Внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации — это любые коммуникации внутри организации. Они могут быть устными или письменными, непосредственными или виртуальными, личными или групповыми.

Эффективные внутренние коммуникации всех направлений — сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали — это одна из основных задач любой организации.

Хорошая внутренняя коммуникация позволяет установить ролевые взаимодействия и распределить ответственность работников. (lj-сообщество «Внутренние коммуникации» — материалы по теме)

Коммуникацию часто определяют как обмен информацией. Это всегда диалог. Диалог, в котором может участвовать большое количество людей.

В структуре организации требование двусторонней коммуникации означает способность менеджмента прислушиваться к работникам, и верно интерпретировать передаваемые им сообщения.

Это позволяет определить сильные и слабые стороны производственного процесса, и соответственно корректировать управленческие решения.

Практика внутренних коммуникаций

Корпоративные отделы внутренних коммуникаций, зародившись в недрах кадровых (в международной терминологии — HR, от англ. Human Resources), за 80-е—90-е годы приобрели самостоятельность. Там же, где этого до сих пор не произошло, функции внутренней коммуникации могут по старинке выполнять кадровики, либо топ-менеджмент, либо отделы маркетинга и PR.

Внутренние коммуникации должны помогать работнику понимать корпоративную культуру, цели и ценности. Все сотрудники должны быть в курсе событий и решений, которые касаются работы всех отделов.

Особенно важны хорошие внутренние коммуникации в период кризиса, когда надобно, чтобы каждый сотрудник не просто подчинялся указаниям сверху и выполнял инструкции, но мог действовать самостоятельно, имея в виду общую ситуацию и выгоду всей фирмы.

Внутренняя коммуникация связывает все отделы компании воедино, через все уровни, и формирует чувство общности.

Внутреннюю коммуникацию нельзя однажды установить и забыть об этом. Процесс должен постоянно поддерживаться и изменяться в соответствии с развитием компании. Методы налаживания внутренних коммуникаций разрабатываются все более детально, в зависимости от разных групп интересов, которые существуют в компании, и особенностей построения их взаимодействия, пересечения сфер деятельности.

Во внутренних коммуникациях важны суть, каналы и даже форма информации. Форма очень сильно влияет на сообщение, один и тот же факт можно сообщить так, что он будет воспринят в негативном или позитивном ключе, оставит людей равнодушными или, напротив, вызовет интерес.

Если компания вкладывает огромные средства и применяет самые передовые технологии для того, чтобы обеспечить себе PR — то есть отношения с общественностью — то она должна столь же внимательно относиться и к внутренним отношениям.

Самое сложное — найти нужный баланс между коммуникацией «сверху вниз» и «снизу вверх», чтобы демократичность и восприимчивость менеджмента к новым идеям не влияла на исполнительность и дисциплинированность сотрудников.

Признаки хорошей внутренней коммуникации

  • Информативность — это должен быть не просто набор слов, а что-то, что как-то повлияет на работу.
  • Ясность — сообщение должно быть составлено с учетом восприятия тех, кому оно предназначено.
  • Своевременность. Сотрудники должны получать необходимую информацию раньше, чем она выходит за пределы фирмы и предоставляется клиентам, партнерам, конкурентам.
  • Независимость и беспристрастность — любая ложь или недосказанность все равно рано или поздно вскроются.
  • Лаконичность.

Те, кто занимаются установлением внутренних коммуникаций, должны обладать следующими качествами:

  • Открытость — что подразумевает умение говорить с любой аудиторией и выслушать любое предложение.
  • Честность.
  • Способность к диалогу.

Фактически, отдел внутренних коммуникаций становится модератором взаимодействий между руководством и сотрудниками. Он отвечает за поддержание в рабочем состоянии определенного количества каналов коммуникации, например, таких, как:

  • внутренний веб-сайт (интранет);
  • регулярные собрания — в том числе:
    • неформальные встречи, на которых работники могут поговорить с начальством напрямую;
    • виртуальные собрания с использованием онлайн-платформ типа Second Life
  • конференции;
  • корпоративная пресса и непериодические печатные материалы;
  • внутренняя email-рассылка;
  • доски объявлений.

Управление коммуникацией

Чтобы установить коммуникацию с работниками, руководство использует разные подходы:

  1. Нацеленный подход — коммуникация устанавливается с четко определенной целевой аудиторией. Чем более точно составлено сообщение, тем больше вероятность его верного восприятия. ошибка — это считать, что информация передается только с помощью слов и что получатель просто пассивно принимает сообщение.
  2. Круговой подход — коммуникация устанавливается с помощью хороших человеческих отношений, а также работы над тем, чтобы каждый сотрудник получал удовольствие от работы. Такую систему можно установить только через длительные и открытые дискуссии. Предполагается, что сущность коммуникации — в достижении взаимопонимания. Проблемы возникают из-за неправильного представления о том, что понимание приводит к соглашению, и в этом единственная цель общения. Необязательно разделять точку зрения человека, чтобы уважать ее и учитывать в работе.
  3. Подход активного действия — коммуникация устанавливается посредством практических действий, в которых необходимо понимание и интуиция. Подход основывается на том принципе, что коммуникация — это координация значений, понимание общих правил и распознавание образов.

По материалам Википедии

Источник: https://www.polylog.ru/ru/help/internal-communications

Как спасти муравейник, или зачем нужны внутренние коммуникации? — Карьера на vc.ru

Внутренние коммуникации

Мы в PR-агентстве Fields4e специализируемся на B2B и корпоративном PR. Опыт общения с руководителями компаний показал, что инвестируя в репутацию и имидж компании вовне, не все осознают важность и необходимость продуманной программы внутренних коммуникаций. Мы проанализировали тему и делимся с вами выводами.

Неоспоримый факт, что в период пандемии балом правят коммуникации, и карантин — звездный час для пиарщика. Кто успел вписаться в повестку, тот сейчас снимает сливки и наслаждается минутой славы. Кто не успел, делает работу над ошибками.

Однако в погоне за славой и общественным признанием руководству ни в коем случае нельзя забывать о самой важной для бизнеса, и уязвимой во время кризиса аудитории – сотрудниках компании. Здесь на помощь приходят внутренние коммуникации, которые должны поднять боевой дух и создать условия для слаженной работы команды.

До пандемии решение подобных задач всегда уходило на второй план. Стандартная картина, когда PR и HR делят эту зону ответственности между собой и не могут договориться. В свою очередь, руководство вообще не понимает ценность сотрудника по развитию внутренних коммуникаций, когда продажи растут, и все идет как по маслу. Однако ничто не вечно, новая жизнь диктует новые правила.

«Знал бы, где упасть, соломки бы постелил»

По оценкам HR экспертов, количество вакансий на позицию менеджера по внутренним коммуникациям за период коронавируса значительно выросло. Это значит, что управленцы почувствовали острую потребность в специалистах, которые могут обеспечить единое информационное пространство для сотрудников и создать комфортную среду для работы в компании.

Это неудивительно, на фоне стресса в новых условиях общая вовлеченность сотрудников в процесс работы падает, существовавшие прежде каналы коммуникации становятся неэффективны. Потеря офлайн общения и личного контакта приводит к тому, что сотрудники завалены имейлами и с утра до вечера сидят в zoom-конференциях.

Зачастую это все происходит на фоне переживаний за свое рабочее место и будущее компании.

Ситуацию можно сравнить с потревоженным муравейником, в котором руководитель должен восстановить порядок и наладить процессы общения так, чтобы каждый труженик знал, в каком направлении и с какой целью он несет свой груз. Для этого нужен план по развитию и укреплению внутренний коммуникаций.

Итак, какие выводы можно сделать, опираясь на опыт «дней суровых», которые мы пережили, или, если быть точнее, до сих пор переживаем.

Коммуникации по вертикали

Для многих руководителей на первый план выходит функция коммуникатора. Все изменения, которые претерпевает компания, должны транслироваться сотрудникам.

На профессиональном сленге это называется вертикальные коммуникации, которые нужны для донесения административных сообщений от руководителя к исполнителю, мотивации сотрудника на решение поставленных задач и укрепления лояльности по отношению к руководству.

В состоянии стресса человек склонен додумывать и искажать информацию. Если вы не заполните информационный вакуум, за вас это сделают другие. Несколько советов, как не наломать дров, сделать это грамотно.

Расскажите своим сотрудникам, что компания делает во время кризиса, как будут меняться бизнес-процессы, краткосрочные и долгосрочные планы. Делайте это регулярно, сообщайте о статусе предпринятых мер и шагов.

Так, например, генеральный директор «Росатома» Алексей Лихачев каждую неделю обращался к сотрудникам с видео-обращением, которое можно послушать в любое время на корпоративном сайте. В Lamoda также в острой фазе пандемии каждый понедельник начинался с «послания CEO».

При этом важно соблюдать одно важное правило — не игнорировать вопросы и всегда давать обратную связь. Клэр Шмидт (Claire Schmidt), Основатель сервиса Allvoices, который используется в компаниях для организации анонимной обратной связи от сотрудника руководству, отмечает, что с марта количество сообщений увеличилось вдвое.

Анализ сообщений платформы показал, что люди боятся остаться без работы, хотят знать больше о планах и будущем компании, переживают за свою безопасность и испытывают проблемы с организацией удаленной работы.

Определите свою аудиторию и продумайте ключевые сообщения для каждой из них. То, что вы должны сказать топ-менеджеру, отличается от послания рядовому сотруднику.

Если вы промышленная компания, и у вас штат людей, работающих на производстве, важно продумать коммуникацию для этой аудитории тоже. будет отличаться в зависимости от уровня вовлеченности сотрудников в бизнес-процессы.

Едиными для всех являются сообщения о корпоративных ценностях компании, которые в период перемен и трансформаций остаются неизменными, помогают сплотиться и наметить правильный курс.

Не умалчивайте плохие новости. Дефицит информации приведет к распространению слухов и сплетен в мессенджерах и социальных сетях, повлечет панику и демотивирует сотрудников. Особенно если речь идет об увольнениях, сокращениях.

Для объявления серьезных для сотрудников изменений важно, чтобы это делал глава компании, тем самым подчеркивая значимость события и вовлеченность топ менеджмента в происходящее.

И будьте честными, искренность укрепляет доверие и формирует сопричастность к проблемам компании, а значит и желание их совместно преодолевать.

Пример такого личного обращения к сотрудникам в период массовых увольнений продемонстрировал менеджмент компании Airbnb в своем открытом письме сотрудникам. Компания также предложила свою помощь в трудоустройстве и запустила сайт, где сотрудник может загрузить свое резюме и рассказать о себе новому потенциальному работодателю.

Коммуникации по горизонтали

Горизонтальные коммуникации способствуют слаженной работе, помогая сотрудникам чувствовать себя в коллективе частью большой семьи.

Хорошо, если у компании имеется эффективная платформа для общения сотрудников онлайн, интранет, специальные приложения на мобильных телефонах, социальные сети или групповые мессенджеры.

Если ее нет, то общению вне рабочих онлайн-кабинетов надо срочно искать замену.

Опирайтесь на общественное мнение, проголосуйте за форматы, которые наиболее удобны для поддержания неформальной общения в сети в период удаленной работы, к примеру, Slack, whats’up, Google Hangouts, для кого-то это может быть Instagram или группа в .

Например, в Expedia сотрудники создали канал в Slack, где они обмениваются фотографиями любимых питомцев – незваных гостей на видео-звонках.

Компания CMSWire запустила в Slack отдельный канал, где родители могут пожаловаться на своих детей, которые мешают работать, обменяться шутками и поддержать друг друга.

Вложитесь в хорошее настроение сотрудников и позитивный настрой сотрудников. Купите подписку на онлайн-библиотеку, групповой курс по трансформации бизнеса, пригласите психолога.

Вы поможете сотрудникам пережить стресс, и положительные эмоции от этих небольших подарков частично компенсируют неудобства нового рабочего мироустройства.

Так поступила компания QIWI, которая запустила для своих сотрудников цикл лекций про работу нервной системы и занятия по Body Mind и йоге, чтобы помочь им справиться с психологическими последствиями изоляции.

Не отказывайтесь от тим-билдингов. Ужины и игры в мафию в зуме, совместное приготовление блюд могут стать приятным завершением дня и разнообразить рабочие будни в четырех стенах. Например, Ситимобил организовал «планка challenge», где любой желающий мог постоять в планке со своим коллегой, в Gett по вечерам играли в покер.

И наймите менеджера по внутренним коммуникациям, это инвестиция в счастье и душевное спокойствие ваших сотрудников, которая окупится эффективной работой и выполнением KPI.

Источник: https://vc.ru/hr/147802-kak-spasti-muraveynik-ili-zachem-nuzhny-vnutrennie-kommunikacii

10 простых секретов эффективных внутренних коммуникаций

Внутренние коммуникации

Мечтаете о том, как научить ваше руководство и сотрудников настроиться на эффективные коммуникации, но не знаете, как это сделать? Вот несколько советов, которые могут вам помочь в решении этой непростой задачи. Итак, с чего начинать?

Эффективные внутренние коммуникации помогают ведению бизнеса и, в конечном счете, способствуют увеличению прибыли компании. Формула проста: счастливые сотрудники = счастливые клиенты = рост прибыли.

Кроме прочего, эффективная коммуникация внутри компании помогает создать позитивную рабочую атмосферу и способствует постоянному совершенствованию рабочих процессов.

Но до тех пор, пока ваши сотрудники не будут получать грамотно выстроенную коммуникацию, будет проблематичным повысить их мотивацию и вовлеченность.

Используйте видео

Сегодня видео — основной тренд для ВК. Большинство ваших сотрудников (особенно представителей поколения миллениалов) буквально ждут от вас использования видеоканалов для донесения важных (и не очень) сообщений.

По данным исследования Melcrum, “93% профессионалов в области ВК считают видео контент основным источником получения информации о компании».

Тем не менее многие организации продолжают выпускать лонгриды электронных сообщений для сотрудников, не осознавая потенциал видео контента — как внутри компании, так и за ее пределами.

Как своевременно информировать о последних событиях и изменениях в компании, с максимальным вовлечением сотрудников и руководства? — идеальное решение. и видео каналы позволяют в более удобной и развлекательной форме вовлекать сотрудников нежели длинные электронные письма.

Если вы размышляете о том, как интегрировать видео в ваши внутренние коммуникации, ниже несколько советов, как это сделать.

  • Используйте онлайн тренинги «Как создать видео» для того, чтобы научить коллег пользоваться этим инструментом
  • Используйте видео контент в:
    • Еженедельных или ежемесячных новостных бюллетенях
    • Презентациях вашего генерального директора
    • Значимых обновлениях внутренних политик и процедур
    • Встречах руководства с сотрудниками
  • Делайте видео интервью с руководством и сотрудниками

должны быть короткими и эмоциональными. Используйте разговорный стиль, записывайте интервью, используйте анимацию.

Запустите корпоративные социальные сети

Использование корпоративных соцсетей (КСС) может способствовать уменьшению разрыва между руководителями и подчиненными благодаря неформальным коммуникациям между сотрудниками. Кроме того,  КСС помогут вашей компании искать, определять, идентифицировать и консолидировать сферы интересов и навыки сотрудников.

Социальный интранет может быть мощным источником информации для компании, потому что здесь сотрудники пишут о том, что для них значимо. Кроме того, пользователи могут сами определять, что им интересно и с кем им хотелось бы общаться. Точно так же, как они делают это в  и .

Поскольку большинство ваших сотрудников уже так или иначе используют внешние соцсети, корпоративный интранет не будет для них сложным в использовании — принципы работы очень схожи. Тем не менее успех корпоративных соцсетей зависит от готовности ваших сотрудников их активно использовать.

Но для начала определите для себя, с какой целью вы создаете корпоративные соцсети.

Хотите ли вы создать на этой площадке профессиональные сообщества по бизнес-интересам или это будут группы, объединенные по другим принципам (спорт, путешествия, хобби, объявления и т.п.

)? Заранее продумайте, какие темы можно освещать в корпоративных сетях, по каким принципам можно организовывать группы и сообщества.

Давать сотрудникам возможность делиться своим мнением — это один из наиболее эффективных способов улучшения коммуникации на рабочем месте.

Это также отличный способ мотивации сотрудников в вашей организации.

Вместо того, чтобы соглашаться с тем, что говорит руководство, поощряйте обратную связь и подчеркивайте, что выражение собственной точки зрения не повлияет на их положение в организации.

Внедрение «политики открытых дверей» ведет к снижению количества писаных правил и руководств, а также помогает сотрудникам почувствовать, что их мнение значимо для компании…и даже может привести к значительным изменениям.

Создавайте базы данных в формате Wiki

Вики-страницы — отличные инструменты для документирования личной информации, управления знаниями, касающихся проектов, задач и команд. В рамках организации эти инструменты отлично подходят для обмена информацией, создания базы знаний и для ответа на запросы сотрудников.

Вики особенно часто используются в организациях или департаментах, которые ищут творческих решений в ходе совместной работы. Этот ресурс позволяет создавать платформы, где каждый, включая высшее руководство, готов внести свой вклад в общий успех.

Создавайте интранет для сотрудников

Социальный интранет — отличный способ предоставить сотрудникам и командам исчерпывающую информацию по проекту. Вместо того, чтобы держать их в неведении, программное обеспечение социальной интрасети помогает улучшить внутреннее взаимодействие с работниками и доступ к информации. Было доказано, что этот подход повышает производительность и улучшает внутреннюю связь.

Руководители могут использовать социальный интранет для распространения информации, предоставления обновленных политик и изменений в компании, а также для поддержания связи с сотрудниками.

Сами сотрудники, с другой стороны, могут напрямую связываться с руководителями прямо в интранете, внося свой вклад и делясь собственным мнением, мыслями и идеями. Этот инструмент поощряет открытую коммуникацию — то, к чему должны стремиться все организации.

Как вы думаете, что из нижеперечисленного с большей вероятностью будет прочитано?

(1) Отчет, включающий квартальные результаты, данные, графики и цифры роста, или…

(2) Электронное сообщение сотрудникам с указанием направления, в котором им нужно двигаться, чтобы улучшить результаты компании

Ответ очевиден.

Добавление визуальных представлений, которые показывают тенденции роста, позволит командам самим увидеть и понять, на чем они должны сосредоточиться в первую очередь. Инфографика значительно нагляднее пространных объяснений и делает ваши коммуникации более эффективными.

Выстраивайте восходящие и горизонтальные коммуникации 

В большинстве организаций коммуникации выстроены по принципу «сверху-вниз». Руководство принимает решение, какой информацией делиться с сотрудниками и в какой степени, не рассчитывая на получение обратной связи.

Если вы хотите сделать ваши коммуникации по-настоящему эффективными, необходима обратная связь, когда сотрудники могут высказывать свое мнение, делиться идеями, открыто обсуждать решения руководства.

Вовлекая рядовых сотрудников в процесс принятия решений, вы наверняка повысите их лояльность к компании и уровень доверия к руководству.

Предоставьте сотрудникам возможность высказаться. Когда руководство сообщает о последних новостях или делает важные заявления, позвольте сотрудникам давать обратную связь с помощью вопросов и/или комментариев.

Открыто рассказывайте о целях и задачах бизнеса

Честный и открытый рассказ о целях компании способствует улучшению бизнес-показателей, создавая у сотрудников чувство вовлеченности и со-участия. Зная об истинных приоритетах организации, сотрудники стараются внести свой вклад в успех предприятия.

Публикуйте ежемесячный новостной бюллетень

Публикация новостей и обновлений компании на регулярной основе позволяет  сотрудникам лучше понимать цели и задачи бизнеса, а также быть информированными о последних продуктах и услугах, предоставляемых компанией клиентам. Особенно полезен такой формат подачи информации для новых сотрудников, которым необходимо ознакомиться с процессами и процедурами, принятыми внутри компании.

Поскольку вы публикуете новостной бюллетень раз в месяц, вы избегаете риска попасть в список нежелательной рассылки или спама. Кроме того, он заслуживает большего доверия в качестве одного из основных каналов коммуникаций.

Вы можете заморочиться публикацией печатной версии со всеми вытекающими сложностями — версткой, печатью, дистрибуцией и т.п…или вы можете создать блог. Если ваш бюллетень выходит в электронном виде, это существенно упрощает процесс получения доступа к информации сотрудниками + вы легко можете использовать его для получения обратной связи (см. #7).

Согласно исследованиям, компании, чьи внутренние коммуникации признаны наиболее эффективными, в 7 раз чаще используют последние достижения digital-технологий.

Сегодня мобильные устройства кардинально изменяют облик бизнес коммуникаций. Возможность использования смартфонов и планшетов для работы позволяет компаниям создавать команды, не ограничиваясь географическим принципом.

Компании создают различные мобильные приложения, используя push-уведомления, которые позволяют сотрудникам быть в курсе последних новостей и обновлений через личные мобильные устройства. Иметь возможность давать и получать информацию в режиме реального времени не только удобно, но и очень эффективно — как для сотрудников, так и для руководства.

В завершение

Ваши сотрудники — это квинтэссенция вашей компании. До тех пор, пока они не разделяют ваши взгляды и идеи относительно стратегии компании, вряд ли вы сможете рассчитывать на успех вашего бизнеса. Поэтому вовлекайте их! Пусть они знают и чувствуют себя неотъемлемой частью вашего бизнеса, чтобы в итоге стать командой мечты!

Мария Реутская

Блог Мария

В статье были использованы материалы сайта axerosolutions.com

Источник: https://hrhelpline.ru/10-prostyh-sekretov-effektivnyh-vnutrennih-kommunikatsij/

Все HR- сотруднику
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: