Разногласия с бухгалтерией

Содержание
  1. Добро победит зло: что делать, когда бухгалтерия создает проблемы бизнесу?
  2. Главбух и финдиректор: разделяй и властвуй
  3. Больше функций на бухгалтерах – больше авралов и проблем
  4. Первичная документация: документооборот «между двух огней»
  5. Как помирить бухгалтерию и отдел кадров
  6. ДИАГНОСТИКА: ВЫЯВЛЯЕМ ИСТОЧНИКИ ПРОБЛЕМ
  7. Регламент взаимодействия: разрешаем разногласия
  8. Акт разногласий к акту сверки образец в 2020 году
  9. Акт сверки расчетов
  10. Как составить акт сверки
  11. Как определяется конечного сальдо
  12. Порядок заполнения значений по дебету и кредиту
  13. Сопроводительное письмо к акту сверки
  14. Работа с первичными документами: как организовать передачу документов при удаленном бухгалтерском обслуживании
  15. Как сэкономить на бумаге и улучшить отношения с клиентом
  16. 1. Дайте клиенту право создавать документы
  17. 2. Настройте интеграцию с банками
  18. 3. Организуйте передачу «первички» через бухгалтерский сервис
  19. 4. Помогите клиенту перейти на электронный документооборот
  20. Как убедить клиента работать с электронными копиями
  21. Оригиналы хранятся в надежном месте
  22. Высокая оперативность
  23. Справедливая цена
  24. Защита от санкций
  25. Как сделать сверку с контрагентами и составить акт
  26. статьи:
  27. 1. Что такое акт сверки и пример его заполнения
  28. 2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки
  29. 3. Кто должен делать акт сверки
  30. 4. Разногласия в акте сверки расчетов
  31. 5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?
  32. 6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?
  33. 7. Оплата задолженности по акту сверки
  34. 8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Добро победит зло: что делать, когда бухгалтерия создает проблемы бизнесу?

Разногласия с бухгалтерией

01.01.1970

Бизнес будет процветать, когда все его составные части будут действовать согласовано. Однако в 99.9% случаев бухгалтерия в компании воспринимается, как некая живущая своей жизнью структура.

Работа бухгалтера видится непосвященными как нечто магическое и запредельное. Это приводит к тому, что бухгалтерия замыкается на себе и собственной значимости, создает вещь саму в себе.

Необходимое зло, отказаться от которого нельзя, но и польза минимальна, потому что в таком виде бухгалтерия скорее создает проблемы бизнесу.

Для принятия управленческих решений руководитель должен понимать финансовую ситуацию в компании. Информацию по финансам при отсутствии финдиректора может предоставить только бухгалтер.

При этом деятельность управленца подчинена финансовой целесообразности, а деятельность бухгалтера – нормам, правилам, законодательству.

Разный функционал, и различие в подходах к работе между руководителем и счетоводом могут привести к взаимному непониманию, что негативно отражается на бизнесе.

Для рядовых сотрудников то, чем занимается бухгалтерия, представляется «темным лесом». Часто персонал в общих чертах понимает только то, что от этого отдела зависит выплата зарплаты.

Непонимание бухгалтера и требований бухгалтерии, например, к документации, приводит к сложностям во взаимоотношениях. Со стороны работника это выглядит, как «что не сделаешь – все неправильно».

Со стороны бухгалтера это выглядит, как «у меня своей работы нет, чтобы ему очевидные вещи разжевывать?». Разлад между сотрудниками или отделами – всегда плохо для бизнеса.

Как сделать, чтобы бухгалтера не служили тормозом и не мешали работе других подразделений? С точки зрения руководителя, существует три основных проблемы, способствующие тому, что бухгалтерия начинает мешаться под ногами и вызывать всеобщее недовольство.

Главбух и финдиректор: разделяй и властвуй

В любом бизнесе есть сложности с пониманием задач бухгалтера, как такового. Если сотрудники смотрят на бухгалтерию, как на часть маршрута по перемещению заработной платы на карточку, то с руководителем не все так просто.

Чего обычно хочет управленец? Зачастую, требований слишком много: все бумаги должны быть в порядке, чтобы не «подкопались» проверяющие органы; оперативно предоставлять информацию о финансовой деятельности предприятия; проводить анализ предыдущих периодов на предмет темпов развития; прогнозировать риски; вести налоговый и финансовый учет; взаимодействовать с налоговой и т.д.

Эти требования завышены, а корни их – в непонимании функций бухгалтерии. Бухгалтера – это просто счетоводы, которые должны фиксировать, а не оптимизировать, анализировать и прогнозировать.

Оптимизировать, анализировать и прогнозировать – задача финдиректора. Часто эти функции совмещаются, так как руководитель не видит разницы между главным бухгалтером и финансовым директором.

А она существенна.

Главный бухгалтер – это первый рубеж обороны предприятия, ответственный за формирование и достоверность внешней отчетности.

Его цель – чтобы каждая копейка была зафиксирована и имела документальное обоснование.

Финдиректор – это руководитель обороны, в чьи функции входит претворение в жизнь политики повышения прибыльности предприятия. Бухгалтерский учет и управленческий учет – вещи абсолютно разные.

Также не стоит забывать о налоговых проверках, в ходе которых аудиторы буквально «просеивают» бухгалтерию через сито, изучая каждый документ, каждый файл.

Если в ведении бухгалтерии находится не только бухгалтерский, но и управленческий учет, в руки налоговиков могут попасть опасные для компании данные. Совмещать бухгалтерский и управленческий учеты – не самое разумное решение.

Необходимо эти функции разносить, вводить должность финдиректора в компании.

Больше функций на бухгалтерах – больше авралов и проблем

На бухгалтерии завязано очень много вещей: счета, договора, выплаты и т.д. Всем сотрудникам компании так или иначе приходится с ней соприкасаться. Хорошо, когда они соприкасаются только по профильным, бухгалтерским вопросам, например, по поводу справок о зарплате или открытия зарплатной карты.

Плохо, когда бухгалтерия нагружена несвойственной ей работой. В этом случае с ней будут контактировать люди, далекие от бухучета. Бухгалтера могут быть очень милые, когда с ними соприкасаешься в столовой, но по работе это обычно жесткие люди, требующие от коллег работы в четких форматах и шаблонах.

Если сотрудники не понимаю требований бухгалтера, или игнорируют их, считая «бзиком», начинаются нервы.

Несмотря на расхожее мнение, бухгалтерия вовсе не призвана мешать жить честным трудягам. Просто нужно оставить кесарю кесарево. Бухгалтерия должна заниматься бухучетом, а всю несвойственную ей деятельность можно передать в подразделения.

В случае, если бизнес большой, имеет смысл вообще свести к минимуму общение персонала и бухгалтеров. Например, можно ввести должность администратора при бухгалтерии.

Нанять на работу неконфликтную и расторопную девочку, способную выступить посредником между рабочим коллективом и бухгалтерами, «утрясать» проблемы, сглаживать углы.

Это затратные методы, но есть вещи, на которых лучше не экономить. Если нагружать бухгалтерию несвойственными ей функциями, то потери из-за некачественной сдачи отчетности могут быть в разы больше экономии от подобной «оптимизации». Кроме того, попытка сделать из бухгалтеров «универсальных солдат» обычно приводит к тому, что все функции начинают выполняться одинаково плохо.

Первичная документация: документооборот «между двух огней»

Проблема документооборота и коммуникаций обычно возникает на стыке работы отдела продаж и бухгалтерии. Отдел продаж, как водится, продает, и у него задача – наработать как можно больше. Контрагенты могут быть в другом городе, и возникает проблема с оригиналами документов – так называемой первичкой, первичной документацией.

Например, менеджер получил подтверждение по электронке, и пустил заказ в работу. Т.е. оригинала договора нет, а продукция ушла. Нет оригиналов документов – оштрафуют проверяющие органы.

  Бухгалтерия начинает трясти отдел продаж, и продажники, вместо того, чтобы продавать, начинают заниматься несвойственными им функциями – выбивать документы из клиентов. Отделу продаж плохо, бухгалтерии плохо, клиенту плохо – всем плохо.

Продажники не должны заниматься документооборотом. Эти функции нужно с них убирать.

Первый вариант – делегировать функции этаких «выбивателей документов» на бухгалтерию, но тогда бухгалтера начнут напрямую общаться с клиентами. Это создаст ряд проблем. Бухгалтера – это прямые люди, привыкшие иметь дело с точными цифрами. А человек не всегда столь же точен.

Вот и возникает ситуация, когда бухгалтер излишне жестко «выбивает» из клиента какой-нибудь документ, нанося тем самым вред имиджу компании.

Придется учить бухгалтеров общаться с потребителем, вовлекать в общие корпоративные тренинги, вводить в систему взаимоотношений с партнерами.

Второй путь решения проблемы – снять бремя борьбы с несовершенным документооборотом как с продажников, так и с бухгалтеров.

 Для этого можно ввести в отдел продаж аккаунт-менеджера или ассистента менеджера отдела продаж, который будет заниматься документами, и подчиняться и бухгалтерии, и отделу продаж одновременно.

Если бизнес большой – имеет смысл сформировать отдел «персональных менеджеров». Это затратно, но плюсы могут перекрыть минусы.

Во-первых, это красивый маркетинговый ход. Ваши клиенты будут общаться с персональным менеджером, погруженным в его, клиента, проблемы.  Потребитель будет чувствовать себя важной персоной, т.к. с ним работают персонально.

Во-вторых, такой отдел или человека проще обучить коммуникации, чем тех же бухгалтеров с их цифрами, дебитами и кредитами.

С вашими клиентами будут общаться подготовленные кадры, способные профессионально и дипломатично «разрулить» любой вопрос.

Как вы видите, превратить бухгалтерию из необходимого зла в полезного и хорошо выполняющего свои функции командного игрока вполне реально. Для этого необходимо последовательно ликвидировать все связанные с ней типовые проблемы.

Достаточно вставить дополнительные «шестеренки» в механизм ее работы (администратор и аккаунт-менеджер), поработать с функционалом самой бухгалтерией (разделив главбуха и финдиректора), а также снять со счетоводов несвойственную им нагрузку. Есть и другие инструменты, но подбирать их необходимо индивидуально.

Если у вас есть сомнения – обращайтесь к нам. Мы подберем для вас актуальный инструментарий. 

Источник: http://bgoal.ru/blog/articles/articles_31.html

Как помирить бухгалтерию и отдел кадров

Разногласия с бухгалтерией

Кадровая служба и бухгалтерия очень тесно взаимодействуют друг с другом. В трудовом процессе между работниками этих направлений часто возникают конфликты.

Поскольку кадровики являются источником первичной информации, случается, что бухгалтерия возвращает им документы для корректировки по тем или иным причинам. Однако это не всегда оправданно с точки зрения трудового законодательства. Также бухгалтеры часто высказывают кадровикам претензии о нарушении сроков подачи документов.

Кадровики же, решая нестандартные задачи, вынуждены практически постоянно обрабатывать большой объем нормативной документации.

Кроме того, особенно в больших компаниях, кадровикам нужно производить значительный объем операций, связанных с оформлением трудовых отношений, движения персонала и различных гарантий и прав (предоставление отпусков, выдача справок и др.).

В связи с этим кадровым работникам часто требуется большое количество времени для надлежащего оформления документов.

В данном случае понять можно представителей обеих служб. И первые, и вторые стремятся оформить документы и осуществить процедуры, не нарушая законодательство и с учетом интересов работодателя. Ведь если оформить документы неправильно или не в срок, у работодателя появляются определенные риски.

Например, за несвоевременные выплаты работодателю, независимо от наличия вины, придется выплатить работникам проценты в размере 1/150ключевой ставки Банка России от фактически невыплаченных сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).

Кроме того, работник в случае нарушения его трудовых прав имеет право потребовать от работодателя возмещение морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Если документы работодателя проверит трудовая инспекция, то в случае выявления нарушений работодателю грозят санкции по ст. 5.

27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Чаще всего такой санкцией является штраф.

Если в вашей компании отдел кадров и бухгалтерия постоянно конфликтуют, возможно, эту ситуацию можно поправить. Посмотрим, какие мероприятия могут этому поспособствовать.

ДИАГНОСТИКА: ВЫЯВЛЯЕМ ИСТОЧНИКИ ПРОБЛЕМ

Прежде всего необходимо выявить причину некачественного взаимодействия отделов. Как показывает практика, обычно причины следующие:

• процессы в организации (в частности, процедура приема и увольнения работников, технология расчета зарплаты и др.) недостаточно разработаны и не прописаны в документах, в связи с чем между отделом кадров и бухгалтерией возникают конфликты по поводу порядка действий и сроков;

• не выработана (не прописана) единая методология при оформлении кадровых документов, в связи с чем бухгалтерия высказывает претензии по форме и содержанию документов, поступающих из отдела кадров;

• не налажено эффективное взаимодействие линейных руководителей (руководителей подразделений) и отдела персонала в части предоставления документов для кадровых процедур. В связи с этим отдел кадров не получает своевременно необходимую документацию и информацию из подразделений и, соответственно, задерживает сроки сдачи документов;

• процессы кадрового учета недостаточно автоматизированы.

Чтобы выяснить причины, можно проинтервьюировать работников отдела кадров и бухгалтерии, а также понаблюдать за процессом их работы. Это поможет определить, какие из указанных проблем (возможно, несколько или даже все) имеют место в данном конкретном случае.

По итогам диагностики все взаимные претензии и недовольства, риски и причины проблем можно свести в таблицу (пример 1).

Как видим, все жалобы в примере 1 так или иначе связаны с указанными выше причинами.

Регламент взаимодействия: разрешаем разногласия

Регламентация взаимодействия отделов может стать решением основных разногласий между работниками отдела кадров и бухгалтерии.

При разработке регламентов необходимо закрепить следующие вопросы:

• сроки предоставления документов;

• требования к документам;

• методики, используемые при оформлении документов;

• перечни предоставляемых документов.

Регламент взаимодействия между отделами призван детально описать порядок приема документов в отдел кадров от руководителей рабочего персонала, их оформления, а также предоставления в бухгалтерию.

Для разработки работающего регламента следует провести совещание руководителей отдела кадров, бухгалтерии и линейных руководителей, на котором рассмотреть вопросы:

• о сроках передачи документов при оформлении отпусков, табелей, увольнений и др.;

• составе передаваемых документов в каждом случае (отпуск, увольнение, нетрудоспособность и т. д.);

• способе фиксации факта передачи документов;

• проблеме своевременного подписания кадровых документов генеральным директором;

• методике расчета дней отпуска для расчета и выплаты компенсации при увольнении;

• оформлении документов о премировании и документов для начисления и выплаты пособий.

После обсуждения всех вопросов и достижения соглашения в протоколе совещания могут быть отражены следующие вопросы:

• приемлемые для всех сроки представления документов (конкретные дни и часы);

• перечень документов, представляемых в каждом случае;

• способ фиксации факта передачи в отделы документов. Это может быть, например, специальный реестр передаваемых документов, в котором должны расписываться обе стороны: передающая документы и принимающая их в работу (пример 2). Экземпляр такого реестра должен оставаться у каждой из сторон;

• необходимость оформления доверенности, дающей право начальнику отдела кадров подписывать оформляемые в отделе документы в случае отсутствия генерального директора, для решения проблемы задержки оформленных документов;

• выработанная общая позиция по спорным вопросам трудового права (возможно, после консультации с юристами и аудиторами);

Например, в организации были разногласия между отделами по поводу расчета дней для компенсации отпуска при увольнении вахтовиков. Рекомендации консультанта помогли сформировать общую позицию по этому вопросу.

• возможность передачи неспецифических обязанностей от отдела кадров в бухгалтерию.

Например, в одной компании расчет премии производился в отделе кадров, причем с ошибками. После обсуждения было принято решение, что бухгалтеры обладают необходимой компетенцией для таких расчетов, и эта обязанность должна быть передана в бухгалтерию.

На основании договоренностей следует разработать регламент взаимодействия между отделами, который утверждается руководителем и вводится приказом по организации.

Работников отдела кадров и бухгалтерии следует ознакомить с регламентом под роспись.

Затем необходимо внести соответствующие изменения в положения об отделах и должностные инструкции работников этих отделов.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

Источник: https://www.profiz.ru/kr/12_2017/pomirit_buh_i_ok/

Акт разногласий к акту сверки образец в 2020 году

Разногласия с бухгалтерией

> Акты > Акт разногласий к акту сверки образец в 2020 году

Для выявления задолженности компания составляют акт сверки расчетов. Данный документ позволяет установить состояние расчетов между сторонами.

Составляется данный документ одной организацией и передается второй с целью ознакомления и подписания. Но если с данными, указанными в документе, вторая сторона не согласна, то она составляет акт разногласий к акту сверки.

В статье рассмотрим, что собой представляет акт разногласий и приведем образец данного документа.

Акт сверки расчетов

Важно! Акт сверки это бухгалтерский документ, составляемый между контрагентами за определенное время и для отражения состояния расчетов между сторонами.

Обязанность по составлению данного документа законодательством не установлена, но контрагенты к нему довольно часто в своей работе прибегают. Благодаря акту сверки организации имеют возможность своевременно выявить ошибки в бухучете. Помимо этого, такой документ будет служить доказательством на случай судебных споров.

Разбирательства по задолженностям между организациями можно встретить довольно часто. Если данные по задолженности одной организации не совпадают с данными другой, то составляется акт разногласий. Этот документ позволяет сделать особый акцент на предмете спора.

Как и акт сверки, протокол разногласий не является обязательным документом, но он позволяет упростить решение спорных моментов в случае их возникновения. Неотъемлемой частью протокола разногласий является акт сверки. Именно на его основании и заполняется протокол.

Важно! Акт сверки требуется для соблюдения учета при долгосрочном сотрудничестве контрагентов.

Акт сверки можно составлять в конце года (например, за год) или за меньший период времени. Такой документ позволяет упростить инвентаризацию, проводимую в конце каждого года перед составлением отчетности для того, чтобы в новый отчетный период войти без задолженностей. Акт сверки может составляться и ежемесячно. Это требуется в следующих случаях:

  • если стоимость реализуемой продукции очень высокая;
  • если в компании широкий ассортимент продукции;
  • если компания реализует продукцию в больших объемах;
  • если необходимо составить отчет для руководителя или статистики.

Для максимально удобного контроля взаимных расчетов между сторонами, акт сверки может составляться как по всем взаимоотношениям контрагентом, так и по одному определенному договору. И в первом и во втором случае данные документы необходимо составлять сразу же. Это позволит упростить расчеты между сторонами.

Важно! Акт сверки и акт разногласий к нему не имеют унифицированной формы. Каждая компания вправе разработать бланки самостоятельно, исходя из собственных требований.

Необходимо помнить, что и акт сверки и акт разногласий – это не первичные документы даже несмотря на то, что они содержат реквизиты компании. Данные документы не содержаться в перечне закона 402-ФЗ, однако оформлять их необходимо с соблюдением некоторых требований. Тогда при возникновении спорных ситуаций они будут служить доказательством в случае нарушений обязательств в суде.

Как составить акт сверки

При составлении акта сверки, организациям необходимо учитывать обязательства по договору, а также правильность сумм, содержащихся в учете. Для подготовки сверки потребуются такие первичные документы, как договоры, накладные и счета-фактуры. В документе указывается следующая информация:

  • период, за который проводится сверка;
  • реквизиты сторон;
  • реквизиты договора, заключенного с контрагентом;
  • ФИО ответственных лиц, а также их подписи;
  • расчетные сведения обеих сторон по определенным операциям.

Основная часть акта представлена в виде таблицы, в которой указываются расчетные сведения. Левая часть документа отражает данные компании, составляющей документ, а в правая – контрагента.

 При заполнении документа каждая из сторон указывает номер и наименование операции, а также дебет и кредит по данной операции. В последней строке таблицы указываются обороты за рассматриваемый период времени, а также конечное сальдо.

Сальдо указывается на момент оставления документа.

В случае отсутствия разногласий по акту сверки, а также при соответствии сумм в правой и левой части таблицы, акт сверки подлежит подписанию второй стороной и передаче первой. Но если по акту сверки возникают какие-либо разногласия и споры, то второй стороной составляется акт разногласий, в котором указываются спорные моменты.

Как определяется конечного сальдо

Конечно сальдо является разницей между дебетом и кредитом. В акте сверки этот показатель рассчитывается за конкретный промежуток времени. Выделяют входящее сальдо, сальдо за рассматриваемый период, а также сальдо конечное. Формула для расчета будет следующей:

Конечное сальдо = Д – К +(-) Начальное сальдо

Какой знак будет стоять в формуле («плюс» или «минус») будет зависеть от того, где в таблице указано начальное сальдо. Если оно указано по дебету, то сальдо будет иметь положительное значение, а если по кредиту – отрицательное.

Порядок заполнения значений по дебету и кредиту

Поле по кредиту таблицы акта сверки должно содержать сведения по оплате товаров (услуг).

Если у компании, составляющей акт, отражено дебетовое сальдо со знаком «+», то значит какая то часть товара (услуг или работ) контрагентом еще не оплачена.

Если же сальдо отражено по кредиту, то это говорит о задолженности перед контрагентом. То есть услуг (отгрузка товаров) было выполнено меньше, чем покупатель заплатил за них.

https://www.youtube.com/watch?v=6VYlvwm8JHw

Поле по дебету таблицы акта сверки должно содержать сведения о предоставлении услуг или товаров, а поле кредит – информацию по оплате за них. Дебетовое сальдо свидетельствует о дебиторской задолженности.

Сопроводительное письмо к акту сверки

При направлении контрагенту акта сверки, к нему также может прикладываться сопроводительное письмо. В этом письме указывается просьба подписать документ и направить его ответным письмом по указанному адресу. Кроме того, в сопроводительном письме также указывается способ, которым могут быть урегулированы разногласия сторон.

Формулировка в сопроводительном письме может быть следующей:

Источник: https://buhland.ru/akt-raznoglasij-k-aktu-sverki-obrazec/

Работа с первичными документами: как организовать передачу документов при удаленном бухгалтерском обслуживании

Разногласия с бухгалтерией

Традиционно клиенты передают удаленному бухгалтеру бумажные оригиналы первичных документов или их копии. Но этот способ связан с определенными ограничениями и рисками.

Начнем с того, что доставка «бумажных» документов может быть не только долгой, но и довольно затратной.

Оплата курьера или почтовых расходов на пересылку бумаг увеличивает стоимость бухгалтерского обслуживания для клиента.

А у бухгалтерской фирмы, которая получила «первичку», в свою очередь, возникает задача по хранению бумаг. Для этой цели приходится выделять офисные площади и оборудование, то есть нести определенные затраты.

Систематизация «бумажных» документов, переданных клиентом, становится еще одной заботой бухгалтерской фирмы. Аутсорсер должен следить за полнотой полученной «первички». Кроме этого необходимо установить оптимальный способ хранения бумаг, чтобы в случае налоговой проверки иметь возможность в сжатые сроки найти и представить большой объем документов.

При этом риск остаться без оригиналов «первички», которая хранится в обслуживающей бухгалтерии, настораживает многих бизнесменов. Такая неприятность может случиться при разногласиях с бухгалтерской фирмой (например, по поводу оплаты услуг) или в случае форс-мажора.

Также отметим, что отражение в учете данных из «бумажных» первичных документов — рутинная работа, отнимающая много времени, особенно в том случае, если названия в накладных непонятны бухгалтеру.

Приходится каждый раз проверять, отвечает ли документ требованиям закона, проставлены ли в нем все реквизиты и подписи. Оперативное выставление счетов и закрывающих документов тоже становится головной болью аутсорсеров.

Многие владельцы малого бизнеса требовательны в этом вопросе, так как от скорости выставления документов часто зависит их доход.

Как сэкономить на бумаге и улучшить отношения с клиентом

Чтобы сберечь время, деньги и даже офисное пространство, следуйте принципу: все, что можно перенести в электронно-цифровой вид, — переносите. От бумажных документов можно отказаться частично или полностью. Тогда не придется тратить время на разбор бумаг и не понадобится выделять место под архив (а это деньги, сэкономленные на аренде помещения и оборудовании).

Другой, не менее важный принцип: все, что можно автоматизировать, — автоматизируйте. Механическую работу по разнесению данных из банковской выписки или заведению накладных от поставщиков компьютерная программа сделает качественнее и быстрее.

Современные бухгалтерские сервисы помогают систематизировать передачу, размещение документов и их поиск в файлохранилище. В таком сервисе можно прикрепить скан к заведенному электронному документу и легко найти этот документ при налоговой проверке.

Удаленному бухгалтеру становится проще следить за списком недостающей «первички», закрытием сделок, оплатой и документами по ним.

Получать «первичку» от клиентов, вести учет и сдавать отчетность через веб-сервис

Рассмотрим, что надо сделать для того, чтобы организовать эффективный процесс работы с «первичкой».

1. Дайте клиенту право создавать документы

Современные владельцы и руководители бизнеса любят свободу действий и не любят ждать: если договоренность о сделке достигнута в воскресенье, то предприниматель захочет выставить счет сразу, не дожидаясь понедельника.

Бухгалтерские программы и сервисы позволяют передать ИП или директору компании полномочия по выставлению счетов.

На счете, составленном с помощью такого сервиса, автоматически проставляются логотип, печать и подписи ответственных лиц; из программы документ направляется контрагенту по электронной почте.

https://www.youtube.com/watch?v=3CYRZw5Tcro

Также клиенту можно передать права на занесение в программу накладных, актов и счетов-фактур. Это удобно и выгодно всем: бухгалтерская компания тратит меньше времени на обслуживание, а клиент не привязан к рабочему графику бухгалтера.

Елена Спирова, финансовый директор аутсорсинговой компании ООО АК «ЮрфинэкС»:

— По договоренности с клиентом все накладные на реализацию вносит в программу сотрудник клиента. Это очень удобно: не тормозится выписка документов, программа сразу ставит на документах оттиск печати, и клиент непосредственно из программы отправляет документы своему покупателю. Скорость выписки документов означает скорость оплаты от покупателей.

При этом прямо в программе можно делать сверки расчетов и видеть информацию по дебиторке. В итоге клиент не беспокоит нас по таким вопросам. Мы тоже видим итоговые данные, не теряем время на внесение сведений из документов, что, соответственно, исключает ошибки с нашей стороны. В «Контур.Бухгалтерии» простые отчеты.

Они удобны именно для директора, так как формируются без бухгалтерской информации (счет, субконто, субстатьи и т.п.).

Подключиться к «Контур.Бухгалтерии» для удаленной работы с сотрудниками и клиентами

2. Настройте интеграцию с банками

Участок работы, который точно нужно автоматизировать, — это разнесение данных из банковской выписки. Автоматическая выгрузка выписки из клиент-банка позволяет бухгалтеру не создавать каждую операцию отдельно. Ему остается лишь контролировать правильность заполнения.

Процесс получения самой выписки — автономный и безопасный. Клиенту не нужно выгружать и передавать выписку бухгалтеру: интеграция с банками позволяет все делать в автоматическом режиме. Удаленный бухгалтер, в свою очередь, не может провести ни один платеж — только сформировать платежки и отправить их в интернет-банк клиента для подписания.

3. Организуйте передачу «первички» через бухгалтерский сервис

Чтобы не терять и не дублировать документы, организуйте их пересылку через единый канал — бухгалтерский сервис. Например, в сервисе «Контур.

Бухгалтерия» для этой цели реализован подключаемый чат, в котором клиент может общаться с удаленным бухгалтером и пересылать сканы документов. Переданные копии можно выгрузить, провести в учете и прикрепить к операциям в программе.

Благодаря этой функции, легко отслеживать, каких документов не хватает, а что уже передано и проведено в учете.

Система распознавания накладных — еще один инструмент, избавляющий от рутинной работы. Система сама определяет номенклатуру, количество, цену товаров. Если возникли какие-то сомнения в правильности распознавания информации, система обратит на это внимание бухгалтера.

4. Помогите клиенту перейти на электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) полностью исключает обмен «бумажными» документами с контрагентами.

  Это относится не только к накладным, актам, счетам-фактурам или УПД, но и к письмам, договорам, счетам, то есть к любым документам, которые составляются при общении с покупателями или поставщиками.

Чтобы стороны могли обмениваться юридически значимой электронной «первичкой», они должны иметь электронные подписи и заключить соглашение о передаче документов в электронном виде. Обмен документами происходит через специальную систему с участием оператора ЭДО (например, систему «Диадок»).

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Электронный документооборот экономит время и деньги владельца бизнеса, а для бухгалтера-аутсорсера важно, что эта система позволяет работать с документами 24 часа в сутки и без привязки к офису. Все документы хранятся на серверах оператора ЭДО, и эти документы можно легко найти при налоговых проверках. Электронный архив защищен, его нельзя потерять или уничтожить.

Еще один важный момент: исключены расхождения при сверке с контрагентом, так как работа происходит с одним и тем же документом, подписанный экземпляр которого изменить уже нельзя. Также исключены ошибки, возникающие при обработке «первички», ведь документы не нужно заносить в учет вручную — в системе ЭДО это делается моментально с помощью пары кликов.

Татьяна Скуратова, руководитель консалтинговой группа «Бизнес Онлайн»:

— «Диадок» — это отличный способ своевременного получения большей части «первички». Мы стараемся предоставить всем клиентам возможность работать в системе «Диадок», тем более что она включена во все тарифы сервиса «Контур.Бухгалтерия», которым пользуются наши клиенты. Нужно только сделать пару кликов для настройки.

Подключиться к веб‑сервису «Контур.Бухгалтерия»

Также см. «Как подписывать электронную «первичку» и как делегировать право её подписания».

Как убедить клиента работать с электронными копиями

Не все клиенты легко соглашаются на предложение бухгалтера использовать в работе только электронные копии документов (то есть документы, оригиналы которых составлены на бумаге, а отсканированные копии переданы бухгалтерской фирме). Но есть аргументы, которые помогут убедить директора или предпринимателя в том, что это выгодно.

Оригиналы хранятся в надежном месте

Обратите внимание клиента на то, что по закону ответственность за наличие учетных документов лежит на руководителе компании или на предпринимателе. Поэтому клиент должен быть заинтересован в том, чтобы бумажные оригиналы «первички» находились у него в офисе. Бухгалтерская фирма, со своей стороны, может составить для него инструкцию по хранению первичных документов.

Также см. «Сколько времени надо хранить документы» и «Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов».

Елена Спирова, финансовый директор аутсорсинговой компании ООО АК «ЮрфинэкС»:

— Нужно пояснить клиенту, что его документы — это только его документы. Ответственность за их наличие и сохранность всегда несет директор организации, и отдавать кому-либо оригиналы документов (даже если это прописано в договоре) не совсем верно.

В случае утери документов клиент может компенсировать свой коммерческий риск в том размере, который прописан в договоре. При этом он не освобождается от обязанности восстановить «первичку». А эта процедура требует определенного времени, которого может уже и не быть.

В итоге финансовые потери могут быть значительно больше, чем компенсация от фирмы за утерю документов.

Высокая оперативность

Объясните клиенту плюсы совместной работы. Удаленный бухгалтер не всегда имеет возможность выставлять счета по запросам клиента в нерабочее время (например, в выходные дни или после окончания рабочего дня). Директор вполне может сам отправлять своим контрагентам счета или составлять акты. При этом он не зависит от рабочего графика бухгалтерской фирмы.

Светлана Шевелева, директор бухгалтерской фирмы ООО «Контакт»:

— Наш основной клиент — это «гаджетный» директор, который вовлечен в бухгалтерию. Он сам выставляет счета, составляет акты, может посмотреть выписку банка.

Как показала практика, наиболее успешными и долгосрочными бывают отношения с теми клиентами, которые сами работают в бухгалтерском сервисе и одновременно могут контролировать работу бухгалтера.

Такой директор воспринимает эту возможность как неотъемлемую часть сервиса при удаленном бухгалтерском обслуживании. Для клиента этот вариант работы удобен еще и тем, что он не зависит от бухгалтера.

Справедливая цена

Предложите снизить плату за обслуживание тем клиентам, которые сами работают в учетной программе и заводят документы. Малый и микро-бизнес вынужден эффективнее распоряжаться ресурсами, поэтому многие клиенты согласятся на это предложение.

Защита от санкций

Разъясните клиенту, что ваша забота о наличии подтверждающих документов — это, прежде всего, страховка от претензий и штрафов со стороны налоговой инспекции.

Своевременное и корректное отражение в учете необходимых данных заметно сокращает риски проверок и снижает налоговую нагрузку.

Решить эту задачу гораздо проще, если первичные документы передаются в электронном виде с помощью бухгалтерского сервиса.

Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке

В заключение еще раз отметим, что автоматизация передачи и учета «первички» помогает аутсорсеру экономить время и деньги.

Из-за высокой конкуренции бухгалтерским компаниям приходится повышать эффективность бизнес-процессов и увеличивать число клиентов.

Облачные сервисы позволяют максимально упростить и систематизировать работу с первичными документами, а это, в свою очередь, дает аутсорсеру существенное преимущество на рынке бухгалтерских услуг.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/experience/2018/7/13695

Как сделать сверку с контрагентами и составить акт

Разногласия с бухгалтерией

Документы, как за ними не следи, все равно иногда теряются. Они не доходят до ваших покупателей или у вас нет документов поставщиков. А это приводит к разным суммам задолженности в учете организаций. Выявить такие разногласия помогает сверка задолженностей с контрагентами.

В этой процедуре нет ничего сложного. Только ее отличает большой объем работы. Регулярность сверки расчетов зависит от вашего желания и возможностей. Но раз в год ─ в годовую инвентаризацию ─ она обязательна. Таким образом, подтверждается сальдо счетов расчетов.

О том, как :

  • сделать сверку с контрагентами
  • урегулировать разногласия в акте сверки расчетов
  • проводить оплату задолженности по акту сверки

читайте в этой статье.

статьи:

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

3. Кто должен делать акт сверки

4. Разногласия в акте сверки расчетов

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

7. Оплата задолженности по акту сверки

8. Сверка с контрагентами в 1С версии 8.3

Итак, идем по порядку.

1. Что такое акт сверки и пример его заполнения

Акт сверки ─ это документ, в котором отражены расчеты между организациями за определенный период. Продавец в таком акте показывает формирование дебиторской задолженности покупателя и поступившую от него оплату. А покупатель ─ свою кредиторскую задолженность перед поставщиком, с которым проводит сверку расчетов, и ее погашение.

Акт сверки подписывают и заверяют печатями обе организации (при наличии).

Утвержденной формы акта сверки нет. К тому же он не является первичным документом. Поэтому при разработке формы можно использовать реквизиты первичного документа, которые установлены п.2 ст.9 федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Вот статья про оформление документов в бухгалтерском учете.

И понимать, что акт сверки, как и любой другой акт между организациями ─ двухсторонний. А значит нужно предусмотреть соответствующие поля для подписей.

Обычно акт сверки подписывают главный бухгалтер и руководитель.

Заполнять акт можно перечислением хозяйственных операций по каждой организации, но удобнее это делать в разрезе договоров. Тогда, в случае расхождений, сразу будет видно по какому договору не сходятся обороты.

Заполняют акт сверки только в деньгах.

Пример заполнения акта сверки. ООО «Метель» ─ поставщик ткани ─ составила акт сверки с ателье ООО «Вьюга» по состоянию на 31.03.2018.

Ответственный за составление акта сверки в ООО «Метель» заполнил его в двух экземплярах, подписал у директора и главного бухгалтера и отправил в ООО «Весна».

В ООО «Весна» проверили обороты, заполнили оба экземпляра акта со своей стороны, подписали и отправили в ООО «Метель» один заполненный акт. После проставления учетных данных в обеих организациях акт сверки выглядит так.

В этом примере обе организации подтверждают, что у ООО «Весна» есть задолженность перед ООО «Метель» в размере 150 000 рублей.

2. Может ли бухгалтер подписывать акт сверки

В организациях, у которых много контрагентов и с ними регулярно проводят сверку расчетов, главному бухгалтеру и руководителю приходится тратить много времени на подписание актов сверок.

Чтобы освободить время, на одного из бухгалтеров выписывают доверенность. Благодаря этому он может подписывать любой акт сверки. При этом еще может проверять правильность составления актов коллегами.

3. Кто должен делать акт сверки

Инициатором проведения сверки задолженности с контрагентом может быть любая сторона сделки. В нормативных актах не прописана обязанность проводит сверку между организациями. Это право компаний. Поэтому регламентировать порядок и частоту сверки расчетов можно и нужно в договорах.

В компаниях составлением актов сверки и отправкой контрагентам не всегда занимается бухгалтерия. По распоряжению руководства, это могут быть и другие работники ─ те, кто непосредственно работает с покупателями и поставщиками.

Во многих программах для ведения учета, в том числе и в 1С, учет расчетов с контрагентом организован на отдельных субсчетах ─ карточках. Поэтому, если все документы своевременно заведены в систему, выгрузить обороты по конкретной карточке не составляет труда. И вопрос: «Кто должен делать акт сверки» не вызывает много споров.

Конечный результат ─ заполненный акт сверки должен обязательно «дойти» до бухгалтерии и быть проверенным. Кстати, сверку можно рассматривать как одну из составляющих инвентаризации. Более подробно о проведении инвентаризации прочтите тут.

Результатом сверки могут быть:

  • подписанный контрагентом акт, в котором нет разногласий
  • акт, подписанный с разногласиями

Сверка без разногласий ─ самая оптимальная и простая для бухгалтера. А что делать когда разногласия есть?

4. Разногласия в акте сверки расчетов

причина разногласий в акте сверки расчетов ─ отражение документов в учете одной организации и неотражение этих же документов в учете другой.

Такое возможно, если:

  1. документы не дошли до контрагента
  2. внутри компании документы не были переданы бухгалтеру для отражения в учете
  3. проводки по документам в первой компании были сделаны в одном периоде, а во второй ─ периодом раньше или позже

Причем документов может не быть:

  • в учете вашей компании
  • в учете контрагента

При проверке акта сверки расчетов, который был предоставлен контрагентом, сразу видно в каких документах есть разногласия.

5. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете его организации?

Ситуация 1: компания ─ покупатель материальных ценностей

Шаг первый. Нужно проверить, а не проведены ли эти документы в другом периоде, например, следующем за периодом сверки. Если документов, по которым есть разногласия в акте сверки расчетов в учете у вас нет, то переходите к шагу 2.

Шаг второй. Узнать у ответственного сотрудника компании, который работает с контрагентом, а не забыл ли он передать документы по закупке в бухгалтерию. Если забыл, то срочно забрать документы и проверить их соответствие тому, что указал контрагент в акте сверки, провести в учете.

Если документов нет, тогда идите дальше.

Шаг третий. Запросить дубликаты неотраженных в учете документов у контрагента. Получить, проверить их и провести в учете.

На каждом из этих шагов вы можете столкнуться с одним из вариантов:

  1. контрагент отразил у себя вашу дебиторскую задолженность преждевременно. Например, по условиям договора, переход права собственности ─ во время приемки товара покупателем. Сотрудники вашей компании приняли товар в месяце, следующем, за проведением сверки. Вы можете подписать акт с расхождениями и указанием причины
  2. документы были отражены позднее, чем это нужно было сделать. Подписывайте акт, который предоставил ваш поставщик.

Ситуация 2: компания ─ покупатель услуг.

Нужно идти по тем же шагам, как и в случае с закупкой материальных ценностей. Но надо помнить об основном отличии ─ дата оказания услуг, а значит и дата появления дебиторской задолженности ─ число, которым в вашей организации подписали акт выполненных работ.

Исключение ─ коммунальные услуги, стоимость которых определяется исходя из показаний приборов учета. В этом случае дата акта равна дате оказания услуги. Учет расходов на коммунальные услуги освещен здесь.

6. Что делать бухгалтеру, если документов нет в учете контрагента?

Ситуация 1 ─ ваша компания продает продукцию, в акте сверки, который прислал контрагент не отражены ваши документы по отгрузкам в их адрес.

В этом случае вам нужно убедиться, что вы отразили выручку и дебиторскую задолженность в соответствии с условиями договора. Если с этим все в порядке, проверьте: а были ли отправлены документы в адрес контрагента.

Когда со стороны вашей организации все сделано правильно, добавляйте неотраженный документ в акт сверки и подписывайте его с разногласиями.

Если же есть проблемы именно на вашей стороне, то сначала надо их решить. А потом уже или включать документ, по которому есть расхождения в акт сверки, или согласиться с суммами покупателя.

Ситуация 2 ─ ваша компания выполнила работу, но отражения ее закупки нет в акте сверки, который прислал покупатель.

Алгоритм действий:

  • проверьте дату подписи на акте выполненных работ со стороны заказчика
  • не нашли экземпляр акта, который подписан с обеих сторон? Тогда узнавайте, а отправили ли акт покупателю
  • исходя из результатов «расследования» делаете выводы. И либо добавляйте обороты в акт сверки покупателя и подписывайте его в таком виде, с разногласиями, либо соглашаетесь с цифрами контрагента

В примерах приведены не все ситуации, которые могут привести к расхождениям в актах сверки расчетов. Но уже понятно, что причины, по которым часть документов не попадает в акт сверки, могут быть разными. От неправильного толкования условий договора до забывчивости сотрудников. Причем со стороны любого из контрагентов.

7. Оплата задолженности по акту сверки

При сверке может быть выявлено, что у одной организации есть задолженность перед другой, это может произойти по следующим причинам:

  • не отражен первичный документ в учете должника
  • есть ошибки в расчетах, например, при переводе валюты в рубли

В учете должника нет нужного документа. В этом случае компания, которой должны оплату, отправляет в адрес организации-должника дубликаты первичных документов. После их проведения в учете появится задолженность, которую можно оплачивать обычным порядком. В платежном поручении, в поле основание, нужно указать накладную, акт или другой документ ─ причину задолженности.

Ошибки в расчетах можно исправить составлением бухгалтерской справки и отражением ее в учете. После того как сформируется задолженность, ее можно оплатить. В данном случае можно провести оплату задолженности по акту сверки, указав его в качестве основания в платежном поручении.

Если вы обнаружили ошибку в своем учете, то ее нужно исправить. В этом случае вам поможет статья про исправление ошибок в учете.

8. Как сделать сверку с контрагентами в 1С версии 8.3

Как сделать сверку с контрагентами с использованием программы 1С: Бухгалтерия 8 ред.3.0 смотрите в видео.

Акт сверки очень важный и нужный документ, формирование или проверка которого иногда требует больших трудозатрат. Поэтому сверку с компаниями, с которыми у вас большие обороты по деньгам и/или номенклатуре лучше проводить регулярно, может быть даже ежемесячно.

Нужно помнить, что акт сверки ─ не первичный документ, любая цифра в нем появилась после бухгалтерской проводки, которая, в свою очередь, была сделана на основании соответствующего первичного документа.

В случае расхождений надо искать причину ─ лишний или непроведенный в учете документ, и уже по нему прояснять ситуацию.

Источник: https://azbuha.ru/raschety-s-kontragentami/kak-sdelat-sverku-s-kontragentami/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: