Уважаемые коллеги, есть ценные кадры!!!

Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный

Уважаемые коллеги, есть ценные кадры!!!

Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».

Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать

Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.

Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:

Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.

Пишите в теме не «Срочно!!!», а срок

Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.

Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.

Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:

Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.

Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.

Если виноваты — признайте это и попросите помочь

Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:

Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.

Лучше честно признать вину и попросить выручить:

Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.

Придерживайтесь принципа двойной деликатности

С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.

Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ.

Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.

Не делайте поспешных выводов

Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!». 

А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.

Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.

Наращивайте давление постепенно

Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.

Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.

Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)

Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.

В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты».

Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится.

Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.

Наступите на горло собственной песне

Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.

Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.

Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»

Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там.

Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору.

Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».

В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос.

Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит…» Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия.

Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.

Как отвечать тем, кто «только спросить»

Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.

Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа.

Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.

У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:

Я могу подправить текст в зависимости от ситуации, а если на том конце очень доброжелательные люди, то добавлю от себя какое-нибудь пожелание. Это быстро, но более человечно, чем автоответ.

В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:

Как выходить из конфликтов

Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит??? Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».

Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить. 

Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:

Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.

Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно.

Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя».

Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.

Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева

Источник: https://kontur.ru/articles/5670

Коллеги: кто есть кто?

Уважаемые коллеги, есть ценные кадры!!!

Отношение к тому, что нас окружает, зависит от характера человека. Это касается не только семьи, отношений, но и работы. Будучи человеком внимательным, можно заметить, что все люди разделяются по типам.

У одного одни заморочки, у другого — другие. Отношение к работе тоже разное: одни работают, как ломовые лошади, и не могут подняться по карьерной лестнице; другие относятся к работе «так себе» и почему-то становятся на руководящие должности.

Оказывается, все зависит от типажа.

Хвастун

Например, недавно к вам пришел новый сотрудник, который сразу же всем рассказал о том, что он побывал почти во всех странах мира, что у него «крутая тачка», что он окончил три вуза и т. д. То есть он постоянно хвастается и привирает. Причем, это очень заметно.

Эти люди — хвастуны, им постоянно необходимо одобрение и восхищение окружающих. Им некогда работать, они постоянно требуют внимания. Сами ничего не делают и других отрывают от работы. Если рядом с вами появился такой коллега, то лучше всего сразу показать ему вашу незаинтересованность. А лучше всего поймайте его на лжи.

Ему станет стыдно, и он больше не будет допекать вас своим хвастовством.

Весельчак

Эти ребята просто не могут жить без шуток. Всегда и везде пытаются всех развеселить. Им нравится быть в центре внимания. Этот человек не особо интересуется работой, ему больше нравится выступать в роли паяца. За день он обойдет все кабинеты и будет всем рассказывать один и тот же анекдот.

Если у него найдутся единомышленники, то они всех заморят своими шутками. Выход только один: не обращать внимания на их приколы. Например, делать вид, что вы заняты важной работой.

Если вы так будете вести себя каждый день, весельчак скоро от вас отстанет и со своими шуточками начнет приставать к кому-нибудь другому.

Самолюбец

О, эти люди стремятся во всем быть первыми. Предлагают, как им кажется, супер-идеи, которые на самом деле осуществить очень сложно. Они очень инициативны, деятельны и очень быстро добиваются успехов.

Если в вашем коллективе есть такой человек, не обвиняйте его в некомпетентности, так как он очень болезненно переносит претензии.

Если будете намекать ему о том, что он плохо справляется с работой, он добьется того, что вас, скорее всего, уволят.

Хитрый лис

Если вы заметили, что среди ваших коллег есть человек, который умен, хитер и постоянно сваливает свои ошибки на других, будьте осторожны. Присвоить себе чужие заслуги для него ничего не стоит.

Ему не станет стыдно, если он скажет, что это именно ему принадлежит идея, которая вывела компанию на новый уровень. Благодаря своей хитрости и отсутствию стыда, такие достаточно уверено продвигаются по карьерной лестнице.

Поэтому если вы не хотите, чтобы ваши идеи и проделанная вами работа оказалась кем-то присвоенной, то избегайте обсуждения с таким человеком рабочих моментов.

Трудоголик

Работа. Работа. Работа. Если в вашем коллективе есть такие трудяги, которые готовы работать и днем и ночью, вам нечего бояться. Они сделают и свою работу, и чужую. Если вы обратитесь к ним за помощью, они не откажут, а постараются помочь.

К сожалению, такие люди очень скромные и стесняются сказать начальству о том, что пора бы уже повысить в должности или хотя бы увеличить зарплату. Они упорно трудятся и не ждут особой похвалы. Свой хлеб они отрабатывают с лихвой.

С трудоголиками стоит дружить и даже в некоторых моментах брать с них пример. Например, не бояться работы.

Истерик

В каждом коллективе непременно есть люди, которые постоянно ноют и все им кажется не так. И зарплата маленькая, и должность низкая, и начальник — жадина, и т. д.

Если он завалил какой-то проект, он начинает истерить и ждать помощи. Как вести себя с таким человеком, я думаю, вы поймете сами.

Лучше всего держаться от него подальше, иначе его истерика, нытье, паника передастся вам. А еще, как говорится, этого не хватало.

Профессионал

Лучше всего дружить с этими людьми. Благодаря своему профессионализму они добиваются огромных высот и успеха. Они многое знают, они принимают верное решение. Смотрите на него, учитесь, советуйтесь. Стремитесь к тому, чтобы стать с ним наравне. Чтобы добиться успехов, вам обязательно нужен подобный пример, и лучше всего, если профессионал станет вашим другом.

Итак, чтобы на работе не остаться одному и научиться понимать своих коллег, вы должны разобраться в их типах. Лучше всего в круг своих друзей пустить людей веселых, успешных, жизнерадостных.

А от нытиков, хитрецов, самолюбцев держаться подальше. Вы с ними общайтесь, будьте дружелюбны, но не посвящайте их в свои профессиональные планы.

психологические типы, работник, люди, коллеги, коллектив, типы

Источник: https://ShkolaZhizni.ru/job/articles/30734/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: