Уточнение понятия «бизнес-процесс»

Содержание
  1. Что такое бизнес-процессы на самом деле?
  2. Главные задачи бизнес-процессов:
  3. Подведем итог:
  4. Бизнес-процесс — основные понятия и определения
  5. Определение понятия бизнес-процесс
  6. История появления термина
  7. Характеристики бизнес-процессов
  8. Подробная классификация бизнес-процессов
  9. Основные процессы
  10. Сопутствующие процессы
  11. Вспомогательные процессы
  12. Обеспечивающие процессы
  13. Управляющие процессы
  14. Процессы развития
  15. Субъекты бизнес-процессов
  16. Отличие от технологического процесса
  17. Технология и результаты
  18. Бизнес процесс
  19. Шесть вопросов к бизнес процессам
  20. Зачем?
  21. Что?
  22. Из чего?
  23. Когда?
  24. Кто?
  25. Как?
  26. Понятие бизнес-процесса
  27. Моделирование бизнес-процесса
  28. Основные свойства бизнес-процессов
  29. Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов
  30. Ошибки при создании бизнес-процессов
  31. Категории бизнес-процессов
  32. Правила описания процессов
  33. Точки контроля на каждом этапе
  34. Примеры оптимизации бизнес-процессов
  35. Отчет о прибылях и убытках (пример)
  36. Детализация статей отчета о прибылях и убытках

Что такое бизнес-процессы на самом деле?

Уточнение понятия «бизнес-процесс»

Раз вы читаете данную статью, то наверняка сталкивались с непонятными определениями бизнес-процессов. Цепочки, последовательности, вход или выход, совокупность и даже сеть – слова, которые вероятно уже видели и которые сбивают с толку.

Вот мое любимое, из цикла самого непонятного:

Бизнес-процесс определяется как логически завершенный набор взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, поддерживающий деятельность организации и реализующий ее политику, направленную на достижение поставленных целей

Если с ходу поняли, о чем идет речь, поздравляю, вы гений и можете дальше не читать эту статью.

Так, что же такое бизнес-процесс на самом деле? В чем заключается суть бизнес-процессов, как инструментов управления?

Давайте поразмышляем.

Надеюсь вы хоть один день где-нибудь работали, а еще лучше чем-нибудь руководили и поэтому представляете себе, как обычно все происходит на любой работе.

Полезные материалы: Как проверять бизнес-процессы? Пошаговый алгоритм подготовки и проведения внутреннего аудита

В каждой организации работники выполняют определенные задачи. Назовем это – «Операции».

Операции выполняются регулярно с определенной периодичностью. Ну, например, каждую пятницу формируется еженедельный отчет о работе.

Так, вот, чтобы подготовить этот отчет, сотрудник должен где-то или у кого-то взять информацию, внести ее в какие-то таблицы и оформить определенным образом. Потом этот отчет он должен кому-то сдать и узнать результат – приняли его или нет.

Получается, что сотрудник совершает не менее пяти операций: поиск информации, ее получение, обработку, оформление результатов, сдача отчета. При этом, операции исполняются только в определенной последовательности. Оформляется только та информация, которую уже обработали, а обработать можно только то, что уже где-то получили. Ну вы поняли.

Все операции совершаются в конкретное время – в нашем случае в пятницу и на все про все у нас есть ограниченное время.

Мы сейчас с вами вытащили суть бизнес-процессов.

Теперь сформулируем определение бизнес-процесса простыми словами:

Бизнес-процесс– это операции, которые персонал организации выполняет с установленной периодичностью в определенной последовательности. При этом операции начинают выполняются при наступлении конкретных условий и ограничены во времениСхема бизнес-процесса

Одно очень важное дополнение. Не зря мы говорим «бизнес-процессы», а не просто «процессы». В чем главная цель бизнеса? Правильно, это получение прибыли. Зарабатывание денег.  Так вот, бизнес-процессы, прямо или опосредованно должны вести к этой цели – заработать деньги.

Цель бизнес-процессов — создать такие последовательные операции, которые прямо ведут к прибыли. Оптимизировать бизнес-процессы означает убрать препятствия к этой цели, устранить лишние операции, которые усложняют это путь. И ускорить выполнение операций, насколько это возможно, чтобы побыстрее получить заветную прибыль.

Главные задачи бизнес-процессов:

  • исполнять последовательность операций в нужном порядке, чтобы не допустить срыва во всей цепочке действий;
  • обеспечить максимально возможную скорость исполнения операций;
  • помогать выявлять и устранять дублирующие или излишние операции;
  • обеспечить исполнение операций всех участников в конкретное время, для обеспечения беспрерывной деятельности.

Поэтому, если описываете какие-то операции, которые ну никаким образом не ведут к цели получения прибыли. Задумайтесь – эти операции действительно нужны в организации?

Давайте скорректируем наше определение бизнес-процесса:

Бизнес-процесс– это операции, которые персонал организации выполняет с установленной периодичностью в определенной последовательностис целью получения прибыли. При этом операции начинают выполняются при наступлении конкретных условий и ограничены во времени

Если бизнес-процесс, это конкретная последовательность операций, то где начинается и где заканчивается один процесс и начинается другой? Чтобы это понять, нужно разобраться, что такое границы бизнес-процесса.

Мы уже знаем, что бизнес-процесс начинается в конкретное время. Не всегда можно привязать начало действий к конкретному календарному периоду, как в примере с пятничным отчетом.

Полезные материалы: Где и Как бесплатно создавать блок-схемы?

Когда нужно запустить процесс обработки заявки от клиента? В 09-00 следующего дня? Или сразу после факта получения? Надеюсь, что вы не задумывались над ответом и сразу выбрали второй вариант.

Значит бизнес-процесс начинается либо в конкретное время (в 12-00 часов каждой пятницы) либо при наступлении события (получение заявки от клиента).

Получается, что:

Граница бизнес-процесса– это наступление конкретного события и/или времени, которые служат сигналом для начала исполнения бизнес-процесса или указывают на его окончание

Таким образом, чтобы понять, когда начинается или заканчивается бизнес-процесс, мы должны определить все возможные сигналы и четко их зафиксировать.

Итак, как только сотрудник видит сигнал, он понимает, что пора исполнять бизнес-процесс. Но вот вопрос. Оказывается, для исполнения операций, сотруднику недостаточно одного сигнала. И тут мы подходим к определению входа и выхода бизнес-процесса.

Вход бизнес-процесса– это ресурс, который необходим для исполнения бизнес-процесса

и

Выход бизнес-процесса– это продукт / услуга / информация / документ или иной другой результат исполнения операций бизнес-процесса

В терминологии процессного управления – тот, кто обеспечивает вход бизнес-процесса, называется поставщиком бизнес-процесса. Получатель результат бизнес-процесса называется потребителем бизнес-процесса.

Основы бизнес-процессов

Подведем итог:

Бизнес-процесс, это когда сотрудник видит наступление сигнала, получает нужный ресурс и приступает к исполнению заранее установленной последовательности действий, во время которых он превращает ресурс в конкретный результат, который передает в другой бизнес-процесс, где все повторяется снова.

Таким образом, все бизнес-процессы в организации взаимосвязаны между собой через систему входов и выходов. В идеальной ситуации, выход одного бизнес-процесса автоматически поступает в другой бизнес-процесс, что служит сигналом для его исполнения и так продолжается по всей цепочке, пока в кассе не окажется итоговый результат всей работы – выручка компании.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5abbe79a2f578c2eb0454d06/chto-takoe-biznesprocessy-na-samom-dele--5b71b223bf110c00a8ba5609

Бизнес-процесс — основные понятия и определения

Уточнение понятия «бизнес-процесс»

Бизнес-процесс представляет собой регулярно повторяющуюся последовательность действий, для совершения которых применяются внешние ресурсы и создается ценность для потребителя. В зависимости от этого он получает тот или иной результат.

Работой управляет один менеджер, который руководит процессом и несет ответственность за результат. Каждая компания включает десятки бизнес-процессов. Чтобы их структурировать и выделить из общей массы определенный, существует много классификаций.

Определение понятия бизнес-процесс

Понятие бизнес-процесса — это установленная последовательность действий, которая требует определенного входа, достигает конкретного выхода и использует некоторые ресурсы. Она служит для выполнения работ либо оказание услуг для потребителя.

Для этого понятия характерна четкая структура

В иностранной литературе бизнес-процессом часто называется множество операций или процедур, которые в совокупности реализуют определенную цель производственной деятельности. Ее обычно осуществляют в рамках заранее установленной организационной структуры. Это понятие отражает взаимоотношения участников.

Этот термин стал весьма распространенным вследствие перехода к процессно-ориентированной организации и управлению предприятиями. Фирмы имеют целый ряд характерных бизнес-процессов. В качестве простых примеров можно привести следующее:

  • выполнение заказов;
  • разработка продукции;
  • управление организацией;
  • доставка продуктов.

Важно! В действительности каждая компания имеет типичные для ее направления бизнес-процессы, связанные друг с другом. Их целью считается создание и реализация продуктов и услуг.

По стандарту ENISO 9001:2000 в определение входит набор взаимосвязанных действий и средств, которые помогают преобразовать вход в результаты. Как следствие, происходят изменения определенного объекта.

В компаниях есть разные виды действий. Они нередко зависят друг от друга и при этом отличаются по своим признакам. К таким параметрам стоит отнести следующее:

  • Вид деятельности. К ним стоит относить производство или оказание услуг. Производство приводит к созданию материального продукта — к примеру, станка. Оказание услуг создает нематериальную продукцию — это может быть информация.
  • Разновидность выполнения. Действия бывают оперативными или выполняемыми. К ним относят расчеты, обработку. Также существуют диспозитивные виды. В эту категорию входят планирование и управление.
  • Создание стоимости. По этому признаку понятие делят на прямые, косвенные, поддерживающие. Первая категория изменяет объект, вторая — помогает создать стоимость, третья — включает проверку и транспортировку.
  • Комплексность. По этому признаку выделяют макропроцессы и микропроцессы. В первую группу входят общие действия на предприятиях — к примеру, производство легковых автомобилей. Микропроцессы заключаются в изготовлении их составляющих — в частности, производстве кузова.
  • Коммерческий успех. В зависимости от этого критерия процессы делятся на ключевые, управленческие и поддерживающие. Именно ключевые действия считаются специфическими для организации. Они очень важны для достижения общей цели фирмы.

Важно! Бизнес-процессы чаще всего носят комплексный характер. Они включают ключевые, управленческие и поддерживающие составляющие.

История появления термина

Есть мнение, что нотации бизнес-процессов IDEF0 появились едва ли не в середине девятнадцатого века. Более реалистичные сведения включают данные о периоде Второй мировой войны. Однако и они не соответствуют действительности.

На самом деле описание этого термина появилось уже в семидесятые годы двадцатого века. Именно в этот период массово стали применяться информационные системы. Термин и нотации изначально требовались для их разработки.

Описание термина появилось в США

С началом использования информационных систем сложность организации труда на предприятиях многократно увеличилась. Помимо этого, машины не способны воспринимать абстрактную информацию. Они нуждаются в строгом алгоритме и определенной очередности введения и обработки информации.

До начала автоматизации, когда информация распространялась непосредственно между людьми, проблема понимания зависела от уровня человеческой коммуникации. После этого возникла потребность в строгой регламентации данных.

Как следствие, появилась необходимость описать не только работу людей в организации, но и их взаимодействие с информационными системами. На этом этапе стало мало текстовых нотаций или инструкций, в который описания были приведены в словесной форме. Этот вариант стал неактуален и неудобен.

В результате возникла необходимость стандартизации. По сути, она представляла собой особенный язык команд и четкую последовательность действий. В отличие от машинных языков, эти нотации должны были стать удобными для трансформации в машинный код и для восприятия человеком.

Составить первые официальные нотации удалось в США. Они были предназначены для военных. Уже в те времена они пользовались автоматизацией с применением удаленных соединений — системой, которая впоследствии трансформировалась в Интернет. При таком уровне использования информационных систем необходимость в нотациях была очень высока.

Постепенно методология стала очень популярной и в бизнес-среде. С помощью нотаций удалось получить инструмент, который описывал взаимодействие людей и цифровых систем.

Важно! Это помогло добиться оптимизации бизнеса. Это значит, что при тех же расходах удалось получить более высокую продуктивность.

Характеристики бизнес-процессов

Для этого понятия характерен целый ряд особенностей:

  • Оно представляет собой не одно действие, а целый комплекс.
  • Все действия не случайны и не произвольны. Они связаны друг с другом и организованы. Лишь в совокупности эти действия позволяют получить нужный эффект.
  • Бизнес-процессы начинаются со входа, который представляет собой стартовый ресурс. Это комплектация, заявка, поставки. Также в эту категорию входят другие материальные потоки или информация, которые используются при выполнении взаимосвязанных действий. Входов бывает и несколько. Если же он один, речь идет о наиболее простом процессе.
  • Конечным результатом считается выход. Это может быть готовый товар, услуга или информация.
  • В схему входят границы. Они представляют собой начальные и итоговые точки фиксации работ.

Для этого понятия характерен целый ряд составляющих

Построение правильного бизнес-процесса включает такие составляющие:

  • граница входа;
  • первичный вход — представляет собой основной ресурс;
  • вторичный вход — это поддерживающий ресурс;
  • первый шаг;
  • последний шаг;
  • первичный выход — представляет собой основной результат;
  • вторичный выход — это побочный результат;
  • граница выхода.

Подробная классификация бизнес-процессов

Существует целый ряд разновидностей, каждая из которых обладает определенными особенностями.

Основные процессы

В эту категорию входят действия, направленные на изготовление продукта или оказание услуги. Они представляют собой целевые объекты создания предприятия и приносят доход.

К примеру, для завода древесно-стружечных плит основным действием будет изготовление ламинированной древесно-стружечной плиты.

Сопутствующие процессы

К ним относятся действия, которые направлены на изготовление товара или оказание услуги, сопутствующей основному производству. Они тоже приносят доход.

К примеру, для автотранспортного предприятия сопутствующим бизнес-процессом станет ремонт стороннего транспорта.

Вспомогательные процессы

Они обеспечивают выполнение основных действий и поддержание их характеристик. Так, для теплоэлектроцентрали вспомогательный характер носит ремонт производственного оборудования.

Обеспечивающие процессы

Они направлены на поддержание жизнеобеспечения остальных действий и их универсальных черт. На предприятиях любой отрасли к ним относят финансовое обеспечение работы. Также в эту категорию входит кадровое или инженерно-техническое обеспечение.

В эту группу входит финансовое обеспечение

Управляющие процессы

Они охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и системы в целом.

Важно! К ним относятся оперативное, текущее или стратегическое планирование. Также в эту группу входит создание и осуществление управленческих действий.

Обязательной частью работы предприятия считается управление

Процессы развития

К ним относят усовершенствование товаров или услуг. Развитие может быть направлено на улучшение технологий или модификации оборудования. Это может быть проведение исследовательских работ.

Субъекты бизнес-процессов

К субъектам относят такие стороны:

  • Поставщик — предоставляет вход для выполнения необходимых действий. В эту категорию относят ресурсы, информацию и т.д.
  • Клиент, или потребитель, — получает или пользуется результатом.
  • Владелец — человек, который организует, осуществляет контроль, управляет ходом процесса. Также он отвечает за результат.

Важно! У владельца в распоряжении имеются персонал, ресурсы, аппаратное и программное обеспечение. Также он распоряжается требуемой информацией.

В бизнесе все зависит от субъектов

Отличие от технологического процесса

Ключевым отличием рассматриваемого понятия от технологического считается то, что во втором случае на выходе должен получиться конкретный результат. Если речь идет о каком-то производстве, то требуется изготовить продукт с некоторыми параметрами.

Безусловно, даже технологический процесс иногда сопровождается получением брака. Однако это не закономерность, а следствие нарушения определенных действий. При этом в бизнес-процессе выход может отличаться. В этом случае все зависит от соблюдения определенных условий.

Чтобы получить более точное представление о технологическом процессе, можно привести пример такой логической цепочки:

  • нужно взять заготовку А;
  • соединить ее с заготовкой В;
  • обработать в соответствии с параметрами С;
  • получить конкретную деталь.

Важно! Технологический процесс является вполне однозначным. Он не подразумевает никаких вилок.

Для бизнес-процесса вариантом нормы считается такая картина:

  • вначале необходимо получить вводные данные А:
  • если информация соответствует условию В, нужно перейти к действиям С;
  • если данные отвечают условию D, следует выполнять действия Е;
  • затем полученный результат нужно передать на выход.

Это значит, что уже в алгоритме имеются возможные условия и различные действия. Они зависят от первоначальных или промежуточных задач.

Технология и результаты

Бизнес-процесс представляет собой определенную последовательность работ и внутренних операций. В каждой компании они могут отличаться по числу шагов.

Каждый этап необходимо понимать до простейшего уровня. Для этого нужно наблюдать, собирать сведения, понимать количество времени, которое требуется для выполнения самых простых действий.

Это поможет отобразить бизнес-процесс в виде документа.

Документирование последовательности действий имеет большое значение. Оно помогает определить количество времени, которое требуется для выполнения всех операций.

Именно время считается параметром, важной количественной величиной, которая помогает охарактеризовать скорость, трудоемкость и качество процесса. Эти сведения помогают владельцу оптимизировать его.

Результатом станет оптимизация бизнеса

Бизнес-процесс представляет собой цепочку действий, которые выполняются в конкретном порядке и имеют начало и конец. В его основе лежит задача удовлетворения потребностей клиента. Чтобы добиться требуемых результатов, необходимо четко выполнять все намеченные и задокументированные действия.

Источник: https://ontask.ru/development-management/biznes-process-osnovnye-ponyatiya-i-opredeleniya.html

Бизнес процесс

Уточнение понятия «бизнес-процесс»

Конечно же у понятия “Бизнес процесс” существует огромное количество альтернативных определений.

То, которое предложили мы в рамках настоящей статьи, было сформировано нами и подтвердило свою состоятельность в результате 10-ти летного практического опыта внедрения процессного подхода на предприятиях различных отраслей, форм собственности и размеров.

Этот же опыт позволил нам разработать правильную структуру бизнес процесса. И именно об этом, о правильной структуре бизнес процесса, и пойдет речь в настоящей статье.

Не зависимо от выбранного подхода (сверху вниз или снизу вверх) и методов (моделирующая сессия, серия интервью и т.п.) описания процессов, независимо от выбранных нотаций (BPMN, EPC, IDEF и пр.), у каждого процесса прежде всего должна быть четко определена его структура, его скелет. Без этого наиважнейшего шага качественная работа с процессной моделью просто невозможна.

Что же дает нам типовая структура (скелет) бизнес процесса? Опираясь на нее в любой момент времени мы однозначно сможем сказать про любой процесс, формализован он или нет, готов ли он к внедрению или требует доработок. Если требует доработок, то по каким направлениям/параметрам.

Шесть вопросов к бизнес процессам

Типовая структура процесса — это набор простых вопросов, отвечая на которые мы получаем о процессе всю необходимую для его качественного выполнения информацию. Бизнес процесс можно считать полностью описанным, когда его описание дает ответы на 6 следующих вопросов:

  1. Зачем компании нужен этот бизнес процесс? (Цели процесса)
  2. Что этот бизнес процесс производит в качестве результата? (Результаты процесса)
  3. Из чего этот бизнес процесс создает свой результат? (Ресурсы процесса)
  4. Когда этот бизнес процесс должен начаться и произвести результат? (Временные параметры процесса)?
  5. Кто отвечает за результат этого бизнес процесса и принимает участие в выполнении бизнес процесса? (Ответственность за выполнение процесса)
  6. Как должен выполняться этот бизнес процесс? (Алгоритм процесса)

Зачем?

“Самое дорогое у человека — это жизнь. Она дается ему один раз, и прожить ее надо так, чтобы не было мучительно больно за бесцельно прожитые годы”

(Н.А. Островский, “Как закалялась сталь”).

Зачем — это, пожалуй, самый важный вопрос. Зачем нам нужен данный конкретный процесс? На достижение каких целей бизнеса он направлен? Если у процесса нет цели, то всякая деятельность, сосредоточенная в нем, бесцельна.

Готовы ли мы оплачивать такую деятельность? Ведь такая деятельность в свою очередь может быть не только бесполезной, но и вредной для нашего бизнеса. Соответственно пока мы не найдем ответа на данный вопрос дальнейшее описание процесса производить не стоит.

Когда же цели процесса установлены, необходимо определить четкие критерии оценки достижения целей. Делается это через показатели. Например, у нас есть процесс “Обработка обращения клиента по линии технической поддержки”.

Данный процесс направлен на достижение цели “Повышение удовлетворенности клиента”. Достижение данной цели в свою очередь измеряется показателем NPS (Net Promoter Score, индекс потребительской лояльности).

Что?

Отвечая на этот вопрос, мы определяем результаты процесса. При этом результаты появляются не сами по себе, и не в формате “мы всегда это делали”, “исторически сложилось”. Нет. Каждый результат появляется в ответ на конкретный запрос потребителей процесса.

А это значит, что на этом этапе мы сначала должны определить всех потребителей процесса, выяснить их требования/ожидания и только потом выделить результаты процесса, отвечающие этим требованиям/ожиданиям. Таким образом мы выделаем гарантированно значимые и полезные результаты, востребованные потребителем. И ничего сверх этого.

Лишние результаты не приносят нашему бизнесу никакой пользы, но при этом потребляют наши ресурсы.

Из чего?

Чтобы получить качественный продукт (результат) процесса, нам нужны ресурсы. Перечень результатов процесса и требования к ним мы определили на предыдущем шаге.

Обладая этой информацией, мы без особого труда определим, какие же ресурсы нам нужны для того, чтобы данные результаты были получены в полном объеме и с надлежащим качеством.

Для удобства работы с ресурсами их, как правило, разбивают на три группы:

  1. Управляющие ресурсы (Управление): ресурсы, представляющие собой ограничительную и/или предписывающую информацию. Ограничительная информация накладывает ограничения на описываемый процесс (содержится в законах, подзаконных актах, международных, государственных и отраслевых стандартах, а также в специальных внутренних положениях и документах предприятия, в частности, в технических требованиях, условиях, регламентах и т.д.). Предписывающая информация определяет правильный порядок выполнения процесса (содержится в технологических картах, рабочих инструкциях, методиках и т.п.).
  2. Преобразуемые ресурсы (Входы): ресурсы, перерабатываемые в ходе выполнения бизнес-процесса и преобразующиеся в его результаты (сырье и т.п.).
  3. Обеспечивающие ресурсы (Механизмы): ресурсы, необходимые для выполнения бизнес-процесса, но не преобразуемые в его результат (здания, сооружения, оборудование, программное обеспечение и т.п.).

Для каждого ресурса определяется его владелец (поставщик).

Когда?

Вся наша жизнь протекает в пространстве и времени. Бизнес-процессы не исключение. Чтобы определить временнЫе характеристики процесса и понадобился данный вопрос. Отвечая на него, мы во-первых определяем требования к срокам выполнения (длительности) процесса.

Например, требования к срокам выполнения процесса “Обработка обращения клиента по линии технической поддержки” может быть установлено на отметке 24 часа. Во-вторых, здесь же мы описываем события, запускающие и завершающие процесс.

Если вернуться к нашему примеру: когда процесс “Обработка обращения клиента по линии технической поддержки” будет запущен? Когда поступит обращение в техническую поддержку. Соответственно стартовым событием будет событие: “Поступило обращение в техническую поддержку”.

А когда процесс можно считать завершившимся? К какому событию приводит его качественное исполнение. В нашем примере таким событием может быть “От клиента получена оценка удовлетворенности предложенным решением”.

Кто?

Ответ на это вопрос закрепляет ответственность за выполнение процесса.

У каждого процесса должен быть определен владелец: конкретный человек, который отвечает за результаты процесса, обладая при этом всеми необходимыми правами и полномочиями, чтобы ожидаемый результат был получен.

Очень важно, чтобы владелец у процесса был всего один. Как известно не бывает коллективной ответственности, коллективной бывает только безответственность. Здесь же мы определяем и исполнителей процесса.

Как?

На этом этапе проектируется алгоритм (сценарий) выполнения процесса. Чаще всего он описывается в виде графической схемы. Графический способ описания процесса называется “Нотация”.В настоящий момент существует огромное количество нотаций. С самыми популярными и востребованными мы познакомим наших читателей в следующих статьях.

Итак, мы только что определили типовую структуру бизнес процесса. Используя её, можно собрать всю необходимую информацию по любому процессу и запустить процесс в работу. Собранной информации будет достаточно как для качественного исполнения процесса, так и для качественного управления им. Об эффективной технологии сбора информации по процессу мы расскажем в следующей статье.

Источник: https://highadvance.org/biznes-process-stroenie/

Понятие бизнес-процесса

Уточнение понятия «бизнес-процесс»

Большое количество предпринимателей, в независимости от размеров их собственного дела, встречались с понятием бизнес-процесса. Осознание важности данного концепта, так или иначе, приходит к руководителю любой организации, однако, предпочтительнее, чтобы это произошло на стадии ее создания либо даже при задумке дела в будущем.

Следует отметить, что построение бизнес-процессов необходимо не только при создании своего бизнеса.

Очень часто бывает так, что руководители начинает задумываться об этом, только когда вместо прибыли компания начинает нести потери из-за ряда причин, происходит сокращение рынков, растет конкуренция и т.д.

И вот тогда возникает необходимость принятия каких-либо мер для увеличения продаж, прибыли бизнеса, иногда даже для поддержания стабильности компании.

Что же такое бизнес-процессы? Действительно ли они могут помочь удержаться компании на рынке при нынешней непростой экономической ситуации в стране?

Прежде всего, следует разъяснить понятие собственно процесса. Для этого необходимо различать такие понятия, как процесс и явление. Последнее является разовым состоянием, а процесс, в свою очередь, повторяется посредством каждого индивидуально проявления, что взаимосвязаны между собой. Таким же образом можно обозначить и бизнес-процесс.

Каждый отдельный элемент производственного механизма совмещается  с целью получения на выходе готового продукта. Комплекс конкретных частей финансовой сферы в итоге обеспечивает прибыль.

Система мероприятий, проводимых с кадровым составом, продуцирует сплоченный коллектив профессионалов, а соединение всех потоков информационного характера способствует рождению новых технологий.

Таким образом, бизнес-процесс является комплексом действий, процедур, операций, мер, регулярно повторяющихся и дающих определенный конечный итог, иное название которому – цель предпринимательства. Для выполнения всех тех компонентов, которые составляют бизнес-процессы, всегда происходит использование тех или иных ресурсов:

  • Человеческие (кадровый состав);
  • Сырье;
  • Технологии;
  • Техника;
  • Информация;
  • Финансы и т.п..

Во время реализации бизнес-процесса производится продукт, который в обязательном порядке должен обладать определенной ценностью для потребительской группы, руководителя, работников организации.

Моделирование бизнес-процесса

Проектирование бизнес-процесса и его воплощение в действительность следует осуществлять одному человеку – начальнику, директору, руководителю проекта либо самому предпринимателю.

 Зачастую бывает так, что руководитель не имеет достаточных компетенций в данной сфере или же не обладает достаточным количеством времени для построения бизнес-процессов в своей компании. В этом случае они обращаются к специалистам, которые имеют большой опыт в этом деле.

При этом бывает даже так, что руководитель компании не понимает важности построения бизнес-процессов.

Специалисты в области менеджмента дают разнообразные определения бизнес-процессу, однако, в общих чертах, все толкования подразумевают одинаковое:

  • бизнес-процесс является комплексом операций, которые следуют одна за другой в строгой последовательности, направленные на преобразование материалов, что поступают, и информации в итоговую продукцию, обладающую ценностью для потребителя;
  • под бизнес-процессом подразумевается формирование ценности (не стоимости) продукта для клиента, что со стороны владельца обозначается прибылью;  
  • понятие заключается во взаимосвязи ряда функций производственного характера и совокупности манипуляций, характеризующихся входящими ресурсами, итоговым продуктом, который должен соответствовать запросам потребителя;
  • бизнес-процесс представляет собой трансформацию ресурсов на входе в конечный продукт процесса в целом, что является реализацией единственного, основного предназначения предпринимательства, приводящей к достижению главной цели;
  • бизнес-процесс является совокупностью манипуляций, выполняемых в строгой последовательности, с соблюдением цикличности, которые направлены на решение конкретной задачи предпринимателя.

Основные свойства бизнес-процессов

Каждый бизнес-процесс характеризуется тремя главными свойствами, отражающими его содержание, а именно, отвечающие на вопрос предназначения данного процесса в организации. В случае, когда какое-то из свойств не функционирует в направлении достижения единой цели бизнеса, можно говорить о факте ввергания предпринимательства в убытки либо приближение к нулю.

1. Стоимость бизнес-процесса. Всегда следует стремиться к достижению минимального значения данного параметра. В данном случае имеется ввиду выбор средств и методов, которые способствовали снижению себестоимости процесса, обеспечивающей прирост прибыли в общем.  В случае внимательного отношения к данному параметру, можно говорить об успешном будущем перспективного бизнеса.  

2. Продолжительность процесса. Постоянно следует направлять свою деятельность на сокращение данной характеристики. К примеру, можно вспомнить историю о Форде, который изобрел конвейер, существенным образом уменьшив временные затраты на процесс сборки авто. Соответственно, от скорости процесса напрямую зависит производительность организации.  

3. Восприятие бизнес-процесса в качестве средства по удовлетворенности пользовательских ожиданий. Следует стремиться к непрерывному росту качественных характеристик товара, который производится, либо услуги, что предоставляется.

Вы все еще думаете, что без правильно построенных бизнес-процессов сможете стабильно существовать на рынке? Не приведет ли это к краху компании? Может, стоит заранее подговиться и решить проблемы, чем принимать их как данность? Специалисты BulgarPromo помогут Вам сохранить стабильность Вашей компании! Мы – профессионалы своего дела!

Звоните!  8 (843) 251 30 77

Автор Гульназ Авхадшина

Следующая статья

Источник: https://bulgar-promo.ru/Bussiness-process

Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов

Уточнение понятия «бизнес-процесс»

Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.

Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.

Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:

  • четкое понимание того, как работает компания;
  • стандартизацию процессов;
  • повышение качества работ и управляемости бизнеса;
  • возможность осознанно улучшать деятельность компании;
  • уменьшение зависимости бизнеса от человеческого фактора;
  • возможность найма более дешевого персонала;
  • повышение удовлетворенности клиентов, снижение издержек и рост прибыли.

Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения.

При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус. Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов.

Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.

Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.

Ошибки при создании бизнес-процессов

При создании бизнес-процессов следует избегать следующих ошибок:

  • делать бизнес-процессы слишком сложными и запутанными;
  • предусматривать лишние и неэффективные шаги;
  • создавать проблемы на стыке людей и процессов,
  • сильно вовлекать руководство в процессы;
  • осуществлять недостаточный или, наоборот, избыточный контроль — он отрицательно влияет на эффективность процессов;
  • оставлять бизнес-процессы только на бумаге.

С неприятным примером неотработанного бизнес-процесса столкнулась недавно моя сестра в санатории. Когда она заселилась, попросила фен. Фен ей так и не принесли. Но когда она уже возвращалась домой, ей позвонили и потребовали вернуть фен.

Ответственные работники не отметили, что фен ей не давали и что он числился на предыдущей гостье. Сестре долго по телефону пришлось объяснять, что она ничего не забирала из санатория.

Настроение у неё было испорчено из-за того, что процесс выдачи фенов в санатории не был отработан. 

Категории бизнес-процессов

Процессы предприятия можно разделить на четыре категории: 

  1. Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.

  2. Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.  

  3. Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.

  4. Процессы совершенствования.

При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.

Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.

Правила описания процессов

Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:

  • отображать только нормальный ход процесса;
  • не мельчить, но и сильно не абстрагироваться, оптимальное количество шагов — 5-12, лучше 7;
  • удерживаться на выбранном уровне детализации.

Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.

Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса. Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом. Можно также включить фотографии, снять видеоролик.

Точки контроля на каждом этапе

Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию.

Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников.

Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен. Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения.

Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону. Главное — понятно описать все процессы.

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.

В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.

Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.

Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.

Попробовать бесплатно

Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.

Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.

Отчет о прибылях и убытках (пример)

СтатьяПериод 1Период 2

Сумма, млн руб.

Доля в продажах, %

Сумма, млн руб.

Доля в продажах, %

Выручка

150

310

Себестоимость

105

225

Валовая прибыль

45

30

85

27

Коммерческие
расходы

12

25

Прибыль от продаж

33

22

60

19

Административные
расходы

10

15

Проценты

5

Прибыль

23

14

40

12

По отчету видно, что выручка и прибыль возросли. Однако рентабельность по чистой прибыли снизилась с 14 % до 12 %. Какие-то процессы стали функционировать хуже. Но какие именно, мы не знаем.

Сделаем следующие шаги, чтобы разбить управленческую отчетность на бизнес-процессы.

1. Разобьем на детали такие статьи управленческой отчетности, как выручка, себестоимость и коммерческие расходы.

Детализация статей отчета о прибылях и убытках

Статья в отчете
о прибылях и убытках
Код процессаПроцесс

Выручка

П1

Продажа

П1.1

Скидка покупателю

Себестоимость

П2

Закупка

П3

Доставка и хранение

П4

Переменная электроэнергия

П5

Амортизация

П6

Зарплата производственного
персонала

Коммерческие расходы

П7

Маркетинг и реклама

П8

Бонусы менеджерам по продажам

П9

Административные расходы

П10

Проценты по кредиту

2. Проанализируем отчет о прибылях и убытках с детализацией бизнес-процессов (скачать подробную таблицу).

Выручку необходимо было увеличить в два раза, но при этом рентабельность упала на 2 %. Скидка была предоставлена на 3% ниже. Расходы на маркетинг и рекламу увеличились на 5 %, также возросли расходы на приобретение сырья и материалов. Все это и привело к снижению рентабельности. Также нехватка денег привела к необходимости кредитования.

3. Скорректируем планы.

В нашем случае генеральный директор на основании отчета предыдущего периода поставил следующие задачи:

  • повысить выручку на 25 %;
  • снизить бюджет на рекламу до 3 %;
  • снизить затраты на закупку.

4. Назначим ответственного за каждый бизнес-процесс.

В таблице в отдельном столбце указаны ответственные. И можно увидеть, кто отвечает за увеличение или снижение работы того или иного бизнес-процесса.

Таким образом, с помощью такой оптимизации мы можем улучшить показатели деятельности.

Лилия Саетгалиева, бизнес-тренер, специалист по антикризисному анализу, владелец онлайн-школы антикризисного анализа Capitalis

Источник: https://kontur.ru/articles/5864

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: