Про секретарей

Содержание
  1. Секретарь-референт
  2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
  3. Контрольная работа
  4. Отдел кадров
  5. Архивное дело
  6. САМООБРАЗОВАНИЕ
  7. Ваш компьютер
  8. Деловой этикет
  9. Психологический практикум
  10. Секретарь
  11. История профессии
  12. Особенности профессии
  13. Обязанности
  14. Важные качества
  15. Навыки и знания
  16. Перспективы и карьера
  17. Обучение
  18. Профессия секретарь: описание, зарплата, требования, особенности специальности
  19. Профессия секретарь
  20. Специфика профессии
  21. Важные личные качества
  22. Профессиональные знания
  23. Виды секретарей
  24. Плюсы и минусы профессии
  25. Образование секретаря
  26. Где учиться
  27. Карьера
  28. Где работать секретарю
  29. Зарплата секретаря
  30. Заключение
  31. Как эффективно справляться с работой секретарю?
  32. Эффективность в работе — от чего зависит и почему важна
  33. Личные качества, влияющие на эффективность:
  34. Как оптимизировать время
  35. Профессия секретарь
  36. Разновидности профессии
  37. История профессии секретарь
  38. Плюсы и минусы
  39. Требования к профессии секретарь
  40. Обязанности секретаря
  41. Ответственность секретаря
  42. Полномочия секретаря
  43. Профессиональные навыки и умения секретаря
  44. Личные качества секретаря
  45. Сколько зарабатывает секретарь
  46. Образование

Секретарь-референт

Про секретарей

Профессия ассистента и секретаря: личный взгляд на тенденции и успех. Предпраздничные записки. Без ярлыков

18 сентября – День секретаря в России. По случаю праздника ваша коллега анализирует, как изменилась профессия за несколько лет. Что безвозвратно кануло в Лету, а что «апрейдилось»? Почему нужно задавать себе вопрос: «Обернувшись на свою жизнь в 100 лет, что я хочу увидеть»? Как не потерять интереса к работе? С кем общаться, что читать?..

Маслова К.А.

Не просто карты: Mind maps в работе помощника руководителя

В статье объясним, в чем суть майндмэппинга, расскажем, как использовать ментальные карты для решений профессиональных задач, приведем примеры логических моделей, которые можно взять за основу при разработке карт мышления, посоветуем популярные приложения, предлагающие готовые шаблоны mind map.

Мурашковская Н.В.

Основы исполнительской дисциплины, или Как секретарю и помощнику контролировать нескончаемый поток поручений

Одна из основных обязанностей секретарей и ассистентов – это работа с поручениями. Вы узнаете, какие бывают поручения, как их фиксировать, отправлять исполнителям, контролировать выполнение с помощью отчетов. И конечно, получить совет, как не стать крайними, если поручение не выполнено в срок.

Зимина О.М.

Как наладить контроль за исполнением сотрудниками задач, в том числе на удаленке

Руководители, их помощники и секретари делятся опытом, как контролируют выполнение поручений и задач в своих компаниях.

Сипатова М.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

О распределении обязанностей между работниками канцелярии

Расскажем, как распределить обязанности между работниками отдела делопроизводства (канцелярии) так, чтобы в компании равномерно выполнялись все делопроизводственные процессы, а работники не были перегружены.

Кожанова Е.Н.

О типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов

В статье порассуждаем об актуальности разработки нового документа – Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов. Кроме этого, определим цели, задачи и сферу применения нового документа, рассмотрим его структуру.

Суровцева Н.Г

О реквизите 19 «Отметка о приложении»

Как оформить реквизит 19 «Отметка о приложении»? В статье рассмотрим традиционные варианты его оформления, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016, а также приведем примеры, как оформить этот реквизит в нестандартных
случаях.

Артонкина Н.В.

Контрольная работа

Оформляем отметку о приложении правильно. Практикум

В этом номере рассмотрим, как правильно оформить реквизит 19 «Отметка о приложении» в различных случаях: на письме, распорядительном документе, локальном нормативном акте.

Отдел кадров

Диспансеризация: пропустить нельзя пройти

В статье поговорим о диспансеризации и отношении к ней, перечислим ряд предусмотренных законодательством государственных гарантий, которые связаны с ее прохождением, а также приведем примеры документов, которые нужно оформить, если работник решил воспользоваться правом пройти диспансеризацию.

Подберезина С.Г.

Архивное дело

Сроки хранения документов по Перечню 2019: переписка

Последний квартал – пора уточнять и утверждать номенклатуру дел на следующий год. В связи с этим мы начинаем новый цикл о сроках хранения документов.

В этом номере поговорим о переписке. Этот вид документа имеет множество разновидностей, поэтому неверно считать, что срок хранения любого письма всегда равен пяти годам.

Упорядочим разновидности этих документов по по срокам хранения и объясним, как внести их в номенклатуру дел.

Кожанова Е.Н.

О долговременном хранении электронных документов

Делопроизводители сегодня хорошо разбираются в системах электронного документооборота. При этом многие понимают, как важно организовать современное хранение документов и как это сделать правильно. Однако разобраться в теме иногда бывает непросто.

Как организовать формирование электронных дел? Как определить, когда можно передать документ на хранение из оперативной системы в архивную? Как контролировать сроки хранения и уничтожения электронного документа? В статье ответим на эти и другие популярные вопросы о долговременном архиве электронных документов.

Микрюков А.

САМООБРАЗОВАНИЕ

ИТ-образование: новая грамотность, перспективы и секреты обучения для секретарей и помощников

Как секретарю или ассистенту освоить новую профессию, связанную ИТ-технологиями, и начать себя продвигать в этом направлении? Куда реально устроиться? На какие бонусы можно рассчитывать, если вписать в классическое «секретарское» резюме айти-навыки? Какую заработную плату ждать? И к чему нужно быть готовым, если решить стать одним из профессионального семейства ИТ-специалистов?

Гонгина В.Б.

Ваш компьютер

Дашборд для руководителя, или Все про организацию в одном окне

Можно сказать, что первый дашборд возник тогда, когда появился ртутный градусник. Измеряем температуру – смотрим градусник. Температура высокая – надо срочно вызывать врача.

Вот он, индикатор проблемы – одно число! В компании, разумеется, цифр гораздо больше, но 80 % управленческих решений руководитель принимает на основе показателей, которые могут поместиться на один лист.

О том, какие технологии позволяют секретарям и ассистентам вывести все необходимые данные на одну интерактивную панель – дашбод, расскажем в статье.

Бугаева Е.В.

Деловой этикет

Угощения в офисе. Как они помогают выстраивать коммуникацию и делают руководителя и его партнеров счастливыми

Поговорим о том, какую роль играет еда в деловой коммуникации и офисных церемониях.

Обсудим и повторим, что должно быть всегда в наличии (из продуктовых запасов) в приемной, как секретари и ассистенты должны предлагать и подавать чай, кофе и т.п. посетителям и организовывать «среднестатистическое кабинетное» застолье.

В конце статьи – «лакомый кусочек» – международный путеводитель по сырам. Расширьте кругозор, чтобы не путать гуду с гаудой, а эдам с эмменталем.

Юдакова М.А.

Психологический практикум

Поведение женщины и поведение мужчины. Пол и гендер. Равные, но разные

Насколько разными от природы рождаются мужчины и женщины? Или все различия возникают под влиянием социума? Посмотрим на проблему с точки зрения здравого смысла и на основе незыблемых законов эволюции.

Жуков Д.А.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/

Секретарь

Про секретарей
Подробности 25.05.2020 16:50 Сергей Краковский

Секретарем является сотрудник компании, от продуктивной деятельности которого зависит нормальная работа всего офиса.

История профессии

Профессия секретарь зародилась еще во времена Древнего Рима. Высокородные патриции прибегали к услугам помощников ― образованных мужчин. Помимо делопроизводства эти работники нередко отвечали за корреспонденцию нанимателя. Как правило, они были осведомлены о многих секретах своих хозяев.

Во времена правления Петра I был открыт институт «секретарей». К работе допускались исключительно мужчины-дворяне, выходцы из именитых родов. На сегодняшний день требования секретарям менее строгие. Преимущественно пост секретаря занимают женщины, но встречаются на указанной должности и мужчины.

Особенности профессии

Данная профессия имеет ряд специализаций: референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь-переводчик.

Отдельно стоит упомянуть о секретарях, которые работают в судах. Сотрудник закрепляется за конкретным судьей, отмечает явку задействованных в процессе сторон, отвечает за своевременную рассылку повесток, печатает судебные акты и обрабатывает почту.

Профессия секретарь наделена такими положительными сторонами:

  • востребованность;
  • возможность завести полезные знакомства;
  • владение точной информацией о делах компании;
  • возможность совершенствования организаторских навыков;
  • шанс совмещать работу и учебу;
  • стабильность;
  • отсутствие повышенной физической нагрузки.

В перечень недостатков стоит включить следующее:

  • потребность часто задерживаться после окончания рабочего дня;
  • отсутствие возможности самореализации в ряде случаев;
  • необходимость идеально выглядеть требует финансовых затрат.

Обязанности

Ключевые обязанности секретаря предусматривают следующее:

  • встреча посетителей в приемной;
  • ведение делопроизводства компании;
  • ежедневное планирование рабочего графика начальника, и оперативное внесение правок по необходимости;
  • прием телефонных звонков;
  • подготовка к проведению конференций и совещаний;
  • бронь номера в отеле, заказ авиабилетов для шефа и иных работников компании;
  • заказ канцтоваров и иных вещей, что нужны для нормального функционирования офиса.

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать секретарь:

  • ответственный подход к выполнению обязанностей;
  • привлекательная внешность;
  • аккуратность;
  • пунктуальность;
  • внимательность;
  • вежливость;
  • хорошая память;
  • грамотная речь;
  • коммуникабельность;
  • стрессоустойчивость;
  • организованность.

Секретарь ― это специалист, который в совершенстве должен владеть ПК и оргтехникой; знать основные разновидности ПО, правила оформления и регистрации документов, а также ― особенности ведения внутренней отчетности.

В крупных корпорациях к секретарям выдвигают повышенные требования, включая владение иностранными языками и знание тонкостей делового этикета. В фирмах, что ведут деятельность на международном уровне, секретарь отвечает за подготовку к деловым встречам, фуршетам и пр.

Перспективы и карьера

Услуги секретаря востребованы в организациях и предприятиях различного направления деятельности, нотариальных конторах, судах и пр.

Секретарь ― это профессия, что не предусматривает стремительного и существенного карьерного роста. Низшей ступенью принято считать должность секретаря на ресепшн. Такой сотрудник не занимается управленческой деятельностью. Зачастую в его обязанности входит консультирование по телефонным звонкам, и организация встречи клиентов.

Немного выше по рангу расположена должность секретаря-референта, что может выполнять обязанности офис-менеджера.

Специалист с высшим образованием вправе претендовать на должность личного ассистента руководителя компании.

Обучение

Для начала карьеры достаточно получить среднее профессиональное или неполное высшее образование по специальности: «Делопроизводство», «Документоведение и документационное обеспечение управления». Курсы секретарей помогут быстро освоить азы профессии.

Рассчитывать на повышение в дальнейшем смогут претенденты с высшим образованием. Подходящими являются такие направления, как экономика, менеджмент, управление персоналом, бухгалтерский учет и лингвистика.

Источник: https://profitworks.com.ua/professii/deloproizvodstvo-akho/sekretar

Профессия секретарь: описание, зарплата, требования, особенности специальности

Про секретарей

Современный офис или приемную солидной компании сложно представить без секретаря. Этот специалист выполняет действия, поддерживающие стабильную работу организации.

Во многих смыслах он становится связующим звеном между отделами предприятия, его работниками и их партнерами, внутренними и внешними службами. Чтобы получить такую должность не обязательно иметь высшее или среднее специальное образование.

При этом в случае качественного выполнения обязанностей секретарь способен высоко подняться по карьерной лестнице.

Профессия секретарь

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны.

Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны.

Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

Специфика профессии

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

Особенности профессии:

  • повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
  • отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;
  • необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;
  • умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;
  • наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.Еще нужно помнить, что такой работник — это лицо компании. По статистике, с женщинами новые клиенты, просители, заказчики и просто посетители легче идут на контакт, чем с мужчинами.

Важные личные качества

Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения.

Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно.

Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.

Профессиональные знания

Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе.

Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность.

В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.

Виды секретарей

Самыми востребованными на рынке труда являются универсальные секретари, обладающие полным набором нужных профессиональных навыков. Они способны работать в любой компании, независимо от вида ее деятельности и предлагаемой должности. Таких сотрудников обычно приглашают в государственные учреждения, крупные холдинги или филиалы международных фирм.

Вообще, по неофициальной классификации существуют такие виды секретарей:

  • ресепшионист — встречает посетителей, отвечает за прием телефонных звонков и их распределение, может выполнять дополнительные мелкие поручения и осуществлять исходящие звонки. Для получения должности не требуется наличие диплома ВУЗа или профессионального училища. Нередко к соискателям выдвигаются строгие требования относительно внешности;
  • референт — занимается делопроизводством, контролирует работу сотрудников отдела или офиса, координирует действия курьеров, отвечает за использование оргтехники, следит за ее исправностью. Готовит документы, необходимые руководителю или сотрудникам к переговорам, ведет отчеты. Ответственная должность, для получения которой требуется наличие определенных навыков. Обычно на нее принимают выпускников профильных учебных центров, ВУЗов;
  • ассистент или помощник руководителя — перечень обязанностей в каждом случае согласовывается в индивидуальном порядке. Нередко секретарю достаточно иметь навыки работы с компьютером и уметь готовить кофе. Но все чаще личный секретарь — это человек с высшим образованием и глубокими познаниями в сфере деятельности компании;
  • технический секретарь — специфическая и не очень распространенная должность. Такой сотрудник должен быстро и без ошибок печатать (десятипальцевый «слепой» метод, не менее 150 знаков в минуту), уметь работать с оргтехникой, отвечать на телефонные звонки. Он редко выполняет творческие задания и дополнительные действия, практически все время посвящая работе с документами;
  • переводчик — обязательно отличное знание иностранного языка по запросу работодателя. Уровень владения им должен быть достаточным для ведения переговоров, поиска информации, ведения переписки, работы с документами. Нередко отличных показателей на собеседовании для трудоустройства оказывается недостаточно, требуется диплом или сертификат. При этом сотрудник должен обладать навыками секретаря;
  • офис-менеджер — исполнитель, который полностью координирует работу офиса. Он отвечает за доставку воды, заказ и распределение канцелярских принадлежностей, бронирование билетов и гостиниц, вызов такси. За ним закрепляется взаимодействие с внешними службами, ведение деловой переписки, прием и отправка почты. Под его контролем находятся все административно-хозяйственные вопросы подотчетного подразделения.

В отдельную группу выделяется судебный секретарь. Он работает в суде, закрепляясь за одним из судей. Сотрудник ведет протоколы судебных заседаний, отмечает явку участников процессов, рассылает повестки, печатает судебные акты, обрабатывает почту, выполняет распоряжения руководителя.

Чтобы работать секретарем, в большинстве случаев не нужно иметь высшее образование, достаточно закончить профильные курсы. Многие работодатели предлагают обучение на месте.

Плюсы и минусы профессии

Секретарь — профессия, которая в большинстве сфер деятельности становится отличным стартом карьеры. Работа на должности позволяет сотруднику изучить особенности того или иного вида бизнеса, понять специфику взаимодействия работников государственных структур.

У направления, помимо этого, еще масса преимуществ:

Минусов у профессии нет, есть лишь ряд особенностей, которые надо учесть. Во-первых, такие сотрудники меньше востребованы на периферии, поэтому устроиться проще в большом городе. Во-вторых, их работа нередко связана со стрессом.

На них могут срываться сотрудники или руководитель. Причем, не только за ошибки, но и просто так. Еще секретарю сложно добиться карьерного роста в небольшой компании. В таких организациях он обычно выполняет однотипную рутинную работу.

Образец должностной инструкции Образец инструкции (стр. 2) Образец инструкции (стр. 3)

Образование секретаря

Чтобы работать секретарем, достаточно иметь навыки владения компьютером, нужные личные качества и желание. Многие компании с удовольствием принимают молодежь без опыта работы, считая, что новичка проще научить, чем переучить. Всего за 1-2 года практики сотрудники набирают достаточно опыта для дальнейшего развития.

Где учиться

Если изначально хочется попасть в солидную компанию, стоит позаботиться об образовании. Это могут быть курсы секретарей, профессиональное училище или ВУЗ. В действующем уже много лет учебном центре при МИДе РФ проводится подготовка секретарей. Там новички учатся работать на компьютере, осваивают основы делопроизводства, деловой этики и этикета, посещают занятия по английскому языку.

На выборе ВУЗа планы работать секретарем не должны сказываться. Только устраиваться рекомендуется сразу в компанию по интересующему профилю. Будущему маркетологу подойдет рекламное агентство, а финансисту — банк или инвестиционный фонд.

Карьера

Карьерные перспективы секретаря зависят от его целей, способностей, желания учиться. При благоприятном стечении обстоятельств за пару лет работы даже при отсутствии образования можно набрать опыт, позволяющий устроиться в солидную фирму.

Полезные, активные секретари нередко переходят на позиции помощников менеджеров, а затем и сами занимают эти должности. В крупных организациях секретарь может стать начальником секретариата. Нередки случаи, когда такие сотрудники оказываются настолько полезны в команде, что их ставят на руководящие должности даже без профильного образования.

Образец резюме Образец резюме (стр. 2)

Где работать секретарю

Секретари нужны практически во всех организациях со сложной структурой. Это может быть офис, агентство, государственное учреждение, финансовая организация. Практически каждый руководитель нуждается в секретаре или помощнике. Сегодня такие сотрудники набираются даже медицинскими центрами, крупными магазинами, шоурумами.

Зарплата секретаря

На старте карьеры секретари без опыта и специальных навыков получают от 15 тыс. рублей в регионах, от 20 тыс. рублей в крупных городах. В среднем зарплата сотрудника составляет 35-45 тыс. рублей. Помощники руководителей, переводчики, референты, начальники секретариата получают 60-80 тыс. рублей, но это не предел.

Россия
25000—65000 ₽

Москва
30000—65000 ₽

Заключение

Профессия секретаря переживает за последние десять лет новый виток популярности. Ее выбирают амбициозные и активные молодые люди, настроенные на развитие карьеры. Она подойдет и тем, кто пока не решил, чем заняться в будущем, хочет разобраться в себе.

Источник: http://PROFchoice.ru/atlas-professij/sekretar

Как эффективно справляться с работой секретарю?

Про секретарей

Уметь правильно организовать рабочее время, расставить приоритеты в делах и эффективно справляться с поставленными задачами — ценные качества любого сотрудника. Особенно это важно для секретарей, помощников руководителей и офис-менеджеров.

Рабочий день секретаря — это огромное количество разноплановых дел, срочных поручений и незапланированных задач. В таком потоке ежедневных дел бывает сложно уследить за ситуацией в целом, неправильно распределить время. В результате — сорванный дедлайн, работа по вечерам и выходным и много стресса. Чтобы избежать этого, нужно учиться планировать время и дела.

Давайте посмотрим, как можно оптимизировать рабочее время секретаря, чтобы задачи выполнялись, а сил и времени хватало не только на работу, но и на личные увлечения и планы.

Секретарю важно уметь оптимизировать свое рабочее время

Эффективность в работе — от чего зависит и почему важна

Работа секретаря предполагает многозадачность, всегда появляются какие-то важные и срочные поручения от начальства или коллег. Часто секретарь загружен настолько, что нет времени даже на обед. В таком ритме за неделю легко можно «перегореть».

Оптимизация рабочего времени помогает навести порядок в делах и стать более эффективным сотрудником. Эффективность — это то, насколько быстро и качественно выполняются рабочие задачи. Она зависит от многого, в том числе и от личных качеств сотрудника тоже.

Личные качества, влияющие на эффективность:

  • Разумный перфекционизм. Вы предпочитаете сразу делать хорошо, чем выполнить задачу поверхностно.
  • Постоянное стремление к новым знаниям.
  • Гибкость мышления. Вы можете нестандартно посмотреть на ситуацию или задачу и применить к ее решению новый подход.
  • Внимательность и усидчивость. Часто над задачей приходится сидеть час-два, а иногда и несколько дней. Важно уметь фокусировать внимание только на данной задаче, помнить о деталях и не отвлекаться на мелочи.
  • Жизнерадостность. Для секретаря это очень важно. Ведь это первый человек, которого видит клиент или партнер, пришедший в офис. Улыбка, вежливый разговор и общий позитивный настрой всегда располагают собеседника.

Даже если у вас нет каких-либо из перечисленных качеств, вы всегда можете развивать их в себе.

Например, если вы привыкли решать задачи всегда четко по инструкции, шаблону — посмотрите на задачу со стороны и подумаете, что можно улучшить, как можно быстрее справиться с работой? И решение обязательно придет.

Личную и профессиональную эффективность можно и нужно постоянно развивать. Оптимизация своего времени — один из способов увеличить эффективность.

Квадрат Декарта помогает принять решение и определить является ли задача срочной

Как оптимизировать время

  • Научитесь контролировать время. Это важный момент. Рабочий день секретаря практически полностью совпадает с графиком руководителя. Нужно постоянно держать руку на пульсе, контролировать встречи руководителя, его личные дела и просьбы. На это все требуется время. Постарайтесь максимально сопоставить ваши рабочие графики. Например, если начальник будет на встрече с 14-16, на это время вы можете запланировать свои текущие дела: разобрать документы или отправить почту.
  • Расставляйте приоритеты. Этот пункт напрямую связан с предыдущим. Выделяя первостепенные дела, вы планируете свое время. Если вам кажется, что все дела важные и срочные — нарисуйте квадрат Декарта к каждой такой задачи. Вы поймете, что есть действительно важные дела и те, которые можно отложить на время.
  • Используйте технологии. Сейчас можно автоматизировать практически все. Да, безусловно, на автоматизацию некоторых бизнес-процессов требуется много денег и времени. Но небольшие задачи можно легко автоматизировать. Например, вы заполняете постоянно отчет в excel и не пользуетесь формулами. В 1С хранится много информации о клиентах и поставщиках, удобно выгружать данные — освойте систему и вы будете тратить меньше времени на поиск информации о нужном клиенте. Поставьте важные телефонные номера на быстрый набор — не нужно будет больше искать их по всей телефонной книге.
  • Создайте шаблоны. Шаблоны сокращают время на составление служебных, докладных записок, оформления договоров и пр. Сделайте папки для шаблонов на разные случаи. Например, папка с шаблонами для сотрудников (заявления на отпуск, отгул, служебный пропуск и пр), папка для клиентов, партнеров, поставщиков (шаблоны писем, коммерческих предложений, договоров).
  • Сделайте удобную маркировку папок и документов. Бумажные документы копятся в огромном количестве на любом предприятии. Создайте для себя удобную маркировку. Например, цветовую — синие папки это для бухгалтерии, желтые — поставщики, красные — важные договора.
  • Наладьте взаимодействие между отделами. Секретарь — это еще коммуникация в полной смысле. Постоянно необходимо взаимодействовать с коллегами из других отделов. Например, вы заказываете канцелярию в офис и каждый раз ходите по отделам и собираете заявки — долго и непродуктивно. Создайте общую группу, чат или делайте рассылку по отделам. Обозначьте сроки, когда вы должны получить списки канцтоваров и собираетесь делать заказ.
  • Научитесь говорить «нет» коллегам. Секретарь должен быть вежливым, общительным, всегда готовым прийти на помощь другим. Да, но только если это не вредит вашим прямым обязанностям. Вы можете помогать коллегам заполнить заявление (а лучше дать шаблон и не тратить время на объяснение), или помочь распечатать документы. Но только если вы не перегружены работой в данный момент и можете выделить пару минут на это. Помните, основная обязанность секретаря все-таки помогать руководителю и выполнять поручения.
  • Развивайте профессиональные навыки. Освойте метод слепой печати. Сайт для отработки скорости печати. Учитесь работать с возражениями и агрессивными людьми. Учите психологию. Оттачивайте навыки общение с руководителем.
  • Будьте всегда в курсе, владейте информацией. Всегда проверяйте актуальность данных, реквизитов и пр. Если что-то изменилось, сразу же вносите новые сведения в базу, или вы можете выделить один час в раз неделю, чтобы проверять и исправлять данные.

Оптимизация рабочего времени секретаря помогает концентрироваться на важных задачах, автоматизировать более легкие и повысить продуктивность. Попробуйте начать применять эти советы уже сейчас, вы увидите, насколько станет проще и легче справляться с работой.

Источник: https://zen.yandex.com/media/id/5b4dc93871bf7800a9b4bc51/kak-effektivno-spravliatsia-s-rabotoi-sekretariu-5c4abffafff27d00ae1a4746

Профессия секретарь

Про секретарей

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

  • Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
  • Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
  • Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

  • Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
  • Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
  • В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
  • Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
  • Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

  • возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
  • отсутствие физической нагрузки;
  • комфортные условия работы в теплом помещении;
  • полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
  • всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

  • необходимость постоянно находится на виду у начальника;
  • требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
  • однотипность и рутинность работы ( в мелких учреждениях);
  • в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
  • ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

  • располагать средним или высшим образованием;
  • владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
  • знать основы делопроизводства;
  • иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
  • знать стандартные офисные процедуры;
  • при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

  • просматривал корреспонденцию;
  • сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
  • отвечал на телефонные звонки;
  • обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
  • общался с клиентами;
  • контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

  • организовать прием или совещание;
  • распланировать рабочее время руководителя;
  • приобрести канцтовары и прочие вещи;
  • заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
  • вести протокол собрания;
  • подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

  • запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
  • требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
  • решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

  • быть на «ты» с персональным компьютером;
  • обладать культурой общения;
  • уметь найти подход к посетителям;
  • проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

  • коммуникабельностью и ответственностью,
  • пунктуальностью и организованностью,
  • терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Источник: https://WorkKing.ru/proforientatsiya/professiya/sekretar.html

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: