Смена сферы деятельности: из руководителя в ассистенты. Нужен совет.

Содержание
  1. Новости экономики и финансов СПб, России и мира
  2. Карьерные жертвы
  3. Расплата за зарплату
  4. Каково это — быть «вторым пилотом» в компании? Бизнес-ассистент — о своей работе и нужных компетенциях | Rusbase
  5. Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря? 
  6. Что делает Ассистент 2.0?
  7. Похож на руководителя
  8. Справится с задачами
  9. Будет долго работать
  10. Где искать ассистента?
  11. Как работать с ассистентом?
  12. Вводим в курс дела 
  13. Настраиваем процессы
  14. Обсуждаем, если что-то пошло не так
  15. Подведем итог
  16. Советы рекрутеров: что делать, если вы решили кардинально сменить профессию
  17. Кто и когда решает поменять профессию?
  18. Готовы ли работодатели брать сотрудников из другой сферы
  19. К чему нужно быть готовым на интервью
  20. Личный помощник руководителя: обязанности и требования
  21. Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента
  22. Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию
  23. Требования к личным чертам ассистента
  24. Общие обязанности помощника руководителя
  25. Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации
  26. Режим работы личного ассистента
  27. Должностная инструкция помощника руководителя
  28. Что указать в резюме помощника руководителя
  29. Обязанности помощника руководителя подразделения
  30. Перспектива карьерного роста личного ассистента

Новости экономики и финансов СПб, России и мира

Смена сферы деятельности: из руководителя в ассистенты. Нужен совет.

А кому вообще нужны эти самые ассистенты? В первую очередь — владельцам своего дела, которым, как в рекламе, необходимо «заниматься бизнесом, а не бумажками».

«Личный ассистент, на мой взгляд, нужен практический любому собственнику бизнеса, у которого развита коммуникация, а численность штата — больше 10 человек. Далеко не всегда это должен быть глава целой корпорации.

Напилить функционал можно и из личных поручений», — уверена генеральный директор HR–компании «Сотер»Милана Джиджоева.

Например, именно так все и произошло у Альбины Назаровой, основательницы сети салонов депиляции и бренда косметики: «В какой–то момент я поняла, что личные вопросы занимают слишком много времени, которое я могла бы использовать более эффективно.

Мелкие задачи — контроль календаря, покупка билетов, бронирование номера в отеле, запись на маникюр, наконец, — не требуют моего погружения. Их способен выполнять личный помощник.

Благодаря ассистенту у меня остается больше времени на решение важных, глобальных вопросов».

Иногда личный помощник необходим с первого дня ведения бизнеса, а порой — еще до начала работы. Дела нет — ассистент есть: такой парадокс помогает бизнесу закрутиться быстрее. «Чтобы открыть свои онлайн–курсы, я сама пошла в бизнес–школу поучиться (хотела запустить свой проект, но не знала, как это сделать).

В первый же месяц обучения нам сказали: найдите себе помощника. Это было практическое задание. Так еще до старта бизнеса у меня появилась «техническая» помощница.

Сейчас у меня в команде пять человек, сразу двое из которых — ассистенты», — делится историей Валерия Семенова, автор практического онлайн–курса «Профессия: удаленный PR–менеджер».

В самом деле, работа личного помощника не слишком отличается от образа, представленного в поп–культуре. Что умница Пеппер Поттс из «Железного человека», что Андреа из «Дьявол носит Prada» — все сплошь ответственные, а впоследствии еще и всемогущие.

Вообще говоря, канонично киношные истории порой случаются с личными помощниками и в жизни. «У меня была помощница, но я переехала в Москву, и мы перешли на дистанционный формат работы.

Сейчас Алия возглавляет торговый дом, который занимается реализацией косметики по всей нашей сети», — рассказывает Альбина Назарова.

Карьерные жертвы

По сути ассистент — правая рука босса. Но чем такой специалист отличается, например, от секретаря? «Секретари, офис–менеджеры и администраторы — их функционал, как правило, сосредоточен на жизни всего офиса, всех сотрудников. Ассистент же — «служитель» только одного человека.

Да, помощники продолжают готовить чай и кофе для своих боссов. Но порой это не мешает им выстраивать по линейке всех его замов. У нас был клиент, ассистент которого держала весь менеджмент в ежовых рукавицах.

Если что–то было выполнено не по протоколу, она могла разнести любого — вплоть до увольнения», — вспоминает Милана Джиджоева.

Если же говорить четким языком резюме и вакансий, то, по словам представителей сайта «Авито», в обязанности ассистентов обычно входят умение вести деловую переписку, работа с информацией и документами, ведение календаря, выполнение поручений руководителей.

Так что хорошенькое личико, вопреки предрассудкам, далеко не основной критерий при подборе личного помощника или помощницы. Хотя, конечно, представительный/привлекательный внешний вид — почти обязательное условие. Согласно исследованиям сервиса «Работа.

ру», не меньше 71% работодателей обращают внимание именно на внешний вид потенциального сотрудника. Но сильны ассистенты должны быть другим.

«Хороший — как многостаночник. У него сильный менеджмент, самоорганизация, показатель заботы. При этом он интроверт, который умеет держать все в себе и, попивая кофе с сотрудниками, не сливает босса», — описывает идеального личного помощника Милана Джиджоева.

И тут в игру вступает крайность, которая останавливает некоторых «продуманных» специалистов за секунду до того, как согласиться на должность ассистента руководителя. Крайность эта — полное отсутствие вертикального карьерного роста.

«Какой руководитель отпустит от себя отличного персонального помощника? Этот человек волей–неволей знаком с семьей, распорядком дня. Без него будто лишаешься рук.

Если этот специалист хорош, шансов на вертикальную карьеру в классическом понимании у него остается немного», — объясняет Нэда Сонгин, генеральный директор международной консалтинговой компании в сфере организационного управления и управления персоналом Korn Ferry в России.

Так что удел личных помощников — скорее зарплатный рост и расширение полномочий. Так рождается отдельная каста работников — жертвующих карьерой в привычном ее понимании, зато максимально преданных своему делу. Вот почему строчка «интенсивный карьерный рост» в вакансиях для таких специалистов может означать лишь одно: для кандидатов — не надейтесь, для работодателей — не обманывайте.

Расплата за зарплату

Конечно, в каждом минусе есть свой плюс. Но не замечать существенных особенностей работы не получится. «С тобой советуются, тебе всегда рады. Представители компании, которым нужен твой шеф, начинают дарить дорогие подарки. Но все свое время ты тратишь на дела руководителя и постоянно на телефоне.

Неверно решенная задача влечет вереницу последствий.

Не проверил визу? Ребенок шефа не попал на начало курсов в Англии, сгорели деньги, планы и доверие к тебе», — делится опытом Анна Гусс, ассистент с десятилетним стажем, а ныне ведущая тематического канала на и автор книг с советами для будущих личных помощников.

Свои подводные камни (без преувеличения) встречаются на пути буквально каждого ассистента — и опытного, и еще только начинающего. «Помню, в мои обязанности входило все, что не хотел делать руководитель. И это было жестко.

Я обзванивала партнеров, выбивала из должников деньги, собирала документы, пересаживала растения, организовывала мероприятия. Тогда моя стрессоустойчивость нереально возросла.

Зато я поняла, что могу выполнить любое поручение очень быстро, справилась со страхами и комплексами», — рассказывает Анна Голубева, которая раньше была ассистентом руководителя в строительной сфере, а теперь открыла интерьерный магазин.

Действительно, работа в режиме 24/7 — это неутешительная, зато нескрываемая реальность личных помощников. «В этом вопросе все сильно зависит от культуры организации и установок руководителя.

Например, западные люди очень уважают личные пространство и время. И все же, пожалуй, человек постоянно должен быть готов к работе.

Увы, изредка необходимость в этом возникает», — констатируют даже представители международной Korn Ferry.

И все же есть то, на что точно могут рассчитывать обе стороны взаимодействия: ассистент — на стабильную работу и высокую зарплату, шеф — на преданного помощника.

Чем не хеппи–энд бизнес–сказки?

Выделите фрагмент с текстом ошибки и нажмите Ctrl+Enter

Обсуждаем новости здесь. Присоединяйтесь!

Источник: https://www.dp.ru/a/2019/10/07/Ubit_karerista

Каково это — быть «вторым пилотом» в компании? Бизнес-ассистент — о своей работе и нужных компетенциях | Rusbase

Смена сферы деятельности: из руководителя в ассистенты. Нужен совет.

Давайте представим себе ситуацию: вы – руководитель. Бизнес развивается. Больших проектов, сотрудников, внештатных ситуаций становится все больше. Как успевать отслеживать бизнес-процессы, выступать на конференциях, общаться с сотрудниками и отдыхать?

Первое решение – нанять персонального помощника, который будет помогать справляться с рутиной.

Это человек, который составит ваше расписание на день, напомнит коллеге о встрече, принесет кофе, когда вы устали, закажет цветы для мамы и найдет удобный фитнес-центр.

Валерия Филатова, бизнес-ассистент и второй пилот Харитона Матвеева, основателя Skyeng, дает инструкцию, как нанять идеального помощника для руководителя.

Каково это — быть «вторым пилотом» в компании? Бизнес-ассистент — о своей работе и нужных компетенциях Валерия Филатова

Для многих персональный помощник – это бортовой компьютер: в программу заранее внесли список действий и запустили. Кнопочку нажали, машина сама паркуется, а мы в это время можем решать более сложные задачи.

Но что делать, если в списке задач появляется не парковка, а вираж в воздухе или полет в открытый космос? Если компания продолжит развиваться, руководителю нужен будет не бортовой компьютер, а полноценный второй пилот.

Второй пилот может стать вашими руками, вашим голосом, а иногда и продолжением вашего мозга. Вы заявили о проблеме, а второй пилот додумался записать ее, развить, передать соответствующему сотруднику, принять результат и презентовать его.

Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря? 

Мне часто приходится выполнять сложные и неординарные задачи, которые далеко выходят за рамки обычных обязанностей секретаря. Например, продумать и внедрить систему игрофикации в ежедневные процессы или разработать инструмент, который позволит запоминать еще большее количество данных.

Конечно, я занимаюсь и обычной рутиной, но даже здесь я могу проявлять больше инициативы и творчества, усиливая эффективность руководителя. 

Возьмем простой пример – ведение календаря. Что делает с календарем секретарь? Весь день держит расписание наготове, вносит встречи в календарь и следит, чтобы расписание встреч было удобным для руководителя.

Что делаю с календарем я? Вступая в эту должность, я тоже начала вести календарь, а заодно наблюдать за работой руководителя и предлагать изменения. Вот так выглядит стандартная неделя моего руководителя, Харитона:

Важно было протестить, все ли встречи реально работают на долгосрочные планы компании и отвечают ли они целям руководителя и его команды. Оказалось, что некоторые встречи можно безболезненно отменить или делегировать.

Что делает Ассистент 2.0?

Когда вы будете искать бизнес-ассистента, вы в первую очередь составите список требований – личных пожеланий, критериев, диктуемых компанией и навыков, необходимых для этой работы.

Чтобы вам было проще, приведу для ориентира список требований, который был у Харитона, когда он искал меня.

Похож на руководителя

Как мы уже поняли, второй пилот — это продолжение руководителя, человек с теми же взглядами и вкусами. Бизнес-ассистент без труда улавливает логику и принципы своего начальника и может воспроизводить их в рабочих ситуациях. Какие критерии отражают «похожесть» на руководителя?

«Мэтчинг» — близость по духу, общие интересы, ценности, установки и представления о жизни. 

Вкус — если ассистенту приходится еженедельно выбирать ресторан, репетитора или дизайн для лендинга, важно, чтобы вкусы руководителя и ассистента совпадали или перекликались.

Комфорт – с бизнес-ассистентом вам придется проводить много времени. Важно, чтобы общение с этим человеком не раздражало и не надоедало.

Справится с задачами

У бизнес-ассистента есть список задач. Под него вы можете составить список компетенций и личностных качеств, которые позволяют эти задачи выполнить. У Харитона получился вот такой список.

Навыки проджект-менеджера: исполнительность, настойчивость, внимательность, собранность, обязательность, системность. Ассистент с такими навыками сможет разделить с вами и личные, и бизнес-задачи. 

Внимание к мелочам. Чтобы добиваться исключительных результатов в бизнесе, вам необходимо фокусироваться на глобальных вещах. О мелочах может позаботиться бизнес-ассистент. 

Хороший отзыв от предыдущего работодателя. Это простой и емкий индикатор профессионального опыта в данной сфере.

Обучаемость. То есть умение быстро находить информацию и изучать ее. Чтобы быть максимально полезным и экстремально повышать вашу эффективность, ассистент и сам должен постоянно развиваться: разбираться в метриках и бизнес-процессах, знакомиться с лучшими практиками, изучать опыт своих коллег. 

Английский. Безусловно, это зависит от специфики вашего бизнеса, но чтобы перенимать лучшие практики в современном мире, вашему ассистенту важно знать английский.

Будет долго работать

Бизнес-ассистент — это сотрудник, ответственный за большое количество отлаженных процессов. Он должен отлично знать привычки руководителя, его цели и задачи. Постоянно вводить в должность нового человека слишком тяжело и долго. Как понять, что бизнес-ассистент настроен на долговременное сотрудничество? 

Вот список критериев, которые снижают вероятность быстрого ухода сотрудника с этой должности.

Отсутствие страха рутины. Что тут скрывать, это неотъемлемая часть работы любого ассистента. Важно удостовериться в том, что потенциальный кандидат готов на это.

Обязательность. Чтобы стать вашим продолжением, бизнес-ассистент должен работать если не больше вас, то на том же уровне. Руководителю важна уверенность, что вклад в сотрудника будет оправдан. В нашем случае критериями были готовность работать в офисе, от 50 часов в неделю, минимум на три года.

Амбиции в рамках профессии. Многие ассистенты воспринимают эту работу как трамплин к чему-то большему. Иногда это происходит, потому что ассистент не видит перспектив развития в этой должности (а они есть!), а иногда потому что изначально «свернул не туда». Ассистент работает хорошо, если его цели лежат в поле его текущих профессиональных задач.

Где искать ассистента?

Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.

Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.

Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.

Понять, как искать

  • Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
  • Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию

Скилл-сет и процедура отбора

Публичный поиск

  • Написание и публикация текста вакансии на различных ресурсах вроде hh и friend work
  • Съемка и публикация видео (кстати, очень крутой инструмент, так как видео набрало около 6,500 просмотров)

Подготовка к работе c BA

  • Коуч-сессия: как эффективно использовать ассистента
  • Проведение интервью

Сейчас в нашей стране есть явная проблема с культурой бизнес- и персонального ассистирования. Мне кажется, это происходит, потому что российские топ-менеджеры и предприниматели не осознают, насколько полезным может быть найм BA. А те, кто все-таки решились на найм такого специалиста, не знают, как провести качественный онбординг, как познакомить его с бизнес-метриками.

Ситуацию осложняет и то, что в российских реалиях сложно обозначить список задач ассистента и выделить основную цель, которой он будет следовать.

На мой взгляд, подобного человека лучше всего искать по рекомендациям, изучать опыт других топ-менеджеров и бизнес-ассистентов. Собирать референсы — лучшая стратегия при найме такого специалиста.

Как работать с ассистентом?

Нанять хорошего специалиста мало. Важно включить его в процесс, обозначить «правила игры», настроить коммуникацию. Итак, вы выбрали ассистента, подписали договор. Что дальше?

Вводим в курс дела 

1 день: посвятите время

На этапе онбординга не жалейте своего времени на ассистента, вводите его в курс дела как можно скорее.

1 неделя: познакомьте с командой

Зовите ассистента на командные встречи, шарьте все возможные доступы в общие каналы. Поверьте, уже на первой совместной встрече взгляд со стороны даст вам кучу инсайтов по вашему стилю менеджмента, по постановке задач и атмосфере на командной встрече в целом. Кстати, обратная связь от ассистента — отличный индикатор его реальных знаний и опыта.

1 месяц: познакомьте с бизнес-стратегией компании и с базовыми принципами принятия решений

Зная, на что ориентироваться при принятии решений, ассистент обретет больше самоходности и быстрее привыкнет к новым задачам.

Настраиваем процессы

Многие ассистенты просто тонут в потоке рутины, потому что не вырабатывают систему работы. Например, работая в одной известной российской компании, я часто сталкивалась с тем, что ассистенты c-level-менеджеров тратили больше 50 часов в неделю в предновогодние праздники, решая проблемы с подарками для партнеров.

Инициируйте работу над системными решениями, чтобы время вашего ассистента тратилось на действительно важные задачи: вводите чек-листы, анализируйте и редактируйте их, если это необходимо. 

В конце рабочей недели мы проводим встречу с Харитоном, на которой разбираем, какие процессы могли быть реализованы лучше. Если я что-то замечаю сама или руководитель дает обратную связь, я могу усовершенствовать свой чек-лист, внеся в него дополнительные пункты. 

Обсуждаем, если что-то пошло не так

Человеку проще развиваться, если понятно, над чем конкретно нужно работать. Постоянное подкрепление результатом вдохновляет, а вдохновленный ассистент — это вдохновленный руководитель. 

Но без конструктивных выводов, без четкого фокуса на развитие работа ассистента быстро превратится в ад и приведет к выгоранию. 

Именно поэтому очень важна обратная связь. Вот несколько подсказок, как сделать ее эффективной.

  1. Регулярность и предсказуемость. Проводите встречи ежедневно или еженедельно — тут все зависит от специфики. Пусть ассистент заранее знает, что обратная связь — это нормальная часть рабочего процесса.
  2. Говорите и о сильных, и о слабых сторонах сотрудника. Знание своих сильных сторон помогает спокойно принять критику и применять свои достоинства с умом.
  3. Не переходите на личности. Обсуждайте действия, а не личность сотрудника. 
  4. Подскажите решение. Если ассистенту требуется помощь с исправлением ошибки или с налаживанием сложного процесса, проконсультируйте его или подскажите, к кому обратиться за помощью. 
  5. Убедительность. Чтобы подчеркнуть важность изменения, которое вы предлагаете, расскажите о профитах, которые оно принесет. 

Подведем итог

С определенного этапа для руководителя уже не стоит вопрос о том, необходим ли ему бизнес-ассистент. Но поиск и работа с таким сотрудником — это нетривиальная задача. Бизнес-ассистент — это тоже проект, которому стоит уделить серьезное внимание.

Если вы задумались о том, чтобы нанять бизнес-ассистента, то определите портрет вакансии, составьте стратегию поиска, подготовьтесь к онбордингу сотрудника, настройте процессы и организуйте базу знаний.

Иллюстрации в материале и на обложке: архив компании

Источник: https://rb.ru/opinion/biznes-assistent/

Советы рекрутеров: что делать, если вы решили кардинально сменить профессию

Смена сферы деятельности: из руководителя в ассистенты. Нужен совет.

Сегодня, 20 сентября, в России отмечают День рекрутера. Незадолго до этого корреспондент портала Москва 24 поговорил с экспертами из крупных компаний о людях, решивших кардинально поменять профессию. Теперь мы знаем, как подготовиться к собеседованию и произвести нужное впечатление на представителя HR. И делимся этими советами с вами.

depositphotos/belchonock

Кто и когда решает поменять профессию?

Еще наши мамы и папы выбирали профессию «раз и навсегда». Выбор вуза фактически определял всю дальнейшую жизнь человека и выстраивал четкие перспективы на ближайшие 30-50 лет. После окончания университета каждый молодой специалист должен был отработать три года «по распределению», и место работы далеко не всегда совпадало с местом текущего жительства.

Потом теоретически была возможность поменять сферу деятельности, но мало кто это делал. За годы, проведенные на производстве, все становилось родным и понятным, да и очередь на бесплатное жилье уже подходила… Потом дети, семья, и высококвалифицированный специалист продолжал трудиться, набирал стаж работы, получал за это надбавки, ездил раз в год на курорт или в пансионат…

и, в общем-то, был счастлив.

Но в наше время человеку недостаточно трудиться просто ради того, чтобы заработать и обеспечить себя минимально необходимым.

Многие стремятся найти дело по душе, и даже если не получилось вовремя выбрать правильный вуз, люди готовы менять профессию уже после 30-ти и даже 40 лет.

Таким образом, стоматологи становятся владельцами успешных интернет-магазинов, бухгалтеры начинают преподавать аргентинское танго, а рядовые менеджеры, забросив родные корпоративные стены, создают фермерское хозяйство.

Кстати, те, кто самостоятельно выбирал и осознанно поступал в вуз, больше довольны своей нынешней работой, чем те, кто сделал это под давлением родственников или из-за отсутствия альтернатив.

Данные предоставлены career.ru, 2018 год

Также опрос студентов показал, что более 60 процентов тех, кто самостоятельно выбрал высшее образование, планируют работать по специальности. А у респондентов, которые поступали в вуз под давлением родителей, ситуация прямо противоположная.

Данные предоставлены career.ru, 2018 год

Момент истины

depositphotos/.shock

Генеральный директор крупного кадрового агентства Татьяна Долякова выделяет три возрастных категории, когда люди принимают решение о смене сферы деятельности.

1. В районе 25 лет, то есть через два-три года после окончания университета. Зачастую, отработав пару лет по специальности, человек понимает, что выбранная профессия не совсем соответствует его ожиданиям, и тогда он переходит в смежную, более интересную и близкую ему область.

Получив экономическое образование, я пошла работать по специальности. Но работа была довольно рутинной, и я не видела перспектив развития. Через пару лет у меня получилось сделать свое хобби основной профессией, и я ушла в танцевальный спорт. Здесь я понимаю, что делаю, и вижу результат своей работы.

Дарья Маркелова

сменила профессию экономиста на тренера по спортивным бальным танцам

2. 33-35 лет, в этом возрасте люди пересматривают свои жизненные ценности и расставляют приоритеты. Здесь уже есть некая финансовая стабильность, поэтому одни пробуют создавать свой бизнес, другие переходят на проектную работу по душе, а третьи превращают любимое хобби в дело, приносящее постоянный доход.

Я долго работала стюардессой. Профессия давала мне возможность исследовать мир, себя и свои границы. Но с появлением ребенка у меня изменились приоритеты, и я с удовольствием и азартом погрузилась в тему детства, стала воспитателем в детском саду.

Екатерина Лоскутникова

сменила профессию стюардессы на воспитателя детского сада

3. После 40, когда человек уже финансово обеспечен и может позволить себе создать собственный бизнес. Предпринимательство зачастую совмещается с основной работой, и когда дело начинает приносить доход, человек полностью на него переключается. Второй аспект – люди в этом возрасте уже реализовались и имеют все компетенции в определенной области, поэтому им хочется освоить что-то новое.

Готовы ли работодатели брать сотрудников из другой сферы

depositphotos/baranq

На сегодняшний день специалисты по кадрам признаются, что довольно боязливо относятся к кандидатам, приходящим на позицию из другой области.

Почему? Во-первых, несмотря на сильную мотивацию будущего сотрудника, компании приходится крупно вкладываться в его развитие и обучение.

Во-вторых, сотруднику без нужного опыта всегда тяжело конкурировать с другими кандидатами, обладающими нужными компетенциями, особенно если речь идет о высоких должностях.

Хотя в последнее время наблюдается тенденция, когда работодатели становятся более открытыми и готовы рассматривать людей из других сфер.

Как отмечает руководитель отдела по привлечению и развитию персонала крупной международной компании Яна Маковеева, сейчас важны не столько знания, сколько умения.

«Опыт и образование, конечно, играют роль при выборе кандидата на линейные или менеджерские позиции, но если у человека есть хороший карьерный трек, то мы готовы его интервьюировать, чтобы понять потенциал до конца», – говорит специалист.

К чему нужно быть готовым на интервью

Давайте поговорим об основных моментах, которые вас ждут, и на что обращают внимание рекрутеры при рассмотрении кандидата на должность. Это поможет вам сориентироваться перед интервью с работодателем и почувствовать себя более уверенно.

1. Нужно быть готовым ответить на вопрос, почему вы решили поменять отрасль и сферу деятельности. Это кажется банальным, но по заверениям HR-специалистов, большинство кандидатов не могут аргументированно и понятно изложить свою позицию.

Я бы посоветовал поработать с мотивационным письмом, которое бы четко объясняло, в чем рациональность перехода в индустрию, и почему вы действительно считаете, что должны начать там работать.

Андрей Алясов

член Некоммерческого партнерства «Эксперты Рынка Труда»

2. Также нужно понимать, что уровень вашей заработной платы понизится в среднем на 20-30 процентов, а, может, и больше. В первое время нового сотрудника вообще могут попросить поработать пару месяцев в качестве стажера.

Зачастую это бьет не только по карману, но и по собственному эго.

Человек рассчитывает получать такую же зарплату, как и раньше, но на предыдущем месте у него были определенные навыки и знания, которые соответствовали высокому уровню оплаты, а теперь придется нарабатывать все заново.

depositphotos/racorn

3. Подготовьте свою страницу в соцсетях. Сегодня рекрутеры уделяют этому большое внимание, если не сказать первостепенное. Ведь в резюме можно написать многое, а профайл в соцсетях нарисует ваш «настоящий портрет».

Следите за тем, чтобы в вашей ленте не было резких, агрессивных высказываний или сплошного негатива.

С другой стороны, одни кошечки и собачки, подкрепленные вашим фото в купальнике, тоже не будут выглядеть профессионально.

Рекрутеры обычно негативно относятся к пустым профайлам или к их отсутствию, особенно это касается сотрудников в сфере развлечений, организации мероприятий, маркетинга и IT. Страница в соцсетях у таких кандидатов должна быть интересно заполненной. Сделайте увлекательные посты, покажите, какая вы разносторонняя личность.

Татьяна Долякова

генеральный директор крупного кадрового агенства

4. Подумайте, какие знания из предыдущей профессии могут быть применимы в новой области. Наверняка, их окажется немало. Подготовьте развернутый ответ для рекрутера, какие наработанные навыки у вас есть и чем они могут быть полезны.

Здесь вряд ли стоит упоминать профессиональные знания из прошлой области, зато пригодятся ваши личностные качества (ответственность, уверенность в себе), социальные навыки (хорошая коммуникация, способность убеждать, работа в команде), лидерские способности (управление группой, критическое мышление и так далее).

5. Будьте готовы к обучению. Открыто говорите HR-специалисту, что вы готовы и хотите обучаться, даже несмотря на возраст. Это всегда приветствуется.

Главное – обучаться, посещать курсы повышения квалификации, семинары и профильные мероприятия. Таким образом, вы не только получите новые знания, но и обрастете полезными знакомствами. Это обеспечит максимально плавный переход.

Ирина Святицкая

руководитель направления крупной рекрутинговой компании

Кстати, если говорить об обучении, то компании сейчас начинают поощрять сотрудников, которые хотят попробовать свои силы в другой области в рамках фирмы. Где-то практикуется возможность частичного совмещения своих обязанностей с помощью другому департаменту, где-то предоставляют шанс полноценно поработать с новой командой в рамках одного-двух месяцев.

Узнайте у своего работодателя, можно ли попробовать такой вариант в вашей компании. Это поможет убедиться в верности вашего решения и понять, стоит ли из бухгалтера переходить в маркетологи, а IT-специалисту становиться штатным фотографом.

Наталья Лоскутникова

Источник: https://www.m24.ru/articles/obshchestvo/20092018/153704

Личный помощник руководителя: обязанности и требования

Смена сферы деятельности: из руководителя в ассистенты. Нужен совет.

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников.

Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч.

Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности. 

Функциональные обязанности помощника руководителя:

  • обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
  • обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
  • работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками; обеспечение психологического комфорта начальства;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • обеспечение руководства канцтоварами и т.д. 

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

  • умение работать во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати; грамотность;
  • знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основ действующего законодательства;
  • грамотная, поставленная речь. 

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

  • стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
  • многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
  • позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
  • высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

  • ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
  • координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
  • ведение переписки от имени организации;
  • прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
  • обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей. 

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

  • перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
  • организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
  • сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
  • услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

  • Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
  • Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
  • Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
  • Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
  • Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
  • Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
  • Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

  • необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
  • контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
  • вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Источник: Businessman.ru

Источник: https://intalent.pro/article/lichnyy-pomoshchnik-rukovoditelya-obyazannosti-i-trebovaniya.html

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: