишется в скобках (приложение №__).

В документе-приложении справа сверху на первом листе отмечают, к какому, от какого числа приказу оно относится, либо утверждается. Если приложение одно, то оно не нумеруется.

Для более полной информации о приказе, национальный стандарт предусматривает дополнительные реквизиты, которые размещаются при необходимости:
 

  1. Отметка об исполнителе оформляется на последней странице, с лицевой или оборотной стороны, внизу рабочего поля.
  2. Штамп «Контроль» ставится в верхнем поле распоряжения и означает, что он взят на контроль одним из руководителей.
  3. Ограничение доступа.
  4. Отметка о направлении в дело указывает его место хранения, в соответствии с номенклатурой.

Отметку об ознакомлении делать не обязательно, она не является реквизитом. Но практика показывает: чтобы не возникало недоразумений, лучше всё-таки оформлять лист ознакомления в свободной форме.

Как составить шаблон приказа в MS Word

Подготовленный заранее шаблон приказа в MS Word поможет упростить работу делопроизводителя и секретаря. Не нужно будет каждый раз вспоминать правила оформления приказа, выставлять разметку, выравнивать и т.д.

Открыли шаблон и начинайте сразу с главного — с изложения воли руководства. С чего начать? 1. Выставляем значения полей: левая, верхняя и нижняя граница поля должны быть не менее 20 мм, правая – не меньше 10. 2.

В меню «Вставка» выбираем «Номер страницы» для нумерации многостраничных проектов. Выбираем простой формат. Располагаем по центру на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 3.

Для того чтобы номер на первом листе не отображался, в меню «Разметка страницы» открываем диалоговое окно «параметры страницы», вкладка «Макет». В разделе «Различать колонтитулы» делаем отметку.

4. Располагаем реквизиты по указаниям Росархива. Пример ниже.

Количество показов: 27457

Источник: https://3259404.ru/blog/articles/kak-pravilno-oformit-prikaz-po-obraztsu/

Оформление приказов: как оформить приказ в 2020 году?

Приказы №

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Приказы: виды и оформление

Представить работу организации без распорядительных документов, то есть приказов, невозможно. Они регламентируют все аспекты деятельности — от трудоустройства сотрудников до внедрения новых производственных линий. Их принято делить на три большие группы, речь о которых пойдет далее.

Какие бывают виды приказов, порядок оформления

Прежде чем говорить о классификации приказов, следует разобрать само понятие. Приказом считается правовой акт, издаваемый руководством субъекта предпринимательства для разрешения имеющихся задач и регуляции бизнес-процессов.

Приказы организации принято делить на три обширные группы:

Рассмотрим каждую детально.

Приказы по личному составу

Этими распорядительными документами регулируются все трудовые отношения, возникающие у работодателя с подчиненными (согласно нормам ТК РФ). Речь идет о трудоустройстве, назначении заработка, переводе, командировании, повышении, премировании, привлечении к ответственности, увольнении и так далее.

Различают такие приказы по личному составу:

Если на работу устраиваются управленцы, их замы, начальники финансового и контрольного отделов, то есть менеджеры высшего и среднего звена, приказы по ним регулируют основную деятельность, а не личный состав.

Также различают следующие классификационные виды приказов по личному составу:

  • организационные;
  • регламентные;
  • зарплатные;
  • дисциплинарные;
  • корректирующие и отменяющие.

Приказы по административно хозяйственным вопросам

Прежде чем рассматривать эту группу, следует обратить внимание, что такого понятия, как административно-хозяйственные вопросы (далее – АХВ), ни один действующий нормативный акт не содержит. С практической точки зрения, они касаются внутреннего распорядка, эксплуатации имущества, транспортного обеспечения, внутренней связи и безопасности.

Понятия приказ и распоряжение синонимичны.

Если кадровые приказы из общего массива выделить легко, то распоряжения по АХВ – нет.

Многие кадровики этого и не делают, игнорируя данную группу и относя документы к приказам, регламентирующим основную деятельность. Такой подход имеет право на существование, но только в случае малого документооборота и установленных сроков хранения бумаг менее 10 лет.

В противном случае нужно разбираться, регламентирует ли приказ АХВ. Вот чек-лист для облегчения анализа:

  • распоряжением не утверждаются и не корректируются иные нормативные акты компании;
  • в нем отсутствуют положения, регулирующих трудовые отношения с коллективом;
  • в нем не приведены персональные данные сотрудников.

Таким образом, к этой группе можно отнести:

  • приказы о допуске работников/техники на объекты;
  • об определении места для курения;
  • о переходе на электронную пропускную систему;
  • о проведении инструктажа по ГО и ЧС;
  • об охране объектов и т.д.

Исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, привести сложно.

Приказы по основной деятельности

К ним относятся приказы, не вошедшие в предыдущие две группы.

Ответственными за их приготовление назначаются руководители отделов. Если случай неординарный, допускается привлечение сторонних экспертов либо коллегиальный поиск решения (специально созванной комиссией).

Данная группа приказов – самая обширная и разнообразная. Но и ее можно классифицировать. Различают такие приказы по основной деятельности:

  1. структурные (возникают в момент создания бизнес-субъекта и сопровождают ее в будущем. Отвечают на вопросы «какая структура компании», «как и с помощью чего она формируется», «будет ли расширяться», «планируются ли слияние с конкурентами» и так далее);
  2. нормативные (издаются с целью упорядочения деятельности компании; ими утверждаются локальные нормативные акты типа положений, правил и распорядков, а также разнообразные методические разработки, инструкции и т. д.);
  3. организационные (посредством них утверждается штатное расписание, создаются отделы, созываются комиссии и так далее);
  4. надзорные (подразумеваются приказы, чье содержание связано с соответствующими задачами компании; они издаются, когда нужно провести инвентаризацию активов, провести контрольные мероприятия по ОТ, протестировать коллектив и так далее);
  5. отчетные (привычны для крупных холдингов, в которых формируется множество отчетной документации, отличной от бухгалтерской, например статистической, управленческой, финансовой, аналитической. Определяют периодичность их сдачи, ответственных лиц, обязательные сведения и так далее);
  6. финансовые (сопровождают финансовую деятельность компании, позволяют судить о ее финансовой стратегии, управлении финансовыми потоками, инвестировании);
  7. обеспечительные (регулируют материально-техническое обеспечение);
  8. информационные (регламентируют работу архива, ведение графиков, информационных баз и так далее).

В небольших компаниях со стабильной структурой превалирует первая подгруппа приказов.

Реквизиты приказа

Различают реквизиты обязательные и необязательные. Если вторые зависят от вида приказа, то первые одинаковы для всех трех. Речь идет о:

  • наименовании бизнес-субъекта;
  • наименовании распоряжения;
  • дате и месте его составления;
  • регистрационном номере;
  • заголовке и основном тексте;
  • отметке об ознакомлении сотрудника.

К слову, о последнем реквизите. Отметка может писаться от руки либо набираться на компьютере (во втором случае работник просто расписывается). В случае с электронным документооборотом с приказами по основной деятельности и АХД работников не ознакамливают.

Факультативно можно указать:

  • ответственное за исполнение приказа лицо;
  • визу согласования;
  • отметку о прикреплении к делу.

Особенности оформления текстов приказов

Головная боль кадровиков – оформление приказов. Многие из них не унифицируются законодательством. Их составление отдано в распоряжение организации. В таком случае особенности бывают следующие:

  • Текст приказа излагается от первого лица;
  • Он должен быть четко структурирован и разбит на две части: констатирующую и распорядительную;
  • управленческие решения нумеруются.

Рассмотрим каждую особенность детальнее.

Часто необходимость формулировать управленческое решение от первого лица смущает ответственных за составление приказа. Впрочем, при условии вынесения решения от единственного лица это – обычная практика оформления распорядительного документа.

Что касается частей, констатирующая содержит обоснование тех или иных действий, к которым относятся заявления подчиненных, а также другие документы (от начальника отдела, комиссии по расследованию дисциплинарных нарушений, судебной инстанции и так далее). Завершается она словом «Приказываю». После этого приводится распорядительная часть, содержащая различные действия, ответственных за них лиц и сроки исполнения.

Для облегчения восприятия управленческие решения лучше нумеровать (а не систематизировать маркерами, поскольку сослаться на них в дальнейшем невозможно).

Что касается унифицированной формы, ее имеют лишь некоторые приказы, в основном кадровые:

  • Т-1 (Т-1а) – приказ о приеме работника(ов) на работу;
  • Т-5 (Т-5а) – приказ о его(их) переводе на другую работу;
  • Т-6 (Т-6а) – о его (их) отправлении в отпуск;
  • Т-8 (Т-8а) – о расторжении с ним(ними) трудовых отношений;
  • и так далее.

Несмотря на это, пользоваться ими не обязательно.

Как оформить и утвердить приказ

Организацию работы с любым приказом можно представить, как алгоритм, включающий такие шаги:

  • Назначение ответственного.
  • Получение ответственным документа-основания.
  • Создание проекта распоряжения.
  • Его согласование.
  • Визирование распоряжения руководителем.
  • Ознакомление работника с приказом.
  • Регистрация и хранение бумаги.

Если иное не указано во внутренних нормативно-правовых актах, проставлять штампы или печати на документе уже необязательно.

В небольших компаниях приказы оформляет сам руководитель.  Что касается ответственного лица, чаще всего им выступает секретарь или кадровик. Но задача может быть делегирована и другому подчиненному.

Приказ всегда издается в одном экземпляре. При необходимости делается копия.

В процессе согласование проекта приказа его изучают все руководители отделов и подразделений, связанные с его реализацией, и подписываются. На эту процедуру может уйти нескольких часов до нескольких дней.

Визировать приказ может управленец или назначенное им лицо (в приказном порядке) в случае его отсутствия на рабочем месте.

приказов, касающихся сотрудников

Поскольку трудовые отношения регламентируются жестче других, важно досконально изучить содержание кадровых приказов. Оно включает 3 компонента:

  • заглавную часть (наименование компании, название приказа, дату и номер);
  • содержательный раздел (описание ситуации и распоряжение руководства);
  • завершающую часть (подписи руководителя и иных лиц — ознакомительного и согласовательного характера).

Ошибки при оформлении приказов

Любой приказ составляется человеком. И никто не застрахован от ошибок. Их можно разделить на две категории:

  1. процедурные,
  2. технические.

Происхождение первых связано с нарушением процедуры издания документа. Речь идет об:

  • игнорировании требований ;
  • несоблюдение требований к форме;
  • издании приказа с учетом неправильно оформленных документов;
  • издание приказа неуполномоченными сотрудниками.

Несоблюдение требований проявляется в несоответствии приведенных условий информации из других документов (трудоустройства или увольнения – положениям трудового договора и так далее).

Формальные ошибки заключаются в использовании неподходящего бланка, отсутствии обязательных реквизитов и так далее.

Далее. Грубейшим упущением считается издание приказов на основании ненадлежащих документов, нарушающих положения нормативно-правовых актов. В таком случае они просто не имеют юридической силы (недействительны).

Издание приказа неуполномоченными лицами вообще под запретом.

Ошибки технического характера при издании приказа аналогичны техническим ошибкам (опечаткам) в трудовом договоре. До издания распоряжения этот документ надо проверить и вычитать.

Нумерация приказов

Алгоритм нумерации приказов не регламентирован. Его разработка ложится на плечи организации. Каждая по-своему подходит к процессу. Общее заключается в разделении видов приказов и начале отсчета с нового календарного периода.

Нумерация не только упорядочивает регистрацию распоряжений, но и позволяет быстро отыскать нужное.

Гиганты бизнеса самостоятельно разрабатывают нумерологическую систему, фиксируя ее локальном акте. Для нее характерны сложносоставные номера с индексами после разделительной черты или дефиса (№ 238/о или № 698-у). Встречаются и другие варианты.  Значение каждого из них должно расшифровываться в отдельной инструкции или локальном акте.

Разновидности образцов

Скачать образец кадрового приказа. Скачать образец распоряжения по административно-хозяйственным вопросам. Скачать образец указания по основной деятельности.

Заключение

Подытоживая написанное, следует отметить, что приказ – это локальный распорядительный акт, регламентирующий стороны деятельности субъекта хозяйствования. Поскольку она многогранна, распоряжения делятся на три вида (хотя многие кадровики считают, что на два). (14 голос., 4,90 из 5)
Загрузка…

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/prikazy-vidy-i-oformlenie.html

Классификатор приказов вам поможет

Приказы №

В небольших организациях, как правило, выделяют приказы по основной деятельности и по личному составу, порой забывая про еще одну группу – приказы по административно-хозяйственным вопросам. В крупных же организациях даже этих трех разновидностей маловато будет.

Кроме того, там часто разные подразделения готовят разные группы приказов, и порой у отдельных специалистов возникает желание доказать, что приказ по вновь возникшему вопросу – вовсе не его головная боль, а вотчина коллеги из другого отдела.

Чтобы примирить всех, нужно навести порядок.

Зачем все это нужно?

Практика показывает, что крупные организации, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, издают достаточно большое количество распорядительных документов, прежде всего приказов.

Вместе с тем при проведении экспертизы ценности документов этого вида возникают определенные сложности, связанные со спецификой деятельности крупной организации.

Дело в том, что небольшая организация может ограничиться изданием приказов двух видов: по основной деятельности и по личному составу (дополняемых изданием распоряжений), оформление которых в этом случае возлагается на одного человека.

Чем больше масштаб деятельности организации, значительнее штат работников и сложнее структура руководства, тем меньше вышеописанный алгоритм издания распорядительных актов подходит для организации.

Как быть? Ответ на этот вопрос найден довольно давно: приказы делят на отдельные разновидности, а их оформление поручают отдельным работникам или различным подразделениям.

В результате возникает стандартная для современного отечественного делопроизводства ситуация, когда часть приказов оформляется (соответственно, регистрируется и хранится до передачи в архив) делопроизводственной службой, а часть — службой кадров.

При этом порой сотрудники делопроизводственной службы и службы кадров испытывают затруднения при решении вопроса о том, приказом какой разновидности оформлять те или иные решения – приказом по основной деятельности или приказом по личному составу.

К сказанному стоит добавить, что разделение приказов на две разновидности – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие значительный круг решаемых вопросов.

В итоге количество разновидностей приказов увеличивается (появляются приказы по административно-хозяйственным вопросам, о направлении работников в командировку и др.

), а подготовка приказов по отдельным вопросам может поручаться отдельным работникам или подразделениям как в порядке разового поручения, так и на постоянной основе, что, естественно, добавляет сложностей.

Действующие в настоящее время государственные стандарты содержат общие указания относительно оформления приказов и не позволяют решить данные вопросы.

Не добавляют ясности и не так давно утвержденные «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»1.

Единственным выходом остается детальная проработка классификации приказов локальным актом, издаваемым самой организацией.

Прежде всего необходимо определить количество видов приказов, которые могут издаваться.

Вполне вероятно, что целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу на более мелкие группы для облегчения дальнейшей справочной работы и для обеспечения возможности специализации деятельности сотрудников, их оформляющих.

Выделенные группы следует зафиксировать в табеле унифицированных форм документов.

Однако даже использование табеля унифицированных форм не позволяет полноценно организовать работу по отнесению приказов к конкретному виду, поэтому необходимо или оговорить вопрос классификации приказов в инструкции по делопроизводству, или оформить отдельный классификатор. В последнем случае классификатор может быть утвержден приказом и использоваться в качестве приложения к номенклатуре дел. Такой вариант удобен, если действующая инструкция по делопроизводству в целом соответствует современным требованиям и нет острой необходимости в ее немедленной переработке.

классификатора

классификатора будет индивидуальным для каждой организации. При его составлении можно руководствоваться положениями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации2.

При этом, учитывая то обстоятельство, что хотя УСОРД и входит в число действующих УСД, она фактически не применяется в деятельности организаций, поскольку первая очередь УСОРД, утвержденная Главархивом СССР еще в 1979 году, в настоящее время в значительной части устарела, а вторая очередь УСОРД, утвержденная Росархивом в 1993 году, не была внедрена в практику.

Раздел ОКУД, посвященный организационно-распорядительной документации, с 1993 года не ведется, поэтому в ОКУД не включены многие формы документов, предусмотренные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации3.

Гораздо более полезным будет «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»4, т.к. только на его основе можно классифицировать приказы по срокам хранения (далее по тексту – Перечень).

Ниже приведен пример классификатора приказов. В данном примере приказы разделены на три группы (согласно 19 статье Перечня):

  • по основной деятельности – срок хранения постоянно;
  • по личному составу – большинство хранится 75 лет, но отдельные виды можно хранить 5 лет;
  • по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет.

Группировка произведена по содержанию и по срокам хранения в соответствии со статьей 19 нового Перечня.

Далее делим каждую группу на отдельные подгруппы, т.к. оформление различных групп (разновидностей) приказов может быть возложено на разные отделы или на разных сотрудников службы кадров. Такое разделение в дальнейшем облегчит проведение справочной работы. Можно, например, выделить приказы о поощрении и материальной помощи, т.к.

они связаны с выделением и расходованием дополнительных финансовых ресурсов и существует необходимость особого контроля руководства за данным направлением работы. И, наконец, логично выделить в качестве отдельных разновидностей приказы об отпусках, дежурствах, взысканиях, а также о направлении работников в командировку, т.к.

они имеют срок хранения 5 лет.

Каждой разновидности приказа присваивается свой делопроизводственный индекс, каждая разновидность подшивается и хранится отдельно в соответствии с установленными сроками хранения.

Мы предлагаем использовать индексацию на основе двух букв, которые могут вызывать определенные ассоциации, что облегчает запоминание и усвоение работниками предложенной группировки:

  • ОДОсновная Деятельность,
  • ЛСЛичный Состав,
  • МПМатериальная Помощь / Материальное Поощрение,
  • ОКО`К — все хорошо, отпуск,
  • КМКоМандировка (обычная),
  • КС — Командировка на Север (или Командировка Серьезная),
  • АХАдминистративно-Хозяйственые вопросы и т.д.

Классификатор может быть оформлен в виде таблицы.

В нее можно внести графу, в которой будет указано, кто из руководителей преимущественно подписывает приказ определенного вида (в том случае если такое распределение полномочий предусмотрено соответствующим приказом). При этом, разумеется, руководитель, являющийся первым лицом организации, может подписывать любой приказ.

В пятой графе содержатся типовые заголовки, которые можно использовать при оформлении приказов.

Это сократит количество ошибок, совершаемых при оформлении приказов, и существенно облегчит ввод информации в информационно-поисковые системы (ведь большинство из них позволяет создавать справочник стандартных заголовков, из которого пользователь потом сможет выбирать нужный). Такой классификатор позволит избежать проблем при проведении экспертизы ценности документов.

Пример 1
Классификатор приказов организации

1 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 г. № 477). 2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. 2-е изд. – М., 1981. 3 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации.– М., 2007,.С. 44.

Источник: https://hr-portal.ru/article/klassifikator-prikazov-vam-pomozhet

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: