Стоит заводить новую ТК?

Содержание
  1. Как начать новую трудовую книжку если закончилась старая
  2. Оформить новую книжку или вкладыш
  3. Вшивание вкладыша
  4. Ошибки заполнения дополнения
  5. Электронная трудовая книжка-2020: плюсы и минусы для работника
  6. Электронная трудовая книжка: что это такое?
  7. Преимущества электронной трудовой книжки для работника
  8. Недостатки электронного формата трудовой книжки
  9. Что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой
  10. Где гарантии от утечек
  11. Для тех, кто привык к бумаге
  12. Как быть совместителям
  13. Куда вписывать награды
  14. Разрешите доложить
  15. В каких случаях нужно подождать
  16. Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
  17. Обязателен ли переход на электронные книжки?
  18. В целом, возможно выбрать один из трех вариантов, какотреагировать на нововведение:
  19. Плюсы электронной трудовой книжки
  20. Плюсы электронной трудовой книжки:
  21. Пример формы СЗВ-ТД
  22. Минусы электронной трудовой книжки
  23. Минусы электронной трудовой книжки:
  24. Электронные трудовые книжки с 2020 года
  25. Сроки перехода на электронные трудовые книжки
  26. Какие сведения будут в электронных трудовых книжках
  27. Как работнику получить сведения из трудовой книжки
  28. Как перейти на использование электронных трудовых книжек
  29. Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек
  30. Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Как начать новую трудовую книжку если закончилась старая

Стоит заводить новую ТК?

При оформлении на работу каждому гражданину понадобится заводить основной документ, содержащий информацию о трудовой деятельности – трудовую книжку.

Смена места трудоустройства является нормальной практикой, ведь причин, по которым сотрудник и работодатель не могут продолжать сотрудничество, может быть множество, начиная от выявления более выгодных условий труда, и заканчивая фактической ликвидацией предприятия или организации, что неизбежно приводит к увольнению.

Трудовое законодательство обязывает нанимателя правильно вести документацию предприятия, в том числе и ТК. Факт смены места трудоустройства отображается в ТК, и если закончилась трудовая книжка что делать сотрудник кадровой службы попросту может не знать.

Понимание ключевых правил и особенностей позволит избежать трудностей при оформлении ТК и вкладыша к ней.

Оформить новую книжку или вкладыш

Закончилась трудовая книжка и как начать новую – ситуация, с которой достаточно часто сталкивается кадровый сотрудник предприятия. причина, по которой может не хватить места в ТК – действующие требования законодательства по оформлению, заполнению и ведению книжки.

Информация вносится без сокращений и переносов на граничащие поля для удобства чтения отображённой информации.

Поэтому, отведённые разделы для заполнения могут быстро закончиться, и в последующем возникает дилемма – трудовая книжка закончилась и что делать дальше, чтобы внести данные по сотруднику.

Можно завести новую ТК и не искать путей решения проблемы с недостатком полей в заполненном документе, но в таком случае сотруднику, который часто меняет место трудоустройства, пришлось бы иметь 2 и более экземпляров, что крайне неудобно и нецелесообразно.

В качестве альтернативы приобретается вкладыш, куда вносится последующая информация, тем более что законодательством чётко регламентируется требование по наличию одного трудового документа.

Вклеивать или иным методом добавлять в ТК чистые страницы категорически запрещено.

Этапы оформления дополнения:

  • кадровик направляет запрос руководителю предприятия или организации;
  • уполномоченное лицо подготавливает соответствующий приказ;
  • работник получает вкладыш.

Выдача дополнения не безвозмездное, и сотруднику придётся компенсировать работодателю понесённые расходы, связанные с выдачей дополнительного документа.

Расчёт производится путём:

  • внесения наличных денежных средств в кассу предприятия;
  • проведения безналичного перевода на предоставленный расчётный счёт организации;
  • удержания из зарплаты.

Локальными документами может предусматриваться бесплатное предоставление дополнения к ТК в случае необходимости. Если порча трудового документа произошла по вине работодателя, то выдача нового осуществляется за его счёт.

Если закончилась трудовая книжка и оформлен вкладыш, то нужно знать, как сделать запись в дополнительном документе.

Сведения вносятся по аналогии с правилами, выдвигаемые при заполнении книжки, но некоторые особенности есть.

Нюансы:

  1. Дополнение заполняется кадровиками того работодателя, в период осуществления трудовых обязанностей у которого не был заполнен один из разделов трудовой книжки.
  2. Указывается дата заполнения вкладыша, а не момент заведения трудовой книжки.
  3. Вносимые сведения должны быть достоверными, актуальными и фиксировать изменения, а не дублировать предыдущие записи.
  4. Заполненный титульный лист заверяется подписью ответственного сотрудника кадровой службы, а также печатью предприятия.
  5. Работник, чья трудовая книжка дополняется вкладышем, обязан ознакомиться с документом и также оставить свою подпись.

На данном этапе оформление дополнительного документа окончено, и остаётся его правильно вшить в трудовую книжку.

Вшивание вкладыша

На первом листе основного трудового документа проставляется штамп с реквизитами для обозначений факта заведения вкладыша. Он ставится таким образом, чтобы оттиск не перекрывал другие записи, внесённые на полях книжки.

Для соблюдения вышеуказанного требования штамп ставится вверху листа или на его внутренней стороне.

Не каждая организация или предприятие имеет в наличии собственный штамп, и закон в таких случаях не запрещает вносить запись от руки уполномоченным сотрудником отдела кадров.

Законодательство и правила документооборота не закрепляют чёткого регламента, которым руководствуются сотрудники отдела кадров, к примеру, при выборе места вшивания вкладыша.

На практике дополнительный документ помещают в конце ТК – перед задней обложкой.

Вшивание – единственный способ прикрепить вкладыш к основному документу. Другими словами, его нельзя вклеивать, прикреплять степлером или иным способом, чтобы исключить возможность изъятия дополнения с последующим возвратом на место без визуальных отличий от первоначального вида после прошивки.

Рекомендуется использовать капроновую нить. На месте узла клеится небольшой кусочек бумаги, на котором ставится печать, дата и подпись уполномоченного лица, а также слово «прошито».

По отдельности от ТК вкладыш не имеет юридической силы и его использование невозможно.

На этапе нумерации страниц возникнуть трудностей не должно. Главное правило соблюдать последовательность нумерации.

Если в процессе заполнения документа допущена ошибка, то запрещается зачёркивать, исправлять, пользоваться корректором или иными средствами. В следующей строке указывается, что вышеуказанная запись является ошибочной, а вместо неё вносится правильная.

Ошибки заполнения дополнения

Сотрудники отдела кадров, особенно крупных предприятий, где штат работников насчитывает тысячи человек, не всегда уделяют должное внимание к проверке трудовой книжки нового нанятого лица, у которого имеется вкладыш в документе, считая его несущественным дополнением, а не продолжением основного документа.

Чтобы неправильно оформленная книжка не стала проблемой для работодателя, перед её принятием следует обратить внимание на:

  • правильность внесения предыдущей информации;
  • последовательность записей, переходящих из ТК во вкладыш;
  • наличие необходимых подписей и печатей.

Любые нарушения или неточности делают невозможным последующее заполнение трудовых документов, и в таком случае рекомендуется их вернуть работнику до устранения недостатков.

Трудовое законодательство обязывает работодателя в день увольнения сотрудника выдать правильно оформленную трудовую книжку.

Если кадровик допустил ошибку и неправильно внёс информацию в поля вкладыша или вовсе неверно заполнил раздел, то потребуется:

  • присвоить записи порядковый номер;
  • в следующей строке указать, что вышеуказанный раздел заполнен неверно, и запись является недействительной;
  • указать фамилию и инициалы ответственного лица;
  • заверить изменения печатью предприятия.

Трудовая книжка является важнейшим документом для любого человека. При смене места трудоустройства первое, на что обращают внимание работодатели – трудовой стаж сотрудника.

Актуальная и исчерпывающая информация содержится именно в трудовой книжке. По указанному документу можно проследить, по какой причине предыдущие трудовые правоотношения были прекращены, ведь не всегда работник увольняется по собственной инициативе и знание трудового прошлого может многое рассказать о претенденте на вакантное место.

Вкладыш является неотъемлемой частью ТК, и игнорирование его наличия делает дальнейшее заполнение трудовой книги невозможным.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/esli-zakonchilas-chto-delat

Электронная трудовая книжка-2020: плюсы и минусы для работника

Стоит заводить новую ТК?
Спросить у юриста быстрее. Это бесплатно!

Бесплатная консультация юриста
Москва и МО: +7 499 938-93-12
СПб и область: +7 812 467-39-73
Фед. номер: 8 800 350-73-54

ПРОВЕДЕНО КОНСУЛЬТАЦИЙ: сегодня — 21, за месяц — 687, за год — 11 345

В 2019 году Правительство РФ одобрило ряд законопроектов, предполагающих переход россиян на электронные трудовые книжки и формирование единой информационной базы ПФР. В соответствии с поправками в Трудовой кодекс в 2020 г.

в стране появилась современная версия привычных всем серых книжечек. Нововведение вызвало вопросы как у кадровиков, так и у обычных граждан, не слишком доверяющих экспериментам властей.

В связи с этим стоит разобраться, какие плюсы обещает внедрение электронной системы учета сведений о трудовой деятельности и какие у нее недостатки.

Электронная трудовая книжка: что это такое?

Целью введения электронных трудовых книжек является упрощение кадрового учета, а также обеспечение работникам регулярного доступа к данным о трудовом стаже. Вопрос, присоединяться ли к новой системе, россиянам позволено решить самостоятельно. В течение 2020 года каждому предстоит определиться, что лучше: передовые технологии или старый добрый бумажный вариант.

Если сотрудник остановился на втором варианте – работодатель должен по-прежнему делать в трудовой книжке все необходимые записи (о приеме, увольнении, перемещениях внутри предприятия). Одновременно законодательство требует от кадровика подавать сведения в электронную систему учета, а вот работнику эти данные предоставлять никто не обязан.

Правда, у людей, чья трудовая деятельность начнется в 2021 году, такого выбора не будет. Электронные трудовые книжки в виде двоичного кода на серверах ПФР им заведут автоматически. Также предполагается, что с начала 2027 года документы на бумажном носителе вообще прекратят свое существование

Преимущества электронной трудовой книжки для работника

Для работников новая система должна быть достаточно удобной. Например, сотрудник, отдавший предпочтение электронной трудовой книжке, сможет:

  • Самостоятельно просматривать любые сведения, связанные с трудовой деятельностью, запрашивать необходимые копии, справки и выписки. Получение цифровой информации возможно в личном кабинете на сайте ПФР или на портале «Госуслуги».
  • Трудоустраиваться и увольняться в дистанционном режиме. При приеме на работу достаточно предоставить электронную копию трудовой книжки с цифровой подписью кадровика. Расчет с предприятия производится аналогичным образом.
  • Проверять, отчисляются ли с заработной платы необходимые страховые выплаты.
  • Получать государственные и муниципальные услуги, для которых требуются данные трудовой книжки.

Немаловажно и то, что электронную трудовую книжку невозможно утратить. Обычный бумажный документ можно потерять, повредить, его могут украсть. Восстановление данных о трудовом стаже – процедура длительная и трудоемкая. Человек, выбравший электронный вариант, избавляется от необходимости посещать бывших работодателей: достаточно нажать на кнопку.

Несомненным плюсом является и возможность оформить пенсию без предоставления бумажной документации (по данным лицевого счета). Трудно не согласиться, что сбор документов для Пенсионного фонда становится настоящим квестом.

Если трудовая книжка заполнена с ошибками либо в ней не хватает данных – пенсионера отправляют в путешествие по прежним местам работы. Учитывая, что многие из них наверняка закрылись – подтверждение стажа будет проблематичным.

Использование электронной системы позволяет всего этого избежать. К моменту выхода на пенсию человек сможет примерно рассчитать ее размер и подать онлайн-заявку моментально.

Недостатки электронного формата трудовой книжки

Минусы у нововведения, конечно, тоже имеются. Для работников они, скорее всего, будут следующими:

  1. Вероятность утечки данных. К сожалению, если любые сведения поступают в интернет – этого исключить невозможно. Несмотря на что, что чиновники ПФР убеждают всех в стопроцентной защите информации пользователей – угрозу ее хищения или уничтожения в результате хакерских атак никто не отменял.
  2. Возможность появления ошибок при переносе данных от работодателей в базу Пенсионного фонда. Чтобы их исправить, придется, опять же, поднимать бумажные документы. Если же работодатель откажется скорректировать неточности – сотруднику придется обращаться в суд.
  3. Отсутствие интернета. В России есть немало людей, у которых нет компьютера с выходом в интернет. Многие пенсионеры не имеют или не желают им пользоваться, к тому же далеко не каждый захочет остаться только с виртуальными данными на руках.
  4. Некоторые кадровики считают, что через достаточно короткое время кандидаты начнут предоставлять поддельные выписки из электронных трудовых книжек.

Существует и еще один нюанс. Согласно правилам, в бумажную трудовую книжку запись о начале трудовой деятельности вносится только на шестой день. Если должность оказалось для человека неудачной и он проработал пару дней – никаких записей в документе не будет. В случае с электронными трудовыми книжками оговорок по срокам нет, поэтому запись произведут сразу.

Поскольку механизм электронного документооборота не отлажен, пока вопросов о нем больше, чем ответов. Например, работодателям непонятно, как на этапе подбора персонала можно проверить, соответствует ли заявленный соискателем профессиональный опыт реальному

Проверить достоверность данных о трудовом стаже будет проблематично и в других случаях. Когда в базу данных одновременно вносятся миллионы записей – недоразумений не избежать.

Поэтому люди задаются вопросом: как подтвердить правоту своих слов, если ошибка обнаружится через 20 лет? Если все это время придется хранить выданные при увольнении бумажные документы – какой тогда смысл в цифровизации?

Так что пока трудно сказать, стоит ли отказываться от бумажного варианта и переходить на новую систему. Конечно, плюсы у новинки есть, но оценить ее работу на практике люди еще не успели. Поэтому даже россиянам, которые решили идти в ногу с прогрессом, стоит сохранить серую книжечку с записями о трудовом стаже.

Есть вопросы к трудовому юристу? Мы готовы ответить на них прямо сейчас. Это бесплатно!

ОСТАЛИСЬ ВОПРОСЫ? СПРОСИТЕ У ЮРИСТА:

Источник: https://Yur01.com/lawwork/stoit-li-zavodit-elektronnuyu-trudovuyu-knizhku

Что нужно знать при выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой

Стоит заводить новую ТК?

С этого года в России внедряются электронные трудовые книжки. В чем их преимущество, каковы риски того, что электронные сведения затеряются, что делать с данными о профессиональных наградах, которые не отражаются в электронной версии «трудовой»? Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец ответил на эти и другие вопросы читателей «РГ — Неделя».

Иван Иванович, один из распространенных вопросов от читателей «РГ» — в чем преимущество электронной трудовой книжки, что выиграет работник, если выберет ее?

Иван Шкловец: Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, или, как мы еще это называем, — электронные трудовые книжки, имеет целый ряд преимуществ. Их можно разделить на две группы: для работодателей и для работников.

Уровень безработицы в России снизился до 4,6 процента

Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие: первое — минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки. Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много. Второе — исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР).

Третье — удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме. Четвертое — снижение издержек на кадровый документооборот. И, наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных.

Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Для работников. Кроме минимизации рисков ошибок в трудовых книжках, это, во-первых, удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. Порой это является неразрешимой проблемой. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.

Данные электронной трудовой книжки надежно защищены Пенсионным фондом России, их утрата и утечка невозможны

Во-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.

В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании «личного кабинета» на сайте ПФР.

В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном — заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Уверен, когда работники их реально почувствуют, большинство сделают выбор в их пользу.

Вы упомянули, что у тех, кто выберет электронную трудовую книжку, упростится жизнь в случае ликвидации организации, где человек трудился.

Но о тех, кто выберет бумажный документ, работодатель все равно ежемесячно будет передавать всю информацию в ПФР, как и о тех, кто выберет электронный.

Означает ли это, что владельцы бумажных книжек в итоге тоже смогут получить электронные данные в случае банкротства работодателя?

Иван Шкловец: Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в отношении всех работников, в том числе решивших сохранить трудовую книжку.

Вместе с тем предоставляться такие сведения в новом формате будут тем работникам, которые решат перейти на электронные трудовые книжки. Остальные смогут получать копии документов в прежнем формате.

Это может стимулировать работников к переходу на электронный формат.

Инфографика «РГ»/ Антон Переплетчиков/ Марина Грицюк

Где гарантии от утечек

А нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь «утекают» данные даже из крупных банков.

Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.

Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.

Для тех, кто привык к бумаге

Виктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?

Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник.

Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.

Россияне рассказали, за что уважают коллег

Вы упомянули, что человек не может передумать, а тем временем многие читатели спрашивают — можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, а потом ее вернуть?

Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде.

Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР.

В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.

А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?

Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время — в 2021, 2022 и последующих годах.

К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой. Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.

Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора. И уже после этого ждите от него заявление.

Раз выбрав электронную трудовую, к бумажной уже вернуться нельзя. Владимир Гердо / ТАСС

Вопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?

Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении. Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора. В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Как быть совместителям

Много вопросов по совместителям. Если человек работает именно по совместительству, он тоже должен выбирать электронную или бумажную трудовую книжку? И что делать с теми, совместительство которых на одном предприятии не прописано в их трудовой книжке?

Иван Шкловец: Давайте разделим на внутренних и внешних совместителей. Что касается внутренних совместителей, там проблем нет. Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам.

Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно.

Совместитель может вам подать только заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.

Кто сможет эффективно работать из дома

Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде. Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.

Куда вписывать награды

Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?

Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания «Ветеран труда».

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды — грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.

Разрешите доложить

Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне.

Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать.

Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, — все делается в общем порядке.

Названы регионы, из которых чаще хотят переехать ради работы

В каких случаях нужно подождать

Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?

Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.

Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, — запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы

Владимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им. Камова, ни работа в ТОО «Русский пекарь»…Что делать в такой ситуации?

Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали. Это могут быть и свидетельские показания.

Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд. Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж. Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке.

Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей.

Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.

Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории? Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.

Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии. Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.

Отказавшись от перехода на электронную книжку, потом можно передумать — в любой момент. Никита Митюнин

Личный вопрос

Иван Иванович, вы сами какую трудовую книжку для себя выбрали? И с чем это связано?

Иван Шкловец: Я отношу себя к категории работников, которые всегда внимательно относились к оформлению трудовых отношений. В Пенсионном фонде у меня есть «личный кабинет», я там всегда все проверяю. Все сведения, хранящиеся в Пенсионном фонде, соответствуют моей деятельности, поэтому я готов буду отказаться от бумажной трудовой книжки.

Источник: https://rg.ru/2020/03/31/chto-nuzhno-znat-pri-vybore-mezhdu-bumazhnoj-i-elektronnoj-trudovoj-knizhkoj.html

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Стоит заводить новую ТК?

Намеченный переход на электронное ведение документов поэтапно затрагивает все больше сфер деятельности населения. Весомые изменения затронули и трудовую деятельность граждан.

Так, с 2020 года инициализирован процесс по внедрению цифровых записей кадровых мероприятий, о чем работодатель должен уведомить своих сотрудников. Которые, в свою очередь, имеют право оставить прежнюю бумажную версию или дать согласие на перенос своих данных в единую базу ПФР.

Однако, перед принятием решения лучше знать, какие есть плюсы и минусы электронной трудовой книжки.

Обязателен ли переход на электронные книжки?

Прежде чем выявлять плюсы и минусы электронной книжки, стоит понять, обязателен ли вообще на нее переход или можно сохранить все без изменений? Несмотря на то, что общие тенденции направлены на упразднение для документов физических носителей, действие привычных трудовых книжек никто не отменяет. Если сам владелец бумажной вариации не откажется от нее, подав заявление о переходе на электронную трудовую с соответствующей просьбой, то она будет вестись в прежнем формате.

В целом, возможно выбрать один из трех вариантов, какотреагировать на нововведение:

1. Подать заявление работодателю с согласием опредоставлении трудовых сведений в соответствии с 66.1 статьей ТК РФ. Какследствие, гражданину вернут его бумажную книжку, а последующие изменения егорабочего стажа будут вестись электронно.

2. Направить аналогичное заявление, но с просьбой продолжить ведение трудовой книги в соответствии с 66 –ой статьей ТК РФ. Тогда записи о кадровых перемещениях будут вестись прежним образом как текущим работодателем, так и последующими.

3. Не подавать заявление работодателю. Тогда по умолчанию бумажная трудовая останется действующей и, вместе с тем, на сотрудника параллельно будет заведена электронная копия его трудовой.

Таким образом, за всеми работниками по трудовому договорусохраняется право оставить бумажную трудовую и переход на электронную книжку необязателен.

Однако, права выбора впервые устроившиеся на работу граждане будут лишены. Им будет предоставлена только электронная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки

Итак, многие нововведения направлены на автоматизацию, улучшение и упрощение работы с документами. Рассмотрим, какие же имеет преимущества электронная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки:

1. Отсутствие физического носителя.

Поскольку, все данные хранятся в цифровом виде, а бумажный носитель отсутствует, то трудовую книжку невозможно потерять или испортить ни по вине работодателя ни силами самого владельца.

2. Не нужно сдавать и возвращать книжку.

С электронной версией не нужно заботится о передаче и получении книжки от работодателя. Как правило, этот вопрос ранее не отличался пунктуальностью. К тому же, лицам, находящимся на дистанционной работе, нет необходимости ездить в офис или отправлять книжку по почте.

3. Снижение количества ошибок в сведениях.

Заполнение формы СЗВ-ТД с помощью средств вычислительной техники минимизирует неточности и человеческие факторы при формировании данных о кадровых мероприятиях. Если в последующем будут выявлены ошибки их легко можно исправить, направив бланк повторно с соответствующими отметками.

Пример формы СЗВ-ТД

4. Снятие ответственности с работодателя за хранение.

В свою очередь, после перехода на электронные книжки, организации возвращают бумажный аналог владельцу и долее не отвечают за хранение данного документа.

5. Минимизация расходов работодателя на хранение книжек.

Поскольку отсутствует бумажная документация, то для нее не требуется приобретение носителей (самих книжек), а также средств для обеспечения их сохранности (сейфы и т.д.). Вместе с тем, не понадобится и книга учета движения книжек, которая обычно также ведется в бумажном формате.

6. Удаленное оформление пенсий.

С использованием электронных книжек не нужны лишниедокументальные подтверждения при оформлении пенсий, что позволяет проводить этуоперацию дистанционно.

7. Интеграция электронных книжек с Госуслугами.

Сейчас многие государственные услуги можно оформить черезинтернет с использованием электронных данных без бумажных документов. И в рядеслучаев для этого можно использовать цифровые сведения о трудовой деятельности.

8. Аналитика для работодателей и государственных учреждений.

Хранение трудовых сведений в единой базе данных позволяетиспользовать инструментарий для построения аналитических и статистическихотчетов. Что смогут производить как организации работодатели, так и надзорныеорганы.

9. Безопасность хранения персональных данных.

Хранение записей о трудовой деятельности персонала вэлектронном виде сводит к минимуму вероятность ее кражи и попадания к третьимлицам.

Минусы электронной трудовой книжки

Несомненно, изобилие плюсов нового формата учета трудовой деятельности говорит о целесообразности проводимого перехода. Тем не менее, как у любого проекта существуют и недостатки электронной трудовой книжки.

Минусы электронной трудовой книжки:

1. Не все сведения переносятся в электронную версию.

Раздел со сведениями о награждениях, который есть в бумажнойтрудовой книжке в ее электронной копии отсутствует. Поэтому полученныепоощрения, благодарности и премии не переносятся в обновленный формат. Вместе стем, отсутствуют и данные о полученном образовании, специальностях ипрофессиях, которые также не будут учитываться.

2. Необходимость в подаче заявления.

Чтобы перейти на электронную версию, сотрудник должен написать об этом заявление работодателю. Если это делается разово и не вызывает трудностей, то в последующем на определенные действия по книжке также необходимо подавать заявление. Например, для внесения исправлений ошибочных данных или для получения выписки из ПФР.

3. Дополнительная отчетность.

На работодателей возложена дополнительная обязанностьотчитываться по всем кадровым перемещениям ежемесячно в течение 2020 года. Иделать это не позднее следующего дня при увольнении или приеме сотрудниканачиная с 2021 года.

4. Технические сбои.

Конечно, государственные сервисы находятся на высоком уровне, как по обеспечению защиты, так и по резервированию данных. Однако, в работе любого оборудования не исключены технические сбои и перерывы на работы по обслуживанию. Как следствие, при возникновении подобных фактов информация будет недоступна, а при наихудшем сценарии и вовсе потеряна.

5. Достоверность сведений.

Хотя, большинство специалистов по работе с персоналом добросовестно выполняют свои обязанности, есть ли гарантии отсутствия договорных записей в электронную трудовую книжку? Например, что мешает работнику за «коробку конфет» договориться с кадровиком в внесении «нужной» записи или правки ранее созданной?

6. Техническое обеспечение.

Работодателям придется уделить внимание вопросу обеспеченияспециалистов техническими средствами по бесперебойной работе, приему и отправкеинформации.

Источник: https://mytopfinance.ru/plyusy-i-minusy-elektronnoj-trudovoj-knizhki/

Электронные трудовые книжки с 2020 года

Стоит заводить новую ТК?

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме.

Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. 

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д.

Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку.

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: https://buh.ru/articles/documents/99746/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: