Проектное управление — что это такое в реальности? Часть 1. Практический смысл

Содержание
  1. Зачем переходить на проектный менеджмент?
  2. Что такое проектный менеджмент?
  3. Немного истории развития стандартов управления проектами
  4. Приложили руку к созданию современной системы управления проектами специалисты, занимавшиеся, в частности:
  5. Проектный менеджмент и типовые роли участников в нем*
  6. Преимущества проектного менеджмента
  7. Такой подход позволяет:
  8. Методологии проектного менеджмента
  9. Все имеющиеся на сегодняшний день варианты можно разделить на такие группы:
  10. Инструменты для проектного менеджмента
  11. Strategic Project Management Made Simple: Practical Tools for Leaders and Teams, Terry Schmidt
  12. Deadline. Роман об управлении проектами, Том ДеМарко
  13. Project Management Principles, Paul Newton
  14. Как управлять людьми. Способы воздействия на окружающих, Джо Оуэн
  15. Переход на проектный менеджмент: примеры
  16. Так, среди бизнесов, использующих этот подход — настоящие лидеры в самых разных направлениях:
  17. Проектное управление – это что такое? Плюсы и минусы
  18. Что такое проект?
  19. Основные принципы проектного управления
  20. Методы стимулирования участников проекта
  21. Основные этапы управления проектами
  22. Области применения проектного менеджмента
  23. Проектное управление в строительной отрасли
  24. Проектное управление в государственных структурах
  25. Опыт внедрения проектного управления в Белгородской области
  26. Принцип «одного окна»
  27. Достоинства и недостатки проектного менеджмента
  28. Основы управления проектами
  29. Что такое проект
  30. Кто участвует в проекте
  31. Из чего состоит управление проектом
  32. Мыслить как конструктор: чему может научить проектное мышление :: РБК Тренды
  33. Как развивать проектное мышление
  34. Управляем собой
  35. Управляем людьми
  36. Управляем проектами
  37. Чек-лист проектного цикла

Зачем переходить на проектный менеджмент?

Проектное управление — что это такое в реальности?  Часть 1. Практический смысл

Какой руководитель проекта не задумывался о том, что изобретать велосипед — не самое интересное и продуктивное занятие? Наверное, таких нет. И вопросом о том, стоит ли внедрять в компании проектный менеджмент (РМ), тоже задаются многие.

По сути, этот инструмент уже давно прижился во многих успешных бизнесах, и размышлять целесообразно не о том, внедрять ли его, а о том, как это сделать, исходя из миссии и ценностей конкретной компании.

Что такое проектный менеджмент?

Управление проектами, проектный менеджмент, project management, РМ — названия процесса достижения той или конкретной цели в заданных рамках (временных, бюджетных и пр.).

При этом в понятие РМ входит также набор инструментов, методик, навыков и техник, который применяется для достижения цели и может варьироваться в зависимости от изменяющихся условий, в которых ведется работа (появления как рисков, так и возможностей).

Немного истории развития стандартов управления проектами

Официально принято считать, что проектный менеджмент в привычном нам понимании появился в 1950-е годы ХХ века. Но есть и исследователи, которые считают, что уже при строительстве пирамид Гизы использовали подход, напоминающий РМ (за возведение каждой грани отвечал отдельный человек).

Приложили руку к созданию современной системы управления проектами специалисты, занимавшиеся, в частности:

  • разработкой баллистических ракет UGM-27 «Polaris» (так появился метод Program (Project) Evaluation and Review Technique (PERT), использующийся и сегодня для оценки работы над проектами, где степень неопределенности очень высока)
  • разработкой высокотехнологичных материалов для корпорации DuPont (для облегчения работы был создан метод критического пути (Сritical path method, CPM, до сего дня применяемый в строительной сфере)
  • строительством тоннеля под Ла-Маншем, считающегося одним из 7 чудес света современности, которое велось в условиях синхронизации разных мер длины, стандартов и пр. (в силу того, что основные работы вели Великобритания и Франция, а заинтересованы в результате были множество компаний)
  • превратившимся в трагедию запуском шаттла «Челленджер», который заставил под новым углом взглянуть на управление рисками
  • превентивными мерами по отношению к багу Миллениума.

Проектный менеджмент — это структурированный здравый смысл…

Михаил Дубовик, ГК «Проектная ПРАКТИКА»

Можно заметить, что сегодняшнее бизнес-пространство — совсем не то, что даже несколько десятков лет назад, когда предприятия создавались едва ли не века, что-то новое воспринималось как революция, а у потребителя просто не было такого количества альтернатив продукту. И, что прискорбно, почему-то далеко не все понимают, что старые методы управления — путь в тупик. Поэтому многие компании продолжают по инерции двигаться в никуда.

Следовательно, задача прогрессивной части человечества — идти вперед, подтягивая за собой тех, кто еще не понял верного вектора движения.

Язык современного бизнеса — не английский, немецкий, или какой-либо еще, это — язык проектного менеджмента. В современном бизнесе он стал основным методом управления: если в компании нет проектного менеджмента, то это умирающая компания. Все, что направлено на создание новых продуктов и услуг, так или иначе связано с проектным менеджментом…
Олег Герасимов, “Житло XXI століття«

Проектный менеджмент и типовые роли участников в нем*

Название ролиОписание роли
Инициатор, председательЧеловек, который генерирует стратегию движения команды и цель работы
Заказчик, оформительОтветственный за тактику достижения цели и обеспечивает «снабжение» (контракты с субподрядчиками, формализация инструкций, мозговых штурмов и пр.)
Генератор идей, провокаторТот, кто стимулирует процессы решения конкретных задач, иногда — нестандартными методами
Критик, скептикЧеловек, который выступает в роли «фильтра»: отсеивает пусть даже весьма креативные, но неуместные прямо сейчас идеи и решения
Рабочая пчелаТот, кто воплощает в жизнь то, что решили на предыдущих этапах
Опора, дипломатЛичность, сглаживающая конфликты, мотивирующая, вдохновляющая
Добытчик, контракторСвоеобразный «коннектор», объединяющий команду с внешним миром, и, если надо, изыскивающий ресурсы, которые нужны «на вчера» внутри команды или вовне
ФинализаторТот, кто отвечает за конечный результат/приемку проекта (иногда выявляет ошибки на промежуточных стадиях и указывает пути доработки)

*классификация R. Meredith Belbin

Таким образом видно, что успешный проектный менеджмент — это сложная конструкция, невозможная без человека, скрепляющего ее. Как правило, это — проектный менеджер.

Глобально, проектный менеджер — это интегратор. Он умеет слушать и слышать других, понимает значение и место каждой «проектной роли» в команде, развивает доверие среди ее участников…
Людмила Нефедова, LEO Consulting

Преимущества проектного менеджмента

Итак, главное отличие проектного менеджмента от традиционного подхода — то, что сначала формулируется задача (ставится цель), а затем уже исполнители создают четкий календарно-финансовый план достижения этой цели.

Такой подход позволяет:

  1. на 20-30% повысить общий уровень эффективности реализации проектов
  2. повысить скорость оборачиваемости финансовых средств (около 50%)
  3. улучшить показатели удовлетворенности клиентов (около 30%)
  4. усилить лояльность сотрудников компании и их удовлетворенность своей деятельностью (около 30%).

Преимущества проектного менеджмента Недостатки проектного менеджмента
  1. целостность горизонтальной целевой направленности
  2. оптимизация коммуникативной цепочки и синхронизация направлений деятельности каждого участника процесса
  3. разграниченность ответственности в соответствии со специализацией подразделений
  4. возможность задействования опыта (и команды) из одного успешного проекта в другом подобном
  5. сведение к минимуму риска принятия глобально ошибочных решений
  6. гибкость и простота решения типовых задач.
  1. дублирование функциональных обязанностей или возрастание нагрузки на руководителя проекта
  2. стрессовые ситуации (переоценка возможностей сотрудников, техники и пр.)
  3. перегорание (особенно в длительных и высоконагруженных проектах)
  4. конкуренция между командами, если проектов несколько
  5. беспокойство о том, что будет после завершения проекта.

Методологии проектного менеджмента

К счастью, методологий сегодня — множество. Для каждого проекта можно подобрать именно то, что нужно.

Все имеющиеся на сегодняшний день варианты можно разделить на такие группы:

  • традиционный последовательный менеджмент (Waterfall, СРМ);
  • классический менеджмент (PMBOK);
  • гибкий менеджмент (Agile, Scrum, Kanban и др.);
  • изменяемый менеджмент (ECM, XPM);
  • процессный менеджмент (Lean, Lean Six Sigma, Process-Based Project Management);
  • другой, как показано здесь:

Инструменты для проектного менеджмента

Для успешного завершения проекта необходимы не только квалифицированные и мотивированные сотрудники, но и соответствующие инструменты, которые позволят фиксировать достигнутые результаты и своевременно менять приоритеты.

Выбирать инструменты стоит после того, как определена методология, наиболее подходящая для проекта. Но есть и универсальные программы для планирования задач и управления проектами. Выбирая программу, обратите внимание на то, чтобы продукт мог составлять диаграммы Ганта и распределять полномочия и задачи исполнителям с разными ролями.

Strategic Project Management Made Simple: Practical Tools for Leaders and Teams, Terry Schmidt

Издание, которое является одним из самых популярных на протяжении нескольких лет и позволяет отойти от непродуктивных шаблонов и построить схемы развития проектов компании, опираясь на логику, действия конкурентов и измеримые показатели эффективности.

Deadline. Роман об управлении проектами, Том ДеМарко

Книга привлекает за счет необычного формата изложения и позволяет переосмыслить свой взгляд на привычные вещи.

Project Management Principles, Paul Newton

Полезное чтение для тех, кто работает в сфере IT. Позволит пошагово разобраться в том, как управлять проектами разных типов. Что важно, в основе издания — опыт человека, который работал с Microsoft, IBM, Министерством обороны Великобритании и пр.

Как управлять людьми. Способы воздействия на окружающих, Джо Оуэн

Книга, основанная на практическом опыте, в которой последовательно изложены принципы эффективного управления проектами, главным образом — персоналом.

Переход на проектный менеджмент: примеры

Значимость проектного менеджмента уже оценили самые разные компании, причем, не только западные.

80% проектов транснациональных корпораций мира были полностью либо частично провалены именно из-за нехватки управленческой составляющей компетенций их руководителей и исполнителей…
Александра Роля, мастер-тьютор программам МВА International Management Academy

Следовательно, необходимость перехода на эту форму управления становится все более очевидной. И для украинских компаний — в том числе.

Так, среди бизнесов, использующих этот подход — настоящие лидеры в самых разных направлениях:

  • УКРСИББАНК BNP PARIBAS
  • РАЙФФАЙЗЕНБАНК АВАЛЬ
  • МТС
  • CORUM GROUP
  • ВОЛЯ КАБЕЛЬ
  • COMFY TRADE
  • ТERRA FOOD
  • МЕДИАХОЛДИНГ ВЕСТИ
  1. максимально эффективно использующими свои ресурсы
  2. маневренными, что особенно важно в условиях нестабильности
  3. просчитывающими цели, опираясь на возможности и риски
  4. привлекательными для инвестиций (в том числе — зарубежных).

Источник: https://worksection.com/blog/why-project-management.html

Проектное управление – это что такое? Плюсы и минусы

Проектное управление — что это такое в реальности?  Часть 1. Практический смысл

Проектное управление – это неотъемлемый элемент современной системы менеджмента в России. Множество отечественных и зарубежных компаний пользуется проектным менеджментом для повышения качества производимой продукции и услуг, снижения расходов, увеличения прибыли. Что же такое проектное управление и каковы его основные преимущества?

Что такое проект?

Понятие «проект» может трактоваться абсолютно по-разному. Первый вариант предполагает определение проекта как комплекта документации, по которой возможно возведение здания или сооружения. В данной статье пойдет речь о втором значении слова «проект».

Определений проекта очень много, правда все они сходятся в одном: проект – это идея, предполагающая выполнение конкретной материальной задачи в ограниченный период времени. При этом называют основные признаки проекта:

  • Уникальность (проект – это то, что создается впервые).
  • Ограниченность по времени (у проекта всегда указаны сроки его реализации).
  • Целенаправленность (проект всегда выполняется для решения конкретных задач, выраженных, как правило, в количественных единицах измерения).

Если выполняются все три условия, то комплекс действий может называться проектом.

Проекты часто объединяются в программы и портфели. При этом программами называют комплекс проектов, которые объединены общей целью. Например, программа по улучшению качества образования населения может включать проекты по повышению зарплаты учителям на 20%, строительство 15 новых школ, выпуск 26 новых учебников по основным предметам.

Портфель проектов объединяет проекты, финансируемые из одного источника вне зависимости от их задач. Так, портфель проектов компании N может включать проекты по благотворительности, по возведению нового корпоративного офиса, по празднованию юбилея директора и увеличению годового оборота на 10%.

Проекты в портфелях и программах также должны обладать описанными выше тремя основными признаками.

Основные принципы проектного управления

Ввиду динамично развивающегося рынка технологий, призванных облегчить процесс управления, сложно назвать конкретные методы, полностью описывающие проектное управление.

Управление проектами включает в себя множество подходов и инструментов и базируется на следующих основных принципах:

  • Ориентированность на результат. Этот принцип определяется значением термина «проект». Проектное управление – это не просто качественный менеджмент, это целенаправленный комплекс взаимосвязанных действий.
  • Принцип «проектного треугольника». При управлении проектом следует руководствоваться взаимозависимостями между: сроками, бюджетом, качеством проекта. Изменение одного из факторов ведет к изменению других, что делает их как бы сторонами одного треугольника.
  • Учет жизненного цикла проекта. Жизненный цикл проекта начинается с формирования самой идеи о создании проекта и заканчивается в момент истечения указанного в проекте временного периода. Жизненный цикл проекта, как правило, завершается в момент начала жизненного цикла продукта, созданного в результате реализации проекта.
  • Процессный подход к управлению. Этот принцип предполагает оценку проекта как совокупность процессов, взаимосвязанных между собой и завершающихся промежуточными итогами в виде полуготовых изделий или важных документов. Этот подход позволяет проводить контроль выполнения проекта без так называемых «слепых зон».

Методы стимулирования участников проекта

Стимулированию участников проекта обычно уделяется особе внимание, когда для выполнения конкретных задач выбирается проектное управление. Управление проектами обычно включает материальные и нематериальные мотивационные механизмы.

К материальному стимулированию относят премии, штрафы, доплаты за досрочное выполнение промежуточных задач.

Нематериальные методы мотивации включают грамоты и дисциплинарные подарки в виде отгулов, а также развертывание конкуренции среди участников проекта в рамках конкурсного соревнования.

Основные этапы управления проектами

Управление проектами происходит по этапам жизненного цикла проекта и фазам комплексности менеджмента. Взаимосвязь этапов и фаз приводится в таблице ниже.

ФАЗЫ:Управление стоимостьюУправление срокамиУправление содержаниемУправление рисками
ЭТАПЫ:1234
ИнициацияПредварительная оценка объема финансированияПредварительная оценка сроков проектаОпределение основных задачПредварительный анализ возможных негативных факторов
ПланированиеРасчет бюджета и поиск источников финансированияРасчет расписания проектаРасчет целевых показателей проектаРасчет поправки на риск
РеализацияПоэтапное финансирование проектаКонтроль выполнения календарного планаКонтроль достижения промежуточных показателейМониторинг изменения ключевых факторов
ЗакрытиеОценка прибылей/ убытковОценка отставания/опереженияОценка выполнения/невыполнения задач проектаАнализ допущенных ошибок

Таким образом, области проектного управления включают финансовые, кадровые, структурные сферы деятельности организации.

Области применения проектного менеджмента

Проектная структура управления включает разбиение всех работ организации на проекты, ограниченные по срокам и целевым показателям. При этом формируется команда каждого проекта и коллектив проектных менеджеров, которые отчитываются руководителю о ходе выполнения своего проекта.

В связи с этим проектное управление применяется, как правило, в организациях различных отраслей и размеров, с широким спектром одновременно выполняемых заказов. Однако и в малом бизнесе применяет проектный менеджмент для решения конкретных задач по модернизации производства или, например, внедрению нового продукта.

Проектное управление в строительной отрасли

В строительной отрасли особенно актуально применение методологии проектного управления. В компаниях, осуществляющих функции заказчика или подрядчика, проектный менеджмент использует естественное деление работ на проекты (по продуктовому принципу, то есть возведение каждого здания – отдельный проект), а структура топ-менеджмента практически не требует серьезного переустройства.

Управление проектной организацией также часто ведется по проектному принципу, успешно используя уже сформировавшиеся коллективы проектировщиков в качестве команды проекта.

Проектное управление в государственных структурах

Проектное управление в органах власти – достаточно новое веяние современности. Программно-целевой метод управления, развивающийся с советского периода, теперь приобрел форму проектного менеджмента в масштабах всей страны.

Сейчас для решения стратегически важных для государства задач используются программы, включающие отдельные проекты с целевыми показателями и сроками реализации.

Однако, сама методология управления такими программа еще далека от идеала и требует модернизации и обновления.

Опыт внедрения проектного управления в Белгородской области

Проектное государственное управление хорошо зарекомендовало себя во всем мире. В России же имеется опыт применения этой технологии в Белгородской области.

Этот масштабный эксперимент затронул практически все стороны госслужбы в Белгородской области. Среди основных элементов – Обучение проектному управлению, организационно-методологическое сопровождение, Выездные проверки, мотивация, оценка компетенций служащих, экспертные комиссии по рассмотрению проектов.

Проектное управление Белгородской области теперь включает коллегиальные органы проектного управления:

  • Межведомственная комиссия, осуществляющая управление проектной деятельностью.
  • Отраслевые экспертные комиссии, принимающие решение об открытии/закрытии проектов.
  • Областной проектный офис, контролирующий соблюдение методологии проектного менеджмента.

Принцип «одного окна»

Именно в рамках перехода на проектное управление Белгородская область еще в 2010 году перешла на согласование инвестиционных проектов через систему «одно окно», хорошо известную теперь и в Москве.

Роль этого окна как раз выполняет одна из вновь введенных служб – областной проектный офис.

Теперь ровно через месяц с момента обращения в проектный офис хозяйствующий субъект получает документ о согласовании.

Информационная и техническая поддержка проектного управления в Белгородской области осуществляется через автоматизированную информационную систему (АИС) «Проектное управление». Это web-приложение, не требующее установки дополнительного ПО и выполняющее следующие функции для проектов, портфелей и программ:

  • Ведение реестра (базы).
  • Календарное планирование.
  • Бюджетирование.
  • Мониторинг реализации на региональном и муниципальном уровнях.
  • Распределение полномочий и ответственности команды.
  • Внесение изменений в содержание.
  • Система оповещений о наступающих и наступивших событиях по проектам.
  • Документооборот.
  • Автоматизированная аналитическая отчётность.
  • Интеграция с электронным Правительством Белгородской области.

Достоинства и недостатки проектного менеджмента

Описанный опыт внедрения проектного менеджмента в Белгородской области оказался удачным. Эффект от этих изменений выразился прежде всего в увеличении темпов прироста валового регионального продукта на 0,1% (более 3 млрд.

рублей), снижении затраченного времени на согласование проектов (на 2 месяца на каждый проект) и увеличении скорости освоения инвестиций в регионе на 23%.

Однако самый главный результат – это формирование проектного мышления у служащих, которые активно анализируют и пытаются решить проблему, иногда даже нестандартными, инновационными методами.

Мотивация и перестройка управленческой структуры позволили получить положительный эффект не только для госслужбы, но и для бизнеса, формируя благоприятный инвестиционный климат и устраняя барьеры для предпринимательства.

Население региона теперь принимает активное участие в отборе и контроле реализации важных стратегических проектов. Для людей проектное управление – это возможность пользуется услугами повышенного качества и высокой мобильности.

Однако, несмотря на все достоинства проектной структуры управления, существуют и недостатки такого подхода.

В первую очередь, переходный период. Требуется определенное время для того, чтобы команда проекта сработалась и выполняла свои функции, как слаженный механизм.

Во-вторых, при внедрении проектного управления на предприятии, поиск хорошего проектного менеджера может затянуться. К личным и профессиональным качествам руководителя проекта предъявляются очень высокие требования: всесторонняя квалификация, полное погружение в проект, опыт управления проектами требуемой специфики.

Третьим недостатком проектного менеджмента можно считать необходимость дробления ресурсов компании между проектами. В «небогатых» фирмах это вообще может быть нереализуемо. Руководителям проектов придется «драться» за финансирование и кадры, что недопустимо в условиях тотального контроля всех стадий жизненного цикла проекта.

Одним из самых важных недостатков проектного пути управления в организации является трудоустройство членов команды проекта и руководителя проекта после его завершения. Загрузка коллектива, как известно, важнейшее правило успешного бизнеса, а в случае проектной работы регулярно возникают «повисшие в воздухе» группы специалистов, которые одномоментно лишаются постоянной загрузки.

Резюмируя сказанное, можно сделать вывод о том, что проектное управление – это неотъемлемая часть современного бизнес-пространства, и изучение его основ просто необходимо для грамотного принятия управленческих решений как на уровне государства, так и в рамках отдельно взятого бизнеса.

Источник: https://FB.ru/article/276837/proektnoe-upravlenie---eto-chto-takoe-plyusyi-i-minusyi

Основы управления проектами

Проектное управление — что это такое в реальности?  Часть 1. Практический смысл

Управлять проектами непросто. Особенно когда начинаешь этим заниматься спонтанно, без подготовки и обучения. По себе знаю — многие становятся менеджерами проектов уже в процессе работы.

В том же процессе они всё и узнают. А заниматься работой, не представляя как её делать, это, прямо скажем, не очень-то правильно.

Давай разбираться, что такое проект, кто в нём участвует, и из чего, собственно, состоит работа над ним.

Эта статья для новичков в управлении проектами.

Что такое проект

Проектом можно назвать любую деятельность, которая:

  • ограничена по времени — у проекта есть планируемую дату завершения, после которого команда проекта распускается;
  • ограничена по бюджету — команда проекта должна завершить проект, уложившись в обозначенную на старте сумму;
  • результативна — у каждого проекта должен быть определённый результат: книга, рекламный трафик, завершённый ремонт в квартире и так далее;
  • уникальна — каждый проект существует только один раз и чем-то, но отличается от других.

Последнее особенно важно. Например, само по себе, производство молочного шоколада — это не проект. Производят его и производят. Другое дело — запуск в производство молочного шоколада с зелёным чаем матча и фисташками.

Кто участвует в проекте

В зависимости от масштаба и сложности проекта, в нём могут участвовать различные физические и юридические лица. Либо проект затрагивает их интересы, либо они непосредственно участвуют в его реализации.

Основных участников проекта не так много.

Заказчик — будущий владелец результатов проекта. Заинтересован в осуществлении проекта, определяет требования к результату и обеспечивает финансирование. Может быть организацией или человеком.

Если заказчик является организацией, то внутри могут выделять две роли:

  • инициатор — сотрудник, который решает: есть потребность в проекте или нет;
  • куратор — как правило, топ-менеджер организации-заказчика, который отвечает за достижение проектом конечных целей, а потому всячески контролирует и поддерживает проект. Он же выбирает менеджера проекта.

Менеджер проекта (руководитель проекта) — центральная фигура в управлении проектом. Следит за тем, чтобы проект достиг целей, команда уложлась в бюджет и сроки, а результат получился должного качества. Собирает команду проекта и команду управления проектом (если проект очень большой и одному менеджеру не справиться), от которых во многом зависит успех всего проекта.

Команда проекта — группа отдельных специалистов (внутренних или внешних) или организаций, которые работают над проектом и отвечают перед менеджером проекта. От

Команда управления проектом — группа менеджеров, которые помогают управлять проектом. Каждый может отвечать за свою подкоманду.

Подрядчик — организация или человек, который вступает в отношения с заказчиком и берёт на себя ответственность за выполнение тех или иных работ по договору — всего проекта или его части. Различные диджитал-агентства и фрилансеры — это и есть подрядчики. У подрядчика может быть свой менеджер проекта и своя команда, а также свои субподрядчики.

В различных ситуациях к этому списку основных действующих лиц могут добавляться:

  • инвесторы — стороны, вкладывающие деньги в проект;
  • органы власти — государственные структуры, выдвигающие различные требования к проекту;
  • потребители — покупатели и пользователи результатов проекта.

Из чего состоит управление проектом

Любая работа, в том числе работа над проектом — это совокупность определённых процессов или действий, которые приносят результат. В случае с управлением проектом, процессы укладываются в четыре этапа.

  1. 1. Инициация. На этом этапе ты ещё знаешь, как будешь делать проект, но уже понимаешь, что будешь делать и для кого, а также кто за всё это будет платить. Прежде чем начинать проект, нужно понимать, кто заказчик и спонсор, а кто — конечный потребитель.
  2. 2. Планирование. Один из самых важных этапов управления проектом. Ты уже понимаешь, сколько времени займёт работа над проектом, сколько денег на это потребуется, кто именно всё будет делать и в какой последовательности. Но главное — как будет оцениваться результат, и в каком случае проект будет считаться успешным. На этом этапе также важно продумать тонкости взаимодействия с командой: как с ней коммуницировать и мотивировать, как управлять рисками и так далее.
  3. 3. Исполнение. На этом этапе тебе бы сидеть и плевать в потолок, наблюдая, как команда работает. Только так, конечно, не бывает — всегда что-то идёт не так. Поэтому менеджеру проекта нужно анализировать работу команды; смотреть, соответствует ли реальность плану; движется ли проект в правильном направлении. И если что-то не так — вносить корректировки в рабочие процессы.
  4. 4. Завершение. Подведение проекта к финалу и анализ итоговых результатов. Когда работа над проектом подходит к концу, нужно не только убедиться, что уложилась ли команда в сроки и бюджет, доволен ли заказчик проекта результатом (а если ты крутой менеджер проекта, то ты ещё постараешься узнать, довольны ли результатом конечные потребители), но и что выяснить, что в проекте можно было сделать лучше.

Это первая часть из большого рассказа про управление проектами. В следующей статье я расскажу подробнее, как планировать проект.

Источник: https://weeek.net/ru/blog/osnovy-upravlieniia-proiektami

Мыслить как конструктор: чему может научить проектное мышление :: РБК Тренды

Проектное управление — что это такое в реальности?  Часть 1. Практический смысл

Pixel-Shot / Shutterstock

Вы управляете проектами каждый день: строите карьеру, планируете путешествия и отдых. Рассказываем, как развить проектное мышление, управлять своим обучением, превращать мечты в проекты и решать общественные проблемы

Проекты окружают нас повсюду. Например, вы хотите детскую площадку во дворе дома. В голове появляется образ будущего — безопасная площадка с качелями, на которой играют счастливые дети. Здесь возникает проект, а вокруг него — люди.

Чтобы появилась площадка, нужно познакомиться с соседями, договориться с управляющей компанией, выбрать подрядчика, собрать деньги и проконтролировать установку. Управляя проектом, вы находитесь в середине системы и влияете на ее части.

Именно от вас зависит конечный результат — будет детская площадка во дворе дома или нет.

Дизайнер Айсе Бирсель считает, что самый большой проект — это наша жизнь. Она предлагает использовать инструменты дизайна в обычной жизни

Проектное мышление — умение четко видеть проблему в процессах и находить оптимальные решения, учитывая ресурсы и время. Навык становится необходимым для людей всех возрастов и профессий.

Инженеров учат этому в университете: студенты ищут и устраняют неисправности в установках.

Государственные структуры и бизнес активно переходят на проектное управление, чтобы не повторять ошибки, а предугадывать и решать проблемы.

Проектное мышление похоже на творческое, но отличается способностью видеть образ будущего и находить к нему путь. Управляя проектом, вы раскладываете проблему на части, ищите между ними связи и противоречия, подбираете подходящие инструменты для решения этой проблемы. Учитесь основам проектирования и технологии, развиваете критическое мышление, саморефлексию и другие гибкие навыки.

Как развивать проектное мышление

Чтобы развить проектное мышление, нужно управлять проектами разной сложности. Переходить от простых проблем к более сложным — с этапами, делегированием и меняющимися условиями.

В проектном мышлении четыре этапа:

  1. Видим проблему.
  2. Продумываем образ будущего без проблемы.
  3. Понимаем, какие ресурсы потребуются для достижения этого образа и рассчитываем время.
  4. Планируем и действуем.

Вместе с тренером Ассоциации тренеров Российского союза молодежи (АТ РСМ) Анной Аполосовой мы подобрали инструменты для управления собой, людьми и проектами. Они помогут развить проектное мышление и решить проблемы в повседневной жизни.

Управляем собой

Представьте рутину в виде проектов. Проект — это задача, которую нельзя решить за один подход. Любой проект можно разбить на задачи, а их тоже рассмотреть как проекты.

Представьте свои текущие дела в виде проектов с целью и сроками. Например, разложите ремонт в квартире на несколько задач. Подберите материалы, купите их или закажите доставку. Найдите подрядчика или сделайте все сами.

Подумайте, как оптимизировать проект и решить задачи оптимальным путем.

Автор книги «Сделайте это завтра» Марк Форстер разделяет проекты на два типа: продолжительные и организационные. Чтобы сделать продолжительный проект, нужно выполнять похожие действия длительное время. Например, учить испанский язык или играть на гитаре. Форстер предлагает превратить их в ежедневную привычку и выделить время в расписании.

Организационные проекты состоят из серии разных действий, которые приведут к определенной цели. Например, рекламная кампания или запуск сайта. Такие проекты лучше разбить на задачи и добавить в список дел на завтра.

Делайте постепенно. Форстер уверен, что худший вариант поведения — метаться между слишком большим количеством задач и предлагает делать дела по очереди. В ресторане вы физически не сможете съесть больше одного основного блюда. С задачами нужно поступать так же. Установите правило: работать только над одной задачей.

Чтобы оценить умение выполнять задачи по очереди, возьмите лист бумаги и составьте список дел, которые вы когда-нибудь хотели бы сделать. Запишите такие дела, до которых руки никак не доходят.

Выберите одну небольшую задачу из списка и примите два решения:

  1. Пообещайте себе, что сосредоточьтесь на выполнении этой задачи, пока не закончите ее.
  2. Не занимайтесь другими делами, пока не завершите первое.

Обучение как проект. Продуманный план помогает учиться и расти. Представьте свое образование в виде большого проекта с небольшими этапами. Для такого проекта в Бюро Артема Горбунова придумали метафору иллюзии альпиниста.

Представьте высокий пик и альпиниста, который мечтает его покорить. Он уверен, что это самая высокая вершина.

За несколько метров до пика альпинист чувствует, что уже все узнал и смысла идти дальше нет, поэтому поворачивает назад. Такой альпинист не узнает, что эта вершина — совсем не великая.

Это подножие более высокой горы, а за ней другие. План обучения помогает видеть несколько высоких вершин и превращать свое образование в проект.

Согласно концепции, специалист, который поддается иллюзии альпиниста, прекращает расти. Он не узнает, что его ждет дальше

Пусть вершинами будут ключевые этапы обучения. Для каждого придумайте цель и поставьте сроки. Спланируйте покорение каждой вершины как проект: подберите источники и найдите людей, которые помогут развить нужные навыки.

Например, вы хотите стать арт-директором. Этапами может быть профессиональный рост: новичок → дизайнер → старший дизайнер → арт-директор. Для этого вам потребуются книги, курсы, наставники и коллеги на каждом этапе.

Такой путь может быть долгим, но он того стоит.

Управляем людьми

Основной инструмент управления людьми — делегирование. Вы передаете часть задач, дел и полномочий другим людям, чтобы достичь конкретного результата. Так вы учитесь объяснять задание другому человеку, контролировать и принимать результат.

Базовое делегирование. Вы можете делегировать простые бытовые задачи, чтобы сэкономить время для более важных дел:

  1. Готовку — заказывать приготовленную еду с доставкой.
  2. Поход в магазин за продуктами — покупать в онлайн-гипермаркетах с доставкой на дом.
  3. Уборку — заказать услуги клининговой компании.
  4. Выбор одежды — купить одежду в онлайн-магазине с доставкой и примеркой.

Делегировать простые бытовые задачи выгодно, если ваше время стоит дороже. Например, вы заказали пять книг в интернет-магазине.

Вы можете забрать их из пункта самовывоза и потратить на это два часа, либо оплатить курьерскую доставку за 400 руб. Допустим, час вашей работы стоит 600 руб., тогда два потраченных часа обойдутся в 1,2 тыс. руб.

В такой ситуации выгоднее заказать курьера, а свободное время потратить на фриланс, самообразование или отдых.

Профессиональное делегирование. Личные и профессиональные задачи можно делегировать удаленному помощнику:

  1. Заказать билеты на самолет, забронировать отель или записать вас на прием к врачу.
  2. Собрать информацию и подготовить выжимку. Найти потенциальных партнеров или выбрать курсы для обучения.
  3. Сделать рутинную или неинтересную работу. Ответить на комментарии и заявки, подготовить презентацию для выступления.

Вы платите удаленному помощнику за время, которое он потратит на задачу. Например, отправляете тезисы своего выступления и просите подготовить презентацию за три часа. Помощника можно найти через соцсети, знакомых или специальные сервисы — «Профи.ру» или YouDo.

Джона недавно повысили до менеджера. Он полностью погрузился в работу, но быстро понял, что не сможет сделать все сам. На помощь приходит коллега Рэйчел с советами о делегировании

Если вы пишете статьи, можно нанять корректора, который вычитает текст и исправит ошибки. Если ведете соцсети — контент-менеджера, который подготовит черновики постов. Для управления сложными проектами и людьми проектные менеджеры используют систему Agile и канбан-доски. Мы подробно рассказывали о них в статье о навыке бережливого производства.

Чтобы эффективно делегировать:

  1. Делегируйте задачи как можно быстрее. Так исполнителю будет проще спланировать работу, чтобы выполнить задачу вовремя.
  2. Не отдавайте работу, которую должны сделать к последнему сроку. Всегда оставляйте буфер времени для маневра. Например, если результат нужен через неделю, дайте помощнику пять дней.
  3. Понятно объясните: что и когда нужно сделать.
  4. Установите промежуточные сроки, если проект сложный. Это поможет сделать работу качественно и в срок.
  5. Сразу напоминайте о просроченном дедлайне исполнителю. Если этого не сделать, человек может подумать, что это неважно.

Управляем проектами

Dragon Dreaming (мечта дракона). Dragon Dreaming развивает новую культуру управления проектами, сосредоточенную на личностном росте, развитии сообществ и экологии. Метод разработали в Австралии работники экологического фонда Джон Крофт и Вивьен Эланта.

Проектное управление в Dragon Dreaming не замыкается на планировании и действии. Проект начинается с совместного мечтания, а заканчивается совместным празднованием. Это основная ценность подхода, — участники собираются, мечтают, благодарят друг друга, отмечают собственный рост и рост коллег.

Колесо проекта из книги «Dragon Dreaming: дизайн проектов». В ней авторы рассказывают о философии подхода и работе с проектами по Dragon Dreaming

Управление проектов в Dragon Dreaming представляют в виде колеса из четырех частей:

  1. Мечтание: сбор информации, мотивация, осознание.
  2. Планирование: разработка стратегий, подходов, тестирование и прототипирование.
  3. Действие: реализация, управление и администрирование, оперативный контроль.
  4. Празднование: овладение новыми навыками, благодарность, результаты преображения, постижение мастерства.

Части постоянно сменяют друг друга. Если представить этот цикл в виде прожитых суток, получится, что ночью во сне мы мечтаем, утром планируем, днем делаем, а вечером празднуем и благодарим себя. Первый и последний этапы лучше провести в необычных местах, добавляя ко встрече ритуалы команды. Это укрепит доверие и раскроет команду изнутри.

Социальный проект. В социальном проекте люди объединяются вместе, чтобы решить общественную проблему, которая их беспокоит. Например, плохая экология, заброшенный парк, недоступная среда для маломобильных людей, бездомные животные. Даже небольшой социальный проект поможет развить навыки управления проектами, людьми и собой.

В проекте РСМ «Пространство развития» разработали набор карточек для социального проектирования, которые помогают поэтапно управлять проектом.

В основе набора — карта социального проекта, состоящая из девяти этапов:

  1. Мечтание.
  2. Поиск и формулировка проблемы.
  3. Поиск проектной идеи.
  4. Постановка цели проекта.
  5. Составление плана реализации проекта.
  6. Подготовка к реализации, работа с партнерами и информационное освещение.
  7. Реализация проекта.
  8. Анализ реализованного проекта.
  9. Празднование.

Социальный проект начинается с мечтания. Мечта поможет обрисовать образ будущего, найти социальную проблему, придумать идею и воплотить ее в жизнь. Например, в вашем городе есть большой заброшенный парк, в котором вы хотите отдыхать и проводить свободное время. Скорее всего, другие горожане тоже хотят там гулять.

Вам нужно найти их и вместе придумать решение проблемы. Чтобы восстановить парк, можно убрать мусор, организовать в парке бесплатные фестивали и проводить экскурсии, найти партнеров, которые восстановят скамейки и фонари.

Через такой проект вы прокачаете набор гибких, научитесь управлять проектами, принесете пользу обществу и себе.

Чек-лист проектного цикла

Вместе с коллегами тренер Анна Аполосова подготовила чек-лист проектного цикла. Он поможет придумать, спланировать и сделать проект.

Чтобы научиться управлять проектами

  1. Пользуйтесь инструменты для управления собой, людьми и проектами.
  2. Представьте рутину в виде проектов.
  3. Учитесь делать постепенно.
  4. Представьте свое обучение в виде проекта.
  5. Делегируйте бытовые и профессиональные задачи.
  6. Создайте проект по Dragon Dreaming.
  7. Придумайте и реализуйте свой социальный проект.

Больше информации и новостей о трендах образования в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь.

Источник: https://trends.rbc.ru/trends/education/5f27b8d59a79478d097ae293

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: